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Funções Administrativas

Planejamento, Organização, Direção, Coordenação e

Controle.
De uma forma geral identificam-se quatro funções administrativas:
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO e CONTROLE. Certos
autores discutem se a função de ORGANIZAÇÃO que, embora não seja
menos importante em relação às outras, não poderia ser considerada como
parte da função de PLANEJAMENTO, desde que o resultado de seu
trabalho é plano permanente da Organização, na forma de organogramas,
definições de relações hierárquicas e funcionais, descrições de cargos e
funções etc.
É através da função de ORGANIZAÇÃO que se estabelece a divisão e
subdivisão do trabalho. Isto se materializa no Organograma e descrições de
Funções das diversas unidades orgânicas do SISTEMA-EMPRESA. Em
toda e qualquer organização humana, são desempenhadas funções técnicas
e administrativas. O subsistema administrativo, ou gerencial atua sobre o
subsistema técnico, ou operacional, visando a melhor combinação dos
recursos disponíveis, na busca por resultados.

O Subsitema Gerencial

As funções administrativas estão relacionadas com o subsistema de

Gerência das.
Organizações, também denominado subsistema gerencial. Basicamente
esse subsistema tem como objetivo conseguir a cooperação permanente das
pessoas, nas diversas áreas de especialização, para alcançar os objetivos
organizacionais.
Ao contrário das funções técnicas, que são diferentes conforme as
particularidades de cada empresa, as funções administrativas se aplicam
sem exceção a qualquer tipo de organização.
Na definição das funções administrativas, identifica-se inicialmente a de
Planejamento que por definição, precede a ação. De fato, no princípio de
grande parte das ações humanas, individuais ou coletivas, está algum tipo
de planejamento.
O planejamento pode ser sistemático ou assis temático, externalizado ou
internalizado e a curto, médio ou longo prazo.
Planejamento sistemático é aquele que se realiza através de técnicas
apropriadas e em prazos regulares. Ele é externalizado quando participam
de sua elaboração as pessoas envolvidas no processo e seu prazo dependem
do horizonte de tempo que a organização pretende ter algum tipo de
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controle. Em seguida, identifica-se a função de Organização, que decorre

de algum tipo de Planejamento. De fato, ao se planejar uma ação através de
uma coletividade de pessoas, cooperando de forma permanente, define-se
também a forma como as pessoas estarão agrupadas e a forma como irão
trabalhar.
A forma de organizar depende em grande parte dos pressupostos que o
organizador tem sobre o comportamento das pessoas, sua capacidade de se
envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivação etc.
Definidos o plano e a estrutura, vem a função de Direção, ou seja: fazer
com que a coisa se faça. É a função que conduz a ação.
Finalmente, identifica-se a função de Controle, que tem como objetivo
garantir que o trabalho executado corresponda ao que foi planejado.

Planejamento

Dentro desta função, totalmente voltada para o futuro ter-se algum tipo de
controle sobre o futuro, colocam-se atividades como a elaboração de
previsões, fixação de objetivos, programação, ornamentação e a definição
de políticas e procedimentos.

Organização

Dentro desta função, estão as atividades de definição da estrutura: unidades

orgânicas a serem criadas, para desempenhar as diversas finalidades; a
definição das responsabilidades a serem atribuídas a cada uma dessas
unidades; as relações hierárquicas e funcionais entre as mesmas.

Direção

Esta função engloba atividades como a tomada de decisão, a comunicação

com os subordinados, superiores e pares, a obtenção, motivação e
desenvolvimento de pessoal.

Controle

Como as organizações não operam na base da improvisação e nem ao

acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Elas requerem
considerável esforço de controle em suas várias operações e atividades. O
controle constitui a última das funções administrativas, vindo depois do
planejamento, da organização e da direção.
Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que
os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente.
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A função administrativa de controle está relacionada com a maneira pela

quais os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas
que compõem a organização. O planejamento serve para definir os
objetivos, traçar as estratégias para alcançá-los e estabelecer o plano de
ação. A organização serve para estruturar as pessoas e recursos de maneira
a se trabalhar de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e
dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira
possível. Por fim, o controle serve para que tudo funcione da maneira certa
e no tempo certo.

