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1. O que JAD?
1. 2. Como os sistemas so projetados? Planejando o Levantamento
2. 3. 4.
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1. O que JAD?
Tradicionalmente, JAD tem sido um mtodo utilizado por profissionais de processamento de dados e usurios para definio de requisitos de sistemas.
Por isto o nome JAD Joint Application Design (ou Development) Atualmente, o JAD tem sido um mtodo utilizado por todos que desejam trabalhar em projetos, sejam da rea de informtica ou no, ou que queiram tomar decises que afetem mltiplas reas da organizao. O conceito de JAD surgiu na IBM em 1977, e entrou no Brasil na dcada de 80, mas s comeou a ser utilizado efetivamente, aps alguns nomes de peso na anlise de sistemas avalizarem tal metodologia.
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
Abordagem tradicional
Um conjunto de entrevistas individuais Pessoas chaves no so facilmente encontradas Terminologia pessoal e tcnica Comunicao lenta Tempo de feedback muito demorado O problema do Ns x Eles O problema do Eu mudei de idia ... O problema das vises separadas O problema da viso de tnel
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
Clientes integrados sentem-se co-autores. Esse sentimento cria um VNCULO muito forte de posse, propriedade, domnio, etc.
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1. O que JAD?
1.1 Como os sistemas so projetados?
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1. O que JAD?
1.2 Planejando o Levantamento
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1. O que JAD?
1.2 Planejando o Levantamento
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1. 2. O que JAD? Reunies
2.1 Segredos de uma Reunio 2.2 Preparao da Reunio 2.3 Convocao dos participantes 2.4 Preparao da Agenda 2.5 Check-list da preparao da reunio 2.6 Forma da reunio 2.7 Rudos de Comunicao 2.8 Habilidades para negociao 2.9 Pontos negativos de uma reunio 2.10 So estas as pessoas certas?
3. 4.
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2. Reunies
2.1 Segredos de uma Reunio
Todos sabem para que esto ali; H uma agenda objetiva; As pessoas certas esto presentes; As pessoas presentes no tem compromissos paralelos; As pessoas presentes esto envolvidas com os assuntos objeto da reunio; H um responsvel pela conduo da reunio (lder); H horrio preestabelecido para incio e trmino; As sesses da reunio so de 90 a 120 minutos; H intervalos para caf de 10 a 30 minutos; Os intervalos para refeies so de 90 a 150 minutos.
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2.2 Preparao da Reunio
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2.2 Preparao da Reunio
Paredes Tudo o que for publicvel (charts) deve ficar afixado na sala de reunies durante TODO O TEMPO que durar o levantamento. Avise o pessoal da limpeza que esse material deve permanecer afixado de um dia para o outro. fator extremamente produtivo, principalmente quando se necessita resgatar algum ponto j discutido e acordado anteriormente. A estratgia escrever no flipchart, destac-lo e afix -lo em seguida. Cuidado com as overdoses! Com excesso de poluio visual os participantes no conseguem concentrar-se nas discusses. Mesa grande ou montagem em U O objetivo que todos estejam o mais prximos e visveis possvel. Vale lembrar que, antes de mais nada, uma reunio um encontro de pessoas - e pessoas prximas fomentam o comprometimento. Ambiente confortvel Boa iluminao, ventilao adequada e baixo nvel de rudo so pontos importantes para aumentar a produtividade dos trabalhos.
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2.3 Convocao dos participantes
A convocao dos participantes deve ser antecipada. Cada qual deve receber o memorando de convocao junto com a agenda de reunio qual ele est sendo solicitado a participar.
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2.4 Preparao da Agenda
A agenda deve ser produzida com base no enfoque do levantamento overview, macro, detalhe, etc. A agenda deve considerar todos os tpicos que sero abordados durante as sesses do levantamento problemas, necessidades, eventos, modelos, etc. Cada sesso deve ter horrio de incio, durao, intervalos e fim preestabelecidos. Determine os objetivos da reunio Determine as etapas intermedirias para atingir os objetivos Distribua a agenda com antecedncia Verifique as possveis falhas de distribuio Contate os participantes para esclarecer possveis dvidas
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2.4 Preparao da Agenda
Se a reunio foi agendada com muita antecedncia, ligue um dia antes, para relembrar a todos do compromisso. Envie sempre a agenda com antecedncia suficiente, para certificar-se que todos os participantes participaro. Havendo falta de quorum, ou ausncia de pessoas com real poder de deciso, transferir a reunio para outro dia/horrio avisando a TODOS os demais participantes.
