ARQUIVOLOGIA

APOSTILA 2010

Prof. Lino Madureira

MDULO 1
ARQUIVOLOGIA

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg)

GNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartogrfico Cartogrfico

Estudo, cincia e arte dos arquivos.

o complexo de conhecimentos tericos e prticos relativos organizao de Arquivos eBIBLIOTECA ORIGEM s tarefas dos ARQUIVO ARQUIVISTICA Arquivistas. - Os - Os documentos so documentos so produzidos e Princpios e tcnicas a serem observ ados ena conservados com produzidos construo, organizao, desenvolvimento ecom objetivos funcionais. conservados objetivos culturais. utilizao dos arquivos.
DOCUMENTO

Registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm.

*Informao: a noo, idia ou mensagem contida num documento. A informao sempre ORGOS DE DOCUMENTAO definida como matria prima incorprea, por isso abstrata. - Arquivo

Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados MTODO DE AVALIAO BIB visando para a consecuo de seus objetivos, LIOTECA ARQUIVO - Preserva-se a - Aplica-se a unidades utilidade que podero oferecer no futuro. isoladas. documentao referente a uma - Biblioteca atividade, como um Conjunto de material, em sua maioria impresso, conjunto e no disposto ordenadamente para estudo, pesquisa ecomo consulta. - O julgamento no unidades isoladas. - Museu - Os julgamentos Instituio de interesse pblico, criada com a so finalidade de conservar estudar e colocar finais e disposio do pblico conjuntos de peas e objetos irrevogveis. de valor cultural.
tem carter irrevogvel.
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AQUISIO ou CUSTDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so - Os documentos no colecionados de fontes so objetos de diversas, adquiridos por coleo; provm das compra ou doao. atividades pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos existem em numerosos - Os documentos so exemplares. produzidos num nico exemplar, ou limitado em nmero de cpias. - A significao do acervo documental no - H uma significao depende da relao que orgnica entre os os documentos tenham documentos. entre si.

- O julgamento envolve questes de convenincia, e no de preservao ou perd a total.

- A documentao no raro existe em via nica.

FUNO Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservao - Acessibilidade e pesquisa
- Pblicos

MT ODO DE CLASSIFICAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza mtodos - Estabelece predeterminados. classificao especfica par a cada instituio, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos a classificar. - Exige conhecimento da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos.

Federal CLASSIFICAO QUANTO Estadual AGNCIAS Distrito Federal CRIADORAS / ENTIDADES Municipal MANTENEDORAS - Privados Institucionais Comerciais Pessoais
-CLASSIFICAO Franqueado

AS

MTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades - Aplica-se a documentais. conjuntos documentais. - As sries (anurios, peridicos,...) so unidades isoladas para catalogao. - As sries so considerad as unidades para fins de d escrio.

ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidad es privadas, em decor rncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2) FINALIDADE 1 Servir administrao 2 Servir histria

QUANTO AO Franqueado ao pblico, utilizando ACESSO algumas -formalidades de consulta. Confidencial Que podem ser consultados por pessoas -credenciadas. Restrito Arquivos que preservam a segurana nacional. CLASSIFICAO QUANTO A Constitudo EVOLUOde documentos em curso ou OU FREQUENC IA DE USO consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties qu e os receberam e os produziram ou em dependncias 2 prximas de fcil acesso.

1 Idade - Corrente

So conservados pela administrao e somente o merecem tratamento especial no pessoal dessa administrao tem apenas no que para competncia se refere sobre o seu trato, classificao e utilizao. ao seu armazenamento, como
2 Idade - Intermedirio - Especializados

Constitudo de freqentemente os receberam e os produziram podem ainda solicitnum campo especfico, los. No h necessidade de serem conservados da forma independente prximos aos escritrios. fsica que apresentem, so DOCUMENTOS DE ARQUIVO tambm produzido de recebido Aquele chamados e/ou Saem do domnio exclusivo da administrao q ue arquivos tcnicos. por uma os produziu 3 Idade - Permanente e tornam-se passivos de ao comum Constitudo de documentos que perderam todo destadee natureza administrativa, de Arquivos, da Administrao que se instituio pblica ou privada, valor conservam no exerccio de permanecendo valor histrico exclusiva da e em razo de seu a propriedade ou documental primeir a. que constituem os meios de conhecer osuas atividades, que constitua passado e elemento de prova sua evoluo. ou de informao.
So de competncia exclusiva da Administrao dos Arquivos.
CARACTERSTICAS

tambm no registro, acondicionamento, Documentos da documentos que deixaram de ser resultantescontrole consultados, mas ecujos rgoshumana experincia q ue conservao.

Caracterstica Conforme suas caractersticas, forma So aqueles estabelecidos junto EXTENSO / aos rgos CLASSIFICAO QUANTO A ou operacionais, cumprindo funes de arquivo ATUAO contedo os documentos podem ser - Criao e recepo por uma corrente. classificados de acordo com suporte, - Gerais / Centrais DEFINIO EXEMPLOS entidade So os que se destinam a receber os documentos TCNICA forma, - que correntes provenientes dos diversos rgosProva de transaes passadas formato, gnero, espcie, tipo. - Acetato Material or integram a estrutura de uma instituio,SUPORTE Carter sobre gnico ou - Papel o qual as - Fita Magn tica centralizando, portanto, as atividades de administrativo arquivo informaes- Disco ptico corrente. - Ex emplar nico so registradas FORMA Estgio de - Original - Cpia preparao eRascunho/Minuta de -CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA Especiais Documentos de formas fsicas diversas (fotografias, transmisso de DOS DOCUMENTOS fitas, microformas, slides...), e que por esta razo documentos
- Setoriais
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FORMATO

GNERO

- Cartaz Configurao - Livro fsica de um- Planta suporte, de - Folhas avulsas acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado - Audiovisual Configurao

ESPCIE

TIPO

que assume oIcono gr fico - Textual documento de - Cartogrfico acordo com -oMicrogrfico sistema de - Informtico signos utilizado na comunicao de seu - Boletim Configurao contedo - Certido que assume um - Declarao - Relatrio documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidasBoletim de Configurao que assume Ocorrncia uma espcie documental, - Boletom de acordo com aMdico atividade que a gerou - Boletim Escolar

- Sonoro

2 - Carta, ata, relatrio, edital, - Sigilosos e decreto so Documentos que devem ser de conhecimento definidos medias esp eciais uma certa restrito, e requerem segundo de salvaguardar sua custdia e divulgao. categorizao de Os dados ou informaes sigilosos sero documentos arquivsticos. classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em Assinale a definio razo melhor conceitua essa que do seu teor ou dos seus elementos categorizao. intrnsecos. MDULO 1 QUESTES (Decreto n 4.553, Art. 5) assume (A) Configurao que 1 - A DIVISO DE GNERO DOCUMENTAL, QUE RENE um TIPOS documento de DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERSTICAS acordo com o INFORMAO, de COMUNS DA ESTRUTURAO DAsistema DENOMINA-SE: A) SRIE; signos utilizado na B) ESPCIE DOCUMENTAL; comunicao de seu contedo. C) GRUPO; D) SUBSEO OU SUBGRUPO; (B) Denominao dos E) SUBSRIE. documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. (C) Configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas.

