PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS

FACILITADORA: ROSNGELA ANDRADE PESSA

INTRODUO

Poucas coisas tocam to profundamente o ser humano como as cerimnias protocolares e cvicas. Elas representam um desafio constante

criatividade e resistncia fsico - emocional das pessoas, porque quanto mais bem planejada, or ani!ada, bela, mais elas nos marcam, mais ficam em nossa recorda"o. # ambas so eventos. $uem no chora na abertura dos %o os &lmpicos' &u na (opa do )undo' $uem no sente aquele frio no estma o, com o toque do *ino nacional de sua P+tria' E com a m,sica de uma -anda' Isso evento. $uem no se emociona quando seu nome . citado para compor uma mesa diretora' E se seus passos forem acompanhados pelo o toque dos clarins' E quando se tem direito a m pronunciamento' $uem no osta de participar, de e/por suas id.ias' Isso !oss"ve# $%onte%e& nos eventos' 0o muitos os fatores respons+veis pela procura cada ve! maior da or ani!a"o de eventos, por parte do empres+rio, na promo"o e divul a"o de seus produtos. 1l uns podemos citar j+ outros analisaremos ao aparecerem, no decorrer do curso. & primeiro deles . a necessidade do s humano em viver e conviver em rupos. & evento seleciona seu p,blico alvo e o coloca junto em determinado local, em determinado hor+rio. Ele sente que ouras pessoas tm o mesmo interesse, e que no esto so!inhos 2 pro/imidade, conti 3idade fsica 2 hoje, com recursos da tecnolo ia, diramos conti 3idade4 tudo dentro da defini"o de p,blico. & se undo, como bem aborda (5ndido 6eobaldo de 0ou!a 1ndrade, em 7(omo 1dministrar 8euni9es:, . o di+lo o. 1 pro/imidade entre as pessoas era o di+lo o e disso, o ser humano tamb.m precisa. $uando aborda ;ominique Pires, cita4 & di+lo o no consiste em e/por o meu ponto de vista aos que pensam de maneira diversa da minha< consiste em por provisoriamente entre parnteses o que eu penso, para tentar primeiro compreender o ponto de vista dos outros e ver o que h+ apreci+vel nele' & que . isso, seno o que e/ercitamos em eventos como debate, painel ou mesa redonda' Podemos acrescentar que por meio do di+lo o eliminamos nossas diferen"as, criando um caminho mais pr=/imo de nosso vi!inho. & mesmo autor afirma que4 a intera"o social baseia-se na intercomunica"o que se metodi!a em forma de di+lo o. Participar . dialo ar, . comun ar interesses, sentimentos e id.ias4 . compartilhar e/perincias, . viver em comunidade.

(ontudo, a participa"o no . somente espont5nea, muitas ve!es ela . e pode ser pro ramada em qualquer tipo de or ani!a"o. 1final de contas, participar . uma das randes aspira"9es humanas, nem sempre correspondida por aqueles que detm o poder. Embora no seja nosso objetivo final nos determos no conceito de evento, e sim darmos condi"9es ao profissional para que bem o or ani!e, necessitamos dele para os passos se uintes, nos quais analisaremos seus tipos, +reas de interesse e cate orias. Pouco se aborda na literatura sobre o conceito de evento, estando, muitas ve!es, caracteri!ado como um fato ou acontecimento, ou mesmo, sinnimo de reunio >)asahiro )i?amoto@, quando esta tem uma conceitua"o mais precisa e utili!aremos como embasamento para diversos tipos de evento. 6emos a defini"o de )ar arida ). A. Aunsch, em 7Planejamento de 8ela"9es P,blicas na (omunica"o Bnte rada:, que cita (arlos 1lberto 8oba"a e Custavo -arbosa, defendendo que o evento . um acontecimento que se aproveita para atrair a aten"o do p,blico e da imprensa sobre a institui"o. Pode ser criado artificialmente, pode ser provocado por vias indiretas, ou pode ocorrer espontaneamente. Essa classifica"o desqualifica o conceito de evento, quando se analisa que qualquer acontecimento pode ser aproveitado pela empresa, para atrair a aten"o do p,blico sobre ela 2 at. um acidente. (ristina Ci+como defende em 76udo acaba em Desta: que evento pode ser entendido como 7acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lu ar, como forma de minimi!ar esfor"os de comunica"o, objetivando o en ajamento de pessoas a uma id.ia ou a"o. 1inda cita4 o avan"o da tecnolo ia . to velo! no que di! a respeito ao uso de sat.lites e computadores que a defini"o pode se tornar absoleta no mesmo instante em que est+ sendo formulada:. Em evento pode, pelos recursos tecnol= icos reunir pessoas, num mesmo acontecimento 2 semin+rios, simp=sios, conferncias 2 estando elas em espa"os e locais diferentes e distantes. ;iscordamos da autora, afirmando que o evento no . uma forma de minimi!ar esfor"os de comunica"o, pois todos os recursos de comunica"o diri ida so utili!ados ou ma/imi!ados 2 escrita >anuais, pro ramas, folders, outros@, oral >discursos, debates, e/plana"9es@, au/iliar >+udio 2visuais@ e apro/imativa >conti 3idade fsica, caracterstica pr=pria do evento@, objetivando atin ir os recursos almejados pelas empresas e institui"9es.

