Manual de Administracao Patrimonial PDF

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Manual de
Administrao
Patrimonial

UNIVERSIDADE DE SO PAULO

____________________________________________________________

Manual elaborado pela COMPATRIM - GEFIM
____________________________________________________________


Reitor
Joo Grandino Rodas
Vice-Reitor
Hlio Nogueira da Cruz
Pr-Reitoria de Cultura e Extenso Universitria
Maria Arminda do Nascimento Arruda
Pr-Reitoria de Graduao
Telma Maria Tenorio Zorn
Pr-Reitoria de Pesquisa
Marco Antonio Zago
Pr-Reitoria de Ps-Graduao
Vahan Agopyan

So Paulo - SP, outubro de 2013.

Comisso de Patrimnio - GEFIM

Manual de Administrao Patrimonial 3

INDICE
APRESENTAO ...................................................................................................... 6
COMPATRIM .............................................................................................................. 6
HISTRICO .............................................................................................................................. 8
MISSO .................................................................................................................................. 8
MANUAL DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL ...................................................... 9
OBJETIVO .................................................................................................................. 9
AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO:......................................................... 9
GERENCIAMENTO DE BENS: ..................................................................................................... 9
INCORPORAO/REGISTRO DE BENS: ....................................................................................... 9
TIPO DE INCORPORAO / REGISTRO DE BENS ........................................................................ 10

RESPONSABILIDADE DO USURIO: ................................................................................ 11
CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO .............................................................. 12
MATERIAL DE CONSUMO: ....................................................................................................... 12
MATERIAL PERMANENTE: ....................................................................................................... 12
PORTARIA CODAGE 1233 DE 21/12/2011: ............................................................................ 12
PATRIMNIO PBLICO: .......................................................................................................... 12
RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL: ......................................................................................... 12
PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO .................................................... 13
INCORPORAO DE BENS ............................................................................................... 13

COMPRA SISPA: ................................................................................................................... 13
CONVNIO: ........................................................................................................................... 13
DOAO: .............................................................................................................................. 14
AVALIAO: .......................................................................................................................... 14
FABRICAO PRPRIA OU DE TERCEIROS: .............................................................................. 15
PERMUTA: ............................................................................................................................. 16

REGISTROS DE BENS ....................................................................................................... 16

BENS DE TERCEIROS, CONVNIOS E OUTROS: ........................................................................ 16
EM PODER DE TERCEIROS, CONVNIOS E OUTROS: ................................................................ 16


OCORRNCIAS PATRIMONIAIS ....................................................................................... 17

TRANSFERNCIA:................................................................................................................... 17
PASSAGEM (CONTRAPARTIDA): ............................................................................................... 17
MUDANA DE ORIGEM: .......................................................................................................... 17
REINCORPORAO: ............................................................................................................... 17
SISPA: ................................................................................................................................. 18
INVENTRIO: ......................................................................................................................... 18
LIVROS: ................................................................................................................................ 18
TRANSFORMAO FSICA: ...................................................................................................... 18
PATRIMNIOS IMVEIS: .......................................................................................................... 19

BAIXA DE BENS: ................................................................................................................ 19

DIVULGAO DE BENS MVEIS .............................................................................................. 19
BENS SEM CONDIES DE USO: .............................................................................................. 19
BENS EM CONDIES DE USO: ................................................................................................ 19

TIPOS DE BAIXA ................................................................................................................ 20

BENS DE TERCEIROS ............................................................................................................. 20
POR TRMINO DA CESSO DE USO ..................................................................................... 20

BENS DA UNIVERSIDADE ........................................................................................................ 20
POR DESCARACTERIZAO ................................................................................................. 20
BAIXA DE MATERIAL DE INFORMTICA .................................................................................. 20
POR INSERVVEL .................................................................................................................. 20
POR DOAO ...................................................................................................................... 20
POR INDEVIDA INCORPORAO EM EXERCCIO ANTERIOR ................................................... 20
POR SINISTRO ..................................................................................................................... 20
POR PERMUTA ..................................................................................................................... 20
POR VENDA DIRETA E/OU LEILO ........................................................................................ 20
POR FURTO E/OU ROUBO .................................................................................................... 20
POR EXTRAVIO .................................................................................................................... 20

BAIXAS ESPECIAIS ........................................................................................................... 25

SMBOLOS NACIONAIS E ARMAMENTO: .................................................................................... 25
MATERIAIS RADIOATIVOS: ...................................................................................................... 25
INUTILIZAO/DESCARTE: ...................................................................................................... 25

ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS ................................................................ 26

INCORPORAO DE ANIMAIS ......................................................................................... 26

INCORPORAO/CADASTRO DE ANIMAIS ................................................................................. 26
POR LEILO: ......................................................................................................................... 27
POR EMPRSTIMO: ................................................................................................................ 27
POR NASCIMENTO DE ANIMAIS: .............................................................................................. 27
POR PRODUO PRPRIA: .................................................................................................... 27
MUDANA DE CATEGORIA: ..................................................................................................... 27


