Gestin de Proyectos

Sesin 12 Oficina de Proyecto

Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda
Caso: AtekPC Project Management Office Implementacin de la oficina de proyectos Misin y objetivos Alcance Factores crticos de xito El plan Aseguramiento de la calidad

AtekPC Project Management Office

Gestin del cambio

Implementacin de la oficina de proyectos

Encuesta para determinar cuan bien HPC apoya la gestin del proyecto 65% del staff contest la encuesta Los resultados identificaron reas especficas donde la cultura era dbil:
El portafolio de proyectos no tiene una visin holstica Falta de conocimiento o acceso en usar nuevamente trabajos previos No existe acercamiento a proyectos complejos Falta de cultura de proyecto

Implementacin de la oficina de proyectos

No es constante las habilidades de la gestin de proyectos Pobre alcance de definicin, validacin y manejo Mala identificacin de riesgos Falta de patrocinio Demoras en los cierres de proyectos Los resultados indicaban que HP necesitaba una infraestructura efectiva para su gente, procesos y herramientas para una oficina de proyectos.

Misin y objetivos
Las persona que nunca trabajaron en un proyecto presentan dificultades para entender como lograr el xito de un proceso, la organizacin debe apoyar la gestin de proyectos. Tomar casi 6 semanas el obtener un acuerdo con la gerencia del equipo en entender la razn del proyecto.
Brucero, explic a la gerencia que la oficina de proyectos aporta valor a los miembros del equipo a travs de mentores, consultores, capacitaciones, capital intelectual estructurado y herramientas para ser ms efectivo.

Misin y objetivos
La oficina de proyectos tambin adiciona valor al HPC entregando cultura, herramientas reusables y tcnicas, documentos y soporte metodolgico, reconocimiento global, mejoras de rentabilidad y soporte de calidad. Se presenta y nombra el caso como Gestin del pensamiento Dicho caso presenta beneficios tangibles que pueden se alcanzados en un corto tiempo. El contenido de la presentacin trat de explicar el valor del PMO en la organizacin, costo, flexibilidad, y obstculos creativos.

Misin y objetivos
La clave de xito es el apoyo de la gestin de proyectos. El propone empezar con un Documento de gestin del sistema de grupos (DMS) Considerando el personal del PMO l propone 2 alternativas:
Servir en un apoyo simple y facilitar el rol, el PMO solo necesitara 3 o 4 personas Tener un rol central en guiar el proyecto de esfuerzos de la organizacin, el PMO necesitara una docena de personas.

Misin y objetivos
Visibilidad y accesibilidad de este grupo de personas. Las ventajas fueron que toda persona debe ver donde la oficina de proyecto se encontraba e identificar donde ir se requeran de sus servicios. Finalmente, Brucero logr el acuerdo con la gerencia acerca de la misin y objetivos del proyecto.

Misin y objetivos
Brucero describi sus objetivos siguientes: Liber a los consultores de HP de actividades estndar. Entreg aseguramiento de calidad dentro del proyecto de entrega de procesos Cultiv la idea de compartir el conocimiento Ser la cara en todos las iniciativas de la gestin de proyectos

Propuesta de implementacin del PMO

Identificar al patrocinador

Valorizacin de la conducta

Determinar funciones y RRHH

Preparar el plan de comunicacin

Obtener fondos y RRHH

Conducta de prueba piloto

Presentacin

Preparar el plan y el presupuesto

Alcance
Las oficinas de proyectos incluan manejo de archivo de proyectos, desarrollo del soporte, minutos de las reuniones, distribucin de documentacin, gestin del tiempo laboral y apoyo al gerente del proyecto. Reuniones del PMO, los participantes definen sus responsabilidades. Fuera del alcance, esta oficina no debe absorber problemas u otras dificultades.

Factores crticos de xito

Patrocinio de la alta gerencia Equipo gerencial local involucrado y medido a travs de parmetros definidos del negocio Cambios en el sistema de medidas debe ser sistemtico Adoptar un sistema de recompensas e incentivos del sistema Desarrollo de la capacidad de los patrocinadores

Prcticas de Gestin del Cambio

Establecimiento del sentido de urgencia Creacin de un equipo de lderes Creacin de una visin Comunicacin de la visin Empoderamiento del personal Generacin resultados a corto plazo Consolidacin de resultados y produccin de ms cambio Institucionalizacin de los cambios
Fuente: Kotter (2007)

El Plan

El plan
1. 2. 3. 4. Implementacin y presentacin Operatividad Funcionabilidad Mejora continua

1. Implementacin y presentacin
El gerente del proyecto sabe que iniciar un proyecto es duro. Se deben crear las bases de la infraestructura, para ello se define los roles y responsabilidades con objetivos claros para todos los miembros del equipo. El compartir la visin del proyecto entre los miembros del equipo logro que cada uno de ellos lo tome como una meta personal, consiguiendo que se identifiquen con los principales objetivos.

