Tribunal de Contas

RESOLUO N 04 /2001-2Seco

INSTRUES N 01/2001 2 S INSTRUES PARA A ORGANIZAO E DOCUMENTAO DAS CONTAS DAS AUTARQUIAS LOCAIS E ENTIDADES EQUIPARADAS, ABRANGIDAS PELO PLANO OFICIAL DE CONTABILIDADE DAS AUTARQUIAS LOCAIS (POCAL)

O Tribunal de Contas, em sesso de 12 de Julho de 2001, nos termos do disposto na alnea b) do art 6 e alnea e) do n 1 do art 78 da Lei n 98/97, de 26 de Agosto, deliberou que as contas das autarquias locais e entidades equiparadas sujeitas ao POCAL devero ser organizadas e documentadas de acordo com as presentes Instrues:

I Documentos de prestao de contas

1. Os documentos de prestao de contas so os que se encontram definidos no POCAL nessa qualidade, outros igualmente ali constantes, bem como um terceiro conjunto no previsto naquele, todos discriminados no ANEXO I das presentes Instrues. 2. Consideram-se integradas no Grupo 1 do ANEXO I as autarquias locais e entidades equiparadas cujo movimento anual da receita seja igual ou superior a 5.000 vezes o ndice 100 da escala indiciria das carreiras do regime geral da funo pblica, arredondado de acordo com as normas legais. 3. Consideram-se integradas no Grupo 2 aquelas cujo movimento anual da receita seja inferior ao limite estabelecido no nmero anterior.

II Documentao a remeter ao Tribunal de Contas

1. As autarquias locais e entidades equiparadas integradas no Grupo 1 do ANEXO I, apenas devero enviar ao Tribunal de Contas os documentos ns. 1, 2, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 17, 26, 28, 29, 30, 31, 33 e 37.
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2. As integradas no Grupo 2 e que no tenham sido dispensadas da remessa de contas devero enviar ao Tribunal de Contas os documentos ns. 6, 7, 9, 10, 11, 12, 26, 28, 29, 30, 31, 33 e 37. 1

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3. As autarquias locais e entidades equiparadas que, nos termos do n 3 do art 51 da Lei n 98/97, de 26 de Agosto, estejam dispensadas da remessa de contas devem organiz-las e document-las nos termos do POCAL e enviar ao Tribunal de Contas os documentos que este defina como obrigatrios.

III Notas tcnicas

Para os documentos constantes do ANEXO I e abaixo discriminados, devem ter-se em linha de conta as seguintes notas tcnicas: Documento n 12 Para alm da informao exigida pelo POCAL deve acrescer ainda indicao sobre: a) montante dos Fundos Geral e de Coeso Municipal e Fundo de Financiamento de Freguesias, atribudos respectivamente ao municpio e freguesia no ano a que se reporta a gerncia em apreciao; b) montante dos pagamentos relativos a investimentos realizados pelo municpio, no ano anterior ao da gerncia em apreciao; c) indicao das aces inspectivas levadas a efeito por rgos de controlo interno (IGF, IGAT), com incidncia na gerncia e nos trs anos anteriores; d) indicao da quota parte das amortizaes e encargos financeiros resultantes de emprstimos contrados pelas Associaes de Municpios em que a entidade participe e/ou Empresas Pblicas Municipais.

Documento n 30 Deve ser enviada a acta completa, com indicao das presenas, do sentido de voto e declaraes de voto, quando as houver, devendo constar de forma expressa que os documentos de prestao de contas elencados no ANEXO I se encontram integralmente elaborados (nos casos negativos deve constar a justificao para tal), foram presentes correspondente reunio e encontram-se devidamente arquivados, estando disponveis para consulta, quando para tal for solicitado. Documento n 33 Este documento, que constitui o ANEXO IV das presentes Instrues, destina-se a sintetizar as reconciliaes bancrias das diversas contas de que a entidade for titular, devendo ser enviado em singelo, sem prejuzo, porm, da existncia em arquivo, daqueles documentos, devidamente suportados com as certides ou extractos bancrios, listagem de cheques em trnsito e de outros movimentos justificativos das divergncias eventualmente existentes entre os saldos bancrios e os saldos contabilsticos. 2