TIPOS DE BAIXAS DE ANIMAIS ........................................................................................ 28

POR MORTE: ......................................................................................................................... 28
POR SACRIFCIO DE ANIMAIS: ................................................................................................. 28
POR ABATE DE NATUREZA EDUCACIONAL: .............................................................................. 28
POR ABATE DE NATUREZA INDUSTRIAL: .................................................................................. 28
POR VENDA DE ANIMAIS DE NATUREZA EDUCACIONAL: ............................................................ 28
POR ENVIO A BIOTRIO ENSINO E PESQUISA: ....................................................................... 29
POR MUDANA DE CATEGORIA: .............................................................................................. 29
POR VENDA DE ANIMAIS DE NATUREZA INDUSTRIAL: ................................................................ 29
POR ABATE DE ANIMAIS PARA VENDA: .................................................................................... 29
POR LEILO VALOR MAIOR: ................................................................................................. 30
POR LEILO VALOR MENOR: ............................................................................................... 30
POR EMPRSTIMO/ DEVOLUO DO EMPRSTIMO: .................................................................. 30

DISPOSIES GERAIS PARA ADMINISTRAO PATRIMONIAL ................................... 31

GLOSSRIO: ...................................................................................................................... 32

CITAO ............................................................................................................................ 33

APRESENTAO

Este Manual foi elaborado pela COMPATRIM/GEFIM.

A COMPATRIM foi instituda atravs da Portaria CAG-1.339, DE 20-9-2001, alterada
atravs Portaria CODAGE n. 642 de 08/06/2011, conforme abaixo:

Dirio Oficial do Estado, So Paulo, Poder Executivo, Seo I, 121 (108),
09/06/2011, fls. 62.
Reitor: Joo Grandino Rodas
REITORIA
Portaria Codage - 642 de 8-6-2011

O Vice-Reitor Executivo de Administrao baixa a seguinte portaria:
Artigo 1 - Institui a Subcomisso de Patrimnio (Compatrim), vinculada a Comisso
para Reestruturao dos Sistemas de Gesto Administrativa e Financeira e de
Materiais (Gefim), para a normalizao dos procedimentos da rea de Patrimnio,
integrada por servidores da Universidade de So Paulo:

Adriana Mello da Silveira Braga Cherobin (RUSP)
Valter Aparecido Moreira (CCE)
ngelo Incio Domingues Filho (FCF)
Anita Akemi Toda (Reitoria)
Aparecida Porcini (CCE)
Jos Carlos da Silva (IP)
Julio Csar Monteiro (Esalq)
Julio de Assis Pereira (IQ)
Laura Cndida de vila Beca (ICB)
Mrcia dos Santos Matos Rizzi (FMVZ)
Mauricio Lanzini (HU)

Artigo 2 - So Atribuies da Subcomisso:
I. Desenvolver projetos especficos da rea de patrimnio.
II. Propor procedimentos para administrao do patrimnio da Universidade de
So Paulo.
III. Elaborar manuais.
IV. Assessorar as Unidades em questes da rea;
V. Elaborar e ministrar treinamento da rea de patrimnio.

Artigo 3 - A coordenao da Subcomisso ser exercida pelos Servidores Valter
Aparecido Moreira e Adriana Mello da Silveira Cherobin.

Artigo 4 - Esta portaria entrar em vigor na data de sua publicao, ficando
revogadas as disposies em contrrio, em especial a Portaria CAG -1.339, de 20-9-
2001.


COMPATRIM

Histrico

A Subcomisso de Patrimnio nasceu no III Encontro GEFIM/2001, realizado no
Campus de Pirassununga, foi escolhido para compor a subcomisso um grupo de
funcionrios interessados em aumentar a qualidade do trabalho, at ento
estabelecida, buscando melhorar a produtividade da rea.

Sua criao tem origem na descoberta comum das Unidades sobre a necessidade
de elaborar as normas e procedimentos necessrios ao bom andamento e
otimizao das rotinas administrativas da rea de Patrimnio da USP.

Misso

Ser um grupo representativo de funcionrios da rea de Patrimnio das Unidades
com o GEFIM, criando normas e procedimentos com referncias suficientes para
abranger a grande maioria das especificaes das diversas Unidades.

MANUAL DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL

OBJETIVO

Definir conceitos e competncias, estabelecendo procedimentos para toda a
movimentao fsica e contbil dos bens patrimoniais, prprios e de terceiros, sob a
responsabilidade da Universidade.

AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO:

Gerenciamento de Bens:
Conscientizao do usurio;
Divulgao de procedimentos;
Atualizao de dados no Sistema Mercrio;
Propostas de melhorias;
Realocao de bens disposio;
Transferncia de bens;
Baixa de bens;
Inventario Fsico Patrimonial a cada 02 anos;

Incorporao/Registro de Bens:
Incorporar/Registrar os bens no Sistema Mercrio;
Emisso do termo de responsabilidade;
Identificao fsica do bem, com a fixao de etiqueta patrimonial ou
gravao, observada a padronizao da etiqueta de cdigo de barras, gerada
atravs do Sistema MercurioWeb - PatrimonioWeb.


Tipo de Incorporao / Registro de Bens
Animal;
Livro (procedimento da Biblioteca);
Acervo;
Imvel (procedimento da Reitoria - DFCP);
Permuta;
Avaliao;
Registro de Bens de Terceiros;
Doao;
Fabricao prpria ou de terceiro;
Compra Sispa (empenho);
Convnio;

Notas:
Finalizando os procedimentos patrimoniais, os processos devero ser
encaminhados Contabilidade da Unidade.
Fica a critrio das Unidades/rgos a definio de Normas para o recebimento e
distribuio de bens, bem como a elaborao do esboo da liquidao da despesa.