Entretanto, reconhecemos que todos os conceitos so ,teis para criarmos a nossa defini"o sobre evento, partindo do que j+ e/iste. Pelas constata"9es acima, che amos na defini"o que nos interessa. 7EVENTO . um instrumento institucional e promocional, utili!ado na comunica"o diri ida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a ima em de empresas, produtos, servi"os, id.ias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um ,nico espa"o de tempo com a apro/ima"o entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de recursos da tecnolo ia:. Pelo e/posto, verificamos que o evento apro/ima as pessoas, promove o di+lo o, me/e com emo"9es, cria sentimentos, permite a uarda de lembran"as, marca presen"a. # um dos mais ricos recursos da comunica"o, pois re,ne, ao mesmo tempo, a comunica"o oral, escrita, au/iliar e apro/imativa. Dala, escreve, mostra e apro/ima. (onclumos que promover eventos . uma arte. & esfor"o dispendido, a ener ia solicitada, a disciplina, a dedica"o, o clima, a siner ia criada entre os or ani!adores, ficam direcionados para a busca da perfei"o, do melhor a se mostrar, para que o melhor possa ser lembrado. # isso que veremos a se uir 2 conceitua"9es ceras, um planejamento adequado, corretas a"9es de coordena"o, de or ani!a"o, que culminaro no clma/ da implanta"o. E o sucesso de sua reali!a"o . apenas uma conseq3ncia disso.

CLASSIFICAO DE EVENTOS Partindo da defini"o que aceitamos de evento, e, somando defini"o de &e(n)*o, se undo (5ndido 6eobaldo, em 7(omo 1dministrar 8euni9es:, que di! em termos erais, reunio . um a rupamento de pessoas, com a finalidade de analisar e debater determinado assunto, em dire"o a um consenso no encaminhamento tm como embrio a reunio.

& autor divide as reuni9es em4 8eunio dialo al4 baseada na informa"o, no questionamento, na discusso. 8eunio coloquial4 baseada no entretenimento, no la!er, na apro/ima"o entre as pessoas, na confraterni!a"o. 1inda, sub-divide cada classifica"o4 DIALOGAL INFORMATIVA4 palestra, conferncia, sesso de criatividade >brainstorm@ semin+rio ou jornada, simp=sio, entrevista coletiva ou individual, conven"o e ForGshop. +UESTIONADORA4 foro, debate, mesa redonda, painel, encontro, semana e con resso. DIAL,TICA4 parlamento e j,ri DELI-ERATIVA4 comisso de j,ri, assembl.ias, conven"o partid+ria e conclave. INSTRUTIVA4 estudo de casos, crculo de estudos, verbali!a"o e observa"o, jo o de empresa e dramati!a"o. rupos de

COLO+UIAL RECREATIVA4 sesso de pequenos jo os, jo os de salo, e/curso SOCIAL4 festa, baile, visita, tert,lia, brunch, almo"o, jantar, caf. da manh, coquetel e happ? hour.

6rabalharemos com os tipos de eventos que derivam das reuni9es dialo ais 2 informativas e questionadoras 2 e coloquiais. Partindo de que os eventos nascem de t.cnicas de reuni9es e pela multiplicidade de eventos que se pode reali!ar empresarialmente, facilita seu estudo classific+-los por cate oria, +rea de interesse e, em se uida, por tipo, podendo os diversos tipos serem a rupados em v+rias +reas ao mesmo tempo, Bsso facilitar+ atin irmos o nosso objetivo, que so as re ras de planejamento, coordena"o, or ani!a"o e implanta"o de um evento. Hembramos que na classifica"o de &e(n)*o no esto inseridos os eventos4
E.POSITIVOS OU DEMONSTRATIVOS 2 feira, salo,

mostra, e/posi"o, desfile. Han"amentos de produtos > noite de aut= rafos, vernissa e@< COMPETITIVOS 2 concurso, torneio.

