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Comunicao Empresarial na Prtica

Sandra Helena Terciotti Isabel Macarenco

1 Edio| 2009 |

Captulo 8

Comunicao escrita nas organizaes

Captulo 8 Comunicao escrita nas organizaes

Capa da Obra

COMUNICAO ESCRITA

O que necessrio para escrever bem?


Para Izidoro Blikstein (1987), um texto poder ser considerado bem escrito quando:

Obedecer s normas gramaticais;


Primar pela clareza, sem frases ou palavras que gerem duplo sentido; Primar pela polidez do discurso, por meio de formas de tratamento adequadas ao interlocutor.

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O que necessrio para escrever bem?


Outros aspectos que devem ser considerados: Observar o trip da comunicao escrita; Usar o tipo de cdigo adequado comunicao escrita; Evitar rudos, redundncias, pleonasmos e tautologias; Saber esfriar a mensagem, ou seja, torn-la mais atraente e persuasiva.

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O que constitui o trip de comunicao escrita?


Segundo Izidoro Blikstein, quem escreve deve procurar:
Produzir uma resposta correta; Tornar seu pensamento comum; Persuadir seu interlocutor. Principais motivos pelos quais a comunicao escrita pode no produzir a resposta certa: Dificuldade de tornar o pensamento comum ao interlocutor; Falta de aptido ou habilidade para persuadir o interlocutor.

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Qual o tipo de cdigo adequado comunicao escrita?


Cdigo conjunto de regras gramaticais por meio dos quais os signos se combinam para permitir a expresso e a comunicao entre os usurios de uma lngua. Tipos de cdigos: Cdigo aberto apresenta mais de um significado e, consequentemente, mais de uma resposta para um mesmo significante, por isso, permite mltiplas interpretaes.

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Qual o tipo de cdigo adequado comunicao escrita?


Cdigo fechado apresenta um nico significado para cada significante e, consequentemente, uma nica resposta; o que deve ser empregado nas comunicaes escritas organizacionais.

Caso de cdigo fechado

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O que so rudos na comunicao escrita?

Rudos qualquer elemento que dificulte a comunicao e que no seja pretendido pelo emissor.
Os rudos podem ser causados pelos seguintes fatores: Diferena de linguagem e de vocabulrio entre o emissor e o receptor; Diferena de repertrio entre o emissor e o receptor; Falta de sequncia de raciocnio lgico; Presena de ideias estereotipadas ou preconceituosas;

Uso de canais ou veculos (e-mails, memorandos, relatrios etc.) inadequados ao tipo de comunicao;
Uso de redundncias; pleonasmos; clichs e tautologias.

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O que repertrio?
o conjunto de conhecimentos de determinada pessoa que constitudo por sua experincia de vida, grau de escolaridade, atividade profissional, pelos livros que leu etc.

Como o repertrio pode comprometer a eficcia da comunicao escrita?


Quando o emissor no procurar conhecer bem o repertrio do receptor de sua mensagem antes de iniciar seu texto.

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O que redundncia?
Caracteriza-se pela previsibilidade ou repetio do contedo da mensagem, podendo ocorrer espontnea ou intencionalmente.

O que pleonasmo?
Tambm uma forma de redundncia, como repetio de termos, que em certos casos, tm o objetivo de dar mais fora ao texto. Existem dois tipos de pleonasmo:

pleonasmo vicioso
pleonasmo literrio

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O que pleonasmo?
Pleonasmo vicioso caracterizado pela repetio desnecessria de um termo na frase. normalmente definido como excesso de palavra. Exemplos: A grande maioria deles (se maioria, logo, grande);

Cair um tombo;
Cursar um curso; Sair para fora.

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O que pleonasmo?
Pleonasmo literrio o uso do pleonasmo como figura de linguagem para enfatizar algo em determinado texto com o propsito, por exemplo, de acentuar sua poeticidade e de aumentar sua fora. Exemplos: E rir meu riso e derramar meu pensamento (Soneto da Fidelidade, de Vinicius de Moraes); Eu nasci h dez mil anos atrs. (Msica homnima de Raul Seixas)

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O que so clichs?
Clichs expresses que, por serem muito repetidas pelo povo, pela imprensa etc., tornam-se completamente banalizadas e perdem sua fora original. Exemplos: Agradar a gregos e troianos;

A hora da verdade;
Aparar as arestas; Apertar os cintos.

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O que tautologia?
Tautologia caracteriza-se pelo uso de palavras diferentes para expressar a mesma ideia. Algumas construes tautolgicas que devem ser evitadas:

Evitar Abertura inaugural Amanhecer o dia A seu critrio pessoal Com certeza absoluta Comparecer pessoalmente Amanhecer A seu critrio

Preferir Abertura/Inaugurao

Com certeza/Certamente Comparecer

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Como esfriar a comunicao escrita para torn-la mais atraente?


