Iniciacin

del proyecto Creacin del Plan de Proyecto Asignacin de recursos y clculo del costo Asignacin de dependencias Calendario de trabajo Terminar la presentacin Iniciacin y Planeacin de Proyectos Jorge Enrique Angel Poveda jeangelp@gmail.com

Inicio del Proyecto

Inicio de la
Mens y botones

aplicacin Al iniciar la aplicacin aparece la pgina principal de Microsoft Project

Definicin de
Tareas

Grfica de Gantt - Por omisin -

Se abre un proyecto nuevo En el se definen los datos del proyecto

Vistas
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Inicio del Proyecto Datos crticos del proyecto -

Un proyecto puede programarse de acuerdo a la fecha de inicio o de terminacin y el sistema calcula automticamente la fecha en que debe iniciar o terminar

En el men Proyecto, seleccionar Informacin del Proyecto Proporcionar los datos solicitados: Fecha de inicio (Start date) Fecha de terminacin (Finish date) Programar segn (Schedule from)

Fecha de inicio (Project Start date) Fecha de terminacin (Project finish date)

Fecha actual (Current date) Fecha de Status (Status date) Tipo de calendario (Calendar)

Estndar, 24 horas, Turnos

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Inicio del Proyecto - Estadsticas del proyecto En la ventana de Informacin del Proyecto, seleccionar Aparecer una ventana con las estadsticas resultantes del avance del proyecto:

Inicio / terminacin Duracin, trabajo y costo

Inicio del Proyecto Propiedades del proyecto Para definir las propiedades del proyecto se selecciona la opcin Propiedades del men Archivo. En esta ventana se introducen los datos relacionados con el proyecto y su administrador:

Nombre del proyecto (Title) Materia o tpico (Subject) Autor (Author) Administrador (Manager) Compaa (Company) Categora (Category) Claves (Keywords) Comentarios (Comments)

Inicio del Proyecto Vistas del Proyecto Una vista es un formato para analizar la informacin del proyecto o para introducir datos Existen tres formatos de vistas:

Hojas Grficas y diagramas Formularios Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas individuales

Las vistas se seleccionan desde la barra de desplazamiento que muestra las vistas ms usadas o mediante la opcin clic derecho sobre la barra lateral izquierda en la que aparece una ventana como aparece en la imagen y seleccione Barra de vistas La vista por omisin es la Diagrama de Gantt

Inicio del Proyecto

Grfica de Gantt -

Muestra el avance del proyecto Permite evaluar el estado individual de cada tarea Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de tiempo Las lneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas dependencias Muestra el recurso asignado a una tarea
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Inicio del Proyecto Grfica de Pert -

Es un diagrama de red Permite enfocar la atencin a las relaciones entre tareas ms que al plan en s Cada tarea es un rectngulo llamado nodo que contiene informacin sobre la tarea Usos del diagrama Pert:

Crear y afinar el calendario Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminacin Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas Asignar personal y otros recursos

Escala de tiempo Ajuste Representa el tiempo en el que se realizan las tareas Incluye una escala principal y una secundaria Ajuste:
En la vista Gantt, seleccionar el botn

para reducir o aumentar la

escala O seleccionar la opcin Zoom Del men Vista: Tambin en la parte

inferior derecha podr encontrar diferentes tipos de vista. Diagrama de Gantt Uso de Tareas Organizador de Equipo Hoja de Recursos

Impresin de informes
Para imprimir la informacin

Informes Generales

de la vista se selecciona la opcin Imprimir del men Archivo Es conveniente analizar el nmero de pginas y la forma en que se har la impresin, seleccionando la opcin Previo del men Archivo Ms Project genera diversos tipos de reportes mediante la opcin Informes del men Proyecto
Tipos de informes

Resumen del proyecto

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Creacin del Plan Introduccin de tareas La introduccin de tareas se

puede hacer en forma global o detallada

Global directamente en la vista Gantt Detallada mediante la vista Hoja de Tareas de Mas vistas

La tarea puede ser una actividad

o un resumen de un grupo de tareas que genera un esquema. Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botn de Sangra a la derecha. La Sangra a la izquierda genera un grupo o tarea nueva

Cada tarea es asociada con un nmero de identificacin EDT Si no aparece de clic derecho sobre la barra superior y agregue una columna ubique EDT Se hace clic en un campo de la columna Nombre de la Tarea y automticamente se asigna una duracin a la tarea de 1 da. Puede introducirse la duracin en este momento o posteriormente.

Las tareas se apreciarn en

forma de grupos:

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Creacin del Plan Vista, edicin y desplazamiento de tareas Para ver las tareas de un grupo:
Se hace clic en el signo (+) de

Para insertar una nueva tarea:

la tarea, para cerrar el grupo, se hace clic en el signo (-):

Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertar la nueva tarea Oprimir la tecla Ins o seleccionar la opcin Nueva Tarea del men Tarea

Para eliminar una tarea

Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se eliminar Oprimir la tecla Del o seleccionar la opcin Borrar Tarea del men Tarea

O se seleccionan los botones

teniendo el cursor sobre la tarea deseada Para abrir todas las tareas o niveles determinados de ellas, se selecciona el botn Mostrar Subtareas.

