Herramientas para las Relaciones Pblicas

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Eventos
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Noticias
Habilidades: Investigacin Desarrollo de la historia Redaccin Relaciones con los medios

Discursos
Plticas en asociaciones Presentaciones en escuelas Participacin en debates Entrevistas en radio y T.V. Videoconferencias

Servicio Comunitario
Campaas de reforestacin Mejora de inmuebles Donaciones Festivales Creacin de fundaciones Promocin cultural

Situacin problemtica Tctica Estrategia Objetivos Variables de las RR.PP. Cronograma Presupuesto y Evaluacin

Resumen Ejecutivo Clima Situacional: Interno y Externo Identificacin de Problema. Meta Objetivos Audiencias Mensajes Claves Estrategias Tcticas Administracin del Tiempo (Schedule) Recursos Evaluacin

Por medio de la organizacin de eventos, la institucin trata de llamar la atencin de los medios de comunicacin, con el fin de que ella se convierta en noticia.

Puede recurrir a eventos como: Ruedas de prensa. Eventos especiales. Los discursos. etc.

No son propiamente eventos mediticos, pues no son llamadas directas a los medios como las ruedas de prensa. Consisten en acciones que crean noticia sobre temas favorables. Declarar el da del medio ambiente, da de la produccin agrcola,, etc. Junto al homenaje que se rinde a determinadas ideas, actividades o personas, se puede incluir informaciones favorables a un poltico, un partido,etc.

Ambiente tranquilo y espontneo

Enviar convocatorias el da anterior

Oportuna y con informacin valiosa

Entregar material impreso del tema

Enveles comunicado a los ausentes

Hacerla en la maana y a la hora acordada

Lleve la relacin de asistencia de MCM

Disponga espacio para cmaras de video, grabadores y micrfonos Ofrezca pequeo refrigerio para MCM El vocero no debe leer y procurar ser claro y conciso Prepare reporte del centimetraje que obtuvo la conferencia

EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.

Etapas de un Evento
Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo
Pre-Evento Planificacin Organizacin Direccin Evaluacin

Evento Post-Evento

Pre-Evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo.

Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Coordinador General
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento
200 195
Millions of Dollars

Comisiones de Trabajo
Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente

Production Costs Unit Price Profits

190 185 180 175 170 165

160

155 150 1990 1991 1992

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Logstica

Transporte

Alojamiento
Alimentacin Secretara

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativista y hace posible la ejecucin del evento

Servicios Generales

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.

Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin

de las ponencias.

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo

Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Festejos y Recreacin

Planifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de

Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha

19 89

1
1989

Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

25

Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento

Participantes:

Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.

Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento

Pre-Evento
Ciudad Sede.
Instalaciones

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

especficas donde se realizar el evento:

Capacidad
Comodidad Iluminacin Equipos Acceso

Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

DURACIN

Tcnico Social

OBJETIVOS

Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas Turstico

Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento Recursos

TCNICOS: MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

Pre-Evento Egresos:

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales
5 7.1

Ingresos:
Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta

0 2.9 5 1.7 3.1

Recursos Humanos Servicios Profesionales

% *M -=

Cuotas de registro al evento

Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.

.99
6

.03 28

ON CE

1 4 7 C

2 5 8

3 6

Papelera
-M

M +M

+ 9 =

Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

00

Pre-Evento
Medios de Comunicacin Correo Directo Publicidad Impresa

9.- Promocin del Evento

Volante

Aviso de Prensa