SELECCIN Y EVALUACION DE PROVEEDORES

PRO-DGC-009

El objetivo de este procedimiento es describir el proceso de seleccin, seguimiento y evaluacin de los proveedores para asegurar la calidad de los productos y la prestacin del servicio que ofrece TECMOL FARMACEUTICA S.A.S.

OBJETIVO

Es responsabilidad del Director de Garanta de Calidad asegurar que la empresa cuente con los proveedores aprobados. Es responsabilidad de los Directores/jefes informar acerca de la calidad, funcionalidad y desempeo de los insumos o servicios adquiridos. El Director Administrativo es responsable de garantizar el seguimiento a cada uno de los proveedores.

ALCANCE Y RESPONSBILIDAD

x Insumos: hace referencia a todos aquellos implementos que sirven para determinado fin y pueden ser: materias primas, material de empaque, implementos de papelera, herramientas, materiales etc. x Especificacin: Explicacin o detalle de las caractersticas o cualidades de un insumo. x Proveedor: Persona natural o jurdica que abastece a la empresa del material necesario para que desarrolle su actividad principal. x Proveedores Crticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realizacin del servicio o producto. x Evaluacin: Herramienta de control que permite conocer el grado de eficacia en la prestacin del servicio que brindan los proveedores. Incluye el anlisis la revisin de documentos, auditoria fsica (opcional), anlisis y el reporte de auditoria.

DEFINICIONES

En caso de que no haya proveedor aprobado o no exista se seguir los siguientes pasos: El Asistente Administrativo o el Director o Jefe de rea solicita la cotizacin, para realizar una evaluacin se debe tener como mnimo 3 cotizaciones, a excepcin de productos especiales o de difcil consecucin -Si lo requerido es una materia prima o material de envase, se solicitar una muestra con certificado de anlisis. -Si es para la prestacin de un servicio el solicitante realizar el contacto y pedir la cotizacin del servicio. La evaluacin de costos y referencias la realizar el Director Administrativo y/o la Alta Direccin, para la muestra de materia prima, material de envase la evaluar el Jefe de innovacin, Director de Produccin y/o Jefe de Control de Calidad. Una vez seleccionado el proveedor se seguir el procedimiento PRODDA-003: COMPRAS.

SELECCION

x La evaluacin ser realizada por:

El Asistente Administrativo realizar continuamente un anlisis del comportamiento del proveedor en cuanto: Cumplimientos en plazos de entrega, precios, servicio al cliente. El Jefe de Control de Calidad, Director de Produccin, Jefe de Innovacin realizarn un anlisis en cuanto a la calidad y funcionalidad de las materias primas y material de envase, condiciones fsicas del producto (identificacin, estado, etc.) Para proveedura de servicios, el rea directamente relacionada informara sus observaciones acerca de la calidad del servicio prestado, asesora pos servicio etc. El Director de Garanta de Calidad coordinar las auditorias externas de acuerdo al numeral 7.3 x Los anlisis y observaciones se recogern en el formato FORDGC-017: EVALUACION A PROVEDORES.

SEGUIMIENTO Y EVALUACION

ASPECTOS A EVALUAR

1.Servicio al cliente: se evaluar la calidad del servicio, la oportunidad en las respuestas a quejas y reclamos, entrega oportuna de cotizaciones, 2. Calidad del producto o servicio: se evaluar si el producto comprado satisface todos nuestros requerimientos y cumple el fin para el cual fue creado. 3. Devoluciones: cualquier motivo por el cual se deba devolver el producto o dejarlo pendiente hasta resolver inquietudes (producto vencido, el producto solicitado no concuerda, mala identificacin etc.) 4. Cumplimiento de los compromisos: tiempos de entrega pactados. 5. Asesora tcnica: tiene que ver con la respuesta a inquietudes, sugerencias, apoyo que el proveedor nos preste. El puntaje mnimo: proveedor crtico es de 85% proveedores normales 70%.

x La auditoria a proveedores se realizar a proveedores crticos, segn formato FOR-DDA-018: CRONOGRAMA AUDITORIAS A PROVEEDORES. x Mnimo con 20 das de anticipacin se le solicita al proveedor, va e-mail, la recepcin de la visita, indicndole el plan de auditoria, el cual debe incluir: y -Fecha y hora de la reunin de apertura y cierre y -Procesos a Auditar y -Grupo Auditor y -Observaciones u comentarios pertinentes. x El da pactado se llevar a cabo la auditoria dejando evidencia en el formato FOR-DDA-019: INSPECCION A PROVEEDORES x En la reunin de cierre se deben indicar los hallazgos y no conformidades encontradas. x El informe de la auditoria se le enviar, por va e-mail, a la persona que recibi la auditoria, indicndole que tiene como plazo 1 mes para indicar las acciones correctivas/preventivas que dieran lugar. x La respuesta obtenida queda como evidencia para la realizacin de la evaluacin de proveedores.

AUDITORIAS A PROVEEDORES

Garanta de calidad