(D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinrios Documentos cuja divulgao no prejudica a atividade que a Administrao. gerou.
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(E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

3 - As fotografias resultantes de 6atividades gnero distingue os - O desenvolvidas pelo poder pblicodocumentos iconogrficos e devem dos a) tex tuais (A) ser or ganizadas por assuntos, seguindo o c) d) mtodo proposto pelo cdigo de catalogao angloe) americano (AACR2).
7 Contrato de
b) audiovisuais. pblicos dos privados e notariais. sigilosos dos reservados e confidenciais. ativos dos semi-ativos e inativos. manuscritos dos impressos e dactiloscritos.

(B) ser encaminhadas para museus ou centros de servio exemplo documentao quando retratarema) aspectos urbanos de espcie documental. b) gnero documental. antigos. c) suporte.
d) formato. e) tipo documental.

prestao

de

(C) constituir fundos diferentes, de acordo com o fotgrafo autor da imagem. 8 - A classificao dos documentos de arquivo (D) ser agregadas s demais fotografias, pblicas ou audiovisual, em tex tual, privadas, do mesmo assunto, constituindo-se ou carto grfico colees temticas. iconogrfico implica em 4 - Quanto ao gnero, na categoria de documentos definio iconogrficos, inserem-se os desenhos, os (E) sujeitar-se aos princpios e tcnicas 9 - Qu e as n atureza do negativos, os diapositivos, as fotografias anto documental. arquivsticos, estando perfeitamenteda espcie no (A) inseridas assunto, os documentos gravuras arquivologia. campo da (B) da forma do documento. podem ser classificados em: (V) (F) 5 - A acumulao, formao tpica dos arquivos, (C) do formato do documento. ope-se coleo, em que h (D) do gnero documental. (A) pblicos e privados. a) procedimentos seletivos de reunio de Considerando o universo de normas, tipo documental. (E) do conceitos, documentos. (B) ostensivos e sigilosos. b) transfer e finalidades prticasncia natural de d ocumentos.das atividades desenvolvidas 10 Ocorrentes documentos c) relao orgnica entr e documentos (C) ciclo vital dos e permanentes. no correspondncia entreArquivologia, julgue os itens administrativos compreende trs fases. d) mbito da os documentos e a s (D) tipolgicos e Identifique a ordem correta. diplomticos. atividades da instituio. subseqentes. e) ligao entre os valores primrios e (E) administrativos e histricos. a) Permanentes, correntes, temporrios. secundrios dos documentos.
b) Temporrios, intermedirios, correntes. c) Correntes, temporrios, intermedirios. d) Intermedirios, correntes, temporrios. e) Correntes, intermedirios, permanentes.
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AVALIAO DE DOCUMENTOS

11 Um conjunto de diversos documentos de documen tos de arquivo a etapa A avaliao decisiva no processo de implantao de polticas referentes a um mesmo assunto chama-se a) expurgo. b) indexao. c) inventrio. d) dossi. e) guia.
MDULO 2
GESTO DE DOCUMENTOS de gesto de documento s, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. *Ciclo de Vida dos Documentos 1 Idade Arquivo Corrente 2 Idade Arquivo Intermedirio 3 Idade Arquivo Permanente

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, DE OBJETIVO DA AVALIAO DOCUMENTOS tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao Preservao Documental Reduo da massa documental ou recolhimento para guarda permanente. de espao fsico OS TRS MOMENTOS DA GESTO DE Liberao DOCUMENTOS Art. 3) (Lei 8.159, Melhor conservao dos documentos de
guarda permanente Produo dos Documentos Incremento pesquisa Inclui a elaborao de formulrios, implantao dena recuperao dos Agilidade documentos sistemas de organizao da informao, aplicao e das informaes Racionalizao da produo e do fluxo de novas tecnologias aos procedimentos de documentos (tramite) administrativos. Eficincia administrativa Manuteno e Uso

Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, VALOR PRIMRIO mobilirio, materiais, local.

Destinao Final dos Documentos

Programa de avaliao que garanta a proteo dos criao de todo conjuntos documentais de valor perman ente edecorrncia das documento em a VALOR SECUNDRIO eliminao d e documentos rotineiros e desprovidos atividades-fim e Qualidade info rmativa que um documento pode de valor probatrio e informativo. das atividades-meio de uma
possuir depois de esgotada sua utilizao primria (utilizao primria - vigncia administrativa).

Qualidade inerente s razes da

instituio.

VALORES Probatrio Legal Fiscal Tcnico Histrico Informativo

tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrio: Extino dos prazos para a aquisio PRAZO DE PRECAUO ou perda de direitos contidos nos documentos de tempo durante o Intervalo (Dicionrio Brasileiro de Terminologia qual o poder Arquivstica).

