ENTERPRISE RESOURCES PLANNING: EVOLUO, CONCEITOS E ESTRUTURA

Fernando Roquete Universidade de So Paulo-Escola de Engenharia de So Carlos-USP/EESC Ethel Cristina Chiari da Silva Universidade de Ribeiro Preto - UNAERP Jos Benedito Sacomano Universidade Paulista - UNIP
E-mail froquete@microsigarp.com.br, ethel@linkway.com.br, sacomano@zaz.com.br

Abstract: The objective of this article is to presenting the concepts, evolution and structure of the management administration computerized systems, called Enterprise Resource Planning - ERP. Due technological progresses, the systems ERP was integrated into new concepts, for attending the needs imposed by market. These systems are being implanted broadly in companies around the world, and then, becomes interesting to investigate their structure, advantages and difficulties, that are being found, because these implantation projects need great financial investment and a internal process of restructuring the company. Key words: management resources planning, information technology, management systems administration. Resumo: O objetivo deste artigo apresentar os conceitos, evoluo e a estrutura dos sistemas de gesto empresarial, denominados como Enterprise Resource Planning ERP. Devido aos avanos tecnolgicos, os sistemas ERP foram integrados a novos conceitos, para atenderem as necessidades impostas pelo mercado. Estes sistemas esto sendo largamente implantados pelas empresas ao redor do mundo, torna-se, portanto, interessante investigar sua estrutura, vantagens e dificuldades que esto sendo encontradas, j que estes projetos de implantao necessitam de grande investimento financeiro e de um processo de reestruturao interna da empresa. Palavras Chave: planejamento de recursos empresariais, tecnologia da informao, sistemas de gesto empresarial

1. Introduo Toda organizao empresarial tem como premissa manter-se competitiva. Uma das necessidades hoje a identificao de oportunidades futuras, nesta linha pode-se observar uma pesquisa de FILION (1999) a qual foi realizada em duas fases. A primeira fase do estudo pesquisou 42 empresas que empregavam at 250 pessoas e a segunda fase pesquisou oito empresas, cada qual empregando mais de 1.000 pessoas. A entrevista relata que alguns dos empresrios entrevistados no introduziram nenhum produto ou inovao de mercado relevante, mas inovaram ao reduzir custos, melhorar a qualidade ou oferecer servios mais rpidos. Essa foi a oportunidade por eles identificada e foi isso que lhes deu uma vantagem competitiva. Observa-se portanto, que o empreendedorismo est focado no processo da construo da viso. FILLION (1991b, p.109) define viso como a imagem projetada no futuro do espao de mercado a ser ocupado pelos produtos e, o tipo de organizao necessria para alcanar isso. Neste contexto, os sistemas de Enterprise Resources Planning (ERP), vem fornecer condies de apoio a busca dessas oportunidades futuras. O objetivo possibilitar um maior conhecimento e monitorao do negcio. Em suma, o sistema informatizado de gesto empresarial tem como finalidade auxiliar e proporcionar recursos e procedimentos aos usurios para um

gerenciamento eficiente das informaes, obtendo, desta maneira, um alto desempenho nas atividades operacionais e estratgicas, com o menor custo possvel. Devido grande importncia exercida pelos sistemas ERP, o objetivo neste trabalho demonstrar o ciclo de vida do mesmo, apresentando primeiramente sua histria. Na seqncia, identifica-se sua estrutura, de forma enxuta para possibilitar uma viso geral do sistema. A seo 3 aborda o reflexo dos avanos tecnolgicos nos sistemas ERP, e finaliza-se retratando as vantagens, desvantagens e tendncias das solues de planejamento de recursos empresariais.