A pergunta que geralmente se faz dentro de uma organização é: como

estamos indo? Em que ponto estamos agora? A pergunta é válida, pois os
resultados nem sempre ocorrem de acordo com o que foi planejado,
organizado e dirigido. Torna-se necessária uma função administrativa que
possa monitorar acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização
esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os
objetivos propostos. O controle é algo universal: todas as atividades
humanas – quaisquer que sejam – sempre fazem uso do controle,
consciente ou inconscientemente. Quando uma pessoa dirige o automóvel,
dança ou escreve uma carta, ela compara continuamente a direção, o ritmo
ou o significado; e se a atividade de dirigir o carro, dançar ou escrever a
carta não estiver de acordo com seus planos, ela efetua as devidas
correções. O controle consiste basicamente em um processo que guia a
atividade exercida para um fim previamente determinado. A essência do
controle reside em verificar se a atividade controlada está ou não
alcançando os resultados desejados. Quando se fala em resultado,
pressupõe-se que eles sejam conhecidos e previstos. Isso significa que o
conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento.
Aliás, os controles requerem planos. Na verdade, o controle é o outro lado
da moeda do planejamento.

O controle verifica se a execução está de acordo com o que foi planejado:

quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, tanto
mais fácil será o controle. Quanto mais complexo o planejamento e quanto
maior for o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo será o controle.
Quase todos os sistemas de planejamento trazem em seu bojo o seu próprio
sistema de controle. Através da função de controle, o administrador
assegura que a organização e seus planos estejam na sua trilha certa. O
desempenho de uma organização e das pessoas que a compõem depende da
maneira como cada indivíduo e cada unidade organizacional desempenham
seu papel e se movem para alcançar os objetivos e metas comuns. O
controle é o processo
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Planejamento Organização Controle Definir os padrões de desempenho.

Monitorar o desempenho. Comparar o desempenho com os padrões
estabelecidos.
Direção pelo qual são fornecidas as informações e retroação para manter as
funções dentro de suas respectivas trilhas. É a atividade integrada e
monitorada que aumenta a probabilidade de que os resultados planejados
sejam atingidos da melhor maneira.

1. Conceito de controle

A palavra controle pode assumir vários e diferentes significados. Quando

se fala em controle, pensa-se em significados como frear, cercear, regular,
conferir ou verificar, exercer autoridade sobre alguém, comparar com um
padrão ou critério. No fundo, todas essas conotações constituem meias-
verdades a respeito do que seja o controle. Contudo, sob um ponto de vista
mais amplo, os três significados mais comuns de controle são:

* Controle como função restritiva e coercitiva: utilizado para coibir ou

restringir certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não
aceitos pela comunidade.
Nesse sentido, o controle assume um caráter negativo ou restritivo, sendo
muitas vezes interpretado como coerção, delimitação, inibição e
manipulação. É o chamado controle social aplicado nas organizações e nas
sociedades para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas.

* Controle como um sistema automático de regulação: utilizado para

manter automaticamente um grau constante no fluxo ou no funcionamento
de um sistema. É o caso do processo de controle automático das refinarias
de petróleo ou das indústrias químicas de processamento contínuo e
automático. O mecanismo de controle detecta possíveis desvios ou
irregularidades e proporciona automaticamente a regulação necessária para
voltar à normalidade. É o chamado controle cibernético que é inteiramente
auto-suficiente na monitoração do desempenho e na correção dos possíveis
desvios. Quando algo está sob controle, significa que está dentro do normal
ou da expectativa.

* Controle como função administrativa: é o controle como parte do

processo administrativo, como o planejamento, a organização e a direção.

Trataremos o controle sob o ponto de vista do terceiro significado, isto é,

como parte do processo administrativo. Assim, o controle é a função
administrativa que monitora e avalia as atividades e resultados alcançados
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para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-

sucedidos.

Tal como o planejamento, a organização e a direção, o controle é uma

função administrativa que se distribui entre todos os níveis organizacionais,
como indica o quadro.

Figura 2: O controle nos três níveis de organização

Assim, quando falamos de controle, queremos dizer que o nível

institucional efetua o controle estratégico, o nível intermediário faz os
controles táticos, e o nível operacional, os controles operacionais, cada qual
dentro de sua área de competência. Os três níveis se interligam e se
entrelaçam intimamente. Contudo, o processo é exatamente o mesmo para
todos os níveis: monitorar e avaliar incessantemente as atividades e
operações de organização.
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O controle está presente, em maior ou menor grau, em quase todas

as formas de ação organizacional. Os administradores passam bons parte
de seu tempo observando, revendo e avaliando o desempenho de pessoas,
unidades organizacionais, máquinas e equipamentos, produtos e serviços,
em todos os três níveis organizacionais.