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Documento n 34 - Este documento, que constitui o ANEXO V, destina-se a possibilitar o conhecimento integral das despesas efectuadas pelos diversos titulares de fundos de maneio, podendo ser substitudo por qualquer outro que faculte o mesmo tipo de informao, designadamente, conta corrente de entidades. Documento n 35 relao de emolumentos notariais e de custas das execues fiscais, que constitui o ANEXO VI, deve ser anexada cpia do despacho do presidente do rgo executivo atravs do qual foi designado o funcionrio que serve de notrio privativo do municpio para lavrar os actos notariais expressamente previstos pelo Cdigo do Notariado. Documento n 36 relao de acumulao de funes, que constitui o ANEXO VII, no caso de existncia de funcionrios que acumulem funes, quer pblicas quer privadas, com as que desempenham na entidade, deve ser anexada cpia do correspondente requerimento e despacho sobre o mesmo exarado. Documento n 37 - A relao nominal de responsveis, que constitui o ANEXO VIII, dever ter em ateno: a) Na coluna destinada situao na entidade, ser feita referncia ao cargo ou funo correspondente a cada um dos responsveis (Presidente da Cmara, Vereador em regime de tempo inteiro, Vereador em regime de meio tempo, Vereador, no caso dos municpios, Presidente da Junta, Tesoureiro, Secretrio, no caso das freguesias, etc.); b) A remunerao a indicar neste ANEXO corresponder ao vencimento lquido anual (ou relativo ao perodo em que exerceram funes) auferido pelos responsveis; c) As moradas indicadas para cada um dos responsveis devem ser completas, incluindo o respectivo cdigo postal.

IV Disposies finais

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1. Todos os documentos a enviar ao Tribunal de Contas devero ser originais ou fotocpias autenticadas, com origem em modelos produzidos tipogrfica ou informaticamente. Em qualquer dos casos, os indicados documentos no devem ser assinados ou rubricados no seu canto superior direito. O seu envio dever ser efectuado atravs de guia de remessa, de acordo com o ANEXO II, emitida em duplicado, na qual sero assinalados os documentos enviados, de acordo com a correspondente situao financeira da entidade. 3

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2. O envio poder tambm ser efectuado atravs de disquette de 3,5" ou de CD-ROM no regravvel (CD-R), sendo este gravado em formato compatvel com a norma ISO 9660 ou Joliet, convenientemente identificados (designao da entidade e respectiva gerncia) e acompanhados de guia de remessa, de acordo com o ANEXO III, emitida em duplicado, na qual sero assinalados os documentos enviados, de acordo com a correspondente situao financeira da entidade.

V Entrada em vigor

As presentes Instrues aplicam-se obrigatoriamente a todas as autarquias locais e entidades equiparadas abrangidas pelo POCAL, a partir da data da entrada em vigor deste.

VI Publicao

Publique-se na II Srie do Dirio da Repblica, nos termos da alnea d) do n 2 do art 9 da Lei n 98/97, de 26 de Agosto.

Tribunal de Contas,

de

de 2001

O Conselheiro Presidente

(Alfredo Jos de Sousa)

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ANEXO I

DOCUMENTOS DE PRESTAO DE CONTAS

N DESIGNAO CDIGO POCAL GRUPO 1 GRUPO 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
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31 32 33 34

5 Balano 6 Demonstrao de resultados 7.1 Plano plurianual de investimentos 7.2 Oramento (Resumo) 7.2 Oramento 7.3.1 Controlo oramental da despesa 7.3.2 Controlo oramental da receita 7.4 Execuo do Plano plurianual de investimentos 7.5 Fluxos de caixa 7.5 Contas de ordem 7.6 Operaes de tesouraria 8.1 Caracterizao da entidade 8.2 Notas ao balano e demonstrao de resultados 8.3.1.1 Modificaes do oramento receita 8.3.1.2 Modificaes do oramento despesa 8.3.2 Modificaes ao Plano plurianual de investimentos 8.3.3 Contratao administrativa - Situao dos contratos 8.3.4.1 Transferncias correntes - despesa 8.3.4.2 Transferncias de capital - despesa 8.3.4.3 Subsdios concedidos 8.3.4.4 Transferncias correntes - receita 8.3.4.5 Transferncias de capital - receita 8.3.4.6 Subsdios obtidos 8.3.5.1 Activos de rendimento fixo 8.3.5.2 Activos de rendimento varivel 8.3.6.1 Emprstimos 8.3.6.2 Outras dvidas a terceiros 13 Relatrio de gesto OUTROS DOCUMENTOS Guia de remessa Acta da reunio em que foi discutida e votada a conta 2.9 Norma de controlo interno e suas alteraes 12.2.9 Resumo Dirio de Tesouraria Sntese das reconciliaes bancrias Mapa de Fundos de Maneio

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X

X X X X X X X X X

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35 36 37 Relao de emolumentos notariais e custas de execues fiscais Relao de acumulao de funes Relao nominal de responsveis X X X X X

ANEXO II
GUIA DE REMESSA

Designao da entidade Gerncia

DOCUMENTOS ENVIADOS * Montante anual de receita igual ou superior a 5000 vezes o ndice 100 da escala indiciria das carreiras do regime geral da funo pblica Montante anual de receita inferior a 5000 vezes o ndice 100 da escala indiciria das carreiras do regime geral da funo pblica Montante anual de receita ou despesa igual ou inferior ao limite definido pelo Tribunal de Contas para efeitos de dispensa da remessa de contas

