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Arquivo, Organização e Manutenção

Na UFCD de arquivo organização e manutenção leccionada pelo formador André


Vicente, teve uma duração de 25 horas para que conseguíssemos perceber o
que um arquivo e o quanto é importante para a minha futura empresa.

Começamos por definir o que é um arquivo e o quais os documentos que o


constituem.

De seguida, falámos dos vários tipos de arquivo e as várias fases do mesmo, em


como se pode classificar um documento e como se deve ser o perfil de um
arquivista.

Como tudo, existem vantagens e desvantagens nos arquivos e não poderíamos


de deixar de os abordar.

Aprendemos que existem vários tipos de unidades arquivísticas sendo os


principais os processos, o dossier, despacho e série.

O arquivo serve para guardar documentos importantes ao desenvolvimento de


uma empresa e não só mas também de registo histórico da mesma e, como não
poderia deixar de ser irei ter um arquivo na minha empresa.

O arquivo para a minha empresa será um arquivo activo para se poder consultar
tudo o que se precise e quando for necessário, as suas instalações serão amplas
com luz solar e arejamento para melhor conservação dos documentos pois, se
não tiver luz solar e arejamento ficará húmido e a conservação do documento
será mais curta.

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ


Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com
A localização do arquivo para a minha empresa será dentro da própria instalação
com um anexo preparado apenas para arquivo com estantes para colocação das
capas com os documentos de arquivo.

Em termos de segurança terei que ter um extintor e alarme anti-fogos pois nunca
se sabe o que poderá acontecer e um alarme anti-roubos porque como num
arquivo existe muita informação e confidenciais.

O pessoal que trabalhar no arquivo tem que ser responsável, coerente, calmo,
com muita capacidade de concentração pois ao mínimo descuido pode-se trocar
a ordem da documentação, tem que ter qualificação e ter boa educação e
civismo.

Em termos morais, tem que ser ético, discreto, delicado e diplomático.

Em suma, com esta UFCD consegui aprender tudo sobre arquivo e como deve
ser o arquivo da minha empresa e o perfil de quem puser a trabalhar no mesmo.

AOM

Ponta Delgada, 24 de Setembro de 2010

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ


Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com

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