METODOLOGIA DE AVALIAO

A Tabela de Temporalidade instrumentoa empresa ou qualquer pblico, fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo interessado TAB ELA constar os de vida dos documentos. Nela devem DE TEMPORALIDADE guarda o documento antes de prazos de arquiv amento dos documentos no arquivo pela autoridade elimin-lo ou Instrumento aprovado corrente, de sua transferncia ao competentecentral regula a destinao arquivo que ou encaminh-lo para guard a final quando Arquivo intermedirio, e sua destinao final, dos no se definitiva documentos (eliminao ou guarda determina sua eliminao ou r ecolhimento ao Permanente. permanente); arquivo perman ente. Nesse instrumento para a guarda temporria define prazos importante registrar tambm os documentos que (vigncia, prescrio, precauo), em funo de devero ser reproduzidos em outros suportes rea Folha N seus valores legais, / / fiscais, Responsvel Data (microfilmagem, digitalizao etc.). Para ser aplicada, a dever ser aprovada Exemplares nicos dos candidatos, amplamente divulgada entre os funcionrios da de Provas; segundo critrios Gabaritos; *Modelo resumido deestabelecidos Tabela de uma PRAZO DE VIGNCIA Resultados; pela Comisso instituio ou empresa. e Recurso Permanente de Temporalidade Avaliao. Intervalo de tempo durante o qual o documento C Corrente / I Intermedirio / produz efeitos administrativos e legais plenos, Destinao A Tabela de Temporalidade um instrumento DF cumprindo de finalidades que determinaram sua dinmico as gesto de documentos, por isso precisa Final produo. PRAZO DE PRESCRIO ser periodicamente atualizada a fim de incorporar ELIMINAO os novos conjuntos documentais que possam vir a Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a ser produzidos, e devido as mudanas que eventualmente ocorrem na legislao e podem 7 implicar em mudana nos prazos de arquivamento.
administrativos etc. e Observaes determina C I DF prazos para Constituio de opcional a Tabela de Temporalidade transferncia, Bancas seleo por Examinadoras; Guarda por autoridade competente e amostragem das 6 5 eliminao. recolhimento e permanente provas Editais;
Item Documental Tempo de Arquiva mento

sua

Destruio de documentos que, no processo de Constituio formal da Comisso de avaliao, foram considerados sem valor para Avaliao de Documentos, que garanta guarda permanente. legitimidade e autoridade equipe
responsvel.

A eliminao depende de algum instrumento legal de textos legais ou Elaborao ou normativo que a autorize. normativos que definam normas

A inutilizao dos documentos poder ser efetuada seu por procedimentos diversos, dependendo de Estudo da estrutura administrativa do rgo competncias, suporte. Como a massa documental produzida e e eanlise dasde cada uma de suas funes atividades unidades. acumulada ainda predominantemente papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os Levantamento da produo documental: mtodos e adquirir os equipamentos entrevistas com funcionrios, (fragmentadoras de pequeno e grande porte) responsveis e encarregados, at o nvel da seo, para identificar as sries necessrios ao processamento de eliminao. documentais geradas no exerccio de No recomendvel do ponto de vista ecolgico asuas competncias e atividades. incinerao de papis, que podero ser Anlise do fluxo documental: origem, Quais os dispositivos legais ou normas mecanicamente transfor mados em aparas e doados tramitao e encerramento do pontos de internas que legitimam o ato. trmite. ou vendidos para reciclagem.
Quem registra o ato. documentos importante prever os procedimentos adequados de acordo com sua idade: Onde e quando ser realizada. administrativo, eliminao durante a elaborao de tex tos legais ou legal, fiscal, tcnico, histrico. De que maneira devero disciplinar a matria. normativos queser processada. O que ser feito com o resduo da eliminao. Definio dos pr azos de guarda em cada local de arquivamento. Identificao dos valores dos

e procedimentos par a o trabalho de avaliao.

Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os DOCUMENTOS seguintes dados:

rgo Produtor Srie Documental Datas-limite Quantidade Eliminada (em metros lineares) Data da Eliminao Assinatura dos Responsveis

COMPETNCIA PARA AVALIAR A complex idade e responsabilidade do trabalho de avaliar, exigem a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para an alisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definirem critrios de valor, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.
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PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS DE AVALIAO

estabelecimento d e rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente. COMISSO CENTRAL DE AVALIAO Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo. Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao. Orientar a execuo d as decises registradas na Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo). Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. Aprovar as amostragens. QUESTES MDULO 2 Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos. COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhad a das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD. Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume. Acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o
12 - UM ARQUIVO PBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAO ARMAZENADA, DEVER INTRODUZIR UMA POLTICA DE GESTO DOS DOCUMENTOS PBLICOS CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E INTERMEDIRIAS, ALM DA PERMANENTE. DE IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO METODOLGICO OPERACIONAL DEVER SER IMPLEMENTADO: A) ARRANJO E DESTINAO DA PRODUO DOCUMENTAL; B) OTIMIZAO DOS PROCEDIMENTOS E DAS ATIVIDADES ARQUIVSTICAS; C) AVALIAO, SELEO, ARQUIVAMENTO E MICROFILMAGEM; D) LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL; E) controle do fluxo de documentos. 13 OBSERVE A EQUAO RELATIVA UTILIZAO DE ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS = VALOR SECUNDRIO = NECESSIDADE HISTRICA. A) OS AUTORES NO ACEITAM A DENOMINAO VALOR ESSA EQUAO, R OUSSEAU E COUTURE SOBRE SECUNDRIO; ESCLARECEM: 9

Propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio. Elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. Coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deix ando-os disponveis para eventuais verificaes. Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

processos serviram de base para que o b)Projeto a destruio. c) a microfilmagem. Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoo a transferncia. de acordo de e)d) reunidos prticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episdio e) o recolhimento. critrio de arranjo (A) nenhum documento neutro, condicionando sempre os bem quem o manip ula. interesses deilustrativo de que

B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS S POSSUEM DOCUMENTOS DE VALOR HISTRICO INTRNSECO; c) que aguardam em depsito de C) NO SE DEVE ASSOCIAR armazenamento O VALOR SECUNDRIO NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTRICA, ELA final. temporrio sua destinao UMA ENTRE OUTRAS; D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDRIO d) que exigem medidas especiais AGREGA A NECESSIDADE HISTRICA; de proteo 14 - Durante o perodo da Ditadura Militar, parte da E) A NECESSIDADE HISTRICA jurdico-destinao DOe VALORao quanto sua guarda acesso - Nas operaes de represso aos opositores foi feita pela17 via INDEPENDEpro postas por T. R. Schellenberg, na obra Arquivo s Modernos, no consta SECUNDRIO E DO VALOR mais a) a doao. PRIMRIO. pblico. tais legal, produzindo processos. Anos tarde, com um

preestabelecido. 18 - Quanto ao prazo (B) o uso secundrio dos documentos fica precaucionaldeutilizado paradea definio de prazos d e guard a documentos arquivo, correto afirmar que escondido nas entrelinhas at que uma pesquisa a) se relaciona ao valor secundrio. torne isso pblico. b) ocorre durante a vigncia do
documento. (C) o documento de arquivo em c) se neutro, arquivo corrente. si cumpre no pressupe a garantia de direitos. existindo diferentes possibilidadesd)de aplicao, e) se o utiliza. condicionadas pelos interesses de quemdefine durante a tramitao.

