ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS OSM FLUXOGRAMA MANUAL FORMULRIO DISTRIBUIO DO TRABALHO

Fluxograma
Definio
So grficos de processamento para trabalhos de anlises administrativas Representam a tcnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos Podem ser chamados de grficos de procedimento ou grfico de processos De maneira geral apresenta o processo passo a passo, ao por ao.

Fluxograma
Objetivo
Representar o fluxo ou a seqncia normal de qualquer trabalho, produto ou documento Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqncia das operaes Procurar adequar as operaes (passos) s pessoas que as executam Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho especfico do processo

Fluxograma
Simbologia

Inicio ou Fim

Atividade ou ao

Verificao ou deciso

Linha do fluxo Conector Documento

FLUXOGRAMA DO PROCESSO PRODUTIVO - EXEMPLO

INICIO RECEBER O CLIENTE

SIM

PEDIDOS ATENDIDOS

ATENDER SEUS PEDIDOS E CRIAR NOVOS IMPULSOS DE COMPRA

EFETUAR VENDA NO

PAGAMENTO

COLHER DADOS E INDICADORES DE OUTROS CLIENTES PARA PROSPECO

DINHEIRO/CARTO CREDIRIO

ENTRAR EM CONTATO COM FORNECEDORES/SOLICITAR PRODUTO.

CAIXA

FIM

Vantagens do Fluxograma
Permitir verificar como funcionam os componente de um sistema Entendimento mais simples e objetivo Facilitar e localizar deficincias Aplicvel a qualquer sistema Rpido e fcil entendimento de qualquer alterao nos sistemas

Roteiro de Elaborao
Comunicao Coleta de dados Fluxogramao Anlise de Fluxograma Relatrio de anlise Apresentao do trabalho

Tipos de Fluxograma
Vertical e Horizontal Administrativo ou de Rotinas de Trabalho Fluxograma Global ou de Colunas Fluxograma Sinttico Fluxograma de Blocos Fluxograma Esqueleto Fluxograma de Procedimentos Fluxograma de Documentos Fluxograma Integrado

Recomendaes Finais
importantssimo determinar, o mais cedo possvel, a tcnica de fluxogramao a ser utilizada. H fluxogramas que exigem diferentes tomadas de informaes Eliminar passos uma das alternativas na simplificao de processos. No a nica, portanto. As demais criar so criar, alterar e combinar a seqncia de passos A observao pessoal importante na sua elaborao Omitir o registro de um passo pode acarretar prejuzos

Recomendaes Finais
No esquecer o fato de que um processo no existe de forma compartimentada, isto , haver sempre reflexo em outros, fora do campo de estudo Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo fsico (Lay Out).Alteraes em um processo podem alterar em termos fsicos A elaborao de manuais de servio ou procedimentos uma decorrncia natural da anlise e estudo de processos A anlise de processos constitui-se numa das mais modernas ferramentas de gesto, e por essa razo convm ao gerente internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilizao certa, qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um determinado estudo organizacional.

Analise e Desenho de Formulrio

Indicadores da Anlise e Desenho de Formulrios Contnua dificuldade na compreenso e preenchimento. Formao de filas. Permanncia de problemas aps a racionalizao do trabalho.
Demoras na utilizao.
Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao profissional de O&M o caminho para anlise e desenho de formulrios.

Analise e Desenho de Formulrio

OBJETIVOS
Corrigir falhas. Prover a organizao de uma forma de transmisso, assimilao e armazenamento de informaes. Facilitar o fluxo de informaes na organizao, com o mnimo custo e provendo os melhores resultados. Uniformizar procedimentos. Centralizar controles, evitando disperses e dispndio desnecessrio de tempo. Promover a criao e desenvolvimento de formulrios dando-lhe o papel de agente integrador. Fixar padres uniformes para projetos e especificaes fsicas de formulrios. Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a organizao em movimento. Compatibilizar sua ao com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de seu preenchimento e manipulao.

Analise e Desenho de Formulrio

ESTRATGIAS
ESTRATGIA A SER ACIONADA COMPOSTA DE UM CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS. O profissional deve buscar informaes atravs do uso de um questionrio numa fase preliminar. Que lhe servir de subsdio para todo o estudo do formulrio. O questionrio dever conter: Questes abrangentes, que so aquelas que versam sobre os formulrios, todos, da organizao. Questes especficas, que so aquelas a serem aplicadas ao formulrio em estudo e portanto, vlida apenas para o formulrio em si. Questes integrativas, que so aquelas que abordam o formulrio em estudo e as relaes que mantm com outros formulrios e demais aspectos da organizao.

Analise e Desenho de Formulrio

ETAPAS

Inventrio dos formulrios existentes, classificao e codificao. Levantamento do fluxo de trabalho e da presena de informaes. Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulrios existentes ou sua adaptao. Criao de novos formulrios. Teste dos formulrios. OBS: Temos, ento, um conjunto de etapas que vai orientar o profissional de O&M no estudo dos formulrios. recomendvel que o profissional detenha algum conhecimento tcnico de elaborao.

Manualizao
DEFINIO
o conjunto de normas, instrues e documentos sobre polticas, diretrizes e sistemticas operacionais, dentre outros. Por ser um veculo fundamental para o esclarecimento de dvidas, o manual deve ser acessvel, claro e atualizado. o documento que aglutina informaes sobre os aspectos ligados ao ambiente, coordenao, e por via de conseqncia, a controles internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos humanos.

Manualizao
DEFINIO
Os manuais constituem-se numa importante fonte bibliogrfica tcnica constituindo-se em fonte de pesquisa. Tambm criam facilidades para trabalhos de re-organizao.