A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi

planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos
objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle consiste em
verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou
resultados desejados. Nesse sentido, o controle consiste basicamente de um
processo que guia a atividade exercida para um fim previamente
determinado. O processo de controle quatro etapas ou fases:
* Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho.
* Avaliação ou mensuração do desempenho atual.
* Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões
estabelecidos.
* Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou
anormalidades.
O processo de controle se caracteriza pelo seu aspecto cíclico e repetitivo.
Na verdade, o controle deve ser visualizado como um processo sistêmico
em que cada etapa influencia e é influenciada pelas demais.
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3. Estabelecimento de objetivos ou Padrões

O primeiro passo do processo é estabelecer previamente os objetivos ou

padrões que se deseja alcançar ou manter. Os objetivos já foram estudados
anteriormente e servem de pontos de referência para o desempenho ou
resultados de uma organização, unidade organizacional ou atividade
individual. O padrão é um nível de atividade estabelecido para servir como
um modelo para a avaliação do desempenho organizacional. Um padrão
significa um nível de realização ou de desempenho que se pretende tomar
como referência. Os padrões funcionam como marcos que determinam se a
atividade organizacional é adequada ou inadequada ou como normas que
proporcionam a compreensão do que se deverá fazer. Os padrões dependem
diretamente dos objetivos e fornecem os parâmetros que deverão balizar o
funcionamento do sistema. Os padrões podem ser tangíveis ou intangíveis,
específicos ou vagos, mas estão sempre relacionados com o resultado que
se deseja alcançar.
A Escola da Administração Científica inaugurada por Taylor na virada do
século XX deu exagerada ênfase ao desenvolvimento de técnicas e métodos
capazes de proporcionar padrões de desempenho. O estudo de tempos e
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movimentos é uma técnica desenvolvida para determinar o tempo padrão,

isto é, o tempo médio que um operário deverá levar para executar uma
determinada tarefa. O custo padrão é um outro exemplo de técnica que fixa
padrões para analisar e controlar os custos organizacionais.
Existem vários tipos de padrões utilizados para avaliar e controlar os
diferentes recursos da organização:
* Padrões de quantidade: como número de empregados, volume de
produção, total de vendas, porcentagem de rotação de estoque, índice de
acidentes, índice de absenteísmo etc.
*Padrões de qualidade: como padrões de qualidade de produção, índice
de manutenção de máquinas e equipamentos, qualidade dos produtos ou
serviços oferecidos pela organização, assistência técnica, atendimento ao
cliente etc.
*Padrões de tempo: como permanência média do empregado na
organização, tempo padrão de produção, tempo de processamento dos
pedidos de clientes, ciclo operacional etc.
* Padrões de custo: como custo de estocagem de matérias-primas, custo
do processamento de um pedido, custo de uma requisição de material, custo
de uma ordem de serviço, relação custo-benefício de um equipamento,
custos diretos e indiretos de produção etc.
Os padrões definem o que deve ser medido em termos de quantidade,
qualidade, tempo e custos dentro de uma organização e quais os
instrumentos de medida adequados. Uma organização pode decidir, por
exemplo, que é necessário medir a qualidade de seus produtos e que a
medida de boa qualidade é o baixo número de rejeições na produção. Mas
qual é a porcentagem aceitável de rejeições –
1%, 5% ou 10%? É realista esperar zero de rejeições? Essas perguntas são
feitas dentro das organizações e suas respostas são obtidas através de muita
pesquisa e trabalho de melhoria constante. E cada organização tem a sua
resposta própria.
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Figura 3. Os tipos de padrões.

4. Avaliação do Desempenho

É a segunda etapa do processo de controle. Para se avaliar o desempenho,

deve-se conhecer alo a respeito dele e do seu passado. Todo sistema de
controle depende da informação imediata a respeito do desempenho, bem
como da unidade de mensuração a ser utilizada. Esta deve ser expressa de
maneira a facilitar uma comparação entre o desempenho e o objetivo ou
padrão previamente estabelecido.
O propósito da avaliação do desempenho é verificar se os resultados estão
sendo obtidos e quais as correções necessárias a serem feitas. A
mensuração pode ser tanto um motivador como uma ameaça às pessoas.
Quando focalizada nas falhas e erros, a mensuração impede de ver o
sucesso. As pessoas prestam atenção naquilo que é mensurado.
Obviamente, o sistema de mediação do desempenho deve atuar mais como
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reforço do bom desempenho, e não simplesmente como uma tentativa de

correção do mau desempenho.

