Noes Bsicas de Almoxarifado Histrico dos Almoxarifados Primitivos O almoxarifado se constitua em um depsito, quase sempre o pior e mais inadequado

local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mo-de-obra desqualificada. Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes. O termo Almoxarifado derivado de um vocbulo rabe que significa " depositar". Conceituao Almoxarifado o local destinado guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. O almoxarifado dever: 1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessrio; 2. impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza; 3. preservar a qualidade e as quantidades exatas; 4. possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente; Depositar materiais em um almoxarifado o mesmo que depositar dinheiro em um banco Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo : BANCO ALMOXARIFADO Entrada para estoque Ficha de depsito bancrio Nota fiscal de compra Sada do estoque Cheque Requisio de material Eficincia do Almoxarifado A eficincia de um almoxarifado depende fundamentalmente : 1. da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento do nmero das viagens de ida e volta; 2. do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;

3. da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica; Organizao do Almoxarifado O organograma funcional do almoxarifado est demonstrado na figura abaixo : Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuies : 1. Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; 2. Entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios da empresa; 3. Manter atualizados os registros necessrios; Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado : CONTROLE : Embora no haja meno na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. RECEBIMENTO As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. A funo de recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transportes e caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases : 1. 2. 3. 4. 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferncia quantitativa; 3a fase : Conferncia qualitativa; 4a fase : Regularizao ARMAZENAGEM A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da arrumao. FASES DESCRIO 1A FASE Verificao das condies de recebimento do material; 2A FASE Identificao do material; 3A FASE

Guarda na localizao adotada; 4A FASE Informao da localizao fsica de guarda ao controle; 5A FASE Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento; 6A FASE Separao para distribuio; DISTRIBUIO Os materiais devem ser distribudos aos interessados mediante programao de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. DOCUMENTOS UTILIZADOS Os seguintes documentos so utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho : 1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda no informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotao das quantidades de entradas e sadas, visando o seu ressuprimento; 2. Ficha de Localizao (tambm para empresas ainda no informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizaes, atravs de cdigos, onde o material est guardado; 3. Comunicao de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devoluo, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo; 1. Relatrio tcnico de inspeo : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor; 1. Requisio de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado; 1. Devoluo de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas alm do necessrio; PERFIL DO ALMOXARIFE O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiana e disciplina. RECEBIMENTO Conceituao Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do Recebimento so : 1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; 2. analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; 3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; 4. proceder a conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis

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avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado;

A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases : 1a fase - entrada de materiais ; 2a fase - conferncia quantitativa; 3a fase - conferncia qualitativa; 4a fase - regularizao; 1a fase - Entrada de Materiais : A recepo dos veculos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : a recepo dos veculos transportadores; a triagem da documentao suporte do recebimento; constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento no sistema das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; o encaminhamento desses veculos para a descarga; As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veculo transportador necessria a utilizao de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. O cadastramento dos dados necessrios ao registro do recebimento do material compreende a atualizao dos seguintes sistemas : Sistema de Administrao de Materiais e gesto de estoques: dados necessrios entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle; Sistema de Contas a pagar : dados referentes liberao de pendncias com

fornecedores, dados necessrios atualizao da posio de fornecedores; Sistema de Compras : dados necessrios atualizao de saldos e baixa dos processos de compras; 2a fase - Conferncia Quantitativa; a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida. A conferncia por acusao tambm conhecida como " contagem cega " aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distores e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes mtodos : Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de clculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias; Medio : em geral as medies so feitas por meio de trenas; CONFERNCIA QUALITATIVA Visa garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: 1. Caractersticas dimensionais; 2. Caractersticas especficas; 3. Restries de especificao; MODALIDADES DE INSPEO DE MATERIAIS So selecionadas a depender do tipo de material que se est adquirindo, quais sejam : 1. Acompanhamento durante a fabricao : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produo, por questo de segurana operacional; 2. Inspeo do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeo do P. A. ser feita em cada fornecedor; 3. Inspeo por ocasio do fornecimento : a inspeo ser feita pr ocasio dos respectivos recebimentos. DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEO : 1. especificao de compra do material e alternativas aprovadas; 2. desenhos e catlogos tcnicos; 3. padro de inspeo, instrumento que norteia os parmetros que o inspetor deve seguir para auxili-lo a decidir pela recusa ou aceitao do material. SELEO DO TIPO DE INSPEO A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatsticos.

