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ADMSTRACIN DE ALMACENES

OBJETIVO GENERAL:
Que el participante reciba los conocimientos y herramientas bsicas necesarias para que seleccione el sistema de control de inventarios ms adecuado para su empresa, aplicando la metodologa propuesta.

I.

LO QUE TENGO EN MI BODEGA ES EL FAMOSO INVENTARIO?

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Se entiende por inventarios, las mercancas y materiales cuya transformacin y/o venta constituyen el objeto principal del negocio.
Inventarios Inventarios Inventario Inventario

de Materias Primas. de Productos en Proceso.

de Productos Terminados. de Materiales y Suministros.


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1.1 Importancia del control de inventarios.


El control de inventarios sirve en la toma de decisiones, lo cual es de gran importancia para el crecimiento o fracaso de las empresas.

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1.2 Objetivo de la Administracin de inventarios.


Mercanca en buen estado. Existencias.
Detectar robos.

Administracin de Inventarios.

Informacin oportuna. Evitar siniestros.

Evitar obsolescencia.

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1.2 Objetivo de la Administracin de inventarios.


Localizar los productos. Promocin. Identificarlos.

Administracin de Inventarios.

Valuacin de existencias.

Controlar la caducidad.

Cumplir las disposiciones fiscales.


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1.3 Funcin que desempean los inventarios.


Eliminacin de irregularidades en la oferta. Compra o produccin en lotes o tandas. Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos. Mano de obra de almacenamiento.

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II. QU ES UN SISTEMA DE INVENTARIOS?


2.1 Clasificacin de inventarios.

A) Sistema de Inventario Perpetuo. B) Sistema de Inventario Peridico.

II. QU ES UN SISTEMA DE INVENTARIOS?

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2.1 Clasificacin de inventarios.


A) Sistema de Inventario Perpetuo. Se mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario; dichos registros, muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo.

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II. QU ES UN SISTEMA DE INVENTARIOS?


2.1 Clasificacin de inventarios.
B) Sistema de Inventario Peridico.

Es el conteo fsico del inventario disponible cada determinado tiempo.

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Cmo se realiza un conteo fsico?


La legislacin fiscal obliga a los contribuyentes a una toma fsica anual de sus inventarios.

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Cmo se realiza un conteo fsico?


Mantener bien ordenados y clasificados todos los productos o materiales a inventariar.

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Cmo se realiza un conteo fsico?

Efectuar un corte de formas. ltima factura, nota de entrada al almacn, nota de salida, remisin, etc.

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Cmo se realiza un conteo fsico?


Poner marbetes adheribles a cada artculo.

EMPRESA X Marbete No. 432 ARTCULO: _________________________________ CLAVE: ___________ UNIDAD: _____ PRIMER CONTEO CANTIDAD: _____ CONT: ___________

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Cmo se realiza un conteo fsico?


Es recomendable hacer tres conteos fsicos:
1. Se hace un primer conteo del total de las existencias. 2. Se hace un segundo conteo del total de las existencias. 3. Se comparan las cantidades contadas en el primero contra las del segundo conteo y solo en el caso de diferencias se realiza un tercer conteo.

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Cmo se realiza un conteo fsico?

Hay que destacar que el contar con un almacenista es con la finalidad de que haya un responsable del manejo, cuidado y custodia de las existencias.

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2.2 Cules son los Costos $$$ de Mantenimiento de mis Inventarios?

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2.2 Cules son los costos $$$ de mantenimiento de mis inventarios?

Costos de Compras. Costos de Almacenamiento.

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Costos de Compras.
Sueldos. Gastos de luz y papelera. Prestaciones de ley y de la empresa.

Depreciaciones de los activos fijos.

Gastos de viaje.

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Costos de Compras.
Gastos de mantenimiento .

Gastos de gasolina.
Costo de los seguros.

Gastos de telfono y otros.

Depreciaciones de la parte del edificio ocupada por compras.


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Costos de almacenamiento.

Luz.
Sueldos y tiempo extra. Papelera y enseres de oficina.

Prestaciones legales y de la empresa.


Depreciacin de activos asignados al almacn. Vigilancia y Seguridad. Costo de las demoras. Telfonos. Fletes.
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Costos de almacenamiento.

Formacin y entrenamiento del personal.


Renta de la superficie ocupada por el almacn. Mermas sufridas en los artculos. Gastos de instalacin. Seguros.

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III. POLTICAS DE COMPRAS.


No tener un solo proveedor. Antes de comprar, se debe revisar precios, calidad, cantidad de mercanca y tiempos de entrega, entre otros. Cuando se realice trato con proveedores, asegrese de la seriedad del mismo. Busque proveedores que den un buen servicio.
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III. POLTICAS DE COMPRAS.

No compre mercanca de ms.

Que nunca haga falta mercanca.


Antes de comprar, verificar cantidad de mercanca que se tiene.

Observar y estudiar a la competencia.

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3.1 Tarjeta para Control de Existencias de Materiales.


TARJETA DE EXISTENCIAS
Artculo: Precio de Costo: Precio de Venta: FECHA
Fecha en que se compr o vendi

Nivel de reposicin: Cantidad


en la que debe reponerse el producto

DETALLE
Compra o venta

INGRESOS
Cantidad que ingres

SALIDAS
Cantidad que sali

SALDO
Cantidad de productos en existencias

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3.1 Tarjeta para Control de Existencias de Materiales.


