ETAPA 3: VISIN

PROPSITO
El propsito de esta etapa es desarrollar una visin de proceso, capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. Se identifican : Los elementos existentes del proceso Organizaciones Sistemas Flujo de informacin Problemas Las oportunidades de mejoramiento Los objetivos

 EXISTEN

INTERROGANTES COMO:

Cules son los subprocesos primarios, las actividades y los pasos que constituyen el proceso o procesos que hemos seleccionado? En qu orden se llevan a cabO? Cmo fluyen los recursos, la informacin y el trabajo por cada uno de los procesos seleccionados? Cules son los puntos fuertes y debilidades principales de cada uno de los procesos seleccionados? Cules son las metas especificas de mejoramiento para nuestros nuevos procesos? Cul es nuestra visin y nuestra estrategia para el cambio? Cmo podemos comunicar nuestra visin a todos los empleados?

 CARACTERSTICAS

DE LA VISIN

Debe ser comprensible para un personal administrativo que conoce el negocio Debe describir las caractersticas primarias que distinguen el proceso rediseado del proceso actual Las descripcin debe incluir tanto los aspectos sociales del proceso como los aspectos tcnicos Debe declarar cmo se va a mejorar el rendimiento del proceso Debe ser motivadora e inspiradora Debe ser evidente que la visin representa un rompimiento con el modo de pensar y los supuestos que llevaron al proceso actual

 LA
1.

ETAPA DE VISIN CONSTA DE DIEZ TAREAS

ENTENDER LA ESTRUCTURA DEL PROCESO 2. ENTENDER EL FLUJO DEL PROCESO 3. INDENTIFICAR ACTIVIDADES DE VALOR AGREGADO 4. REFERENCIAR EL RENDIMIENTO 5. DETERMINAR LOS IMPULSORES DEL RENDIMIENTO 6. CALCULAR OPORTUNIDADES 7. VISUALIZAR EL IDEAL (EXTERNO) 8. VISUALIZAR EL IDEAL (INTERNO) 9. INTEGRAR VISIONES 10. DEFINIR SUBDIVISIONES

Esta tarea, amplia la comprensin identificando todas las actividades y pasos, en organizaciones y funciones preparando as una matriz de actividades/pasos contra organizacin/cargos e identificando sistemas y polticas. La estructura de proceso se define en funcin de actividades, pasos, insumos, productos y estmulos, definiendo pues: Actividades: Subdivisiones de un proceso, los cuales representan unidad de trabajo mental o material, y produce un resultado Si un insumo proviene de fuera del proceso se llama estimulo, mientras que los pasos son subdivisiones de actividades

Esta tarea debe de dar solucin a las siguientes actividades: QUE ORGANIZACIONES Y CARGOS TOMAN PARTE EN EL PROCESO QUE PARTE DEL TRABAJO SE HACE EN CADA RANGO QUE POLITICAS SE APLICAN A LA EJECUCION DEL PROCESO EN QUE PARTE DEL TRABAJO SE APLICA CADA POLITICA QUE TECNOLOGIA SE USA EN EL PROCESO EN QUE PARTE DEL TRABAJO SE USA ESTA TECNOLOGIA

Comprende los aspectos dinmicos del modelado identificando puntos primarios de decisin y subprocesos, identificando variaciones de flujo preparando una matriz de insumos/ productos, estmulos contra actividades/pasos y estableciendo tiempos correspondientes. Esta tarea, tambin tiene las llamadas entidades, las entidades son de dos clases La primera son materiales y relativamente permanentes por naturaleza (maquinas, clientes, empleados, maquinas y productos) La segunda: las de naturaleza transaccional e informativa (cheques, facturas, pedidos) Lo que nos importa es principalmente la informacin que aportan, al conjunto de estos se le llaman archivos

Cuando un proceso toma un insumo y lo modifica, luego lo entrega modificado, se le llama producto actualizado, cuando la actividad produce un nuevo producto se le llama creada pero si no actualiza o produce algo, simplemente se le llama ledo.

El flujo de un proceso de los puntos principales de decisin y la ejecucin secuencial o paralela de las actividades se representan mejor en un diagrama de flujo.