A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possveis defeitos, danos pintura, amassamentos. A anlise dimensional tem por objetivo verificar as dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, dimetros. Os ensaios especficos para materiais mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos. Testes no destrutivos de ultra-som, radiografia, lquido penetrante, dureza, rugosidade, hidrulicos, pneumticos tambm podem ser realizados a depender do tipo de material. REGULARIZAO Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes : 1. 2. 3. 4. 5. liberao de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); liberao parcial de pagamento ao fornecedor; devoluo de material ao fornecedor; reclamao de falta ao fornecedor; entrada do material no estoque; Documentos envolvidos na Regularizao : Os procedimentos de Regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. nota Fiscal; conhecimento de transporte rodovirio de carga; documento de contagem efetuada; relatrio tcnico da inspeo inspeo; especificao de compra; catlogos tcnicos; desenhos; Devoluo ao Fornecedor O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa compradora. INTERFACES DO SISTEMA DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS Falta figura ARMAZENAGEM A correta utilizao do espao disponvel demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos nveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecnicos a utilizar. Indica-se a real ocupao do espao por meio do indicador " taxa de ocupao volumtrica", que leva em considerao o espao disponvel versus o espao ocupado.

Para entendermos plenamente a utilizao do espao vertical, h que se analisar a utilidade de paletes para a movimentao, manuseio e armazenagem de materiais. A paletizao vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulao rpida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletizao tem como objetivo realizar, de uma s vez, a movimentao de um nmero maior de unidades. Ao pallet atribudo o aumento da capacidade de estocagem, economia de mo-de-obra, tempo e reduo de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets j proporcionou a muitas empresas economia de at 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulao interna de armazns e depsitos e hoje acompanham a carga, da linha de produo estocagem, embarque e distribuio. Em razo da padronizao das medidas do pallet pelos pases como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a ser utilizados atravs dos continentes em caminhes, vages ferrovirios e embarcaes martimas. E o que um palete ? Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituda de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura compatvel com a introduo dos garfos da emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentao e o transporte num nico carregamento. Falta figura Os pallets so plataformas, nas quais as mercadorias so empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa nica unidade de movimentao. VANTAGENS DA UTILIZAO DE PALETES 1. Melhor aproveitamento do espao disponvel para armazenamento, utilizando-se totalmente do espao vertical disponvel, por meio do empilhamento mximo; 2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da reduo do custo da mo-deobra e do tempo necessrio para as operaes braais; 3. Possibilidade de utilizao de embalagens plsticas ou amarrao por meio de fitas de ao da carga unitria, formando uma s embalagem individual; 4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (martimo, terrestre, areo); 5. Facilita a carga, descarga e distribuio nos locais acessveis aos equipamentos de manuseio de materiais; 6. Permite a disposio uniforme de materiais, o que concorre para a desobstruo dos corredores do armazm e dos ptios de descarga; 7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e at sistemas automticos de armazenagem; Estudo do layout Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possa obter as seguintes condies : 1. 2. 3. 4. 5. 6. mxima utilizao do espao; efetiva utilizao dos recursos disponveis ( mo de obra e equipamentos ); pronto acesso a todos os itens; mxima proteo aos itens estocados; boa organizao; satisfao das necessidades dos clientes.

No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos :

1. 2. 3. 4. 5.

itens a serem estocados ( itens de grande circulao, grande peso e volume); corredores (facilidades de acesso); portas de acesso (altura, largura); prateleiras e estruturas (altura x peso ); piso (resistncia). Critrios de Armazenagem

Dependendo das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo dos seguintes parmetros : 1. fragilidade; b) combustibilidade; c) volatilizao; d) oxidao; e) explosividade; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. intoxicao; radiao; corroso; inflamabilidade; volume; peso; forma;.

Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, deve-se analisar, em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: 1. armazenagem por tamanho : esse critrio permite bom aproveitamento do espao; 2. armazenamento por freqncia : esse critrio implica armazenar prximo da sada do almoxarifado os materiais que tenham maior freqncia de movimento; 3. armazenagem especial, onde destacam-se : 1. os ambientes climatizados; 2. os produtos inflamveis, que so armazenados sob rgidas normas de segurana; 3. os produtos perecveis ( mtodo FIFO) 1. Armazenagem em rea externa : devido sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno para materiais que necessitam de proteo em rea coberta. Podem ser colocados nos ptios externos os materiais a granel, tambores e containers , peas fundidas e chapas metlicas. 2. Coberturas alternativas : no sendo possvel a expanso do almoxarifado, a soluo a utilizao de galpes plsticos, que dispensam fundaes, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critrio ou mtodo de armazenamento adotado oportuno observar as indicaes contidas nas embalagens em geral, conforme mostram as figuras abaixo : Falta figura Localizao de Materiais

O objetivo de um sistema de localizao de materiais estabelecer os meios necessrios perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia (codificao) alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado , facilitando as operaes de movimentao e estocagem. O almoxarife o responsvel pelo sistema de localizao de materiais e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos disponveis por rea de estocagem. Sistemass de endereamento ou localizao dos estoques ; Existem dois mtodos bsicos : o sistema de endereos fixos e o sistema de endereos variveis.