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Microsoft Access 2010

Coleco: Software Obrigatrio
Autores: Antnio Abreu, Vidal de Carvalho e Ana Azevedo
Direco grca: Antnio Jos Pedro
Reviso nal: Centro Atlntico
Capa: Antnio Jos Pedro
Centro Atlntico, Lda., 2011
Ap. 413 4764-901 V. N. Famalico, Portugal
Tel. 808 20 22 21
geral@centroatlantico.pt
www.centroatlantico.pt
Impresso e acabamento: Greca
1. edio: Maio de 2011
ISBN: 978-989-615-108-9
Depsito legal: 329105/11

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios foram apropriadamente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto
ou servio.
Access, Microsoft, Microsoft Windows e Microsoft Vista so trademarks ou marcas registadas pela Microsoft Corporation.
Microsoft Access 2010 uma publicao independente no liada na Microsoft Corporation.
O Editor e o Autor no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos
Internet que no correspondam aos websites pretendidos.

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ndice>>
1. Introduo
O Microsoft Access
Caractersticas gerais
O Microsoft Access 2010

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2. Principais novidades do Microsoft Access 2010

Comear rapidamente a controlar as informaes
Excelentes modelos para introduo
Acesso mais rpido s ferramentas certas na
hora certa
Criar campos em tabelas de forma mais
eficiente
Novos componentes modulares
Adicionar navegao sua Base de Dados
utilizando a funcionalidade de arrastar e largar
Estruturar macros em menos tempo
Criar e adaptar formulrios e relatrios para
responder s necessidades
Aplicao de estruturas profissionais em
formulrios e relatrios
Criar expresses complexas sem esforo
Partilhar informaes de forma controlada
Exportar para PDF e XPS
Aceder s aplicaes, dados ou formulrios,
praticamente a partir de qualquer lugar

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3. A interface do Microsoft Access 2010

Interface de utilizador orientada a resultados
O friso
Os separadores do friso
Seces sensveis ao contexto
A Vista Backstage
A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido
O Painel de Navegao
A Barra de Estado

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4. Noes bsicas
O que uma Base de Dados
O que uma Base de Dados Relacional
Chave Primria

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Chave Estrangeira
Regras de Integridade
A linguagem SQL
5. Criao de uma Base de Dados
Compreender as Bases de Dados do Access
Iniciar o Microsoft Access 2010
Alternativas para a criao de uma Base de Dados
Criar uma Base de Dados utilizando um
modelo
Criar uma Base de Dados vazia ou Base de
Dados vazia para a Web
Gravar e abrir Bases de Dados do Access
Fazer cpias de segurana
Gravar Bases de Dados num formato diferente
Abrir uma Base de Dados

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6. Construo de tabelas eficientes

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Opes para a criao de uma tabela
30
Criao de uma tabela por insero de dados
31
Criao de uma tabela na vista de estrutura
31
Escolher tipos de dados
32
Propriedades dos campos
32
Campo chave primria
38
Relacionamentos entre tabelas
39
Criao de relacionamentos
39
Integridade referencial
40
Tipos de relacionamentos
41
Alterao da estrutura de relacionamentos
42
Navegao nos relacionamentos
42
Manipulao da folha de dados: ordenar, filtrar e
procurar
44
Navegao na folha de dados
44
Formatao da folha de dados
45
Rearranjar colunas
45
Colunas escondidas
46
Ordenao
46
Filtragem
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Pesquisa
50
Imprimir a folha de dados
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Microsoft Access 2010

ndice

Importao e exportao de dados

Importar dados
Exportar dados
Exerccio guiado
7. Manipulao de dados com consultas
Tipos de consultas com o Access
Criao de uma consulta simples com o Assistente
Criao de uma consulta com a Vista de Estrutura
Definio de critrios em consultas
Criao de consultas com tabelas relacionadas
Consultas com parmetros
Criao de campos calculados
Consultas de referncia cruzada
Exerccio guiado

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8. Construir uma interface com formulrios

