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PROCESSO DE

AUDITORIA OPERACIONAL
Por: Samuel Tito Mulaza
samuel.mulaza@gmail.com

Objetivos da apresentao
Introduzir os uma abordagem aos procedimentos tcnicos de da Auditoria operacional Iniciar uma debate participativo das questes ligadas aos procedimentos de auditoria

Processo de Auditoria Operacional


Analise Geral
Reviso e avaliao dos CI

Planeamento
Analise especifica Plano de Auditoria
Procedimentos de Auditoria Recolha de dados Evidncias de Auditoria

Entrevistas

Formulrios Questionrio
Fsicas

Execuo

Documentais Testemunhal Analticas

Relatrio
Acompanhamento

Planeamento
O planeamento da auditoria refere-se as tarefas que sero executadas para determinar escopo dos trabalhos, as reas de risco, o tempo necessrio para a execuo, os objectivos, os critrios, a metodologia a ser aplicada, os recursos financeiros e materiais necessrios, e o pessoal necessrio para garantir que a auditoria d conta dos actividades

Objectivos da Fase de planeamento


Conhecer bem os processos operacionais utilizados pela entidade. Conhecer bem o sistema de controles internos utilizados pela entidade e o seu grau de confiabilidade. Conhecer as reas mais importantes da entidade Identificar os riscos de Auditoria Identificar Natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria a serem utilizados. Considerar as questes relacionadas com economia dos recursos, aumento da eficincia, etc. O cumprimento das metas e objectivos traados pela administrao para a actividade a ser auditada A existncia de indicadores de desempenho ou outros que posam servir de exigncia da auditoria Considerar os trabalhos de outros auditores (ou de outras auditorias) Natureza, contedo e oportunidade do relatrio a ser entregue entidade. Atender aos prazos

Anlise Geral
Fase de conhecimento do auditado Procura-se obter todas as informaes considerados relevantes relativas ao programa, projecto, ou entidade analisada, para fornecer subsdios para a elaborao do plano de auditoria e permitir uma adequadas realizao dos exames. Identificam-se as reas criticas que sero analisadas, linhas gerais de investigao, questes e critrios de auditoria

Informaes recolhidas

a) b) c) d)

Leis e regulamentos aplicveis a entidade auditada Informaes organizacionais Informaes financeiras Manual ou rotinas dos mtodos e procedimentos aplicveis e) Relatrios gerncias e informaes de outros auditores f) Relatrio sobre reas problemticas g) Situao mercadologica e conjuntural

Segundo Olacefs, devem ser obtidas as seguintes informaes:


1. Legislao aplicvel entidade examinada 2. Histrico da entidade e/ou da actividade auditada 3. Dados sobre a entidade com realce na actividade que ser examinada 4. Origem e principais aplicaes dos recursos da entidade que ser auditada 5. Outras informaes financeiras julgadas necessrias a. Demonstraes financiaras dos ltimos anos b. Oramentos aprovados nos ltimos anos c. Operaes de credito realizadas. 6. Poltica geral da entidade ou actividade para alcanar os resultados por ela preconizados. 7. Descrio geral dos mtodos de operao 8. Descrio de qualquer problema ligado a actividade a ser auditada 9. Resultados alcanados por outros auditores 10.Planos a curto, mdio, longo prazo elaborados pela entidade

Em resumo a anlise geral pode ser feita em 6 etapas


Compreenso e conhecimento da entidade ou actividade auditada Acompanhamento das recomendaes das auditorias anteriores Identificao das relaes de responsabilidade, sistemas e controlo Identificao das linhas gerais de investigao, isto , as reas que devem ser examinadas e as questes que devem ser respondidas. Identificao dos critrios de auditoria, os quais serviro de parmetros para realizao dos trabalhos do auditor, definindo qual a situao ideal. Identificao dos indicadores de economia, eficincia e eficcia.

