Pré-Médico

Concursos

Professor:

Renato Régis
 e recebidos por um
governo, organização
ou firma, no decorrer
de suas atividades,
arquivados e
conservados por si e
seus sucessores para
efeitos futuros”.
(Solon Buck)
 Conceitos fundamentais
de arquivologia
• INFORMAÇÃO – a ideia a ser posta no
papel.
• SUPORTE – objeto onde se registra a
ideia.
• DOCUMENTO – informação registrada
no objeto (suporte).
 arquivos
É de suma importância que os DOCUMENTOS DE
ARQUIVO possam ser produzidos pela instituição e
também recebidos por outrem. Além disso o
suporte que registrará esses documentos podem
ser variados, como: TEXTUAIS, ICONOGRÁFICOS,
AUDIOVISUAIS, DIGITAIS, CARTOGRÁFICOS E
MICROGRÁFICOS. Portanto, quebra-se o
pressuposto de que DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
só existem em forma de texto ou em suporte de
PAPEL.
Os documentos produzidos no decorrer de
suas atividades tem caráter
organizacional; além de servirem para um
determinado processo, auxiliarão como
PROVAS em outras transações. Dessa
forma quando se estuda os documentos de
um arquivo, tem-se um ideia clara das
atividades realizadas por aquele órgão.
 Arquivo (termo
abrangente)
• CONJUNTO DE DOCUMENTOS
• MÓVEL PARA GUARDAR DOCUMENTOS
• LOCAL ONDE O ACERVO DOCUMENTAL
SERÁ CONSERVADO
• ÓRGÃO GOVERNAMENTAL OU
INSTITUCIONAL CUJO OBJETIVO SEJA DE
GUARDAR E CONSERVAR A
DOCUMENTAÇÃ
• TÍTULOS DE PERIÓDICOS
 momento certo de
se desfazer de
documentos ?
Indubitavelmente é muito difícil saber se vamos ou
não precisar do documento futuramente, mas o
importante é não acumular elementos que se tornam
obsoletos visto que os arquivos se atualizam de forma
periódica. É óbvio que o critério de GUARDA e de
ELIMINAÇÃO devem ser feitos por um
ARQUIVOLOGISTA, acompanhado de funcionários
decanos do órgão.
 Finalidade do
Arquivo
• Guarda dos documentos circulados na instituição
de maneira ordenada;
• Garantir a preservação dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento
(temperatura e demais aspectos que possam
danificá-los);
• Atendimentos aos pedidos de consultas e
desarquivamento de documentos pelos diversos
setores da instituição, de forma a atender
rapidamente à demanda pelas informações ali
depositadas;
Além das funções
anteriormente citadas os
arquivos têm relativa
importância para a
EXPEDIÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIA, CRIAÇÃO
DOS MODELOS PARA
DOCUMENTOS E CRIAÇÃO DAS
NORMAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL DA
INSTITUIÇÃO.
 Exigências para um
bom acervo
• Contar com pessoal qualificado e em número
suficiente;
• Estar instalado em local apropriado;
• Dispor de instalações e materiais adequados;
• Utilizar sistemas racionais de arquivamento,
fundamentados na teoria arquivística moderna;
• Contar com normas de funcionamento;
• Contar com dirigente qualificado,
preferencialmente formado em Arquivologia.
 Arquivo, Museu e
Biblioteca
ARQUIVO – é o conjunto de documentos criados ou
recebidos por uma instituição ou pessoa, no
exercício de sua atividade, preservados para
garantir a consecução de seus objetivos.
BIBLIOTECA – é o conjunto de material, em sua
maioria impresso e não produzido pela instituição
em que está inserido e ordenado para estudo,
pesquisa consulta.
• MUSEU – é uma instituição de interesse público,
criada com a finalidade de conservar, estudar e
colocar à disposição do público conjuntos de peças
e objetos de valor cultural.
 Classificação dos
arquivos
•Entidades mantenedoras
(públicos ou privados);
•Natureza dos documentos
(especial ou especializado);
•Estágios de sua evolução
(corrente, intermediário e
permanente);
•Extensão de sua atuação
(setorial e central.
 Entidades
Mantenedoras
•ARQUIVOS PÚBLICOS
Documentos mantidos por
órgãos de caráter
federal,estadual e municipal.
•ARQUIVOS PRIVADOS
Documentos mantidos por
instituições de caráter
particular.
 Natureza dos
Documentos
• ARQUIVOS ESPECIAIS
Tem vários tipos de documentos sob sua
guarda (iconográficos, cartográficos,
audiovisuais e também de suportes específicos
– documentos em CD, DVD, microfilme – e que,
por esta razão, merece tratamento especial
não apenas no que tange ao seu
armazenamento como também ao registro ,
acondicionamento, controle e conservação.
•ARQUIVOS ESPECIALIZADOS
Guarda documentos de determinado
assunto específico,
independentemente da forma física
que apresentam, como arquivos
médicos, jornalísticos, jurídicos, etc.
 Documentos
DOCUMENTOS TEXTUAIS:informações
em forma escrita.
Ex.: Atas, contratos, relatórios, certidões.

DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS:
informações em forma de imagem
estática.
Ex.: Fotografias, negativos, slides, desenhos e
gravuras.
 DOCUMENTOS AUDIOVISUAIS :
informação em forma de som ou
imagem em movimento.
Ex.: Filmes, registro sonoro em fita cassete, etc.

DOCUMENTOS INFORMÁTICOS OU
DIGITAIS : informações que necessitem
do computador para que sejam lidos.
Ex.: Arquivo em MP3, word, sistemas operacionais
particulares.
DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS:
informações representadas de
forma reduzida em uma área
maior.
Ex.: Mapas e plantas.

DOCUMENTOS MICROGRÁFICOS:
informações em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas.
 Gerenciamento de Arquivos

•Separe previamente os documentos

antes de arquivá-los;

•Arquive com frequência;

•Não arquive muitos papéis na mesma
pasta;

•Não ocupe mais que 2cm de papéis

em uma mesma pasta;
• Utilize pastas internas para dividir arquivos
correlatos dentro de pastas suspensas;
• Organize os arquivos atribuindo uma cor
diferente a cada um – usar cores
proporciona uma referência visual
instantânea
• Grampeie os documentos relacionados a
um mesmo nome ou assunto. Não use
clipes!
• Marque cada documento antes de arquivá-
lo. Escreva em letra de forma, a lápis, o
nome no canto superior direito;
• Separe todos os documentos,
colocando-os na ordem correta
do sistema;

• Programe um horário especial do

dia para arquivar;

• Organize um arquivo permanente

e transfira seus arquivos inativos
para o mesmo a cada seis meses.