FORMA DE ELABORAR UN REPORTE

Haga clic para modificar el estilo de subttulo del patrn

NOTAS DE CAMPO Y REPORTES ESCRITOS

Dentro del trabajo de proteccin, es fundamental llevar un registro de los eventos y actividades que puedan ayudarnos a prevenir algn acto hostil en el futuro. Uno de los propsitos de mantener estos registros de informacin, es el de permitir ayudar a que otras personas puedan tener una idea clara de lo sucedido para que tomen las acciones necesarias para as evitar que vuelvan a ocurrir.

Durante la ejecucin de su trabajo, el oficial de su trabajo, el oficial de proteccin tendr la necesidad de informar a alguna persona que no este presente. La experiencia nos demuestra que un informe incompleto o inapropiado, se debe a que las notas o datos obtenidos fueron tambin inapropiados. Para ejecutar este proceso correctamente, el oficial de proteccin deber estar en la capacidad de observar adecuadamente los sucesos, y trasladar estas observaciones de manera clara, concisa y lgica al papel.

OBSERVACIN NOTAS DE CAMPO REPORTE

NOTAS DE CAMPO

Las notas escritas de un oficial de proteccin son definidas como el mtodo mas rpido y apropiado para recordar todo aquello que se dijo, que se hablo y que se hizo. Siempre es necesario que el oficial de proteccin se asegure que posee toda la informacin protegida en un solo lugar: datos, observaciones, nombres, direcciones, etc., que necesitara luego para elaborar su informe. Las notas debern ser escritas en un cuaderno de notas conforme la informacin surja; un reporte escrito detallado podr ser realizado despus. Un oficial no puede confiar toda esta informacin a su memoria.

CARACTERISTICAS DE UN CUADERNO DE NOTAS

1. Tan pequeo como para ser guardado fcilmente dentro de la vestimenta. 2. Tan grande como para poder escribir con comodidad. 3. Paginas numeradas secuencialmente. 4. Protegidos con una pasta adecuada. 5. Seguro para que no exista desprendimiento de hojas.

1. 2.

3. 4. 5.

Existen cinco reas principales de consideracin sobre el propsito de mantener un cuaderno de notas. Asistir en la preparacin de reportes. Determinar contradicciones en declaraciones Refrescar la memoria Ayuda a investigaciones. Reflejo de la Competencia del Oficial.

ASISTIR EN LA PREPARACION DE REPORTES.- El oficial de proteccin, durante el curso de su deber puede tener la oportunidad de investigar un numero de acontecimientos, incidentes y personas. En ese caso llegara a ser necesario que el oficial se asegure de que el tiene todos los hechos y detalles que sern requeridos para completar el reporte. La tenencia a olvidar detalles y eventos con el paso del tiempo es bastante comn.

DETERMINAR CONTRADICCIONES EN DECLARACIONES.- Ciertos hechos son dados a conocer por los testigos o sospechosos, y ciertas declaraciones se pueden hacer por personas implicadas. Si las notas no se han hecho apropiadamente, entonces el oficial debe confirmar en su memoria, la cual puede o no puede ser exacta

RECORDATORIOS EN FECHAS TARDIAS.- Las notas hechas en el momento de un acontecimiento no cambiaran y formaran un permanente registro de eventos, de cmo ocurrieron o fueron observados por el Oficial de Proteccin. Las notas recordaran lo que usted realmente vio, hizo y escucho. Las cortes han reconocido el gran valor de la palabra escrita ms que la memoria.

AYUDA DE LA INVESTIGACION.

Durante una investigacin las notas son realizadas en cada investigacin y los informes subsecuentes se realizan en el campo para ser terminados. El uso de un cuaderno de apuntes en estas instalaciones hace del trabajo del investigado una labor mas libre.

REFLEJO DE LA COMPETENCIA DEL OFICIAL.

El oficial de proteccin puede ser requerido a mostrar su cuaderno de apuntes ante cualquier escenario de personas. Las habilidades del oficial de proteccin pueden ser juzgadas nicamente en base a sus apuntes.

