MANUAL DE PROCEDIMENTOS REDE DE BIBLIOTECAS DO CONCELHO DE ALJUSTREL

ndice

Introduo.......................................................................................................... 3 1. Seleco / Aquisio do Fundo Documental.....................................................3 2. Procedimentos para o tratamento tcnico.......................................................4 2.1. Entrada do Documento.............................................................................4 2.2. Registo......................................................................................................4 2.2.1. Registo de monografias, obras de referncia e materiais no livro......4 2.2.2. Registo de publicaes peridicas ......................................................5 2.3. Carimbagem.............................................................................................5 2.3.1. Documentos impressos: monografias..................................................6 2.3.2. Documentos impressos: publicaes peridicas e outros....................6 2.3.3. Documentos no impressos: CDs, CD-Roms, DVD, DVDRoms, VHS e outros........................................................................................................... 7 2.4. Descrio Bibliogrfica: Catalogao, classificao, indexao.................7 2.4.1. Catalogao........................................................................................7 2.4.2. Encabeamentos / Cabealhos.........................................................11 2.4.3. Controle de Autoridade.....................................................................12 2.4.4. Classificao e Indexao.................................................................12 Cotao.........................................................................................................14 Arrumao.....................................................................................................15 3. Difuso da Informao..................................................................................16 Emprstimo................................................................................................... 17

Introduo

A constituio da Rede de Bibliotecas de Aljustrel, integrando a Biblioteca Municipal de Aljustrel e as Bibliotecas Escolares (BE) do Agrupamento de Escolas de Aljustrel, determinou a elaborao do presente Manual de Procedimentos comum, facilitador da uniformizao de procedimentos e servios, da constituio de um catlogo concelhio e da partilha de bases de dados bibliogrficos.

Manual

de

Procedimentos

um

instrumento

norteador

de

funcionamento das bibliotecas da RBA, facilitador de procedimentos que permitam uma melhor qualidade de resposta aos utilizadores, contendo os princpios, normas, directrizes e procedimentos operacionais a observar no tratamento tcnico do fundo documental. Constitui-se, nesta medida, como um documento em aberto e em reestruturao conforme as necessidades de reviso ou actualizao das medidas tcnicas nas suas vrias componentes. O circuito documental que integra o tratamento tcnico dos documentos que constituem o acervo das bibliotecas , no presente documento, agrupado em trs itens: 1. Seleco / Aquisio do Fundo Documental 2. Procedimento para o tratamento tcnico 3. Difuso da Informao

1. Seleco / Aquisio do Fundo Documental

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A poltica de seleco e aquisio do fundo documental ser contemplada num documento conjunto de Poltica de Constituio e Desenvolvimento da Coleco que, no respeito pelas especificidades de cada biblioteca, das suas misses e objectivos, estabelecer um quadro referencial que defina as prioridades de desenvolvimento das coleces numa base de complementaridade e de gesto cooperativa e uso partilhado da documentao. A formalizao do documento dever ocorrer subsequentemente constituio da RBA e, devendo ser actualizado periodicamente em funo das necessidades dos utilizadores.

2. Procedimentos para o tratamento tcnico

2.1. Entrada do Documento
Quando um documento d entrada na Biblioteca por aquisio, oferta ou doao - e antes de se iniciar o tratamento tcnico, imperioso verificar o estado geral de conservao: se est completo e sem danos, se todas as pginas esto correctamente impressas, etc. No caso de documentos audiovisuais deve verificar-se a sua operacionalidade.