RESPONSABILIDADE DO USURIO:

De acordo com os artigos 167 e 170 do E.S.U regulamentado pela Portaria GR N
2.991 de 19/03/1996, os servidores docentes, tcnicos e administrativos so
pessoalmente responsveis pelos bens, de qualquer espcie, da Universidade,
postos sob sua guarda, devendo providenciar e ou solicitar toda movimentao do
bem (mudana de responsabilidade, mudana de local, solicitao de recolhimento)
atravs do Patrimnio Web.

Providenciar a manuteno de bens sob sua responsabilidade.

Quando do seu desligamento do Setor ou Unidade, deve realizar o inventrio fsico e
providenciar, no Patrimnio Web, a mudana de responsabilidade para o
responsvel local ou novo usurio local.

Providenciar a imediata lavratura do Boletim de Ocorrncia quando houver furto ou
extravio de bens sob sua responsabilidade.

Realizar o Levantamento Fsico de Bens a cada 2 anos sob a orientao da rea de
patrimnio;


CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO

Material de Consumo: aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da
lei no. 4320/64, perde normalmente sua identidade fsica ou tem utilizao limitada a
dois anos.

Material Permanente: aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua
identidade fsica ou tem sua durabilidade superior a dois anos.

Portaria CODAGE 1233 de 21/12/2011: institui princpios e critrios para
Descaracterizao e Caracterizao de Bens.

Patrimnio Pblico: o conjunto de bens e direitos, tangveis ou intangveis,
onerados ou no, adquiridos, formados ou mantidos com recursos pblicos,
integrantes do patrimnio de qualquer entidade pblica ou de uso comum, que seja
portador ou represente um fluxo de benefcios futuros inerentes prestao de
servios pblicos.

Responsabilidade Patrimonial: so deveres do servidor (docente e no docente),
no que diz respeito ao Patrimnio: zelar pela economia do material do Estado e da
Universidade e pela conservao do que for confiado sua guarda ou utilizao. O
servidor responsvel pelas irregularidades a que der causa pelos prejuzos delas
resultantes. (de acordo com os artigos 167 e 170 do ESU).

PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO

INCORPORAO DE BENS

Compra SISPA: procedimento para incorporao de bens patrimoniveis adquirido
via empenho.
Documentao necessria: nota fiscal, nota de empenho e documento de compra
emitido pelo Sistema Mercrio.
Nota:
Autuar processo anual de incorporao, com a juntada dos seguintes documentos:
Documento de compra;
Nota de Empenho;
Nota fiscal (em conformidade com a nota de empenho).

Convnio: procedimento para incorporao de bens adquiridos com verbas de
outras Entidades, em concordncia de ambas as partes (USP-Convnio). Para fins
de Incorporao no Sistema Mercrio (origem convnio) necessrio efetuar o
cadastro no Sistema e-Convnios, resultando em um cdigo relacionado a esse
convnio. Conforme resoluo 4715 de 22/10/99, 5448/08 e 5449/08.

O Sistema e_convnios classificado como:
USP Contratada: so os contratos firmados na USP onde consta a minuta
padro, com apresentao de plano de trabalho, manual dos convnios e
contratos de prestao de servios. (Artigo 1 da Resoluo 5448/2008).
Auxlio Individual: obtido diretamente pelo docente. O cadastro deve atender
as exigncias dos rgos de fomento. (Ex.: FAPESP, CNPq) (Resoluo
5448/08 Casos especiais).
Protocolo de Intenes: a modalidade de pr-contrato, podendo ser
protocolo nacional ou Internacional. O protocolo segue a minuta padro do
convnio, com apresentao do plano de trabalho, necessitando de
autorizao da Ccint (os Internacionais). (Resoluo 5449/08)

Convnio: este tipo de convnio deve seguir a minuta padro, manual dos
convnios e contratos de prestao de servios. (Artigo 1 da Resoluo
5448/2008).
Nota:
Todos os tipos de convnios necessitam dos seguintes documentos: cpia do
contrato, nota fiscal/documento fiscal, em caso de importao, declarao de
importao. O Processo necessita da autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Doao: procedimento para entrega gratuita do direito de propriedade, constituindo-
se em liberalidade do doador:
Doao Clausulada: entrega gratuita do direito de propriedade, constituindo-se
em liberalidade do doador, cuja utilizao e/ou destinao encontra-se
estabelecida no respectivo termo de doao.
Documentao Necessria:
Doao de Organizaes: termo de doao, relao dos bens com os
respectivos valores, nota fiscal e ou declarao de importao.

Reserva Tcnica: termo de aceitao e transferncia de domnio e nota fiscal.

Doao Pessoa Fsica: termo de doao constando CPF, descrio e valor do
bem e/ou nota fiscal.
O processo necessita de aprovao do CTA e/ou CD, Coordenadorias,
Superintendncias ou COP para posterior autorizao do DIRIGENTE DA
UNIDADE.

