Os Sistemas de Workflow em Arquivística: A Identificação Dos Modelos e A Análise Das Ferramentas

Os Sistemas de workflow em arquivstica:
a identificao dos modelos e a anlise das ferramentas
Srgio Renato Lampert;

Daniel Flores
Os Sistemas de workflow em arquivstica: a

identificao dos modelos e a anlise das
ferramentas
Srgio Renato Lampert
Arquivista do Centro Universitrio Franciscano.
Epecializado do Curso de Gesto de Arquivos da
UAB/UFSM.
Daniel Flores
Docente do Curso de Arquivologia da UFSM. Doutor em
Documentao pela Universidade de Salamanca
Espanha. Lder do Grupo de Pesquisa CNPq - Gesto
Eletrnica de Documentos (GED).
Apresenta a tecnologia de workflow sob a tica da arquivstica,

apontando os sistemas de workflow, bem como a identificao
dos modelos e a anlise das ferramentas. Com base nos critrios
deste estudo, foi possvel identificar uma gama de ferramentas
que promovem funes arquivsticas. A anlise deu-se apenas
nas ferramentas identificadas como sendo Sistemas de Gesto
Documental (DMS), as quais so: Agorum Core, Alfresco,
ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet.
Palavras-chave: Arquivstica; Gesto Eletrnica de Documentos;
Tecnologia da Informao; Workflow.
Workflow systems in archival: identification

of models and analysis tools
Present Workflow technology from perspective of archival,
indicating the workflow systems, as well as identification of
models and analysis tools. Based on the criteria from study was
to identify possible of products a tools that promote archival
functions. The analysis gave only tools those identified as
Document Management System (DMS), which are: Agorum Core,
Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet.
Keywords: Archival;
Technology; Workflow.
Document
Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010
Management;
Information
216


Daniel Flores
Recebido em 13.03.2010 Aceito em 18.10.2010

1 Introduo
A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) est em crescente produo
cientfica. Estudos sobre o tema ganham cada vez mais espao em congressos e
eventos de sua rea de abrangncia. Contudo, a GED uma rea do
conhecimento muito ampla e possui diversas tecnologias que permitem o
Gerenciamento da Informao em meio eletrnico e, dentre essas, destaca-se o
workflow.
Assim sendo, por ser uma tecnologia presente nas mais diversas instituies
que trabalham com processos e fluxos de trabalho, a tecnologia de workflow
passa a ter relevncia no que diz respeito aos procedimentos executados pelos
profissionais que atuam com documentos digitais.
Embora o tema parea especfico, ele muito abrangente, uma vez que os
Sistemas de workflow possuem diversos modelos e inmeras ferramentas capazes
de gerir um trmite documental e/ou um fluxo de trabalho. Desse modo, a
abordagem dada ao estudo dos Sistemas de workflow refere-se identificao
dos modelos e anlise das ferramentas.
Com o objetivo de investigar e descrever as caractersticas dos modelos de
sistema workflow, bem como analisar as ferramentas para implantao desse
sistema no mbito das instituies arquivsticas, este estudo apresenta os
modelos de workflows existentes e, tambm, um comparativo entre eles, a fim de
identificar o modelo que melhor se ajusta s necessidades das instituies
arquivsticas.
Ademais, aponta critrios para coleta e anlise de um software de workflow
e recomenda critrios para uma ferramenta de workflow que atenda as
necessidades arquivsticas, alm da anlise das ferramentas encontradas.
2 Reviso da literatura
2.1 Gesto de documentos
Aps a II Guerra Mundial, a produo de informao cresceu de uma forma
avassaladora, obrigando as instituies a buscarem novas solues para
administrar o grande volume documental acumulado. Nesse meio, alm da
arquivstica e da Teoria das Trs Idades, que a norteia, surgiu o conceito de
gesto de documentos, conforme Lei Federal:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).
Alguns objetivos da gesto de documentos, conforme Lopes (1996), so:
assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos;
garantir a acessibilidade da informao quando e onde seja necessria e avaliar a
documentao de acordo com seus valores estabelecendo o destino da mesma em
tabelas de temporalidade.
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Daniel Flores
Sob essa tica, Paes (2005, p. 53) destaca trs fases bsicas da gesto de
documentos: a produo, a utilizao e a destinao. Ainda conforme a autora,
a produo de documentos refere-se elaborao dos documentos em
decorrncia das atividades de um rgo ou setor (PAES, 2005, p. 54).
Nesse contexto, Santos (2005, p. 151), entende que a produo de um
documento decorrente de uma demanda administrativa ou tcnica que precisa
ser registrada para que produza efeito e possa servir de comprovao da
execuo desta demanda. Ainda de acordo com Santos, a produo contempla os
procedimentos relacionados manuteno do maior rigor possvel na produo
dos documentos de arquivo, abrangendo definio de normas, contedo,
modelos, formato e trmite.
2.2 Tecnologia da Informao