2. Evoluo Em virtude do setor de manufatura de uma empresa, operar com grandes nmeros de variveis para clculos e anlises, nada mais natural que este departamento solicite um auxlio do computador para dar suporte ao cumprimento de suas tarefas, referentes ao Planejamento e Controle da Produo, hoje englobadas na empresa na rea de logstica industrial. Como exemplo de uma tarefa de PCP, pode-se considerar a emisso da ordem de produo de um determinado produto, que por sua vez ir desencadear todo um processo de clculo de necessidades pela estrutura do produto, checando os subtens at chegar na matria prima e gerando solicitao de compra. Neste pequeno exemplo possvel enxergar o grau de complexidade e o alto volume de dados a serem considerados na produo. Segundo MACHADO (1989), desde 1960, quando surgiram os pioneiros em MRP (Material Requirement Planning) Planejamento das Necessidades de Materiais at 1971, havia cerca de 150 empresas utilizando o sistema MRP nos EUA. Aps 1971, foi desenvolvido um programa nacional de publicidade e educao pela APICS (American Production and Inventory Control Society) e em 1974, cerca de 700 empresas utilizavam o MRP, conforme pesquisa realizada no meio oeste dos EUA. O MRP original data dos anos 60, quando as letras queriam dizer Material Requirements Planning. O MRP permite que as empresas calculem quantos materiais de determinado tipo so necessrios e em que momento. Para fazer isso, ele utiliza os pedidos em carteira, assim como uma previso para os pedidos que a empresa acha que ir receber. O MRP verifica, ento, todos os ingredientes ou componentes que so necessrios para completar esses pedidos, garantindo que sejam providenciados a tempo. (SLACK et al., 1999, p. 327) Aps alguns anos surge o MRP II (Manufacturing Resources Planning ) ou Planejamento dos Recursos da Manufatura, que trata-se de uma evoluo do sistema MRP. O objetivo do sistema MRP II calcular e analisar de forma integrada todos os parmetros que determinam a produo de um determinado material, e tambm verificar os recursos tcnicos e humanos disponveis para o pronto atendimento da produo. O ERP o sucessor do MRP II, caracterizando-se em atender no apenas o processo de manufatura como tambm os demais departamentos e suas respectivas integraes. Com a utilizao do ERP os departamentos de produo, contabilidade, fiscal, etc., passaram a trabalhar de forma integrada e as empresas conseguiram otimizar processos e reduzir custos. Pode-se definir o sistema ERP conforme CORRA e GIANESI (1999) como: sendo basicamente composto de mdulos que atendem a necessidades de informao para apoio tomada de deciso de setores outros que no apenas aqueles ligados manufatura: distribuio fsica, custos, recebimento fiscal, faturamento, recursos humanos, finanas, contabilidade, entre outros, todos integrados entre si e com os mdulos de manufatura, a partir de uma base de dados nica e no redundante. No incio dos anos 90 as implantaes de ERP eram relacionadas a um alto investimento financeiro, visto que, apenas empresas de grande porte conseguiam recursos para tal investimento; entretanto, a necessidade de expanso para aquisio de novos clientes direcionou as empresas provedoras de softwares ERP, a focalizarem as organizaes intermedirias (empresas de pequeno e mdio porte), e assim sendo, popularizando os softwares de gesto empresarial. Houve um crescimento acelerado no volume de implantaes. Atualmente a quantidade de empresas que utilizam um sistema ERP muito mais significativa do que antigamente e projeta-se para um crescimento constante. O mercado empresarial muito dinmico sendo, portanto, necessrias constantes anlises para oferecer ferramentas com o objetivo de facilitar e proporcionar novos horizontes s organizaes empresariais. Segmentos como os sistemas de coordenao dos relacionamentos com os clientes,

