GESTÃO DE MATERIAIS

A Finalidade dos Estoques

(*) Prof Daniel Gasnier

1. INTRODUÇÃO

A proposta deste artigo é a necessidade de uma abordagem ampliada e

atualizada da moderna Gestão de Materiais, que integre as crescentes exigências e
os novos desafios do mercado com as questões práticas levantadas por
profissionais praticantes da logística, consolidando-as com as alternativas e
ferramentas oferecidas pelas modernas tecnologias da informação. A partir destas
necessidades identificadas, aliadas ao conhecimento adquirido no desenvolvimento
de soluções logísticas (cases) em conjunto com diversos de nossos parceiros,
clientes da divisão de consultoria, pretendemos articular os conceitos e respostas
efetivas que possam ser implementados em uma grande abrangência de empresas,
após – naturalmente – os devidos ajustes aos seus contextos específicos.

2. DESENVOLVIMENTO

a-Definições
Como primeiro passo dessa empreitada, julgamos fundamental iniciar pelo
esclarecimento daquilo que entendemos por Logística, haja em vista a grande
popularização do tema sem uma definição mais elaborada e especializada. Então
vejamos a definição que propòs o Council of Logistics Management:

“Logística é o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e

armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matérias-primas,
materiais em elaboração e produtos acabados, bem como as Informações
correlatas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de
atender às exigências dos clientes.”

Simplificando isso tudo, logística significa abastecer os clientes, sejam

aqueles externos, sejam aqueles internos à nossa organização. E é neste contexto
que se faz necessário aperfeiçoamento de conceitos e técnicas que asseguram a
disponibilidade do produto certo (com qualidade), na quantidade certa, ao preço
certo, na hora certa, sem avarias e acompanhado da documentação correta.

* Daniel Gasnier é gerente da IMAM Consultoria, empresa especializada na solução de

problemas relacionados à logística e engenharia industrial; movimentação e armazenagem de
materiais; técnicas modernas de administração da manufatura; e estratégias de produtividade.
 Nessa série focalizaremos a Gestão de Materiais, um dos capítulos dentro
das competências da Logística, que trata especificamente do Planejamento e
Controle de Materiais (PCM). Alias, é interessante esclarecer que por
Planejamento entendemos o processo de determinar diretrizes e ações futuras
coordenadas visando aumentar a probabilidade de alcançar os resultados desejados.
A partir daí, cabe ao Controle acompanhar o progresso destas ações, visando
identificar desvios relevantes que acionam medidas corretivas, assegurando assim
a implementação do planejamento.

Antes do planejamento, no entanto, convém que o leitor realize um

reconhecimento ou Diagnóstico da situação atual. Para auxiliá-lo nessa atividade,
elaboramos no quadro abaixo uma relação com trinta questões fundamentais que o
induzirão a refletir sobre sua Gestão de Estoques. Esse diagnóstico será mais
eficiente se você procurar desenvolver respostas narradas por escrito, apresentando
e discutindo-as com outras pessoas envolvidas.

Breve Análise Crítica do Processo de Gestão de Materiais

A. PLANEJAMENTO (Plan)
1. Os itens estão sendo bem identificados, de maneira inequívoca? Explique.
2. Existe uma política para materiais? Descreva-a.
3. A política de materiais sugere tratamento diferenciado para as diferentes
categorias de itens?
4. Está definida um nível de disponibilidades ou uma tolerância em termos faltas?
5. Os estoques estão sendo criteriosa e estrategicamente dimensionados?
6. Como esta sendo determinado o estoque de segurança e o ponto de pedido?
7. Existe alguma forma dinâmica de revisão e ajuste deste ponto de pedido?
8. Como são determinadas as quantidades nos lotes de reposição?
9. Existe algum processo de análise de riscos e planos de contingência para itens
faltantes? Como é realizado?
10.Existem indicadores e metas de desempenho? Quais?
11.Existe um processo de comunicação entre os envolvidos?

B. EXECUÇÃO (Do)
12.Software de estoques está atendendo as necessidades dos diversos envolvidos?
13.Existe plena visibilidade das informações para subsídio ao entendimento?
14.A administração está aplicando o conceito da classificação ABC? Detalhe.
15.Como é ativada a reposição de materiais: projeção, ponto de pedido ou sob
demanda?

C. CONTROLE (Check)
16.Você sabe quanto representa o capital de giro em estoques? Por grupos?
17.Ocorrem freqüentes faltas de materiais necessários? Tem isso quantificado?
18.O atendimento aos clientes (externos ou internos) está adequado ou
comprometido?
19.Os erros ou desvios na projeção da demanda provocam faltas críticas de
materiais?
20.O estoque de segurança está protegendo o atendimento dentro da tolerância?
21.Os tempos de atendimento chegam a comprometer o prazo de entrega ao
cliente?
22.O giro e/ou a cobertura dos itens estão sendo continuamente acompanhados?
23.Os saldos indicados no sistema informatizado são confiáveis?
24.Existe necessidade de freqüentes ajustes de saldo?
25.As causas são identificadas e as medidas corretivas/preventivas implementadas?