Somerville (1993 apud FLORES, 2006) afirma que a Tecnologia da
Informao, TI, o fruto de uma relao transdisciplinar entre a Cincia da
Informao e a Cincia da Computao.
Devido ao fato de a TI ter diversas aplicaes e estar ligada s mais
diversas reas, torna-se difcil definir e determin-la por completo. Mas, pode-se
afirmar que a Tecnologia da Informao nada mais do que um conjunto de
todas as atividades e solues providas por recursos de computao.
De acordo com Cruz (1998), o conceito de TI pode ser todo e qualquer
dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ ou informaes, tanto de
forma sistmica como espordica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja
aplicada ao projeto. Outro conceito para TI o que a define como:
Uma gama de produtos de hardware e software que proliferam
rapidamente, com capacidade de coletar, armazenar, processar e
acessar nmeros e imagens, para o controle dos equipamentos e
processos de trabalho e, para conectar pessoas, funes e escritrios,
tanto dentro quanto entre as organizaes (WALTON, 1994 apud
THIVES JNIOR, 1999, p. 23).
Sob a mesma tica, pode-se buscar um conceito mais amplo para a TI,
incluindo os sistemas de informao, o uso de hardware e software,
telecomunicaes, automao, recursos multimdia, utilizados pelas organizaes
para fornecer dados, informaes e conhecimento (WEIL, 1992 apud RABECHINI
et al., 2001, p. 161).
Segundo Rezende e Abreu (2001), todos esses componentes no teriam
utilidade sem o componente fundamental que o recurso humano, peopleware ou
humanware. Embora esse componente no faa parte da Tecnologia da
Informao, sem ele essa tecnologia no teria funcionalidade.
2.3 Workflow
Segundo Cruz (1998), workflow a tecnologia que possibilita automatizar
processos, racionalizando-os e potencializando-os, por meio de dois componentes
implcitos: organizao e tecnologia.
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Daniel Flores
Para o Workflow Management Coalition (WMC, 1996 apud CRUZ, 2001, p.

66), workflow consiste em um facilitador computadorizado ou automtico de um
processo de negcio, em parte ou no todo. Sendo assim, pode-se definir workflow
como automatizao de processos.
Para gerenciar os processos, existem vrias tecnologias disponveis, tais
como: workgroup e workflow. Nesse contexto, relevante diferenci-las, pois
muitos usurios as consideram como mesma tecnologia.
Segundo Cruz (1998), o modelo workgroup baseado na informao, onde
o foco principal est na informao que ser processada. J no workflow, a nfase
dada ao processo, sendo ele o meio pelo qual a informao ser processada.
H mais um modelo que, de certo modo, se aproxima dos dois abordados,
podendo ser considerado como um modelo base, do qual partiram as outras
tecnologias. Em resumo, groupware, de acordo com Cruz (2001, p. 33).
um conjunto de ferramentas que tem por finalidade aumentar a
produtividade do trabalho cooperativo, ou seja, todo e qualquer sistema
computadorizado que permita que grupos de pessoas trabalhem de forma
cooperativa a fim de atingir um objetivo comum.
Assim, pode-se afirmar que, na essncia, o workflow tem muito do
groupware, pois permite que um grupo de pessoas trabalhe cooperativamente
com um objetivo comum. Porm, o workflow tem como objetivo o processo,
orientando o fluxo de documentos e de tarefas, permitindo que vrias pessoas
trabalhem com o mesmo arquivo ou documento.
Nessa perspectiva, a tecnologia de workflow pode ser aplicada em diversas
atividades, lembrando que sempre ter enfoque no processo. Miranda (s. d.)
afirma que:
As diferentes estruturas de processos encontradas na prtica, fazem
com que alguns modelos de workflow apresentem caractersticas que
os distingue entre si. A identificao dos diferentes tipos permitir a
escolha do modelo mais adequado para representao do processo a
ser implantado (MIRANDA; FREITAS; FLORES, s. d., p. 11).
Para tanto, preciso implementar uma tcnica de modelagem que melhor
se adapte ao processo. Nesse contexto, as diferentes estruturas de processos
encontrados na prtica fazem com que alguns modelos de workflow apresentem
caractersticas que os distinguem entre si. A identificao dos diferentes tipos
permitir a escolha do modelo mais adequado para representao do processo a
ser implantado.
3 Metodologia da pesquisa
Para o desenvolvimento deste trabalho, realizou-se a reviso da literatura
pertinente ao tema de pesquisa escolhido.
Em relao ao sistema workflow, verificou-se que ele apresenta diferentes
modelos estruturais diferentes entre si. Desse modo, coube comparar e examinar
esses modelos, com o objetivo de buscar identificar o que melhor se ajusta s
necessidades das instituies, no que tange ao fazer arquivstico.
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Daniel Flores
As ferramentas de um Sistema workflow tratam de uma rea de pesquisa