aplicativos para gerenciamento da cadeia de suprimentos e o comrcio eletrnico esto em destaque, por serem ferramentas de apoio que utilizam a enorme base de dados do ERP, para a extrao de dados. Atualmente tenta-se resgatar uma aproximao maior do fornecedor com o cliente, isto , melhorar o relacionamento com a finalidade de personalizar o atendimento e consequentemente atrair novos negcios, porm, mantendo o alto nvel de satisfao com os clientes antigos. Este conceito definido como CRM (Customer RelationShip Management) Gerenciamento das Relaes com o Cliente. Por meio das ferramentas de CRM possvel promover a fidelizao dos clientes e tambm ampliar o market share atravs de vendas casadas (cross selling) e vendas com melhorias (up selling), diz o professor da Fundao Getulio Vargas e diretor da rea de congressos da Advanstar, Luis Carlos Moraes Rego. (TRONCHIN, 1999, p.8). O CRM tambm capaz de identificar os clientes que esto proporcionando maior lucratividade na empresa. Para executar todas estas tarefas o CRM extrai os dados do ERP, portanto, fundamental que o software ERP esteja bem estruturado para dar suporte a esta tecnologia. Alm do objetivo de estreitar o relacionamento do fornecedor com seu cliente, o mercado impulsiona cada vez mais as instituies utilizarem novas tecnologias para obterem uma maior qualidade no produto e no servio prestado, podendo ampliar a rea de atuao ou at mesmo conquistar novos nichos de mercado. Com o intuito de viabilizar o processo de integrao da empresa cliente e empresa fornecedor emergiu o Supply Chain Management (SCM) Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento, definido como: O SCM o processo de aperfeioar as praticas internas de uma companhia, como tambm a interao da companhia com os fornecedores e clientes, para produo e comercializao dos produtos de forma mais eficaz. Dentre as funes do SCM incluem previso, busca e obteno de demanda, inventrio e administrao de estoque, logsticas de distribuio, e outras disciplinas. Uma companhia que executa estas funes efetivamente est em uma posio que lhe permite entregar produtos com maior velocidade, e a um baixo custo ou com uma margem de lucro mais alta, que seus competidores. ( SLATER, 1999, www.cio.com).

3. Estrutura A utilizao de um sistema ERP, mais que uma mudana tecnolgica, ela implica em um processo de mudana organizacional, sendo necessrio repensar toda sua estrutura. Como sucessor do MRP II o ERP definido como uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informaes entre todas as atividades da empresa como fabricao, logstica, finanas e recursos humanos. um sistema amplo de solues e informaes. Um banco de dados nico, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicaes, consolidando todas as operaes do negcio em um ambiente computacional. ( PERIN, 1998, www.ourinhos.com.br/perin/interest.htm). O relacionamento entre os departamentos proporcionado pela integrao entre os mdulos, eliminando desta forma dados redundantes e retrabalho, sendo que o ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Estatisticamente, em sistemas no integrados, uma informao pode residir em at 6 diferentes lugares. (SHERIDAN apud PERIN, 1999). A medida e o escopo de adoo de sistemas ERP, at certo ponto, so uma deciso gerncial. entretanto, a tendncia parece claramente indicar que as estruturas dos ERPs sero usadas pelas empresas como as fundaes (a grande base de dados corporativa para apoio tomada de deciso, principalmente operacional) dos sistemas de informao das empresas. (GIANESI et al.,1999, p. 344). Devido necessidade do ERP estar voltado para o negcio da empresa, tambm so utilizados mdulos especficos para atenderem a vrios mercados. Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e servios, os sistemas ERP so desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades no previstas. As operaes podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Segundo GIANESI et al. (1999), segue abaixo algumas descries dos mdulos que integram uma soluo ERP, com seus respectivos graus de integrao.