Avaliao: procedimento para incorporao de bens patrimoniveis que se
encontram na Unidade com ou sem origem conhecida. Podendo ser emitido o
documento de regularizao Patrimonial atravs Sistema Mercrio Web Patrimonio
Web;


Origem desconhecida: incorporao de bens que se encontram na Unidade,
porm com origem desconhecida (esta incorporao s se efetivar aps a
comprovao - por parte do usurio do bem - de que no existem documentos
pertinentes para tal).
Documentao necessria: termo de avaliao emitida pela comisso de
avaliao da unidade.
Nota:
A comisso de avaliao dever ser composta preferencialmente por 03 membros
(compras, patrimnio e contabilidade) e constituda pela Unidade, devendo proceder
a pesquisa de preo com 03(trs) empresas, obter a mdia e depreciar em 40%.
Origem conhecida: incorporao de bens que se encontram na unidade, com
origem conhecida (esta incorporao s se efetivar aps a apresentao, de
documentos especficos).
Documentao necessria: termo de avaliao, documento fiscal ou
*documento de desmembramento, no h necessidade de depreciar.
Nota:
Neste caso sero contemplados os bens de amostras e ou de desmembramento de
bens por conta de obras e servio entre outros.

Ambas avaliaes necessitam de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Fabricao Prpria ou de Terceiros: procedimento para incorporar um bem
patrimonivel fabricado na prpria Unidade ou em outro local.
Documentao necessria:
Sem empenho: nota de fabricao (documento que comprove a fabricao do
bem emitido pelo executor no caso de fabricao prpria), nota fiscal no caso de
fabricao de terceiros. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA
UNIDADE.
Com empenho: documento de compra, nota de empenho, nota fiscal. O
procedimento no necessita da autorizao do Dirigente e o empenho poder ser
anexado ao processo anual de incorporao.

Permuta: permitida exclusivamente entre rgos ou entidades da Administrao
Pblica. Lei 8666/93 artigo 17 II - letra b. O processo necessita de autorizao do
DIRIGENTE DA UNIDADE.

REGISTROS DE BENS

Bens de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para todo material
permanente ingressado na Universidade atravs de contrato de CESSO DE
USO/DEPSITO e quando o rgo financiador o detentor da propriedade do bem.
O mesmo empresta para a Universidade por um tempo determinado.
Organizao: instrumento do convnio, termo de permisso de uso, termo de
depsito e/ou nota fiscal;
Pessoa fsica: termo de permisso de uso, constando CPF, descrio e valor do
bem e/ou nota fiscal, sendo que o processo necessita de autorizao do

Em Poder de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para registro de um
bem patrimoniado utilizado por terceiros, fora da Universidade.
Documentao necessria: instrumento do convnio ou termo de permisso de
uso. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.
O termo de permisso de uso encontra-se disponvel no Sistema Mercrio Web
Patrimonio Web.
Nota:
No termo dever constar o perodo e o tipo de vnculo (emprstimo, comodato ou
contrato).

OCORRNCIAS PATRIMONIAIS

Transferncia: procedimento efetuado pela Unidade cedente - utiliza-se desta ao
para se transferir um bem patrimoniado entre Unidades.
Documentao necessria: oficio demonstrando o interesse pelo bem ou
formulrio de transferncia. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA
UNIDADE CEDENTE.
O formulrio esta disponvel no site : www.usp.br/da link: patrimnio formulrios

Passagem (contrapartida): procedimento da unidade recebedora para incorporar
um bem proveniente de transferncia da Unidade cedente.
Documentao necessria: processo de transferncia da Unidade cedente.

Mudana de Origem: procedimento utilizado quando houver alterao da origem da
incorporao.
Documentao necessria: Termo de doao. O processo necessita de
autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Notas:
Quando bens de terceiros que esto registrado e passam a integrar o quadro
definitivo da Universidade (doao);
Quando um bem incorporado deixa de integrar por um perodo pr-determinado o
quadro definitivo de bens da Universidade (bens em poder de terceiros).
Documentao necessria: O Termo de permisso de uso encontra-se disponvel
no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web. O processo necessita de autorizao
do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Reincorporao: Procedimento utilizado para ativao de um bem baixado.
Documentao necessria: documento emitido pelo interessado ou solicita
regularizao patrimonial no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web Solicitar
Regularizao.

SISPA: migrao de um bem patrimoniado do SISPA/RUSP ou SISPA/PRPRIO
para o Sistema Mercrio.
Nota:
Procedimento considerado temporrio, at que termine a transio entre os
Sistemas.

Inventrio: levantamento fsico com identificao dos bens e locais, visando
comprovao da existncia fsica, integridade das informaes contbeis e
identificao do usurio responsvel, realizado a cada 2 anos.

Livros: quando houver aquisio de material bibliogrfico, a Biblioteca adotar os
procedimentos para registro dos tombos.
Notas:
Material de consumo: conforme a Lei Federal 10.753/2003 (livros e materiais
didticos e paradidticos para Bibliotecas Pblicas);
Material Permanente: colees e materiais para acervo de bibliotecas de propsito
especfico, conforme a Portaria da Coordenadoria de Oramento do Estado de So
Paulo no CO 02/12- anexo II, D, 30 e 52;

Transformao Fsica: procedimento pelo qual efetuada a alterao das
caractersticas e funes originais do bem.
Documentao necessria: solicitar regularizao patrimonial no Sistema Mercrio
Web Patrimnio Web.
Notas:
Para essa ao dever ser alterado o nmero do bem no Sistema Mercrio.
Quando se tratar de equipamento de informtica e a atualizao envolver troca de:
placa me, processador, memria RAM e gabinete, o equipamento que gerou o
upgrade (equipamento antigo) dever ser baixado e o novo ser incorporado por
Fabricao Prpria.

