Conceptos Bsicos de Administracin

Las Organizaciones
.

Organizacin

ESCUELAS DE LA ADMINISTRACIN SEGN ENFOQUE

Los elementos que componen una organizacin para realizar su proceso de transformacin son:

Elementos de una Organizacin

Entorno

Estrategia

Tecnologa

Personas

Estructura

Procesos

Los Subsistemas

Los subsistemas de una organizacin :

O R G A N I Z A C I O N

Externos:
Entorno

Internos:
Personas Estrategia Estructura Tecnologa Procesos

CAMBIO

Cultura y paradigmas organizacionales. Mecanizacin de un sistema. Desarrollo de carreras profesionales. Informatizacin de la informacin. Redefinicin de una poltica comercial. Redefinicin de objetivos, metas, etc.

El Rol de la Administracin

ADMINISTRACION
Es

el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos.

Funciones de la Administracin

El estudio de la administracin se puede dividir en 4 funciones bsicas:

Planeacin Organizacin Direccin Control

1. 2. 3. 4.

Funciones de la Administracin

El estudio de la administracin se puede dividir en 4 funciones bsicas:

Planeacin Organizacin Direccin Control

1. 2. 3. 4.

El Proceso Administrativo
PLANEACION

OBJETIVOS

PROGRAMAS

CURSO DE ACCION

El Proceso Administrativo
ORGANIZACION

UNIDAD ADMINISTRATIVA

PERSONAS

SISTEMAS

EQUIPOS

CONDICIONES

El Proceso Administrativo
DIRECCION

UNIDAD ADMINISTRATIVA

LIDERAZGO

DESICIONES

INFORMACION

CAMBIO

CONTROL

El Proceso Administrativo

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MEDICION

DESEMPEO

PLANEACION DE LA MEDICION

ACCIONES CORRECTIVAS

El cambio y las Organizaciones

El funcionamiento de una organizacin
Entradas
Proceso de Transformacin Retroalimentacin

Salidas

El administrador

Qu maneja el gerente integral? El gerente Integral maneja todos los recursos de la empresa: Recursos humanos Recursos fsicos productos Recursos financieros Recursos tecnolgicos Tiempo Personas Planta, equipo, Dinero Tecnologas

Elementos de operacin
Los elementos externos que afectan a las operaciones se dividen en: Econmicos Tecnolgicos Sociales Polticos Eticos

Funciones Administrativas por Nivel Organizacional

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUA ORGANIZACIONAL

Habilidad tcnica: posesin de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicacin de mtodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y tcnicas especficas.

Funciones Administrativas por Nivel Organizacional

Habilidad humana: capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creacin de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

Funciones Administrativas por Nivel Organizacional

Habilidad de conceptualizacin: capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos ms significativos de una situacin y comprender las relaciones entre ellos.

Funciones Administrativas por Nivel Organizacional

Alta direccin: Habilidades de conceptualizacin y diseo. Mandos Medios: Habilidades humanas. Supervisores: Habilidades tcnicas.

Factores de xito en las empresas del siglo XXI

Tecnologa de la informacin Internet: E-business, Ecommerce. Globalizacin: Productos de clase mundial. Productividad, eficacia y eficiencia:

Productividad = productos (tiempo y calidad) insumos

Factores de xito en las empresas del siglo XXI

Eficacia: cumplimiento de objetivos. Eficiencia: logro de metas con la menor cantidad de recursos. Para ser productivo, un administrador necesita establecer claramente sus metas y objetivos.

Administracin: Ciencia o Arte?

Como las otras ciencias, la administracin es un arte. Los conocimientos organizados en los que se basa la prctica son una ciencia y la prctica en si misma la convierten en arte.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION
EL PROCESO ADMNISTRATIVO

1. Introduccin Definicin:

La estructura de una organizacin puede definirse como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinacin de las mismas. Para estructurar una empresa hay que:

Conocer la divisin del trabajo que predomina. Analizar como se coordinan las diferentes tareas.

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ORGANIGRAMA EJECUTIVO DE LA EMPRESA MAISON

NIVELES ADMINISTRATIVOS

Gerentes de Primera Lnea

Gerente Primera Lnea

Supervisor A

Supervisor B

Supervisor B

Las personas responsables del trabajo de las dems, que ocupan el nivel ms bajo de una organizacin, se llaman gerentes de primera lnea o primer nivel. Los gerentes de primera lnea dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes.