Mdulos relacionados a Operaes e Supply Chain Management: Previses/Anlises de vendas (Forecasting/Sales Analysis). Auxilia a funo de previso de vendas da empresa . Em geral, esses mdulos trazem alguns modelos matemticos simples para correlaes por mnimos quadrados. Listas de materiais (Bom Bills Of Material). Mdulo responsvel pelo apoio manuteno das estruturas de produtos da organizao: substituio de componentes e mudanas de engenharia em geral devem fazer-se refletir no sistema MRPII/ERP. Programao-Mestre de Produo/Capacidade aproximada (MPS Master Production Scheduling/RCCP Rough-Cut Capacity Planning). O MPS coordena a demanda do mercado com os recursos internos da empresa de forma a programar taxas adequadas de produo de produtos finais. O planejamento de mdio prazo, no nvel do planejamentomestre da produo, chamado de rough cut capacity planning (RCCP) ou planejamento grosseiro de capacidade. Seu principal objetivo garantir que o plano-mestre (MPS) seja ao menos aproximadamente vivel em termos de capacidade, permitindo um clculo rpido, ainda que grosseiro. Planejamento de Materiais (MRP Material Requirements Planning), faz o planejamento das necessidades de materiais. Compras (Purchasing). O mdulo de compras visa apoiar informacionalmente o processo decisrio da funo de suprimentos dentro da empresa. Controle de Fabricao (SFC Shop Floor Control). De acordo com a Manufacturing um sistema de cho-de-fbrica orientado para a melhoria de desempenho que complementa e aperfeioa os sistemas integrados de gesto da produo. Controle de estoques ( Control Inventory). O mdulo de controle de estoques apoia a funo de controle dos inventrios. Posies de nveis de estoque, transaes de recebimento, transferencias, baixas, alocaes de materiais, entre outras so apoiadas por esse mdulo. Engenharia (Engineering).Mdulo que se encarrega de apoiar a funo de engenharia no que se refere as suas interfaces com o processo de planejamento-controle das mudanas de engenharia, controle de nmeros de desenhos, controle de mudanas de processos produtivos e roteiros de fabricao, tempos referentes aos processos produtivos, entre outros. Distribuio Fsica (DRP Distribution Requirements Planning) . O gerenciamento de forma integrado da cadeia de distribuio pode ser feito pelo que denominamos de planejamento das necessidades de distribuio (DRP). Gerenciamento de Transporte (TM Transport Management) . Mdulo que apoia a tomada de deciso em relao ao transporte de materiais. Gerenciamento de projetos (Project). Algumas empresas, embora interessadas na integrao que os sistemas ERP proporcionam, tm caractersticas especficas em seus sistemas produtivos que fazem com que os mdulos do MRP II original sejam inadequados para o apoio as suas necessidades de informao. Apoio produo repetitiva. Algumas situaes industriais trabalham com produes de tal forma repetitivas que a lgica estrita do MRP no se adequa perfeitamente. Apoio gesto de produo em processos. Empresas que tm produo em fluxo contnuo tambm, em princpio, no so bem atendidas pela lgica original estrita do MRP II. Apoio programao com capacidade finita de produo discreta. Sistemas de programao da produo com capacidade finita , oferecem suporte ao gerenciamento de uma situao muito complexa no cho de fbrica. Configurao de Produtos. Em essncia, um modulo configurador um conjunto de programas de computador que traduz a descrio genrica existente em estruturas de produtos modularizadas disponveis em uma estrutura especfica correspondente ao pedido propriamente dito. Mdulos relacionados gesto financeira/contbil/fiscal:

Contabilidade Geral. Mdulo que contempla todas as funes tradicionais necessrias para atender a necessidade da contabilidade geral. Custos. Mdulo que apoia a apurao de custos de produo integrado com os mdulos que geram as transaes fsicas que originam as transaes de custos. Contas a Pagar. Mdulo que apoia o controle das obrigaes e pagamentos devidos pela empresa, cadastro de fornecedores, entre outros. Contas a Receber. Controle de contas a receber, cadastro de clientes, controle de situao creditcia de clientes, prazos, entre outros. Faturamento. Mdulo que apoia a emisso e controle de faturas e duplicatas emitidas e apoia tambm as receitas fiscais referentes venda de produtos. Recebimento Fiscal. Mdulo que apoia as transaes fiscais referentes ao recebimento de materiais. Contabilidade Fiscal. Mdulo que apoia as transaes da empresa em seus aspectos de necessidade de cumprimento de requisitos legais. Gesto de Caixa. Mdulo financeiro de apoio gesto dos encaixes e desencaixes da empresa. Gesto de Ativos. Mdulo que apoia o controle dos ativos da empresa. Gesto de Pedidos. Mdulo de apoio a administrao dos pedidos de clientes. Definio e Gesto dos processos de negcio (Workflow). Mdulo que apoia a empresa no sentido de mapear e redefinir seus processos administrativos.

Mdulos relacionados gesto de recursos humanos: Pessoal (Personnel).Controla o efetivo de pessoal da empresa, tratando de aspectos como centros de custo no qual os funcionrios trabalham, programao de frias, currculos, programao de treinamento, avaliaes, entre outros. Folha de pagamento (Payroll).Controla a folha de salrios dos funcionrios. A figura 1 apresenta os departamentos com o objetivo de ilustrar a integrao entre alguns mdulos de um sistema ERP.
Solicitao Compras Cotao Pedido Compra Recebimento de mercadoria Controle Qualidade Estoque MP / MC

