Comunicao

e Organizao
Pessoal:
Instituto
Politcnico de
Tomar Microsoft Outlook 2003

Escola Superior de Gesto

rea Interdepartamental de Tecnologias de Informao e Comunicao

Microsoft Outlook 2003

Verso Provisria

Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003

Introduo
Introduo
O Microsoft Outlook um programa de gesto de

informaes pessoais e de mensagens que ajuda a gerir

mensagens, compromissos, contactos, tarefas e partilhar
informao com outras pessoas.

Comunicao e Organizao Pessoal: Microsoft Outlook 2003

Funcionalidade Principais
Funcionalidades Principais
Outlook Hoje
A receber
Calendrio
Contactos
Tarefas
Notas

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Outlook Hoje
Outlook hoje
Comear o dia
O Outlook hoje da Microsoft d uma imagem do que vai ser o
dia;
Apresenta uma lista das mensagens de correio electrnico
novas, dos compromissos para a semana em curso e das tarefas;
a melhor forma de obter uma descrio geral do dia e da
semana em curso.

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Correio
A receber
Enviar mensagens
Nesta nova era das comunicaes o e-mail afirmou-se como
uma ferramenta para as empresas ou individuais. O Outlook
assenta sobre o e-mail para poder executar vrias aces;

Destinatrio da mensagem

Com Conhecimento.
Serve para adicionar
outros destinatrios
da mensagem

O Microsoft Outlook pode ajudar a criar, partilhar e gerir

informaes importantes para o utilizador e para as pessoas com
quem trabalha.

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Correio
A receber
Anexar ficheiros a uma mensagem
A grande vantagem do correio electrnico a capacidade de
adicionar ficheiros, evitando assim a necessidade das pessoas se
deslocarem para entregar ficheiros ou a necessidade do correio
tradicional.
Inserir Ficheiro

Procurar ficheiro a inserir

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Correio
A receber
Prioridade das mensagens
A importncia de uma mensagem utilizada pelo sistema de
correio para ordenar as mensagens que o destinatrio vai receber,
e tambm o ajuda a melhor identificar as mensagens que
necessitam de tratamento mais ou menos urgente.
Importncia: Alta

Importncia: Baixa

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Calendrio
Calendrio
O Microsoft Outlook mostra as reunies, recorda os

compromissos e marca compromissos e reunies com outras

pessoas;
Quando

se marca reunies, pode-se confirmar a

disponibilidade dos participantes de modo a escolher a
melhor altura para realizar a reunio;
O

Outlook tambm ajuda a manter o registo de

acontecimentos anuais como, por exemplo, frias ou
aniversrios.

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Calendrio
Calendrio
Agendar reunies e compromissos

Escolher o dia no calendrio

Assunto do compromisso

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Calendrio
Calendrio
Basta um duplo clique no assunto para registar o

compromisso, podendo-se definir a hora de incio e fim,

avisar com determinada antecedncia, verificar a
disponibilidade de outros participantes, etc.

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Contactos
Contactos
Manter uma lista de contactos
O

Microsoft Outlook permite armazenar os nomes,

nmeros de telefone e endereos de todas as pessoas que
conhece;

Pode-se

utilizar a lista de contactos para iniciar

impresses em srie do Microsoft Word a partir do Outlook.

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Contactos
Contactos
Inserir contactos
O Outlook tem uma boa ferramenta para guardar os

contactos e outras informaes sobre uma determinada

pessoa ou entidade.

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Contactos
Contactos
Utilizao dos contactos
Os contactos so peas-chave para a organizao diria.

Existem vrias formas de utilizar estes contactos.

Inserir
o
contacto
para nova
mensagem

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Contactos
Contactos
Utilizao dos contactos

Inserir
o
contacto para
o almoo de
negcios

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Tarefas
Tarefas
Pode-se utilizar a lista de tarefas de carcter pessoal e

profissional a executar no Microsoft Outlook para fazer a

gesto do dia de trabalho;
Pode-se utilizar o Outlook para atribuir prioridades s

tarefas, definir lembretes para prazos e actualizar a sua

progresso;
Tambm se pode utilizar o Outlook para atribuir tarefas a

outras pessoas e acompanhar a sua progresso.