Niveles de Administracin
Gerentes Medios
Dirigen las actividades de gerentes de niveles ms bajos y, en ocasiones, las de empleados de operaciones. Gerente Medio

Gerente Primera Lnea

Gerente Primera Lnea

Gerente Primera Lnea

Supervis or A

Supervis or B

Supervis orC

Alta Gerencia: Compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequea y es la responsable de administrar toda la organizacin. Alta Gerencia

Niveles de Administraci n

Gerente Medio

Gerente Medio

Gerente Medio

Gerente Primera Lnea

Gerente Primera Lnea

Gerente Primera Lnea

Supervis or A

Supervis or B

Supervis orC

NIVELES ORGANIZACIONALES
Gerenciar Nivel Estratgico

Nivel Ejecutivo

Administrar

Gestionar

Nivel Operativo

Administrar = Gestionar = Gerenciar

Formas de estructura:

Lineal Funcional Lnea staff Matricial Por proyectos Libres de forma

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Las formas de estructuras

Se agrupan a las unidades organizativas, segn:

Las Funciones Las Zonas geogrficas El Producto El Cliente El Tiempo La Operacin a desarrollar Si hay una lnea de mando varas Se acepten especialista no en la organizacin

Varan segn:

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Qu hay en una organizacin?:

Personas Grupos de trabajo Grupos formales Grupos informales Grupos ad hoc

Flujos de trabajo Flujos de informacin Flujos de decisiones Flujos de control Flujos de autoridad Procesos decisin ad hoc

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Que es un organigrama?
El organigrama de una organizacin, tambin llamado carta o grfica de organizacin, consiste en una representacin grfica de las relaciones jerrquicas existentes entre los departamentos, unidades de negocio o personas que integran la organizacin.

Qu cosas no estn recogidas en un organigrama?:

Las actividades que se llevan a cabo en una organizacin Las decisiones que se toman en la misma Las relaciones que se establecen entre personas y grupos

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Organizar es complejo porque hay que tener en cuenta:

Divisin del trabajo Autoridad Responsabilidad Disciplina Unidad de mando Unidad de direccin Centralizacin Cadena escalar

Remuneracin personal Estabilidad personal Orden Equidad Iniciativa Espritu de equipo

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2. Organizacin formal e informal: Definicin

Organizacin formal estructura planificada de forma deliberada de los papeles a desempear por las personas en una organizacin. En la organizacin informal las personas buscan ser aceptadas, sentirse solidarias con otras, proteccin, ser escuchadas. Los componentes comparten objetivos, valores, filosofas, tienen sentido de pertenencia al grupo y desarrollan sus normas de funcionamiento, sus premios y sus castigos.
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Autoridad dentro de la Organizacin:

Autoridad formal est establecida y oficialmente reconocida en el organigrama, en descripciones puestos de trabajo y en manuales de organizacin.

Autoridad informal

se reconoce a las personas y los grupos y que suelen ser conducidas por un lder.

Entre Ambas hay que lograr armona

para lograr los objetivos de la organizacin.

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La Organizacin Formal se compone de:

Actividades

requeridas para el desarrollo del trabajo. derivadas de la divisin del trabajo y de la necesidad de coordinacin e interdependencia para llegar al resultado deseado.

Interacciones entre individuos

Motivos que inducen a las personas a trabajar:

prestigio, deseo de formar parte de empresa de reputacin, etc.

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La organizacin Informal se compone de:

Actividades Espontneas no exigidas por el desarrollo del trabajo. Interaccin entre individuos Derivadas de los contactos sociales entre personas. Sentimientos y actitudes que surgen en el trabajo: Simpata, antipata, aprobacin, crtica, amistad, inters.

