10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS PARA 10 PASSOS

PASSOS PARA
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UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA
1. 1. Introduo Introduo
2. 2. Marque com Marque com antecedncia antecedncia
3. 3. Estabelea incio e fim Estabelea incio e fim
4. 4. Faa uma pauta prvia Faa uma pauta prvia
5. 5. Faa a pauta completa Faa a pauta completa
Sumrio
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5. 5. Faa a pauta completa Faa a pauta completa
6. 6. Priorize participaes Priorize participaes
7. 7. Sugira que desliguem o celular Sugira que desliguem o celular
8. 8. Evite entrar em detalhes prticos Evite entrar em detalhes prticos
9. 9. Estimule a participao equilibrada Estimule a participao equilibrada
10. 10. Deixe assuntos extras para outra Deixe assuntos extras para outra reunio reunio
11. 11. Faa uma ata Faa uma ata
introduo introduo
Reunies so momentos preciosos e
importantes para o andamento de um projeto. No
entanto, so tambm ralos por onde escoam a
produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a
pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela
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pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela
que monopoliza a discusso e no d oportunidade
aos outros darem sua opinio.
O tempo das pessoas envolvidas em reunies custa muito caro,
especialmente quando envolve a diretoria. preciso botar esse custo na
ponta do lpis para comprovar a necessidade de encontros mais
objetivos. Entendemos que reunies so um mal necessrio. Para
melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos para tornar esses
encontros mais produtivos.
introduo introduo
Antes de tudo, analise se a reunio
realmente necessria. Em alguns casos,
um simples e-mail ou contato por
telefone pode resolver. Em tempos de
facilidade de uso dos comunicadores
gratuitos distncia via web (Google
Antes de tudo, analise se a reunio
realmente necessria. Em alguns casos,
um simples e-mail ou contato por
telefone pode resolver. Em tempos de
facilidade de uso dos comunicadores
gratuitos distncia via web (Google
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gratuitos distncia via web (Google
Hangout, Skype, etc), vale mais a pena
evitar gastos com deslocamentos.
gratuitos distncia via web (Google
Hangout, Skype, etc), vale mais a pena
evitar gastos com deslocamentos.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for
imprescindvel, sugerimos um planejamento prvio e uma
coordenao atenta, para que os assuntos sejam discutidos em
ordem de prioridade, e no de polmica que gera.
Vamos aos 10 passos:
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for
imprescindvel, sugerimos um planejamento prvio e uma
coordenao atenta, para que os assuntos sejam discutidos em
ordem de prioridade, e no de polmica que gera.
Vamos aos 10 passos:
1. Marque com antecedncia
No adianta marcar uma reunio
para daqui a meia hora. Os
envolvidos no tero tempo de se
preparar e o encontro,
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preparar e o encontro,
provavelmente, ser improdutivo.
D tempo para que os participantes tomem cincia da D tempo para que os participantes tomem cincia da
pauta para que possam contribuir presencialmente. pauta para que possam contribuir presencialmente.
2. Estabelea incio e fim
Geralmente, as reunies
tm horrio para comear,
mas no para acabar.
O papo se
estende e, quando
voc se d conta,
horrio previsto para
encerrar a reunio. A pauta
deve ser pensada para
se encaixar entre
uma atividade e
outra. Com prazo
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voc se d conta,
Foram para o ralo
horas preciosas
de sua equipe.
Deixe claro no
agendamento do
encontro qual o
outra. Com prazo
para terminar,
as pessoas
internalizam a
necessidade
de ser mais
objetivas.
3. Faa uma pauta prvia
Identificada a necessidade da reunio, faa uma lista simples
dos assuntos que sero discutidos em grupo e trace um
objetivo para o encontro. Pode ser comunicar uma alterao,
fazer brainstorming ou tomar uma deciso. No precisa entrar
em muitos detalhes nesse momento.
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D tempo para que os participantes tomem cincia da D tempo para que os participantes tomem cincia da
pauta para que possam contribuir presencialmente. pauta para que possam contribuir presencialmente.
em muitos detalhes nesse momento.
A pauta prvia serve para que os convidados
a participar saibam do que se
trata, analisem a importncia
de estarem presentes,
verifiquem em suas
agendas a possibilidade
de comparecimento e se
preparem para o debate.
