I UNIDAD. Informtica en la Organizacin.

1.1 Importancia de la Administracin en la unidad Informtica y su Funcin.

1.2 La Funcin Informtica como ventaja competitiva en las organizaciones.

1.3 TI actuales en: hardware, software, datos y comunicaciones, calidad, procesos informticos.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

I UNIDAD. Informtica en la Organizacin.

Objetivo de la Unidad.

Identificar la importancia de la funcin informtica y las TI actuales como ventaja competitiva en las organizaciones.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

La Administracin: es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin.

Proceso Administrativo

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El proceso administrativo para la gestin, diseo, evaluacin e implementacin de una propuesta de TIC.

Planificar:

Es el proceso que comienza con la visin del No. 1 de la organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre 1 y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno turbulento donde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y permanente.

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Organizar:

Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; cmo? se va a realizar la tarea; cando? se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

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Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de Toma de decisiones.

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Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales de la organizacin.

El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y pblicas; Instituciones pblicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Un centro de computo representa una

entidad dentro de la organizacin, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de informacin de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su funcin primordial es apoyar la labor administrativa para hacerla mas segura, fluida, y as simplificarla.
El centro de computo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayora de los datos con los que opera la compaa. Prcticamente todas las actividades de los dems departamentos se basa en la informacin que les proporciona dicho centro.

Centro de Cmputo

La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por lo anterior, casi no se escatima la inversin para proveerlo del equipo tcnico ( material y humano ), necesario.
En la mayora de las organizaciones el centro de computo absorbe la mayor parte del presupuesto. La importancia que tiene el centro de computo dentro de la organizacin, lo coloca en una posicin que influye incluso en una gran parte de las decisiones administrativas y de proyeccin de las empresas.
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El centro de computo es uno de los engranes vitales dentro de la maquinaria organizacional; permite que muchos otros engranes se detengan o funcionen sistemticamente. Un centro de computo significa la culminacin de la sistematizacin de la empresa. El analista y diseo de sistemas de informacin implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organizacin, de lo contrario difcilmente se podra llevar a la practica los diseos.

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FUNCIONES INFORMATICA.

DEL

CENTRO

DE

En s un centro de cmputo representa una entidad dentro de la empresa, la cual tiene como objetivo satisfacer los requerimientos de informacin de la misma. Su funcin primordial es apoyar con eficiencia la labor administrativa de la empresa, para hacerla ms segura, fluida y simplificada. En el centro de cmputo recae la responsabilidad de la centralizacin, custodia y proceso de la mayora de los datos con los que opera la empresa. Prcticamente la mayora de las actividades del resto de las reas de la organizacin toman como base la informacin que los provee dicho centro. La toma de decisiones en los distintos niveles se ve influenciada por la calidad que posea la informacin y por la capacidad de respuesta del procesamiento de datos.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

En gran medida, la eficiencia del centro de cmputo representa el nivel de sistematizacin alcanzado por la empresa. La importancia que adquiere el centro de cmputo dentro de la organizacin lo compromete fuertemente en las decisiones administrativas y de proyeccin de la empresa. El centro de cmputo es un rea de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las reas de la organizacin. Por lo tanto, debe hacerse conciencia de lo siguiente: El 10% de la productividad del personal del centro de cmputo debe ver hacia adentro. El 90% restante debe proyectarse hacia fuera .

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Las ventajas que ofrece la planeacin son las siguientes de un Centro de Informtica:
La informacin mas adecuada, sta permite que la administracin desarrolle planes mas significativos que abarcan periodos mas prolongados. Esto es posible, en primer lugar, debido al resumen y al anlisis mas complejo de los datos histricos, lo que constituye por lo menos, una de las bases para las proyecciones futuras.
Las computadoras estn suministrando nuevas capacidades para identificar y medir la extensin de los cambios que ocurren en varios factores y luego permiten que los gerentes modifiquen los enfoques actuales y los planes futuros. Contando con una informacin oportuna, para tomar las medidas necesarias para enfrentarse a los cambios. Permite relacionar diversos factores o departamentos, y as valorar los diversos factores de un problema o plan relacionado con la compaa. Esto permite llevar acabo una especie de anlisis de revisin, que puede ser la base para valorar e integrar la planeacin de los componentes individuales de la organizacin, en forma ventajosa para los intereses totales de la compaa

Se valoran ms exactamente las capacidades de las computadoras. Anteriormente se haca a base de intuicin y clculos aproximados, ahora pueden cuantificarse los diversos factores variables, dando como resultado una valoracin mas precisa de las condiciones que permitan una mejor planeacin.

Tipos y estructuras de un centro de computo.

Tipos de centro de computo: Clasificacin por su forma de proceso: Centralizados, descentralizados y Mixtos o distribuidos. Centralizados: Son aquellos que poseen un ncleo que comanda todos los dems, sin la activacin de este, los dems nodos no pueden efectuar ningn proceso.