CLASSIFICAO POR CATEGORIA INSTITUCIONAL: quando visa criar ou firmar o conceito e ima em da empresa, entidade, overno ou pessoa. PROMOCIONAL OU MERCADOL/GICA: quando objetiva a promo"o de um produto ou servi"o de uma empresa, overno, entidade ou pessoa, e apoio a marGetin , visando fins mercadol= icos. Essa classifica"o permitir+ a correta defini"o do p,blico, pois veremos que os eventos institui"9es contam com um p,blico muito mais amplo do que os promocionais. CLASSIFICAO POR 0REAS DE INTERESSE

ART1STICA: quando est+ relacionado a qualquer esp.cie de arte 2 m,sica, dan"a, pintura, literatura e outros. CIENT1FICA: quando trata de assuntos cientficos nos campos da medicina, fsica, qumica, biolo ia e outros. CULTURAL: quando tem por objetivo ressaltar os aspectos da cultura, para conhecimento eral e promocional. FOLCL/RICA: quando trata das manifesta"9es de culturas re ionais de nosso ou outro pas, abordando lendas, tradi"9es, h+bitos e costumes tpicos. EDUCATIVA: quando o objetivo final . a educa"o. INFORMATIVA: quando objetiva somente fornecer informa"o, sem pretens9es educativas ou culturais. C1VICA: quando trata de assuntos li ados P+tria. POL1TICA: quando trata de assuntos li ados poltica, que sejam eles relacionados a partidos polticos, associa"9es de classe, entidades sindicais, comcio ou outros. GOVERNAMENTAL: quando trata de reali!a"9es do overno, em qualquer inst5ncia, mesmo que se insira em outra cate oria. EMPRESARIAL: quando trata de reali!a"9es das or ani!a"9es, mesmo que se insiram em outras cate orias. LAZER: quando objetiva proporcionar entretenimento ao participante. SOCIAL: quando confraterni!a"o. visa somente o encontro entre pessoas, para

DESPORTIVA: qualquer tipo de evento no setor esportivo, independente de sua modalidade. RELIGIOSA: quando trata de assuntos reli iosos, seja qual for o credo abordado.

TUR1STICA: 0eu objetivo . a e/plora"o dos recursos tursticos de uma re io ou pas, atrav.s de via ens de conhecimento. O2se&v$34es: 1l uns eventos podem se enquadrar em v+rias +reas de interesse ao mesmo tempo.

CLASSIFICAO POR TIPOS 1l.m das classifica"9es acima, os eventos tm caractersticas distintas e pr=prias que permitem que os classifiquemos por t)!os, o que determinar+ o seu planejamento e a sua or ani!a"o. ;e nada adianta um evento bem planejado, com a denomina"o errada. &s t)!os mais comuns esto listados e conceituados a se uir4 CONFER5NCIA (aracteri!a-se pela apresenta"o de um tema, informativo, eralmente t.cnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um rande n,mero de pessoas 2 plat.ia.
P#$t )$: numerosa, eralmente superior a IJ participantes. Bsso porque

a ausncia de interrup"9es pelo plen+rio permite um rande audit=rio sem tumultos.

M$)s 6o&7$# do que a !$#est&$, e/i e a presen"a de um !&es)8ente 8e

7es$, que far+ a apresenta"o do conferencista e coordenar+ os trabalhos.

Pe&9(nt$s: devero ser feitas no final do evento, !o& es%&)to e

)8ent)6)%$8$s' E/istem conferencistas que no admitem per untas >o que deve ser decidido antes do evento@, pois parte do pressuposto de

que sendo autoridade no assunto, nada do que fala . para ser contestado ou debatido.
N:7e&o 8e !$&t)%)!$ntes n$ 7es$ 8)&eto&$: duas pessoas 2 presidente

de mesa e o conferencista. P&on(n%)$7entos:

T&)2(n$: durante a conferncia Mes$ 8)&eto&$: ap=s a conferncia, na sesso de per untas e respostas.

Re%(&sos $(8)ov)s($)s: Permitidos Kecess+ria a presen"a de um operador.

D(&$3*o )8e$#: L hora 2 sendo, MJ minutos para a %on6e&;n%)$, e NJ

minutos para per untasO respostas. Pode-se che ar at. L hora e PJ minutos 2 mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necess+rio um intervalo.
Lo%$# )8e$#: audit=rio amplo, arejado, com poltronas confort+veis.

N*o !e&7)t)&: Dotos e flashes durante a conferncia 2 a visuali!a"o, a escuta e distraem a aten"o. (i arros no local.
, !&e%)so $(to&)<$3*o do conferencista para4

Crava"9es e filma ens. O2se&v$3*o: Empresarialmente, a %on6e&;n%)$ tem alto retorno de capta"o e memori!a"o, pois o tema . apresentado por profissional de renome no assunto, e passado plat.ia como verdade absoluta. Entretanto, no e/ercita ou estimula o raciocnio.