Analise especifica

Reviso e avaliao dos CI Analise especifica

Plano de Auditoria

Reviso e Avaliao dos Controlos Internos


Consiste no exame detalhado dos sistemas de controlo interno mantido pelo ente auditado, com o objectivo de determinar se existem controlos adequados e se estes esto a funcionar da maneira prevista pela administrao. Assim pode-se avaliar o grau de vulnerabilidade ou de risco dos sistemas de controlo das varias reas do ente auditado ocorrncia de prticas abusivas. Ineficientes, ineficazes, antieconmicas, ilegais, etc.

Passos para a avaliao dos sistemas de CI


Identificao das principais reas operacionais. As reas operacionais so as seces da entidade que executam um ciclo de transaces Anlise do ambiente geral de controlo. Esta avaliao surge do facto de que o ambiente em que o auditado opera pode influenciar de forma significativa na eficcia dos controlos internos. Entre outros, consideram-se os seguintes aspectos: Atitude da direco, estrutura de equilbrio organizacional, pessoal envolvido, delegao de autoridade e responsabilidade, prticas oramentais e de informao. Documentao do ciclo de translaes. Identificadas as reas, estas devem ter o seu ciclo de transaces devidamente documentados atravs de memorandos, questionrios padronizados, fluxogramas, ou combinando as formas.
Passos a serem dados nesta fase:
Entrevistar o pessoal envolvido no ciclo Observar o exerccio da actividade Preparar uma explicao narrativa (memorando) ou um fluxograma ao responder a um questionrio padronizado Revisar a documentao obtida com as pessoas que facilitaram o acesso a informao.

O PROCESSO DE AVALIAO DE CONTROLOS INTERNOS DEVE IDENTIFICAR:


A adequao dos controlos internos A necessidade de ajustes em alguns controlos A necessidade de novos controlos A existncia de controlos desnecessrios que possam ser eliminados 5. A duplicao de esforos 6. O uso indevido de recursos 7. A ocorrncia de prticas ineficientes 8. A utilizao ineficaz e antieconmicas de recursos 9. O atraso na apresentao de informes 10.A falta de qualidade e objectividade das normas 1. 2. 3. 4.

Relatrio Gerencial Prvio


(Facultativo)

Deficincia do ambiente geral de controlo reas onde no existem controlos Principais desvios notados nas reas onde os controlos no funcionam como o previsto ou so inadequados reas onde os controlos so excessivos e por isso so antieconmicos e ineficientes Como esto sendo cumpridas as instrues e determinaes da gerncia. Recomendaes para melhorias e consideraes sobre os custos e benefcios que as sugestes implicaro

Plano de Auditoria
Deve conter os seguintes dados:

Dados do Auditado

Detalhamento da Auditoria

Dados do Auditado
Objectivos sociais Histrico Estrutura organizacional Principais responsveis Endereo das instalaes Porte do negcio Indicadores financeiros Praticas contbeis adoptadas Oramento Exerccio financeiro reas-Chave da organizao Detalhamento dos programas executados

Detalhamento da Auditoria
Objectivos da auditoria Perodo de realizao dos exames Tipos de relatrios exigidos Prazos dos Relatrios Destinao dos relatrios Escopo dos exames Principais pontos da auditorias anteriores Resultados dos trabalhos de outros auditores Resultados dos trabalhos da auditoria Interna Comentrios emitidos em anos anteriores Anlise de eventuais problemas pr-identificados Resultados da reviso de controlos internos Identificao dos principais procedimentos a utilizar Pessoal tcnico envolvido

EXECUO
a fase de aplicao dos procedimentos de auditoria para a obteno de provas ou evidencias que devero do relatrio de auditoria

Nesta fase so abordadas as seguintes questes:


Procedimentos de Auditoria

Recolha de dados

Evidncias de Auditoria

Procedimentos de Auditoria
so mecanismos utilizados pelo auditor para obter provas ou evidencias de auditoria que fundamentaro seus comentrios aquando da elaborao do relatrio de auditoria.

