FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.

Sc, PMP)

Estudo de Caso rea de conhecimento Gerncia de Escopo Projeto Correspondncia Eletrnica nos Correios S.A.
A Presidncia dos Correios vislumbrou a possibilidade da Empresa apresentar aos seus clientes um novo servio, que foi denominado de "Correspondncia Eletrnica". Esse servio consistiria em receber documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes fossem transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde seriam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os nossos clientes. Os documentos recebidos nas agncias no poderiam ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da agncia a impresso. Aps ter sido proposto e aprovado pelo Conselho de Administrao para incluso no Plano Estratgico da empresa, o Presidente determinou ao Diretor Executivo que desenvolvesse um projeto que propiciasse aos Correios ter esse servio disponvel em seis meses, utilizando at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais) do oramento do corrente ano. Determinou ainda que fizesse parte do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que o investimento tivesse o retorno financeiro (payback period) em at 5 anos.

Elaborao dos documentos

O Diretor Executivo da Empresa, aps a determinao do Presidente de desenvolver o projeto, precisa emitir uma autorizao para incio do mesmo onde fique claro: o alinhamento do projeto com o plano estratgico da empresa, o que deve ser produzido e a designao de um gerente para a conduo do empreendimento. Alm disso, deve haver uma designao de autoridade e responsabilidade para esse gerente e o estabelecimento de premissas (hipteses) e restries. O Diretor Executivo assinaria ento o Termo de Abertura a seguir.

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FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Empresa Correios S.A Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Termo de Abertura do Projeto Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 08/08/2004 Aprovado por: Diretor Executivo Verso: 01 1.1 Justificativa do projeto (necessidades do negcio)

Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail, chat, vdeo conferncia etc.), associada s Telecomunicaes (internet, voz sobre IP, telefonia celular etc.), vem diminuindo, ano a ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica, necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Desta forma, o servio de "Correspondncia Eletrnica" se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administrao. 1.2 Descrio do produto do projeto

O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (email, site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os clientes. 1.3 Designao do Gerente do Projeto

O Sr. Luiz Fernando Xavier ser o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitao do oramento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Est autorizado tambm a recrutar pessoal dos departamentos da Agncia Central e da Diretoria de Tecnologia da Informao. No caso de necessidade de correspondncia oficial com rgos do Governo Federal, Estadual ou Municipal, a Assessoria de Comunicaes deve ser consultada. 1.4 Premissas (hipteses) e restries para o projeto Premissas (hipteses) Restries Nos prximos seis meses ser A correspondncia eletrnica deve estar regulamentada a correspondncia implantada em 6 meses; e eletrnica dos Correios, passando a ter Utilizar at R$ 10.000.000,00 (dez validade jurdica; e milhes de reais) do oramento do Os Correios e os seus 10 maiores clientes corrente ano. tero suas assinaturas digitais criadas e certificadas em 3 meses. Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 2

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1.5

Ligaes com outros projetos

Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede de Computadores dos Correios. 1.6 Acompanhamento do projeto

O gerente do Projeto deve criar, na Intranet da empresa, um ambiente que contenha as informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. Sero realizadas reunies quinzenais, a nvel executivo, de acompanhamento do projeto. Nessas reunies deve ser apresentado um relato do desempenho do projeto, contendo o realizado at o momento, comparao de tempo e custo em relao ao planejado e uma projeo atualizada para o trmino do projeto. Rio de Janeiro, RJ, em 08 de agosto de 2004. ______________________________________ ASSINATURA DO DIRETOR EXECUTIVO Prximo passo: Com a emisso do Project Charter, o Gerente do Projeto tem condies de iniciar o seu planejamento. Durante o processo de Definio do Escopo, o gerente verifica qual seria a melhor estratgia para executar o projeto e quais seriam os resultados principais (deliverables) do mesmo, assim como os objetivos a serem alcanados. O documento que formaliza esse planejamento a Declarao de Escopo, que deve ser assinada pelo gerente do projeto e pelos principais interessados, representando a concordncia dos mesmos com esse planejamento do escopo. O Gerente do Projeto geraria ento a Declarao de Escopo a seguir.