PALESTRA (aracteri!a-se pela apresenta"o de um tema pr.-determinado a um rupo !e=(eno, que j+ possui no"9es sobre o assunto. & palestrante deve 8o7)n$& o te7$, mas no . necess+rio ser especialista.
P#$t )$: por serem permitidas as per untas, o plen+rio no pode ser

superior a IJ pessoas manifesta"9esOcoloca"9es.

para

evitar

tumultos

e/cesso

de

Menos 6o&7$# do que $ %on6e&;n%)$, e/i e a presen"a de um

%oo&8en$8o&, para coordena"o dos trabalhos, como apresenta"o do palestrante, tria em de per untas, e controle do tempo de pronunciamento.
Pe&9(nt$s: podem ser feitas diretamente pela plat.ia durante a

apresenta"o, ap=s a autori!a"o do palestrante >palestrista, palestrador, tamb.m est+ correto@, devendo o questionador se identificar.
N:7e&o 8e !$&t)%)!$nte n$ 7es$ 8)&eto&$: duas pessoas 2 palestrante

e o coordenador. P&on(n%)$7entos:

T&)2(n$: durante a conferncia Mes$ 8)&eto&$: ap=s a conferncia, na sesso de per untas e respostas.

Re%(&sos $(8)ov)s($)s: Kecess+rios Podem ser operados pelo o pr=prio palestrante.

D(&$3*o )8e$#: L hora 2 sendo, MJ minutos para a !$#est&$, e NJ

minutos para per untasOrespostas. Pode-se che ar at. L hora e PJ minutos 2 mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necess+rio um intervalo.

 Lo%$# )8e$#: audit=rio amplo, arejado, com poltronas confort+veis.

S*o !e&7)t)8$s: Dotos e flashes durante a palestra, mas deve ser determinado o momento certo, para no atrapalhar a apresenta"o do palestrante. Crava"9es e filma ens. N*o !e&7)t)&:

(i arros no local.

O2se&v$3*o: Empresarialmente, a !$#est&$ tem bom retorno, mas menor do que a conferncia, pois o tema no . apresentado como verdade absoluta, o que, ali+s, somos contra. E/ercita e estimula o raciocnio bem mais do que a conferncia. COL/+UIO Se7e#>$nte ? %on6e&;n%)$@ apresentado por conferncia de renome e e/pert no assunto, possui como objetivo final o esclarecimento de um tema ou to7$8$ 8e 8e%)s*o' Esado mais em classes especficas4 m.dica e outras.
P#enA&)o: dividido em rupos para debates e estudos. Res(#t$8o: apresentado por lderes de cada rupo. De%)s*o 6)n$#: fica por conta da vota"o do plen+rio. Em al uns casos,

no se adota a diviso em rupos, somente a vota"o sobre as vari+veis propostas. O2se&v$3*o: & retorno . alto, se esse tipo de evento for utili!ado para classes especficas, que necessitam de tomada de decis9es. E/ercita o raciocnio, cria controv.rsias, estimula opini9es. VIDEOCONFER5NCIA

(aracteri!a-se pela apresenta"o de um tema a rupos de pessoas, que tm interesse sobre o assunto, estando elas dispostas em espa"os diferentes e distantes. Essa apresenta"o . feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, que permitem a inte ra"o entre os participantes. 1 mais recente das cria"9es no se mento, a V)8eo%on6e&;n%)$ tem sua ori em na din5mica do mundo lobali!ado, que visa encurtar dist5ncias, racionali!ar di+lo os e acelerar a troca de informa"9es entre pessoas ou empresas. Para a monta em de uma sala de V)8eo%on6e&;n%)$ so necess+rios os equipamentos4 c5mera, codificador, decodificador e painel de controle, que emitem os sinais por meio de sat.lites, que so decodificados nas salas especiais de recep"o. V$nt$9ens 8$ V)8eo%on6e&;n%)$: Himita astos com via ens< 8acionali!a as reuni9es, limitando seu tempo de dura"o< Permite que v+rias pessoas recebam a mesma informa"o, no mesmo tempo, mesmo estando elas em locais diversos e distantes. P&o2#e7$s 8$ V)8eo%on6e&;n%)$: Embora permita a participa"o do p,blico assistente, ela nunca ser+ ativa, pois se fa! por meio de recursos eletrnicos, e limita o tempo para per untasOrespostas< 1 inte ra"o entre participantes . relativa, pelos mesmos motivos abordados acima. Entretanto, est+ utili!ada pelas empresas cada ve! mais, e acreditamos que, solucionados todos os problemas que fa!em parte das novas tecnolo ias, ser+ a t.cnica adequada para o incio do pr=/imo milnio.

V)8eo%on6e&;n%)$ %o7 PC

V)8eo%on6e&;n%)$ !o& 7on)to&es

-RAINSTORMING B SESSO DE CRIATIVIDADE C (aracteri!a-se por uma reunio com o objetivo de se atin ir uma meta final por meio das id.ias de seus participantes, que so liberadas proporcionando liberdade de ima ina"o e da criatividade.
Etili!ada nas a ncias de publicidade, para a e#$2o&$3*o 8e

%$7!$n>$s !(2#)%)tA&)$s@ onde o conjunto de id.ias soltas formam o contorno do que se pretende atin ir.

