Metodologia para Organizao de Massas Documentais Acumuladas Mdulo 5

Mtodos de Interveno X Arquivstica Espontnea (as prticas como resultado das prticas)

Instrumentos
Diagnstico da Situao Arquivstica (levantamento das necessidades)
Projeto de Trabalho

Diagnstico

Processo identificao dos problemas de uma situao;

Produto informaes a partir das quais so estabelecidas as metas de ao (projeto de trabalho).

Diagnstico da Situao Arquivstica Objetivos

1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observao da realidade e dos documentos;
2. Formular hipteses que expliquem a origem dos problemas levantados e suas possveis solues; 3. Levantar dados, de acordo com mtodos previamente delineados, com eficcia comprovada; 4. Chegar a concluses e a novas proposies, a partir do exame dos dados levantados em confronto com as hipteses e o conhecimento j estabelecido.

Diagnstico da Situao Arquivstica

1. Viso Maximalista 2. Viso Minimalista

Diagnstico da Situao Arquivstica Viso Maximalista

Levantamento da situao arquivstica do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda, de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Justia Eleitoral Brasileira.

Diagnstico Viso Maximalista

Objetivo Principal:

Definir a poltica arquivstica; Elaborar estratgias de soluo dos problemas identificados; Justificar a necessidade de interveno planejada.

Diagnstico da Situao Arquivstica Viso Minimalista

observao dos problemas arquivsticos das organizaes; elaborao dos instrumentos arquivsticos necessrios soluo dos problemas identificados; elaborao de projeto de trabalho.

Objetivos da Interveno

Conhecimento Arquivstico

+
=
Soluo

Conhecimento Adquirido (diagnstico)

Identificao do Fundo

uma identidade jurdica: o criador de documentos deve

possuir sua prpria denominao legal e ter uma existncia jurdica prpria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.);

um mandato oficial: o criador de documentos deve ter um

mandato claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurdico ou regulamentar;

uma posio hierrquica definida: o local ocupado pelo

criador dos documentos na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relaes com outros nveis superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;

Identificao do Fundo

um vasto grau de autonomia: o criador de

documentos deve possuir um rgo executivo que tenha o poder de tomar decises independentes, de acordo com o seu nvel hierrquico. Esse ponto deve se refletir em uma legislao. Para ser considerado como independente, um organismo deve ter poder de controlar suas prprias finanas e seu oramento;

estrutura: o criador dos documentos deve possuir uma

estrutura organizacional interna oficial;

sistema de gesto dos documentos: o criador dos

documentos deve possuir um sistema de gesto de documentos independente.

Diagnstico da Situao Arquivstica Fases

1 Histria da Organizao;
2 Levantamento do Acervo.

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 1 Histria da Organizao

1 Objetivo Entender quem o sujeito acumulador, sua histria, sua trajetria e a relao que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos. Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos produzidos e recebidos 2 Dados necessrios criao; misso; funes; estrutura; vinculao hierrquica; evoluo poltico-administrativa; atividades; rotinas.

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 1 Histria da Organizao

3 Fontes
Documentos de constituio decreto de criao; contrato social; estatuto; regimento. Documentos de Direo plano de ao; organograma; relatrio de atividades; atos normativos (instrues, portarias etc.) relatrios gerenciais manuais de procedimentos;
Documentos de Reunio ata de reunio memria de reunio resolues

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 1 Histria da Organizao

3 Fontes Outros Documentos e Fontes pginas web entrevistas livros comemorativos 4 Mtodos pesquisa bibliogrfica (legislao e literatura em geral) observao direta entrevistas diretivas e no-diretivas anlise qualitativa dos dados

Trajetria da Instituio

criao da organizao instrumento legal de criao e data e

denominaes;

misso da organizao o objetivo principal ou a finalidade.

Registrar as alteraes quando existirem;

vinculaes administrativas e polticas localizar a

organizao dentro de uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relao existente, inclusive a poltica;

estrutura organizacional a forma de estruturao da

organizao no tempo. Reproduo ou elaborao dos organogramas com as atribuies das respectivas unidades organizacionais e possveis alteraes. Criao e extino das unidades organizacionais e de suas denominaes;

Trajetria da Instituio

funes da organizao; principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas; contexto em que se insere a organizao o contexto poltico-administrativo, social e econmico, no limite dos objetivos estabelecidos para a pesquisa; extino da organizao (se for o caso) data e instrumento legal, as razes da extino (reforma administrativa, extino das funes etc.).

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 1 Histria da Organizao 5 Produtos

A - texto descritivo sobre o sujeito acumulador:
A organizao em toda sua dimenso histrica: criao, extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas. A organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, atividades e os procedimentos formais e informais.

B - evoluo da estrutura organizacional.

O diagnstico como Pesquisa

Preparao da Pesquisa

Especificao de objetivos; Delimitao da pesquisa; Constituio de equipe de trabalho; Levantamento de recursos e cronograma.

Fases da Pesquisa

Seleo dos mtodos e tcnicas; Organizao do instrumental de pesquisa; Teste de instrumentos e procedimentos.

O diagnstico como Pesquisa

Execuo da Pesquisa

Coleta de dados; Elaborao dos dados (sistematizao, tabulao etc.); Anlise e interpretao dos dados; Representao dos dados: tabelas, quadros e grficos; Concluses.