Projeo Estoque

OP

Requisies

Custos

Simulao Preos de Venda Centros Improdu tivos

Previso de Vendas

Carga Mquina Controle Coletor Eletrnico

Produo

Estatstica

Livros Fiscais

Estoque Prod/Acab

Contabilidade

LA Contas a Receber LA faturamento

LA de Rateios

Cons.Bco Informao

Liberao crdito

Liberao Estoque

Fatura mento

Movimento Ttulos

Banco

Clien tes

Pedidos Vendas

EDI - Cliente

Legenda:
PCP Mdulos Administrativo

Figura 1: Relacionamentos entre os mdulos de um Sistema ERP

4. Concluses O presente trabalho abordou o processo evolutivo dos sistemas de gesto empresarial ERP, atravs do qual pode-se constatar que a implantao adequada desta abordagem, pode retornar a organizao um diferencial competitivo, como maior flexibilidade e qualidade, porm, se o sistema no for escolhido atravs de critrios rigorosos, certo que ao invs de alcanar um diferencial competitivo a empresa estar adquirindo um grande problema. Atravs deste artigo, pode-se perceber que o fundamental obter um sistema ERP, voltado ao negcio da empresa, com a possibilidade de ser facilmente integrado com outras solues especficas do cliente. Com isso seu potencial pode ser acrescido. As vantagens resultantes da implantao de um ERP so transparentes, reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e servios, os sistemas ERP so desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades no previstas. As operaes podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Da, o tempo para desdobrar e otimizar os processos severamente reduzido. (PERIN, 1998, www.ourinhos.com.br). Na adoo de um sistema ERP pode encontrar algumas dificuldades durante o processo de implantao, visto que, a implementao de um sistema ERP demanda um tempo elevado, atividades rduas e dispendiosas. Encontra-se N barreiras durante o processo de implantao, incluindo a reestruturao organizacional necessria na maioria das vezes. Porm, como vimos, necessrio ter uma metodologia de trabalho para obter o sucesso na implantao. A tendncia do ERP a absoro de conceitos de mdulos plug in, isto , o sistema ir se adaptar a lgica do modelo em questo, caso a empresa utilize a lgica MRP II, o mdulo ERP com a sua lgica MRP II ser implantado. A expanso do ERP para o que denominamos Extended Resource Planning (XRP) Planejamento dos Recursos Estendidos a abertura de novos horizontes, uma nova viso de mercado. Tabela 1: Recursos que os gerentes de tecnologia planejam integrar em seus sistemas de XRP.

E-Commerce Suporte deciso Intranet Auto-servico de RH ERP externo Aplicacoes industriais especficas Previso de demanda Globalizao

64 % 44 % 38 % 25 % 23 % 21 % 18 % 15 %

Fonte: Cambridge Technology Partners apud Network Computing (1999) A mudana de um departamento tradicional para um ambiente orientado para processos e integrado por um ERP, provoca situaes de conflitos internos. Um dos motivos da existncia deste conflitos a falta de clareza dos administradores em demonstrar os objetivos que pretendem alcanar. necessrio canalizar os objetivos individuais de cada departamento ao objetivo da organizao

como um todo, mantendo uma liderana uniforme centralizada de forma a estruturar os objetivos e distribuir as atividades. O sistema ERP, insere dentro de uma organizao um novo modelo de trabalho, sendo que o mesmo requer novas competncias, portanto fundamental que as competncias de operao, gerenciamento e relacionamento sejam identificadas para que a empresa obtenha resultados benficos da implantao de um sistema ERP. Conforme HERN (1999), um programa de trabalho que visa alterar a dinmica organizacional deve alcanar cinco grandes objetivos: Desenvolver uma viso da transformao a realizar. Promover o alinhamento das liderana Mudar modelos mentais de uma parte significativa da organizao. Desenvolver competncias crticas para operar no novo modelo. Alinhar os principais elementos estruturas a ano novo modelo. A adoo de novas tecnologias uma questo fundamental para as empresas. Sob a tica da competitividade, esta deciso pode contribuir fortemente para a melhoria do desempenho das empresas. ( PEGELS & THIRUMURTHY, 1996). Consequentemente, a relutncia em introduzir novas tecnologias pode deteriorar o desempenho de uma determinada empresa em relao aos seu concorrentes. (CHEN & SMALL,1996).

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