2.2. Registo
O registo uma operao administrativa que tem como objectivo a inventariao dos documentos que constituem o fundo documental. 2.2.1. Registo de monografias, obras de referncia e materiais no livro Os procedimentos de registos, independentemente da forma como so efectuados por cada uma das instituies (directamente no catlogo informtico, em Folha Excel, e/ou em Livro de Registo manual, ) devero contemplar os seguintes elementos: Nmero de registo; Data de entrada; Ttulo; Autor(es); Edio; Local de edio; Editora; Data de edio; Volume; Localizao (Sigla da biblioteca); Cota; e Notas.
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As Notas destinam-se a registar aspectos relevantes da situao do documento, nomeadamente: (i) abatido, no caso de documentos que se excluram do fundo documental por falta de actualidade ou inadequao ao fundo e a data do abate; (ii) extraviado, no caso de documentos desaparecidos, igualmente com indicao da data de constatao desse facto; (iii) depsito, caso estejam retirados por falta de espao ou pela sua raridade e valor; (iv) requisitados permanentemente para salas de aula ou outros espaos/departamentos; (v) meno de material acompanhante. Cada unidade fsica, mesmo que constituindo parte de um documento, dever ter um nmero de registo prprio (exemplos: numa obra em vrios volumes, cada um deles tem um nmero diferenciado; vrios exemplares da mesma obra, tm nmeros de registo diferentes; o material acompanhante no mesmo formato ou diferente _ livro, CD-ROM, Cd-udio, DVD _ tem um nmero de registo autnomo).

2.2.2. Registo de publicaes peridicas Nas publicaes peridicas, devido sua estrutura e efemeridade, o registo ser simplificado em folhas Kardex adaptadas para o efeito. No haver um nmero de registo, apenas se indicar o nmero/data da publicao. Cada folha corresponder a um ttulo e ficar arquivada, por ordem alfabtica, no Dossier de Registo dos Peridicos. Nas BE, os manuais escolares e outros materiais de apoio facilmente desactualizveis, dado o seu carcter igualmente efmero, devero ser registados num livro de registos especfico.

2.3. Carimbagem

O carimbo a marca identificadora da instituio. Devero existir dois carimbos diferentes com funes distintas: carimbo de pertena e carimbo de registo. No carimbo de registo deve constar o nome da instituio e conter espao para o n de registo e a cota do documento. O carimbo de pertena menciona apenas o nome da instituio. A carimbagem dever sempre ser feita tendo em ateno a salvaguarda da integridade da mancha grfica, das ilustraes e imagens. 2.3.1. Documentos impressos: monografias So carimbadas todas as obras com o carimbo de pertena da instituio. Esta carimbagem efectuada na pgina de rosto (primeira pgina do livro, onde consta o ttulo e autor, entre outra informao), numa das pginas do meio e tambm na ltima pgina impressa. O carimbo de registo apenas se coloca na pgina de rosto, no canto inferior direito. Nas obras com as folhas plastificadas, ou em material em que a tinta no adere, a carimbagem efectuada numa etiqueta autocolante, e colocada no local estabelecido para carimbar. 2.3.2. Documentos impressos: publicaes peridicas e outros So carimbadas apenas com o carimbo da instituio e da seguinte forma: 1. Revistas, na capa, na pgina do sumrio / ndice e no meio. 2. Jornais, na capa junto ao ttulo, nos suplementos, se estes existirem, no meio e na contra-capa. 3. Fotografias, postais, mapas, gravuras, cartazes e documentos similares, no verso da ilustrao.

2.3.3. Documentos no impressos: CDs, CD-Roms, DVD, DVDRoms, VHS e outros O carimbo aplica-se no prprio documento, grafando manualmente, com caneta de acetato, o nmero de registo e a cota. Na caixa e no prprio documento ser tambm colocada uma etiqueta com o nmero de registo e com a cota.