5. Comparação do desempenho com o objetivo padrão

A terceira fase do controle é a comparação do desempenho com o objetivo

ou padrão previamente estabelecido. A comparação pode levar em conta
duas situações:
Resultados: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita após
terminar a operação. A mensuração realiza-se em termos de algo pronto e
acabado, no fim da linha, e apresenta o inconveniente de mostrar os acertos
e falhas de uma operação já terminada, uma espécie de atestado de óbito de
algo que já ocorreu. É o controle sobre os fins.
Desempenho: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita
paralelamente à operação, ou seja, quando a comparação acompanha e
monitora a execução da operação. A mensuração é concomitante com o
processamento da operação. Embora feita paralelamente ao tempo e,
portanto, atual, a mensuração é realizada sobre uma operação em
processamento e ainda não terminada. Corresponde a uma espécie de
monitoração do desempenho, sem interferir em seu resultado ou em sua
consecução. É o controle sobre os meios.
O controle está relacionado diretamente com a verificação de meios e fins:
se os meios estão sendo seguidos e se os fins estão sendo alcançados. Em
função disso, os mecanismos de controle são classificados em três
categorias, dependendo de sua posição no processo administrativo:
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Figura 4. As três categorias de controle.

Toda atividade ocasiona algum tipo de variação. Assim, torna-se

importante determinar os limites dentro dos qual essa variação pode ser
aceita como normal.
Assim, as variações que ocorrem dentro desses limites não exigem
correções. Apenas as variações que ultrapassam os limites dos padrões é
que são denominadas erros, desvios, afastamentos ou anormalidades. O
controle procura separar o que é normal e o que é excepcional, para que a
correção se concentre nas exceções. Esse aspecto lembra muito o princípio
da exceção proposto por Taylor: o administrador deve preocupar-se com o
que é excepcional, ou seja, com aquilo que se afasta dos padrões. Para que
possa localizar as exceções, o controle deve dispor de técnicas que
indiquem rapidamente onde se encontra o problema.
A comparação do desempenho ou resultado em relação ao
objetivo ou padrão deve funcionar como um sensor que localiza três
possibilidades:

* Conformidade ou aceitação: o resultado ou desempenho está plenamente

de acordo com o padrão e, portanto, aceito.
* Região de aceitação: o resultado ou desempenho apresenta um leve
desvio quanto ao padrão, mas dentro da região de aceitação, ou seja, dentro
da tolerância permitida e é, portanto, aceito embora a conformidade não
seja total.
* Rejeição ou não-aceitação: o resultado ou desempenho apresenta desvio,
afastamento ou discrepância para mais ou para menos em relação ao
padrão, além da tolerância permitida e é, portanto, rejeitado e está sujeito à
ação corretiva.
A comparação dos resultados ou do desempenho com os
resultados ou desempenho planejados é geralmente feita através de meios
de apresentação, como gráficos, relatórios, índices, porcentagens, medidas
e estatísticas etc. Esses meios de apresentação pressupõem técnicas à
disposição do controle para que este possa ter acesso ao maior volume de
informações sobre aquilo que se deseja controlar.

6. Ação corretiva
O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões
estabelecidos a fim de que os objetivos sejam alcançados da melhor
maneira. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para
que as operações sejam normalizadas. A ação corretiva é a ação
administrativa que visa manter o desempenho dentro do nível dos padrões
estabelecidos. Ela visa assegurar que tudo seja feito exatamente de acordo
com o que pretendia fazer.
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O controle eficaz deve indicar quando o desempenho ou resultado não

estão de acordo
Com os objetivos e padrões estabelecidos e qual a medida corretiva a ser
adotada.
O objetivo do controle é exatamente indicar quando, quanto, onde e como
se deve executar a correção necessária, o controle visa alcançar duas
finalidades principais.
* Correção de folha ou erros existentes: o controle serve para detectar
falhas, e apontar as medidas corretivas adequadas para saná-los ou corrigi-
los.
* Prevenção de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou erros
existentes, o controle aponta os meios necessários para evitá-los no futuro.
As medidas corretivas são ferramentas para ajudar a melhorar o
desempenho.
* Determinar as variações que ocorrem, isto é, quais os resultados que
estão muito acima ou muito abaixo dos padrões esperados.
* Comunicar a informação às pessoas que produzem os resultados.
Utilizar a informação para reforçar o bom desempenho e corrigir o
desempenho precário.
Se os resultados excedem as expectativas, é altamente desejável
comunicar o sucesso às pessoas e motivá-las a mantê-lo. Se os resultados
não atingem as expectativas, deve-se verificar o motivo. O objetivo do
controle não é punir pessoas, mas resolver os problemas dentro da
organização. Um objetivo secundário do controle é proporcionar
informação periódica que possa tornar rápida a revisão dos objetivos.
Na realidade, toda ação corretiva visa a eliminar algum problema.
Os problemas são fatores dentro de uma organização que constituem
barreiras ou obstáculos ao alcance dos objetivos organizacionais, os
problemas são percebidos e localizados através de sintomas. Um sintoma é
um sinal ou evidencia de que existe algum problema.
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