D. INTERVENÇÃO (Act)
26.Da forma como está, a gestão atende e satisfaz os objetivos da organização?
27.Existe um programa de melhoria da gestão de materiais?
28.Quais foram as mudanças significativas implementadas nos últimos dois anos?
29.Quais serão os próximos projetos de melhoria?
30.Estes projetos asseguram o sucesso da gestão de materiais?

b.Finalidade dos estoques na cadeia de abastecimento

Quando não estão em movimento, isto é, em fluxo, os materiais repousam

armazenados em estoques. Sim, concordo - caro leitor - que isto é óbvio, mas em
nossa prática concluímos que muito nos convém repassar alguns princípios
fundamentais pois os mesmos nos auxiliam sobremaneira a organizar nossas idéias,
contribuindo gradativamente para interpretar e entender a complexa realidade da
Gestão de Materiais.
Desta forma, acompanhe-nos enquanto repassamos as funções primárias dos
estoques:

Funções primárias dos estoques

Pulmão: Como regulador do fluxo logístico, o estoque tem a função de

amortecer (“buffer”) as influências da oferta na demanda e vice-versa,
dessincronizando as velocidades de entrada e saída dos materiais.
Exemplos: O volume armazenado na caixa d’água nas residências, para fazer
frente às variações diária de abastecimento, bem como o estoque regulador de
grãos mantido pelo governo federal, buscando minimizar as variações bruscas
de preços decorrentes da sazonalidade anual da agricultura.
 Estratégico: Quando existe algum risco de caráter extraordinário, o estoque
pode assumir a função de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da
falta de oferta.
Exemplo: Estoque estratégico de 15 dias de cobertura, mantido pela Petrobras,
para assegurar abastecimento dos serviços de emergência caso ocorra uma
interrupção repentina na importação de petróleo.

Especulativo: Existem ocasiões onde empresas operam como agentes

financeiros, deliberadamente adquirindo produtos quando os preços estão em
baixa e vendendo-os quando estiverem em alta.
Exemplo: Grande lote de barras de alumínio adquiridas por preço de ocasião, a
serem comercializadas a médio prazo, assim que a cotação da commodity
exceder 30% desse valor.

Em síntese, a finalidade dos estoques é amortecer as conseqüências das

incertezas. E, de fato, existem muitas incertezas na logística. Os profissionais de
logística são unânimes em se queixar freqüentemente destas incertezas e dos
impactos que elas ocasionam no atendimento aos seus clientes. No entanto, como
seria aborrecida a vida sem os riscos, não é mesmo? Alias, são as incertezas que
asseguram a necessidade desses mesmos profissionais, pois nenhum sistema
automatizado, por mais elaborado que seja, é ou será capaz de substituir o talento,
a criatividade e o raciocínio humanos. Portanto, sempre foram e sempre serão
requeridos profissionais de logística. Neste caso, a postura mais apropriada que nos
cabe é reconhecermos que as incertezas são intrínsecas à logística (indissociáveis),
buscando entender e aprender como administrá-las. Como veremos adiante, nessa
série, a resposta reside na quantificação das incertezas e no desenvolvimento de
uma resposta adequada (dimensionamento dos estoques).

c.Tipos de estoques

Acima tratamos da finalidade dos estoques. Agora, procurando entender as

diversas variáveis em jogo na gestão de materiais, vejamos como podemos
categorizar a classificação dos itens, em tipos ou grupos de materiais.
Como o leitor já deve ter notado, recorremos freqüentemente ao termo
“materiais” como uma generalização das diversas categorias de itens administrados
pela logística. Nas organizações convencionais de manufatura e serviços, as
categorias de materiais mais usuais que encontramos são as seguintes:
þ Matérias-primas (MP);

þ Materiais complementares;
þ Componentes;

þ Insumos;

þ Material em elaboração (“work-in-process”, WIP);

þ Conjuntos (e sub-conjuntos);

þ Material de embalagens;
þ Produtos acabados (PA);
þ Equipamentos produtivos;

þ Veículos (e peças para veículos);

þ Materiais de manutenção; e

þ Materiais auxiliares.

