Simplificao Administrativa

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Painel de Bordo
- Formulrio: Cronograma ou Plano de Trabalho
- Resultados: Plano de Trabalho da Simplificao Administrativa do rgo
elaborado


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ELABORAO DO PLANO DE TRABALHO
Pr-requisitos
da Simplificao
Administrativa
Elaborao do
Plano de
Trabalho
Desenho dos
Fluxogramas
Atuais
Sistema de
Medio de
Desempenho
Identificao
dos Elementos
do Processo
Levantamento
das Etapas e
Normas
rvore de
Solues
Modelagem do
Processo
Proposta de
Simplificao
Implementao
do Novo
Processo
Mapeamento
do Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Implementao
das Melhorias
Fim


2. ELABORAO DO PLANO DE TRABALHO

2.1 Macro Viso desse Passo

ENTRADAS PROCESSO SADAS


E1-EPT: Nomes dos
colaboradores envolvidos
na Simplificao
Administrativa;
E2-EPT: Oportunidades
de Melhoria j
identificadas, acerca de
um processo;
E3-EPT: Pesquisas
internas e/ou externas;



S1, S2 e S3-EPT Plano de
Trabalho elaborado e
aprovado, contendo (E1-
LEN):
Processo Priorizado
Escopo de Atuao da
equipe d;
Nomes dos
colaboradores
envolvidos com o
processo priorizado



Legenda:
1. En: Entrada, nmero da entrada;
2. EPT: Elaborao do Plano de Trabalho;
3. LEN: Levantamento de Etapas e Normas;
4. Sn: Sada, nmero da sada.

2.2 O que a elaborao do plano de trabalho?

Consiste no planejamento de aes a serem desenvolvidas, visando formalizar e
acompanhar o processo de implementao da Simplificao Administrativa no rgo.

O plano de trabalho o documento que deve refletir na ntegra o que ser realizado e
que direcionar todas as aes da Equipe d. , na verdade, o planejamento ttico e
estratgico de implementao das fases de Simplificao Administrativa.

Alm de servir como instrumento de controle gerencial, o plano dever ser validado por
parte da direo do rgo e das pessoas-chave para que as aes de simplificao da
Equipe d tenham legitimidade e, de fato, possam ser implementadas.
Priorizar Processo
a ser Simplificado
Fim
Elaborar Plano de
Trabalho
Definir Escopo de
Atuao



2.3 Como elaborar o plano trabalho?

Um plano de trabalho deve contemplar as aes necessrias para se obter o resultado
final, com referncias claras aos prazos estimados para a sua execuo, e aos
recursos necessrios

A Equipe d a responsvel imediata pela elaborao do plano de trabalho, podendo
ainda ser acompanhada pelos colaboradores envolvidos, direta ou indiretamente, nos
processos de trabalho.

2.3.1 Priorizao da Simplificao Administrativa

a escolha consensual do(s) processo(s) organizacional(is) que dever(o) ser
simplificado(s), priorizando os casos mais crticos, que necessitem de uma interveno
imediata.

Cabe ressaltar que o trabalho de priorizao no deve focar
problemas, mas sim os Processos Organizacionais, pois
entende-se que aqueles so uma conseqncia de um
processo mal definido e/ou mal desenhado. Logo, a partir do
momento em que se identifica o processo de trabalho que
dever ser submetido anlise de simplificao, pressupe-se
que os problemas dele decorrentes sero tratados medida
que se implementa a Simplificao Administrativa.

O principal critrio de priorizao a constatao de alguma oportunidade de melhoria
relativa a um processo que a alta-administrao tem manifestado interesse em
aprimorar e/ou inovar.

Se j existirem tais oportunidades identificadas e/ou definidas, elas devero
necessariamente ser priorizadas, no necessitando da utilizao de nenhuma tcnica


e/ou ferramenta especfica para isso. Acontecendo de o rgo no ter clareza sobre o
que deve ser priorizado, a Equipe d poder proceder a priorizao da Simplificao
utilizando-se do mtodo G.U.T, associado Tcnica de Moderao por Cartelas ou
Visualizao Mvel . Vide instrues de uso no anexo de ferramentas deste Guia.

2.3.2 Definio do escopo de atuao

Quando da discusso dos processos de trabalho a serem priorizados importante
comear a delimitar a abrangncia da ao de Simplificao a ser executada. Aqui,
deve-se considerar se o processo ser trabalhado integralmente ou em partes
especficas. Ainda, deve-se verificar se o processo priorizado tem impacto em outros
rgos, por exemplo, estaduais e municipais, tornando necessria a articulao com
tais agentes, na busca de apoio para a Simplificao, ou ento, que se desconsidere o
que for pertinente a eles e se trabalhe, apenas, no mbito de governabilidade do rgo.

Lembre-se de que: um processo organizacional abrange vrias
reas/departamentos/setores do rgo, logo, h que se mobilizar todos os
envolvidos com o processo, para que se alcance sucesso com a
Simplificao.

Uma experincia piloto recomendvel, pois agrega
conhecimento e desenvolve habilidades na Equipe d e
em todos os agentes envolvidos alm de possibilitar o
aprimoramento da metodologia de Simplificao com a
troca de vivncias, alm de possibilitar a visualizao de
todo o processo de Simplificao por meio da
implementao rpida de seus passos.


2.3.3 Elaborao do Plano de Trabalho

Basicamente, o Plano de Trabalho dever tratar das seguintes questes:



I -Objetivo: mostra em que consiste e qual o objetivo da Simplificao
Administrativa a ser aplicada no caso concreto, ou seja, processo organizacional
priorizado e escopo de atuao definido;
II - Justificativa: explica a importncia do processo de Simplificao Administrativa,
indicando qual foi o processo priorizado e porqu ele foi escolhido,
apresentando os fatos que levaram a tal priorizao. Neste tpico, podem ser
apresentados dados estatsticos (histricos), que consubstanciem a priorizao
do processo. Pode-se dizer que a venda da idia, pois na justificativa que se
explicitam os motivos pelos quais se optou por fazer a Simplificao
Administrativa do processo priorizado;
III - Cronograma de Ao: neste item, so definidos os responsveis e os prazos
para execuo. Deve contemplar cada uma das etapas de Simplificao
propostas no Guia;
IV -Estimativa de Custo: importante que se apresente quais os custos de
implementao da Simplificao Administrativa. Deve-se considerar a
necessidade de contratao ou no de equipe externa, tanto para atender em
carter consultivo quanto para execuo dos trabalhos; alm dos custos com
aquisio de materiais, com viagens, se for o caso, com melhoria das condies
de trabalho e outros.

2.3.4 Aprovao

Terminada a elaborao do Plano, a Equipe d dever submet-lo alta administrao
do rgo para que seja aprovado, o que permitir o incio dos trabalhos de
implementao do plano e sua divulgao.

2.4 Concluso desse Passo

O resultado desse passo o Plano de Trabalho elaborado. Aps sua aprovao, a
Equipe d proceder preparao do Levantamento das Etapas e Normas, que
o passo inicial da Fase de Simplificao Administrativa, o Mapeamento do Processo
de Trabalho.