Resumo de arquivologia

Documento- documento = informao + suporte O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, at fitas magnticas, meios audiovisuais entre outros. Um documento falso ou em duplicidade com outro no agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira na sua finalidade probatria de uma determinada transao. Arquivo- Arquivos so conjuntos de documentos. Finalidades primrias- administrativo, funcional ou legal/fiscal. Finalidades Secundrias- Prova e informao Arquivos podem ser produzidos e recebidos por diferentes pessoas, de naturezas distintas, guarda relao direta com suas atividades. Acervo (=conjunto de documentos). Os valores de documentos constantes de um arquivo: Valor primrio: um valor temporrio que todo o documento apresenta, concernente aos aspectos administrativos, funcionais e legais da organizao. Todo documento nasce com esse valor, mas o perde com o decorrer do tempo. Qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes para as quais o documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a utilizao dos documentos para fins administrativos. Valor secundrio: um valor definitivo que o documento apresenta para sua organizao, estando intimamente relacionado com sua importncia histrica. Obviamente, nem todo documento apresentar valor secundrio referese ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa. CONARQ: Art. 1oO Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,

bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Tipos de Arquivo
Arquivos correntes, intermedirios e permanentes. Os documentos administrativos passam por um processo cronolgico, sendo que a frequncia de seu uso ou consulta vai diminuindo com o tempo. Esse justamente o critrio que faz esse documento fazer parte dos arquivos correntes, intermedirios ou permanentes.

A passagem de um documento do arquivo corrente para o intermedirio denominada transferncia. J a entrada de documentos no arquivo permanente chama-se recolhimento. As quatro caractersticas mais marcantes dos arquivos correntes: Uso frequente / grande probabilidade de uso; Documentos so dotados de valor primrio; Distribuio por toda a organizao; e Restrio / controle de acesso. A finalidade principal dos arquivos correntes a de subsidiar (facilitar, dar apoio, prover suporte) as atividades cotidianas da organizao. Tais arquivos contm documentos que, em virtude de sua relevncia administrativa, legal ou funcional (valor primrio), detm grande probabilidade e frequncia de uso. Os arquivos intermedirios e permanentes possuem valor secundrio. Os arquivos intermedirios possuem algumas das arquivos correntes. A diferena principal diz respeito probabilidade de uso. Ainda assim, podemos dizer que arquivos tambm detm valor primrio e restrio de caractersticas tanto dos menor frequncia e os documentos desses acesso, sendo que a

justificativa para sua conservao est baseada em razes administrativas, tcnicas, legais e fiscais.

Arquivos correntes:
Atividades administrativas relacionadas aos arquivos correntes:

SERVIOS DE PROTOCOLO Nas organizaes, protocolo usualmente um setor encarregado do recebimento, registro, classificao e movimentao de documentos. Para fins didticos, podemos concatenar as atividades inerentes ao protocolo em um processo:

Ao visualizarmos o esquema acima, vemos que o protocolo efetivamente a porta de entrada (recebimento) e a porta de sada (distribuio ou movimentao / expedio) dos documentos em uma organizao. tambm, como vimos, atividade tpica dos arquivos correntes.

Dentre as vrias classificaes possveis de um documento, a questo ressalta aquela que se d em funo do grau de sigilo. H duas categorias neste quesito:

O documento sigiloso pode ainda ser dividido em quatro subcategorias: reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto, de acordo com eventual dano causando pela divulgao de suas informaes. RECEBIMENTO E CLASSIFICAO DE CORRESPONDNCIAS PELO PROTOCOLO 1. Receber a correspondncia 2. Separar a correspondncia oficial da particular 3. Distribuir a correspondncia particular (sem abri-la! imagine algum vendo seu extrato bancrio....) 4. (Agora o protocolo s est com a correspondncia oficial) Separar a correspondncia ostensiva da sigilosa 5. Encaminhar a correspondncia sigilosa (sem abri-la) 6. Abrir a correspondncia ostensiva 6.1. Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, verificando a existncia de antecedentes (requisitar ao arquivo estes antecedentes) 6.2. Interpretar e classificar a correspondncia ostensiva, por assunto. 6.3. Efetuar algumas aes burocrticas: carimbar, anotar data da primeira distribuio, lanar resumo na ficha de protocolo. 6.4. Encaminhar ao setor de registro e de movimentao.