Alias, os itens estocáveis podem ser organizados em estruturas mais elaboradas,

como veremos adiante na série, quando abordarmos o Padrão Descritivo de
Materiais (PDM), mas para efeito de uma identificação preliminar, essas categorias
nos serão suficientes.

d.Cadeia de abastecimento

Para intervir e melhorar a Logística das empresas, primeiro é preciso descrever

e compreendê-la. Fazemos isso, freqüentemente, com o apoio de um esquema da
malha logística, que consiste em um desenho que representa o fluxo e a
armazenagem dos materiais e informações. Nesse esquema usualmente procuramos
incluir todas as informações relevantes (origens, “leadtimes”, coberturas,
“checkpoints”, etc…), valendo-se de uma simbologia universal (figura 1.1), que
será utilizada na seqüência dessa série de artigos.

Espera Operação Inspeção Armazenagem Transporte

Figura 1.1 – Simbologia padronizada para representação de fluxos logísticos.

Julgamos que o maior benefício da malha logística é a visibilidade das

informações, base para análises, debates e modelagem de uma ou mais soluções.
Se houverem várias soluções, denominamos cada configuração como um cenário
alternativo.

EExxp
poorrttaaççããoo A
Auuttoo--sseerrvviiççoo

Atacado
d oo rr
Fornecedores

Consumidor
Fornecedor

Transportadora

CD
n ee cc ee d

Industria

Loja
d o FF oo rr n

Canais

Figura 1.2 – Malha Logística genérica

 Na Gestão de Materiais, a malha logística contribui na identificação das
origens e destinos de cada item que está sendo administrado, de forma que
podemos avaliar as posições estratégicas dos estoques, estabelecendo políticas de
cobertura e minimizando redundâncias, enquanto agilizamos o abastecimento e a
distribuição.
Podemos, inclusive, realizar um “zoom” focalizando um depósito qualquer
dentro da cadeia de abastecimento, como representado pela figura 1.3:

Estoque Check - Out

Saldo

Entradas Saídas

Check - In

Figura 1.3 – Fluxo genérico do material em um depósito.

Visualizando o conjunto da figura 1.3 como um sistema, observamos que todo e

qualquer item armazenado em um depósito apresenta transações de entrada,
transações de saída e saldos resultantes dessas movimentações. Naturalmente, a
denominação genérica “entrada” depende do contexto, isto é, quando nos referimos
a uma matéria-prima, as entradas são as documentadas por notas fiscais - por
exemplo - enquanto para um produto acabado o registro é realizado com uma folha
de produção ou documento equivalente. Os softwares de gestão de estoques
mantém obrigatoriamente os registros de todas as movimentações através de
apontamentos nos coletores de dados, confirmações e/ou digitações, servindo como
base de dados para os levantamentos, análises e parametrizações que estaremos
propondo nos próximos artigos.

e.Envolvidos com a gestão de materiais

Enquanto tratávamos da finalidade dos estoques, talvez tenha lhe ocorrido

quem, afinal de contas, são as entidades envolvidas com os estoques. De fato, o
propósito dos estoques é beneficiar alguém, sejam pessoas ou organizações.
Recomendamos que o responsável pela gestão de materiais identifique
preliminarmente todos os envolvidos (“stakeholders”), buscando conhecer suas
necessidades e expectativas específicas, para daí procurar atendê-las
adequadamente, sem esquecer de elaborar um plano de comunicação (que
informações distribuir, para quem e quando). A seguir relacionamos as mais usuais
entidades envolvidas, independente do seu nível hierárquico (diretores, gerentes,
analistas, consultores ou pessoal operacional):
þ Acionistas;
þ Matriz;
þ Alta administração (presidência, diretoria, entre outros);
þ Clientes e usuários finais;
þ Áreas de marketing;
þ Área de vendas (vendedores internos e externos, representantes e
distribuidores);
þ Área de logística: planejamento (PCP), materiais, aquisição (compras),
operação, distribuição, inventário, atendimento ao cliente, assistência ao cliente;
þ Área de produção (ou operações);
þ Área de manutenção (técnicos de campo inclusive);
þ Área de sistemas (tecnologia da informação);
þ Área financeira;
þ Área contábil;
þ Auditoria (interna e externa);
þ Consultores;
þ Fornecedores;
þ Parceiros;
þ Fisco;
þ Seguro;
þ Agentes financeiros (bancos, financiadores);
þ Filiais; e
þ Colaboradores.

f.Gestor de materiais

Entre os diversos envolvidos com a gestão de materiais, diversos dos quais

usuários dos materiais ou das informações geradas nas suas transações, nosso
destaque aqui será para o gestor de materiais, aquele que analisa e decide o que e o
que não colocar nos estoques da empresa. Usualmente, sua responsabilidade é
muito grande, pois as verbas mobilizadas são elevadas e limitadas. Daí, da mesma
forma que empresas estabelecem suas missões, julgamos fundamental que esse
profissional conheça e reflita sobre sua própria missão:

