A ORGANIZAO EFICIENTE DO E-MAIL

Objetivo primordial manter a caixa de entrada sempre vazia. Se o ttulo deste artigo lhe chamou a ateno e voc est iniciando a leitura do texto, podemos tirar duas concluses importantes: a primeira, que voc est preocupado com a organizao do seu e-mail; e a segunda, que est interessado em identificar alguma "dica" que possa lhe ser til na organizao de sua caixa postal. O primeiro aspecto saber a quantidade de identificadores de e-mail que voc tem. Quanto maior a quantidade de identificadores, maior ser o tempo despendido para administrar suas caixas postais. No se trata apenas do tempo para efetuar o login, mas tambm gerenciar pastas, arquivar e recuperar documentos. Dessa forma, procure ter no mximo dois identificadores: um relativo empresa e outro seu, pessoal. Essa separao desvincula mensagens profissionais de pessoais, garantindo privacidade e confidencialidade nas suas correspondncias. O requisito fundamental para gerenciar uma caixa postal com eficincia sua objetividade. Tenha sempre em mente que sua meta ter "zero" mensagem em sua caixa de entrada. Toda mensagem recebida poder ser lida ou no. Essa triagem preliminar, para remover o "lixo", pode ser feita pelo identificador do remetente, pelo ttulo da mensagem ou por outro critrio que voc julgue adequado. Ao decidir ler uma mensagem, voc tem sempre quatro opes: remover aps a leitura, arquiv-la, responder ou adiar a deciso. A primeira opo "remover aps a leitura", ou seja, trata-se de uma mensagem informativa, que no carece de tratamento adicional. Quando estiver diante dessa situao, remova a correspondncia sem culpa... A segunda opo quando voc quer "arquivar" a correspondncia, pois tem informaes que podem ser teis para voc no futuro (acredite: dificilmente voc as utilizar!). De qualquer modo, se voc pretende guardar a correspondncia, utilize pastas especficas e com ttulos adequados como "despesas pessoais", "trabalho", "faculdade", "piadas", "extrato carto", "receitas", etc. As duas outras opes so: responder ou adiar a deciso. Se a opo for "adiar", voc deve deixar a correspondncia na sua caixa de entrada, pois assim l manter as correspondncias pendentes e as no-lidas, lembrando sempre que sua meta ficar com a caixa de entrada zerada. A quarta opo, que "responder", deve receber cuidados especiais: 1) Ttulo da mensagem Deve ser adequado ao assunto e no muito longo. Muitas vezes notamos que uma correspondncia (entre idas e vindas) apresenta um ttulo totalmente desatualizado em relao mensagem, o que pode desmotivar o destinatrio a ler sua correspondncia ou, pior ainda, lev-lo a concluir equivocadamente alguma coisa sem abrir a mensagem que voc enviou. 2) Destinatrio e copiados Responda a mensagem ao destinatrio, que aquele ou aqueles a quem voc pede uma providncia sobre o tema. Os copiados so pessoas que devem somente ser "informadas" da situao. A cpia cega pouco elegante e, em alguns casos, pouco tica, pois no permite que o destinatrio conhea os verdadeiros interlocutores do problema. 3) Tamanho e qualidade do texto Ningum gosta de ler mensagens longas ou com erros grosseiros de portugus. Sua mensagem deve ficar limitada a dois ou trs pargrafos e deixar claro o que voc quer: informar ou solicitar uma ao. Lembre-se que erros de digitao so tolerveis, mas erros de portugus so inaceitveis, pois demonstram falta de conhecimento lingstico e descuido na reviso do texto. Podemos concluir que, se voc est interessado em organizar sua caixa postal, necessrio dar o primeiro passo. Organize-se na criao de pastas e seja objetivo no tratamento das correspondncias. Lembre-se, mais uma vez, que seu objetivo ter sua caixa de entrada vazia. No comeo difcil, depois voc perceber que ter algum tempo livre para fazer aquilo que mais gosta: visitar um amigo, caminhar no parque, ouvir aquele CD que voc comprou h semanas, assistir TV, dormir ou, quem sabe, escrever um artigo como fao neste instante... Armando Terribili Filho Professor e coordenador da ps-graduao da Faculdade de Computao e Informtica da Faap