pouca abordada, no havendo uma bibliografia especializada. Assim, definiu-se
critrios para coleta das ferramentas, os quais so: disponibilidade na web,
software proprietrio/no-proprietrio e ferramentas caracterizadas como de
Gerenciamento de Documentos (DMS).
Sobre a anlise das ferramentas, elaborou-se critrios de acordo com as
suas prerrogativas de diagnstico e classificao. Para indicar a ferramenta de um
Sistema workflow que melhor atenda s instituies arquivsticas, levou-se em
conta a anlise realizada nos softwares apontados neste estudo, bem como os
requisitos definidos no trabalho.
4 Resultados
4.1 Exame e identificao do modelo mais adequado s
instituies arquivsticas
De acordo com alguns autores, definiu-se os tipos disponveis no mercado.
Segundo Plesums (2002 apud SANTANA, 2006, p. 5-6), os modelos de workflow
podem ser caracterizados de trs formas distintas: ad hoc, produo e
administrativo. Seguindo a mesma linha, Georgakopopoulos e Hornick (1995 apud
THIVES JR., 1999, p. 34) e Kobelius (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 34)
tambm apontam para essas trs formas. Cruz (1998, p. 86), no entanto,
acrescenta os seguintes modelos: orientado para o objeto e baseado no
conhecimento.
J Koulopoulos (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 34), aponta quatro
mtodos de desenvolvimento: ad hoc, baseado em transaes (produo),
orientado a objetos e baseado em conhecimento. Ainda conforme o autor, estes
mtodos podem ser aplicados em trs modelos de processos: centrado em correio
eletrnico, centrado em documentos e centrado em processos.
Em relao aos modelos citados acima, o modelo ad hoc caracteriza-se por
ser o mais bsico de todos e o mais utilizado. capaz de descrever processos
simples, nos quais no h um padro fixo para o fluxo de informaes entre as
pessoas envolvidas. Cruz salienta que:
O tipo ad hoc uma forma eficiente para a racionalizao do processo
de comunicao dentro da empresa. Em muitos casos, o primeiro
passo para a implantao de tipos mais elaborados da tecnologia
(CRUZ, 1998, p. 88).
O workflow do tipo produo (transao) pr-definido e priorizado,
suportando assim um grande volume informacional. De acordo com Koch (1998,
p. 42-43):
O Workflow de produo gerencia fluxos de trabalho e a integrao de
ferramentas em processos estruturados, possuindo interface grfica para o
desenho do fluxo e mecanismos sofisticados de controle de processos que
envolvam altos valores e volumes, como por exemplo, no mercado nacional, os
processos de concesso de crdito, cmbio e sinistro em seguros.
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Daniel Flores
J o modelo administrativo um meio-termo entre um workflow ad hoc e

um de produo, ou seja, envolve atividades fracamente estruturadas,
repetitivas, previsveis e com regras simples de coordenao de tarefa.
Para Cruz (1998, p. 91-92), o workflow orientado a objeto constitui uma
verso mais sofisticada do orientado a transao. O autor ainda ressalta que a
teoria Orientao a Objetos no surgiu com a tecnologia workflow, mas sim na
dcada de 1980, com uma evoluo da tecnologia reacional, destinada a bancos
de dados.
Com base no entendimento de Thives Jr. (1999, p. 36), pode-se afirmar que
o workflow baseado em conhecimento tem caractersticas e ferramentas que
permitem aprender com os erros e acertos advindos da implantao deste. Assim
sendo, Koulopoulos (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 36) afirma que as
tecnologias-base nesse tipo so a da inteligncia artificial e a dos sistemas
especialistas, as quais possibilitam aos Sistemas de workflow aprender por si
prprios e inferir solues, a partir da vivncia de fatos do cotidiano.
Com a identificao dos modelos de workflow existentes e de acordo com as
caractersticas apontadas por cada modelo, pode-se apontar o modelo que melhor
se ajusta s necessidades das instituies arquivsticas.
Assim, tem-se que o modelo ad hoc o mais indicado para suprir as
necessidades de instituies que buscam gerir as informaes arquivsticas de
uma forma eficiente, possibilitando dessa forma, a racionalizao do processo de
comunicao dentro das empresas. Nesse contexto, Koulopoulos (1997 apud
THIVES JR., 1999, p. 36), defende que a caracterstica de racionalizar a
comunicao dentro da instituio o primeiro passo para a implantao de tipos
mais elaborados desta tecnologia.
Desse modo, fica evidente que ao definir o modelo ad hoc, levou-se em
conta o fato de que esse sistema de workflow o mais elementar que existe,
tornando-se, dessa forma, o mais abrangente, pois, de acordo com Thives Jr.
(1999, p. 37), utilizado em processos onde no h um padro pr-estabelecido
de fluxo/trmite da informao entre as pessoas.
No entanto, apesar do sistema ad hoc ser o mais simples, requer a mesma
infra-estrutura tecnolgica que os demais. Sua implantao requer uma mudana
cultural na organizao nem sempre pequena e nem sempre simples, como
afirma Cruz (1998). Porm, dos sistemas disponveis atualmente, ele ainda o
mais eficiente no que diz respeito implementao e, consequentemente,
quebra de resistncia por parte dos usurios.
Com o modelo de workflow definido, faz-se necessrio identificar quais as
ferramentas disponveis para sua implementao. Assim, deve-se definir os
critrios de anlise dos softwares de workflow.
4.2 Definio dos critrios para levantamento e anlise dos