Esfriar uma mensagem significa torn-la mais prazerosa e menos complexa, exigindo, portanto, menos esforo do leitor para compreend-la e interpret-la.
Esquema classificatrio para tornar compreensvel as diferenas entre mensagens quentes e frias, proposto por Izidoro Blikstein (1987):
Mensagem quente Mais informao Mais definio Mais formalismo na linguagem Mais rigidez Mais tenso Mensagem fria Menos informao Menos definio Menos formalismo na linguagem Menos rigidez Menos tenso

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Como esfriar a comunicao escrita para torn-la mais atraente?


Mensagem quente
Mais complexidade Demanda mais esforo Menos atraente

Mensagem fria
Menos complexidade Demanda menos esforo Mais atraente

Peas de comunicao classificadas como quentes: Artigos cientficos; Dissertaes de mestrado; Livros tcnicos; Monografias; Teses de doutorado

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Como esfriar a comunicao escrita para torn-la mais atraente?


Peas de comunicao classificadas como frias: Revistas em quadrinhos; Revistas femininas; Programas de rdio; Programas de televiso.

A opo por mensagens quentes e frias depender dos seguintes fatores:


Objetivos que o emissor pretende alcanar com sua comunicao escrita; Repertrio do receptor da mensagem.

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Como esfriar a comunicao escrita para torn-la mais atraente?


Misturar signos lingusticos (letras, frases, pargrafos) a signos icnicos (grficos de barra, grficos de pizza, tabelas etc.).

Como tornar a comunicao escrita mais atraente:


Considerar os objetivos da mensagem; Considerar o repertrio do leitor; Esfri-la; Misturar signos icnicos aos signos lingusticos; tornar sua decodificao menos linear e mais icnica.

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E-mail
O que necessrio para elaborar mensagens eletrnicas bem escritas?

1. Refira-se s pessoas pelos nomes em vez de referir-se a elas por sua funo ou cargo;
2. Trate primeiramente da ao e somente depois fornea a explicao;

3. Prefira a voz ativa voz passiva analtica;


4. Informe ao leitor, de forma explcita e objetiva, o que deseja; 5. Prefira a ordem sinttica direta (sujeito-verbo-complemento) em lugar da transposio ou inverso da ordem natural das palavras da orao;

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E-mail
6. Indique com preciso dados com nmeros, valores e ndices percentuais; 7. Tambm desejvel formular perguntas ao receptor de sua mensagem;; 8. Exera a empatia e valorize a ao ou a participao do receptor de sua mensagem; 9. Evite clichs e empregue frases curtas; 10.Evite usar jarges ou linguagem tcnica; 11.Elabore o texto na 1 pessoa do singular; 12.No use figuras retricas (metforas, comparaes etc.); 13.Evite o gerundismo (ir+ estar + gerndio).

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Cartas
Saiba onde quer chegar Antes de redigir uma carta, faa um esboo listando e organizando as principais ideias e argumentos. Caractersticas para elaborar uma carta: Declarar a ideia principal; Fornecer detalhes necessrios; Fechar com um pedido cordial para uma ao especfica.

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Cartas
Como elaborar uma solicitao? Comece pela solicitao; Diga porque precisa da informao e qual o seu grau de urgncia. Como comunicar boas notcias? Utilize canais diretos da empresa; Recomendaes: Tenha uma ideia clara do que deseja dizer e tente ser claro e objetivo; Tenha em mente que est preparando o receptor de sua mensagem para algumas informaes que viro a seguir.

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Cartas
Como tornar a leitura fcil e agradvel? Perodos e pargrafos curtos so mais fceis de serem lidos; Para enfatizar as ideias principais, sublinhe as sentenas ou enumere os pontos principais. Como redigir ms notcias de forma indireta? 1. Suavize; 2. Indique as razes; 3. D a m notcia; 4. Faa um fechamento positivo.

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Cartas
Como redigir ms notcias de forma direta?
1. D a m notcia; 2. Indique as razes;

3. Faa um fechamento positivo.


Como ser criativo? Quando tiver de apresentar algum problema ao chefe, procure vislumbrar e apontar solues para resolv-lo, demonstrando iniciativa e criatividade.

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Curriculum Vitae
Procure elaborar um currculo que lhe permita ser o mais avanado dos concorrentes, a fim de alcanar seu objetivo; Construa o currculo a partir de suas competncias, habilidades e atitudes.