NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA BACEN

ANALISTA ADMINISTRATIVO - REA 5 TEORIA E EXERCCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

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AULA 00 - Apresentao
Ol, concurseiros! Tudo bem? Animados para os estudos?
para estar, anda mais com as boas novas! Este ano foi um perodo de
vacas gordas, pois tivemos a muitos concursos bons na praa. E agora mais
esta novidade: novo concurso para o BACEN! Ento vamos comear o nosso
preparo.
Eu sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos
Administrativos aqui no Ponto, e vou ajud-los com seus estudos para este
concurso. Vamos seguir nosso roteiro de estudos de acordo com o programa
do edital do ltimo concurso (cargo de Analista Administrativo rea 5), alm
de utilizar questes de vrias bancas.
E de acordo com o programa do edital do ltimo concurso, vamos dividir
nossas aulas da seguinte maneira:
Aula Contedo
01
Noes de arquivologia: teorias, princpios e conceitos bsicos;
Arquivos correntes e intermedirios.
02
Gesto de documentos:
Gerenciamento da informao e gesto de documentos aplicada aos arquivos
governamentais;
Diagnstico em documentao;
Plano de classificao e tabela de temporalidade;
Gesto arquivstica de documentos eletrnicos.
03
Avaliao de documentos;
Tipologias documentais e suportes fsicos;
Arquivos Permanentes;
Arranjo em arquivos permanentes;
Legislao arquivstica brasileira.

E quanto ao contedo Procedimentos de Protocolo, tambm pedido no
edital, ns j vamos estud-lo nesta aula, no s para que conheam o perfil
da banca com relao a esta disciplina, mas tambm para que observem e
avaliem a metodologia do nosso curso.
Estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel:
mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso
para ajudar nos seus estudos.
Ento vamos comear! Sejam bem vindos, e mos obra!
Prof. Mayko Gomes
Dezembro/2012

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Protocolo
Foi primordial que aprendssemos, antes de tudo, algo sobre a Gesto
de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta
aula, so algumas de suas atividades. Lembrando que a Gesto de
Documentos o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos
documentos, desde sua produo at sua destinao.
Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que um conjunto de
atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam
controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo
sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o
nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser
a identificao do documento dentro da instituio. muito
utilizado em processos.

O caderno, ou outro equivalente,
onde se registra as movimentaes internas do documento.
Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as
anotaes sobre a movimentao do documento. O espao
destinado para anotaes como o nmero do documento,
a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio
e movimentao de documentos dentro da instituio.
O protocolo a porta de entrada e sada de
documentos da instituio. Todos os documentos so
recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios.
O mesmo ocorre com as movimentaes internas:
antes de seguir de um setor a outro, o documento
deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o
documento deve passar pelo protocolo tambm antes
de ser enviado a outra instituio ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a
expedio como atividade de protocolo, mas infelizmente no podemos afirmar
a posio da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando
uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona
nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
Documento com
n de protocolo
Protocolo para
recebimento e envio
de documentos
Setor de Protocolo:
responsvel pelo
recebimento, distribuio e
envio de documentos.

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As atividades de recebimento e classificao so as seguintes:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
As atividades de registro e movimentao so as que tratam da
distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e
correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve
cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.
Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as
atividades de protocolo s funes de arquivo corrente! Pelas suas
caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso
frequente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo
de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam
induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo
tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente.
Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e
controle de documentos dentro da instituio.
Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento
importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
Resoluo
O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao
dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv
destinatrios atravs do registro e movimentao.

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(ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas do
Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e
secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
Resoluo
Todas as atividades de protocolo tm o objetivo de identificar o
documento para recuper-lo e garantir o seu acesso. Ento todas as atividades
do protocolo devem ocorrer enquanto o documento est em trmite, ou seja,
quando est na fase de utilizao. E sabemos que no est na fase de
utilizao, e sim de destinao, a atividade de Avaliao de documentos. Alm
disso, a avaliao deve ser realizada pela Comisso Permanente, que
estudaremos mais adiante, e no pelo protocolo. Portanto, a alternativa
correta a de letra D.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
Resoluo
O item est incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou
central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo
corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto.
Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e
no ao intermedirio e permanente.

(TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na
instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado:
a) livro de protocolo.
b) agenda diria.
c) livro de autenticaes.
d) livro de registro.
e) lista de pendncias.
Resoluo

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Uma das denominaes do termo protocolo. Como vimos, ele
polissmico, e seu significado vai depender do contexto. Neste caso temos a
segunda situao, onde devem ser registrados os documentos que tramitam
pela instituio para cumprirem suas finalidades. Portanto a alternativa correta
a de letra A.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do
protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite
documental.
Resoluo
O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de
Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo
intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente
vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do
arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade
administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre
protocolo e arquivo permanente.

(DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a
opo correta.
a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo.
b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso
aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.
d) A expedio de documentos no necessita de registro.
e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um
processo.
Resoluo
A nica alternativa correta a de letra B, pois registrar o documento
significa identificar os seus principais pontos (produtor, assunto, data, nmero,
destinatrio, etc.). Esses dados devem ser anotados para permitir o controle
da tramitao do documento.

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(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no
protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na
organizao.
Resoluo
O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como
nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de
controlar seu trmite.

(AL-SP/2010 FCC) No processo de gesto de documentos, na fase de
utilizao, a atividade de recebimento, classificao, registro, distribuio e
tramitao de documentos denomina-se
a) destinao.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organizao documental.
e) avaliao.
Resoluo
Vimos que o protocolo encontra-se na fase de utilizao de documentos,
uma vez que suas atividades j consideram o documento como produzido e em
pleno movimento no ambiente da instituio. Portanto a alternativa correta a
de letra C.