2.4. Descrio Bibliogrfica: Catalogao, classificao, indexao

Para que a localizao de documentos nas bibliotecas seja clere e eficiente trs tarefas complementares devem ser cuidadosamente realizadas: a catalogao, a classificao e a indexao. 2.4.1. Catalogao A definio comum de uma poltica de catalogao entre as vrias bibliotecas da rede imprescindvel para garantir coerncia e uniformizao dos dados do catlogo concelhio. A catalogao, enquanto instrumento de normalizao, deve estabelecer o nvel de descrio dos dados biogrficos associados aos documentos assim como a adaptao, BM e s BE, de um conjunto de regras e procedimentos decorrentes das normas internacionais e nacionais. A Catalogao implica a anlise do documento no sentido de extrair os elementos formais que o identificam (Regras Portuguesas de Catalogao, Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural, 1984) e compreende trs partes: a descrio bibliogrfica, pontos de acesso e dados de localizao. Tem como misso individualizar os documentos (de forma a que no sejam confundidos entre si) e a reunir os documentos pelas suas semelhanas, estabelecendo relaes entre si e, ainda, a permitir a localizao de um documento especfico numa determinada coleco.
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Em termos metodolgicos aconselha-se que, em caso de dvida, as bibliotecas aderentes utilizem as Regras Portuguesas de Catalogao, as diferentes ISBDS, o Manual UNIMARC e diversa informao tcnica que a Biblioteca Nacional tem publicado. A catalogao dos Fundos Documentais das bibliotecas da Rede efectuada em programa informtico especfico e normalizado (Porbase), de forma a reflectir um nvel de descrio intermdio e onde devem constar os seguintes elementos: Ttulo prprio. Ttulo prprio de outro autor : complemento de ttulo / 1 meno de responsabilidade, 2 ; outras menes de responsabilidade. Meno de edio. Local de edio: editor, data de edio. Designao especfica de material e extenso: outros pormenores fsicos. (Ttulo prprio da coleco; n dentro da coleco) Notas ISBN/ISSN Os elementos da descrio corpo da entrada so distribudos por zonas, possuindo cada uma determinada fonte, designadas como fontes principais de informao. Qualquer elemento retirado de outra fonte, que no a considerada principal, deve ser referenciado entre parnteses rectos [ ] ou dado em notas. Referem-se, de seguida, algumas especificaes respeitantes aos vrios fundos.

1. Fundo Adultos - Monografias (i) So referidas as autorias principais. No caso de ilustradores,

editores literrios, tradutores, prefaciadores, etc., devem indicar-se sempre que essa informao for considerada importante;
(ii) A meno de edio s deve ser usada para edies para alm

da primeira;

(iii) S em casos muito raros deve ser utilizado mais do que um local

de edio e editor. Aqui devemos salvaguardar o caso do livro antigo, do fundo local e reservados em que esta informao pode ser muito importante;
(iv) A referncia ilustrao s deve ser utilizada quando assumir

uma importncia relevante no conjunto do documento;

(v) A meno de coleco obrigatria; (vi) Em

caso

de

dvida

devem

ser

consultadas

as

Regras

Portuguesas de Catalogao ou as diferentes ISBD.

2.

Fundo Infanto-Juvenil (i) Alm das autorias principais devem ser sempre mencionados os ilustradores e tradutores; (ii) A meno de edio s deve ser usada para edies para alm da primeira; (iii) A referncia ilustrao obrigatria; (iv) A meno da coleco obrigatria.

3. Fundo udio

(i) Os ttulos de cada um dos volumes que compem o documento devem, se existentes, ser dados sempre que possvel em notas; (ii) A referncia s autorias deve ser exaustiva quanto a intrpretes e autores de trechos musicais e letras, assim como no caso da msica pop a indicao dos produtores. Outro tipo de responsabilidades pode excluir-se a no ser que essa informao se revele essencial; (iii) No caso da msica clssica, o autor do trecho, bem como os intrpretes (individuais ou grupos), bem assim os maestros e os solistas devem constituir autorias principais; (iv) A indicao geral da natureza do documento obrigatria; (v) A meno de edio s deve ser usada para edies para alm da primeira;
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(vi) A informao respeitante coleco obrigatria;