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3. Diseos organizativos
3. 1. El diseo de estructuras clsico 3. 1. 1. La estructura jerrquica pura lineal 3. 1. 2. La estructura funcional 3. 1. 3. La estructura mixta, lneastaff consultiva 3. 2. Diseos organizativos modernos 3. 2. 1. La estructura matricial 3. 2. 2. Diseos por proyecto 3. 2. 3. Diseos libres de forma
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3. 1. 1. La estructura jerrquica pura lineal

A

J
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3. 1. 1. La estructura jerrquica pura lineal

Caractersticas:

Cada persona recibe ordenes de un solo jefe. Prevalece el principio de jerarqua y de subordinacin absoluta a su inmediato superior.
Sobrecarga a personas con deberes y responsabilidad Excesiva rigidez que no permite que se implanten las ventajas de la 44 especializacin

Inconvenientes:

3. 1. 2. La estructura funcional
Director General

Produccin

Ventas

Financiacin

Personal

Fabrica 1

Fabrica 2

Fabrica 3

Produccin

Personal

Ventas

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3. 1. 2. La estructura funcional

Caractersticas: Se basa en la idea de F. W. Taylor segn la cual la mayor productividad de un obrero se alcanza rompiendo la unidad de mando. Se proporciona autoridad a los especialistas en las tareas que son de su especialidad, haciendo ms fluida la estructura. Subordinado recibe ordenes, asistencia e instrucciones de varios jefes, cada uno de los cuales desarrolla una funcin particular.
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3. 1. 2. La estructura funcional

Inconvenientes:

Se sacrifica el principio de la unidad de mando dando lugar a:

Posibles conflictos de competencias Dificultad para atribuir potestad de decisin Retrasos en la accin debido al fraccionamiento de control y responsabilidades

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3. 1. 3. La estructura mixta, lnea-staff consultiva

Director General Asesor Jurdico D. Financiero D. Comercial D. Produccin D. Informtica D. RR. HH.

Mtodos y t. Fbrica 1 Fbrica 2 Fbrica 3

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3. 1. 3. La estructura mixta, lnea-staff consultiva

Caractersticas:

Se basa en la idea de Hery Fayol quien sugiri la incorporacin de estados mayores compuestos de asesores especialistas, preservando la unidad de mando. No se proporciona autoridad a los especialistas para dar ordenes a nadie de lnea. Subordinado recibe ordenes, asistencia e instrucciones de un solo jefe, que toma decisiones tras escuchar las opiniones de los asesores especialistas.
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3. 2. 1. La estructura matricial
D. General

D. Produccin

D. Ventas

D. Financiero

D. Compras

Jefe Producto 1

Jefe Producto 2

Jefe Producto 3

Jefe Producto 4

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3. 2. 1. La estructura matricial Caractersticas:

Solucin de compromiso entre estructura departamental, funcional y por producto. Necesidad de objetivos precisos: roles claros, equilibrio de poder, prioridad a los conocimientos y a la informacin, gerentes experimentados y con liderazgo. Necesidad de definir controles respecto a costes, tiempo, calidad y resultado. Necesidad de recompensas adecuadas.

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3. 2. 1. La estructura matricial Inconvenientes:

Conflictos entre gerentes funcionales y de producto cuando tienen recursos limitados. Ambigedad de roles que ocasiona estrs. Falta de equilibro entre autoridad y poder entre los directivos funcionales y los de producto. Incremento de costes de administracin al tener que dejar las cosas claras por escrito. Necesidad de reunirse a menudo.

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3. 2. 2. Diseos por proyecto

D. General

D. Proyecto 1 D. Proyecto 2 D. Proyecto 3 D. Proyecto 4

Diseo

Ingeniera
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3. 2. 2. Diseos por proyecto Caractersticas:

Utilizado por organizaciones muy tcnicas que requieren planificacin, investigacin y coordinacin. Son proyectos ad hoc Los componentes pueden estar formando parte de varios proyectos al mismo tiempo.
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3. 2. 3. Diseos de libre forma Caractersticas:

Tambin llamados naturalistas u orgnicos. La organizacin debe facilitar el cambio por lo que no se permite que la estructura interna de la empresa se petrifique. La estructura se adapta a las necesidades del momento y de la situacin. Requieren labor en equipo, autocontrol, iniciativa, juicio independiente, comunicacin abierta, sensibilidad, gente joven de espritu y dinmica.

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Nuestra imagen paradigmtica de organizacin.

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EL EXITO
EL XITO ES UNA OPCION !PREPARATE PARA TOMARLA!