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FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Empresa Correios S.A Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Declarao do escopo do projeto (Scope Statement) Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 28/08/2004 Aprovado por: Diretor Executivo Verso: 01 Diretor de TI Diretor de Marketing Gerente do Projeto 1.1 Justificativa do projeto (necessidades do negcio)

Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail, chat, vdeo conferncia etc.), associada s Telecomunicaes (internet, voz sobre IP, telefonia celular etc.), vem diminuindo, ano a ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica, necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Desta forma, o servio de "Correspondncia Eletrnica" se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administrao. 1.2 Produto do Projeto

O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (email, site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm o custo para os clientes. Faz parte do escopo do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que garanta que o investimento tenha o retorno financeiro correspondente (payback period) em at 5 anos. Devem ser levantados os documentos envolvidos, possveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponvel e requisitos legais. A tecnologia utilizada deve ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurana das correspondncias. As correspondncias para cidades com menos de 10.000 habitantes devem ser impressas na cidade mais prxima com mais de 10.000 habitantes. Os documentos recebidos nas agncias no podem ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da agncia a impresso. 1.3 Estratgias de conduo do projeto a) A primeira fase do projeto ter o objetivo de estudar a viabilidade do projeto. Esse estudo ser apresentado ao Conselho de Administrao, que ir aprovar ou no a continuidade do projeto. b) Sero contratados softwares de gesto eletrnica de documentos j disponveis no mercado, que sero customizados pela equipe do projeto. Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 4

FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) c) Para validao da soluo ser realizada uma implantao piloto em uma cidade com, no mnimo, 500.000 habitantes. Aps a atualizao da soluo, em razo das sugestes resultantes do piloto, ser realizada a implantao nas demais unidades. d) O marketing ser contratado externamente, devendo o planejamento do mesmo ser aprovado junto com a homologao da soluo. e) O projeto, depois de implantado, ser acompanhado pela equipe do projeto por quatro meses, ao final do qual ser emitido um relatrio do desempenho da soluo. f) No incio da operao estaro utilizando o novo servio, pelo menos os dez maiores clientes dos Correios e, prontas para impresso de documentos 50% das Agncias Postais. 1.4 Lista de deliverables principais por fases Fases Estudo de Viabilidade Definio Contratao Implementao Deliverables Estudo de viabilidade Especificao de equipamentos e softwares Contratos Customizao de softwares Manual de Procedimentos Plano de Marketing Plano de Contingncia Homologao da soluo Marketing do produto Call Center Implantao Piloto Implantao nas demais unidades Teste Integrado Relatrio inicial do desempenho da soluo implantada Relatrio do Projeto

Implantao

Fechamento 1.5 Excluses de escopo

No faz parte do escopo deste projeto: Fazer a contratao e treinamento de pessoal para a operao do Call Center; e Levantar a necessidade de alteraes da infra-estrutura de TI da empresa para suportar este projeto, o que responsabilidade do projeto de Ampliao da Infraestrutura da Rede de Computadores dos Correios. Premissas (Hipteses) At o dia 28/11/2004 estar concludo o projeto de Ampliao da Infraestrutura da Rede de Computadores dos Correios; At o dia 28/02/2005 ser regulamentada a correspondncia eletrnica dos Correios, passando a ter validade jurdica;

1.6

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FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Os Correios e os seus 10 maiores clientes tero suas assinaturas digitais criadas e certificadas at 28/11/2004; O Conselho de Administrao analisar em 5 dias o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou no do projeto; Ser disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicao exclusiva, um profissional das seguintes reas: marketing; logstica; e distribuio; e Sero utilizadas as Agncias da cidade de Niteri como implantao piloto, de forma a validar a implementao da soluo.

1.7

Restries do projeto

A correspondncia eletrnica deve estar Implantada em 6 meses, utilizando at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais). 1.7 Ligaes com outros projetos Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede de Computadores dos Correios. 1.8 Acompanhamento do projeto

Ser criado, na Intranet da empresa, um ambiente que contenha as informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. Os Diretores de TI e de Marketing informaro, at 05 de setembro de 2004 a relao dos usurios autorizados a acessar esse ambiente. Sero realizadas reunies quinzenais, a nvel executivo, de acompanhamento do projeto. Nessas reunies ser apresentado um relato do desempenho do projeto, contendo o realizado at o momento, comparao de tempo e custo em relao ao planejado e uma projeo atualizada para o trmino do projeto. Ser utilizada a tcnica de Anlise do Valor do Trabalho Realizado (EVM Earned Value Management) para a medio do progresso do projeto. Sero realizadas reunies semanais, com a equipe, para acompanhamento do projeto. 1.9 Equipe de planejamento do projeto A equipe de planejamento do projeto constituda por: Gerente do Projeto: Sr. Luiz Fernando da Silva Xavier; Representante da Diretoria de Marketing: Sr. Andr Barcauy; Representante da Diretoria de Tecnologia da Informao: Sr. Ricardo Vargas; Consultor contratado em Gerenciamento de Projetos: Sr. Carlos Salles; e Consultor contratado em Gesto Eletrnica de Documentos: Sr. Lcio Chaves.