19 relao poltica de comisses (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos s avaliao a Com - Compete setoriais de ser em documentos verdad eiros, revelando a verdadeira 15 - A gesto de documentos englobano STJo para os documentos todo adotada avaliao de ciclo inteno documental. desde a sua criao at adocumentos a vital dos documentos, sua de cunho aprovao das eliminao ou guarda permanente, passando pelos arquivstico, julgue os seguintes itens. amostragens. (E) documentos inverdicos podem ser estgios corrente e intermedirio.(V) (F) transformados em documentos autnticos atravs de fase permanente 20 - Somente sero recolhidos (V) documentos de segund a idade so aqueles 16 - Os (F) os documentos com valor secundrio. pesquisa cientfica. a) que retratam a origem da entidade, o seu (V) (F) procedimento e o seu funcionamento. 21 - Pordo recolhimento Acerca diagnstico de arquivo de entende-se documentos, julgue b) que se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqn cia com que so consultados. os itens subseqentes.
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a) o recolhimento da massa documental acumulada. b) a elaborao de planos de destinao de documentos. c) a ex ecuo das determinaes das tabelas de temporalidade. d) a aplicao das no rmas da ISAD(G). e) a anlise das informaes bsicas sobre arquivos.

e) a eliminao de documentos, segundo recomendao do CONARQ, no pode ser feita por meio de fragmentao manual ou mecnica.

25 - Nos arquivos permanentes, o potencial informativo dosproporcional ao seu grau a) 27 -inversamente documentos A ADMINISTRAO
de sigilo. foram c) depende de sua vigncia jurdicoTRAMITAO, administrativa. ORGANIZAO, o valor USO E d) equivale ao que lhes permite primrio. AVALIAO retrospectiva. e) no favorece a pesquisa DE DOCUMENTOS, 26 - O princpio arquivstico da MEDIANTE TCNICAS E organicidade PRTICASe as atividades-meio. baseia-se na relao entre a) as atividades-fim b) as atividades da instituio e as de A ARQUIVSTICAS, FIM entidades congneres. em DAos RACIONALIZAO E geral documentos e as atividades da c) instituio. d) os originais e as cpias EFICINCIA dos documentos DOS e) os documentos e os assuntos tratados. ARQUIVOS, DENOMINASE:

22 - Na elaborao da tabela de temporalidade, so b) DAextrapola as razes pelas quais PRODUO, criados. atividades prvias:
a) eliminao de documentos suprfluos e repetitivos. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do rgo produtor. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermedirio. d) relao de documentos a serem microfilmados. e) recolhimento das sries documentais ao arquivo perman ente.

23 - Na prtica de avaliao, so considerados de valor permanente

a) as cpias cujos originais so conservados. b) os documentos cujos textos esto reproduzidos em outros. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. d) os documentos desprovidos de interesse para a administrao. e) os documentos apcrifos.

(A) ORGANIZAO E MTODOS (OM); 24 - Na avaliao de documentos(B) de GESTO DE arquivo, a) as grandes massas acumuladas facilitam o DOCUMENTOS; processo de triagem de documentos. b) a adoo do mtodo numrico-cronolgico (C) CICLO VITAL DOS pelos protocolos dos rgos pblicos um poderoso instrumento de apoio. DOCUMENTOS; c) o descarte independe de instrumentos legais (D) DESTINAO DE que o autorizem. d) a liberao de espao fsico tem sido um 28 - prtica corriqueira nas instituies DOCUMENTOS; brasileiras a formao de grandes depsitos de argumento forte. (E) PRINCPIO DA 11 UNIDADE PROTOCOLIZADORA.

massa documental acumulada, vulgarmente denominados arquivo morto. Tais documentos (A) dev eriam ser incin erados uma vez po r ano, MDULO 3 evitando o acmulo.
MICROFILMAGEM (B) deveriam ser avaliados, preservando-se os Art. 3 Entende-se papis perman entes.

(C) representam documentos jurdico ou histrico. Lei Federal n.5.433/68 de de 29 - De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de (D) deveriam ser encaminhados de documentos e d outras janeiro de 1991, a eliminao ao Arquivo oficiais documentos providncias Nacional de valor permanente pblicos para realizar sua seleo. (E) deveriam ser recolhidos aoo arquivo d e (A) ocorrer aps concludo processo intermedirio. avaliao conduzido pelas respectivas Comisses de 2009 Portaria n 12 de 8 de junho - Secretaria Nacional de Justia - dispe Permanentes de Avaliao. sobre o registro e a fiscalizao do exerccio (B) ocorrer aps a elaborao e o registro das tabelas d e temporalidade junto ao Arquivo das informaes. Vantagens: Integridade Segurana contr a fraudes e arquivamento Nacional.
da atividade de microfilmagem de documentos Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.

por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e semimagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, nenhum valor em diferentes graus de reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996).

incorreto, facilidade de pesquisas atravs de Leitores de Microfilme.

(C) ocorrer mediante autorizao doDuas vias dedo Segurana: chefe microfilme, original e cpia, proporcionando Microfilmagem total poder executivo da esfera de competncia dos segurana. 30 Para definir os prazos de reteno e ter um documentos. instrumento norteador do destino dos documentos acesso: Fcil na empresa necessria a Tabela (D) no permitida por seremRapidez deem banco de dados, busca das documentos pesquisa, com auxlio de ndices informaes em poucos a) Cronolgica. imprescritveis e inalienveis devidonecessrio. minutos e cpias em ao valor papel se b) PHA. c) de Temporalidade Documental histrico, probatrio e informativo. d) de Temporalidade Assessoral.
e) CUTTER. Reduo do espao ocupado: at 98% de reduo de espao fsico dos arquivos.
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(E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no houver compradores interessados na sua aquisio .

Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968. Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com as mdias magnticas e pticas.

As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padro de uma jaqueta 105mm x 148mm.

Suas principais vantagens so a possibilidade de Principais Bitolas atualizao por itens ind Microficha 16mm (at A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) ependentes de arquivo, 105 mm (Micropublicaes, Microfich as) A microficha nada mais que uma a facilidade de disseminao da folha de informao e o filme, normalmente da largura superior a PRINCIPAIS MICROFORMAS baix 70mm. o custo dos aparelhos de Rolo de Microfilme A microficha considerada padro e a leitura. mais usada O rolo de microfilme a microforma bsica,jaqueta Duplicando uma a Montandoorigem x 148mm. Sua a 105mm primeira a ser utilizada e que serviu deJaqueta possuitipouma tarja Cada de tiras de filmes Utilizando pode capacidade uma cmara planetria maioria das microformas conhecidas. Step & Repeat a o fotogramas. As que Apresenta 420 variar serve 60 d e para Utilizando uma cmara C.O.M. menor custo por imagem filmada. Proporciona index ao, microfichas possvel por meio de podem ser geradas perfeita integridade d e arquivo. MODOS DErecursos de muitas maneiras vrios MICROFILMAGEM diferentes, entre elas as mais DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS comuns so: como a datilografia, cores, O rolo de microfilme no se presta ranhuras etc. Simplex Um documento aps o ao microfilmagem de informaes sujeitas microfilme. outro ser longo da a pelcula de Pode obtido em cmaras rotativas e planetrias. Pode ser atualizaes constantes em seus diversos itens, e 35mm aplicado em filmes de 16mm servindo apenas nos casos de arquivos que possuam - Fotograma em p - Comic Mode somente crescimento seqencial numrico ou Jaqueta cronolgico.
MICROFORMAS

A jaqueta formada por duas folhas de polister especial, transparentes e muito finas, unidas a As larguras mais usadas so 16mm para intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, documentao administrativa e os de 35mm por onde sero inseridas as tiras de mapas, livros, etc. arquivos tcnicos de plantas, microfilme.

para
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Microfilmadoras Rotativas - Fotogramas Deitado - C ine Mode Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteir as ou correias que conduzem o documento para o interior da mquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme esto em movimento no momento da microfilmagem. Duplex Frente e verso de um documento so microfilmados simultaneamente, com uma nica passagem do documento pela mquina. S obtm-se o Duplex com microfilmadora rotativa. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema duo ou duplex.

Duo

Processadoras

Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao Aps a microfilmagem chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo. processadoras transformam a imagem latente imagens visveis.

as em

EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetrias

Composta de uma base fix a onde est o campo Duplicadores fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto para Utilizado o documento quanto o filme esto parados no microformas momento da microfilmagem.

fazer

cpias

das

14

Leitores Simples

A principal vantagem o armazenamento e a Utilizados para a consulta das microformas, os diminuio do digitalizadas cabem volume fsico dos 13.000 pginas A4 leitores simples se restringem apenas a consulta. 1 CD-ROM. em documentos.

Outro aspecto importante com relao disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser Workflow disponibilizado para Leitores Copiadores Ferramenta para armazenamento, recuperao e consulta de mais de uma tramitao de Documentos, o termo Workflow pessoa Diferente dos leitores simples, os leitores refere-se ao modo como os documentos so ao mesmo processados. copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a tempo, e acessibilidade pode ser imagem. Com os documentos convertidos para imagens, era pr eciso uma tecnologia que substitusse o restringida processo humano de trmite de documentos em papel. Surgiu de senhas. atravs ento a tecnologia de Workflow
para imagens de documentos O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decises onde necessrio um intenso trmite de documentos muitas vezes at em cidades e pases diferentes. Vantagens:

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Definio

Incremento ao Tramite Informao just in time.

Sistema um conjunto de tecnologias que permite ode GED gerenciamento de documentos de formaUm sistema de GED composto por: digital. Entrada / Tais documentos podem ser das mais variadasArmazenamento / Consulta / Sada. origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma Entrada (Input) Document Imaging digital.

o processo que permite armazenar e gerenciar No processo de GED os documentos originais imagens de documentos digitalizados. Os podem estar nos mais diversos suportes como, documentos originalmente em mdias analgicas por exemplo, Imagem Esttica, Imagem (papel, mirofilme,...) devero ser conv ertidos Dinmica, udio, e sero convertidos para o atravs de processos de digitalizao. formato digital.
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Para a realizao destes procedimentos so utilizados Hardwares esp ecficos: Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura (Vdeo e / ou udio).

Mdias Magneto-pticas Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-ptica um documento analgico (impresso) magntico que altera a Utiliza um campo informao quando o disco aquecido em cdigo binrio (documento eletrnico, atravs do laser. documento digital) pela deteco e medida da luz Indexao: transmitida. o processo Nos processos de gravao, alterao e/ou que garantir refletida ou a indexao excluso dos a recup erao dos documentos, na indexaodados o laser aquece o ponto aa so ser modificado, e um campo magntico faz atribudos termos (palavras-chave) relacionados ao alterao necessria. contedo do documento. Esse processo processo ser pode de leitura apenas o laser No realizado com a identificao destes termosnoantes utilizado processo. CD-RW da digitalizao do documento ou aps a DVD-RW digitalizao, o que vai definir o momento exato da indexao o grau de complexidade de identificao destes termos. Consulta (Visualizao) Para a realizao de uma consulta adequada aos documentos ao digitalizar de grande importncia a se possa uma definio onde utlizao de monitores de alta visualizar textual o contedo um documento com a menor distoro de tamanho possvel. para as placas de vdeo, que processam a imagem, e para os

CD-R DVD DVD-R BLU-RAY

Duas tecnolo gias permitem que OCR Optical Character Recognition imagem um software reconhea ICR Intelligent Character Recognition da imagem convertendo- a para tex to em caracteres A nfase neste quesito vai (ASCII).
Armazenamento (Storage) Mdias Magnticas Mdias com superfcie magntica n a qual podem ser armazenados dados p ela magnetizao de reas de sua superfcie. Disquetes (8 ; 5 1/4 ; 3 ; ZIP ; Jaz) Fitas (Analgicas, Dat, DLT, LTO) Hard Disk Sada (Output)

monitores.

Mdias pticas Mdia que aceita e mantm informaes sob a forma de marcas numa camada de gravao que pode ser lida com um raio ptico. CD-ROM

A sada de um sistema de GED a possibilidade de se obter o documento impresso novamente, para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resoluo e com uma boa COM Computer velocidade de Output to Microfilm Utilizado para gerar micr ofilme. impresso de pginas por minuto.
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Outro aspecto relevante possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos, exemplo:

EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS INFORMAES MICROFILMADAS EM QUALQUER COLD Computer Output to Laser Disk SUPORTE INFORMTICO, FOI INCORPORADO AO Utilizado para gerar discos pticos. ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES, AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO, QUESTES MDULO 3 ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS DOCUMENTOS ATRAVS DE TERMINAIS EM REDE E DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME. 31 - NA LITERATURA ARQUIVSTICA, SISTEMA HBRIDO A COMBINAO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS, APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A OFERECER. SO REQUISITOS BSICOS PARA O XITO DE QUALQUER MTODO DE REPRODUO:

Nesta situao especfica, a confeco de um filme cpia, a partir do filme original,

A) SELEO E DESTINAO DOS DOCUMENTOS; (A) obrigatria por Lei e os B) HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO; rolos devem ser C) AVALIAO E ORGANIZAO DA DOCUMENTAO; armazenados em locais diferentes D) SELEO E RESTAURAO DA DOCUMENTAO; por questes E) TRANSFERNCIA DA DOCUMENTAO E SUA de segurana. 32 - A ADOO DE RECURSOS TECNOLGICOS PARA FOTOGRAMETRIA. ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO REQUER A
OBSERVNCIA DE CRITRIOS FUNDAMENTAIS QUE LEVEM EM CONSIDERAO:
A) LEGISLAO EM VIGOR; COMUTAO BIBLIOGRFICA INTERNACIONAL, APLICAO DE NORMAS INTERNACIONAIS; B) PRECEITOS TCNICOS DA ARQUIVOLOGIA, LEGISLAO EM VIGOR E RELAO CUSTO/BENEFCIO DE SUA IMPLANTAO; C) RELAO CUSTO BENEFCIO DE SUA IMPLANTAO; APLICAO DE NORMAS INTERNACIONAIS; COMUTAO DE REGISTROS DOCUMENTAIS NACIONAIS E INTERNACIONAIS; D) COMUTAO BIBLIOGRFICA; NORMAS INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCPIOS ARQUIVSTICOS; E) FUNDAMENTOS ARQUIVSTICOS; INSERO NO

(B) desnecessria, j que o arquivo pode atender melhor os consulentes atravs das cpias 34 procedimento de eletrnicas. O
microfilmagem elimina o prvio tratamento tcnico (C) desnecessria se documentao. cpia (V) (F) em Cd-Rom da uma

PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAO; COMUTAO DE REGISTROS DOCUMENTAIS INTERNACIONAIS.

33 - ARQUIVO PBLICO MUNICIPAL ACABOU DE COMPRAR UMA DIGITALIZADORA DE MICROFILMES. O

regula a reproduo microfilmagem de documentos das informaes, sendo permitida a (D) necessria para garantir a oficiais, julgue utilizao de 36 - vedada a utilizao de filmes atualizveis consulta em os itens a seguir. microfichas. caso de qualquer tipo, tanto para a con feco do original como do sistema informtico. de (F) (V) pane para a extrao de cpias.
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for depositada junto ao cartrio de A microfilmagem ser f eita em 35 -ttulos e Tendo em vista agarantam a que legislao fiel equipamentos que documentos.

(E) desn ecessria porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espao climatizado para o armazenamento.

43 - Voc contratado como consultor de uma instituio pblica que vem (V) (F) enfrentando 42 - O PROCEDIMENTO com o 37 - Na microfilmagem, poderproblemas DA MICROFILMAGEM: ser utilizado (A) crescimento SUBSTITUI ETAPA ARQUIVSTICA DA qualquer grau de reduo, desde queA sejam desordenado de AVALIAO DE DOCUMENTOS; garantidas a legibilidade e a (B) NO ELIMINA O de TRATAMENTO TCNICO qualidade PRVIO permanente. O seu arquivo reproduo. DA diretor da instituio DOCUMENTAO; (V) (F) (C) OTIMIZA O ARRANJO DO ACERVO E A ORDENAO lhe pede que encaminhe DE SUAS SRIES; solues para o (D) FEITO CONCOMITANTEMENTE COM A problema. Voc, ento, AVALIAO E A SELEO DOCUMENTAL;
As discusses em torno da produo e preservao (E) SIMPLIFICA O USO DOS MTODOS PADRONIZADOS dos documentos eletrnicos tmDE ARQUIVAMENTO. sido uma constante (A) prope 38 - eventos realizados desses organismos digitalizar parte nos Na conservao pelos documentos, aconselhvel a de arquivsticaperidica dos dados do acervo para internacionais transferncia em todo o mundo. para outros suportes. ocupar menos espao. Acerca dos documentos eletrnicos, julgue os itens (V) (F) a seguir.documento eletrnico pode apresentar 39 - O (B) prope um novo perdas da integridade do contedo. fluxograma que otimize o (V) (F)
a) no alcan am valor histrico. b) so desprovidos de autenticidade. c) tm espcies e tipos indeterminados. d) demandam diferentes mtodos de leitura e de conserv ao. e) s podem ser analisados por cientistas da informao.

40 - Os documentos eletrnicos so distintos dos dos trmite documentos em suporte-papel, pois permanentes.

documentos

(C) sugere a eliminao dos documentos permanentes sem valor histrico. um projeto de os documentos das fases corrente e De acordo com o Decreto 44 -intermediria. 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433,

41 - Na soluo de p roblemas de mudana de (D) suporte, para fins de guarda prolongada deelabora documentos, a literatura arquivstica recomenda o gesto para uso de
a) disco ptico. b) fita magn tica. c) disco rgido. d) filme de sais de prata. e) pergaminho.

(E) elabor a uma18 tabela de temporalidade par a os documentos permanentes.

sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem (A) um processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. (B) um processo de reproduo fotogrfica, de quaisquer documentos em graus de reduo nfimos. (C) um processo de reproduo em filme ou em microfichas, de documentos arquivsticos com grau de reduo de 96,5 %. (D) qualquer processo de reproduo tica de documentos e imagens com grau de reduo superior a 95%. (E) qualquer processo de transferncia de quaisquer informaes documentais para suportes mais reduzidos.

Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade. RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios documentos pessoais

Benefcios alimentao vale-transporte sero inseridas as

Nas subclasses
RECURSOS HUMANOS sries Cadastro de Funcionrios tipolgicas como, documentos pessoais - cpia do RG - cpia do CPF Benefcios alimentao vale-transporte

RG e CPF.

