Você está na página 1de 34

Questes bsicas para a organizao de arquivos empresariais

Introduo Poltica e ao tratamento dos arquivos Parte II Marcia Pazin marciapazin@uol.com.br 2008

Arquivos de Empresas?
Arquivologia: mbito das cincias sociais aplicadas;

Arquivos especializados: Arquivos cientficos; Arquivos eclesisticos; Arquivos legislativos; Arquivos mdicos; Arquivos municipais; Arquivos pessoais; Arquivos jurdicos Etc...etc...etc

Arquivos de Empresas?

Os princpios da Arquivologia servem para todos os arquivos. A teoria a mesma, porm o desenvolvimento das atividades tcnicas derivadas da teoria arquivstica ocorrem de maneira diversa de acordo com as especificidades dos arquivos institucionais. Onde esto as especificidades? Na Tipologia Documental ( estudo das relaes entre os documentos e o contexto de produo em que foram criados como componente de conjuntos orgnicos);

Nas questes polticas e culturais; Nas questes de regulamentao ou no regulamentao das atividades envolvidas;

O Cenrio

O arquivo como representante da cultura organizacional; O arquivo como prova legal; O arquivo como requisito da Qualidade;

O arquivo como ferramenta da Administrao;


O arquivo como repositrio da Memria Institucional; O arquivo como profisso.

O Arquivo como representante da cultura organizacional

Questo macro Pblico x Privado

O Lucro (imediatismo x longo prazo) Custo x Investimento Ingerncia Poltica (especialmente no pblico, mas no apenas)

O arquivo como representante da cultura organizacional


Como a organizao v a questo de seus documentos?

Arquivo = passivo administrativo Resistncia a mudanas: necessidade de articulao para superar as resistncias naturais a novas possibilidades; Arquivos = repositrio de conhecimento Valorizao do investimento necessrio; Desejo de integrao do trip:

Questo Cultural

pessoas x processos x tecnologia = usurios x documentos x ferramentas de informtica (Base da Gesto do Conhecimento)

Questo Cultural

02 vertentess mais comuns:

Via da Administrao Racionalidade Administrativa Criao de Instrumentos de Gesto Via da Memria Institucional Criao de Centros de Memria / Arquivos Histricos Desenvolvimento de Projetos de Memria Institucional ligados a estratgias de Comunicao Interna / Externa

O arquivo como prova legal

Direito Empresarial: O tipo de instituio define o regime administrativo e conseqentemente a estrutura documental presente no arquivo (fundaes, associaes, empresas, sociedades annimas);
Direito Tributrio: determinantes na natureza jurdica e dos produtos e servios, alm dos regimes especiais (indstria, comrcio, servios, entidades filantrpicas, sem fins lucrativos, pequenas e mdias empresas); Direito Trabalhista: rea muito regulamentada, contendo arquivos volumosos, em que a avaliao dificultada pelas incongruncias da aplicao da lei;

Impacto da legislao

As Agncias Reguladoras (ANs): legislao especfica que afeta especialmente os monoplios naturais e servios pblicos de setores essenciais concessionrias (energia, saneamento, transportes, sade, telecomunicaes)
O impacto da legislao ambiental: afeta especialmente empresas de infra-estrutura (energia, saneamento, transportes) e indstrias de atividade poluidora (especialmente indstrias de base mineradoras, siderurgia, indstrias qumicas). O impacto da legislao internacional: Lei Sarbannes Oxley (SOX-2003): Lei de governana corporativa enfoca a transparncia administrativa, atinge empresas que negociam aes nas bolsas de valores norte-americanas.

O arquivo como requisito da Qualidade

O impacto das certificaes de qualidade: ISO 9000 diretrizes para implantao de Sistemas de Qualidade ISO 9001:Projetos ISO 9002:Produo e Instalao ISO 9003:Inspeo e ensaios ISO 9004:Diretrizes para Gesto da Qualidade At o incio da dcada de 1990, as certificaes ISO eram vistas (embora no abertamente), como instrumentos de marketing. Somente aps as primeiras re-certificaes percebeu-se a necessidade e a importncia da implantao de processos de gesto de qualidade como instrumento de ampliao da produtividade, com reflexos na criao de novos mercados.

Com isso os Arquivos Tcnicos ganham nova dimenso, especialmente os Registros da Qualidade tpico importante nas auditorias de certificao.