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Tarefas
Tarefas
Criar tarefas
Para criar uma nova tarefa, basta dar um duplo clique na

zona livre da rea de visualizao.

Duplo clique

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Tarefas
Tarefas
Definio da tarefa

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Tarefas
Tarefas
Manter o registo das tarefas

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Notas
Notas
As notas so o equivalente electrnico das notas de papel

aderente (post-it);
As notas so utilizadas para apontar
dvidas, ideias, lembretes e qualquer
coisa que se pretenda escrever em blocos
de notas;
Pode-se deixar as notas abertas no ecr
enquanto se trabalha;
Quando se altera uma nota, as alteraes
so guardadas automaticamente.

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Outras Funcionalidades
Outras Funcionalidades
Utilizar pastas para gerir informaes

No Microsoft Outlook, a informao armazenada em

pastas, da mesma forma que se armazenam documentos no
Explorador do Windows;
Pode-se abrir rapidamente uma pasta atravs de um
atalho. Existem pastas j criadas, bem como os respectivos
atalhos, na barra do Outlook;
Pode adicionar novas pastas e atalhos quando for
necessrio.

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Outras Funcionalidades
Outras Funcionalidades
Pastas

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Outras Funcionalidades
Visualizar itens
No Microsoft Outlook, pode-se alterar a forma como v a
informao, modificando a vista;
Pode-se utilizar uma das vistas padro do Outlook ou criar
uma vista personalizada.

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Outras Funcionalidades
Visualizar itens
Em vez de percorrer uma extensa lista de itens do
Microsoft Outlook para localizar o item pretendido, pode-se
utilizar a pgina Localizar para executar uma procura rpida.
A pgina Localizar funciona como uma pgina de procura
tpica da Web e pode procurar qualquer tipo de item do
Outlook, incluindo mensagens, compromissos, contactos ou
tarefas.

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Outras Funcionalidades
Filtro Publicidade No Solicitada
O novo filtro 'Publicidade no solicitada' ajuda a impedir a
recepo diria de mensagens de correio electrnico
indesejadas;
Qualquer mensagem filtrada movida para a pasta
'Publicidade no solicitada', onde posteriormente pode ser
recuperada ou revista.

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Outras Funcionalidades

Pode adicionar endereos de correio electrnico lista

'Remetentes seguros' de modo a garantir que as mensagens
destes remetentes nunca sejam consideradas como
publicidade no solicitada e bloquear mensagens de
determinados endereos de correio electrnico ou nomes de
domnio adicionando o remetente lista 'Remetentes
bloqueados'.

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Outras Funcionalidades
Painel de Leitura
O painel de leitura o local ideal para ler mensagens de
correio electrnico sem ser necessrio abrir uma janela
separada para cada mensagem.

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Outras Funcionalidades
Sinalizadores Rpidos
Caso seja necessrio responder a uma mensagem de
correio electrnico mas, nesse momento, no tem
disponibilidade para o fazer, poder clicar no cone do
sinalizador para a assinalar com um sinalizador rpido. Os
sinalizadores com vrias cores facilitam a categorizao das
mensagens. A pasta denominada 'Para seguimento' contm
sempre uma lista actualizada de todas as mensagens
assinaladas com sinalizadores rpidos em cada uma das
pastas da caixa de correio.

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Outras Funcionalidades

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Outras Funcionalidades
Dispor por conversao
Caso receba muitas mensagens de correio electrnico por
dia, poder tirar partido de uma opo de agrupamento
chamada 'Dispor por conversao'. Para o ajudar a ler as
mensagens de correio electrnico o mais rapidamente
possvel, a vista 'Dispor por conversao' comea por
apresentar apenas as mensagens no lidas ou assinaladas
com sinalizadores rpidos. Para dispor as mensagens desta
forma, clique em 'Dispor por conversao' no menu 'Ver'.

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Bibliografia

Recursos Bibliogrficos
KETTELL,Ackerman (2003). Microfoft Office 2003: The Complete Reference. California:
McGraw-Hill.

On-line
http://www.microsoft.com

Nota: No possvel garantir a existncia futura dos endereos (URLs), citados nos recursos on-line. Como se sabe, os endereos so virtuais
e a sua vida til depende nica e exclusivamente dos seus autores e proprietrios.