Apenas as correspondncias oficiais e ostensivas so abertas. As particulares, ou as oficiais sigilosas s devem ser abertas no setor de destino.

TAREFAS DO SETOR DE EXPEDIO 1. Receber a correspondncia (Original e cpia. Se no vier com cpia, ela deve ser providenciada) 2. Verificar se o anexos/apndices) documento est completo (se no faltam folhas ou

3. Numerar e completar a data, no original e nas cpias 4. Expedir o documento original 5. Encaminhar a correspondncia sigilosa 6. Arquivar as cpias

ARQUIVAMENTO O Arquivamento refere-se ao conjunto de operaes destinadas ao armazenamento e acondicionamento de documentos, visando sua localizao futura. Sobre o tema arquivamento, h dois tpicos principais a serem abordados: tipos e mtodos de arquivamento. Por ora, vamos nos ater aos tipos de arquivamento, relativos ao modo de disposio e acondicionamento de documentos.

Mtodos de arquivamento so relativos ao modo de ordenao de documentos, possibilitando sua identificao, localizao e posterior recuperao da informao. Podemos separar, inicialmente, os mtodos de arquivamento em dois sistemas distintos: o sistema direto e o indireto. No sistema direto a busca do documento diretamente no local em de sua guarda, sem a necessidade de cdigos para a recuperao da informao. Em uma gaveta de arquivo com pastas identificadas por nomes das pessoas, por exemplo, teremos um tpico mtodo do sistema direto: o alfabtico. Outros exemplos seriam os mtodos geogrfico, o dicionrio e o enciclopdico. No sistema indireto, por sua vez, exige-se a consulta prvia de um cdigo para que s ento possa proceder-se busca no local de guarda do documento. Os mtodos bsicos de arquivamento so ilustrados na figura a seguir:

Mtodos de arquivamento
Mtodo Descrio Alfabtico- O elemento a ser considerado o nome principal. Ex: pastas identificadas pelos nomes de funcionrios Geogrfico - O elemento principal a ser considerado procedncia, a origem do documento (local, lugar ou setor). Ex: registros classificados por nome do estado, cidade e correspondente. Numrico Simples- Um nmero atribudo ao local de guarda do documento. Geralmente um ndice alfabtico remissivo dever ser usado. Ex: Pastas numeradas de 1 a 99. Para achar em que pasta est o documento de Maria, consulta-se um ndice remissivo, por meio do qual veremos , por exemplo, que esto na pasta 43. Cronolgico - Documentos so organizados por data. Ex: imposto de renda de 2008, 2009, 2010....

Dgito-terminal- Utilizado quando a quantidade de documentos a ser armazenada muito grande. Assim, decompe-se o nmero de registro (geralmente um nmero grande), em duplas de algarismos, reduzindo erros e facilitando a localizao. Ex: o registro 12345 passa a ser o 01-23-45. Ideogrfico (assunto) Alfabtico Dicionrio- Os assuntos dos registros so dispostos em ordem alfabtica, independente da relao entre eles. Ex: Administrao de Materiais, Arquivologia, Compras, Mtodos de arquivamento, Licitaes, Sigilo de documentos. Enciclopdico- Os registros so agrupados sob ttulos gerais e, dentro deles, alfabeticamente: Ex: ADMINISTRAO DE MATERIAIS: compras, licitaes, ARQUIVOLOGIA: mtodos de arquivamento, sigilo de documentos ,numricoduplex e decimais Duplex- Documentos so divididos em classes e subclasses, que podem ser criadas livremente. 1. ADMINISTRAO DE MATERIAIS 1.1. Compras 1.1.1. Licitaes 2. ARQUIVOLOGIA 2.1. Mtodos de arquivamento 2.2. Sigilo de documentos Decimal- Os documentos so divididos em 10 classes fixas (9 especficas e a ltima genrica, para assuntos que no se enquadram nas classes anteriores). o mtodo utilizado pelo CONARQ. Somente as subclasses podem ser criadas livremente.