Balano Demonstrao de resultados Controlo oramental da despesa Controlo oramental da receita Fluxos de caixa Contas de ordem Operaes de tesouraria Caracterizao da entidade Contratao administrativa Emprstimos Relatrio de gesto Acta da reunio em que foi discutida e votada a conta Norma de controlo interno e suas alteraes Sntese das reconciliaes bancrias Relao nominal de responsveis
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Controlo oramental da despesa Controlo oramental da receita Fluxos de caixa Contas de ordem Operaes de tesouraria Caracterizao da entidade Emprstimos Relatrio de gesto Acta da reunio em que foi discutida e votada a conta Norma de controlo interno e suas alteraes Sntese das reconciliaes bancrias Relao nominal de responsveis

Fluxos de caixa Acta da reunio em que foi discutida e votada a conta Relao nominal de responsveis

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O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura.............................................................

Assinalar com X no quadrado apropriado situao financeira da entidade. Os documentos a enviar so os que esto inseridos na coluna correspondente.

ANEXO III
GUIA DE REMESSA

Designao da entidade Gerncia N do documento

1 2 6 7 9 10 11 12 17 26 28 30 31 33 37 Balano Demonstrao de resultados Controlo oramental da despesa Controlo oramental da receita Fluxos de caixa Contas de ordem Operaes de tesouraria Caracterizao da entidade Contratao administrativa Emprstimos Relatrio de gesto Acta da reunio em que foi discutida e votada a conta Norma de controlo interno e suas alteraes Sntese das reconciliaes bancrias Relao nominal de responsveis

Designao

Nome e extenso do ficheiro

Dimenso em bytes

Data de criao

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Os nomes dos ficheiros, as extenses, as dimenses indicadas e as datas da sua criao correspondem integralmente ao contedo da(s) disquette(s) ou do CD-R e tm contraponto em suporte em papel, assinado pelos membros do rgo executivo, constante dos arquivos da entidade e disponveis para consulta ou envio ao Tribunal de Contas sempre que este ou os seus servios o entenda necessrio.

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O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura.............................................................

O Presidente do rgo executivo Assinatura.............................................................

ANEXO IV
SNTESE DAS RECONCILIAES BANCRIAS

Designao da entidade
Instituio bancria Banco N de conta Saldo em

31/12/n a)

Saldo contabilstico b)

Observaes c)

Total

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Na coluna a) indicar o valor do saldo constante do extracto bancrio data de 31/12/n. Na coluna b) a importncia constante do Resumo Dirio de Tesouraria. Na coluna c) indicar para cada conta, consoante a situao, um dos seguintes cdigos: (1) Reconciliao efectuada e justificadas as divergncias (2) Reconciliao efectuada mas no justificada a divergncia de ............ (3) Reconciliao no efectuada

O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura.............................................................

O Membro do executivo responsvel pela rea/ pelouro financeiro Assinatura.............................................................

ANEXO V
MAPA DE FUNDOS DE MANEIO

Designao da entidade Gerncia

Titular do Fundo de Maneio Dotao oramental Valor do Fundo Data de constituio

Ordem de pagamento
N Data transporte Valor

Ordem de pagamento N Data

transporte

Ordem de pagamento N Data

transporte

Valor

Valor

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a transportar

a transportar

a transportar/ total

O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura............................................................. O Membro do executivo responsvel pela rea/ pelouro financeiro Assinatura.............................................................

ANEXO VI
RELAO DOS FUNCIONRIOS QUE NA GERNCIA RECEBERAM PARTICIPAO EMOLUMENTAR E/OU CUSTAS DE EXECUES FISCAIS

Designao da entidade Gerncia

Nome Categoria Diuturnidades na categoria em 31/10/89 Remunerao base Auferida (1) Custas de Total Subtotal Emolumentos execues fiscais (4)=(2)+(3) (5)=(1)+(4) (3) (2)

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10

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O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura.............................................................

O Membro do executivo responsvel pela rea/ pelouro financeiro Assinatura.............................................................

ANEXO VII
RELAO DOS FUNCIONRIOS EM SITUAO DE ACUMULAO DE FUNES

Designao da entidade Gerncia

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Situao na entidade a que respeita a conta

Cargos acumulados Funes pblicas e/ou privadas

11

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Nome

Cargo ou funo

Data Forma do do provimento provimento

Cargo ou funo

Regime de acumulao

Data do despacho de autorizao

O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Pessoal Assinatura.............................................................

O Membro do executivo responsvel pela rea/ pelouro de pessoal/recursos humanos Assinatura.............................................................

ANEXO VIII
RELAO NOMINAL DOS RESPONSVEIS

Designao da entidade
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Gerncia

12

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Nome

Situao na entidade

Remunerao lquida auferida

Perodo de responsabilidade

Morada

O Dirigente responsvel pela rea Administrativa e/ou Financeira Assinatura.............................................................

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13