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Arquivstica

O objeto intelectual da arquivstica a informao ou,

mais precisamente, os dados


que possibilitam a informao
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Mas, necessrio considerar trs objetos fsicos:
1.

produzidos/ recebidos/acumulados pelas entidades pblicas ou privadas no exerccio de suas funes, conjuntos de documentos sobre os quais a arquivstica vai aplicar a sua teoria metodologia e prxis para chegar a seus objetivos

O arquivo, isto , os conjuntos documentais

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2. O documento em si mesmo, enquanto individuo,
ainda que isso possa parecer paradoxal porque a arquivstica trabalha sobretudo, com conjuntos

orgnicos de documentos. A verdade que, sem


que se conheam, em sua natureza e elementos, os integrantes dos conjuntos, isto , os documentos-

indivduos , no se poder compreender a


totalidade.

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O objetivo da arquivstica, em relao a todos esses objetos, por meio de suas teorias, metodologias e aplicaes prticas, dar acesso informao.

No informao em geral, mas informao de cunho


jurdico e/ou administrativo, que indispensvel ao
processo decisrio e para funcionamento das atividades governamentais ou das empresas privadas e pessoas fsicas.
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Atua como testemunho dos direitos dos cidados, at esta mesma informao, quando utilizada pelos

historiadores para a crtica e explicao das


sociedades passadas e que, inclusive
independentemente destes usos, permanece como componente de um corpus informacional que permita a transmisso cultural de gerao a gerao.

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A especificidade da arquivstica relativamente s outras cincias da informao, tais como a biblioteconomia, a museologia e a prpria documentao, reside justamente, na peculiaridade da origem e formao de seus objetos: o arquivo e os documentos de arquivo.

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Ainda que todas aquelas reas trabalhem com documentos, os da biblioteconomia tm a ver com o sentido de coleo que tem uma biblioteca (seja em forma tradicional ou virtual), onde so reunidos, segundo suas temticas, livros, revistas, jornais, folhetos, material iconogrfico ou sonoro. A finalidade de se colecionar estes documentos so cientficas, tcnicas, educativas, didticas de entretenimento etc..

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Os documentos de museu, em geral, so reunidos em colees artificiais, segundo a finalidade do museu, e seus documentos foram produzidos com finalidades artsticas ou de entretenimento, ainda que possam ter sido funcionais em sua origem, como aqueles objetos que testemunham a vida material de certas comunidades ou agrupamentos humanos.

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Os Centros de Documentao e os Bancos de Dados trabalham tambm com documentos ou referncias a documentos de forma real ou virtual-, mas so reunidos e/ou produzidos por razes de pesquisa.O sentido da funcionalidade e da organicidade qualidades tpicas dos arquivos.
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Princpios Arquivsticos
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias. So eles:

Princpio Princpio Princpio Princpio Princpio

da Provenincia da Organicidade da Unicidade da Indivisibilidade ou integridade da Cumulatividade

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Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos.

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Princpio da Provenincia:
Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

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Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.

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Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.

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Princpio da Invisibilidade ou integridade:

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida.

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Princpio da cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica

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Teoria das Trs Idades: A teoria das trs idades, sistematizadas pelos norte americanos nos anos 70 do sculo XX, um ponto de chegada natural dos estudos arquivsticos que, desde o sculo XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre documentao de gesto e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa.

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Teoria das Trs Idades A teoria das trs corresponde sistematizao do ciclo vital dos documentos de arquivo. uma denominao que corresponde ao uso dos documentos. Arquivos Correntes Arquivos Intermedirios Arquivos Permanentes

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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes: A primeira idade corresponde produo do documento, sua tramitao , a finalizao de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O contedo desse documento, o chamado valor primrio, coincide com as razes de sua criao.
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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes: As funes ou tarefas arquivsticas dessa fase so o apoio produo e tramitao, a classificao o servir consulta administrativa (que freqente), a primeira guarda, a conexo do documento com seus prazos de destinao, estabelecidos pelas Tabelas de

Temporalidade

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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes: Atividades de Protocolo: Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso a informao: Recebendo e classificando o documento: efetuando a separao dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular;
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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes: Atividades de Protocolo: Documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios; Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado.
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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes:
A passagem do documento da primeira segunda idade denomina-se transferncia e indica o fim de seu valor primrio; quando j terminaram os direitos produzidos por sua criao. Os documentos passam, ento, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primrio, mas por razes mais jurdicas que administrativas.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Correntes:

Tabela de Temporalidade: o registro esquemtico

do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.

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Teoria das Trs Idades Vantagens para implantao de depsitos de arquivamento intermedirio:
Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando: Economia de espao, pessoal, equipamento e tempo; Maior e melhor colaborao entre arquivistas e administradores; Racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais; Resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao; Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.
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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes A passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente denomina-se recolhimento.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Arquivos Permanentes so o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor secundrio.
Valor Secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes So conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas fsicas passam a conviver uns com outros: constituindo-se em fundos.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, no devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes, lhe seja afim.
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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes

Principais atividades dos Arquivos Permanentes: Arranjo Descrio

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Arranjo: a operao resume-se na reordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critrios que respeitam o carter orgnico dos conjuntos documentais.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Hierarquia da atividade de arranjo Fundo Seo Subseo Srie Subsries
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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Descrio: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Descrio:

Instrumentos de Pesquisa: Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, seo, subseo, sries, subsries e peas documentais existentes em um arquivo permanente com a finalidade de controle e acesso ao acervo.

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Teoria das Trs Idades Arquivos Permanentes Descrio:

A norma Isad(g) International Standard Archival Description

(General). Trata-se de normas de descrio estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.

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Teoria das Trs Idades/ Arquivos Permanentes Descrio/A norma Isad(g) Elementos recomendados pela Isad(g): rea de identificao (nome e nvel da unidade que est sendo descrita; suas datas de produo ou datas-limite, segundo o caso; sua dimenso e sua codificao, se houver); rea de contexto de produo (nome da entidade/pessoa fsica, histria administrativa/biografia, histria custodial (ou arquivstica) e origem do recolhimento/aquisio);

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Teoria das Trs Idades/ Arquivos Permanentes Descrio/A norma Isad(g) Elementos recomendados pela Isad(g): rea de contedo e estrutura (os assuntos tratados e as espcies documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informaes sobre alteraes na dimenso do conjunto); rea de acesso e uso (condies legais, estado fsico do suporte, idiomas, outras descries j publicadas); rea de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados aos descritos) rea de notas (outras informaes importantes que no se acham nas outras reas).

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Bibliografia:
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivstica: objetos, princpios e rumos.So Paulo, Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta textos de interesse para os profissionais de arquivo e reas afins). BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2.ed. rev.e ampliada.Rio de Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas, 2004. BELLOTTO, Helosa Liberalli. CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Norma internacional de descrio arquivstica. 2. ed.rev. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Ana Celeste Indolfo, Ana Maria Valria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mnica Medrado da Costa, Verone Gonalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado/ Imprensa Oficial do Estado, 1998.

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