 Bnformal, n*o se9(e &e9&$s !& Dest$2e#e%)8$s@ e acontece em

ambientes descontrados. )uito utili!ado nos Estados Enidos >propostas por 1.D. &sborn@, j+ est+ tendo rande aceita"o no -rasil. O2se&v$34es: Pela suas caractersticas, no se uindo re ras pr.-determinadas, tendo um planejamento mais solto, no inclumos o 2&$)nsto&7)n9 na cate oria de eventos, 7$s s)7 8e (7$ t %n)%$ 8e &e(n)*o' Doi citado em nosso livro somente para o leitor tenha conhecimento da e/istncia do 2&$)nsto&7)n9@ como uma t.cnica de reunio. EORFSGOP (aracteri!a-se pela reunio de pessoas de um mesmo se mento de mercado ou que tenham os mesmos interesses no qual o palestrante demonstra sua e/perincia e trabalha, com os participantes, sobre o tema abordado. # dividido em duas partes4 te=rica e pr+tica.
6ermo estran eiro usado para definir uma o6)%)n$ 8e t&$2$#>o'

Por ser um termo novo na rela"o de eventos, tem sido utili!ado abusivamente. O2se&v$3*o: (omo todo evento que tem sua parte ap=s a e/plana"o, o Eo&Hs>o! alcan"a alto de capta"o e memori!a"o entre os participantes. SEMIN0RIO Evento inicialmente acadmico,caracteri!ava-se pela reunio de um rupo de pessoas que tinha por objetivo a apresenta"o de um tema, anteriormente pesquisado, para plat.ia com al um conhecimento sobre o assunto. 1tualmente seu conceito est+ mais amplo e Se7)nA&)o . um evento que se caracteri!a pela 8)s%(ss*o 8e (7 te7$ !&o!osto@ no qual se estuda todos os aspectos desse tema, pesquisa por rupos e apresentado por

representante, mas no h+ tomada de deciso. 1presentado sob a forma dia onal - informativa, questionadora ou instrutiva 2 como palestras, painel, debate ou mesa redonda em perodo pr.-determinado. Ne%essA&)o:

Coo&8en$8o&: que domine o assunto A!&esent$8o&: escolhido pelo rupo

Pe&9(nt$s: permitidas

D(&$3*o: somente um dia 2 reali!ado em mais de um dia de

Jo&n$8$' Entretanto, . muito comum a reali!a"o de evento, denominado Se7)nA&)o, em perodo superior a um dia, talve! pelo conhecimento que os empres+rios tenham deste, em detrimento %ornada.
1 denomina"o Se7)nA&)o . comumente (t)#)<$8$ 8e 7o8o

e&&$8o@ no lu ar de 0imp=sio, e s ve!es at. de (on resso. O2se&v$3*o: & Se7)nA&)o tem a seu favor, al.m do nome que . muito simp+tico aos empres+rios, a possibilidade de se analisar, discutir e estudar determinado assunto sob todos seus 5n ulos. Estimula o raciocnio e tra! alto retorno para o conceito empresarial da entidade promotora.

PLANEJAMENTO 1 partir deste t=pico faremos um planejamento lobal, voltado para os eventos empresarias, com todas as fases detalhadas, (aber+ a cada um, utili!ando sua capacidade de coordena"o e seu bom senso, adapt+-lo para o tipo e tamanho do evento que estar+ or ani!ando.

1 or ani!a"o de um coquetel se difere de um caf. da manh ou de uma feira ou con resso, mas todos eles passam pelas mesmas fases4

PLANEJAMENTO COORDENAO ORGANIZAO IMPLANTAO

& Planejamento . a pe"a fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a or ani!a"o de eventos. ;eve-se levar em conta a deciso poltica de reali!+-lo e trs fatores so b+sicos ao seu sucesso4 O-JETIVOS PI-LICOS ESTRAT,GIAS

O-JETIVOS , o =(e se !&eten8e $#%$n3$& com o evento, seja ele institucional ou promocional. Os o2Jet)vos s*o 6$to&es 8ete&7)n$ntes !$&$:

CRIAR ESTA-ELECER FIRMAR MANTER DIVULGAR

& conceito ou a ima em de uma empresa, institui"o, pessoa, ou produto. Di/ado o objetivo do evento, a partir dos fatores acima, que se determina o seu p,blico-alvo e suas estrat. ias. PI-LICOS , =(e7 se !&eten8e $t)n9)& com a reali!a"o do evento, sendo que sua correta identifica"o . um dos fatores para o sucesso do mesmo. Para esta identifica"o, devem ser considerados os se uintes pontos4 Bdentifica"o dos p,blicos de interesse no universo de p,blicos e/istentes >vide Esfera de P,bicos, a se uir@. ;imensionamento do p,blico alvo da empresa. Crau de relacionamento p,blicoOempresa. ;efini"o do p,blico alvo para o evento, em fun"o de suas caractersticas.

