SISTEMAS DE GESTO INTEGRADA: CONCEITOS E CONSIDERAES EM UMA IMPLANTAO

Christiane Mendes Hypolito

Mestranda em Engenharia de Produo Escola Federal de Engenharia de Itajub IEM/DPR Av. BPS, 1303 - Pinheirinho - 37500-000 e-mail: chris@intervale.com.br

Edson de Oliveira Pamplona

Escola Federal de Engenharia de Itajub IEM/DPR IEM - Departamento de Produo Av. BPS, 1303 - Pinheirinho - 37500-000 e-mail: pamplona@iem.efei.br

ABSTRACT
The systems known as Enterprise Resource Planning have currently received a great attention from the companies in the Brazilian market. Such systems are an evolution of MRP (Material Requirement Planning) and MRP II (Manufacturing Resource Planning), and have the objective of integrating all the processes of a company. They are didactically and commercially divided into modules. When these modules are integrated, they incorporate the processes. An ERP implementation project may be conducted by several methodologies, which depend on the consulting company hired for this purpose. However, the methodologies present similar phases, which are briefly described in this work.

Sistemas de Gesto Integrada: Conceitos e Principais Consideraes em uma Implantao. PAMPLONA, Edson de O. 19o ENEGEP. Rio de Janeiro, RJ, 1999. Em coautoria com Christiane Mendes Hypolito.

In relation to the benefits of an ERP implementation, they may be measurable or not. In this article they are called tangible and intangible benefits. In order to achieve a successful ERP implementation, there are fundamental items. These items were obtained through the research of implementation projects in different companies. Some of these items are described in this work: the choice of the product, the scope definition, the implementation strategy, the team implementation, and the importance of training for the final users.

KEY WORDS :

Enterprise Resource Planning, ERP, implementation

RESUMO
Os sistemas de gesto de integrada, denominados Enterprise Resource Planning - ERP tm

atualmente recebido grande ateno de empresas no mercado brasileiro. Tais sistemas so uma evoluo do MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais) e MRP II (Planejamento dos Recursos de Manufatura), e tm como objetivo integrar os processos empresariais. divididos em mdulos, que quando integrados incorporam tais processos. O projeto de implantao de um sistema de gesto integrada pode ser conduzido por diversas metodologias, em funo da consultoria contratada para este propsito . No entanto todas as So comercial e didaticamente

metodologias apresentam fases similares, descritas de forma ampla por este trabalho. No que concerne aos benefcios decorrentes da implantao de um ERP, eles podem ser mensurados ou no, chamados neste artigo de benefcios tangveis e intangveis. Para se obter sucesso na implantao de um ERP existem itens fundamentais, levantados atravs de pesquisas em diferentes empresas neste processo. Alguns deles so abordados por este trabalho: a escolha produto, a definio do escopo, a estratgia de implantao, a equipe de implantao, e a relevncia do treinamento de usurios finais.

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1. INTRODUO
Assunto relativamente novo no ambiente empresarial brasileiro, os sistemas de gesto integrada ou ERP Enterprise Resource Planning - tm, nos ltimos anos, se destacado como ferramenta essencial para a continuidade das operaes das empresas, e como no poderia deixar de ser, para o seu gerenciamento. O quadro ainda encontrado em diversas companhias so sistemas que refletem a falta de integrao entre os processos empresariais. O que existe o interfaceamento e no a integrao, atendendo aos processos de uma forma precria. Paralelamente, e agravando a situao, na maior parte dos casos estes sistemas encontram-se tambm tecnologicamente desatualizados e em plataformas diferentes. Desta forma, percebe-se que o investimento em tecnologia tem aumentado significativamente, e o ponto alvo destes investimentos um sistema que coloque em sincronia todos os processos de uma empresa. Esta sincronia obtida com a implantao de um ERP. Atualmente no Brasil, inmeras companhias esto implantando ou j trabalham com um ERP. Primeiramente grandes empresas adotaram a ferramenta. Hoje o mercado destes sistemas j est alcanando empresas de menor porte. A implantao do ERP um projeto caro e demorado, sendo funo da complexidade dos processos e operaes da empresa, do seu porte, e do escopo de implantao. Este trabalho abordar os principais conceitos referentes ao Enterprise Resource Planning , e abordar fatores importantes a serem considerados e avaliados em um projeto de implantao.

2. O que ERP
Segundo Hicks (1997), o Enterprise Resource Planning uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informao entre todas as funes dentro de uma companhia, tais como logstica, finanas e recursos humanos. O ERP automatiza os processos de uma empresa, com a meta de integrar as informaes atravs da organizao, eliminando interfaces complexas e caras entre sistemas no projetados para conversarem.