4. Fundo Vdeo (VHS/DVD)

(i) O ttulo original bem como a traduo so obrigatrios, quando conhecidos; (ii) Se um dado filme se basear numa obra literria ou outra, deve estabelecer-se a ligao entre o registo do vdeo e o da monografia, utilizando um dos campos de ligao do bloco 4 (entradas relacionadas) do UNIMARC; (iii) A referncia s autorias deve ser exaustiva quanto a realizadores, produtores, guionistas, intrpretes. Devem ser consideradas como autorias principais o realizador e o produtor. No caso dos documentrios cientficos os conselheiros tcnicos devem ser considerados autorias de segundo nvel; (iv) No caso dos documentrios e outros documentos de carcter informativo, e s nestes, a sinopse deve ser dada, sempre que possvel, em notas; (v) A meno de edio s deve ser usada para edies para alm da primeira; (vi) A informao respeitante coleco obrigatria; (vii) A indicao geral da natureza do documento obrigatria; (viii) A meno se legendado ou traduzido, assim como a faixa etria a que se destina, deve ser dada em notas
5. Recursos Electrnicos (CDR/DVD (enciclopdias) e Recursos de

Internet De acordo com a ISBD (ER) Recursos electrnicos so todos os materiais controlados por computador, o que inclui, p. ex, CDR, DVD, com software ou outra informao e recursos de Internet, sendo que, a principal distino entre estes recursos diz respeito ao mtodo de acesso: local ou remoto. Dada a especificidade deste tipo de recursos refere-se, de seguida, os aspectos da ISBD (ER), que devem ser considerados:
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(i) A indicao geral da natureza do documento obrigatria [Documento electrnico] (ii) A meno de responsabilidade est relacionada tambm com funes como as de designer, desenvolvimento de software e/ou produtos;
(iii)No caso de recursos que so actualizados frequentemente, a

referncia edio deve ser omitida e deve ser introduzida uma nota apropriada;
(iv)

Na designao e extenso de alguns tipos de materiais

sugere-se, por exemplo: multimdia interactivo; dados e programas, dados (2 ficheiros: 2 Mb) ou programas (1 ficheiro: 1 Mb); (v) Nos recursos com acesso local utilizam-se os seguintes elementos: a designao especfica de material (obrigatrio) e extenso e, tambm, as dimenses; (vi)
(vii)

Nas notas os requisitos do sistema so obrigatrios; O modo de acesso obrigatrio para recursos com acesso

remoto. Deve ser precedida pela designao Modo de acesso (Ex: Modo de acesso: World Wide Web. URL: http://www.sapo.pt

2.4.2. Encabeamentos / Cabealhos O encabeamento deve seguir, como base, as Regras Portuguesas de Catalogao. Para alm do que estas estipulam, deve-se ter em conta o seguinte:
(i) Nas obras onde a ilustrao assume uma importncia superior ao

texto, o encabeamento deve ser feito pelo ilustrador;

(ii) No caso da msica clssica, o encabeamento sempre o autor do

trecho/obra enquanto nos outros gneros musicais, o encabeamento deve ser o intrprete; (iii) Nos documentos vdeo (filmes, documentrios), o encabeamento deve ser o realizador;

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(iv) ttulo;

No caso dos documentos multimdia, o encabeamento

dever ser o produtor, caso seja identificado, se no, ser feito pelo (v) No caso de sites WEB ou outros recursos de Internet, o encabeamento dever ser o autor da informao se tal se encontrar explcito, at ao mximo de 5 autores. 2.4.3. Controle de Autoridade As autoridades, na medida em que constituem pontos de acesso a qualquer catlogo, constituem um dos aspectos mais relevantes para assegurar a qualidade do produto catalogrfico e devem ser mantidos de acordo com normas estabelecidas e feito sistematicamente o seu controlo. Independentemente da metodologia implementada pelo sistema de gesto biblioteconmica, deve verificar-se sistematicamente e com cuidado se uma dada autoridade j existe no sistema e s depois decidir sobre a criao de uma nova entrada. Assim, estabelecem-se alguns procedimentos para a criao de autoridades/autor:
(i) Sempre que for o caso, deve copiar-se o registo de autoridade j

existente (na PORBASE);

(ii) Ao criar-se uma nova autoridade deve determinar-se com

exactido o nome, excluindo o mais possvel abreviaturas e acrnimos. Deve recolher-se o mximo de informao possvel sobre o autor, tal como datas de nascimento e morte, funes desempenhadas quando tal se torne relevante para identificao inequvoca.