REGISTROS Os registros so ordenados alfabeticamente, de acordo com ltimo sobrenome. Se os sobrenomes forem iguais, verifica-se a ordem alfabtica do prenome: Ex: Bastos Alencar , Carlos Bastos Correia, Paulo Sobrenomes que so ligados por hfen ou que so compostos por um substantivo + um adjetivo no se separam. Ex: Monte Negro, Roberto Castelo Branco, Humberto de Alencar Villa-Lobos, Heitor Sobrenomes formados com as palavras Santo , Santa ou So no se separam dos nomes que os sucedem: Ex: Santa Rita, Maria Santo Cristo, Carlos So Paulo, Roberto No se consideram artigos e preposies. Ex: Nascimento, Pedro de Andrade do Jos da Sobrenomes que exprimem grau de parentesco no se separam do prenome. Ex: Oliveira Sobrinho, Mrcia Silva Filho, Pedro Paulo Souza Neto, Leonardo Miranda

PRODUTOS DA AVALIAO DE DOCUMENTOS Tabela de Temporalidade- o instrumento que especifica os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio, bem como indica a destinao final (guarda permanente ou temporria, microfilmagem ou eliminao). PRODUTOS DA AVALIAO DE DOCUMENTOS Lista de eliminao- Trata-se da relao de documentos que sero eliminados. TEORIA DAS 3 IDADES

Arquivos permanentes Diferentemente dos arquivos correntes, que usualmente so localizados fisicamente prximos s reas da organizao que servem de clientes potenciais aos documentos, o arquivo permanente geralmente centralizado. Assim, um primeiro

aspecto que devemos salientar que seu volume consideravelmente maior que aquele inerente aos arquivos correntes e intermedirios, implicando, assim, uma maior complexidade de sua administrao. Atividades do arquivo permanente ARRANJO Referem-se s operaes tcnicas destinadas organizao da documentao de carter permanente. De acordo com a terminologia arquivstica brasileira, arranjo a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido DESCRIO o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos documentos para a elaborao de instrumentos de pesquisa. PUBLICAO a sequncia lgica da atividade de descrio. Uma vez descrito o documento, publicam-se os seus dados, permitindo ao usurio a recuperao dos dados principais dos documentos. CONSERVAO Refere-se ao ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao dos documentos. Atividades de conservao Podemos agrupar os agentes capazes de causar dano aos documentos em 3 categorias:

Tcnicas de conservao
Desinfeco- mtodo qumico que objetiva combater insetos e pragas em geral. O procedimento mais conhecido a fumigao. Que consiste na introduo de documentos em uma cmara seguindo-se da aplicao de produtos que agem por um perodo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Limpeza- Mtodo simples, que consiste na utilizao de panos macios, escovas ou aspirador de p. Alisamento- Esta tcnica se resume em duas etapas. Primeiro o documento submetido a ao de ar mido, para, em seguida, alis-lo passando a ferro folha por folha, por meio de mquinas eltricas, ou de prensas manuais, sob presso moderada

Restaurao

MICROFILMAGEM A microfilmagem responsvel por prover significativa economia de espao na armazenagem de documentos. Podemos definir esta tcnica da seguinte maneira: Microfilmagem = tcnica que consiste em reproduzir de maneira reduzida um documento, criando-se uma cpia em formato microgrfico (microfilme ou microficha). Ainda segundo a terminologia arquivstica brasileira, microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. Conforme nos ensinam Silva e Madio (2008)2, o microfilme foi criado criado por Rene Dragon no sculo XIX durante a guerra franco prussiana, com o intuito de transportar mapas microfilmados s fontes inimigas. O microfilme uma mdia analgica, cuja forma mais padronizada no mercado um rolo de filme fotogrfico preto e branco de 35 mm.