Para desplazar una tarea de una posicin a otra:

Seleccionar el identificador de la tarea o de varias tareas Desplazarla(s) a la posicin deseada

(No se requiere insertar un rengln)
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Creacin del Plan Tareas repetitivas y notas Las tareas repetitivas se

presentan consistentemente en un proyecto

Pueden representar juntas,

Las notas de las tareas

contienen informacin sobre la planeacin de la misma

Para introducir una nota se

reuniones o revisiones del plan

Para introducirlas, se selecciona

la opcin Tarea Peridica del men Tarea

coloca el cursor en la tarea y se selecciona la opcin Notas de Tarea del men Tarea, o el botn

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Creacin del Plan Informacin de la WBS - EDT

Una EDT contiene la informacin de las tareas en forma estructurada Para crear la secuenciacin de tareas: Se abre la vista Hoja de Tareas del men Mas Vistas Se inserta una nueva columna en la que se colocar la secuenciacin en Configuracin de Campo men Formato:

Se selecciona la opcin EDTDefinir Cdigo del men Proyecto:

Para asignar una nueva numeracin, se selecciona la opcin EDT- Volver a Numerar del men Proyecto
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Creacin del Plan Asignacin de Hitos -

Un Hito es una tarea que no

Seleccionar Informacin de

tiene duracin pero que identifica eventos importantes del calendario, por ejemplo, la terminacin de una fase mayor
Para colocar un hito, se ingresa

tarea y la etiqueta Avanzado Ingresar la duracin Marcar la celda Marcar la tarea como hito

una tarea con duracin cero

Si se quiere ingresar un Hito con

duracin que represente un evento especial como por ejemplo una aprobacin, se realiza lo siguiente:
Se ingresa la tarea con duracin
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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Calendario y Jornadas de Trabajo Para asignar recursos y representarlos, es necesario indicar el calendario que ser usado Seleccionar Opciones del men Archivo Ingrese los datos en la ventana de la etiqueta Programacin y Calendario
Para definir el calendario

estndar del proyecto que representa las horas de trabajo: Se selecciona la opcin Cambiar Calendario Laboral del men Proyecto

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Duracin de las tareas -

La duracin de las tareas puede introducirse de la siguiente manera: En la columna Duracin correspondiente de la grfica de Gantt Colocando el cursor sobre la tarea y seleccionando la opcin Informacin de la Tarea del men Proyecto o mediante el botn. Se introduce el tiempo estimado en horas, das, semanas o meses La duracin se introduce en tareas individuales.

Informacin de Tarea:

Cuando se tiene poca experiencia o dudas en la estimacin, puede utilizarse la vista Pert Diagrama de Red

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Duracin de las tareas

La duracin de las tareas puede asignarse a nivel de grupos de tareas:

Fecha de inicio sin dependencia:

Una tarea puede tener restricciones para su duracin:

Esto queda representado en la grfica:

Cuando sea necesario establecer la fecha de inicio de una actividad, sin depender de otra, slo se indica la fecha

Una restriccin para finalizar en una fecha lmite se representa en el diagrama:

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Duracin de las tareas -

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Definicin del recurso Uno de los recursos para realizar

una tarea, es el responsable de realizarla Cuando se asigna un recurso, por su capacidad mxima para realizarla es de 100% (omisin) Es posible asignar dos o ms recursos a una tarea, colocando el porcentaje de participacin, por ejemplo, 50% Existen dos niveles de asignacin

Definicin del recurso:

Opciones:

Opcin Asignar Recursos del men Recursos O el botn

Aparecer el cuadro de

dilogo para ingresar los nombres o la especialidad:

La definicin del recurso una sola vez La asignacin del recurso a las tareas del proyecto

Si no se conoce el nombre del

recurso, puede colocarse la especialidad

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Definicin del recurso Hoja de recursos Permite introducir mayor informacin de cada recursos Para definir la informacin, se utiliza la vista Hoja de Recursos: El tipo de recurso puede ser Trabajo o Material

Capacidad Mxima: indica el nmero mximo de unidades de tiempo en el que el recurso puede ser asignado. En Tasa Estantar se coloca el pago por hora para el recurso

Si se introduce un Material se coloca la etiqueta del mismo en la columna Tipo de la Etiqueta Automticamente se coloca la inicial de cada recurso en la columna Inicial En la columna Grupos se indica si el recurso es un equipo de trabajo

Tasa de Hora Extra significa el pago por hora extra del recurso En Costo/uso se coloca el costo por usar el recurso, normalmente se aplica a materiales En Acumular se indica la forma de aplicar el recurso: Inicio, final o prorrateado Calendario base se escoge el calendario modificado inicialmente.