2.4.4. Classificao e Indexao Classificao e indexao so dois procedimentos indissociveis que derivam de uma anlise do contedo do documento. 1. Classificao

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A classificao fundamental no processo de gesto documental e informacional e pode definir-se como uma tarefa que consiste em agrupar a documentao / informao em classes hierrquicas. Esta tarefa permite recuperar os documentos pelo seu contedo, isto , pelos principais assuntos neles versados ou pelo gnero literrio a que pertencem. Para os documentos impressos (Monografias, Publicaes peridicas, etc.) deve utilizar-se a Classificao Decimal Universal (CDU) procedendose arrumao das espcies documentais por reas temticas e possibilitando a recuperao de informao por assunto. A CDU divide-se em 10 classes (de 0 a 9) que se subdividem segundo o princpio dos nmeros decimais. O grau de desenvolvimento e especificidade das notaes a utilizar deve respeitar as exigncias de cada biblioteca, tendo em conta o seu pblico particular, devendo para efeitos de recuperao pela CDU, utilizar-se sempre que necessrio a truncatura, de modo a poder englobar, se pretendido, todos os registos pertencentes a determinada classe ou subclasse. Os registos sonoros devero ser classificados com base na

Classificao de Registos Sonoros BDVP (bibliotecas e discotecas da cidade de Paris) e Tabela de Autoridades da CDU. Os registos audiovisuais so classificados com base na Tabela de Classificao da FIAF (Federao Internacional de Arquivo de Filmes) e Tabela de Autoridades da CDU. 2. Indexao A indexao a fase do tratamento documental mais importante das bibliotecas, visando sobretudo a recuperao da informao essencial por parte do utilizador. Segundo a designao dada pela Norma Portuguesa - NP3715,I.P.Q., Lisboa,1989 caracterizar Indexao a aco que consiste em descrever ou um documento relativamente ao seu contedo,
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representando esse contedo numa linguagem documental. Assim, devero seleccionar-se os conceitos a reter e escolher-se os descritores considerados apropriados para a recuperao da informao. Descritor o termo que se utiliza em indexao para representar um determinado conceito, por vezes, tambm considerado termo preferencial, conforme consta da NP4036 (1993). Sugere-se a utilizao da Tabela abreviada da CDU para retirar os descritores ou termos controlados necessrios ao preenchimento do catlogo de assuntos. Alternativamente, podem tambm ser utilizadas outras fontes de indexao, como por exemplo a Lista de Cabealhos de Assuntos para Bibliotecas, Thesauri, Manuais, Obras de referncia, etc. Quando se indexa um documento, at que se disponha de uma Base de Autoridades comum, deve procurar consultar-se sempre previamente o ndice de Assuntos do Catlogo Colectivo, de modo a seguir sempre que possvel a lista de cabealhos de assuntos j criados. Apesar de facilmente se poderem encontrar muitas palavras-chave para cada documento, o mais aconselhado ser extrair de cada obra apenas trs conceitos. Nos documentos no escritos (audiovisuais, visuais ou sonoros e objectos) nem sempre possvel analisar o registo na sua totalidade pelo que a indexao feita com base no ttulo ou resumo.

Cotao
Aps a classificao e catalogao dos documentos estes so cotados. A cotao a fase do tratamento documental em que a cada documento atribudo um cdigo que permite a sua arrumao nas estantes. Desta forma, a posterior localizao do documento por parte do utilizador mais fcil. No sentido de harmonizar procedimentos entre a BM e as BE, sero tidos em conta os seguintes: - as cotas so criadas a partir de um plano abreviado da CDU;
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-a cota alfanumrica formada pelos seguintes elementos: notao CDU (numrica) + componente alfabtica (3 primeiras letras); -a cada classe da tabela CDU corresponde uma cor diferente para mais fcil identificao e arrumao do documento; - a cota dos documentos dever ser constituda considerando as seguintes opes:
(i) Em geral: 1 linha: sigla da biblioteca; 2 linha: notao (CDU); 3

linha: 3 primeiras letras do apelido do autor1;

