UNIVERSIDAD DE LOS LAGOS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CARRERA INGENIERIA DE EJECUCIN INDUSTRIAL

ELABORAR PROCEDIMIENTO DE FACTURACION DE UNA OTEC

Elizabeth Quiroz Adaos

Que es una Otec?

Los Organismos Tcnicos de Capacitacin (OTEC) son organizaciones autorizadas por el SENCE para impartir cursos de capacitacin. La empresa puede contratar directamente a la OTEC para dictar la actividad de capacitacin o a travs de una Otic que es una organismo intermediario entre la Otec y la empresa.

El Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo (SENCE) es un organismo tcnico del Estado, encargado de regular el sistema nacional de capacitacin y promover los instrumentos de capacitacin puestos a disposicin de las empresas para sus trabajadores. Esta tarea la realiza a travs de la administracin de un incentivo tributario que el Estado ofrece a las empresas paracapacitar a su personal.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para las OTEC el control de la facturacin es sumamente importante, por que no es igual que para una empresa comn, la otec debe esperar normalmente al trmino del curso para facturar el costo sence, debido a que segn la ley el alumno debe cumplir con el 75% de la asistencia para que la empresa obtenga el beneficio tributario, si este no lo hace la empresa debe asumir el costo. Si todo este proceso la otec lo hace mal y no liquida y factura cuando el alumno cumpli su asistencia la empresa puede negarse a cancelar el curso por negligencia de la otec y obviamente genera prdida para el organismo capacitador por los costos asociados al curso.

FRANQUICIA TRONWELL

Yasofer es una franquicia de la Otec Tronwell y actualmente nuestra facturacin se hace a travs de casa matriz, debido a que estamos recin en proceso de acreditacin ante Sence.

FORMA DE TRABAJO TRONWELL SANTIAGO

Tronwell Santiago tiene parte de su proceso facturar inmediatamente todo el curso, mantiene guardada las
facturas costo sence hasta el trmino del curso, y si el alumno no cumple con la asistencia hay que REFACTURAR y todo esto genera una cantidad de documentos como nota de crditos, ms facturas, etc, lo que conlleva a cometer muchos errores

PLANILLA DE TRABAJO SISTEMA ACTUAL

RUT-Segn CAPACITA CION

NOMBRE

Contratante

Fecha Fecha Fecha factura Inicio CertificaDO

13412156-4 Ramn Salazar Varas Komatsu Holding south Am29-03-2011 23-03-2011 06-07-2011 Komatsu Holding south Am Komatsu Holding south Am 13868970-0 Gabriela Zapeda LlanosBice Factoring 29-03-2011 25-03-2011 18-07-2011 Bice Factoring Bice Factoring -

Fac t Fra N Fecha nqu Estado AN CREDIT entrega icia Factura Valor Fact Orden Gestion F.Venc. Facturar Fechas de Pago A seguir Monto N Factura ULA OS Total Deuda factura rec Yasofer Yasofer Compra Cobranza Factura A: a pagos R EMITID Yasofer Franquicia epc AS ion ada por 01-04-2011 2131 1.607.000 352003 120.000 71881 sin vencer 06-08-2011 CCC ot 3034986675713 cobrar a otic 120.000 2131 352003 1.487.000 71882 sin vencer 01-06-2011Komatsu Holding cobrar a empresa 1.487.000 2131 352003 01-04-2011 2144 439.412 3648185 120.000 71888 sin vencer 01-09-2011 Banca de la Prom cobrar a otic ot 3034986675713 Corp 120.000 2144 3648185 319.412 71889 83393 (17-8-2011)01-06-2011Bice Factoring cobrar a tronwell 319.412 2144 3648185 -

OBJETIVOS Objetivo General Establecer los elementos y variables para optimizar los procesos de facturacin en una Otec. Objetivos Especficos Diagnosticar el proceso de los elementos involucrados. Proponer las mejoras y disear al sistema. Establecer cambios e inducir el procedimiento. Controlar.

PROPUESTA DE MEJORA

Como franquicia y Otec independiente se propone no realizar la facturacin inmediata de toda la orden de compra, solamente lo que sea costo empresa por parte del Departamento Contable, y que haga seguimiento a la cobranza de dicho documento. Y hacerlo es necesario ya que como muchos cursos son de trmino a futuro y largo plazo, es importante para el flujo de caja poder cobrar el costo empresa a la brevedad posible. El Costo Sence Provisionarlo hasta el trmino del curso por el Departamento de Unidad Sence.