M$&9$&)8$ F(ns%>@ e7 KP#$neJ$7ento 8e Re#$34es P:2#)%$s n$ Co7(n)%$3*o Inte9&$8$L@ $6)&7$ =(e@ %$8$ o&9$n)<$3*o te7 se(s !:2#)%os' ESTRAT,GIAS S*o $s $34es 8esenvo#v)8$s e eMe%(t$8$s para se alcan"ar os objetivos propostos e atin ir os resultados desejados, ou seja, a sensibili!a"o do p,blico-alvo para com a empresa. E) E) EQEK6&, ;EQE)&0 (&K0B;E818 (&)& ESTRAT,GIA4 AS SUAS VARI0VEIS DETERMINAO DE LOCAL DETERMINAO DE DATA E GOR0RIO PROGRAMAO VISUAL TRAJE E DIVULGAO

VARI0VEIS Datores que podem influir direta ou indiretamente no resultado do evento4 sa!onalidade, clima, cultura re ional, e outros. 1valiar cautelosamente as vari+veis, que podero prejudicar o evento.

Hembrar que todos os itens que sero abordados a se uir correm paralelamente e precisaro ser analisados em conjunto, para se obter um resultado homo neo. LOCAL ;epende diretamente do tipo de evento que ir+ ser reali!ado. 0e for uma palestra lo icamente ser+ um audit=rio. 0e for um coquetel, salo adequado. 1ssim, escolher entre4 1udit=rio, (entro de (onven"9es, (entro de Eventos, (lube, hotel ou &utros. CRIT,RIOS DE ESCOLGA BKD81-E068E6E81 ;E 1P&B& &PE81(B&K1H BKD81-E068E6E81 ;E 1P&B& H&CR06B(& 1P&B& ES6E8K& 0e uran"a Estacionamento Pro/imidade de meios de transporte, como4 > ponto de t+/iOlota"oOnibusOaeroportoOportoOterminal rodovi+rioOmetr@ Pro/imidade de locais, como4 >hot.isObaresOlanchonetesOrestauranesOcorreiosOfarm+ciasOhospitais@. Hevantados todos os itens acima, deve ser feito um quadro comparativo, para permitir a escolha do melhor local para a reali!a"o do evento. 1 sele"o dever+ estar embasada no que oferecer melhores condi"9es de pre"os, acomoda"9es, servi"os prestados, equipamentos, locali!a"o, pro/imidade dos pontos de transportes e servi"os de apoio.

DATA E GOR0RIO 1 defini"o da data e do hor+rio deve estar relacionada com o tipo do evento. Keste caso, entram em jo o, al.m das vari+veis, o bom senso, que far+ o or ani!ador analisar o melhor ms, data e dia da semana. EMe7!#os 2As)%os: G$!!N Go(& 2 Evento que objetiva o entrosamento entre funcion+rios, se for reali!ado no s+badoOdomin oOferiado, a freq3ncia diminuir+, se no for nula. Con9&esso4 atualmente, est+ muito comum fa!er a sesso solene de abertura de um con resso, que ter+ seu incio em uma se unda-feira, no final de tarde do domin o. 8epare o bai/o ndice de p,blico na sesso de abertura no domin o. 0hoF >direcionado a comunidade de bairro, para lan"amento de campanha@4 se reali!ado no perodo da tarde de ,til bai/o ndice de p,blico. Eventos nas se undas-feiras de manh e se/tas-feiras tarde tm menor freq3ncia do que nos outros dias . Eventos nos dias I e LJ tm menor freq3ncia do que outros dias do ms. 1nalisados o melhor dia e hor+rio, checar com a disponibilidade do *otelO (entro de EventosO (entro de (onven"9es ou outro local que tenha escolhido. 6udo pronto' Ttimo. Ko pare, pois so muitos os itens a serem vistos e revistos. PROGRAMAO VISUAL )uitos questionam quanto ao real da pro rama"o visual na or ani!a"o de eventos, no meio de tantas marcas, lo otipos, lo omarcas e smbolos j+ e/istentes, inclusive das institui"9es