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Asignacin del recurso Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones:
Columna Nombre del Recurso de la vista Gantt Doble clic en la tarea para visualizar la informacin de la tarea

En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el

nombre y se le asigna el porcentaje de participacin:

En el caso de utilizar la columna Nombre del Recurso, solo se ingresar el nombre del responsable y las unidades de asignacin sern en un 100% por omisin
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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Definicin del recurso Detalles de los miembros del
Ingresar los datos en la

equipo (Responsables) Abrir la ventana de asignacin de recursos:

ventana de informacin. En el caso de asignar dos recursos a una misma tarea, se ingresa el porcentaje de participacin de cada uno:

Hacer doble clic en el

nombre del responsable al que se le actualizarn los datos

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Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea

- Asignacin del recurso -

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Asignacin de dependencias

Por omisin, las dependencias entre dos tareas es de fin a inicio Es conveniente iniciar la vinculacin entre tareas con esta definicin y posteriormente identificar y modificar las excepciones Para definir una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependern entre s Se oprime el botn

Tambin pueden introducirse las dependencias en la columna Predecesora de la vista Gantt

Para eliminar una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependern entre s Se oprime el botn

Otra opcin es describirla en la ventana Informacin de Tareas

Si las tareas no estn contiguas, se selecciona la primera tarea y oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona la segunda Pueden seleccionarse varias tareas a la vez
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Asignacin de dependencias

Cuando se crea el calendario, MS Project calcula la duracin del proyecto a travs de las dependencias entre las tareas predecesoras y sucesoras Cuando se han definido las dependencias de las tareas, stas se representan en la grfica a travs de lneas de unin

Existen tareas que dependen de otras pero que requieren un tiempo adicional adicional para su inicio. El tiempo necesario se introduce en el cuadro de demora Posposicin-

Para cambiar el tipo de dependencia, se hace doble clic en la lnea y se selecciona la deseada:

En el caso de requerir un adelanto en el tiempo, el nmero introducido deber ser negativo

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Asignacin de dependencias

- Diagrama del Calendario -

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Calendario de trabajo
Duracin * Unidades -

Trabajo =

La duracin de una tarea

depende de los recursos asignados y al tipo de tarea,

Por omisin la

Mtodos de Programacin
Archivo Opciones Programacin

programacin se condiciona al esfuerzo Se incrementa o disminuye la duracin de acuerdo a los cambios en los recursos pero no se modifica la duracin de la tarea

El trabajo es la cantidad de

esfuerzo o numero de horas dedicados por un recurso a una tarea

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Calendario de trabajo
Duracin * Unidades

Trabajo =

El tipo de la tarea influye en su programacin. Hay tres tipos de tareas:

Unidades fijas

Unidades fijas Duracin fija Trabajo fijo

Para consultar o modificar el tipo de la tareas se utiliza la vista Formulario de Tareas en Mas Vistas Unidades fijas:

Si se agrega un nuevo recurso, la duracin de la tarea se reduce:

Es el tipo por omisin Se modifica su duracin si se incrementan o reducen recursos

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Calendario de trabajo Trabajo = Duracin * Unidades

Duracin fija:

Trabajo fijo

La duracin de la tarea siempre es la misma an si se incrementan o reducen recursos:

El trabajo total de la tarea ser el mismo y los cambios en recursos modifican la duracin y las unidades:

La tarea representa la imparticin de un curso en 24 horas, si se agrega un recurso de apoyo, la duracin del curso ser la misma:

Si se agrega un nuevo recurso, la duracin de la tarea se reduce:

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Calendario de trabajo Vista Uso de recursos -

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Calendario de trabajo Vista Uso de tareas -

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Calendario de trabajo Cargas de trabajo -

La vista Hoja de recursos

Se puede utilizar la grfica de

Resource Sheet- permite la redistribucin en caso de ser necesario Un recurso est sobrecargado cuando tiene asignado ms trabajo del que puede realizar en un horario laboral Cuando un recurso est sobreasignado el texto se muestra en rojo y contiene un indicador:

recursos Grafica de Recursospara apreciar el porcentaje de uso de recursos:

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Calendario de trabajo Cargas de trabajo

Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opcin Administracin de Recursos de Detalles sub-men Vista en dos paneles en el Men Vista

Se divide la pantalla y se seala el recurso que se quiere administrar

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Calendario de trabajo Calendarios por recurso

En Ms Project, existen dos tipos de calendario: Calendario Estndar Calendario por recurso El calendario estndar es el calendario por omisin para cada recurso Pueden crearse calendarios especiales para controlar la disponibilidad del recurso Otros dos tipos de calendario pueden asignarse a un recurso: Calendario 24 horas Calendario turno de noche

El calendario estndar se accesa mediante la opcin Archivo Opciones y la etiqueta Programacin Calendario:

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Muchas Gracias Jorge Enrique Angel Poveda jeangelp@gmail.com Universidad Nacional de Colombia

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