CONSEJOS PARA EL USO DE NOTAS.

PREPARAR SUS NOTAS DE MANERA LEGIBLE

esto significa que usted puede usarlas en el futuro y deban ser entendibles. Significa que cualquier persona pueda respaldarse en sus notas.

MANTENER SUS NOTAS COMPLETAS

si sus notas son legibles y usted puede leerlas y entenderlas, usted debe asegurarse que hay suficiente detalles en sus notas para darle un completo cuadro del evento que esta detallando.

SER SISTEMTICO

registre sus observaciones en orden cronolgico, mantenga los detalles del da a da en su jornada laboral. Si sus notas se mantienen en orden apropiado ser ms sencillo encontrar informacin especfica.

USE ABREVIATURAS

mientras usted pueda recordar que palabra o frase usted abrevio, adelante selas.

USE TODAS LAS PGINAS Y LOS ESPACIOS

no solo que desperdicia espacio, sino que tambin esta dejando espacio a preguntas respecto a la exactitud de sus apuntes en algn momento.

DESARROLLE SU PROPIO ESTILO

recuerde que este esta en sus notas. Desarrolle un estilo que sea cmodo para su uso. Cada uno tendr un estilo diferente y de ninguna manera es mejor que otro. Intente diferentes mtodos y use aquellos que le sern beneficiosos para usted.

REALICE SUS PREGUNTAS CUANTO ANTES

hgalo antes de que suceda algn incidente. Mientras ms tiempo usted demore en registrar sus observaciones menos las recordara.

NO RASGUE LAS HOJAS

cada vez que sea posible evite romper las paginas de su cuaderno de apuntes cuando esto es realizado, usted debera anotar la hora y la fecha en la boleta.

EVITE COMETER ERRORES.- si cometiera un error mientras realiza una introduccin, no intente borrarlo. Dibuje una lnea sobre el error e inicie nuevamente y continu. Cualquier otro mtodo es inaceptable en cualquier corte.

NOTAS PERSONALES

LAS NOTAS PERSONALES NO TIENEN CABIDA EN SU CUADERNO.

OPINIONES PERSONALES

LAS OPINIONES TAMPOCO TIENE LUGAR EN SU CUADERNO. RECUERDE QUE SU CUADERNO ES UN DIARIO DE LOS QUE USTED VIO, HIZO Y ESCUCHO NO SU OPININ.

Revise.- siempre trate de tomar sus notas con la idea de que usted en algn momento, tendr que releerlo y ser entendido. Recuerde no existe mejor manera de asegurar la precisin que la apropiada preparacin, preservacin y presentacin de los apuntes. Esta informacin ser invaluable para el oficial de proteccin en la superacin de diferencias entre lo primero ocurrido y su ultimo uso.

ESCRIBIENDO EL REPORTE

Los elementos bsicos para la escritura de informes se ensean en los aos de la escuela elemental y secundaria. El oficial de proteccin debe conocer la gramtica bsica: personas singulares y plurales; formas verbales, presentes, y tiempos futuros; gneros masculinos, femenino y genero neutro. Un diccionario debe ser empleado todo el tiempo.

Usted debe combinar su aprendizaje previo con los conocimientos en proteccin, el trabajo, la experiencia y el sentido comn para un mejor desempeo profesional. Un informe bien escrito exhibe no solo el trabajo del oficial en la ejecucin de su deber en el campo, si no tambin su labor como individuo competente en la aplicacin de sus conocimientos acadmicos.

PARA QUIEN SE DIVULGA LOS REPORTES DE PROTECCIN. El supervisor de proteccin. La organizacin de proteccin El cliente siguiendo la cadena de mando Varias organizacin cvicas Varios segmentos de la industria Las cortes Cualquier persona que pueda recurrirlo y que adquiere el derecho de la propiedad que se protegi.