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Desta forma, todos os processos de uma organizao so colocados dentro de um mesmo sistema e num mesmo ambiente. Com o ERP, a redundncia de informaes eliminada, pois ele faz com que todos os usurios olhem para uma nica fonte de dados, independentemente das tarefas que realizam. Este banco de dados

nico e, contm e integra todos os dados que a empresa manipula e mantm, interagindo com todas as aplicaes no sistema. Desta forma no h redundncias, inconsistncias, repeties de tarefas como a entrada de dados em duas ou mais aplicaes, assegurando-se a integridade das informaes. Devido tambm a este banco de dados comum, decises podem ser tomadas olhando-se atravs da companhia. Antes era preciso olhar para unidades operacionais separadas e ento coordenar as informaes manualmente ou reconciliar dados atravs de inmeras interfaces entre pacotes diversos.

3. DE ONDE VEM O ERP

O sistema de gesto integrada, conhecido como ERP Enterprise Resource Planning nada mais do que a evoluo do MRP e MRPII. O MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais) foi desenvolvido na dcada de 60 por J. Orlick , e era utilizado para o gerenciamento de materiais, atravs do planejamento de ordens de compra e ordens de fabricao. Na dcada de 70 Oliver Wight introduziu o MRP II (Planejamento de Recursos de

Manufatura), que incorporou ao MRP outras funes prioritrias para a meta de produo. O ERP surgiu na dcada de 90, quando a palavra chave passou a ser integrao. Ele considerado, por alguns autores, o estgio mais avanado dos sistemas tradicionalmente chamados de MRP II (Corra, 1997). Incorpora alm das funes antes contempladas, funcionalidades de finanas, custos, vendas, recursos humanos, e outras, antes trabalhadas nas empresas atravs de inmeros sistemas no integrados.

4. MDULOS E PROCESSOS
Os sistemas ERP so comercial e didaticamente divididos em mdulos. Mdulos financeiro, de

controladoria, de materiais, vendas, de produo, qualidade, de recursos humanos, e assim por diante.

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 importante, no entanto, salientar a diferena entre dois conceitos: mdulos e processos. Cada mdulo dos sistemas de gesto integrada contempla funcionalidades relacionadas rea de atuao especfica. Os mdulos financeiros e de controladoria abrangem, por exemplo, funcionalidades de contabilidade geral, faturamento, contas a receber, contas a pagar, contabilidade de centros de custos, gesto de ativos, etc. J o mdulo de materiais contempla, entre outras, as funcionalidades de compra e controle de estoques. No entanto, ao considerar-se processos, verifica-se que estes atravessam vrios mdulos do ERP. Por exemplo, o processo de custos abrange os mdulos de produo, de materiais, alm dos mdulos financeiro e controladoria. A implantao destes sistemas geralmente realizada por uma equipe dividida em mdulos, sendo que a integrao destes mdulos possibilita o fluxo dos processos dentro do sistema. Com relao ainda aos mdulos, de uma forma geral todos os sistemas ERP de fornecedores estrangeiros passam por uma adaptao legislao brasileira, chamada de localizao. Nesta localizao feita, por exemplo, a adequao s exigncias fiscais e a absoro total dos custos do ms, respectivamente nos mdulos financeiro e de controladoria.

5. OBJETIVOS E BENEFCIOS
Para Corra (1998), o objetivo de um ERP a perfeita integrao entre os setores da organizao, com uma base de dados nica e no redundante, e a informao boa e certa na hora certa; j conforme Lieber (1995), o objetivo ser capaz de imputar a informao no sistema uma e nica vez. Pode-se ainda acrescentar como metas a serem atingidas em uma implantao de ERP, a integrao de informaes atravs da companhia e a eliminao de interfaces complexas e caras. Todos estes objetivos tornam-se, na verdade, benefcios obtidos pela empresa aps a implantao do sistema, podendo ser tangveis e intangveis. Benefcios tangveis so aqueles que so financeiramente mensurados, por exemplo, reduo de estoques, reduo de atividades que no agregam valor, reduo de horas extras ou at mesmo de funcionrios.