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Exerccios


01 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a
manuteno das atividades tpicas de um protocolo.
02 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos rgos ou instituies pblicas,
protocolo geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,
expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos
em trmite.
03 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm
responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos
documentos.
04 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operaes tcnicas
do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos de arquivo,
desenvolvido pelo setor de protocolo.
05 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos
documentos, no sendo uma atividade de protocolo.
06 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondncia particular recebida
nos servios de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuda ao
destinatrio.
07 - (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem por
funo:
a) arquivar os documentos.
b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos.
c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio.
d) classificar os documentos de acordo com a procedncia.
e) ter acesso aos documentos sigilosos.
08 - (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto:
a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a
correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle.
b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a
correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de
classificao da instituio, se existente.

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d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de
antecedentes.
e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades
administrativas.

09 - (ANEEL/2004 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto,
a) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da
particular.
b) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio.
c) controlar o trmite dos documentos na organizao.
d) receber a correspondncia para expedio.
e) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.
10 - (TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de
uma instituio, encarregando-se de
a) sua descrio e difuso.
b) sua avaliao e digitalizao.
c) seu diagnstico e planejamento.
d) seu descarte e acondicionamento.
e) sua distribuio e tramitao.
11 - (TRE-PI/2009 FCC) Dentre as atividades rotineiras do servio de
protocolo de documentos est
a) o controle de tramitao.
b) a conservao preventiva.
c) o programa educativo.
d) a avaliao.
e) a elaborao de instrumentos de pesquisa.

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Gabarito Comentado















Item Resposta Comentrio
01 Errado
O protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados so
ferramentas que auxiliam os trabalhos do mesmo, mas no os substitui.
02 Certo
Uma das definies para o termo protocolo exatamente a unidade ou setor
responsvel por controlar o trmite de documentos.
03 Certo
O protocolo responsvel pelo recebimento, movimentao e sada de
todos os documentos de uma instituio.
04 Errado
O registro uma das operaes do protocolo, mas no h necessidade de
informatizao. A ferramenta informatizada opo nos protocolos.
05 Errado
A tramitao de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a
movimentao dos documentos o seu principal objetivo.
06 Errado
Segundo as rotinas descritas, as correspondncias particulares no devem
entrar nos sistemas da instituio, e sim enviadas diretamente.
07 Letra B
Esse setor tem a funo de enviar os documentos para fora da instituio.
Tambm conhecido como setor de expedio.
08 Letra E
Cabe ao protocolo somente controlar o trmite de documentos, e nada
mais. Outras atividades sero realizadas pelo arquivo.
09 Letra B
No cabe ao protocolo fazer descarte de documentos. Sua nica funo
controlar o trmite e localizao dos documentos.
10 Letra E
As atividades de protocolo so responsveis por controlar o trmite dos
documentos dentro de uma instituio.
11 Letra A
O protocolo tem a funo de controlar o trmite de documentos dentro de
uma instituio at a sua destinao ou remessa para fora.

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E ficamos por aqui nesta aula demonstrativa.
Como dito no incio, este curso ser de teoria e exerccios, cujas aulas
obedecero a seguinte estrutura: exposio do contedo, comentrio de
algumas questes sobre o assunto dentro da aula, uma lista de exerccios com
questes de bancas conhecidas sobre o tema e retiradas dos concursos mais
recentes, e o gabarito dessa lista comentado ao final.
Gostaria ainda de dizer que este curso totalmente aberto s suas
sugestes! Vocs podem (e devem!) colocar suas opinies, crticas e dvidas
no s com relao ao contedo como tambm com relao ao avano do
curso, da metodologia, etc. Afinal, este curso feito para vocs, e s assim
saberei se estou conseguindo repassar a vocs todo o conhecimento
necessrio. Fiquem a vontade para opinar sempre, especialmente para crticas
e ideias novas!
Aproveito ainda para garantir a vocs que caso o edital do concurso seja
publicado ainda durante a vigncia deste curso, vou adaptar todas as aulas ao
novo contedo (se houver alteraes) e banca escolhida. Ento no se
preocupem, pois estaro assegurados de estudar o contedo de Arquivologia
que lhes ser pedido.
Relembro que podem utilizar o e-mail e o frum para entrar em contato:
mayko@pontodosconcursos.com.br. Estou sempre aberto s crticas e
sugestes de todos vocs, para que nossas aulas tenham o maior rendimento
possvel.
Mais uma vez sejam todos muito bem vindos, tenham um abenoado
perodo de estudos, e sejam muito perseverantes! Desejo desde j um Feliz
Natal e muito, muito, muito Prspero Ano Novo! Aproveitem bastante as festas
de fim de ano, e que a alegria desta poca preencha seus coraes. Que sejam
renovadas as suas foras para realizar todos os seus sonhos!
Forte abrao e at nossa primeira aula!

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Exerccios Resolvidos na Aula

(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
(ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas do
Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e
secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
(TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na
instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado:
a) livro de protocolo.
b) agenda diria.
c) livro de autenticaes.
d) livro de registro.
e) lista de pendncias.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do
protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite
documental.
(DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a
opo correta.
a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo.
b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso
aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.
d) A expedio de documentos no necessita de registro.
e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um
processo.

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protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na
organizao.
(AL-SP/2010 FCC) No processo de gesto de documentos, na fase de
utilizao, a atividade de recebimento, classificao, registro, distribuio e
tramitao de documentos denomina-se
a) destinao.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organizao documental.
e) avaliao.