softwares
Pode-se definir que um dos critrios da anlise de softwares a sua
disponibilidade na web, pois a forma mais gil e rpida de se ter acesso a eles.
Outro critrio identificado na pesquisa foi a versatilidade das ferramentas
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Daniel Flores
existentes, ou seja, elas necessitam rodar em sistemas operacionais proprietrios,

como caso do Windows e tambm em sistemas no proprietrios, como o Linux.
Assim sendo, foi possvel listar uma gama de ferramentas que atendiam a
esses critrios e com as suas descries, arrolou-se alguns dados sobre esse
levantamento, conforme QUADRO 1.
QUADRO 1
Listagem das ferramentas encontradas
Caractersticas das ferramentas
Ferramentas
Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Joomla

de Gerenciamento de Contedo (CMS)
Mambo
Plone
Drupal
Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Alfresco
Gerenciadores de Documentos (DMS)
Agorum Core
KnowledgeTree
ArchivistaBox
Maarch
Owl Intranet
Ferramenta caracterizada por ser um Sistema de ICAATOM
controle de informaes descritivas
Fonte: LAMPERT (2009, p. 52).
Em virtude de se ter encontrado uma diversidade de ferramentas que

atendam s especificaes j estabelecidas e de acordo com os dados apontados
no QUADRO 1, fez-se necessrio refinar o resultado encontrado. Desse modo,
definiu-se um novo critrio para anlise das ferramentas.
Por se tratar de uma pesquisa embasada nos preceitos arquivsticos, o
critrio utilizado foi analisar apenas as ferramentas criadas para Gerenciamento
de Documentos (DMS), visto que o profissional arquivista deve, dentre as demais
funes, participar da produo dos documentos eletrnicos, cooperando na
concepo e no desenvolvimento de sistemas automatizados de informao
(RABECHINI et al., 2001).
Logo, restaram as seguintes ferramentas: Agorum Core, Alfresco,
ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet.
Definidas as ferramentas, apontou-se outros critrios para analis-las, uma
vez que os critrios abordados anteriormente eram para refinar os resultados do
levantamento realizado e a primeira amostragem apontou um grande nmero de
ferramentas.
Nesse contexto, definiu-se alguns critrios de acordo com as prerrogativas
de diagnstico e classificao das ferramentas, que so: ferramentas contendo
um Sistema de workflow; tempo de download (tamanho do arquivo); prrequisitos para instalao; compatibilidade com o Sistema Operacional;
necessidade do conhecimento de uma lngua estrangeira para operar o software;
opo on-line para testar a ferramenta; nmero de Sistemas Operacionais
disponveis; realizao de webinar1 para treinamento; e divulgao das
funcionalidades do software.
1
Webinar uma abreviao para web-based seminar, ou seja, trata-se simplesmente de um seminrio
realizado em ambiente web. Pode-se definir tambm, como uma conferncia on-line.
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Daniel Flores
4.3 Recomendao de requisitos para uma ferramenta de

workflow adequada s necessidades arquivsticas
Para recomendar requisitos de uma ferramenta de workflow adaptada s
necessidades arquivsticas, deve-se levar em conta o e-ARQ Brasil, que
estabelece um modelo de requisitos para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos (SIGAD).
O e-ARQ Brasil (2006) est estruturado em duas partes. A primeira dando
nfase s teorias e conceitos que norteiam a Gesto Arquivstica de Documentos.
A segunda, destacando a especificao de requisitos para o SIGAD e
apresentando aspectos de funcionalidade de um sistema informatizado, dentre as
quais destacam-se a Tramitao e Fluxo de Trabalho.
Nesse contexto, pode-se afirmar que o e-ARQ Brasil (2006, p. 56)
apresenta os requisitos de uma ferramenta de workflow adaptada s
necessidades arquivsticas, de acordo com o captulo que compreende
Tramitao e Fluxo de Trabalho. Esse captulo aponta requisitos dos casos em que
um SIGAD inclui recursos de automao de fluxo de trabalho (workflow), isto ,
abrange funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de metadados
para registro da tramitao dos documentos, incluindo o status do documento
(minuta, original ou cpia).
Assim sendo, conforme o e-ARQ Brasil (e-ARQ, 2006, p. 56), os recursos de
um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender: tramitao de
um documento antes do seu registro/captura; e tramitao posterior ao seu
registro/captura.
Ainda conforme o SIGAD, as tecnologias de fluxo de trabalho transferem
objetos digitais entre participantes, sob o controle automatizado de um programa.
So geralmente usadas para:
a) gesto de processos ou de tarefas, tais como registro e destinao de
documentos e dossis/processos;
b) verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do
registro;
c) encaminhamento de documentos ou dossis/processos de forma
controlada, de um usurio para outro , com a identificao das aes a
serem realizadas tais como: verificar documento e aprovar nova
verso;
d) comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento
arquivstico;
e) distribuio de documentos ou dossis/processos; e
f) publicao de documentos ou dossis/processos na web.
4.4 Anlise e indicao das ferramentas que melhor atendem