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J os benefcios intangveis so aqueles considerados de suma importncia, mas que no apresentam, diretamente, uma reduo de custos ou um ganho de capital. Como exemplos tem-se a melhor satisfao dos clientes internos e externos, decorrentes da rapidez e acuracidade na gerao e disponibilizao de informaes, e a maior confiabilidade na tomada de decises atravs do conhecimento das informaes corretas e em tempo, reduzindo assim riscos em decises gerenciais. A eliminao de operaes manuais tambm um benefcio intangvel pois possibilita o direcionamento dos empregados para atividades mais nobres. As operaes manuais so na maioria dos casos

necessrias devido ao fato de diversos sistemas no integrados coexistirem, o que leva necessidade de se realizar uma constante conferncia e ajustes de informaes presentes em sistemas diferentes. Pode por isso tambm ser considerada um benefcio tangvel j que com a eliminao destas atividades, possvel reduzir o quadro de funcionrios. Cada empresa deve levantar e avaliar quais sero os benefcios trazidos pelo uso do ERP, o que fortemente relacionado situao atual de seus processos e sistemas, assim como ao seu negcio.

5.1 CLCULO DE BENEFCIOS TANGVEIS

Uma das formas de se obter os benefcios tangveis atravs do levantamento dos custos de cada processo em dois momentos: antes e depois da implantao do ERP. Estes benefcios podem ser calculados baseando-se nos custos e nmero de pessoas de cada centro de custo. Direcionando-se os recursos (horas) disponveis em cada centro de custo para os processos em que atuam, considerando-se para isso o tempo dedicado para cada processo, obtm-se os custos dos processos atuais. Em seguida, deve-se avaliar e determinar a reduo de recursos a serem dedicados

para cada processo aps a implantao do ERP, considerando-se para isto o redesenho dos processos decorrentes da implantao. Esta etapa depende fortemente da experincia e conhecimento das atividades envolvidas em cada processo, e uma estimativa, sendo difcil determinar exatamente a reduo.

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Outro benefcio tangvel a ser calculado so os ganhos de capital, obtidos por exemplo, da reduo de estoques, devido maior agilidade no processo de compras e tambm a um melhor planejamento de demanda. Nos custos de implantao de um ERP esto: custo do software, upgrade de hardware para suportar o sistema, consultoria para implementao, treinamento de usurios finais, cursos para a equipe de implantao. Os benefcios gerados em conjunto com os investimentos necessrios do origem a um fluxo de caixa do projeto, atravs do qual se obtm o retorno do investimento.

6. IMPLANTAO DE UM ERP
O projeto de implantao de um ERP na maior parte dos casos de longa durao, e pode ocorrer segundo duas estratgias distintas: faseada ou big-bang, que sero discutidas posteriormente. A implantao pode ser conduzida atravs de vrias metodologias, elaboradas pelas diversas consultorias atuantes neste campo. Entretanto as metodologias existentes so significativamente similares, sendo

divididas em fases que proporcionam os mesmos resultados. A fase inicial o planejamento do projeto. Nela so definidos o software, a consultoria e a equipe da empresa, o escopo de implantao, isto , os processos empresariais que sero inseridos no ERP e consequentemente os mdulos que sero implantados, a estratgia de implantao, e por fim o cronograma e a data da entrada em produo. Na fase seguinte, deve ocorrer o treinamento da equipe da empresa no software escolhido. Este treinamento , na maioria dos casos, uma viso macro de como o sistema funciona. Quando se inicia a execuo dos trabalhos, o primeiro passo o levantamento dos processos empresariais correntes, seguido de seus redesenhos, considerando-se as melhorias a serem introduzidas e as funcionalidades do sistema. So feitos fluxogramas dos novos processos, e cada atividade

detalhadamente descrita. No detalhamento das atividades, inicia -se a configurao do sistema. Configurao, ou parametrizao, pode ser definida como uma preparao do ambiente para implementar os processos da empresa, isto , dentre todas as opes oferecidas pelo sistema, deve-se no momento da

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configurao, escolher e definir campos, parmetros, modos de executar funcionalidades, e assim por diante, de forma a colocar no sistema as regras do negcio. Isto ocorre pois os sistemas ERP so produzidos para atender a diversos tipos de empresas, sendo assim possuem inmeros parmetros que devem ser selecionados de acordo com o negcio. Numa fase posterior, so realizados testes de integrao. Primeiramente testes internos, ou seja,

funcionalidades dos mdulos. Em seguida testes entre os vrios mdulos, quando ento acontece testes dos processos. Tambm devem ser realizados testes de interfaceamento, se existentes, o que ocorre quando outros sistemas ainda so mantidos. O treinamento de usurios finais tambm j deve ser iniciado. As migraes de dados (ou carga de dados) so realizadas em duas vezes. A primeira, antes dos testes de integrao, quando feita um migrao de dados em pequena escala, testando assim os programas de migrao e fornecendo dados para os testes de integrao. A carga de dados final iniciada dias antes da entrada em produo do sistema, e contempla a migrao por exemplo, de cadastro de fornecedores, clientes, lista de materiais, contas a receber, contas a pagar, estoques, entre outras. Para tal, os sistemas antigos devem ser tirados de operao. Por fim, o sistema entra em produo, comumente chamado de go live.