ISO 9001:2000
4.2.4 Controle de Registros

Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidncias da conformidade com requisitos e da operao eficaz do sistema de gesto da qualidade. Registros devem ser mantidos legveis, prontamente identificveis e recuperveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios para identificao, armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e descarte de registros.

5 VERBOS: IDENTIFICAR ARMAZENAR PROTEGER RECUPERAR RETER (TEMPO) DESCARTAR

5 VERBOS

IDENTIFICAR: definir os documentos existentes tipos documentais;

ARMAZENAR: definir local de arquivamento e formas de arquivamento (arquivo setorial, arquivo geral, embalagens e mobilirio);
PROTEGER: definir procedimentos de segurana e embalagens adequados proteo dos registros (inclui procedimentos de backup de documentos eletrnicos);

RECUPERAR: definir formas de indexao e ordenao visando recuperao dos registros e de suas informaes;
RETER: definir prazos de guarda dos registros; DESCARTAR: definir procedimentos de descarte dos registros;

TABELA DE TEMPORALIDADE + MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Outras questes tcnicas


O impacto das questes ambientais: obrigatoriedade de desenvolvimento de projetos de compensao ambiental ou reduo de danos. Parcerias com Universidades e Instituies de Pesquisa.
O impacto das Agncias Reguladoras: Exigncias ligadas a projetos de P&D (Pesquisa & Desenvolvimento) e PEE (Programas de Eficincia Energtica).

O arquivo como ferramenta da administrao


O impacto das novas teorias da administrao; O impacto das novas tecnologias:


ERP GED / ECM Documentos digitais

O impacto da governana corporativa.

O impacto das teorias de administrao


Atividades no-regulamentadas:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Estratgias administrativas; Normas e procedimentos internos das instituies; Comunicao e Marketing; Logstica; Comercial; Desenvolvimento de Pessoas; ETC....

O impacto das novas tecnologias

ERP Enterprise Resource Planning: sistemas de planejamento global de necessidades da empresa, integrando vrias informaes, de vrios processos gerenciais em uma nica base de dados;

GED / ECM: do Gerenciamento Eletrnico de Documentos ao Enterprise Content Management (gerenciamento de contedo);
Documentos digitais: O que so? Onde esto?

Dificuldade de integrao informtica x arquivistas Foco na produo x foco no registro e preservao Confiabilidade e autenticidade

O impacto da Governana Corporativa

Novos processos; Novos procedimentos; Novos controles; Novos itens de fiscalizao.

Macro-Funes

Orgnico-Societria: documentos de constituio; documentos de reunio;documentos de direo; Jurdica: propriedade, contratual, contencioso etc Recursos Humanos: Administrao de Pessoal (DP), Sade e Segurana do Trabalhador, Seleo, Treinamento e Desenvolvimento. Comunicao e Marketing: comunicao institucional, comunicao social, comunicao visual, marketing direto, marketing social, marketing cultural.

Macro-Funes

Suporte Administrativo: logstica, suprimentos, comercial; Financeira: contas a pagar, contas a receber, controle bancrio e de investimentos; Contbil-fiscal: contabilizao, controle fiscal, patrimnio; Tcnica: Desenvolvimento e Projetos; Controle de Produo; Gesto de Qualidade; atendimento a rgos governamentais

O arquivo como repositrio da Memria Institucional

Memria = ativo do conhecimento (questes tcnicas e estratgicas); Memria = estratgia de pertencimento (Comunicao Interna); Memria = estratgia de reforo de imagem (Comunicao Externa);
Memria documental = arquivos permanentes

So considerados documentos de guarda permanente aqueles de valor probatrio com relao a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas, como de coletividades, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos cuja memria, em termos histricos, seja considerada relevante

"Responsabilidade Histrica a compreenso, pelos gestores de uma empresa ou instituio, de seu papel histrico na sociedade, dentro de seu segmento de negcios, dentro de sua comunidade e para os seus integrantes". (Paulo Nassar, em "Relaes Pblicas na construo da responsabilidade histrica e no resgate da memria institucional das organizaes", pg.25, Difuso Editora).

O arquivo como Profisso


Profissional de Arquivo: desenvolvimento de habilidades de gerenciamento; Conhecimento tcnico em dois nveis:

Teoria Arquivstica; rea de atuao.

Avaliao Documental: poucos profissionais habilitados;

TIPOLOGIA DOCUMENTAL EM ARQUIVOS DE EMPRESAS Macro-Funes

Gnese Documental
Atividades regulamentadas x Atividades no regulamentadas

Orgnico-Societria
Constituio: Documentos de origem, que permitem a existncia da entidade como organismo social

Contrato Social Estatuto Regimento Certificado de Inscrio no CNPJ

Reunio: apresentam as os encaminhamento e resultados das deliberaes de rgos colegiados.