s instituies arquivsticas
Definida a listagem das ferramentas, chegando-se a um total de seis, em
um primeiro momento, pode-se realizar a anlise do conjunto e, posteriormente,
fez-se a anlise de cada uma delas.
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Daniel Flores
Desse modo, foi possvel identificar algumas semelhanas, tais como: todas
as ferramentas relacionadas so Open Source (Software livre); todos os softwares
disponibilizam opo para download em seus websites; para utilizar os softwares
e navegar nos respectivos websites necessita-se de familiaridade com alguma
lngua estrangeira; a maior parte das ferramentas possui em sua pgina da web a
opo de teste on-line; a maioria das ferramentas disponibiliza os softwares nos
Sistemas Operacionais (SO) Windows, Linux e Mac; todas as ferramentas
necessitam para instalao ao menos um desses pr-requisitos:
a) um servidor web livre, sendo o Apache2 o mais utilizado;
b) um SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados). O mais empregado
o MySQL3;
c) uma linguagem de computadores para gerar contedo dinmico na World
Wibe Web denominada PHP4.
Em virtude dos pr-requisitos apontados, buscou-se uma ferramenta, em
portais de pesquisa da internet, para instalar os programas acima. Como
resultado dessa pesquisa, chegou-se a softwares denominados WAMP, isto , um
programa que efetua a instalao automtica dos softwares Apache, MySQL e PHP
para Windows. Deve-se destacar que foram encontrados alguns softwares
denominados LAMP, ou seja, tem a mesma definio do WAMP, porm so
destinados para o SO Linux.
Cabe ressaltar que a instalao dos programas analisados deu-se no
Sistema Operacional Windows, distribuio XP Home Professional, uma vez que o
pesquisador no familiarizado com o SO Linux.
4.4.1 Agorum Core5

um Sistema de Gesto Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela
empresa Alem Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas verses: Agorum
Core OS e Agorum Core Pro.
A verso Agorum Core OS a opo de cdigo aberto sob a licena
GNU/GLP. Contm as funes bsicas do software, bem como, as mais
importantes segundo o website da empresa. Possui duas opes para download
nos Sistemas Operacionais Windows e Linux:
a) Agorum Core Server disponvel em Windows (310MB) e Linux
(330MB);
b) Agorum Core Client disponvel em Windows (32MB).
A verso Agorum Core Pro oferece todas as funcionalidades do software.
Elas esto estruturadas em mdulos, tais como: workflow, Share, Arquivo e-mail,
Apache um servidor web livre compatvel com o protocolo HTTP. Criado em 1995, a principal tecnologia da
Apache Software Foundation.
3
MySQL um Software Livre com base na GLP, que utiliza como interface a linguagem SQL.
4
PHP uma linguagem de programao de computadores interpretada, livre e amplamente utilizada para gerar
contedo ma Web.
5
Agorum Software GmbH. Disponvel em: <http://www.agorum.com>. Acesso em: 06 out. 2009.
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Daniel Flores
Metadados e outros. Porm, essa verso no est disponvel para download, uma
vez que est sob licena, com o cdigo fechado.
Desse modo, no foi possvel testar e analisar o Sistema de workflow do
Agorum Core na prtica, visto que essa funcionalidade s est disponvel na
verso Pro. No entanto, o website da ferramenta aponta algumas caractersticas e
propriedades do mdulo workflow:
a)
b)
c)
d)
atribuir tarefas para indivduos ou para grupos;

vincular documentos referente ao fluxo de trabalho;
data-limite para ao (reviso/aprovao); e
edio do workflow durante o processamento do fluxo caso uma tarefa
no tenha sido realizada possua data-limite, pode-se repass-la para
outro grupo ou indivduo.
4.4.2 Alfresco6
Caracteriza-se por ser um Sistema Gerenciador de Documentos que possui
trs funcionalidades principais: Gesto Documental (DMS), Gesto de Contedo
Web (CMS) e Colaborao (Share).
O Alfresco possui a opo de teste on-line. Assim, o primeiro mtodo
utilizado para analisar o programa foi esse, porm, a opo de test-drive do
software disponibiliza apenas a funcionalidade de Colaborao. Logo, ao analisar o
Alfresco Share, percebeu-se que ele no dispe de um Sistema de workflow.
Portanto, fez-se necessrio realizar o download da funcionalidade Gesto
Documental, para, em seguida, instal-lo.
A funcionalidade Gesto Documental disponibiliza duas opes para
download, ambas as verses esto disponveis sob a licena trial7:
a) Alfresco Enterprise Edition disponvel em Windows (310MB), Linux
(117MB) e Mac (276MB); e
b) Alfresco Community Edition disponvel em Windows (362MB), Linux
(143MB) e Mac (301MB).
Em relao aos tipos bsicos do fluxo de trabalho, essa ferramenta
apresenta:
a) Workflow simples basicamente pr-configurado. uma regra especial
que aplica gerenciamento automtico ao ciclo de vida do documento.
Essencialmente, move ou copia contedo baseado em uma ao do
usurio;
The open source alternative for enterprise content management. Disponvel em:<http://www.alfresco.com>.
Acesso em: 03 out. 2009.
7
Trial uma licena de uso de software semelhante ao demo e ao shareware, porm, com limitao de tempo.
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Daniel Flores
b) Workflow avanado alm de contar com as mesmas funes do