CONTROL ORDENES DE COMPRA PARA PROVISION Y FACTURACION (COC)

N ORDEN DE MES COMPRA 318984 JUNIO 2010 INGLES PARA PRINCIPIANTES AO CURSO TOTAL HORAS CURSOS 120 FINNING C.C.C. 31-12-2010 EMPRESA OTIC FECHA TERMINO PARCIAL CURSO 710.160 120.000 69728 VALOR TOTAL VALOR PARCIAL Fact. OTIC FECHA TERMINO VALOR COMPLEME Factura Otic Valor Empresa COMPLEMENTARIO NTARIO 03-06-2011 $ 120.000 74916 $ 470.160 Empresa FACTURADO 63379 $ 710.160 Fact. TOTAL

PROVISION AR
$0

346365

ENERO

2011 PORTUGUES NIVEL BASICO

60 DIST. CUMMINS

C.C.C.

31-12-2010

408.588

120.000

65770

01-12-2011

$ 270.588 69250

$ 18.000

64350

$ 408.588

$0 $ 36.000 $ 710.400 $0

374023 375216

AGOSTO AGOSTO

2011 INGLES NIVEL BASICO 2011 INGLES AVANZADO NIVEL INDIVIDUAL

60 SIEMENS S.A. 120 ENERNUEVAS S.A.

C.C.C. C.C.C.

31-12-2011 31-12-2011

390.400 710.400

0 0

75998 NO HAY

16-01-2012 27-06-2012

$0 $ 0NO HAY

$ 354.400

76000

$ 354.400 $0

$ 0NO HAY

CONTROL DE FACTURACION (CDF)

RUT-Segn CAPACITA CION NOMBRE Asisten cia Contratante Fecha Fecha N Orden Fecha Inicio Perodos CertificaDO Factura Compra factura N Estado AN CREDIT F.Venc. Facturar Fechas de Pago Monto ULA OS Total Deuda Abonos Saldo Gestion Cobranza Observaciones Forma de Envio Factura A: pagos a R EMITIDA Yasofer S 120.000 01-02-2011 CCC 65770 346365 05-12-2011 01-12-2010 - Complement. 01-12-2011 Empresa 69250 346365 64350 346365 270.588 05-03-2012 CCC 18.000 86.000 154.000 SQM CCC CCC 270.588 0 270.588 0 0 0 0 120.000 15-02-2011 120.000 0 CANCEL ADA PENDIE NTE PENDIE NTE PENDIE NTE

01-12-2010 01-12-2010 Parcial 31-12-2010 16136181-K Luis Carrizo Contreras 16136181-K Luis Carrizo Contreras 16136181-K Luis Carrizo Contreras 13322189-1 Mauricio Contreras Cordova 13322189-1 Mauricio Contreras Cordova 13322189-1 Mauricio Contreras Cordova 89% Dist. Cummins 95% Dist. Cummins - Dist. Cummins Enernuevas S.A. Enernuevas S.A. Enernuevas S.A. 01-12-2011

18.000 15-01-2010 18.000 86.000 15-02-2011 154.000 18.000 15-01-2010 0 0 0

Parcial 31-12-2011 S/F 375216 Complement. 27-06-2012 S/F 375216 Empresa

-

73250 375216

470.400 05-01-2011 ENERNUEVAS SA

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PROVISION Y FACTURACION DE LAS ORDENES DE COMPRA

Recepcin OC Clientes

Dpto. Unidad Sence Recepciona OC y Doc. Anexos

Dpto Ventas Recepciona OC y genera Contrato enseanza

Se devuelve a ventas doctos

Trmino de Cursos Sence

Provisionar en Planilla Excel y Registrar en CDF Y COC

Contraloria

SI

Acepta oc y Contratos

NO

NO

SI CONTABILIDAD Facturacin Costo Empresa

Si no cumple asistencia se factura como costo empresa

Asistencia Completa estudiantes (75%)

Envo Factura a Cliente Facturacin de la provisin a empresa Emisin Certificado de Asistencia Facturacin de la provisin a Otic

Envo Certificado de Asistencia y factura a cliente Otic y/o empresa

Cobranza a Cliente

Cancelacin Factura Cliente

CONCLUSIONES

Este proyecto de gestin para procedimiento de facturacin, nace de la necesidad que se tendr a la brevedad en Tronwell Antofagasta, con la acreditacin prxima ante Sence de nuestra empresa como OTEC.

Para cubrir esta necesidad se gestion una planilla Excel que permitir el control y una administracin eficiente y eficaz de las liquidaciones de los cursos, correcta facturacin, cobros oportunos, evitar prdidas de tiempo y prdidas econmicas.

OTROS BENEFICIOS

Otro beneficio de ste proceso es que al provisionar, la Otec no tributar por ingresos an no percibidos. Contablemente no generar ratios negativos en las estratificaciones de cobranza.

Este trabajo se realiza en base a los requerimientos legales de Sence.

Muchas Gracias
FIN