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2.5 Check-list da preparao da reunio
Reservar a sala e equipamentos necessrios; Estabelecer horrio para incio, trmino e intervalos para caf e almoo; Cadeiras para todos e mais algumas extras (para convidados de ltima hora, trazidos por algum); Bloquear telefones; Alocar algum para anotar recados; Colocar uma cpia da agenda sobre a mesa, frente de cada participante; Providenciar bloco de anotaes, lpis, borracha, etc; Canetas NOVAS para flip-chart e quadro branco; flip Retroprojetor, se for o caso; Transparncias; Folhas para flip-chart; flip Rolo de fita crepe.
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2.6 Forma da reunio
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2.6 Forma da reunio
2. Desenvolvimento Nessa sesso ocorre o levantamento de dados propriamente dito. Cada tpico da agenda deve ser detalhado, sempre um de cada vez. No se parte para o prximo tpico sem ter-se esclarecido tudo a respeito do anterior. terAqui esto includas tambm, as aprovaes necessrias.
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2.6 Forma da reunio
3. Fechamento Fechamento no o fim da reunio, devemos comear esta sesso com tempo suficiente para se atingir o horrio de fim preestabelecido na agenda. Nessa sesso so feitos os resumos do que se discutiu e se aprovou. Se algo ficou pendente, nesse ponto que deve ser esclarecido. Nesse momento tambm se distribuem tarefas para as prximas reunies e se estabelecem suas futuras datas (se for o caso).
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2.7 Rudos de Comunicao
Identificar os rudos e falhas de comunicao Como contornar os problemas da inferncia Verbete: inferncia 1. Lg. Admisso da verdade de uma proposio, que no conhecida diretamente, em virtude da ligao dela com outras proposies j admitidas como verdadeiras. [So casos especiais de inferncia o raciocnio, a deduo, a induo].
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2.8 Habilidades para negociao
Consenso Verbete: consenso [Do latim consensu.] S.m. 1. Conformidade, acordo ou concordncia de idias, de opinies: 2.aprovao 3.ao tomada em conjunto, por todos os membros de uma assemblia, aprovando um determinado termo discutido. Quando TODOS querem Conchavo S.m. 1. Acordo, ajuste 2. Ao tomada por um grupo numa assemblia com objetivo de atingir interesses particulares do grupo. Quando UM GRUPO quer
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2.9 Pontos negativos de uma reunio
O responsvel pela reunio chega atrasado Alguns participantes chegam ou saem fora dos horrios pr-estabelecidos pr No cumprimento dos horrios de incio e fim A sala no est reservada ou pronta A reunio interrompida por telefonemas Os participantes no esto preparados Os participantes no fizeram a lio de casa Os participantes falam de outros assuntos no pertinentes agenda A reunio caminha para o tom cmico (piadas ,gracinhas, etc) Todos falam juntos
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2.10 So estas as pessoas certas?
Ol gente! Como vai, tudo bem? Bom ... nem sei ao certo o que estou fazendo aqui ... Me avisaram ontem tarde dessa reunio... Eu s espero que... Pessoal,... Veja bem... Eu s estou aqui para representar o meu chefe. que ele teve um compromisso inadivel, da ele me pediu que viesse aqui no lugar dele... Bom dia amigos. Eu sou o assessor do Dr. Gilberto. Estou trabalhando na empresa a pouco mais de dois meses. Alguns dos meus colegas aqui presentes estou tendo a oportunidade de conhecer apenas agora, muito embora j os julgue velhos conhecidos. Ontem tarde, Dr. Gilberto e eu estivemos conversando sobre o assunto em pauta hoje por cerca de 45 minutos. O que me fez ficar completamente a par das necessidades do nosso departamento...
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1. 2. 3. O que JAD? Reunies Os elementos de uma reunio
3.1 Os papis de cada um durante a reunio 3.2 O responsvel pela conduo da reunio 3.3 Cuidados quando na liderana de uma reunio 3.4 A galeria das figurinhas difceis em uma reunio 3.5 A conduo do levantamento
4.
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O Cliente (patrocinador) Detm autoridade formal sobre as reas de negcios afetadas pelo sistema. O cliente estabelece as diretrizes e objetivos do projeto. responsvel pela abertura da primeira sesso de trabalho, na qual o grupo ter oportunidade de sentir o real interesse da administrao superior pelo sucesso do projeto e em dar o seu apoio. Equipe So os responsveis pelo contedo da sesso. Representam as reas envolvidas no projeto, incluindo a de informtica. Os participantes so escolhidos entre as pessoas-chave das reas de negcio, seja no nvel operacional ou no. O importante que, na sesso, no h distino hierrquica, todos so iguais.
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O responsvel pela conduo da reunio tem a possibilidade de transformar uma sesso de debate em uma reunio produtiva
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O meneador
Expressa discordncia ativamente via linguagem corporal e tiques no-verbais, tais como: revirar os olhos, balanar a cabea, cruzar e descruzar os braos, etc; Indiretamente influencia o grupo a rejeitar uma idia, uma reunio, etc. Procure interpel-lo, questionando se ele discorda de alguma coisa, ou se gostaria de enriquecer o que foi dito.