84
Aplicao de formulrios
84
Opes para a criao de formulrios
84
Formulrio de criao rpida
85
Formulrios usando o Assistente
87
Como criar um novo formulrio com o
Assistente
87
Formulrios em branco
88
Formulrios usando a Vista de Estrutura
89
Criar um formulrio com a Vista de Estrutura 89
Seces do formulrio
90
Accionar as seces do formulrio
91
Alterar o tamanho de uma seco
91
Seleccionar as propriedades de uma seco
ou do prprio formulrio
91
Controlos num formulrio
92
Controlos dependentes, independentes e de
clculo
92
Inserir campos na rea do formulrio
92
Criar outros controlos
93
Criar controlos que calculem valores
94
Criar controlos tipo etiqueta
94
Alterar as propriedades de um controlo j
existente
95

Grupo de opes
Caixa de listagem e caixa de combinao
Subformulrios
Clculos num formulrio
Clculos num subformulrio
Botes de comandos
Quebras de pgina
Exerccio guiado
9. Impresso de relatrios
Aplicao de relatrios
Modos de criao de relatrios
Relatrio de criao rpida
Relatrios usando o Assistente
Relatrios em branco
Relatrios usando a Vista de Estrutura
Filtragem, ordenao e agrupamento
Etiquetas com relatrios
Impresso de um relatrio
Exportar relatrios
Exerccio guiado

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10. Macros
Aces e argumentos
Criao de uma macro
Execuo e teste de uma macro
Criao de submacros
Exerccio guiado

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11. Gesto da Base de Dados

Fazer cpias de segurana
Utilizar uma palavra-passe para encriptar uma
Base de Dados
Segurana para Bases de Dados distribudas
Diviso de Base de Dados
Analisar o desempenho
Analisar tabelas

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01. Introduo>>
O Microsoft Access

O Microsoft Access um Sistema de Gesto de Base

de Dados (SGBD) relacional em ambiente grfico
(Windows), que possibilita ao utilizador o armazenamento, organizao e gesto dos dados de uma
forma simples e directa.
uma aplicao interactiva para o Microsoft
Windows, o que significa que tem capacidade para
relacionar dados provenientes de diferentes origens.
Nesta qualidade, uma ferramenta poderosa de organizao, localizao e apresentao de grandes quantidades de informao.
Este sistema de gesto de base de dados relacional
constitudo por um conjunto de objectos como
tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e
mdulos, que visam o armazenamento, edio, apresentao ou gesto de um conjunto de dados.

Caractersticas gerais
O Microsoft Access conseguiu introduzir qualquer
utilizador num mundo at ento fechado, onde s
os especialistas tcnicos entravam: o das bases de

dados. As capacidades de estruturao, interligao

e de consulta ajudam o utilizador na manipulao e
localizao de informao, independentemente do
formato ou do local onde ela se encontra.
Os programas de gesto de base de dados clssicos
apenas consideram como base de dados os ficheiros
de dados, gravando todas as formas de apresentao
destes dados em ficheiros separados. A filosofia do
Access difere desta abordagem, na medida em que
considera uma base de dados como um conjunto das
tabelas de informaes, com os respectivos modos de
apresentao. Assim, um ficheiro de base de dados
em Access pode conter uma ou vrias tabelas de
dados, relatrios, consultas, formulrios, macros e
mdulos de programao possibilitando ao utilizador o desenvolvimento gradual, incluindo novos elementos e combinando-os com elementos existentes
em funo das suas necessidades.
As ferramentas de criao WYSIWYG (What You See
Is What You Get) disponveis ajudam na produo de
tabelas, consultas, formulrios e relatrios sofisticados e eficazes para atender s especificaes mais
exigentes. De facto, atravs dos Assistentes, o Access
possibilita a criao dos referidos objectos com imagens, objectos grficos e sons sem qualquer necessidade de programao.
Com o Access consegue-se, de uma forma rpida, elaborar representaes que ajudaro a acompanhar o
rumo da prpria actividade, permitindo, assim, tomar
uma deciso de, eventualmente, alterar o rumo delineado. Podem-se tambm elaborar relatrios que filtram a nossa informao, apresentando apenas os
dados estritamente necessrios, inviabilizando assim
a apresentao de informao excedente que poderia provocar uma disperso e consequente demora
na retirada de concluses.
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Microsoft Access 2010

01. Introduo

O Microsoft Access 2010

Com uma interface melhorada e recursos de design

interactivo que no requerem conhecimento profundo da teoria sobre bases de dados, o Microsoft
Access 2010 ajuda a registar e controlar informaes
de modo rpido e fcil. De facto, possvel comear
a trabalhar facilmente (Captulo 5), usando solues
de Bases de Dados pr-formatadas que podero ser
modificadas e adaptadas de acordo com as necessidades e opes profissionais.