Os Procedimentos de Auditoria agrupam-se em:


Exame dos registos: verificao da adequao dos registos contabeis auxiliares paralelos Exame documental: anlise da adequao dos documentos comprobatrio dos factos auditados. Conferencia dos clculos: reviso dos principais (relevantes) clculos realizados pela entidade auditada de modos a verificar sua exactido. Entre as conferencias de clculos fundamentais est a conferencia da soma. Entrevistas: questes dirigidas de forma tcnica aos auditados de modos a detalhar e esclarecer certos procedimentos. Inspeco fsica: exame cuidadoso e detalhado da existncia de bens e ttulos a receber assim como documentos comprobatrios dos registos. Circularizao: gudgikg Observao: analise dos factos durante a sua ocorrncia. Correlao: a relao dos factos examinados numa determinada rea e seus impactos em outra rea.

Recolha de dados

um dos estgios mais importante do processo de auditoria operacional e consiste na utilizao de mtodos especficos para a obteno de informao, representando portanto a prpria essncia do processo

Recolha de dados
Entrevistas
Formulrios Questionrio

Mtodos mais Utilizados

Entrevistas
Mtodo auditorial segundo o qual o auditor obtm do auditados dados para a auditoria mediante um dialogo

Tipos de Entrevistas
ESTRUTURAO (-)

Entrevista informal Entrevista focalizada Entrevista por pauta

(+)

Entrevista estruturada

Passos para realizar entrevista


Planificar a entrevista Seleccionar o entrevistado de acordo com os objectivos Definir o n de entrevistados Relacionar as questes por ordem de importncia Conhecer o entrevistado Programar a entrevista Criar condies que favorecem a entrevista

Formulrios

Seleco de questes que so formuladas e anotadas por um entrevistador face a face com outra pessoa

Caractersticas de um bom formulrio


Um bom Formulrio deve:

Pedir o mnimo de informaes necessria Assegurar que as perguntas podem ser respondidas Assegurar que as perguntas sero respondidas honestamente Assegurar que as perguntas sero respondidas, e no recusadas

Questionrio
Forma de investigao em que as respostas s questes formuladas so preenchidas pelo prprio informante

O Caractersticas de um bom questionrio


Um bom questionrio no deve ter:

Perguntas ambguas Perguntas capciosas Perguntas Duplas Perguntas calo ou terminologias tcnicas Emocionais

Evidncias de Auditoria
toda prova obtida pelo auditor mediante a aplicao dos procedimentos de auditoria para avaliar se os critrios estabelecidos esto a ser ou no atendidos.

Fsicas
Evidncias de Auditoria

Documentais Testemunhal Analticas

Evidncias Fsicas
Obtida por meio da inspeco ou observao de variveis fsicas ou observao directa de pessoas, bens, transaces. Normalmente so apresentadas sob forma de fotografias, grficos, memorandos descritivos, mapas, amostras fsicas, etc

Evidncias Documentais
Obtida por meio de anlise de ofcios, contratos, documentos comprobatrios (notas fiscais, recibos, duplicatas quitadas, relatrios etc.) e de informaes prestadas por pessoas de dentro e fora da entidade auditada.

Evidncia Testemunhal

aquela decorrente da aplicao de entrevistas ou questionrios.

Evidncias analticas
Obtida por meio de conferencia de clculos, comparao, correlaes e anlises feitas pelo auditor, entre outras.

Relatrio
o instrumento pelo qual o auditor comunica ou apresenta os resultados dos trabalhos realizados, suas concluses, opinies, recomendaes, e as providencias a serem tomadas pela administrao.

Acompanhamento
Aps a discusso dos achados e a entrega do relatrio de auditoria, o auditor deve acompanhar a aceitao do seu trabalho. A fase de acompanhamento normalmente realizada do transcurso da auditoria subsequente, na fase do planeamento, e consiste na aco pr-activo do auditor, objectivando contribuir para o aprimoramento das operaes do auditado No existe na doutrina auditorial a descrio dos procedimentos que devem ser adoptados durante esta fase