Quando forem adquiridas peas para montagem de equipamento, o mesmo dever
ser incorporado de acordo com os procedimentos de Fabricao Prpria.


Patrimnios Imveis: Todas as aquisies, reformas ou ampliaes dos bens
imveis da Universidade devem ser registradas pela contabilidade da Reitoria.
Documentao necessria: mandar e-mail dfcp@usp.br com os seguintes dados:
Tipo 1: n.
o
empenho, valor, n.
o
processo, detalhamento do que foi feito;
Tipo 2: termo de doao, n.
o
Processo USP, n.
o
Processo/Identificao do Cedente
(ex.: n.
o
do processo FAPESP), valor, detalhamento do que foi feito;

BAIXA DE BENS:
Divulgao de Bens Mveis
De acordo com Portaria de Delegao de Competncia - Portaria GR n 4685 de
23/01/2010, segue as instrues abaixo:

Bens sem condies de uso: O bem disponibilizado no Sistema Mercrio Web
Patrimnio Web pelo usurio local, ficar com a situao Bem sem condies de
uso disposio, at que o Responsvel Local autorize esta ao no Sistema.
Nota:
Estes bens esto dispensados de divulgao.

Bens em condies de uso: O bem disponibilizado no Sistema Mercrio Web
Patrimnio Web pelo Usurio Local, ficar com a situao Bem com condio de
uso disposio, at que o Responsvel Local autorize esta ao no Sistema.
Notas:
Cabe ao Responsvel de Patrimnio encaminhar os bens com condio de uso ao
Autorizador de Publicao. Estes bens ficam a disposio para consulta dos
usurios do Sistema por 15 dias, atravs do Sistema Mercrio. Esta divulgao
estar visvel no site http://sistemas.usp.br link Patrimnio.

Esta ao no permitida para bens de terceiros.

TIPOS DE BAIXA
Bens de Terceiros

Casos especiais: o responsvel pelo bem dever entrar em contato com a entidade
ou rgo financiador, solicitando a autorizao para proceder baixa patrimonial.
Documentao necessria: a devida autorizao do rgo financiador. No caso de
furto/roubo e extravio: Boletim de Ocorrncia, concluso processo sindicncia,
parecer da Consultoria Jurdica.
O processo dever ser autorizado pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.
Nota:
Essa modalidade s poder ser utilizada nos seguintes tipos de baixa: furto/roubo,
extravio, inservvel e para o CEDIR e/ou RECICLATESC.

Por Trmino da Cesso de Uso: procedimento para baixa de bens patrimoniais em
que, ao trmino do projeto, a entidade financiadora ou pessoa fsica no concede a
continuidade da utilizao dos bens.
Documentao necessria: documento do trmino da permisso de uso. O
processo dever ser autorizado pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.

Bens da Universidade

Por Descaracterizao: procedimento para a baixa de bens patrimoniais que foram
descaracterizados da condio de permanente.
Documentao necessria: relao dos bens descaracterizados, fornecida pela
Reitoria - Departamento Financeiro.
Nota:
De acordo com Portaria CODAGE 1233, de 21-12-11 (Que institui Princpios e
Critrios para a padronizao da Administrao Patrimonial da Universidade de So
Paulo), quando das novas descaracterizaes, encaminhar Reitoria DF processo
com as devidas justificativas para tal ao. Aps anlise do DF, ser divulgada a
relao dos bens descaracterizados no site do DA ou atravs do e-mail da
COMPATRIM: patrimnio-usp@listas.usp.br.


Baixa de Material de Informtica: procedimento para baixa de bens patrimoniais
do grupo de informtica e telecomunicaes, em condies de uso ou no;
Centros de Descarte de Resduos de Informtica:
Para CEDIR: Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica procedimento
para baixa de bens patrimoniais do grupo de informtica e telecomunicaes, em
condies de uso ou no, onde atendem as Unidades das campi da Capital,
Piracicaba, Lorena e Cebimar.

Para RECICLATESC: Centro de Reciclagem, em parceria com a USP - So Carlos,
onde atendem as Unidades das campi do Interior (So Carlos, Ribeiro Preto, Bauru
e Pirassununga).
Documentao Necessria: declarao do responsvel pelo bem informando as
condies do mesmo, processo anual contendo a relao dos bens a serem
baixados por essa modalidade e sua devida divulgao.
O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.
Notas:
Por um perodo de 15 dias os bens ficam disponveis na pgina.
www.sistemas.usp.br, link patrimnio.

Aps essa baixa, encaminhar os bens ao CEDIR ou RECICLATESC de acordo com
as normas de entrega dos referidos centros.

Por Inservvel: procedimento para baixa de bens patrimoniais, sem condies de
uso: obsoletos, avariados, em estado irrecupervel ou que o oramento para o seu
conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado (antieconmico), de
acordo com Decreto 99.658 de 30/10/1990, artigo 3, pargrafo nico.
Documentao necessria: declarao do responsvel pelo bem sobre o estado
do mesmo.


Notas:
Toda solicitao de baixa por inservibilidade dispensada da divulgao
Este procedimento no se aplica para veculos, obras de arte ou patrimnio
histrico.

Por Doao: procedimento para baixa de bens patrimoniais doados para Entidades
declaradas de utilidade pblica, rgos ou Entidades da Administrao Pblica,
permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, sem fins lucrativos.
Notas:
Neste caso os bens j foram divulgados.
Os bens dos grupos de informtica e telecomunicaes devem ser baixados na
modalidade Baixa ao CEDIR ou Reciclatesc.
Os equipamentos provenientes de convnios, onde os projetos so realizados fora
do mbito da Universidade, s podero ser doados Organizaes Pblicas,
conforme Lei 8666 artigo 17. Estes bens ficam dispensados da divulgao.
Entidades Filantrpicas / Declarada de Utilidade Pblica:
Cpia do estatuto ou atos constitutivos em vigor;
Ata da eleio de posse dos rgos superiores de deliberao e administrao que
estejam em exerccio;
Cpia do CNPJ;
Declarao de utilidade pblica;
Ofcio timbrado, dirigido Diretoria da Unidade demonstrando seu interesse;

rgos Pblicos:
Ofcio timbrado, encaminhado ao Dirigente da Unidade demonstrando seu interesse;
Cpia do CNPJ.



Por Indevida Incorporao em Exerccio Anterior: procedimento para baixa de
bens patrimoniais incorporados indevidamente.
Documentao necessria: abertura de processo de baixa. O processo necessita
de autorizao do SUPERIOR IMEDIATO.

Por Sinistro: procedimento para baixar bens que sofreram ao da natureza: como
raio, vendaval, granizo; coliso; exploso; incndio ou ao criminosa (vandalismo).
Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo usurio
do bem), parecer conclusivo da comisso interna sindicncia, encaminhamento a
Procuradoria Geral para anlise. O processo necessita de autorizao do

Por Permuta: procedimento quando ocorre a troca de bens da mesma espcie,
ocorrer a baixa de bens patrimoniais em decorrncia de permutas, permitida entre
rgos ou Entidades da Administrao Pblica. De acordo com a lei 8666/93 artigo
17, letra B.
Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse das partes e
justificativa e recibo de entrega. O processo necessita de aprovao do CTA e/ou
CD e pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Venda Direta e/ou Leilo: procedimento para baixa de bens patrimoniais que
sero vendidos a outros rgos ou Entidades da Administrao Pblica e Privadas,
e caso de leilo, onde participar empresas privadas, a COP USP dever ser
consultada. Aplica-se para venda de bens mveis avaliados isoladamente ou
globalmente, em quantia no superior ao limite previsto no art. 22 5 e 23, inciso II,
alnea b da Lei 8.666 de 21/06/1993. O processo necessita de autorizao do

Por Furto e/ou Roubo: procedimento para a baixa de bens patrimoniais subtrados
sem a ao de violncia (furto) ou sob ameaa ou mesmo violncia (roubo). Aps a
constatao do fato, o Usurio Local deve registrar o Boletim de Ocorrncia, dever
ser instaurada a comisso de sindicncia interna, posteriormente o fato deve ser
comunicado ao Patrimnio para registro da baixa patrimonial.

Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo Usurio
Local), parecer conclusivo da comisso de sindicncia interna contendo anlise da
Procuradoria Geral, aps envio dos autos ao Patrimnio para registro da baixa
patrimonial.

Por Extravio: procedimento para baixa de bens por perda/inventrio.
Documentao necessria - Perda: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo
Usurio Local), parecer conclusivo da comisso de sindicncia interna contendo
anlise da Procuradoria Geral, aps envio dos autos ao Patrimnio para registro da
baixa patrimonial.
Documentao necessria - Inventrio: emitir relatrio do Sistema para os bens
incorporados a partir de 01 de janeiro de 2003 autuar processo e submeter a anlise
superior.
Os processos necessitam de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.
Notas:
Para os bens na condio no localizado, utilizar o formulrio - Relao de Bens
no localizados de Servidor Ativo;
Para os bens na condio Responsvel Desligado, utilizar o formulrio - Relao
de Bens no localizados de Servidores Desligados;
De acordo com Portaria de Delegao de Competncia - Portaria GR n 4685 de
23/01/2010, quando se tratar de furto e/ou roubo, extravio, no h necessidade dos
autos tramitarem na VREA para autorizao de baixa patrimonial.

Procedimento Transitrio at 31/12/2014 - durante o perodo do Inventrio:
Bens incorporados at 31 de dezembro de 2002: autuar processo e providenciar
baixa por extravio, exceto Veculos, Acervos e Armas.
Incluem-se os bens na condio Responsvel Desligado.
Documentao necessria: emitir o relatrio Bens Patrimoniados pelo Sistema
Patrimnio Web.

BAIXAS ESPECIAIS

Smbolos Nacionais e Armamento: Estes no podero ser doados, de acordo com
o Decreto n. 99.658 - art. 16, pargrafo 3 e art. 17. Os smbolos nacionais (selo,
braso, hino e a bandeira), alm de armas, munies e materiais pirotcnicos sero
inutilizados em conformidade com a legislao especfica.
Nota:
Estes bens devero ser recolhidos em local apropriado. Smbolos nacionais, armas,
munies (no setor do Exrcito mais prximo ou Casa Civil), de acordo com a Lei n.
5.700 de 01/09/1971, artigo 32. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE
DA UNIDADE.

Materiais Radioativos: podero ser doados mediante autorizao do rgo
competente, sendo que sua retirada dever ser acompanhada por um tcnico
especializado.

Inutilizao/Descarte:
O material radioativo, antes de ser descartado, dever seguir os procedimentos:
Preenchimento do formulrio do CNEN (Comisso Nacional de Energia Nuclear),
Formulrio RTR, solicitando autorizao, e atendimento a NE - 5.01 -
Transporte de Materiais Radioativos;
Autorizao do Ministrio dos Transportes, de acordo com o Decreto n 96044,
Decreto 98973 de 21/02/1990, Lei 10233 de 05/06/2001, artigos 22 e 24, e
Decreto n 23.941, de 11 de janeiro de 2002 e Resoluo N 420, de 12/02/2004.
Autorizao do IBAMA, Resoluo Conama n 05 e Resoluo Conama n 237
de 19.12.1997;
Toda Unidade que utiliza material radioativo deve ser cadastrada (licena) no
CNEN, e ter na equipe pessoas especializadas no manejo destes produtos,
denominado Supervisor de Radioproteo, de acordo com a Norma CNEN-NE-
3.01 de Diretrizes Bsicas de Radioproteo", Norma CNEN 6.05.

No Estado de So Paulo, o rgo responsvel pelos rejeitos e materiais radioativos
o IPEN (Instituto de Pesquisa em Energia Nuclear), desde que atendidas as
normas acima. Trata-se de uma prestao de servio, cobrado na entrega do
material.
Nota:
Consultar o CNEN antes de efetuar importao do material radioativo. O IPEN s
retirar ou analisar tais produtos quando se tratar de emergncia comprovada de
perigo iminente.

ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS

As unidades detentoras de animais devero comunicar rea de patrimnio todas
as ocorrncias (animais de biotrio, abate, ensino e pesquisa).
Nota:
Quanto aos procedimentos de incorporao, baixa e transferncia de animais os
procedimentos so os mesmo dos bens moveis.

INCORPORAO DE ANIMAIS

A aquisio de animais segue as mesmas orientaes da aquisio de outros bens.
Para tanto necessria a informao tcnica especializada para obteno dos
dados.

Incorporao/Cadastro de Animais
Para fins de incorporao patrimonial somente na categoria de matriz e
reprodutores;
Animais na categoria de paciente dos hospitais ou ambulatrios no sero
controlados, pois se trata de animais de propriedade particular, com outros fins;
Todos os animais existentes nas Unidades da USP devero ser cadastrados no
Sistema Mercrio, Subsistema Patrimnio - Patrimnio Animais, gerando um

nmero de cadastro apenas. Na categoria de matrizes e reprodutores so
patrimoniados;
Animais de biotrio podero ser cadastrados por lote;
Animais de difcil contagem podero ser cadastrados como ninhada ou lote;
Animais destinados venda esto vinculados com o nmero de cadastro e com a
guia de recolhimento;

Por Leilo: procedimento para incorporao de animais adquirido por Leilo,
incluindo os realizados no mbito da USP.
Documentao necessria: nota fiscal, documento do leilo.

Por Emprstimo: procedimento de emprstimo de animais por tempo determinado,
a unidade recebedora deve incorporar o animal da Unidade cedente.
Documentao necessria: processo de emprstimo da Unidade cedente. O
processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Nascimento de Animais: procedimento para o cadastramento dos animais,
mediante atestado de nascimento, atuar um processo anual.

Por Produo Prpria: procedimento para a produo pecuria, mediante atestado
de nascimento, atuar um processo anual.

Mudana de Categoria: alterao de qualquer categoria de incorporao.
Ex: um animal que muda da categoria a classificar para matriz ou reprodutor,
torna-se um bem patrimoniado.
Documentao necessria: documento do responsvel informando essa mudana.


TIPOS DE BAIXAS DE ANIMAIS

Por Morte: procedimento adotado para animais, natural ou sacrificado, atravs de
atestado de bito.
Documentao necessria: documento do responsvel pelo animal atestando a
causa da morte e a sua forma de descarte. Em casos mais especficos, atestados de
bito fornecidos pelo responsvel.

Por Sacrifcio de Animais: procedimento adotado para baixar um animal que foi
sacrificado por doena, queimadura, experincia ou algo semelhante.
Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel.

Por Abate de Natureza Educacional: procedimento adotado para o animal que no
gera receita, no podendo este ser consumido ou reaproveitado.
Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O
processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Abate de Natureza Industrial: procedimento voltado para produo que gera
receita com o seu abate.

Por Venda de Animais de Natureza Educacional:
Valor maior: procedimento adotado para venda de animais em virtude da finalidade
que sero vendidos ou comercializados por outro rgo ou Entidade da
Administrao Pblica. O seu valor maior ao que foi cadastrado.
Documentao necessria: laudo tcnico do responsvel.


Valor menor: procedimento adotado para venda de animais em virtude da finalidade
que sero vendidos ou comercializados por outro rgo ou Entidade da
Administrao Pblica. O seu valor menor ao que foi cadastrado.
Documentao necessria: laudo tcnico do responsvel.

Por envio a Biotrio Ensino e Pesquisa: procedimento adotado para baixa de
animais com menos de 180 dias, que sero utilizados para fins de pesquisa.

Por Mudana de Categoria: procedimento adotado quando h mudana de
categoria na condio do animal. Exemplo: um animal cadastrado passar a ser
matriz ou reprodutor e vice -versa.
Documentao necessria: atestado ou documento fornecido pelo responsvel.
Por Venda de Animais de Natureza Industrial:

Estoque/Criao Valor Maior: procedimento adotado na comercializao do
animal em estoque, com a devida autorizao, vendido por valor maior que o do
cadastro.
Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento.

Estoque/Criao Valor Menor: procedimento adotado na comercializao do
animal em estoque, com a devida autorizao, vendido por valor menor que o do
cadastro.

Por Abate de Animais para Venda: procedimento voltado para venda do animal
inteiro ou em partes e que gera receita.

Por Leilo Valor Maior: procedimento adotado para baixa do animal leiloado,
onde podero participar empresas privadas, na qual a COP USP dever ser
consultada. Aplica-se para venda dos animais avaliados isoladamente ou
globalmente, em quantia no superior ao limite, previstos no art. 23, inciso II, alnea
b da Lei 8.666 de 21/06/1993.

Por Leilo Valor Menor: procedimento adotado para baixa do animal leiloado,
onde podero participar empresas privadas, na qual a COP USP dever ser
consultada. Aplica-se para venda dos animais avaliados isoladamente ou
globalmente, em quantia no superior ao limite, previstos no art. 23, inciso II, alnea
b da Lei 8.666 de 21/06/1993.

Por Emprstimo/ Devoluo do Emprstimo: procedimento de emprstimo de
animais por tempo determinado, a unidade recebedora e ou devoluo deve baixar r
o animal da Unidade.
Documentao necessria: processo de emprstimo da Unidade cedente,
informando sobre a devoluo ou emprestando.


DISPOSIES GERAIS PARA ADMINISTRAO PATRIMONIAL

rea de patrimnio deve possuir as plantas ou croquis das edificaes de sua
Unidade, fornecidos pela Administrao, devendo sempre ser informado sobre
qualquer alterao efetuada por agentes internos ou externos que propicie aumento
ou diminuio de salas;
Todo bem adquirido para Unidade atravs de convnios e projetos deve ser
informado rea de Patrimnio, com cpia do Termo de Outorga ou Contrato,
juntamente com a relao dos bens com seus respectivos valores e/ou cpia da
Nota fiscal.
As Unidades devem possuir um espao mnimo reservado para guarda dos bens
disposio.


GLOSSRIO:

BO: Boletim de Ocorrncia
CD: Conselho Deliberativo
CEDIR: Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica
CNEN: Conselho Nacional de Energia Nuclear
CODAGE: Coordenadoria de Administrao Geral
COMPATRIM: Subcomisso de Patrimnio do Gefim
CONAMA: Conselho Nacional do Meio Ambiente
COP: Comisso de Oramento e Patrimnio
CTA: Conselho Tcnico Administrativo
E.S.U: Estatuto dos Servidores da USP
FORMULRIO RTR: Requerimento para transferncia de fonte radioativa
GEFIM: Gesto Financeira e de Materiais
IBAMA: Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renovveis
IPEN: Instituto de Pesquisas Energticas e Nucleares
MERCRIO: Sistema Financeiro e Administrativo da USP
NEWS PROTEOS: Sistema de Protocolo Automatizado da USP
PG: Procuradoria Geral
RECICLATESC: Centro de Reciclagem So Carlos
RUSP: Reitoria da USP
SISPA: Sistema Patrimonial da USP
VREA: Vice-Reitoria Executiva de Administrao


CITAO

A COMPATRIM julga relevante a citao abaixo como um norte para a Gesto
Patrimonial na Universidade de So Paulo.

Senhores(as) Gestores(as) de Patrimnio Pblico, espera-se que o contedo destas
breves pginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o
adequado desenvolvimento de suas atividades.

queles(as) j detentores de conhecimentos prvios, que este instrumento sirva de
norteador recapitulao e retirada de algumas dvidas que porventura ainda
existam. Caso no forem completamente sanadas, a equipe de elaborao coloca-
se ao dispor para as respostas necessrias.

queles(as) que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que
o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez
mais, estudando e aprofundando-se nesta temtica.

A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele seja
capaz de revelar a importncia do gestor de patrimnio para o Estado,
reconhecendo os seus esforos.

Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que as condies
requeridas para o bom desempenho desses gestores sejam atravs de sua
capacitao constante, de sua disponibilidade ou das condies estruturais dos
ambientes onde desenvolvero suas atividades.

Este um trabalho sem maiores pretenses. Por isso mesmo deve ser sempre
considerado factvel de anlises e adequaes, inclusive, porque a sua prpria
concepo j prev a realizao e a edio de revises peridicas.


Pelo papel que cabe aos gestores de patrimnio, espera-se, tambm, enfatizar que
em coisa pblica no h mais espao para meros servidores ou no-profissionais
pblicos. O servidor pblico tem uma funo especfica na sociedade na qual est
inserido. servidor porque deve servir sociedade com o seu profissionalismo,
conquistado atravs de sua habilitao. Esta a melhor forma de servi-la e, por isto,
deve se orgulhar!

Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimnio, Materiais e Servios da
Superintendncia do Sistema de Patrimnio, Materiais e Servios da Secretaria de
Administrao do Governo do Estado do Mato Grosso, pg. 64, em julho de 2001.

outubro 2013

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