workflow simples, esse tipo permite diversas configuraes do fluxo de
trabalho, tais como:
revisor para o documento e a quantidade de revisores;
aprovador do documento e quem tem a prioridade na reviso; e
se h data limite para ao ou qual a data-limite para ao.
4.4.3 ArchivistaBox8
um Sistema de Gesto Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela
empresa alem Archivista GmbH. Possui integrao com um Sistema Integrado de
Gesto Empresarial (ERP).
Essa ferramenta possui a opo de teste on-line. Logo, buscou-se analis-la
atravs dessa funcionalidade. Assim, ao iniciar a verso on-line possvel
gerenciar todos os recursos disponveis no programa, tais como: visualizar
imagem/arquivo; servidor PDF; converso de imagem/arquivo para PDF
pesquisvel; busca/pesquisa; digitalizao; impresso; e outros.
Apesar da verso on-line disponibilizar diversas funcionalidades, no
apresenta um Sistema de workflow. Dessa forma, buscou-se fazer o download do
software, uma vez que nas demais ferramentas essa verso caracteriza-se por ser
mais completa.
Desse modo, aps baixar, testar e analisar a verso open source (licena
GPLv2) em formato ISO9 (978MB), conclui-se que ela tambm no apresenta um
Sistema de workflow.
A ferramenta caracteriza-se, predominantemente, por permitir a gesto de
arquivos digitalizados, focando todas as etapas da digitalizao de documentos,
desde a captura at o armazenamento, preservao dos arquivos digitais e
consequente recuperao. Embora seja um programa que no apresenta um
Sistema de workflow, deve-se, assim mesmo, apontar algumas funcionalidades
dele:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
nmero ilimitado de bancos de dados;

OCR automtico;
upload e converso dados;
download de todos os documentos em PDF;
upload de imagens de todas as cmeras digitais padro; e
backup executado automaticamente.
4.4.4 KnowledgeTree10
Conforme o website, trata-se de um software de Gesto Documental (DMS)
open source capaz de ligar pessoas, ideias e processos.
Open source DMS, ERP & Virtualization Out-of-the-box. Disponvel em: <http://www.archivista.ch/en>. Acesso
em: 07 out. 2009.
9
ISO um dos formatos mais utilizados para gerar um arquivo de imagem (cpia literal de um CD/DVD).
10
Open source Document Management System. Disponvel em:<http://www.knowledgetree.com/pt>. Acesso
em: 11 out. 2009.
226


Daniel Flores
No que diz respeito anlise do software, o mtodo empregado para

examinar o programa foi a opo de teste on-line. Nesse teste possvel
gerenciar as funcionalidades disponveis no programa, tais como: explorar
documentos, preferncias, busca/pesquisa, nuvem de etiquetas (metadados),
administrao e outras.
Aps analisar as funcionalidades da opo de teste on-line, deve-se apontar
alguns recursos das verses disponibilizadas para download, uma vez que elas
podem conter mais funes no que tange aos Sistemas de workflow.
Assim sendo, a ferramenta open source (licena GPL v3) possui duas opes
de download, ambas as verses disponveis sob a licena trial:
KnowledgeTree 3,7 disponvel em Windows (378MB) e Linux (3MB);
KnowledgeTree Community Edition disponvel em Windows (59MB) e
Linux (56MB). Essa opo permite instalar a partir do cdigo-fonte, porm
necessita dos aplicativos Apache, PHP e MySQL instalados.
A verso KnowledgeTree 3,7 caracteriza-se por ser voltada s pessoas,
ideias e processos. J a verso KnowledgeTree Community Edition permite sua
instalao atravs do cdigo-fonte. No que diz respeito aos recursos de Workflow
da verso KnowledgeTree 3,7, destacam-se:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
grupo de atribuio de tarefas;

estados baseados em fluxo de trabalho;
notificaes de workflow via e-mail;
roteamento de workflow usando restries de transio;
controle de fluxos de trabalho;
reviso/aprovao de workflows;
fluxo de trabalho automtico;
iniciar fluxos de trabalho para aes de documentos e pastas.
4.4.5 Maarch11
um Sistema de Gesto Documental (DMS) open source desenvolvido pela
empresa francesa Maarch SAS. De acordo com seu website, caracteriza-se por ser
um conjunto de ferramentas e solues para gesto e arquivamento de
documentos. Conta com duas aplicaes operacionais bsicas:
a) Maarch LetterBox possibilita a gesto de correio eletrnico; e
b) Maarch Entreprise permite a gesto completa dos documentos de uma
instituio.
A verso Maarch Enterprise composta por mdulos funcionais que
agregam servios, tais como: gesto de arquivos fsicos; gesto de documentos;
exportao de arquivos em dispositivos pticos; digitalizao; importao de
arquivos; workflow; e outros. Eles podem ser ativados ou desativados para
11
The first open source archiving DMS. Disponvel em: <http://www.maarch.org/en>. Acesso em: 05 out. 2009.
227


