Gesto de Projectos

Carlos Barreira Mestrado em Cincias da Educao FPCE 2008/2009

Objectivos
Contextualizar a gesto de projectos Identificar as componentes de um Marco Lgico Construir um projecto a elaborao do Marco Lgico partir da

Contedos
O Marco Lgico de um projecto

Sistema de monitorizao e avaliao de um projecto

Estratgia
Exposio participativa
Com a anlise das componentes de um Marco Lgico (matriz 4x4) Exemplificando com um Marco Lgico de um projecto

Bibliografia

Armani, D. (2006). Como elaborar projectos? Guia prtico para a elaborao e gesto de projectos sociais. Porto Alegre: Tomo editorial, Lda.

O que um projecto ?
(...) uma aco social planeada, estruturada em objectivos, resultados e actividades baseados numa quantidade limitada de recursos (humanos, materiais e financeiros) e de tempo. Armani (2006)

Caractersticas de um projecto
Nasce de uma ideia, de um desejo ou interesse de realizar algo Ideia que se estrutura e se expressa atravs de um

esquema
Esquema que apenas um esboo provisrio A sua implementao exige uma constante

aprendizagem e reformulao

Caractersticas de um projecto
No apenas um documento formal enviado aos potenciais financiadores como instrumento para captao de recursos

antes uma soluo tcnica para que as pessoas e as organizaes enfrentem os problemas sociais de forma organizada, gil e prtica

Os projectos no existem isolados

Trs nveis de concretizao:
Nvel dos grandes objectivos e eixos estratgicos de aco (a poltica) Nvel intermdio em que as polticas so traduzidas em linhas mestras de aces temticas e/ou sectoriais (programas) Nvel das aces concretas, delimitadas no tempo, no espao e pelos recursos existentes que possam realizar os programas e as polticas (projectos)

xito dos projectos

(depende de) Uma atitude de reflexo crtica, de aprendizagem e de investigao permanentes. Dinmicas que possibilitem diferentes formas e nveis de participao de todos os envolvidos. Flexibilidade para experimentar, adaptar e para inovar
de forma a que os instrumentos metodolgicos usados para gerir um projecto (objectivos, resultados, indicadores, actividades, recursos, prazos) no se tornem limitadores.

Fases do ciclo de um projecto

Identificao/Replanificao
Elaborao Aprovao Implementao Avaliao

A relao entre fases no linear

A elaborao de um projecto nunca cessa, uma vez que a reflexo durante a implementao leva a reformulaes dos objectivos, resultados e actividades Embora a fase de avaliao venha no fim, as avaliaes acontecem continuamente ao longo da implementao (sistema de monitorizao e avaliao)
Circulo de aprendizagem (aco - reflexo - aprendizagem nova compreenso - nova anlise do contexto)

Identificao
Esta fase caracterizada:

Pela identificao da oportunidade da interveno

Pelo exame preliminar da sustentabilidade da ideia

Pelo diagnstico da problemtica

Elaborao
Esta fase caracterizada pela:

Formulao do objectivo do projecto Proposio de resultados imediatos Indicao de actividades e aces Identificao dos factores de risco Definio dos indicadores, meios de verificao e procedimentos de monitorizao e avaliao
Anlise da sustentatao lgica do projecto Montagem do plano operacional Determinao dos custos e da viabilidade financeira Redaco do projecto

Aprovao
o momento em que se devem assegurar os recursos para a iniciativa

recomendvel que o projecto s seja iniciado quando os recursos tenham sido assegurados

Implementao
Envolve o desenvolvimento das actividades e a utilizao dos recursos
Com vista produo dos resultados e ao alcance dos objectivos estipulados

Ocorrem tambm actividades de monitorizao e avaliao

Avaliao
Momento de avaliao propriamente dito do projecto aps um certo perodo de tempo (um ano...)
Quando nos questionamos pelos efeitos e impactes de todo o esforo e recursos investidos Esta distingue-se da avaliao contnua que ocorre durante a execuo do projecto (monitorizao...)
Por ser feita com a participao de avaliadores externos

Replanificao
Proporciona rever objectivos, resultados, factores de risco e actividades em funo das reflexes feitas na implementao e das concluses da avaliao

Trata-se de planear novamente com base na experincia ocorrida

Marco Lgico
Instrumento completo para a elaborao e gesto de projectos
Oferece uma sucesso de passos lgicos e encadeados, dando origem a um projecto estruturado nas suas relaes...
A equao bsica das relaes resumida numa matriz de 16 clulas (4 linhas e 4 colunas) til como mtodo de construo colectiva dos principais parmetros de um projecto:
Objectivos gerais e objectivo do projecto Resultados imediatos Actividades Indicadores Premissas (factores de risco)

Marco Lgico
Instrumento para a elaborao e gesto de projectos

Analisar a matriz de 16 clulas que ilustra graficamente o Marco Lgico

Marco Lgico
Passos para se trabalhar com a matriz
1. Comea-se pela definio da primeira coluna, de cima para baixo, define-se o Objectivo Geral, depois o Objectivo do Projecto, para formular os Resultados e as Actividades.
A seguir, passa-se para a identificao dos Factores de Risco do projecto (4 coluna) em cada um dos nveis horizontais da matriz Posteriormente formulam-se os Indicadores e seus Meios de Verificao para cada um dos nveis da matriz (2 e 3 colunas) Por fim, desenvolve-se um sistema de gesto do projecto (Monitorizao e Avaliao) com base nos Indicadores e Meios de verificao e calculam-se os recursos necessrios implementao

2.