Edital de Convocao Ata de Assemblia Ata de Reunio

Direo: Apresentam a definio de rumos e estratgias da instituio


Planejamento Estratgico Organograma Polticas e Normas / Procedimentos Relatrio Anual Relatrios Gerenciais

Documentos Jurdicos

Societrio: processamento dos documentos de constituio e reunio Contencioso: aes (trabalhistas, cveis, tributrias etc). Contratual: elaborao e anlise de contratos (operacionais e estratgicos) Ttulos de Propriedade Intelectual (Marcas e Patentes)

Documentos de Gesto de Recursos Humanos


Administrao de Pessoal: regem as relaes oficiais de trabalho

Conveno coletiva de Trabalho Registro Individual (Pronturio Funcional) Controles e Pagamentos (Recibos de Pagamento, Folha de Pagamento) Encargos e Tributos (Guias de Recolhimento FGTS, INSS) Declaraes e controles do Ministrio do Trabalho (DIRF, RAIS, CAGED)

Sade e Segurana do Trabalho: atividades de acompanhamento do desenvolvimento fsico dos trabalhadores NRs.

PCMSO, PPRA, ASO, Termo de Recebimento EPI, Documentos CIPA

Seleo,Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas: desenvolvimento e capacitao de recursos humanos:

Entrevistas, Laudos Psicolgicos, Dossis de Treinamentos, Formulrios de Avaliao Funcional.

Comunicao
Comunicao Institucional: imagem e objetivos

Plano de Comunicao, Boletins internos, Dossis de Eventos, Folders institucionais, Folhetos Promocionais

Comunicao Social: notcias, comunicao indireta

Releases e Clipping;

Comunicao Visual: marca

Projetos de Comunicao Visual, Manual de Uso de marca

Marketing
Conjunto de estratgias para adequao de produtos s necessidades dos consumidores

Marketing Institutional: fortalecimento da imagem da instituio. Marketing Cultural: realizado mediante atividades culturais e esportivas Marketing Social: programas sociais, de educao, sade e lazer. Marketing Direto: venda de produtos Principais tipos documentais: Estudos de Mercado, Projetos de Campanhas Publicitrias, Anncios publicitrios, Anncios de Merchandising, Dossis de Eventos, Brindes.

Documentos Administrativos
Dificuldade na definio: suporte s atividades administrativas 1) Documentos no regulamentados, que podem ser criados e utilizados de acordo com as necessidades da instituio. 2) Alto ndice de informatizao: Sistemas ERP - Enterprise Resource Planning (SAP, People Soft, Microsiga - Proteus, Mercrio, etc)
Administrao de Vendas / Comercial: realizao da venda do produto ao cliente. Logstica: atividades ligadas ao controle de recepo, armazenamento e distribuio de materiais. Suprimentos: aquisio de bens, produtos e servios.

Documentos Financeiros
Atividade de controle oramentrio das instituies

Contas a pagar (pagadoria): agenda de pagamentos, documentos de pagamento; Contas a receber (tesouraria): relatrios de recebimento, relatrios de cobrana; Controle de movimentao bancria: extratos bancrios, relatrio de conciliao bancria;

Documentos contbeis e fiscais

Normas e Procedimentos: plano de contas Lanamentos Contbeis: notas fiscais, recibos, boletos de pagamento Registros de escriturao fiscal e comercial: Balanos, livros contbeis, Dirio Geral, Livro ou Relatrio Razo Documentos auxiliares: Relatrio Auxiliar, Balancetes, Demonstrativos de contas;

Documentos tcnicos

Desenvolvimento de Produtos / Projetos: projetos tcnicos, desenhos tcnicos Controle da Produo: relatrios de controle de produo diria e mensal, cronograma de produo, boletim de programao. Gesto de Qualidade: relatrios de testes e ensaios, relatrios de anlise de produtos, relatrios de no conformidades rgos governamentais atuao tcnica: projetos de obras compensatrias, estudos ambientais, EIA / RIMA (Estudo de Impacto Ambiental e Relatrio de Impacto ao Meio Ambiente)

Obrigada!

Marcia Pazin marciapazin@uol.com.br

Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento Al. Cleveland, 601 Campos Eliseos -So Paulo/SP (11) 3333-5600 R: 201 projetos.arquivo@fphesp.org.br