1. Implementacin y presentacin
Brucero escucho siempre ideas y sugerencias Plane las contingencias Alab el buen desempeo del equipo Comunic a tiempo las malas noticias Nunca deleg decisiones difciles Siempre mantuvo la comunicacin abierta Soluciono problemas en todo momento Si detectaba fallas, comunicaba y correga.

2. Operatividad
Se inicia cuando el equipo de completa y todos los servicios del PMO estn definidos, establecidos y distribuidos. Establecer las mediciones de xito del PMO Priorizar objetivos Base de datos

3. Funcionabilidad
Se busca la automatizacin de todas las actividades Mediciones de logros definidos y asignados por responsabilidad, automatizan e implementan tareas, modelos en funcin de ser usados.

4. Mejora continua
Se cre un sistema de aseguramiento de calidad Actualizaron herramientas de software acorde a las necesidades de los usuarios del PMO y ase afinaron las medidas de xito.

Gestin del cambio

Aseguramiento de la calidad
Procesos: Plan: Proceso de entregables del proyecto Hacer: Liberar actividades a la gestin de proyectos Revisar: El aseguramiento de la calidad Actuar: Compartir conocimiento y mejora continua

Anlisis de interesados
Quines son los interesados? Cules son sus expectativas? Cmo el proyecto o producto afecta a los interesados? Qu informacin necesitan los interesados?

Matriz de poder/inters de los interesados

Alto

Mantener satisfecho

B A

Gestionar atentamente

H
C

Poder

G
Monitorear (esfuerzo mnimo)
Bajo

Mantener informado

D
Inters

E
Alto

Bajo

Soporte y patrocinio
El programa de PMO acta como facilitador, promotor, direccin, motivador y optimizador entre los interesados.
Explicar y validar la misin del PMO y sus objetivos peridicos Mantener la gestin en todo momento Usar una presentacin de venta del PMO Mostrar pequeos entregables rpidamente Mostar pasin, persistencia y paciencia Ofrecer todo tipo de servicios

Rol del patrocinador

Ellos empujan al resto de la organizacin en usar los servicios del PMO y tambin lo usan de ejemplo. Igualmente el gerente del PMO asiste a las reuniones para informarles del estatus de la implementacin y resolver cualquier dificultad o problema.

Valor agregado
Los patrocinadores apoyan cuando claramente entienden como el PMO aporta valor. La Organizacin Los servicios Sistema gerencial de documentos Herramientas y mtodos Calidad del proyecto Consultora de la gestin del proyecto

Consultora de la gestin del proyecto

PM mentor PM coaching PM capacitar habilidades PM forums PM noticias Capacitacin de patrocinadores

Evolucin del PMO

Estructura y visibilidad

Habilidades de la oficina de proyectos

xito de la oficina de proyectos: Claves de xito

Procesos comunes, medidas y mtodos

Herramientas y sistemas

Estimado del proyecto, presupuesto y reportes

Evolucin del PMO

El PMO consolida todas las actividades de soporte del proyecto que han tenido lugar en diferentes compaas o departamentos. La gestin del PMO es asegurar los procesos, prcticas, capacidades, herramientas y sistemas estn en el lugar apoyando el proyecto de negocios y establecer los fundamentos de mejora del nivel de la organizacin.

Responsabilidades del PMO geogrfico

Se refiere al manejo del portafolio del proyecto. Est encargado en revisar los reportes del portafolio y proveer gestin de negocios con recomendaciones. El PMO geogrfico es medido y contabilizado con lo planeado versus el margen neto del portafolio del proyecto. Tiene el rol de patrocinar el proyecto y proveer ofertas de apoyo como reunir referencias de clientes, generar sugerencias, manejo de ofertas.

Responsabilidades del PMO global

Revisa el reporte del portafolio de proyectos a un nivel global, generando gestin de negocio con recomendaciones y como seguirlas, y anlisis de conductas globales para determinar buenas prcticas Con esto se busca oportunidades internacionales y proyectos durante las fases, revisiones y recomendaciones, apoyo de recursos, etc.

Cambios logrados
HP tiene un PMO global, su primer ao est enfocado al desarrollo de habilidades de la gestin del proyecto y la cultura del patrocinio dentro de la organizacin. La alta gerencia comprende el concepto y necesidades del patrocinio y que todos los departamentos deben trabajar unidos, discutiendo decisiones globales antes de realizarlas.

Lecciones aprendidas
Apoyo de la alta gerencia Anlisis de los interesados Comunicacin Todo PMO necesita tiempo de formacin, avance y desarrollo Priorizar Demostrar que el PMO genera valor

Resumen
Se realiz una encuesta del servicio del PMO
Mayores ofertas son generadas con mayor rapidez Revisiones de calidad apoyan la gestin de proyectos y los supervisores detectaron las desviaciones del mismo El proyecto de revisin rpida es de mucha ayuda para compartir el xito o fallas de un proyecto; apoyando al aprendizaje La metodologa de uso creci al 85% Los gerentes del proyecto se sintieron apoyados y asesorados por el PMO

Aseguramiento de la calidad