CONTROL DE EXISTENCIAS
UBICACIN: PROVEEDOR: FECHA COMPROBANTE CANTIDADES Entrada Salida Existencia VALOR UNITARIO Entrada Salida MONTO TOTAL Debe Haber Saldo ARTCULO: UNIDAD: MNIMO: REF: MXIMO:

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IV. VALUACIN DE INVENTARIOS.


4.1 Bases de control.
4.2 Control de compras. 4.3 Rotacin de inventarios. 4.4 Almacn.

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4.1 Bases de control.


Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo.

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4.1 Bases de control.


Acceso solamente al personal que no tiene acceso a registros contables. Mantener registros de inventarios perpetuos. Comprar el inventario en cantidades econmicas.

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4.1 Bases de control.


Mantener suficiente inventario disponible.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo.

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4.2 Control de compras.

1.

Investigar quin es la persona con quien tiene contacto el comprador, con la finalidad de poder detectar posibles vnculos familiares o afectivos con proveedores.

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4.2 Control de compras.


Se debe establecer la rotacin temporal de puestos en el departamento de compras.

2.

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4.2 Control de compras.


En el caso de no tenerse cotizaciones, al supervisar se debe comparar precios de compra con los precios que proporcionen otros proveedores.

3.

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4.2 Control de compras.


Se debe establecer la poltica de que cualquier compra debe hacerse con un mnimo de tres cotizaciones.

4.

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4.2 Control de compras.


Se debe segregar la funcin de almacenaje de la de compras.

5.

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4.2 Control de compras.

Un sistema integral de registro bien puede ser un medio para controlar las compras y las salidas de almacn.

6.

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4.3 Rotacin de inventarios.


Se calcula la rotacin de inventarios, con el fin de conocer la circulacin de los materiales utilizados en la produccin o bien la mercanca vendida, en un periodo determinado.

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4.3 Rotacin de inventarios.


Inventario promedio = Inventario Inicial (Enero) + Inventario Final (Diciembre) 2

Rotacin de Inventarios =

Costo de lo vendido Inventario promedio

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Das de inventarios.
Los das de inventario son aquellos que tardan en venderse el inventario que mantiene en promedio en su almacn.
Das de inventario = Inventario promedio ($) x 30 Costo de ventas

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4.4 Almacn.
El almacn es el lugar fsico donde se almacenan los inventarios de mercancas o materia prima.

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4.4 Almacn.
Estibas. Silos.

Anaqueles.
A campo abierto. Patios. Cajones abiertos.

Contenedores.
Jaulas. Sacos u otro tipo de recipientes.

Cmaras refrigeradoras.

Cajas de seguridad o en bvedas.

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V. NORMAS DE INFORMACIN FINANCIERA RELACIONADAS CON INVENTARIOS.


1. Valuacin. 2. De la consistencia. 3. Juicio profesional.

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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.1 Costo Especfico.
5.1.2 Costo Promedio Ponderado. 5.1.3 Primeras Entradas Primeras Salidas. 5.1.4 ltimas Entradas Primeras Salidas. 5.1.5 Estimacin de inventarios.
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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.1 Costo especfico.

Consiste en valorizar cada partida a su precio real de ingreso.

$ 8.00

$ 7.00

$ 8.50
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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.2 Costo Promedio Ponderado.
Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.
1 - Enero - 2004 1 - Febrero - 2004

$150.00

$155.00

CPP= 150.00 + 155.00 2 CPP= $152.50


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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.3 Primeras Entradas Primeras Salidas.
Los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre.
1 2 1

$15.00

$16.00

$15.00
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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.4 ltimas Entradas Primeras Salidas.
Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas.
1 2 2

$33.00

$32.80

$32.80
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5.1 Mtodos de valuacin de inventarios.


5.1.5 Estimacin de Inventarios.
Es necesario establecer cul es la cantidad mnima que en todo momento debe haber en los almacenes y asimismo, se debe establecer cul es la cantidad mxima con la que se debe contar, sin que ello ocasione una inversin ociosa por ser excesiva.

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Algunos problemas que tienen las empresas por no establecer una poltica de mximos y mnimos son:
No contar con la mercanca suficiente para surtir a clientes. Mercanca que se vuelve obsoleta. Mercanca con lento movimiento cuando la entidad necesita de recursos para su operacin.

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VI. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.


Si la empresa tiene en funcionamiento una computadora, es ms prctico llevar el control de sus inventarios en la misma; para ello, existen softwares con grandes ventajas y herramientas supertiles. Para efectos de una descripcin rpida de los materiales o productos se les suele codificar.

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VI. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.


Mtodos para codificar:
El nemotcnico o nemnico, tambin conocido con el trmino de alfabtico. El decimal o numrico. El alfanumrico.

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VI. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.


Mtodos para codificar:
El nemotcnico (alfabtico).

LBTA
LSPR OENC

Lapicero Bic Tinta Azul.


Libreta Scribe Profesional Raya. Organizador de Escritorio Negro Chico.

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VI. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.


Mtodos para codificar:
Decimal o numrico.

024457
9821312 5452174

Lapicero Bic Tinta Azul.


Libreta Scribe Profesional Raya. Organizador de Escritorio Negro Chico.

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VI. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.


Mtodos para codificar:
Alfanumrico.

024LBTA
LS312 OEC74

Lapicero Bic Tinta Azul.


Libreta Scribe Profesional Raya. Organizador de Escritorio Negro Chico.

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