Entender el flujo del Proceso

El

tercer propsito principal: Establecer el tiempo.

Tiempo, exactitud, esfuerzo.

El equipo de reinegniera debe Fijar los TIEMPOS DEL PROCESO.

Fijar los Tiempos del Proceso

El

tiempo que se necesita para completar una unidad de trabajo en una actividad se puede descomponer en:

Tiempo de Trnsito Tiempo en Cola Tiempo en Proceso Tiempo Efectivo del Proceso Tiempo fuera de cola

Identificar Actividades de Valor Agregado

Evala

el impacto: Actividad del proceso/rendimiento externo. Identifica actividades que agregan valor. Una vez que son identificados mostrarn el camino para el rediseo del proceso siguiendo principios generales.

Referenciar el rendimiento
Se

comparan: rendimiento de los procesos con organizaciones semejantes. La tarea consiste en:

Identificar empresas comparables. Determinar el rendimiento de su proceso. Encontrar las diferencia principales. Evaluar la viabilidad de dichas diferencias en nuestros procesos.

Benchmarking
Por

qu realizamos nuestro proceso as? Por qu ellos lo hacen diferente? Podemos aprender algo de ellos?

Desventajas
No

es factible ni necesario para la ingeniera de procesos. Emplea demasiado tiempo y recursos. Slo se usa en reingeniera para cuestionar los procesos.

Determinar los Impulsores del Rendimiento.

*Fuentes

de problemas y errores. *Capacitadores e inhibidores del rendimiento del proceso. *Disfunciones e incongruencias. *Fragmentacin de actividades u oficios. *Laguna de informacin o demora.

Eso as no tiene sentido. Sera mejor as

Los procesos son accidentes histricos.

 La

tarea de determinar impulsores del rendimiento identifica, pues, factores, caractersticas y elementos del proceso que son responsables de sus deficiencias y evala su impacto.

Calcular oportunidad.
Se

calcula el grado de cambio que se necesita y la dificultad de hacerlo. Los beneficios se expresan cualitativamente y no cuantitativamente.

 TAREA

3.7: VISUALIZAR EL IDEAL (EXTERNO)

Esta tarea describe cmo operara el proceso una vez optimizadas todas las medidas de rendimiento externo, en particular , describe el comportamiento de las actividades que tienen interfaz con clientes y proveedores .

 TAREA

3.8: VISUALIZAR EL IDEAL (INTERNO)

Esta tarea describe cmo operara el proceso con todas las medidas optimizadas de rendimiento interno, tratando a los participantes internos como clientes y proveedores . Esta tarea describe tambin cmo se ejecutaran las funciones claves de cada oficio para alcanzar rendimiento ideal.

 TAREA

3.9 :INTEGRAR VISIONES

Es posible que los ideales internos y externos estn en conflicto, esta tarea identifica tales conflictos y busca acomodamiento entre las capacidades alternas para producir la visin integrada de forma eficaz, regularmente las tareas 3.7, 3.8, y 3.9 se ejecutan simultneamente, la visin final integrada debe ser internamente coherente y convincente. La empresa ABC TOY COMPANY describe su visin del proceso despachar pedidos en funcin de los principales componentes o subprocesos , como sigue: Recibo del pedido Dar entrada al pedido Cambio de pedido Riesgo de crdito Entrega del pedido Recogida y empaque Despacho Facturacin

 TAREA 3.10: DEFINIR SUBDIVISIONES En esta tarea se examina el tiempo necesario para realizar la visin del proceso y la posibilidad de definir subdivisiones sucesivas entre el proceso actual y la visin completamente integrada, cada subdivisin ,se relaciona con metas de rendimiento. Las decisiones sobre qu caractersticas incorporar en cada subdivisin se basan en consideraciones lgicas de procedencia, tiempo, riesgo, costo y beneficios.

En ABC TOY COMPANY , el equipo reconoci que alcanzar la totalidad de sus visin tardara varios aos, as que examin alternativas que pudieran aportar ms temprano algunas de las caractersticas beneficios, llego a una solucin de tres fases o subdivisiones: