FUNES ADMINISTRATIVAS

As funes administrativas como um todo integrado formam o processo administrativo.

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Planejamento Direo Organizao Controle

PLANEJAMENTO

a funo administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessrios para alcana-los adequadamente. Os planos so a principal decorrncia do planejamento, facilitando a organizao no alcance de suas metas e objetivos.
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Os planos definem os recursos necessrios para alcanar os objetivos organizacionais; Os planos servem para integrar os vrios objetivos a serem alcanados, proporcionando coordenao e integrao; Os planos permitem que as pessoas trabalhem em diferentes atividades consistentes com os objetivos definidos. Eles do racionalidade ao processo j que servem de meios para alcanar adequadamente os objetivos.

O primeiro passo do planejamento consiste na definio dos objetivos para a organizao. Objetivos: so resultados especficos que se pretende atingir. So estabelecidos para cada uma das subunidades da organizao. O planejamento consiste hoje em uma responsabilidade essencial para qualquer tipo de organizao ou atividade. O planejamento funo inicial da administrao. Antes que qualquer funo administrativa seja executada, a administrao precisa planejar, ou seja, determinar os objetivos e os meios necessrios para alcana-los adequadamente. A primeira das funes administrativas o planejamento, sendo este, um processo de estabelecer objetivos e definir a maneira de alcan-los. Objetivos so os resultados especficos ou metas que se deseja atingir. Um plano uma colocao ordenada daquilo que necessrio fazer para atingir os objetivos. Os planos identificam os recursos necessrios, as tarefas a serem executadas, as aes a serem tomadas e os tempos a

serem seguidos. Os planos servem para facilitar as aes requeridas e as operaes da organizao. Sem planos, a ao organizacional se tornaria meramente casual, aleatria e sem rumo.

I PLANEJAMENTO CONSERVADOR o planejamento voltado para a estabilidade e para a manuteno da situao existente. As decises so tomadas no sentido de obter bons resultados, mas no necessariamente os melhores possveis, pois dificilmente o planejamento procurar fazer mudanas radicais na organizao. Sua nfase conservar as prticas atualmente vigentes. O planejamento conservador est mais preocupado em identificar e sanar problemas internos do que em explorar oportunidades ambientais futuras.

II PLANEJAMENTO OTIMIZANTE o planejamento voltado para a adaptabilidade e inovao dentro da organizao. As decises so tomadas no sentido de obter os melhores resultados possveis para a organizao, seja minimizando recursos para alcanar um determinado desempenho ou objetivo, seja maximizando o desempenho para melhor utilizar os recursos disponveis. O planejamento otimizante est baseado em uma preocupao em melhorar as praticas atualmente vigentes na organizao. Sua base predominantemente incremental, no sentido de melhorar continuamente tornando as operaes melhores a cada dia que passa.

III PLANEJAMENTO ADAPTATIVO o planejamento voltado para as contingencias e para o futuro da organizao. As decises so tomadas no sentido de compatibilizar os diferentes interesses envolvidos, elaborando uma composio capaz de levar a resultados para o desenvolvimento natural da empresa e ajust-las as contingncias que surgem no meio do caminho. O planejamento adaptativo procura reduzir o planejamento retrospectivo voltado para a eliminao das deficincias localizadas no passado da organizao. Sua base predominantemente aderente no sentido de ajustar-se as demandas ambientais e preparar-se para as futuras contingencias.

O planejamento consiste na tomada antecipada de decises. Trata-se de decidir agora o que fazer antes da ocorrncia da ao necessria. No se trata da simples previso de decises que devero ser tomadas no futuro, mas da tomada de decises que produziro efeitos e consequncias futuras.

O primeiro passo do planejamento o estabelecimento de objetivos que se pretende alcanar, esses objetivos devem especificar os resultados desejados e os pontos finais onde se pretende chegar.

O planejamento deve ser contnuo e permanente e se possvel abrangendo o maior nmero de pessoas na elaborao e implementao. Em outras palavras, o planejamento deve ser constante e participativo. A descentralizao proporciona a participao e o envolvimento das pessoas em todos os aspectos do seu processo. o chamado planejamento participativo.

IV BENEFCIOS DO PLANEJAMENTO a) Foco e Flexibilidade O planejamento permite aumentar o foco e a flexibilidade. Foco o ponto de convergncia de esforos. Flexibilidade a maleabilidade e a facilidade de sofrer adaptaes e ajustamentos medida que o andamento das coisas o requeira. Uma organizao com foco conhece o que ela faz de melhor, conhece as necessidades de seus clientes e conhece como servi-los bem. Uma organizao com flexibilidade opera dinamicamente e com um senso de futuro. Ela rpida e gil, podendo mudar em resposta a, ou antecipar-se em relao a problemas emergentes ou oportunidades. O planejamento ajuda o administrador em todos os tipos de organizao a alcanar o melhor desempenho.
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O planejamento orientado para resultados. O planejamento orientado para prioridades. O planejamento orientado para vantagens. O planejamento orientado para mudanas.

b) Melhoria na coordenao O planejamento melhora a coordenao. Os diferentes subsistemas e grupos nas organizaes, em que cada qual persegue uma variedade de objetivos em um dado perodo, precisam ser adequadamente coordenados. Uma hierarquia de objetivos uma serie de objetivos interligados juntos de modo que os objetivos em nveis mais elevados so apoiados e suportados por objetivos em nvel mais baixo. Quando definidos ao longo de uma organizao, os objetivos hierarquizados criam uma rede integrada de cadeias de meios-fins. Os objetivos de nvel mais elevado - os fins so claramente interligados aos objetivos de nvel mais baixo que so os meios para o seu alcance.

c) Melhoria no controle O planejamento melhora o controle. O controle administrativo envolve mediao e avaliao dos resultados do desempenho e a tomada de ao corretiva para melhorar as coisas quando necessrio. O planejamento ajuda a tornar isso possvel atravs da definio de objetivos - resultado de desempenho desejado e identificao das aes especficas por meio das quais eles devem ser perseguidos. Se os resultados estiverem abaixo do esperado, os objetivos ou os planos de ao, ou ambos devem ser ajustados ao processo de controle. O processo em relao ao alcance dos objetivos pode ser facilmente medido para assegurar que eles esto sendo cumpridos antes da data prefixada.

d) Administrao do tempo O planejamento melhora a administrao do tempo. difcil balancear o tempo disponvel para atender s responsabilidades e aproveitar as oportunidades pela frente. Cada dia, o administrador bombardeado por uma multiplicidade de tarefas e demandas em um conjunto de frequentes interrupes, crises e eventos inesperados. Isso facilita o esquecimento da trilha dos objetivos e a perda de tempo precioso com atividades no essenciais e que tumultuam a atividade do administrador.

V TIPOS DE PLANEJAMENTO

O planejamento feito atravs de planos. O administrador deve saber lidar com diferentes tipos de planos. Estes podem incluir perodos de longo a curto prazo, como podem envolver a organizao inteira, uma diviso, departamento ou ainda uma tarefa. O planejamento uma funo administrativa que se distribui entre todos os nveis organizacionais. Embora o seu conceito seja exatamente o mesmo, em cada nvel organizacional, o planejamento apresenta caractersticas diferentes. O planejamento envolve uma volumosa parcela da atividade organizacional. O nvel institucional elabora genericamente o planejamento estratgico, o nvel intermedirio segue-o com planos tticos e o nvel operacional traa detalhadamente os planos operacionais. O planejamento impe racionalidade e proporciona rumos a organizao. Alm disso, estabelece coordenao e integrao de suas vrias unidades, que proporciona harmonia e sinergia da organizao no caminho de sua direo.

a) Planejamento estratgico

 um processo organizacional compreensivo de adaptao atravs da aprovao, tomada de deciso e avaliao. Procura responder a questes bsicas, como porque a organizao existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo um plano que serve para guiar a ao organizacional por um prazo de trs a cinco anos. O horizonte de tempo desse plano a longo prazo, envolve a organizao como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos.

b) Planejamento ttico Envolve uma determinada unidade organizacional: um departamento ou diviso. Estende-se em mdio prazo, normalmente por um perodo de um ano, sendo desenvolvido em nvel intermedirio e se desdobrando em planos operacionais para a sua realizao. O administrador utiliza o planejamento ttico para delinear o que as vrias partes da organizao, como departamentos ou divises devem fazer para que a organizao alcance sucesso no decorrer de um ano de seu exerccio. O planejamento ttico est voltado para a busca de resultados satisfatrios. Os planos tticos geralmente so desenvolvidos para a rea de produo, marketing, pessoal, finanas e contabilidade.

c) Planejamento Operacional focalizado para curto prazo e abrange cada uma das tarefas e operaes individualmente. Preocupa-se com o que fazer e com o como fazer as atividades quotidianas da organizao. Referem-se especificamente as tarefas e operaes realizadas em nvel operacional. Como est inserido na lgica do sistema fechado o planejamento operacional est voltado para a tica da maximizao e otimizao dos resultados. Os planos operacionais cuidam da administrao da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operaes de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organizao, a fim de que esta possa alcanar seus objetivos. Os planos operacionais esto voltados para a eficincia, pois a eficcia problema dos nveis institucional e intermedirio da organizao.

ORGANIZAO

ATRIBUIO

o mecanismo atravs do qual a autoridade e a responsabilidade so distribudas entre as pessoas ou rgos da organizao. A atribuio significa que a pessoa recebe autoridade e responsabilidade, ficando sujeita a reportar-se e a justificar os resultados de suas atividades aos seus superiores na cadeia de comando.