7. CONSIDERAES EM UMA IMPLANTAO

Existem diversos fatores que devem ser considerados em um projeto de implantao de ERP, fatores estes de fundamental importncia para o sucesso da implantao. Logo na fase inicial, a escolha do produto um item relevante. Segundo Taurion (1998), no h solues idnticas, e empresas tm particularidades. Sendo assim nenhum produto soluo universal, isto , no existe fornecedor do sistema perfeito, adequado para todos os clientes; um fornecedor que atenda s necessidade de todos os tipos de empresas. Na verdade, avaliar sistemas ERP mais uma questo de encontrar o menos inapropriado para a empresa (Bragg,1997). Portanto, a avaliao dos sistemas existentes deve ser feita cautelosamente, analisando-se as funcionalidades oferecidas segundo as necessidades do negcio, devendo-se escolher o ERP que apresentar maior aderncia s caractersticas

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da empresa. A escolha no consciente de um sistema pode levar a um comprometimento no desejado com aplicaes que no se adequam s metas estratgicas da organizao. Aps a definio do produto, o escopo de implantao um dos itens mais importantes. Percebe-se que as empresas apresentam, em geral, a tendncia de inserir todos os seus processos no sistema. Entretanto, deve-se avaliar a real necessidade e possibilidade de se conduzir a impl antao com tal escopo. Em um dos estudos de casos acompanhados, o projeto de implantao teve incio com a meta de se colocar a empresa dentro do sistema, todos os seus processos sem uma nica exceo, o que tornou-se invivel medida que o projeto caminhava, visto que o pacote adquirido no atendia todas as necessidades do negcio, algumas delas essenciais. Interrompido o projeto e reavaliadas todas as antigas definies, os trabalhos foram retomados com novo escopo, colocando-se no ERP apenas os processos bsicos, deixando-se fora dele processos responsveis pela diferenciao em relao aos seus concorrentes, e aqueles no atendidos pelo sistema. Definido o escopo, para Belloquim (1998) o problema da implantao de um ERP est no fato de ser exigido que a empresa se adapte ao sistema, ou seja, os sistemas ERP levam as empresas a modificar seus processos para se adequar aos descritos em seus mdulos. No entanto, empresas que possuem bons processos de negcios no iro ser beneficiadas com adaptaes ao modelos do sistema. J aquelas que possuem processos ultrapassados, com mau funcionamento, tero um grande benefcio com tal adaptao. mais uma vez, questo de se avaliar. Este fato pode ser amenizado com as customizaes,

complementaes ao produto com uso da linguagem de programao proprietria, alterando-o conforme necessidade. Entretanto, customizaes no so fortemente recomendadas, uma vez que torna

significativamente difcil a manuteno do sistema e a atualizao de verses. Por outro lado, os fornecedores de ERP sustentam que seus produtos incorporam as melhores prticas do mercado. Tal afirmao pode ser amplamente discutida, pois se todos os clientes podem ter acesso tais prticas, elas no necessariamente ainda continuam como as melhores, uma vez que pode-se entender como melhor prtica, aquela que faz a diferena em relao ao seu concorrente. A adaptao ao sistema no far mais do que padronizar os processos entre vrios concorrentes. Desta forma, Belloquim (1998) defende que a utilidade dos pacotes ERP se resume automao do feijo-com-arroz, isto , processos bem conhecidos e largamente padronizados, o que vem de encontro ao novo escopo de implantao do estudo mencionado anteriormente.