3.

4.

Para reflectir...
1. No projecto em que esto envolvidos distinguem as Actividades a serem desenvolvidas dos Resultados esperados?

2.

O projecto monitorizado e avaliado tendo por base Indicadores?

3.

As Premissas (factores de risco) do projecto so explicitadas?

1 Coluna - Descrio Sumria

Questes a serem respondidas...
1. Qual o objectivo mais geral para o qual o projecto quer contribuir?
Para que tal contribuio se possa efectivar, quais devem ser os objectivos especficos do projecto? Para atingir tais objectivos, quais as situaes e os resultados essenciais a serem produzidos? Para produzir tais resultados, que actividades devem ser desenvolvidas? Para realizar essas actividades, que tipo e volume de recursos devem ser disponibilizados?

2.

3.

4.

5.

Objectivo Geral
1. Expressa o impacte mais geral do projecto, para alm dos efeitos produzidos nos beneficirios directos e/ou organizaes nele envolvidas

2.

Muitas vezes este objectivo j est definido quando se comea a elaborar o projecto

Objectivos especficos do projecto

1. Que efeitos duradouros nos beneficirios so

esperados com o projecto?

2.

Estes efeitos dizem respeito a mudanas de relaes sociais,

de comportamentos por parte dos beneficirios.

3.

Recomendao - os projectos devem ter o menor nmero possvel de objectivos

Resultados
1. Dizem respeito aos produtos e/ou situaes concretas a serem
concretizadas pelo projecto, com base na realizao das actividades.

2.

Cada objectivo especfico do projecto requer um certo nmero de resultados correspondentes.

3.

Os resultados devem partir do diagnstico da situao-problema de forma a satisfazer as exigncias colocadas pelo objectivo do projecto

Actividades
O que fazer para que os resultados venham a ser alcanados?
1. So agrupamentos de aces concretas realizadas para viabilizar
cada actividade de forma a alcanar os resultados

1.

recomendvel que as principais aces sejam agrupadas por similitude e coerncia segundo actividades-chave

2.

com base na definio precisa das actividades e aces que se procede ao clculo dos custos do projecto e definio do cronograma

Anlise da lgica da interveno

1. As aces so necessrias e suficientes para realizar as actividades?

2.

As actividades previstas conduzem necessariamente produo dos resultados definidos?

3.

Os resultados uma vez produzidos tm condies de alcanar o objectivo do projecto?

4.

O objectivo do projecto tem probalilidade de contribuir para o objectivo geral?

Premissas e factores de risco

1. fundamental que desde o incio do projecto sejam identificadas

2.

Indicam as condies externas que afectam o desenvolvimento do projecto e que esto fora do controle directo de quem o implementa

3.

Representam a previso de possveis problemas na utilizao dos recursos necessrios ao desenvolvimento do projecto

4.

Relacionam-se com a disposio dos beneficirios de se envolverem conforme esperado nas actividades do projecto

O que um indicador ?
um parmetro objectivo e operacionalizar conceitos (ex: p.60) mensurvel utlizado para

uma rgua ou um padro que nos ajuda a medir, avaliar ou demonstrar variaes numa dimenso da realidade relevante para os objectivos de um projecto

Os indicadores fornecem evidncias concretas do andamento das Actividades, do alcance dos Resultados e da realizao dos Objectivos de um Projecto

Tipos de indicadores
Quantitativos - expressam variaes quantificveis,
utilizando unidades de medida: n. de pessoas,
percentagens, volume de recursos...

Qualitativos - expressam variveis ou dimenses

que no podem ser definidas apenas com nmeros:

participao, valores e atitudes, liderana, auto-estima...

Indicadores do Marco Lgico

Um projecto elaborado segundo o M.L. ter quatro nveis de indicadores

correspondendo s Actividades, Resultados, Objectivo do Projecto e Objectivo Geral

Estes devem ser independentes e especficos de cada nvel

Do-nos evidncias vlidas e confiveis de que o objectivo de determinado nvel foi atingido

Quatro indicadores do Marco Lgico

Objectivo geral

Indicadores de Impacto

Objectivo do projecto Resultados

Indicadores de Efectividade Indicadores de Desempenho

Actividades e recursos

Indicadores Operacionais

Indicadores operacionais
Indicam-nos se os recursos previstos (financeiros, materiais e
humanos) foram disponibilizados na quantidade, forma e tempo adequados realizao das Actividades