Relatrio

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 2 Levantamento do Acervo

1. Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente; 2. As tipologias documentais; 3. Os contedos informacionais genricos, expressos de modo sinttico e hierrquico; 4. As unidades fsicas de arquivamento movelaria e as embalagens utilizadas; 5. As condies de conservao dos documentos; 6. O modo original de organizao classificao, avaliao e descrio mesmo se emprico e baseado no senso comum;

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 2 Levantamento do Acervo

7. A forma de transferncia dos documentos para o depsito;
8. Mapeamento dos locais de guarda dos documentos; 9. Os equipamentos existentes; 10. As condies do depsito (capacidade, rea, condies fsicas etc.); 11. A existncia de documentos no-orgnicos; 12. A existncia de material estranho ao acervo (equipamentos inservveis, mobilirio etc.).

Diagnstico da Situao Arquivstica Fase 2 Levantamento do Acervo

13. A existncia e o modo de uso de tecnologias da informao;

14. Os perodos de acumulao da documentao.

Quantidades: Por que?

Equipe necessria; Tempo necessrio; Espao necessrio (processamento e guarda); Material necessrio.

suportes documentais
Suportes
Papel Negativo fotogrfico Planta Fita de vdeo Fotografia (ampliao)

Quantificao
Metro linear

Unidade de medida
Unidade (fotograma) Unidade Unidade Unidade e tamanho

Microfilme
Disquete Filme cinematogrfico Fita cassete Mapa Disco de vinil CD Cartaz

Unidade e especificao (rolo)

Unidade e capacidade Unidade e especificao (rolo) Unidade Unidade Unidade e especificao Unidade e capacidade Unidade

Negativo Fotogrfico

Tabela de Converso de Unidades de Medida de Arquivo Converso de

Metros lineares
Metros lineares

Em
Quilogramas
Metros cbicos

Multiplicar por
35 a 80 (50)
0,06 a 0,12 (0,08)

Quilogramas Quilogramas Toneladas Metros cbicos Toneladas

Metros lineares Metros cbicos Metros cbicos Metros lineares Metros lineares

0,01 a 0,04 (0,025) 0,0008 a 0,003 (0,0016) 0,08 a 3 (1,6) 8 a 16 (12) 10 a 40 (25)

Metros cbicos
Fonte: Arquivo Nacional, 1985.

Quilogramas

400 a 800 (600)

Tipologia Documental Vantagens

Ponto de encontro entre o documento e a funo que lhe d a existncia;

Indica a presena de uma atividade; nico vestgio da existncia de uma organizao; Classificao; Descrio;

Tipologia Documental Vantagens

No servio aos usurios; Avaliao.

Tipologia Documental Frmula

Espcie
+ Funo (locuo adjetiva) Preposio + nome (substantivo)

Ofcio de convite para ministrar palestra em evento

Espcie Documental

Funo (locuo adjetiva)

Levantamento do Acervo

Localizao do Acervo Documental

40% 60%

setores de trabalho

massas documentais

Levantamento do Acervo
Composio do depsito por tipo de documento
23%

46,00% 8%

dossis extra-caixa processos de compra dossis de cursos

13,00%

10,00%

dossis funcionais outros tipos

Levantamento do Acervo

Levantamento do Acervo

Disposio dos Documentos no Depsito

Levantamento do Acervo

Projeto de Trabalho
instrumento de planejamento das atividades, concebido como decorrncia dos problemas diagnosticados; o projeto soma o conhecimento produzido com a experincia terica e prtica particular do profissional; define as providncias a serem tomadas, dentro de um quadro terico e das constataes feitas no diagnstico; descreve passo a passo o que vai se fazer. Indica o elenco das metas especficas, dentro dos objetivos gerais;

define estratgias de combate, rene as armas, os soldados e estabelece o territrio e as tticas de guerra.

Projeto de Trabalho Estrutura Introduo onde o autor revela a sua concepo terica sobre os problemas arquivsticos, sintetiza a proposta, delimita o problema e fundamenta as bases tericas de sua metodologia de trabalho;

Justificativa onde so descritos os principais problemas encontrados (diagnstico);

Objetivos onde so relacionadas as questes principais e secundrias a serem resolvidas;

Projeto de Trabalho Estrutura Metodologia onde so indicadas: A classificao intelectual e ordenao fsica, a avaliao e a descrio; O sistema de codificao e as estratgias de trabalho prtico; As indicaes sobre as instalaes, mobilirio e embalagens; O cronograma e o modo de execuo das atividades propostas.

Projeto de Trabalho Estrutura Equipe de trabalho onde ser informada a constituio da equipe de trabalho. Cronograma;

Custos.

Projeto de Trabalho Estrutura Produtos Finais: A completa organizao intelectual e fsica dos arquivos; A criao de um arquivo intermedirio; A definio da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser considerada de valor permanente; A produo de instrumento de pesquisa; A produo de normas de funcionamento do sistema implantado;

Projeto de Trabalho Estrutura Produtos Finais: A criao dos parmetros de uma nova cultura de tratamento das informaes e dos documentos, por intermdio do exemplo e de treinamentos; As indicaes sobre o material de acondicionamento e armazenamento dos documentos, bem como as caractersticas do depsito de arquivamento intermedirio.

Projeto de Trabalho Exemplo

1 Introduo 2 Diagnstico da Situao Arquivstica 3 Gesto de Documentos 3.1 Plano de Classificao 3.2 Tabela de Temporalidade 3.3 O Sistema de Registro e Controle (Protocolo) 4 A produo documental 5 Entrada e Registro de Documentos 6 Tramitao de Documentos 7 Arquivamento 8 Transferncia de Documentos ao Arquivo Intermedirio 9 Depsito de Arquivamento Intermedirio e Permanente 10 O Arquivo Permanente 11 Treinamento 12 Plano de Trabalho 13 Consideraes Finais 14 Referncias bibliogrficas