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Aps a definio do escopo, a estratgia de implantao o prximo item de suma importncia. Como j citado anteriormente, existem duas estratgias de implantao. Big-bang, que abrange todos os mdulos do escopo previamente definido de uma nica vez. E faseada, que divide o projeto em etapas, sendo que em cada uma delas implantam-se determinados mdulos do escopo total. A opo entre elas deve ser feita levando-se em considerao os riscos existentes. Em uma implantao big-bang no h necessidade de se desenvolver interfaces entre os processos contemplados no projeto, e no h remodelamentos do sistema. Remodelamentos podem ser necessrios em virtude da entrada gradativa dos mdulos, ou seja, devido ao fato de, em cada fase, se modelar o sistema de acordo com os mdulos a serem m i plantados, visando em conjunto as necessidades do negcio. Desta forma, pode ser preciso um modelamento especfico devido falta de funcionalidades presentes em mdulos no considerados no escopo de fases iniciais, mas que em fases posteriores so implantados, levando ento necessidade de se remodelar o sistema. Por outro lado, em uma implantao big-bang existe o risco de que as operaes da empresa sofram uma paralisao, causada pela entrada em produo dos mdulos do ERP de uma nica vez. A virada da chave, neste caso, significa que todos os processos inseridos no ERP passaro a ser nele executados do dia para noite. Certamente ajustes sero necessrios, e as operaes podem ficar paradas enquanto eles no so realizados, principalmente quando no se trabalha com o sistema antigo em paralelo. J em uma implantao faseada, deve-se desenvolver interfaces. No entanto, o risco menor, j que os mdulos so colocados em produo gradativamente, at que todo escopo seja implantado. Desta forma, caso sejam necessrios ajustes quando da entrada em produo do sistema, a provvel paralisao acontece em escala significativamente menor. importante considerar o fato de que, na implantao

faseada, as interfaces desenvolvidas na primeira fase sero inutilizadas medida que outros mdulos forem implantados, alm da provvel necessidade de remodelamentos citados anteriormente. Quanto s interfaces com processos no contemplados pelo projeto, existiro em qualquer uma das duas situaes. A equipe d e implantao da empresa tambm fator de extrema relevncia. Recomenda-se fortemente que esta equipe seja formada por pessoas conhecedoras dos processos, devendo ter dedicao integral ao projeto, o que significa o afastamento da rea operacional. No tocante dedicao integral ao

projeto, este um item difcil de ser obtido pela maioria das empresas, devido ao grande volume de

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tarefas e responsabilidades desempenhadas pelos funcionrios chave de cada rea. Entretanto deve ser considerado, pois o andamento do projeto dentro dos prazos estabelecidos depende significativamente da disponibilidade da equipe. J durante a implantao, um item geralmente subestimado o treinamento de usurios finais. Pode-se notar que na maior parte dos casos ele discutido apenas aps a configurao e testes do sistema. No entanto, segundo dados pesquisados de algumas implantaes, verifica-se que esta no a maneira mais adequada de se tratar este item. uma tarefa tambm demorada, principalmente em funo do n mero de usurios a serem treinados, devendo portanto ser considerada desde o incio do projeto. importante lembrar que aps a entrada em produo, sero estes os usurios do sistema, de forma que o bom funcionamento e o nmero de problemas depende fortemente da qualidade do treinamento ministrado. Portanto, o planejamento do nmero de pessoas a serem treinadas, local, material, definio dos instrutores (que pode ser a prpria equipe de implantao da empresa) e cronograma, so fatores a serem tratados com antecedncia. Aps a implantao, um problema antes no existente deve passar a ser considerado: o comprometimento com um nico fornecedor (Robinson, 1997). Tal comprometimento leva uma dependncia, pois qualquer melhoria no sistema deve ser feita pelo fornecedor do pacote adquirido. Melhorias, entretanto, no so geralmente sincronizadas com o ciclo de negcio, sendo necessrio esperar pelas atualizaes lanadas pelo fornecedor no mercado. Tais atualizaes, no entanto, podem ou no contemplar a s modificaes desejadas pelo cliente, isto , o cliente no tem a modificao que deseja na hora que precisa. Entre outras, estas so importantes consideraes a serem feitas ao se decidir implantar um ERP.

8. CONCLUSO
Freqentemente as empresas tm grandes expectativas em relao aos sistemas ERP, esperando-se que eles melhorem todo o funcionamento do negcio do dia para noite. No entanto, esta uma percepo errada, e uma das razes o fato de que o ERP no resolve problemas relacionados procedimentos, ou seja, um sistema no capaz de solucionar problemas decorrentes da falta ou do no cumprimento de procedimentos internos, assim como da presena de controles fracos dentro de uma empresa. Para Lieber

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(1995), o ERP permite que a empresa padronize seu sistema de informao e, segundo Sheridan (1995), o ERP, na essncia, fornece a informao certa pessoa certa, na hora certa. O ERP fornece ainda s empresas grande agilidade e confiabilidade das informaes, eliminando retrabalhos e operaes manuais antes amplamente executadas. Apesar da implementao ser difcil, demorada e cara, devido principalmente extensa parametrizao, no h dvida dos benefcios do ERP nos aspectos antes mencionados. No entanto, para que o projeto tenha o sucesso almejado, deve-se realizar uma boa avaliao na escolha do software, na definio do escopo e da estratgia de implantao, procurando elaborar um plano de implantao de acordo com as necessidades da empresa, proporcionando desta forma as vantagens desejadas.

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