El reporte debe ser completo y preciso, y responder a todas las posibles preguntas que el lector requiera hacerse. El reporte de proteccin que es incompleto o inexacto tiene que ser enviado de nuevo para que la persona que escribi lo clarifique. Dependiendo del tipo de evento, algunos reportes terminan como lectura de los abogados que puedan ser usados en defensas o en demandas. El reporte debe ser claro y conciso.

Tipos de reporte de proteccin

Diarios. Resumen semanal Accidentes de vehculos y motos. Memorandos departamentales. Registros de visitantes. Polica administrativa. Evaluacin de empleados. Eventos ocurridos. Ordenes de puestos.

PLANEANDO EL REPORTE DE PROTECCION

El oficial de proteccin debe planear como el va a escribirlo antes de comenzar a escribir, todo el material de referencia relevante debe ser fcilmente disponible para su consulta rpida y exacta. El informe debe ser terminado cuanto antes, despus de que haya ocurrido un acontecimiento, y nunca mas tarde que al final de su turno; debe ser desarrollado con minuciosidad y atencin al detalle.

EVITE DISTRACCIONES; SEA MINUCIOSO.

Antes de comenzar a escribir, arregle todos los hechos en orden cronolgico de modo que el lector pueda seguir progresivamente con la secuencia del evento, refiera en sus notas a otros materiales de referencia para verificar que usted tiene la informacin correcta, nunca deje un informe incompleto al final de su turno sin la autorizacin y sin el anexo de una nota para indicar la fecha en que usted espera terminarlo. El secreto es un componente dominante en el proceso de la escritura de informe.

SEIS INGREDIENTES ESENCIALES

Son seis ingredientes esenciales que se deben incluir en todo informe de proteccin. Quien, Que, Cuando, Donde, Por que, Como En un informe normal que cubre incluso el acontecimiento mas simple, los seis ingredientes debern estar presentes. Asegrese siempre de que los seis ingredientes estn explicados correctamente en su informe.

IMPORTANCIA DE LOS REPORTES DE PROTECCION

Antes de que profundicemos en como escribir informes tiles, examinemos que los hace tan importantes. Son un preciso y permanente registro, que se convierten en el parte de flujo de documento de su organizacin.

Revelan problemas en reas especficas de novedades ocurridas, son apropiadamente transmitidas a las personas correctas en el formato determinado. Son fuente de datos estadsticos, que pueden eventualmente tomarse como referencia para anlisis o archivarse en expedientes futuros o existentes de reas como personal, equipos o infraestructura. Como identificadores de trabajo, son una simple y efectiva manera de verificar la cantidad y tipo de trabajo que cada oficial esta realizando.

ORGANIZACIN DEL REPORTE

El reporte de proteccin que detalla un hecho especfico debe contener:

INTRODUCCIN

(Antecedentes e importancia) incluye en breve descripcin lo que sucedi. Se debera incluir la fecha y la hora, el lugar, las personas involucradas y lo sucedido.

CUERPO

(Desarrollo del reporte) incluye un detalle cronolgico de la narracin. Lo que bsicamente ocurri, la observacin hecha, que acciones se tomaron en el momento y las subsiguientes entrevistas; en esta parte nos limitamos a incluir solamente hechos de este incidente en especifico.

RECOMENDACIONES

(Recomendaciones y otras acciones a seguir) incluye recomendaciones del oficial para continuar el manejo de este hecho, y referencias a otros hechos similares ocurridos en el pasado, con la resea de soluciones tomadas en su tiempo.

UN REPORTE BIEN ESCRITO DEBE CONTENER LAS SIGUIENTES PROPIEDADES:

Claro Legible Completo Preciso Corto Re-ledo Puntual

Recuerde que usted debe satisfacer los cuestionamientos de su superior, quien posiblemente no lo ve trabajando. Su evaluacin personal esta frecuentemente basada en el tipo de reporte que usted enva, tmese el debido cuidado para la preparacin de cada reporte de proteccin.