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FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Aprovao: Rio de Janeiro, RJ, em 28 de agosto de 2004. __________________________________ _________________________________ ________________________________
ASSINATURA DO DIRETOR DE TI

ASSINATURA DO GERENTE DO PROJETO ASSINATURA DO DIRETOR EXECUTIVO

ASSINATURA DO DIRETOR DE MARKETING

_____________________________________

Comentrio: A justificativa do projeto e a descrio do produto da declarao de escopo, foram copiadas do Project Charter. A declarao de escopo no pode alterar o que foi estabelecido naquele documento, podendo, no entanto, detalhar mais o seu contedo. As premissas constantes do Project Charter foram validadas e acrescidas de mais uma durante o processo de Planejamento de Escopo. As restries de tempo e custo, estabelecidas no Project Charter, passaram a fazer parte dos objetivos na Declarao de Escopo. Foi acrescentado tambm um objetivo restringindo a implantao do novo servio, quando do incio da operao do sistema, aos dez maiores clientes dos Correios e a 50% das Agncias Postais. Prximo passo: Aps os principais interessados terem assinado a Declarao de Escopo, o escopo deve ento ser detalhado atravs da elaborao da WBS, que definir a base de referncia para o escopo.

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FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Empresa Correios S.A Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Estrutura Analtica do Projeto (Work Breakdown Structure) Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 10/09/2004 Aprovado por: Diretor de TI Verso: 01 Diretor de Marketing Gerente do Projeto 1. Projeto "Correspondncia Eletrnica nos Correios" 1.1. Gerenciamento do projeto 1.1.1. Plano do Projeto 1.1.1.1. Escopo 1.1.1.1.1. Declarao de Escopo 1.1.1.1.2. WBS 1.1.1.1.3. Dicionrio da WBS 1.1.1.2. Cronograma 1.1.1.3. Oramento 1.1.1.4. Matriz de Atribuio de Responsabilidades 1.1.1.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos 1.1.1.6. Plano de Resposta a Riscos 1.1.1.7. Plano de Gerenciamento da Qualidade 1.1.1.8. Plano de Gerenciamento das Comunicaes 1.1.1.9. Plano de Gerenciamento das Aquisies 1.1.1.10. Plano Integrado de Mudanas 1.1.1.11. Apresentao do Plano do Projeto 1.1.2. Controle 1.1.2.1.Reunies 1.1.2.2.Relatrios 1.1.2.3. Site na Intranet 1.2. Estudo de Viabilidade 1.2.1. Estudo viabilidade 1.2.1.1. Viabilidade Tcnica 1.2.1.1.1. Relatrio opes de tecnologia 1.2.1.1.2. Relatrio fornecedores potenciais 1.2.1.2.Viabilidade Econmica 1.2.1.2.1. Relatrio da pesquisa com os clientes 1.2.1.2.2. Medida dos impactos nos negcios 1.2.1.2.3. Restries legais 1.2.1.2.4. Definio Agncias centralizadoras 1.2.1.2.5. Avaliao do custo 1.2.1.2.6. Payback Period 1.2.1.3.Relatrio consolidado 1.2.2. Apresentao do Estudo de viabilidade 1.3. Definio 1.3.1. Especificao de equipamentos Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 8

FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) 1.3.2. Especificao de softwares 1.4. Contratao 1.4.1. Solicitao de Propostas 1.4.2. Relao de fornecedores selecionados 1.4.3. Negociao contratos 1.4.4. Contratos 1.5. Implementao da soluo 1.5.1. Instalao hardware e software para desenvolvimento 1.5.2. Customizao de softwares 1.5.3. Testes 1.5.4. Manual de Procedimentos 1.5.5. Preparao Call Center 1.5.6. Plano de Contingncia 1.5.7. Plano de Marketing 1.5.8. Homologao da soluo 1.6. Implantao da soluo 1.6.1. Marketing do produto 1.6.2. Call Center 1.6.3. Implantao Piloto 1.6.3.1.Instalao hardware e software para operao 1.6.3.2.Treinamento 1.6.3.3. Acompanhamento da operao Piloto 1.6.3.4.Relatrio do Piloto 1.6.4. Atualizao da soluo em funo do piloto 1.6.5. Implantao demais unidades (subprojeto) 1.6.6. Relatrio inicial do desempenho da soluo implantada 1.7. Fechamento 1.7.1. Encerramento de contratos 1.7.2. Relatrio de lies aprendidas 1.7.3. Relatrio do Projeto

Aprovao: Rio de Janeiro, RJ, em 10 de setembro de 2004.