promotores dos mesmos. 1 sua import5ncia deve ser analisada partindo de que a pro rama"o visual objetiva4 REGISTRO E IDENTIFICAO DO EVENTO 1 pro rama"o visual como um todo, tem fun"o %$!t$& a aten"o do p,blico-alvo por meio de sua mensa em clara, direta, limpa, bonita e a rad+vel. 1ssim, a mat.ria deve ser encarada sob dois pontos4 est t)%o e se7Ont)%o' ;o ponto de vista est t)%o, a pro rama"o visual . de capital import5ncia ao evento e sua concep"o deve conter elementos marcantes. CRIATIVIDADE ORIGINALIDADE FORMA VISUAL -ELEZA GARMONIA E+UIL1-RIO MEMORIZAO ;o ponto de vista se7Ont)%o. 1 pro rama"o visual transmite a mensa em que dever+ atin ir o p,blico-alvo e sua constru"o . feita de duas formas4 VER-AL B HE6810OP1H1Q810@ ICNICA >;E0EK*&OB)1CE)@

(aso a entidade promotora do evento no tenha optado por uma pro rama"o visual pr=pria para aquele acontecimento, mesmo assim, ela deve re istrar o evento por meio da utili!a"o de sua pr=pria marca, ser+ inserida em todos os meios de comunica"o do evento, tais como4 1desivo para carro, 1nais -loco de anota"9es -ra"adeira -rinde (aneta (arto de a radecimentos pela presen"a (arto de boas-vindas (ertificado (onvite (rach+ Envelope Dicha de inscri"o Dolheto informativo>folder@ H+pis )apa de acesso )aterial para imprensa4laudaOpress-releaseOpress-Git )aterial publicit+rio e visual4 bannersOfai/aOcarta!eteOoutdoorOan,ncio Painel para informa"9esOfotosOrecortes de jornais Papel de carta Pasta Placa indicativa do localOplaca sinali!adora Pro rama 8ecibo 8e imento 8e ulamento 6icGet de almo"o 6icGet de estacionamento Kesta etapa, dever+ ser iniciado o processo de cria"o e produ"o das pe"as previamente determinadas e acima citadas. ;aremos, a se uir, as coordenadas ou e/emplos para a cria"o das principais pe"as para um evento, lembrando que o te/to deve ser adaptado ao tipo do evento que se pretende reali!ar.

 CARTO DE AGRADECIMENTOS PELA PRESENA OU DE -OAS VINDAS CERTIFICADO CONVITE DIVULGAO Ko planejamento lobal do evento, a divul a"o se constitua em um dos elementos de import5ncia, quer seja a assessoria de imprensa, quer seja a publicidade. Kos dois campos a divul a"o tem duas premissas b+sicas. In6o&7$& sobre o evento como um todo C&)$& $ eM!e%t$t)v$ junto aos diversos p,blicos 1 divul a"o para a )7!&ens$@ o( $ssesso&)$ 8e )7!&ens$, deve ser encarada profissionalmente e, caso a or ani!a"o do evento no tenha condi"9es ou infra-estrutura para a sua implanta"o, aconselhamos a contrata"o de empresa especiali!ada 2 assessoria de imprensa.

COORDENAO 1 coordena"o . o ato de comandar, controlar, dele ar, li ar, unir, somar e harmoni!ar atribui"9es e responsabilidades com a finalidade de atin ir o objetivo proposto.

# a fase e/ecutiva do evento, na qual o profissional usar+ as t.cnicas de administra"o para obter os resultados projetados com a efetiva participa"o de todos os profissionais envolvidos no acontecimento. Entretanto, n*o es=(e%e& =(e o P#$neJ$7ento %o&&e !$&$#e#o ? %oo&8en$3*o 8o evento e que, enquanto, o primeiro est+ sendo feito, esta est+ sendo montada. A %oo&8en$3*o 9e&$# e seto&)$#@ como demonstra o or ano rama que se ue. 1s atribui"9es e responsabilidade da coordenadoria eral e das coordenadorias setoriais sero fi/adas e estabelecidas na fase preliminar do evento, por meio da (omisso &r ani!adora ou do or ani!ador, se a primeira no e/istir. 1tribui"9es e responsabilidades4 Coo&8en$8o&)$ Ge&$#: Planejamento eral dos trabalhos ;istribui"o de atribui"9es e tarefas 0uperviso dos trabalhadores das coordenadorias setoriais em todas as suas fases 1prova"o de or"amentos Elabora"o do relat=rio final 1valia"o final Coo&8en$8o&)$s Seto&)$)s: Elabora"o do pro rama, re ulamento, folheto informativo e de todos os impressos necess+rios Elabora"o do mailin list e sua atuali!a"o ;efini"o do projeto de divul a"o (onfirma"o de reservas de locais do evento (ontrata"o e coordena"o dos servi"os de infra-estrutura de apoio administrativo (ontrata"o e coordena"o dos servi"os de apoio operacional 0ele"o e contrata"o de pessoal tempor+rio (ontrata"o de servi"os de terceiros Elabora"o dos relat=rios setoriais

