O INTERCMBIO ELETRNICO DE DADOS - EDI E SEUS IMPACTOS ORGANIZACIONAIS

Geciane S. Porto* Reinaldo N. Braz** Guilherme Ary Plonski***

RESUMO O atual cenrio econmico marcado por intensa competitividade, pela necessidade de rpida adequao e pela exigncia de maior integrao entre as empresas. Nesse contexto, o EDI (intercmbio eletrnico de dados) surge como um tipo de tecnologia de informao capaz de estreitar o relacionamento entre empresas, podendo ser definido como um fluxo eletrnico e padronizado de dados entre empresas que permite melhorar os resultados, tanto em termos operacionais quanto estratgicos. Este artigo analisa os impactos provocados pela sua implantao nos aspectos organizacionais, referentes cultura e aos critrios de desempenho de empresas que atuam nos setores eletro-eletrnico, distribuio, comrcio e servios.

ABSTRACT The current economic scenario main characteristics are intense competition, need of a quick adequacy and a better integration among companies. Within such context, EDI (eletronic data interchange) appears as an information technology able of promoting a closer relationship between companies. It can be defined as an eletronic and standard data flow between companies, allowing improved results both in operation and strategic ter ms. The present article analyzes EDI inplantation impacts concerning electric/eletronic sector company performance culture and criteria, distribution, trading and services.

Palavras-chave: EDI, produtividade, tecnologia, processo.

Key words: EDI, productivity, technology, process.

*Professora Doutora do Departamento de Administrao da FEA/USP, campus de Ribeiro Preto. E-mail: geciane@usp.br **Graduando do curso de Administrao da FEA/ USP - campus de Ribeiro Preto. E-mail: rnbraz@usa.net ***Professor Livre Docente do Departamento de Administrao da FEA/USP. E-mail: plonski2@usp.br 13

Rev. FAE, Curitiba, v.3, n.3, p.13-29, set./dez. 2000

INTRODUO O atual cenrio econmico marcado por intensa concorrncia, pela necessidade de rpida adequao e pela exigncia de maior integrao entre as empresas. Nesse contexto, o EDI (intercmbio eletrnico de dados) surge como um tipo de tecnologia de informao capaz de estreitar o relacionamento entre empresas, podendo ser definido como um fluxo eletrnico e padronizado de dados entre empresas que permite melhorar os resultados, tanto em termos operacionais quanto estratgicos. Neste artigo analisam-se os impactos provocados pela implantao do EDI nos aspectos organizacionais, referentes cultura e aos critrios de desempenho de empresas que atuam nos setores eletro-eletrnico, distribuio e comrcio e servios, alm de identificar a sua amplitude de uso, os fatores que contribuem para o seu xito, os motivos que levaram ao seu uso e as dificuldades encontradas na sua implantao. As informaes relativas implantao do EDI foram levantadas por meio de um estudo multicaso em 15 empresas desses setores, cuja amostra foi intencional, haja vista a dificuldade na obteno de retorno das empresas quando escolhidas por meio de um plano amostral aleatrio (KELINGER, 1980). Os dados coletados, primrios e secundrios, foram analisados por meio de estatstica descritiva e anlise documental, respectivamente. 1 EDI - INTERCMBIO ELETRNICO DE DADOS

as transaes freqentemente enviadas pelo EDI so as de compras, transporte e transaes de pedidos entre um comprador e um vendedor. Ordens de compra, avisos de estoques, despacho de material e transporte de tabelas so transmitidos do consumidor; enquanto que o envio de pedidos avanados so remetidos pelo fornecedor.

O EDI , segundo MOONEY e PITTMAN (1996), ajuda a conduzir negcios de ordenao, armazenamento e outras funes que eliminam gastos e papis de trabalho. Com relao aos aspectos tcnicos, diversos estudos tm analisado o EDI, o que no o propsito deste trabalho. No entanto, cabe destacar que o EDI ocorre apenas quando h a troca de informaes relativas a um documento comercial, em formato previamente especificado, entre computadores de dois ou mais parceiros. Destaca-se tambm que essa tecnologia necessita de um formato genrico a ser adotado pelas empresas e seus parceiros de negcios; tecnicamente, o EDI envolve padres (tais como o ASC X.12 e o EDIFACT) bem como plataformas de hardware e software que se enquadrem a uma rede de trabalho que adiciona valor - VAN (TSAI et al., 1994; MARTINEZ e POLO-REDONDO, 1997; HANSEN e HILL, 1989). PIZYSIEZNIG FILHO (1997, p.52) afirma que
a funo principal de um provedor de EDI , no momento da adeso de um cliente rede, instalar o hardware e o software para a traduo das informaes da empresa em padres j normatizados internacionalmente. Na operao do sistema, o provedor deve garantir, tanto o registro da transao, isto , a comunicao entre os dois parceiros de rede, quanto o sigilo em relao ao acesso de terceiros a estas informaes.

O EDI tem sido utilizado como uma ferramenta estratgica pelas empresas, principalmente na relao cliente-fornecedor, podendo ser definido como o movimento eletrnico de informaes entre o comprador e o vendedor, com o propsito de facilitar uma transao de negcios (HANSEN e HILL, 1989). Complementando esse conceito, PIZYSIEZNIG FILHO (1997, p.55) destaca que
o EDI uma rede de acesso direto aos clientes do provedor, permitindo a conexo entre os sistemas eletrnicos de informao entre empresas, independentemente dos sistemas e procedimentos utilizados no interior de cada uma dessas empresas.

LUMMUS (1997, p.80) cita que

O EDI tem permitido a modificao na forma de organizao das empresas com respeito aos diferentes processos produtivos, obtendo melhorias na produtividade e na eficincia dos agentes empresariais, podendo tambm diminuir os custos de produo de uma simples operao, por coordenar atividades de produo entre empresas distintas. Assim, essa tecnologia surge como um diferencial nesses tempos de mudanas, em que a globalizao sugere a realizao de negcios no mundo inteiro de uma nova maneira, de modo a provocar um equilbrio positivo entre a qualidade de seus produtos/servios e as necessidades especficas dos diversos clientes ( DANIELS e DANIELS, 1996).

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1.1 Benefcios e Resultados Alcanados com o Uso do EDI O EDI oferece algumas vantagens, cujos impactos costumam ser maiores do ponto de vista estratgico em detrimento do operacional. Essa tecnologia melhora a eficincia operacional da organizao, em razo de possibilitar uma rpida transferncia de dados entre empresas e provocar a diminuio dos custos relacionados com papis, mode-obra e outros custos operacionais. Alm disso, confere vantagem estratgica em virtude de enriquecer a tomada de deciso, por meio de maior previsibilidade e aumento da qualidade das informaes processadas com uma menor margem de erros. A seguir, apresenta-se uma sntese, com base nos trabalhos da EAN Brasil (1995), de PIZYSIEZNIG FILHO (1997), HANSEN e HILL (1989), LUMMUS (1997), TSAI et al. (1994), PREMKUMAR et al. (1994), MARTINEZ e POLOREDONDO (1997), TAPSCOTT (1995), PORTO (1997) e AGRA (1996), dos vrios benefcios que o EDI proporciona s empresas: a) adio de valor ao negcio: - viabiliza o acesso s novas regies e aos mercados ainda no explorados; - possibilita uma negociao mais eficiente, por meio do desenvolvimento de parcerias estratgicas envolvendo clientes e fornecedores; - aumenta a produtividade; - aumenta as vendas; - facilita a implementao de melhorias nos processos, tais como o Just in Time ( JIT ), o Quick Response ( QR ) e o Gerenciamento da Qualidade Total (TQM ); - possibilita o uso dos recursos humanos de forma mais eficiente, pela automao de algumas tarefas manuais; - aumenta a satisfao dos funcionrios, em virtude da valorizao de suas tarefas no rotineiras; - cria uma vantagem estratgica sobre seus concorrentes; - permite contribuies na rea de marketing, ao melhorar o giro dos estoques dos varejistas, acelerando o lanamento de novos produtos e tambm
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proporcionando um melhor relacionamento com clientes; - promove ganhos na rea de pesquisa & desenvolvimento, pela reduo de tempo de projeto de produtos. b) intensificao da vantagem de tempo: - reduz o tempo de processamento e de correo dos erros das transaes, conferindo maior qualidade s informaes trocadas, uma vez que as ordens de compras e requisies de informaes passam a ser recebidas no mesmo dia, o que permite tornar os processos empresariais mais eficientes; - traz melhorias na rea de operaes e logstica, possibilitadas pela melhor sincronia dos processos entre clientes e fornecedores, garantindo, para o cliente, o recebimento de produtos no tempo requerido e, para o fornecedor, a possibilidade de integrao com sistemas de controle de produo, tais como o MRP, obtendo, assim, a diminuio da falta de estoque. O uso do EDI nessa rea aumenta o nvel de servios ao consumidor, pois caso haja aumento da freqncia de pedidos essa tecnologia confere grande flexibilidade cadeia de suprimentos, permitindo, dessa forma, atender a um nmero maior de clientes. c) vantagem financeira: - reduz os custos financeiros e de inventrio em razo de o faturamento ser mais freqente e o pagamento mais rpido; - permite um maior volume de negcios s PMEs (pequenas e mdias empresas) que o adotarem, alm do corte dos gastos de postagem, papel e administrao; - reduz o custo das vendas e possibilita a reduo de estoques, em virtude da economia nos custos de impresso, postagem, seleo de pedidos, mo-deobra para armazenagem e funcionrios administrativos; d) melhoria nos controles: - permite um monitoramento fino das vendas, por meio da mensurao da sua velocidade em diferentes locais, alm do
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acompanhamento mais efetivo dos efeitos das mudanas nos preos e na disponibilidade dos produtos; - melhora a preciso em ordenar, enviar e receber informaes, permitindo o desencadeamento de aes promocionais localizadas e imediatas, como tambm o refinamento do controle das informaes, a diminuio do tempo de resposta e uma maior confiabilidade no processamento das informaes e otimizao dos fluxos; - elimina a troca de documentos comerciais em papel, fornecendo informaes em tempo real, com melhor qualidade, maior preciso e foco, contribuindo, assim, para uma melhor administrao e planejamento estratgico; - facilita a reavaliao e a reorganizao do fluxo de trabalho; - proporciona benefcios na rea de Administrao Geral, possibilitando ganhos de eficincia pela modificao dos processos de trabalho e do fluxo de informaes. f) tomada de deciso: - torna possvel aos executivos tomarem decises rpidas e eficientes, permitindolhes, assim, reagirem prontamente s ameaas e s oportunidades do mercado. 1.2 Problemas na Implantao e Barreiras a serem Vencidas A implantao do EDI no acontece de forma contnua. Pelo seu prprio carter inovador, costuma oferecer alguns obstculos. Essas dificuldades foram apontadas nos estudos de LUMMUS (1997), EAN Brasil (1995), TSAI et al. (1994) , LIM e JAMIESON (1995) e SILVA (1997), dentre as quais destacam-se: a) apreenso dos funcionrios com o novo processo, principalmente devido falta de conhecimentos, informaes e treinamento sobre seu uso; b) barreiras culturais; c) problemas de conscientizao da alta administrao sobre o uso do EDI; d) ausncia de pessoal qualificado para as operaes, demandando emprego do EDI,
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bem como a falta de servios de apoio dos fornecedores de tecnologia de informao; e) dificuldades de desenvolvimento da estrutura adequada para o EDI, tendo em vista que a sua instalao requer um completo redesenho da estrutura, dos processos e dos procedimentos organizacionais; f) incompatibilidade com os sistemas existentes e com as interfaces com o consumidor. A traduo de arquivos do consumidor diretamente para o sistema MRP exige mudanas no sistema para receber as informaes do consumidor. Um outro ponto que exige cuidados a instalao do EDI com mltiplos consumidores, pois cada consumidor tem diferentes tipos de requisies, podendo acarretar tambm a perda ou atraso de documentos durante a transmisso; g) as exigncias, por vezes inflexveis, do parceiro comercial inicial e a falta de outros parceiros dispostos a usar o EDI. Isso ocorre com maior freqncia com as PMEs, quando a iniciativa de adoo dessa tecnologia parte dessas empresas e seus parceiros comerciais so empresas maiores; h) erros por parte dos parceiros, causando o chamado efeito domin, ou falhas de segurana do sistema, comprometendo a integridade dos sistemas de outros parceiros; i) riscos de interconexo nas redes de trabalho, riscos de registros inadequados e riscos de alteraes introduzidas nas mensagens; j) restries por parte da legislao governamental; k) dificuldade de acesso aos fornecedores internacionais. Assim, o xito na utilizao do EDI est associado consistncia da sua aplicao com as estratgias tecnolgicas e de negcios da empresa. Para tanto, torna-se necessrio que seus usurios passem a aceit-lo e comprometam-se com os resultados a serem atingidos, buscando, alm do domnio de sua aplicao, um claro entendimento dos seus objetivos. Tambm a existncia de parceiros comerciais dispostos a trocar conhecimentos sobre seu uso essencial.

Embora a discusso sobre a estrutura mais apropriada de implementao do EDI nas organizaes no esteja encerrada, LUMMUS (1997) sugere alguns estgios para a implementao do EDI: a) Estgio 1 - O EDI usado para um pequeno nmero de transaes com somente um parceiro. Alguns negcios so enviados eletronicamente, enquanto outros so realizados manualmente; b) Estgio 2 - O EDI usado por dois ou mais parceiros e para um pequeno nmero de transaes. A extenso da implementao relatada pelo volume de negcios transacionados via EDI; c) Estgio 3 - A tecnologia EDI est integrada com o sistema de planejamento MRP para atualizar informaes contidas nas transaes, sem dados adicionais de entrada; d) Estgio 4 - O EDI usado para transacionar com consumidores e tambm com fornecedores; e) Estgio 5 - O EDI est integrado com consumidores, podendo o fornecedor ter acesso ao seu banco de dados para informaes, como situao do estoque e necessidades de remessa; f) Estgio 6 - O EDI est integrado por toda empresa. As transaes via EDI so encontradas em todas as reas funcionais da empresa. 2 A UTILIZAO DO EDI NAS EMPRESAS PESQUISADAS

As empresas pesquisadas integram os setores eletro-eletrnico, distribuio e comrcio e servios, dentre as quais 92% esto utilizando o EDI e as restantes tm a pretenso de adot-lo em seus negcios nos prximos trs anos. Evidencia-se tambm que 71% das empresas empregam o EDI h mais de cinco anos (grfico 1), o que indica que o uso dessa tecnologia j uma realidade para essas empresas. No grfico 2, apresenta-se a distribuio das empresas pesquisadas, segundo os seus setores de atuao. No setor eletro-eletrnico, que representa 40% da amostra, 67% so empresas de componentes eltricos e eletrnicos, 17% integram o setor de
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automao e instrumentao e 17% pertencem ao setor de equipamentos industriais. O setor de comrcio e servios abrange 40% das empresas pesquisadas, enquanto o setor de logstica e distribuio de bens rene 7% das empresas; j os 13% restantes so constitudos por outros setores industriais. Dentre as empresas pesquisadas, 54% possuem entre 1.001 a 10.000 funcionrios e 7% possuem mais de 10.000 funcionrios, evidenciando que o uso do EDI ocorre, sobretudo, em empresas de grande porte; com relao s demais empresas, so de mdio e pequeno porte (grfico 3). No tocante diferenciao vertical, no grfico 4 percebe-se que a maioria das organizaes possui estruturas mais enxutas com at quatro nveis hierrquicos. Isso indica a preocupao dessas empresas em adotar uma estrutura horizontalizada que confira maior rapidez na tomada de deciso, alm de uma comunicao mais rpida e eficiente. Dessa forma, o uso do EDI vem ao encontro deste propsito, visto que agiliza e simplifica os processos, contribuindo positivamente para o funcionamento dessas estruturas achatadas. Na maioria das empresas, a adoo e o desenvolvimento das tecnologias surgem em funo de uma necessidade criada para a consecuo dos objetivos organizacionais preestabelecidos. Assim, um dos itens avaliados refere-se identificao dos motivos que levaram as empresas a implantar o EDI. Os motivos considerados mais importantes so apresentados no grfico 5. O motivo mais importante, segundo 47% das empresas, foi o atendimento das necessidades dos clientes. Dessa forma, o EDI surge como uma ferramenta para atender crescente sofisticao dos clientes, sejam estes empresas ou consumidores finais, os quais demandam, em diferentes graus, produtos e servios de baixo custo, de boa qualidade, de rpida entrega e com um certo grau de personalizao. Outros motivos que merecem ser destacados so a reduo dos custos, principalmente os operacionais; o aumento da flexibilidade, que permite a expanso das aplicaes do EDI com os parceiros comerciais, de forma a melhor adaptar as organizaes ao ambiente; a melhoria dos controles organizacionais,
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que capacita as empresas a monitorar, de forma mais eficaz, o fluxo de informaes com seus parceiros; o aumento da participao de mercado, por meio da facilidade de se negociar com empresas geograficamente distantes; e o aumento da produtividade de seus processos produtivos, advindo da melhor utilizao dos recursos. Neste estudo, a amplitude de uso do EDI foi mensurada, segundo LUMMUS (1997), por meio da identificao do seu estgio de uso, conforme as estratgias de negcios de cada empresa. No quadro 1, encontra-se a descrio do estgio de uso do EDI em que as empresas se encontram. Salienta-se que as empresas concentram-se nos estgios iniciais da implantao do EDI, sendo que 43% das empresas usam esta tecnologia para dois ou mais parceiros e para um pequeno nmero de

transaes integradas com o sistema de planejamento MRP e realizadas tanto com consumidores quanto com fornecedores. inerente implantao de uma nova tecnologia a ocorrncia de obstculos, tanto internos quanto externos, os quais devem ser alvo da ao gerencial a fim de super-los. No que se refere adoo de EDI, as principais barreiras enfrentadas pelas empresas esto listadas na quadro 2. Os resultados indicam que as dificuldades no tm sido percebidas como muito expressivas, sendo que a incompatibilidade do EDI com os sistemas existentes a mais relevante, uma vez que exige, em muitos casos, a substituio da plataforma de hardware e software, a qual, em muitas ocasies, acaba se tornando invivel pelo seu alto custo.

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QUADRO 1 - AMPLIT UDE DE USO DO EDI POR PARTE DAS EMPRESAS 1 (%) 14,3 14,3 28,6 14,3 28,6 2 (%) 28,6 14,3 28,6 3 (%) 42,9 14,3 28,6 42,9 28,6 4 (%) 28,6 14,3 14,3 14,3 5 (%) 14,3 28,6 28,6 14,3 14,3 (4+5) (%) 42,9 42,9 42,9 28,6 14,3 DESVIO PADRO 1,25 1,57 1,68 1,29 1,4

AMPLITUDE DE USO

MDIA

usado para dois ou mais parceiros e para um pequeno nmero de transaes usado para transaes tanto com consumidores como tambm com os fornecedores Est integrado com o sistema de planejamento MRP usado para um pequeno nmero de transaes com somente um nico usurio Est integrado por toda a empresa. As transaes via EDI so encontradas em todas as reas funcionais da empresa Est integrado aos consumidores e a empresa pode ter acesso ao banco de dados dos clientes FONTE: Pesquisa de campo

3,29 3,14 3,14 3 2,43

57,1

28,6

14,3

14,3

2,14

1,57

NOTA: Escala utilizada: 1 = nenhuma, 2 = baixa, 3 = mdia, 4 = elevada, 5 = total

QUADRO 2 - INTENSIDADE DAS DIFICULDADES ENFRENTADAS PELAS EMPRESAS NA UTILIZAO DO EDI DIFICULDADES Incompatibilidade com os sistemas existentes Cultura tradicional Ausncia de pessoal qualificado para as operaes Dificuldade nos canais de comunicao (comunicao no realizada) Falta de servios de apoio por parte dos fornecedores de Tecnologia da Informao (TI) Falta de sinergia entre as reas Apreenso dos funcionrios com o novo processo, devido falta de treinamento, conhecimento e informaes sobre seu uso Falta de comprometimento da alta administrao Instabilidade do mercado Dificuldades internas no desenvolvimento da TI Ausncia de treinamento dos funcionrios Falta de clareza estratgica Falta de recursos financeiros para investimento Falta de tecnologia adequada Erros por parte dos parceiros na implantao da TI Exigncias por parte do parceiro comercial Barreiras causadas por legislao governamental Equipamentos obsoletos Regulamentaes trabalhistas Clima motivacional desfavorvel no ambiente de trabalho Desconhecimento das metodologias de implementao Falhas de segurana do sistema Problemas de conscientizao da alta administrao Resistncia sindical Necessidade de redesenho da estrutura organizacional Restries importao de hardware/software FONTE: Pesquisa de campo NOTA: Escala utilizada: 1 = nenhuma, 2 = baixa, 3 = mdia, 4 = elevada, 5 = total 86 14 1,29 0,76 80 86 20 14 1,40 1,29 0,89 0,76 71 71 29 29 1,57 1,57 0,98 0,98 60 20 20 1,60 0,89 40 60 40 60 40 40 60 71 57 60 60 71 60 20 20 14 20 60 20 40 20 40 40 20 14 14 40 40 14 20 20 20 20 14 14 20 14 20 20 20 20 14 14 14 2,20 2,20 2,14 2,00 2,00 2,00 2,00 1,86 1,86 1,80 1,80 1,71 1,60 1,10 1,79 1,21 1,41 1,00 1,00 1,41 1,57 1,21 1,10 1,10 1,25 0,89 40 43 40 43 20 14 20 14 2,40 2,29 1,34 1,25 40 40 20 20 2,40 1,34 1 (%) 20 20 40 43 2 (%) 20 14 3 (%) 40 40 40 29 4 (%) 20 20 20 14 5 (%) 20 (4+5) (%) 40 20 20 14 MDIA 3,20 2,60 2,40 2,40 DESVIO PADRO 1,48 1,14 1,34 1,34

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Para a obteno de xito no uso do EDI, imprescindvel que alguns fatores organizacionais de ordem cultural, tcnica, gerencial e financeira estejam sincronizados de modo a fornecer uma infra-estrutura adequada para tal tecnologia, conforme pode ser observado no quadro 3. Dentre os fatores mais importantes para o xito no uso do EDI, destacam-se a disponibilidade de comunicao e a responsabilidade do gerente de Tecnologia da Informao (TI), como tambm a flexibilidade do software, os quais foram classificados com importncia prxima elevada. Isso indica a importncia do gerente de TI orientar seus funcionrios a respeito das aplicaes desta tecnologia, com o intuito de maximizar os resultados que o seu uso oferece. Vale lembrar que a responsabilidade em assumir os eventuais problemas ocasionados pelo uso do EDI tambm no pode ser relegada a segundo plano. J a flexibilidade do software importante por possibilitar a compatibilizao com a arquitetura de software e hardware existente, bem como em razo de proporcionar o maior uso de padres possveis. importante destacar tambm alguns fatores cujas respostas tiveram classificao entre mdia e elevada importncia, tais como a dedicao da equipe de implementao, necessria para se evitar problemas futuros, e a percepo da necessidade de uso da tecnologia pelo usurio, obtida atravs de reunies e eventos com o intuito de retratar a importncia da utilizao do EDI tanto para o trabalho do usurio quanto para a empresa como um todo. O uso de qualquer tecnologia repercute positiva ou negativamente na cultura organizacional das empresas, pois implica mudanas na forma de execuo do trabalho dos seus membros. A maioria das empresas pesquisadas obteve pequenos impactos positivos na cultura organizacional (grfico 6). Uma das possveis razes que podem ter contribudo para esses resultados a conscientizao por parte dos usurios de que eles tambm so capazes de lidar eficientemente com essa tecnologia, capacitao necessria para o sucesso dos negcios da empresa. Essa viso pode ser desenvolvida por meio de explicaes dos gerentes de TI junto aos funcionrios, abordando as aplicaes do EDI nos negcios da empresa.
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Outro assunto polmico entre os pesquisadores e usurios do EDI o impacto que este provoca nos critrios de desempenho organizacional. Optou-se por avaliar os critrios de desempenho referentes inovao, qualidade, custo e produtividade, cujos resultados encontram-se no grfico 7. Em 45% das empresas, a produtividade apresentou forte impacto positivo provocado pelo uso do EDI, o que pode ser explicado pelo fato de que esta tecnologia consegue diminuir a burocracia do processo, ao reduzir o nmero de papis e atividades de carter mais formal, por meio de uma reestruturao do processo. Isso corroborado no trabalho de WEILL, apud BRYNJOLFSSON (1993), segundo o qual um percentual considervel da produtividade poderia ser atribudo s transaes utilizando TI, aumentando a importncia de um processo organizacional redesenhado de maneira simplificada, a fim de aumentar a efetividade da empresa e no o contrrio. J a inovao e a qualidade tiveram forte impacto positivo para 27% das empresas. A inovao pode ser vista como uma mudana na forma de trabalho da organizao e que acaba repercutindo tambm no modo como as transaes so realizadas, enquanto a qualidade pode ser interpretada como o resultado de uma maior preciso e confiabilidade no processamento das informaes. O critrio custos, cujo interesse de mensurlo encontra-se baseado na expectativa de obteno de economias dos custos administrativos, foi percebido por 27% das empresas com pequenos impactos negativos, indicando que o custo de aquisio e implementao do EDI pode, neste momento, no estar compensando os investimentos necessrios para a diminuio daqueles custos. No quadro 4, apresentam-se as contribuies provenientes da utilizao do EDI, dentre as quais destaca-se a eficincia nos negcios, o que nos leva a concluir que a reduo no tempo de processamento de transaes possibilita a troca de informaes recebidas no mesmo dia, alm de per mitir a correo de erros de digitao, melhorando, dessa forma, a qualidade e a preciso das informaes trocadas, tornando os processos interorganizacionais mais eficientes. Dentre as contribuies que tiveram impactos medianos, destacam-se o aumento da confiabilidade

QUADRO 3 - FATORES DE XITO PARA UTILIZAO DO EDI FATORES DE XITO Disponibilidade de Comunicao e Responsabilidade do gerente de TI Flexibilidade do Software Dedicao da equipe de implementao Percepo da necessidade de uso da tecnologia pelo usurio Apoio da cpula executiva Disponibilidade de treinamento aos usurios Superao das barreiras culturais Aceitao por toda a organizao Divulgao do Custo e Benefcio Compreenso do trabalho do usurio com o advento da tecnologia Expectativas das reunies gerenciais FONTE: Pesquisa de campo NOTA: Escala utilizada: 1 = nenhuma, 2 = baixa, 3 = mdia, 4 = elevada, 5 = total 28,6 14,3 57,1 2,29 0,95 14,3 28,6 28,6 28,6 14,3 28,6 28,9 42,9 28,6 71,4 57,1 85,7 28,6 28,6 14,3 28,6 14,3 14,3 14,3 42,9 28,6 42,9 14,3 14,3 3,29 3,29 3,29 3,14 3,00 2,71 1,11 1,25 1,11 0,90 1,00 0,76 14,3 28,6 14,3 28,6 57,1 42,9 28,6 28,6 42,9 14,3 71,4 42,9 42,9 3,86 3,57 3,57 1,07 1,40 0,79 1 (%) 2 (%) 3 (%) 42,9 4 (%) 28,6 5 (%) 28,6 (4 + 5) (%) 57,1 MDIA 3,86 DESVIO PADRO 0,90

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QUADRO 4 - CONTRIBUIES QUE A INTRODUO DO EDI PROPORCIONA S EMPRESAS CONTRIBUIES Eficincia dos negcios Melhorias no processo de tomada de decises Reduo do prazo de entrega do produto/servio ao cliente Aumento da confiabilidade no sistema de entrega de produtos Privacidade no uso da informao Disponibilidade de recursos de coordenao Reduo do percentual de reclamaes dos clientes/ Melhor controle Reduo do percentual de devoluo de produtos/Melhor controle Reduo do tempo necessrio para alterar um produto/servio Aumento do nmero de horas de treinamento oferecidas a cada funcionrio Desenvolvimento de atividades em equipes Melhoria da qualificao dos funcionrios Aumento do nmero de lanamentos de novos produtos/servios Reduo do tempo necessrio para lanar um novo produto/servio Imobilismo por excesso de informao Melhoria no controle da presena dos funcionrios Reduo da rotatividade do pessoal (tempo mdio de permanncia do funcionrio na empresa) Aumento da burocracia FONTE: Pesquisa de campo NOTA: Escala utilizada: 1 = Nenhuma, 2 = Baixa, 3 = Mdia, 4 = Elevada, 5 = Total 87,5 12,5 1,25 0,71 75 12,5 12,5 1,38 0,74 75 75 12,5 12,5 12,5 12,5 1,38 1,38 0,74 0,74 62,5 25 12,5 1,50 0,76 37,5 37,5 62,5 37,5 50 25 25 12,5 12,5 1,88 1,75 1,50 0,83 0,71 0,76 37,5 37,5 25 1,88 0,83 50 25 12,5 12,5 12,5 2,00 1,41 37,5 25 37,5 2,00 0,93 25 25 50 37,5 12,5 50 25 25 25 12,5 12,5 25 12,5 12,5 3,00 2,38 2,13 1,51 1,30 1,46 50 12,5 25,0 12,5 37,5 3,00 1,20 12,5 12,5 37,5 12,5 25 37,5 3,25 1,39 1 (%) 12,5 2 (%) 11,1 25 3 (%) 22,2 25 4 (%) 33,3 5 (%) 33,3 37,5 (4+5) MDIA (%) 66,7 37,5 3,89 3,25 DESVIO PADRO 1,05 1,58

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no sistema de entrega de produtos, a reduo do prazo de entrega do produto/servio ao cliente e a privacidade no uso da informao. A confiabilidade do sistema de entrega do produto pode ser adquirida com o tempo, por meio de um aperfeioamento da utilizao desta tecnologia pelos seus usurios. Esse aprendizado pode ser transformado em benefcio quando todas as etapas do processo de transferncia de informaes so realizadas eficientemente, desde a identificao da necessidade do cliente at o pagamento do mesmo para o fornecedor. Uma transferncia contnua e sem falhas no envio de documentos entre os usurios gera confiabilidade no relacionamento cliente-fornecedor. A reduo do prazo de entrega de um produto possvel desde que haja coordenao no envio e no recebimento das mercadorias pelo fornecedor e cliente, respectivamente, sem a existncia de imprevistos neste processo . Com a automao dessa coordenao, possibilitada pela troca eletrnica das informaes, eliminam-se os erros de processamento das operaes manuais, agilizando o sistema de entrega. A privacidade do uso da informao uma das grandes discusses sobre o comrcio eletrnico. O problema ocorre devido instalao inadequada do EDI, gerando erros que podem ocasionar o chamado efeito domin ou falhas de segurana do sistema, comprometendo a integridade dos sistemas das empresas envolvidas. Porm, caso a instalao seja efetiva e, por conseguinte, no exista problemas em termos de segurana, o EDI tornase uma ferramenta estratgica, garantindo a integridade e o sigilo absoluto na troca de informaes entre as partes envolvidas. No quadro 5, os benefcios proporcionados pelo uso do EDI foram agrupados de acordo com as suas similaridades, visando a facilitar a compreenso dos resultados alcanados. Analisando-se os benefcios referentes adio de valor ao negcio, verifica-se que no houve uma tendncia generalizada de grandes benefcios alcanados pelas empresas nesse quesito. Percebe-se que um nmero relativamente pequeno de empresas obteve vantagens elevadas e totais advindas da aplicao do EDI, exceo das facilidades conferidas com a implantao de melhorias no processo como o Just in Time, o Quick Response e o Controle de Qualidade Total. Essas
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trs prticas gerenciais obtm melhores resultados por meio de melhorias na organizao do trabalho e com uma maior rapidez das transaes efetuadas entre os parceiros atravs do uso do EDI. Para o conjunto de benefcios relacionados intensificao da vantagem de tempo, as melhorias esto evidenciadas na automao das tarefas manuais, na reduo do tempo de negociao, na diminuio do tempo para processar transaes e na reduo da redigitao de documentos, visto que todos esses fatores obtiveram avaliaes prximas ou superiores importncia elevada. Essas vantagens foram obtidas graas troca de documentos de forma automtica e tambm pela possibilidade de armazenamento das informaes digitadas pela primeira vez. As vantagens financeiras por meio da adoo do EDI no foram relevantes nas empresas pesquisadas, o que pode resultar das dificuldades de equacionar os custos advindos do uso desta ferramenta, como tambm da falta de anlise destes custos, devido a uma possvel ausncia de meios de mensurao adequados. As melhorias nos controles tornam-se ntidas quando o EDI utilizado na ordenao, envio e recebimento de informaes. Cabe citar que esse benefcio s se concretiza caso ocorra uma sincronizao dos processos interorganizacionais dos parceiros envolvidos. Com relao s vantagens de otimizao dos fluxos/flexibilidade, nota-se uma melhoria devido eliminao da troca de documentos comerciais em papel, o que ocorre automaticamente aps a implantao do EDI, uma vez que as informaes so trocadas eletronicamente e h um backup eletrnico, dispensando, dessa forma, o seu registro em papel. A sincronizao dos processos entre clientes e fornecedores tambm foi apontada como um benefcio prximo a elevado e que acontece de forma vantajosa somente quando um pedido de compra ou uma requisio de venda atendida prontamente. No que se refere melhoria do processo de tomada de deciso, os resultados no foram muito expressivos, ficando, conseqentemente, abaixo da mdia. No entanto, esse comportamento por parte das empresas pesquisadas ocorre em razo de o EDI ser utilizado principalmente em processos operacionais, pouco afetando o processo decisrio da organizao.
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QUADRO 5 - VANTAGENS PROPORCIONADAS PELO USO DO EDI NAS EMPRESAS VANTAGENS Adio de valor ao negcio Facilita a implementao de melhorias no processo, tais como o Just in Time, o Quick Response e o Controle de Qualidade Total Possibilita um negociao mais eficiente, atravs do desenvolvimento de parcerias estratgicas com clientes e fornecedores Cria uma vantagem estratgica sobre seus concorrentes Viabiliza o acesso a novas regies e mercados Aumenta a satisfao dos funcionrios Proporciona relaes mais estreitas com clientes Aumenta as vendas Intensificao da vantagem de tempo Automatiza as tarefas manuais Reduz a redigitao de documentos Reduz o tempo para processar transaes Reduz o tempo de negociao Proporciona economia de tempo, pelo fornecimento de suporte on-line ao grupo Faz com que as informaes passem a ser recebidas no mesmo dia Possibilita documentao rpida e gerao de atas instantneas Vantagem financeira Reduz a necessidade de pessoal para as atividades rotineiras Reduz os custos financeiros Corta gastos administrativos Reduz o custo das vendas Reduz os custos com estoque Melhoria nos controles Melhora a preciso em ordenar, enviar e receber as informaes Permite o monitoramento fino das vendas Acelera o fluxo de caixa Otimizao dos fluxos/flexibilidade Elimina a troca de documentos comercial em papel Sincroniza os processos entre clientes e fornecedores Melhora o processamento de dados necessrios s reas funcionais Reorganiza o trabalho Tomada de deciso Possibilita a focalizao nas discusses essenciais a empresa Viabiliza alto nvel de participao nas discusses estratgicas Melhora o processo de planejamento e 66,7 33,3 16,7 33,3 50 66,7 16,7 16,7 16,7 16,7 3,00 2,67 1,67 1,26 1,51 1,03 14,3 25 14,3 28,6 12,5 28,6 28,6 14,3 62,5 14,3 14,3 71.43 42,9 28,6 71,5 57,1 42,9 4,43 3,86 3,14 2,38 0,98 1,21 1,57 0,92 14,3 42,9 28,6 42,9 28,6 14,3 28,6 14,3 42,9 28,6 14,3 57,2 28,6 42,9 3,86 2,86 2,57 0,90 1,35 1,51 12,5 12,5 12,5 25 37,5 12,5 12,5 25 25 25 25 25 50 25 12,5 12,5 25,0 62,5 62,5 50 50 37,5 37,5 25 62,5 62,5 62,5 75 37,5 37,5 25 4,13 4,00 3,88 3,75 3,50 3,13 2,50 1,25 1,51 1,46 1,39 1,41 1,73 1,69 1 (%) 2 (%) 12,5 3 (%) 37,5 4 (%) 25 5 (%) 25 (4+5) (%) 50 MDIA DESVIO PADRO 1,06

3,63

12,5

50

37,5

37,5

3,63

1,19

12,5 12,5 28,6 37,5

25 12,5 25 14,3 12,5

37,5 50 37,5 28,6 25

14,3 -

37,5 25 25 14,3 25

37,5 25 25 28,6 25

3,50 3,13 3,00 3,00 2,63

1,31 1,36 1,41 1,60 1,69

14,3 14,3 14,3 14,3 14,3

14,3 28,6 14,3 28,6 42,9

28,6 28,6 57,1 42,9 28,6

42,9 14,3 14,3 14,3 -

14,3 14,3

42,7 28,6 14,3 14,3 14,3

3,00 2,86 2,71 2,57 2,57

1,15 1,35 0,95 0,98 1,27

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CONSIDERAES FINAIS As empresas pesquisadas dos setores eletroeletrnico, comrcio e servios e de distribuio, em sua maior parte, so de grande porte e possuem estruturas enxutas no que se refere ao grau de hierarquizao.Destaca-se que o EDI vem sendo utilizado nos negcios por 92% das empresas h mais de cinco anos, constituindo, para a grande maioria delas, em uma estratgia formal inserida no processo de planejamento. A maior dificuldade encontrada na sua utilizao est relacionada falta de compatibilidade com os sistemas existentes, indicando que a restrio de uso do EDI tradicional est focada mais na sua aquisio, dado o alto valor financeiro para conseguir esta integrao. Porm, com a recente unio do EDI com a internet, problemas de intercambialidade, altos custos tecnolgicos e falta de flexibilidade com vrios parceiros comerciais devero ser resolvidos, haja vista que a conexo por meio da rede permite que empresas com sistemas pouco estruturados e com recursos financeiros escassos para aquisio de tecnologia troquem documentos eletronicamente com qualquer cliente/fornecedor que possua pelo menos um microcomputador, um browser e uma conexo internet. Alm disso, a internet oferece a possibilidade de negociao, promoo e comunicao entre os envolvidos, sendo, portanto, um universo muito mais abrangente que o EDI transmitido via VAN. Vale lembrar que um dos principais fatores apontados pelas empresas para a obteno de xito no uso do EDI foi a flexibilidade do software, pois possibilita a elas negociar com inmeros parceiros que utilizam padres diferentes. Outro fator considerado importante a comunicao e a responsabilidade dos gerentes de TI, uma vez que estes podem orientar os usurios na resoluo de problemas inerentes a essa tecnologia. Os impactos na cultura organizacional, apesar de serem considerados pequenos, so positivos, contribuindo positivamente para a instalao do EDI, uma vez que toda mudana tende a causar apreenso nos funcionrios por causa de possveis substituies por pessoas tecnicamente mais capacitadas, pelas dificuldades de adaptao a novas tecnologias, etc.

H indcios de aumento da produtividade dos negcios nas empresas aps a adoo do EDI. J, com relao ao custo, as opinies so conflitantes, talvez por ser o EDI uma tecnologia que requer alto investimento de aquisio, treinamento e compra de acessrios computacionais, que muitas vezes acabam no atendendo s expectativas geradas em torno dos seus resultados. Para suprir essas deficincias de integrao e facilitar a insero da empresa no comrcio eletrnico, tcnicas alternativas como o email, e-forms e outras aplicaes podem vir a substituir a rigidez de padronizao e procedimentos formais que a implantao do EDI proporciona a um baixo preo de aquisio. O critrio qualidade no apresentou impactos positivos elevados, o que leva a crer que os motivos encontram-se centrados nos problemas relativos integridade e segurana das informaes trocadas entre as empresas; talvez esse seja o principal argumento que leva uma empresa a optar por adquirir o EDI transmitido via VAN, em vez do EDI via internet. No que se refere inovao, o EDI provocou impactos positivos, apesar de estes apresentarem intensidade menor que os observados para a produtividade, possivelmente atrelados reorganizao das formas de trabalho, tornando-as menos burocrtica. Quanto integrao do banco de dados com os consumidores, esta acontece em um nmero pequeno de empresas, da mesma forma que ocorre entre as reas funcionais, o que leva concluso de que ainda falta integrao interna e externa entre os usurios de EDI. Por fim, destaca-se que as empresas podem no estar identificando substanciais benefcios advindos do EDI , seja pela no verificao do retorno compensando o investimento realizado ou mesmo pela dificuldade de perceber vantagens no quantitativas em seus processos de trabalho. Os benefcios com maior intensidade, por outro lado, esto relacionados com a intensificao da vantagem de tempo e com a otimizao da flexibilidade. Esperava-se, contudo, que os benefcios ligados adio de valor ao negcio e tomada de deciso, a exemplo de outros estudos, resultassem em maiores ganhos, o que no pde ser verificado neste estudo. A utilizao do EDI pelas empresas no tem ocorrido de forma a explorar a mxima funcionalidade que esta poderosa ferramenta pode
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prover, uma vez que os resultados alcanados mais expressivos esto relacionados diminuio de erros, papis e mtodos burocrticos e tambm a melhorias dos processo de ordenao, envio e recebimento de informaes. Isso pode estar acontecendo em razo de uma miopia por parte das empresas em associar o uso dessa tecnologia apenas explorao de benefcios com caractersticas mais operacionais, quando o EDI pode ser utilizado para intensificar as relaes entre seus parceiros comerciais, por meio de uma aliana estratgica entre as partes, voltada para o longo prazo e com a conscincia dos ganhos com a sinergia organizacional a ser obtida. Essa

tendncia comea a ganhar fora no cenrio atual por meio de estratgias de integrao nos canais de distribuio, tais como o ECR e o Supply Chain. Um fator limitante deste estudo foi o nmero reduzido de empresas pesquisadas, uma vez que muitas delas mostraram-se relutantes em responder s questes retratadas na pesquisa, alegando serem de natureza estratgica para seus negcios. Em pesquisas futuras, podero ser desenvolvidos estudos quantitativos que permitam identificar e comparar os resultados da implantao do EDI em empresas de diferentes setores da economia brasileira.

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