Daniel Flores
atender s necessidades dos usurios. Esto disponveis para download (licena

GPLv3) nos Sistemas Operacionais Windows, Linux e Mac.
Em relao anlise da ferramenta, em um primeiro momento, realizou-se
atravs da opo de teste on-line. Contudo, pelo fato de no possuir o mdulo de
workflow, procurou-se realizar o download da verso Maarch Enterprise. Aps
testar a verso, percebeu-se que a mesma no dispunha do mdulo de fluxo
documental.
Assim sendo, a anlise da ferramenta deu-se atravs do seu website, visto
que ele possui um exemplo de workflow para aprovao de faturas contbeis.
Baseado nesse exemplo, pode-se notar que o Sistema de workflow da ferramenta
tem as mesmas caractersticas dos demais, pois possibilita tramitar documentos,
tem a funo de validao/aprovao e o recurso de informar o envio do trmite.
Contudo, no possui a opo de estipular data-limite para o mesmo.
A ferramenta Maarch destaca-se por respeitar a Norma ISO 15489 (Norma
para Gesto de Arquivos) e ao padro Dublin Core esquema de metadados.
4.4.6 Owl Intranet12

um Sistema de Gesto Documental (DMS), porm, tem como principal
aplicao um repositrio de documentos multi-usurio (knowledgebase) escrito
em PHP. De acordo com seu website, voltado para a publicao de arquivos e
documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporaes
on-line.
Essa ferramenta possui a opo de teste on-line e, por essa razo, buscouse analis-la atravs dessa funcionalidade. Os recursos disponveis nessa verso
so: gesto de e-mail, busca de arquivos, criao de tipos documentais e outros.
Apesar de possuir uma gama de opes para gesto documental, a verso
de teste on-line no apresenta um Sistema de workflow. Assim, buscou-se
pesquisar no website da ferramenta os recursos, para verificar se h um sistema
de fluxo de trabalho. Logo, foi possvel identificar as principais caractersticas e
funcionalidades do software, dispostas a seguir:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
notificao e permisso para grupo de usurios;

ferramenta de pesquisa integrada em diversos formatos;
capacidade para armazenar arquivos no sistema ou em banco de dados;
ferramenta para gesto de e-mail;
upload com extrao automtica de arquivos ZIP;
download de arquivos em formato PDF.
Aps identificar as funcionalidades e verificar as opes para download no

que tange ao fluxo de trabalho, conclui-se que a ferramenta no possui um
Sistema de workflow. Caracteriza-se, predominantemente, por ser um repositrio
de documentos multi-usurio (knowledgebase).
Em relao indicao da ferramenta, elaborou-se um quadro para melhor
entendimento das caractersticas e averiguao de atendimento aos critrios
definidos. Logo, tem-se o QUADRO 2, disposto a seguir:
12
Owl Intranet Engine. Disponvel em: <http://www.owl.anytimecomm.com>. Acesso em: 05 out. 2009.
228


Daniel Flores
QUADRO 2
Agorum Core
Alfresco
ArchivistaBox
KnowledgeTree
Maarch
Owl Intranet
Critrios para anlise das ferramentas
Sim
Sim
No
Sim
Sim
No
Tempo de download
(tamanho do arquivo)
300MB
300MB
970MB
370MB
5MB
30MB
Necessidade de Lngua
Estrangeira
Alemo
No h
necessidade
Alemo
ou
Ingls
No h
necessidade
Francs
ou
Ingls
Ingls
Opo de teste on-line
No
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sistemas Operacionais
disponveis
Windows
Linux
Windows
Linux
Mac
Windows
Linux
Windows
Linux
Mac
Windows
Linux
Mac
Windows
Linux
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
No
Sim
No
Sim
No
Sim
Apache
MySQL
PHP
Apache
MySQL
MySQL
PHP
Perl
Apache
MySQL
PHP
Apache
MySQL
PHP
Apache
MySQL
PHP
FERRAMENTAS
CRITRIOS
Contm Sistema workflow
Compatibilidade com o
Sistema Operacional
Realizao e divulgao de
webinar
Pr-requisitos para
instalao
Fonte: LAMPERT (2009, p. 88).
Um critrio que no foi abordado durante o estudo, mas deve ser apontado
para identificar a melhor ferramenta, diz respeito a sua facilidade de instalao.
Logo, o software de instalao mais fcil foi o KnowledgeTree, visto que conta
com um programa integrado para auxiliar a instalao. Ademais, apresenta em
seu website um tutorial para essa tarefa. Cabe destacar que as ferramentas
Agorum Core, Alfresco e Maarch contam com tutoriais e/ou vdeos para auxiliar a
instalao.
Assim, com base nas informaes expostas no QUADRO 2 e de acordo com
as impresses do pesquisador, pode-se apontar as ferramentas Alfresco e
KnowledgeTree como aquelas que melhor atendem s instituies arquivsticas. A
seguir, pela ordem esto Maarch, Agorum Core, ArchivistaBox e Owl Intranet.
Por fim, relevante destacar que as ferramentas analisadas so
constantemente atualizadas por novas verses, estando em constante evoluo e
aprimoramento. Assim, as consideraes apresentadas sobre cada software so
aplicveis aos atuais estgios de desenvolvimento e, certamente, em um futuro
prximo, sero desatualizadas por novas verses. Logo, pode-se afirmar que as
ferramentas so altamente dinmicas.
229