1 se uir, modelo de or ano rama4 ORGANIZAO 1 O&9$n)<$3*o . a parte mais comple/a e e/ecutiva do processo de monta em de um evento. 6oda or ani!a"o de um evento e/i e condi"9es de comando do profissional respons+vel pelo projeto para coordenar e controlar todas suas etapas, pois cada evento tem sua peculiaridade pr=pria e cabe ajusta-lo aos meios disponveis sua implanta"o. 1 O&9$n)<$3*o e uma e/posi"o de arte, por e/emplo, no . i ual de um con resso, mas os princpios so os mesmos, como4 De6)n)3*o 8e o2Jet)vos C&)t &)os 8e es%o#>$ 8e !:2#)%os Est&$t 9)$s =(e se !&eten8e $8ot$& De6)n)3*o 8os $!o)os ne%essA&)os Av$#)$3*o o&3$7entA&)$

1 defini"o correta e objetiva dos apoios necess+rios resultar+ na a ilidade de a"9es e otimi!a"o dos resultados de evento. 0o eles4 APOIO OPERACIONAL APOIO LOG1STICO APOIO DE PESSOAL APOIO E.TERNO APOIO OPERACIONAL

(omo A!o)o O!e&$%)on$# entendemos toda a infra-estrutura fsica necess+ria que ir+ fornecer suporte, direta ou indiretamente, reali!a"o do evento, como4 plen+rio, sal9es, secretaria, salas vip, de imprensa, de comiss9es t.cnicas, cabines de som, lu! e tradu"o simult5nea e outras. APOIO LOG1STICO 0o todos os itens que iro permitir a operacionali!a"o do evento, fornecendo subsdios ao apoio administrativo, de pessoal interno e e/terno. Keste item abordaremos, tamb.m, a decora"o do evento, definindo os componentes que melhor se adaptam aos diversos tipos de solenidades e os que no devem ser utili!ados. APOIO DE PESSOAL 6rata-se de todo o !esso$# necess+rio ao evento, quer seja interno da empresa, quer seja contratado temporariamente ou de empresa terceiri!ada, que dever+ ser previamente selecionado, ficando essa incumbncia com a Coo&8en$8o&)$ 8e Pesso$#' 6ratando-se do !esso$# )nte&no 8$ e7!&es$, . uma simples, pois partese do pressuposto de que conhecem bem a empresa na qual trabalham e que desempenham fun"9es compatveis que vo e/ecutar. 1inda assim devero ser4 (oordenados e supervisionados< 6reinados< 8espons+veis< 1m+veis e simp+ticos< Eniformi!ados.

&s profissionais $(tPno7os, contratados para o evento em car+ter tempor+rio, desconhecem a filosofia da empresa. 1ssim, . preciso4 6reinamento< 8eferncias profissionais< ;ocumento de identidade< Endere"o e telefone comprovados<

 (ontrato de presta"o de servi"os< Eniformes adequados com a sua atividade. (omo se trata de contrata"o para servi"o tempor+rio e de responsabilidade, o ideal a concentra"o de empresas especiali!adas nos diversos se mentos que necessitamos 2 se uran"a, manobrista, buffet, etc. Para isso necessita-se de4 6omada de pre"o< 1n+lise qualitativa de servi"o< (ontrato de presta"o de servi"o. Re#$34es 8e !esso$# o( se&v)3os =(e !o8e7 se& ne%essA&)os: ;i itador 8ecepcionista 0ecret+ria )estre de cerimnias %ornalista Dot= rafo 6radutor Oint.rprete )aitre O ar"on 8epresentante reli ioso I7!o&t$nte: Q Coo&8en$8o&$ e R &e%e!%)on)st$s S PT QUV !esso$s B Q !T %$8$ WV !esso$sC &ficce-bo? &perador de som O lu! ).dico Enfermeiro Eletricista Encanador )otorista )anobrista 0e uran"a

CRONOGAMA DE ATIVIDADES Para o acompanhamento de todas as fases do evento . necess+rio estabelecer o crono rama de atividades, fi/ando-se os pra!os de incio, limite e final de cada etapa, assim como o profissional respons+vel pela sua e/ecu"o. & modelo abai/o dever+ ser adaptado ao tipo e porte do evento, itens de trabalho e servi"os. Evento4 (liente4 ;ata4 *ora4 Profissional 8espons+vel4 NX ATIVIDADES VQ VU VY VR VW VZ V[ V\ V] PLANEJAMNETO PROGRAMAVISUAL DIVULGAO LISTAGEM PI-LICO ORGANIZAO APOIO OPERACIONAL APOIO LOG1STICO APOIO DE PESSOAL APOIO E.TERNO

Hocal4

DATA DATA DATA O-SERVAO IN1CIO LIMITE FINAL

APOIO E.TERNO