Devem indicar o volume de Actividades realizadas em relao s previstas (em n. e %) ou a qualidade com que realizado um curso

Funcionam como instrumentos de monitorizao da evoluo do

projecto, tendo por base o oramento do projecto e o seu cronograma

Indicadores de desempenho

Do evidncias de que as situaes, servios e produtos planeados como Resultados foram alcanados

fundamental especificar quais as situaes, servios ou produtos concretos o projecto precisa gerar como condio para produzir os efeitos esperados

Indicadores de Efectividade
Indicam mudana na qualidade de vida, no comportamento e em
atitudes e/ou na forma de funcionamento de organizaes

A funo destes indicadores demonstrar at que ponto os

Objectivos do Projecto foram alcanados

recomendvel avaliar a efectividade depois de decorridos alguns meses a partir da produo de Resultados

Indicadores de Impacto
So aqueles que indicam os benefcios mais amplos, e de longo
prazo, gerados pela realizao dos Objectivos do Projecto

Referem-se contribuio do Objectivo do Projecto para alcanar

um Objectivo Geral de maior alcance e mais complexo

Por isso, eles normalmente so indicadores indirectos que evidenciam metas fora do alcance directo do projecto

Gesto do Projecto
Uma ptima elaborao de um projecto no suficiente para o
seu xito

Alm de um projecto bem elaborado, necessrio um gil e

eficiente sistema de gesto para guiar a sua implementao

A gesto do projecto envolve a monitorizao (M) e a avaliao (A), usando para isso os Indicadores elaborados no ML

Processo de Monitorizao e Avaliao de um Projecto

Conjunto dos procedimentos de acompanhamento e
anlise realizados ao longo da sua implementao, com o propsito de verificar:

se as Actividades e Resultados realizados correspondem ao que foi planeado (M);

se os Objectivos previstos esto a ser alcanados (A).

Processo de Monitorizao e Avaliao de um Projecto

Monitorizao refere-se observao regular e sistemtica do
desenvolvimento das Actividades, do uso de recursos e da produo dos Resultados, comparando-os com o planificado

Deve produzir dados para analisar desvios e tomar decises de

reviso do Plano

Avaliao tem por funo analisar criticamente o andamento do projecto segundo os seus objectivos, com base nas informaes produzidas durante o processo de monitorizao

Processo de Monitorizao e Avaliao

Permite acompanhar o projecto, tendo por base trs instrumentos:

Marco Lgico, atravs do qual se controla a lgica geral do projecto e o grau de alcance dos Resultados e Objectivos;

Plano Operacional, com o qual se controla a realizao de Actividades e aces de acordo com os prazos, responsveis e recursos necessrios

Oramento do Projecto, para verificar se os recursos utilizados no projecto esto de acordo com a oferta de recursos prevista originalmente

Processo de Monitorizao e Avaliao

Os mecanismos de M & A de um projecto devem tentar
equilibrar dois objectivos:

Promover o controle sobre o alcance dos resultados e objectivos

e uso dos recursos (responsabilizao)

Garantir espaos de autonomia e reflexo da equipa executora

Plano Operacional

a apresentao detalhada dos principais elementos do projecto,

devendo conter:
Uma estrutura baseada nos Resultados Imediatos pretendidos; Para cada Resultado, a descrio das Actividades necessrias para o

poder atingir;
Para cada uma destas Actividades, a descrio das aces e tarefas concretas a serem desenvolvidas; O registo dos prazos apropriados para a realizao de cada conjunto de Aces e Actividades, resultando num cronograma; Uma diviso de tarefas e responsabilidades na realizao das actividades; A descrio e quantificao dos recursos humanos, materiais e financeiros para a realizao das actividades e alcance dos resultados, oramento

Como realizar o clculo do Oramento

Determinar

os

recursos

humanos,

materiais

financeiros

necessrios para realizar cada uma das Actividades planeadas Calcular os recursos humanos, materiais e financeiros necessrios para as actividades de gesto e apoio ao projecto

Calcular o custo total do oramento a partir dos gastos relativos ao

uso dos recursos, repartindo-se o total segundo as diversas fontes de financiamento

Indicar as contribuies de cada grupo/instituio participante do projecto em termos de recursos Quantificar a contribuio das organizaes executantes em termos de recursos humanos, materiais e financeiros

Estrutura a adoptar na redaco do projecto

Abertura (pgina de capa, resumo)

Contexto (organizao(es) proponente(s), justificativa, antecedentes e origem do projecto) Interveno (objectivo geral, objectivo do projecto, resultados imediatos, actividades, metodologia, factores de risco) Programao (organizao do trabalho e formas de actuao, recursos humanos e materiais necessrios, cronograma) Viabilidade (poltica, tcnica, econmica-financeira, ambiental,cultural, tnica e de gnero, institucional e de gesto) Sistema de M & A (procedimentos, revises e avaliaes) Oramento e plano de financiamento Anexos ( Marco Lgico, Plano Operacional, diagnstico...)