_____________________________________ ASSINATURA DO GERENTE DO PROJETO _______________________________ ASSINATURA DO DIRETOR DE TI ________________________________________ ASSINATURA DO DIRETOR DE MARKETING Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 9

FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Comentrio: A WBS foi elaborada a partir das fases e dos deliverables principais listados na declarao de escopo. O detalhamento da WBS depender do tamanho e complexidade do projeto, e da necessidade de detalhe para o planejamento e controle do projeto. Durante o planejamento do projeto deve ser emitido o Plano de Gerenciamento de Escopo. Abaixo segue um exemplo de Plano para o caso acima. Empresa Correios S.A Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios Plano de Gerenciamento do Escopo Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier Data: 05/09/2004 Aprovado por: Diretor de TI Verso: 01 Diretor de Marketing Gerente do Projeto I INTRODUO II O GERENCIAMENTO DE ALTERAES DE ESCOPO O trabalho a ser realizado neste projeto (baseline de escopo) est documentado na Estrutura Analtica do Trabalho (WBS) e em seu Dicionrio. Nenhum trabalho deve ser realizado pela equipe do projeto que no esteja definido nesta baseline. Essa WBS foi elaborada tendo como base a Declarao de Escopo. Este plano apresenta os procedimentos que sero usados para gerenciar as alteraes no escopo do projeto, ou seja, como as mudanas do escopo sero identificadas, classificadas e, se autorizadas, integradas ao projeto. O objetivo garantir que sejam coletadas todas as informaes relacionadas mudana solicitada, alm de que seja realizada, para cada alterao proposta, uma avaliao dos impactos no projeto (custo, prazo, qualidade e risco), assim como em seus objetivos. As alteraes propostas de escopo devem ter suporte nas metas fundamentais de negcio da empresa, em funo das quais o projeto foi autorizado. II.1 - PROCEDIMENTOS Quando alguma necessidade de mudana de escopo for identificada, deve ser gerada uma Solicitao de Mudana de Escopo (SME). S podem emitir solicitaes de mudanas os Chefes de Departamento. Esta solicitao ser analisada pelo gerente do projeto, que avaliar os impactos da mesma no projeto e a registrar no espao destinado a este fim. O gerente do projeto poder autorizar alteraes de escopo que no tenham impacto no custo e no prazo total do projeto, assim como na qualidade do produto, se for o caso. Caso contrrio, aps o registro desse impacto na SME, o gerente deve envi-la para aprovao ou no pelo Diretor Executivo. Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 10

FGV - MBA em Gerncia de Projetos Documento elaborado por: Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc, PMP) Abaixo seguem as informaes que devem estar contidas na SME. Empresa Correios S.A Solicitao de Mudana de Escopo n .... Ramal:

Projeto: Solicitado por: Descrio da mudana solicitada: Justificativa: Data:

Assinatura: PARECER DO GERENTE DO PROJETO Impactos identificados: No cronograma No custo Na qualidade Em outros projetos Data: Nome: Assinatura : PARECER DO DIRETOR EXECUTIVO Aprovao ( ) Rejeio ( ) Observaes: Data: Assinatura:

Nome:

II.2 - SISTEMA DE MONITORAMENTO (RASTREAMENTO) Para manter o acompanhamento de quais mudanas foram propostas, aprovadas e implementadas, ser utilizado o Software de Gerenciamento de Mudanas de Escopo (SGME), que pode ser acessado atravs da intranet da empresa. O solicitante responsvel pela digitao da solicitao no sistema, o qual gera um nmero para a mesma. O software implementa o workflow da SME, com os envolvidos recebendo e-mail quando necessitarem atuar no processo ou receber atualizao do status da solicitao. Em caso de indisponibilidade do sistema ou urgncia na aprovao da mudana, poder ser preenchido o formulrio em papel, que pode ser conseguido junto equipe do projeto. II.3 - ATUALIZAO DA BASE DE REFERNCIA DO ESCOPO Caso a mudana de escopo seja autorizada, deve ser produzido um conjunto de correes nos documentos de escopo ou uma nova verso destes documentos. Aprovao do Plano: Rio de Janeiro, RJ, em 05 de setembro de 2004. _____________________________________ ASSINATURAS Todos os direitos reservados magno@beware.com.br www.beware.com.br - 11