Daniel Flores
5 Consideraes finais
O presente artigo apresentou a tecnologia de workflow sob a tica da
arquivstica, identificando os sistemas de workflow, os modelos existentes e a
anlise das ferramentas definidas pelos critrios da pesquisa.
Com a popularizao da informtica e a expanso da tecnologia da
informao dentro das instituies, o volume de processos e tarefas aumentou
vertiginosamente nos ltimos anos. Assim sendo, os profissionais da informao
buscaram otimizar os fluxos de informao e os processos organizacionais atravs
da tecnologia da informao. O resultado foi a tecnologia do workflow.
Nesse contexto, com base nas diversas teorias abordadas durante a
realizao deste estudo, bem como nos dados obtidos com a anlise das
ferramentas de um Sistema workflow, pode-se identificar as caractersticas dos
modelos e as funcionalidades dos softwares analisados.
Assim, foi possvel identificar uma gama de ferramentas que atendem aos
critrios propostos pelo trabalho, que so: Joomla; Mambo; Plone; Drupal
(identificadas como Sistemas de Gerenciamento de Contedo, CMS); ICA-ATOM
(identificada como Sistema de Controle de Informaes Descritivas). No entanto,
apenas as ferramentas Agorum, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch
e Owl Intranet foram analisadas por caracterizarem-se como Sistemas de Gesto
Documental(DMS).
Desse modo, os resultados da pesquisa apontaram o modelo de workflow
mais adequado s instituies arquivsticas, os requisitos de uma ferramenta de
workflow para as necessidades arquivsticas e as ferramentas que melhor
atendem s instituies arquivsticas. Portanto, as ferramentas Alfresco e
KnowledgeTree apresentaram-se como as mais qualificadas, de acordo com as
prerrogativas de diagnstico, classificao das ferramentas e averiguao de
atendimento aos critrios definidos.
Ao fim do estudo, pode-se identificar algumas semelhanas das
ferramentas, tais como: o carter dinmico que elas possuem, visto que esto em
constante aprimoramento e a acessibilidade por navegador ou browser (webbased), possuindo estrutura Internet cliente-servidor.
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232

Os Sistemas de Workflow em Arquivística: A Identificação Dos Modelos e A Análise Das Ferramentas

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

a identificao dos modelos e a anlise das ferramentas

Srgio Renato Lampert;

Os Sistemas de workflow em arquivstica: a

Apresenta a tecnologia de workflow sob a tica da arquivstica,

Workflow systems in archival: identification

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

Recebido em 13.03.2010 Aceito em 18.10.2010

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

2.2 Tecnologia da Informao

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

Para o Workflow Management Coalition (WMC, 1996 apud CRUZ, 2001, p.

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

As ferramentas de um Sistema workflow tratam de uma rea de pesquisa

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

J o modelo administrativo um meio-termo entre um workflow ad hoc e

4.2 Definio dos critrios para levantamento e anlise dos

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

existentes, ou seja, elas necessitam rodar em sistemas operacionais proprietrios,

Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Joomla

Fonte: LAMPERT (2009, p. 52).

Em virtude de se ter encontrado uma diversidade de ferramentas que

Perspectivas em Cincia da Informao, v.15, n.3, p.216-232, set./dez. 2010

Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

4.3 Recomendao de requisitos para uma ferramenta de

4.4 Anlise e indicao das ferramentas que melhor atendem

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

4.4.1 Agorum Core5

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

atribuir tarefas para indivduos ou para grupos;

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

b) Workflow avanado alm de contar com as mesmas funes do

nmero ilimitado de bancos de dados;

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

No que diz respeito anlise do software, o mtodo empregado para

grupo de atribuio de tarefas;

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Os Sistemas de workflow em arquivstica:

Srgio Renato Lampert;

atender s necessidades dos usurios. Esto disponveis para download (licena

4.4.6 Owl Intranet12

notificao e permisso para grupo de usurios;