Missão do profissional gestor de materiais

þ Assegurar um satisfatório padrão de qualidade no atendimento das

necessidades de seus clientes (externos e internos);

þ Assegurar e elevar a produtividade da empresa, administrando os materiais,

recursos e as informações relacionadas.
3. Dilema da Gestão de Materiais

Naturalmente existem boas razões para mantermos e para reduzirmos os

estoques:

Por um lado, desejamos Por outro lado, precisamos

reduzir os estoques, pois…. manter os estoques, pois…
þ Crescente diversificação de produtos exige utilizar þ Existem restrições na cadeia
recursos de forma mais produtiva. de abastecimento entre a
þ Desejamos maior liquidez. Itens parados no estoque capacidade produtiva
não agregam valor para os clientes. instalada e demanda de
þ Alguém sempre paga pelo custo do financiamento mercado.
do capital de giro investido em materiais. þ Persistem as causas das
þ Estoque reduzido agiliza o “feedback” que melhora incertezas e flutuações na
a qualidade, e permite resposta rápida na mudança oferta e na demanda.
de linha. þ A falta de materiais pode
þ Reduzimos os custos de manutenção, tais como comprometer o atendimento,
espaço para armazenagem, seguros e perdas por reduzindo o faturamento e
manuseio. permitindo que o cliente
þ Manter estoques provoca também perdas por procure alternativas na
obsolescência dos materiais. concorrência.

Essa situação é conhecida como um dilema ou “trade-off”, isto é, uma

encruzilhada onde ao optarmos por um caminho temos que abrir mão das
vantagens do outro caminho. Estas são as decisões diárias que cabem aos gestores
de materiais, enquanto procuram executar sua desafiadora missão.
Para efetivamente administrar este dilema, é necessário dispor de
instrumentos gerenciais, que demonstrem os acertos e desvios de nossas decisões e
ações. A seguir, vamos apresentar dois indicadores, críticos para a gestão de
materiais:
Capital de Giro Nível de Serviço

10 99

98
3
95
1
90
0,5 75

[Milhões US$] [%]

Figura 1.4 – Dilema da Gestão de Materiais

O Indicador gerencial Capital de Giro trata do aspecto econômico-
financeiro envolvido na gestão de materiais (ponto de vista do acionista). Envolve
todo o valor monetário (dinheiro) investido em materiais, sejam estes matérias-
primas, produtos em elaboração ou produtos acabados. Os modernos softwares de
gestão empresarial (“Enterprise Resources Planning” ou ERP) usualmente apuram
essas informações a partir dos critérios contábeis geralmente aceitos, mas algum
cuidado deve ser verificado pelo gestor quanto aos critérios de rateio dos custos
indiretos. Na medida do possível, para fins gerenciais, consideramos relevante
considerar os custos diretos dos materiais, livre desses rateios, a valor presente e
líquido de impostos.
Já o indicador Nível de Serviço (“fill rate”) trata do aspecto mercadológico
(ponto de vista do cliente), refletindo as expectativas e exigências dos clientes, em
termos da disponibilidade dos produtos e seus prazos de entrega. Pode ser
determinado pela relação entre a quantidade de itens solicitados pelo cliente e a
quantidade de itens efetivamente entregues dentro do prazo preestabelecido.

Solicitações completamente atendidas de imediato

Nível de Serviço (NS) = ------------------------------------------------------------------------ [%]
Total de solicitações recebidas naquele período

O termo Imediato refere-se a um p r a z o preestabelecido entre fornecedor e cliente.

Dessa forma, o nível de serviço estabelece - enquanto parâmetro - ou mostra

- enquanto Indicador - o desempenho no atendimento das necessidades dos clientes
daquele estoque. Convém esclarecer que o termo “nível de serviço” é
ocasionalmente confundido por leigos com aspectos da qualidade do serviço, tais
como presteza, competência, habilidade ou educação do atendente, de forma que o
leitor deve estar atento com a comunicação desse indicador. Por isso, ressaltamos
que o Indicador que está sendo proposto neste caso destina-se exclusivamente a
quantificar uma relação estatística objetiva e muito bem definida, como é
convencionalmente utilizada na pratica da logística.

3-CONCLUSÃO

Uma gestão de materiais de sucesso consegue balancear com sabedoria esses

dois indicadores respondendo ao dilema (“trade-off”) entre reduzir custos e
melhorar o atendimento aos clientes. Nos artigos seguintes veremos como fazer
para equilibrar essas necessidades com objetividade e metodologia. Então, até o
nosso próximo encontro.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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HAMPTON, D. R. Administração: processos administrativos. Makron Books, SP, 1990 (ou edição mais recente)
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