Caractersticas de los centralizados:

1.Mayor tendencia a la especializacin. 2.Mayor dependencia tcnica hacia el centro. 3.Se procesan grandes volmenes de informacin. 4.Hay mayor gasto en cuanto a recursos humanos. 5.Tiempo de respuesta al usuario es lento. 6.Menos recursos de equipamiento.
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Descentralizados: Son aquellos en que el mando no depende de un solo ncleo, ya que este se encuentra dividido en varios subsistemas. Adems este posee subsistemas de reserva, que funcionan en caso que estos subsistemas de mando no funcionen. Caractersticas de los descentralizados: 1.Personal especializado reducido. 2.Acceso inmediato a la informacin. 3.Mayor dependencia del usuario en el uso del sistema en manejo de recursos. 4.Tendencia a tener problemas tcnicos especficos. 5.Se pierde el control de las aplicaciones. 6.Hay mayor gasto en cuanto a recursos materiales. Mixtos o distribuidos: Son aquellos en que se juntan caractersticas de las dos anteriores, se ejecutan los procesos de manera centralizada o descentralizada dependiendo de que se crea ms conveniente.
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1.1 Importancia de la Administracin en la Unidad Informtica y su Funcin.

Para empezar la administracin es la utilizacin de todos los recursos disponibles de una organizacin, para el mximo logro de las metas y objetivos de la misma, dentro de una estructura de normas legales y sociales aceptables. La importancia de la influencia de las computadoras en la administracin se relaciona directamente con la importancia del papel de la administracin y la creciente importancia de ese papel administrativo. El papel de la administracin, se hace mas critico, debido a la gama mas amplia de los recursos que resultan afectados con las decisiones administrativas individuales. Por otra parte, la organizacin se enfrenta a un ambiente de nuevas dimensiones de complejidad que cambian rpidamente. El nuevo ritmo del desarrollo tecnolgico presenta nuevas oportunidades y al mismo tiempo tambin serias amenazas debidas al posible aejamiento de los productos, de los procesos o de las estrategias.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

As pues, los acontecimientos de nuestra poca tienden a hacer el papel de la administracin, a la vez mas complicado y mas importante, es natural que tratemos de buscar los medios para dar solucin a esos problemas, y aqu es donde las computadoras han mostrado grandes progresos. Sabemos que de uno u otro modo y en todo tiempo, la informacin es la base de todas las partes del proceso administrativo, y en realidad es la base de toda la planeacin, inclusive la formulacin de estrategias adecuadas, de las actividades que forman parte de la implantacin y, finalmente la base de un control eficaz. Adems, siempre abarca dos aspectos: primero, adecuacin de la informacin misma, y segundo, la necesidad de transferencia de la informacin, a los procesos o a los individuos donde puede constituir la base de las actividades apropiadas. Por lo tanto, el amplio papel de las computadoras y la importancia de sus capacidades, tienen significado hasta el punto en que puedan contribuir a suministrar informacin til, con calidad, oportuna y precisa.
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1.2 La Funcin Informtica como Ventaja Competitiva en las Organizaciones.

La funcin informtica en una Organizacin tiene como responsabilidades la planeacin, organizacin, direccin y control, contenidas en su proceso administrativo; es decir, debe planificar, desarrollar o adquirir, implementar sistemas informticos y administrar la infraestructura informtica.
Esta funcin se relaciona transversalmente con el resto de las funciones organizacionales. Algunas actividades de esta funcin se relacionan con la externalizacin de servicios, la consultora interna, la incorporacin de nuevas tecnologas y la gestin de la funcin como unidad de negocio, entre otras.

El rea de Informtica es la responsable de proporcionar los servicios de informacin dentro de las organizaciones, su objetivo fundamental es generar informacin para todos los niveles mediante el procesamiento de datos.

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Para lograr tal objetivo, la funcin informtica requiere de un adecuado proceso administrativo para funcionar con oportunidad, efectividad y eficiencia, se debe apelar a los principios bsicos de la administracin que propuso Fayol (1916) para disear una estructura orgnica que contemple todas las funciones a ofrecer, aunque para estar en condiciones de hacerlo, es necesario considerar otros factores como: tamao de la organizacin, estructura general, complejidad de la organizacin en la cual se encuentra el rea de Informtica, caractersticas del equipo, software del que se dispone y modo de procesamiento.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

Una estructura orgnica nace de la agrupacin de las funciones afines o similares en unidades administrativas que se denominan departamentos, gerencias, oficinas, secciones, reas, puestos. Algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta al estructurar un rea de informtica son:

La ubicacin de las reas de servicios informticos dentro de la estructura orgnica debe estar a un nivel suficientemente alto que permita las relaciones funcionales en forma horizontal con respecto a los departamentos usuarios (coordinacin), dado que por su alta especializacin toman decisiones de su competencia que facilitan las operaciones de otros departamentos.

Lic. Ulises Lpez Reyes.

 Las reas de servicios informticos deben contar con toda la infraestructura de procesamiento de datos, que consiste en el desarrollo, implantacin, procesamiento y mantenimiento de sistemas, apoyo administrativo, administracin de la red y soporte tcnico y otras que tengan que ver con los servicios que provee. Esencialmente, la funcin de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propsitos. A continuacin se describen las cuatro funciones administrativas bsicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeacin, la organizacin, la influencia y el control.
Lic. Ulises Lpez Reyes.

La planeacin implica la eleccin

de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar.

La direccin o desempeo, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organizacin en direcciones apropiadas. La direccin apropiada, tal como se usa en esta definicin, es cualquier direccin que ayude a la organizacin a desplazarse hacia el logro de metas. El control es la funcin administrativa a travs de la cual los administradores renen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la organizacin, comparando el desempeo actual con los estndares preestablecidos de desempeo y a partir de esta comparacin, determina si la organizacin debe ser modificada para satisfacer los estndares preestablecidos. El control es un proceso continuo.
Lic. Ulises Lpez Reyes.

La Organizacin es la asignacin de las tareas desarrolladas en la planeacin a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta funcin crea mecanismos para poner los planes en accin.