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O cochichador
Vive cochichando durante as reunies, mantendo conversas paralelas; Coloca o lder da sesso, assim como os membros do grupo, em segundo plano. Neste caso, s intervir quando houver absoluta certeza de que os cochichos esto sendo negativos para a reunio. Algumas vezes, basta aproximar-se dos cochichadores para que a conversa diminua.
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O agressivo
Dispara ataques verbais e pessoais contra outros membros do grupo e/ou contra o lder da sesso; Constantemente ridiculariza um determinado ponto de vista ou posio de outra pessoa. Relembre as regras do grupo, lembrando que devemos respeitar as opinies alheias. Quando estas medidas no forem suficientes, colocar no quadro a essncia das discordncias e iniciar o procedimento de obteno de consenso.
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O fofoqueiro
Traz boatos ou rumores para a reunio; Tenta ampliar seu poder, dando a impresso que tem informaes de cocheira; Leva o grupo a debater ou argumentar baseado na veracidade daquelas informaes. Sempre que as assertivas forem do tipo ouvi dizer, Acho que tem uma circular, o lder da sesso deve tentar esclarecer: quem disse isso?, Qual mesmo a circular?.
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O lder frustrado
Vive dizendo ao lder da sesso o que fazer ou o que no fazer; Tenta controlar a reunio, diminuindo os esforos do lder. Acate as sugestes que no alterem a estrutura de sua agenda, e as que interferirem, agradea a colaborao e mostre seu ponto de vista.
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O mal-educado
Entra no meio das discusses, interrompendo os comentrios de algum; Demonstra impacincia; Fica insatisfeito quando suas prprias idias no so bem recebidas. O grupo sempre espera, neste caso, a interveno do lder da sesso. Sugira que ele espere os colegas completar o raciocnio antes de contest-los.
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Reforo / Fechamento
Para assegurar que os diversos pontos de dvidas foram esclarecidos, os analistas devem fazer uma investigao para reforar os pontos apresentados pelos usurios. Essa investigao deve ser executada com perguntas que destaquem e evidenciem as colocaes mais interessantes dos usurios a respeito do assunto. O reforo caracteriza-se pela repetio resumida, pelos analistas, das colocaes feitas pelos usurios at aquele ponto da reunio. Ao final os usurios devero aceitar ou negar o resumido.
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1. 2. 3. 4. O que JAD? Reunies Os elementos de uma reunio Tcnicas para conduo de reunies
4.1 Regras para Brainstorming 4.2 Tcnicas para conduo de Brainstorming 4.3 Baldes de gua gelada durante um Brainstorming
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proibido criticar qualquer coisa permitido ter idias. Se forem fantsticas, melhor! Qualquer um pode aproveitar qualquer idia j lanada e melhor-la As idias lanadas num brainstorming so de propriedade do grupo e no do indivduo Todos os participantes devem conhecer os objetivos do projeto
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Inicie a sesso divulgando CLARAMENTE os objetivos Certifique-se que cada participante compreendeu exatamente os objetivos (obter feedback) Convide escriba para anotar cada idia no flip-chart Anote com clareza e preciso evite telegrafar No deixe que se percam as idias havendo vrias idias simultneas, pea que cada um anote as suas idias numa folha para depois pass-las para o flipchart
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Incentive a participao de todos Evite que idias sejam discutidas, seja qual for o pretexto No tente esmiuar, detalhar ou entender uma idia No permita que hajam justificativas para uma idia A sesso deve durar entre 15 e 60 minutos O clima deve ser descontrado, mas no CIRCO! Aps uma sesso de Brainstorming as pessoas PRECISAM relaxar! Aps a sesso de brainstorming, deve haver um estudo de viabilidade e adequao para cada idia (organizar as idias)
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Certifique-se que voc est conduzindo um Joint Application Design (ou Development) e no um Joint Application Disaster!
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5. Referncias Bibliogrficas
WOOD, Jane, SILVER, Denise, JAD Joint Application Development John Wiley & Sons, Inc., 1995.
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6. Encerramento
No acredite em nada simplesmente porque foi dito nem em tradies por terem sido legadas da Antiguidade nem em lendas do passado nem em escritos de sbios s porque os sbios os escreveram nem em fantasias que suspeitamos nos tenham vindo da inspirao divina nem em inferncias tiradas ao acaso nem no que parece ser uma necessidade analgica nem na mera autoridade dos nossos professores e mestres. S acredite quando escritos, doutrinas ou dizeres forem corroborados pela razo e pela conscincia.
Budha
S assim acreditamos que cada pessoa possa conhecer profundamente as suas verdades e fugir da superficialidade dos modismos, distinguindo aquilo que relevante e que, de fato, faz a diferena entre o sucesso e o fracasso.
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Obrigado
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