Manualizao
OBJETIVOS
Resumir num nico documento elaborado de forma sistemtica e criteriosa, as informaes que possibilitem a assimilao do todo organizacional de maneira compreensiva e integrada.

Manualizao
TIPOS
Manual de Organizao: define estruturas, nveis
hierrquicos.

Manual de Operao: d instrues e define rotinas e

procedimentos de servios.

Manual de Formulrios: exibe os formulrios em uso na

empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, rea que o utiliza e especificaes fsicas.

Manual de Normas: rene leis, normas disciplinares,

normas ticas e morais e normas de funcionamento.(Regimento Interno)

Manualizao
PROPSITOS
Define a estrutura hierrquica da empresa:
organograma.

Informa: os objetivos ou do departamento ou da diviso. Apresenta: os direitos e obrigaes da empresa e dos

empregados tanto em relao ao ambiente interno como externo(comunidade,pais, famlia etc...)

Identifica: alm das posies hierrquicas os cargos,

funes, responsabilidades e autoridade, relaes e interrelaes.

Manualizao
PROPSITOS
Subsidia: as anlises da cultura e da histria da empresa, apresentando fatos como base de consulta e apoio para que todas as demais informaes de interesse geral e ou particular. Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as demais informaes e outras formas de comunicao sigam padres estabelecidos e estejam de conformidade com a filosofia empresarial e as diretrizes e ou polticas organizacionais. Referencia: a avaliao e o acompanhamento de todo o planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionrios, em nvel estratgico, ttico e operacional.

Manualizao
CONCLUSO Os manuais organizacionais so os documentos que definem e contm a estrutura organizacional indicando de maneira clara as fronteiras e os interrelacionamentos dos rgos e os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados.

Analise da Distribuio do Trabalho

Etapas da anlise da distribuio do trabalho
1. Identificao das tarefas individuais; 2. Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou servios; 3. Montagem do quadro de distribuio do trabalho; Analise de distribuio do trabalho Observao: Geralmente a anlise efetuada com base em quatro blocos: tempo, capacidade profissional, equilbrio no volume de trabalho e possibilidades preliminares de mudana

Analise da Distribuio do Trabalho

TEMPO a) compatvel com o funcionamento global da unidade; b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou servio, no h relao entre tempo e importncia de uma atividade ou servio; c) possvel juntar dois servios num s ou, ento, criar dois servios onde existe apenas um; d) convm imaginar a hiptese de eliminao ou criao de servios; e) fraes organizacionais atuam de forma sistmica, agindo e interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor posicionamento na escola hierrquica; f) fundamental tentar vincular a tarefa ao servio ou atividade e ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos do tempo despendido.

Analise da Distribuio do Trabalho

Indicadores de Problemas na Distribuio do Trabalho
Internos Externos. Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar falhas externas Problemas de interao sociais

Analise da Distribuio do Trabalho

OBJETIVOS Funcional
Voltado essencialmente para a organizao

Comportamental
Visa minimizar conflitos

Analise da Distribuio do Trabalho

CAPACIDADE PROFISSIONAL Deve haver consonncia entre habilidades individuais, formao tcnica e as tarefas desenvolvidas plos funcionrios, inclusive superiores e chefes. O conhecimento superior a mdia do que exigido, pode ocasionar desvio no uso da autoridade hierrquica interna.. H prejuzos em funo da baixa capacitao profissional de um ou mais funcionrios.

Analise da Distribuio do Trabalho

EQUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO H funcionrios com carga e trabalho superior aos demais? Analisar se essa carga se deve ineficincia, se o funcionrio sente-se bem dessa maneira ou outras razes. A entrada de informaes causa estrangulamentos? E a sada feita de maneira correta? H funcionrios com carga de trabalho inferior aos demais. A existncia de picos pode ser considerada normal?

Analise da Distribuio do Trabalho

TCNICAS A tcnica indicada para anlise de distribuio do trabalho a do Quadro de Distribuio do Trabalho(QDT). Sua elaborao e digitao so simples, pois as fases anteriores do estudo atuam como preparadoras para a montagem do quadro. Forma para composio do quadro: Tradicional - mais freqentemente encontrada nas obras que tratam do assunto. Tecnolgica - Usada quando h a necessidade da no liberao das informaes que apontem falhas individuais. Nesta no h atribuio de tempo. A vantagem desta forma est no fato de reduzir a possibilidade de haver conflitos internos. Custo em valores ms/semana/dia - A base de clculo o salrio mais encargos pagos a cada funcionrio.

Analise da Distribuio do Trabalho

POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAO

Na anlise da distribuio do trabalho muito importante a abertura da unidade para a organizao, isto , dar ao estudo a caracterstica sistmica. As relaes funcionais interpessoais da chefia podem gerar aes e reaes que acabam pr influenciar o trabalho propriamente dito. Pode-se dizer que a importncia do gerente ser possuidor de conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma tcnica de abordagem aos problemas e demandas de fraes organizacionais muito importante.

Analise da Distribuio do Trabalho

RECOMENDAES FINAIS Evitar de dar ao levantamento das tarefas o carter de preciso, isto no questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados ao trabalho; O fato de cada funcionrio conduzir seu trabalho da forma que acha mais interessante no deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho; O QDT, pr ser aplicado em unidades de cada gerncia, exigir do profissional um conhecimento razovel sobre os usos e costumes das unidades; A inexistncia de descrio de cargos, subsdio excelente para o trabalho de racionalizao, no uma necessidade imperiosa para a realizao do estudo; O QDT no tem necessariamente ser desenvolvido da forma como apresentado.