O Microsoft Access 2010

Com o Access criam-se, editam-se e imprimem-se

relatrios detalhados (Captulo 9) que exibem informaes variadas, filtradas e agrupadas para facilitar
a tomada de decises fundamentadas.
O Access 2010 permite compartilhar informaes
com outros colaboradores, usando as listas da tecnologia do Microsoft Windows SharePoint Services,
onde se podem gerir, auditar, recuperar informaes
anteriormente apagadas, definir permisses de acesso
aos dados e fazer regularmente cpias de segurana
das informaes. A estreita integrao entre o Access
2010 e o Microsoft Office System (incluindo o Excel
2010, o Outlook 2010, o InfoPath 2010 e o Word 2010)
proporciona novas maneiras de criar, manter e distribuir informaes. Essas ferramentas vo mais alm do
que nunca, no derrube das barreiras que impedem o
fluxo de informaes, ajudando a conseguir a informao necessria, com o formato desejado, na altura
certa e no local pretendido.

Com o recurso ao objecto Consultas do Access,

possvel colocar um conjunto de questes para que
seja filtrada a informao das tabelas da base de
dados, de forma a obter apenas a informao pretendida (Captulo 7).

Tambm os indivduos com mais competncias no

desenvolvimento e programao podem aperfeioar
uma aplicao do Access 2010 com macros (Captulo
10) ou com o Microsoft Visual Basic. Estes profissionais podem usar as ferramentas do sistema de
desenvolvimento do Microsoft Visual Studio para
acrescentar capacidades adicionais a uma aplicao
do Access, e at transformar uma pequena aplicao
utilizada de forma eficiente por um pequeno grupo,
numa grande aplicao que uma organizao inteira
possa utilizar (sem ter que reescrev-la do zero).

Adicionalmente, o Access permite a recolha de

informaes por meio de formulrios em e-mail ou
a importao de dados a partir de aplicaes externas. Este objecto funciona como uma interface para o
utilizador que proporciona uma viso mais apelativa e
amigvel do contedo da base de dados (Captulo 8).

Na verdade, as aplicaes do Access criadas actualmente podem ser facilmente geridas atravs de um
conjunto alargado de funcionalidades (Captulo 11) e
crescer medida que crescem as necessidades pessoais e as necessidades da organizao onde esto
inseridas.

Se se pretender definir a estrutura de uma base de

dados, o Access ajuda na construo de tabelas eficientes (Captulo 6) que se podem relacionar de
forma harmoniosa.

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02. Principais novidades do

Microsoft Access 2010>>
Comear rapidamente a controlar as informaes
Com o Access 2010 pode-se registar, acompanhar e analisar as informaes que so necessrias, de uma
forma rpida e eficiente. A interface ajuda a comear facilmente a trabalhar com aplicaes de acompanhamento rpido e fcil, sem que seja necessrio ter uma grande experincia com Bases de Dados ou conhecimentos sobre programao. Agora, com o Access 2010, comea-se a trabalhar imediatamente com recursos
orientados aos resultados.

Excelentes modelos para introduo

Com a nova janela de introduo do Access 2010 pode-se comear rapidamente a criar uma base de dados.
possvel criar uma base de dados pessoal ou iniciar uma com um dos diversos modelos criados e preparados
profissionalmente. Com efeito, a nova janela de entrada do Access 2010 inclui uma variedade de solues
de bases de dados predefinidas. possvel usar essas aplicaes pr-configuradas exactamente como esto,
ou ento trat-las como modelos que numa fase posterior sero melhorados. Com efeito, os modelos so
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02

Microsoft Access 2010

Principais novidades do Microsoft Access 2010

criados para uso imediato, por isso esto prontos a

serem utilizados. Se a estrutura do modelo atender
s necessidades, ento est-se pronto a comear.
Caso contrrio, pode-se utilizar o modelo para obter
uma estrutura inicial que sofrer as alteraes que
se adeqem s necessidades especficas.

Comear rapidamente a controlar as informaes

DICA

Notar que cada modelo uma aplicao de gesto de

informao completa, com tabelas, formulrios, relatrios, consultas, macros e relaes predefinidas.

Acesso mais rpido s ferramentas certas na hora certa

O Access 2010 simplifica a localizao e a utilizao das mais diversas funcionalidades disponveis. A nova
vista Microsoft Office Backstage substitui o tradicional menu ficheiro para permitir publicar, fazer cpias
de segurana e gerir a base de dados com apenas alguns cliques. Esta vista fornece um espao centralizado
e organizado para gerir a base de dados e personalizar a experincia no Access. Alm disso, o friso melhorado permite aceder ainda mais depressa aos comandos favoritos do utilizador, personalizando separadores ou criando os seus prprios separadores para personalizar a experincia de utilizao ao seu prprio
estilo de trabalho.

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Microsoft Access 2010

Principais novidades do Microsoft Access 2010

Comear rapidamente a controlar as informaes

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DICA

possvel alterar a lista de bases de dados disponibilizadas pelo Access (Bases de Dados Recentes), atravs do
menu que se obtm clicando com o boto do lado direito
do rato em cima do nome de uma das bases de dados.

Criar campos em tabelas de forma mais eficiente

possvel proceder introduo de vrios campos em simultneo numa tabela da base de dados, utilizando a
funcionalidade guia de introduo. Por exemplo, um endereo constitudo por diversos campos tais como:

Localidade
Distrito
Cdigo Postal
Pas Regio

Para adicionar estes campos de uma s vez tabela, basta efectuar um clique no campo Endereo disponibilizado no guia de introduo para que todos esses campos sejam automaticamente adicionados tabela.

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Microsoft Access 2010

Principais novidades do Microsoft Access 2010

Comear rapidamente a controlar as informaes

Novos componentes modulares

O Access 2010 permite a criao de diversos componentes das bases de dados do Access, previamente
criados, com os novos componentes modulares. Para
isso disponibiliza as novas peas de aplicao. Estas
permitem realizar diversas tarefas comuns base de
dados com apenas alguns cliques.

predefinidos com uma combinao de separadores

horizontais ou verticais. possvel apresentar as aplicaes com um grande nmero de formulrios ou
relatrios do Access utilizando separadores horizontais com vrios nveis. Basta arrastar e largar os formulrios ou relatrios para que sejam apresentados.
DICA

possvel partilhar peas de aplicao numa organizao permitindo, desta forma, criar consistncia na criao
das aplicaes de bases de dados. Desta forma, poupa-se tempo e trabalho atravs da reutilizao de partes de
bases de dados criadas por outros utilizadores. Podem-se guardar objectos, campos ou coleces de campos do
Access utilizados frequentemente como modelos que se
podem adicionar s bases de dados existentes e aumentar a sua produtividade.

Estruturar macros em menos tempo

O Access 2010 tem um Estruturador de Macros reformulado que facilita a criao, edio e automatizao da coeso da base de dados. O Estruturador de
Macros permite que o utilizador seja mais produtivo,

Adicionar navegao sua Base de Dados

utilizando a funcionalidade de arrastar e largar
possvel criar formulrios de navegao como
na Web e de aspecto profissional para tornar mais
acessveis os formulrios ou relatrios utilizados
frequentemente, sem ter de escrever cdigo. Pode-se escolher a partir de seis modelos de navegao
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Principais novidades do Microsoft Access 2010

Criar e adaptar formulrios e relatrios

para responder s necessidades

reduza os erros de codificao e incorpore, facilmente, lgica mais complexa para criar aplicaes
slidas. Ao utilizar o novo estruturador de macros,
o utilizador aumenta a capacidade de manuteno
do cdigo utilizando Macros de Dados para anexar
lgica aos seus dados, centralizando a lgica nas
tabelas de origem. Com o Estruturador de Macros e
as Macros de Dados mais potentes, pode-se expandir a automatizao para fora do cliente de Access
at s bases de dados Web do SharePoint e outras
aplicaes que actualizam as suas tabelas.

O Access 2010 fornece ferramentas inovadoras caractersticas do Office, ajudando na criao de relatrios e formulrios profissionais e informativos. possvel tirar partido de temas familiares e apelativos do
Office e aplic-los s bases de dados do Access 2010.
Existe a possibilidade de escolha a partir de uma vasta
variedade de temas ou estruturar um tema personalizado para obter formulrios e relatrios de aspecto
profissional. A formatao torna-se mais fcil, sendo
possvel com apenas alguns cliques. A formatao
condicional permite gerir diversas regras de formatao a partir de uma nica vista intuitiva, dado que
suportada por barras de dados.

Criar e adaptar formulrios e

relatrios para responder s
necessidades

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Criar expresses complexas sem esforo

O Construtor de Expresses simplifica em grande
medida a criao de frmulas e expresses na base
de dados. O IntelliSense:

Com o Access 2010 pode-se facilmente introduzir

dados, analisar e entender a complexidade das informaes apresentadas atravs da utilizao de formulrios e relatrios, possibilitando, assim, tomadas de
deciso mais fundamentadas.

1. Informaes Rpidas
2. Descries
3. Concluso Automtica

Aplicao de estruturas profissionais em

formulrios e relatrios

permite reduzir os erros, permite dedicar menos

tempo memorizao de nomes e sintaxe de expresses e permite uma maior concentrao naquilo que
realmente necessrio.

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Microsoft Access 2010

Principais novidades do Microsoft Access 2010

Partilhar informaes de forma controlada

Partilhar informaes de forma controlada

O Access 2010 disponibiliza formas fceis de reunir os dados e aumentar a qualidade do trabalho. Os
Servios Web e os Servios de Conectividade Empresarial permitem a incluso de dados directamente nas
aplicaes. tambm possvel estabelecer ligaes a origens de dados atravs do protocolo Servio Web
adicionado recentemente.
DICA

O Access 2010 permite a importao e a ligao de dados a partir de uma grande variedade de origens externas, nomeadamente o Microsoft Excel, o Microsoft SQL Server, o Microsoft Outlook, entre outras. Pode-se ainda actualizar os dados
atravs de correio electrnico, sem a necessidade de servidor.

Exportar para PDF e XPS

A capacidade para exportar directamente para ficheiros PDF e XPS est directamente includa no Access
2010. A exportao de dados para esses formatos de ficheiros permite aos utilizadores a impresso, colocao ou o envio dos dados atravs de e-mail, num formato conveniente. Esta capacidade permite que os utilizadores exportem formulrios, relatrios e folhas de clculo para os formatos PDF e XML, para uma fcil
distribuio. Ao exportar, todas as caractersticas de formatao da base de dados so retidas sem a necessidade de quaisquer instalaes adicionais, ou mesmo de possuir uma cpia do Access 2010 para imprimir
ou ler esses ficheiros.

Aceder s aplicaes, dados ou formulrios, praticamente a partir de qualquer lugar

O Access Services, adicionado recentemente ao Microsoft SharePoint Server 2010, permite disponibilizar
as bases de dados na Web. Publicando as bases de dados na Web depois possvel aceder-lhes, visualiz-las
e edit-las a partir da Web. possvel que os utilizadores de Access possam abrir relatrios e formulrios
Web atravs de um browser e que as suas alteraes sejam automaticamente sincronizadas. Estas funcionalidades necessitam que o Microsoft SharePoint Server 2010 publique e partilhe uma base de dados Web
e os servios so tambm configurados no SharePoint Server 2010.

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03. A interface do Microsoft Access 2010>>

Interface de utilizador orientada a resultados
O Microsoft Access 2010 utiliza uma interface com o utilizador criada inteiramente para tornar o utilizador
mais produtivo. Na verdade, com esta interface pode-se trabalhar, aprender e localizar mais rapidamente
as funcionalidades desejadas.
O Access 2010 foi actualizado com uma nova aparncia que facilita a criao, a alterao e o trabalho nas
aplicaes de Bases de Dados. Esta facilidade de utilizao decorre do facto dos comandos serem disponibilizados de uma forma clara e organizada quando necessitamos deles.
Esta nova interface sensvel ao contexto e optimizada para proporcionar eficincia e capacidade de descoberta. Apesar de quase 1.000 comandos estarem disponveis, a nova interface exibe apenas aqueles que
so relevantes para a tarefa que se est a realizar em cada momento. Alm disso, a exibio de janelas com
separadores, uma nova barra de estado, novas barras de deslocamento e a barra de ttulo do s aplicaes
do Access 2010 uma aparncia muito moderna e profissional.

Barra de ferramentas
de acesso rpido
Separador
Ficheiro
Friso

Separadores
do friso

Nome da
tabela

Minimizar Maximizar
janela janela
Fechar
Ajuda
Minimizar
friso

Painel de
Navegao

Barra de
estado

Vistas

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