4. Faa a pauta completa
Com todos os confirmados, agora possvel fazer
uma pauta mais detalhada. Acrescente as
sugestes de assuntos que os convidados tenham
enviado, se for o caso. Faa a lista dos
participantes, d o horrio de incio e fim e
informe o local.
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informe o local.
Caso seja um lugar novo, esclarea como chegar
ou d referncias e dicas de onde estacionar, por
exemplo. Recomende que as pessoas cheguem
minutos antes para evitar atrasos. Importante:
sempre comece a reunio no horrio agendado.
Isso educa os atrasadinhos a no repetir o
comportamento.
5. Priorize participaes
Em determinadas reunies, nem todos os convidados precisam estar
presentes durante todo o perodo do encontro. s vezes, s interessa
um ponto ou outro. Com a pauta bem desenhada, voc pode convidar
e dispensar pessoas de momentos em que no so necessrias.
Quanto mais gente envolvida, maior a complexidade da discusso.
Evite perdas de tempo com debates
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Evite perdas de tempo com debates
infrutferos. Priorize a participao de
quem est diretamente envolvido no
assunto. H casos em que a leitura da
ata j basta para o entendimento do que
foi decidido. Importante: no exclua os
tcnicos para que a diretoria no tome
decises fora da realidade prtica do
negcio.
6. Sugira que desliguem o celular
As reunies tm tanta fama de ser improdutivas
que bastante comum as pessoas levarem seus
celulares para tratar de outros assuntos alheios
ao encontro presencial em que esto. Isso uma
perda de tempo absurda, alm de ser
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perda de tempo absurda, alm de ser
deselegante com os outros. Se o grupo decidiu
reunir-se, de bom tom que todos estejam
concentrados naquela atividade.
Claro que no d para contar apenas com o bom senso. Ento
deixe claras as regras logo de incio: pode atender o celular ou
no, prefervel deixar o aparelho desligado, ou somente o envio
de mensagens permitido. Esclarea que para o bem de todos.
7. Evite entrar em detalhes prticos
Logo aps a tomada de uma deciso,
bastante tentador para os tcnicos discutir
como ser feita a implantao. No fuja da
pauta! Se o objetivo da reunio era discutir
o que fazer e no como fazer, esclarea
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o que fazer e no como fazer, esclarea
educadamente aos participantes e agende
uma prxima reunio para detalhar o
assunto. Mas no deixe que a empolgao
tome conta, ou vocs no vero o fim do
encontro to cedo.
8. Estimule a participao equilibrada
Por questo de caractersticas pessoais, uns gostam de falar
mais e outros no se sentem to vontade para dar sua
opinio. Fique atento ao andamento do debate.
Por questo de caractersticas pessoais, uns gostam de falar
mais e outros no se sentem to vontade para dar sua
opinio. Fique atento ao andamento do debate.
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Evite que pessoas dominem a
discusso e estimule que os
mais calados contribuam com
seus pontos de vista. Procure
equilibrar a conversa.
Evite que pessoas dominem a
discusso e estimule que os
mais calados contribuam com
seus pontos de vista. Procure
equilibrar a conversa.
9. Deixe assuntos extras para outra reunio
A dinmica do encontro possibilita
que apaream outros assuntos que
no estavam previstos
anteriormente na pauta. Mesmo que
sejam bastante pertinentes e
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sejam bastante pertinentes e
envolvam diretamente os
participantes da reunio, no fuja
da pauta. Agende para um outro
momento a discusso sobre os
assuntos que surgiram.
10. Faa uma ata
No preciosismo. Fazer atas de
reunies de suma importncia para que
o encontro presencial vire um documento
que possa balizar aes e ser comunicado
aos que no estavam presentes. Voc
ficar agradecido por ter esse registro.
Tenha um secretrio da reunio.
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Tenha um secretrio da reunio.
Pode ser um dos presentes ou um convidado especfico para isso.
Ele deve: acompanhar a pauta, anotar as decises e comunicar aos
presentes seus registros ao final, se possvel. Defina se a ata ser
assinada pelos participantes, se ser divulgada ou no. Um modelo
interessante de ata contm as seguintes partes: assunto; objetivo ou
motivo; informaes de data, hora e local; participantes; itens
discutidos, encaminhamentos e responsabilidades.
A Project Builder uma empresa brasileira de
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no Brasil e no exterior como provedora de um dos
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