(ii)

Nas obras annimas ou com mais de trs autores: 1 linha:

sigla da biblioteca; 2linha: notao (CDU); 3 linha: 3 primeiras letras do ttulo;

(iii) No caso das obras em coleces, em que pela temtica tratada

interessa agrupar os ttulos de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabtica da cota formada pelas trs primeiras letras da coleco;
(iv) No caso do Material No Livro (DVD, CD-udio, CD-Rom, VHS,

): 1 linha: sigla da biblioteca; 2 linha: notao (FIAF/CDU ou BDVP/CDU); 3 linha: 3 primeiras letras do ttulo e o nmero de registo do documento para facilitar a sua localizao em depsito;
(v) Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no incio dos

ttulos no so tidos em conta para o efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir;
(vi)

A cota devidamente impressa (ou manuscrita) em etiqueta

prpria para esse fim e colada na lombada do documento, ao fundo, para permitir uma imediata visualizao sem ser necessrio retirar o documento da respectiva estante, possibilitando, tambm, uma mais fcil localizao e arrumao.

Arrumao
Em todas as bibliotecas da rede as estantes devem ter a indicao das grandes classes da CDU e, dentro delas, sero feitas as subdivises que se considerem necessrias.
1

Em obras com 2 ou 3 autores, a entrada feita pelo primeiro autor.

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sinalizao das

estantes/prateleiras

assume,

neste

sistema

de

arrumao, particular importncia, atendendo ao facto de os documentos serem disponibilizados em livre acesso. A colocao do fundo documental nas estantes obedece ainda ao seguinte critrio: de cima para baixo e da esquerda para a direita. Os documentos so arrumados com base na cota (utilizando a notao CDU e/ou a notao FIAF/BDVP), devero estar dispostos por assunto e, dentro deste, por ordem alfabtica do apelido do autor. Na ausncia de autor, os documentos so arrumados alfabeticamente pelo ttulo; Por razes de segurana/preveno do material no livro, e face ausncia de sistemas anti-furto, dever ser implementada como soluo de recurso a estratgia de expor ao pblico, para livre manuseamento, os invlucros desses documentos, reservando-se os mesmos do acesso directo.

3. Difuso da Informao
Terminado o tratamento tcnico documental fundamental proceder distribuio da informao aos utilizadores, reais ou potenciais, dando a conhecer o Fundo Documental e os novos documentos que o integram. A consulta no local, a circulao dos documentos e a difuso no exterior (por emprstimo) constituem as principais formas de difuso. importante dar a conhecer a existncia de novos documentos atravs da disponibilizao permanente do Catlogo actualizado, primeira forma de difuso da informao. Outras formas de difuso da informao: - Portal da RBA; - Expositores de novidades no interior das Bibliotecas; - Expositores informativos externos;
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- Exposies bibliogrficas - Impresso de bibliografias temticas; - Disponibilizao de informao multimdia (Blogues, Stios WWW, Plataformas LMS,) ; - .

Emprstimo
Todos os documentos existentes nas bibliotecas, com excepo de obras de referncia, peridicos, obras raras ou antigas, podem ser objecto de emprstimo. O emprstimo pode revestir as seguintes modalidades: (i) Emprstimo domicilirio de qualquer documento; (ii) Emprstimo para apoio em sala de aula; (iii) Emprstimo inter-bibliotecas (com regulamento prprio comum) De todos os documentos emprestados elaborado registo, usando para o efeito o mdulo de gesto de emprstimos do programa Prisma ou processos manuais, caso o servio de emprstimo ainda no esteja automatizado na biblioteca. No emprstimo domicilirio, o utilizador poder usufruir das seguintes condies de emprstimo: (i) Requisitar at 3 livros por 10 dias, renovveis at 3 vezes; (ii) Requisitar at 3 documentos no-livro (DVD, VHS, CD, CDROM, DVD-ROM), por 2 dias, no renovveis.

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