Planejamento e organizao de Eventos

Prof. Janine Ramalho

Planejando eventos, criando oportunidades!

A importncia da rea de eventos

- Os clientes so potencialmente exigentes; -Responsvel por grande parte da Receita do empreendimento; -Responsvel por alavancar vendas de servios de A&B; - Responsvel por fidelizar o cliente.

Vamos nos conhecer ?

Etapas de planejamento do evento:

Primeiro momento o da concepo do evento. Precisamos conhec-lo, coletar informaes que, direta ou indiretamente, lhe digam respeito, criar intimidade e perceber todos os seus detalhes. Esta a fase em que traado o perfil do evento. Com a elaborao deste perfil, voc adquire subsdios para gerar o planejamento e o oramento preliminares.

Etapas de planejamento do evento:

Segundo momento o do planejamento, onde j se tem definido e determinado o evento. Cada um de seus tipos tem suas caractersticas e particularidades. A sua organizao deve estar muito bem detalhada para que se tenha sucesso, e ao planejamento, ser destinada especial ateno.

Expectativas

Consideraes relevantes para o Planejamento de um evento:

Local, Data do evento, Tema Programao, Pblico-alvo, Estratgia de divulgao e vendas, Planejamento econmico, Apoio logstico (Equipamentos), Seleo da equipe de trabalho, Transporte, Hospedagem, Prazo para organizao.

Providencias:
Previso Oramentria Cronograma de Atividades Elaborao de Projeto Ttulo e Tema Oficial Identificao nome do promotor, local e data de realizao Memorial sntese descritiva de todas as atividades (tcnicas, sociais, culturais, tursticas, etc) que compem o evento. Objetivo Justificativa

Providencias:
Pblico-alvo Contedo do evento Programa Preliminar Divulgao meios de comunicao que sero utilizados. Oramento Preliminar despesas + receitas Cronograma financeiro bsico uma previso de desembolso e de entradas de recursos financeiros para cumprir os compromissos, desde o perodo de planejamento e execuo at o fim do evento

Ferramentas utilizadas:
Cronograma: Plano de Custo: Check-list: Cerimonial: Protocolo: Programao:

Quem quem?
Entidade Promotora responsvel pela realizao do evento; Empresa organizadora pode ser contratada para operacionalizar; Patrocinador aporta recursos financeiros, pois tem interesse no pblico; Apoio geralmente no disponibiliza verba financeira; Expositor cliente com interesse no pblico.

Grupos de trabalho:
Comisso Organizadora geralmente composta pela diretoria da entidade promotora. Comisso Financeira definio de taxa de inscrio e patrocnios. Comisso de Divulgao refora a divulgao do evento, geralmente seus integrantes so de cidades ou regies longe da sede do evento. Comisso Social organiza todas as atividades sociais; responsvel pela recepo dos convidados especiais; escolha de presentes e elaborao de cartes de Boas Vindas.

Como elaborar um projeto de Eventos!

Apresentao: (tipo/nome/data/local) Justificativa e Objetivo: onde se determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e especfica. Pblico/ Convidados: a quem se determina o evento com estimativa. Estratgias: Aquilo que serve de atrao para o pblico (promoo e entretenimento) Recursos: Humanos, materiais e fsicos (sem detalhamento). Implantao/Metodologia: Como ser realizado (programao)

 Material de Divulgao/Mdia: Descriminar o tipo de peas que sero utilizadas e quantidades para quotizao. Na maioria dos eventos, so atravs das cotas que se buscam patrocnios/apoios (convites, banners, faixa, cartaz, folder, rdio, Tv, outdoor, busdoor, etc.). Contra-partidas: Detalhar as possibilidades de participao/promoo do parceiro junto ao pblico e seus benefcios. Investimento:Apresentao de proposta comercial ao parceiro, pois ser dele que viro os recursos financeiros necessrios para o custeamento dos recursos humanos e materiais.

Eventos

Como voc gostaria de ser recebido em um evento?

Objetivos
Projetar o evento de acordo com o perfil do cliente. Padronizao dos servios da rea de eventos e banquetes no contexto do empreendimento;

Quanto a escolha do evento:

Identificar as necessidades do seu negcio; Identificar as necessidades de seus clientes; Definir o pblico-alvo; Escolher o tema/tipo de evento; Realizar pesquisa para definio da data.

Organizar Eventos
Atender as necessidades do cliente de forma

transparente e personalizada, buscando sempre superar suas expectativas com carinho, ateno, disponibilidade e sorriso;
Fazer o evento com eficincia, presteza e agilidade.

Feedback

Interfaces

Gesto do Compromisso
Mente preparada para imaginar aes preventivas Careca de saber que qualidade d lucro Olhos abertos para focar os clientes Ouvidos atentos ao feedback Peito para realizar mudanas Faro para eliminar desperdcios

Lngua educada para elogios e reorientaes

Corao aberto s crticas como Oportunidade de melhorias Mos obra: qualidade comea com exemplos Passos apoiados em fatos e dados

Estmago para digerir barreiras P direito para fazer certo da primeira vez