MDULO 4
CLASSIFICAO

A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema chamado de Plano de Classificao. O Plano de Classificao pode seguir o critrio

FUNCIONAL, O objetivo da classificao dar visibilidade s ou o critrio ESTRUTURAL. funes e as atividades do organismo produtor do que tem por eixo as funes Critrio Funcional: desempenhadas pela entidade produtora do arquivo, deix ando claras as ligaes entre os arquivo documentos.

Podemos entender que classificao antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de C documentos de um arquivo, so criadasUm Plano de (Schellemberg): categorias, lassificao deve caractersticas classes genricas, que dizem respeito s funes / Simplicidade atividades detectadas, por exemplo: Flexibilidade
RECURSOS HUMANOS

Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo possuir trs

Cadastro de Funcionrios Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida Benefcios em Cadastro de Funcionrio e Benefcios

Expansibilidade

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* Plano de Classificao X Quadro de Arranjo Plano de Classificao: Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminolo gia Arquivstica)

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO ALFABTICO GEOGRFICO NUMRICOS Simples

Quadro de Arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminolo gia Arquivstica)

Dgito Terminal Cronolgico

IDEOGRFICOS (Assunto) Alfabtico enciclopdico

ORDENAO

Sistema Direto: a busca do Tem como objetivo b sico facilitar e agilizar a documento consulta aos documentos, pois, mesmo no que se realizada diretamente no local onde refere a uma mesma atividade, e em relao Indireto: p ara se localizar um a um Sistema o mesmo tipo documental os documentos atingem umnecessrio utilizar um ndice ou documento documento est guardado. um cdigo. volume significativo.
ORDENAO ALFABTICA A ordenao documento (atribudobase nos elementos N do feita com pelo Existem dois tipos de ordenao emissor ou pelo nos documentos: informativos contidosreceptor) alfabtica. Data - LETRA por LETRA Local de procedncia Considera cada letra como elemento de Nome do emissor ou do destinatrio ordenao. (desconsiderar o espao entre as Para a definio do critrio de ordenao devemos palavras).

dicionrio Numricos duplex decimal

considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Ex:

Monte Alegre Monte Br anco Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor Monteiro - PALAVRA por PALAVRA maneira de dispor fisicamenteConsidera empenho notas de a palavra Monte Mor Montenegro (seqncia numrica), extratos elemento de (ordem bancrios Monte Sinai

como

cronolgica).

ordenao.

20

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro * Para ambos os casos as partculas no devem ser consideradas no momento da ordenao (de, da, e,...)

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam.

ALFABET ADO
Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So Bento

Santa Cruz, Jorge

Santo Antonio, Waldemar

So Bento, Luis Carlos da Silva

MTODO ALFABTICO O elemento considerado para ordenao o NOME. Regras de Alfabetao

5) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ltimo sobrenome e no so separadas.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilso Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastio de Pdua Jnior Brito Neto, Antonio de Antonio de Brito Neto Oliveira Sobrinho, Oscar de Pdua Jnior, Sebastio de

ALFABETADO

n de

1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

ALFABETADO Paulino Macedo Andrade, Jos Antunes Pedro Paulo Silveira Jos Antunes Macedo, Paulino Andrade Silveira, Pedro Paulo

6) Os ttulos so colocados no final entre parnteses.

ALFABETADO
General Oscar Teixeira

do nome

Brito, Paula (Dra.) Teixeira, Oscar (General)

2) Quando houver sob renome igual prevalece a Dra. Paula Brito ordem alfab tica do prenome
ALFABETADO Joo Antunes Antunes, Anbal Paulo Antunes Anbal Antunes Antunes, Joo

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
ALFABETADO
Jose Oviedo y Baos Ramon del Arco y Molinero Arco y Molinero, Ramon del Oviedo y Baos, Jose

3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.

ALFABETADO
Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lob os Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor

Antunes, Paulo

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8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so registrados como se apresentam, sem inverso
ALFABETADO
Li Yutang Al Ben-Hur Al Ben-Hur Li Yutang

Dentro das divises estaduais seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA A CAPITAL

Ex: PERNAMBUCO Pernambuco Recife Pernambuco Caruaru Pernambuco L imoeiro 9) Nomes de empresas e instituies devem ser Pernambuco Olinda

transcritos como se apresentam, porm, os artigos RIO GRANDE DO NORT E iniciais no devem ser considerados para Rio Grande do Norte Natal alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
ALFABETADO
EMBRATEL Fund ao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda. Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.

Rio Grande do Norte Caic Rio Grande do Norte Mossor

2 FORMA: CIDADE EST ADO Os documentos so agrupados por Cidade

10) Nos ttulos de congressos, conferncias, Ex: Caic reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito Limoeiro por ex tenso devero aparecer no final entre Mossor Natal parnteses.
ALFABETADO
II Conferncia d a Sade Quarto Encontro de Turismo 3 Congresso de Direito Penal Conferncia da Sade (II) Congresso de Direito Pena l (3) Encontro de Turismo (Quarto)

Olinda Recife

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Ex: Caic Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossor Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Perna mbuco

MTODO GEOGRFICO

Utiliza informaes do aspecto geogrfico do documento.

Existem 3 (trs) formas de arquivamento FORMA: PAS CIDADE 1 FORMA: ESTADO CIDADE 3
Ex:

Os documentos so agru pados por Estados Os documentos so agrupados por Pas Pernambuco
Rio Grande do Norte Ex: Frana Portugal

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 Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL

O Mtodo numrico simples considera um nmero Decompondo o nmero 829319 j existente no documento (ex : n de matrcula do Teremos: 82-93-19 funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do Sendo o grupo 19, documento pode atribuir um nmero ao documento. o IMPORTANTE . Controle da numerao para n primrio para ordenao grupo seguido do grupo secundrio, 93, e do atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes. tercirio 82.
Se o nmero O mtodo numrico simples um mtodotercirioapresentar apenas cinco dgitos o indireto ser complementado com grupo dever pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para um nmero 0 (zero). a realizao de uma busca. Ex:
56212 05-62-12

Ex: FRANA Frana Paris Frana Lorena PORTUGAL Portugal Lisboa Portugal NUMRICO SIMPLES Coimbra MTODO Portugal Porto

NDICE ALFABTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhes, Joo - 20241 Tenrio, Edilson 30021 MTODO DGITO-TERMINAL

Os documentos so numerados seqencialmente, porm, os nmeros so dispostos em grupos de dois dgitos, separados por hfen, e lidos da direita para a esquerda formando pares. Ex:

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de Ex: Matrcula. NUMRICO

41737

PASTAS Dossis de Funcionrios 30095

30021 20241

40072

SIMPLES 56212 86212 94217 218703 672789 972689

DGITOTERMINAL 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

MTODO NUMRICO CRONOLGICO Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre so bre os mais antigo, e se

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forem pastas as pastas mais recentes vem na frente nota fiscal de imobilizado nota fiscal de sada das mais antigas. PESSOAL Atestado Mdico INFORMAO CRONOLGICA Contrato de Trabalho DIA MS ANO 1 Janeiro / jan. /01 ... Folha de Pagamento 2 Fevereiro / fev / 02 ... 1 ANO 3 Maro / mar. / 03 1940 Teste de Admisso 4 Abril / abr. / 04 ... Seqncia
5 ... ... ... ... 29 30 Maio / maio / 05 ... da 2 MS Junho / jun. / 06 1965 Ordenao Julho / jul / 07 1966 Agosto / ago. /08 ... 3 DIA Setembro / set. / 09 ... Outubro / out. /10 1999 Novembro / nov. / 2000 11 31 Dezembro / dez. / 2001 12

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX

Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. O mtodo permite a criao para cada assunto principal atribudo ilimitada de classes, um nmero Ex: o que exige cuidado para que no sejam criadas CONTABILIDADE 1 pastas com assuntos j includos PESSOAL 2 em Dentro dos assuntos principais podem sub-pastas.
ocorrer subdivises Ex:

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica. EX: ATESTADO MDICO CONTA DE GUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENT RADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SADA TESTE DE ADMISSO

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

Ex:
Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises.

ASSUNTO - ALFABTICO - ENCICLOPDICO

Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um CONTABILIDADE 1 TTULO GERAL. CONTAS DE CONSUMO EX: CONTABILIDADE Conta de gua Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada

1-1

Conta de gua 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Sada 1-2-3
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PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAO (que co ntm tod a estrutura n umrica utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico que dever ser utilizado com b ase no assu nto).

PLANO DE CLASSIFICAO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de gua 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Sada NDICE Conta de gua Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada NOTAS FISCAIS

Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada para assuntos gerais. 0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia O nmero de classificao composto por uma parte inteira formada po r trs dgitos, Importante: No h uma classificao universal podendo para arquivos com uma listagem de assuntos que ou no ter uma de documento produzida e cubra toda espcie parte decimal.
recebida por uma entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Ex: Tcnica e no o Sistema de Classificao.

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2-3 1-2

Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

1-2-3 1-2-2

1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificao Decimal de Dewey (CDD).

612 Ex: 616 100 CONTABILIDADE 616.1 110 CONTAS DE CONSUMO 616.2 111 Conta de gua 112 Conta de Luz Aps o ponto podem existir quantos 120 NOTAS FISCAIS nmeros 121 Nota Fiscal de Entrada sejam necessrios. Lembrando que cada 121.1 servios novo 121.2 produtosnvel de especificidade e nmero um 122 Nota Fiscal de do assunto. detalhamento maior Imobilizado 123 Nota Fiscal de Sada 25

A desvantagem que a cada nvel temos um nmero de subdivises limitado. (C) Central de Pesquisas Aplicadas ROTINA DE PROTOCOLO Central European University Universidade de So Paulo * Atividade do Arquivo Corrente Universidade Estadual de Ponta As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Grossa Grupo 1 Universidad de las Americas Recebimento Universidad Nacional Autonoma Classificao de Mexico Recebe a documentao , faz a separao de acordo
com a sua classificao, adiciona o carimbo de data de recebimento. Grupo 2

(D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Registro Movimentao Universidad de las Americas 46 - Considerando a correspondncia entre o Funciona como uma atividade de distribuio dosSo Paulo Universidade de de funcionais nmero de identificao dossis com os respectivos funcionrios, conforme documentos. Faz o r egistro do documento abaixo, indique a alternativa que Universidade Estadual de Ponta indica a tabela anotando corresponde ordem correta de arquivamento dados de identificao, e encaminhanomes pelo mtodo dgito-terminal. Grossa dos os documentos aos setores a qu e se destinam. N do dossi Nome doNacional Autonoma Universidad funcionrio QUESTES MDULO 4 103.678 Maria Jlia Rodrigues de Mexico 322.206 Maria Vicente Afonso
984.020

152.206 Paula da Silva 45 - Indique a ordenao alfabtica mais corretaHeronCaruci 151.977 Antnio Ferreira para as instituies ab aixo: (E) Central European University 784.120 Joaquim Manoel Sabia

Joo Guilherme Smit Central de Pesquisas Aplicadas (A)Central European University Universidad de las Americas (A) Paula da Silva Caruci Central de Pesquisas Aplicadas Maria Vicente Afonso Universidad Nacional Autonoma Universidad de las Americas Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit Universidad Nacional Autonoma de MexicoMexico de Antnio Heron Ferreira Universidade de So Paulo Maria Jlia Rodrigues Universidade Estadual de Ponta Universidade Estadu al de Ponta Grossa (B) Maria Jlia Rodrigues Grossa Antnio Heron Ferreira Universidade de So Paulo Paula da Silva Caruci (B) Central de Pesquisas Aplicadas

Universidade de So Paulo Universidade Estadu al de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico

Maria Vicente Afonso

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Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit (C) Antnio Heron Ferreira Joo Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabia Maria Jlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antnio Heron Ferreira Maria Jlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabia 47 - Indique, entre as alternativas, a frase que Joo Guilherme arranjo melhor define um sistema de Smit estrutural.
(A) O arranjo deve levar em considerao a ordem original dos documentos, ou seja, a forma em que estavam dispostos ao ser em arquivados, agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema.

(E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joo Guilherme Smit (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em Manoel Sabia Joaquim mobilirio ou equipamentos prprios, nas reas e estruturas que lhes so Antnio Heron Ferreira destinadas, resp eitando sempre os princpios da arquivologia. Maria Jlia Rodrigues
(C) Denomina-se arr anjo ordenao dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhana de atividades, em fundos, sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries.

(E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operaes que, de acordo com as 48 O mtodo de diferentes tipologias e atividades arquivamento numrico da entidade simples aquele distribuir os produtora, visam em que as pastas so ordenadas documentos de de arquivo. com o registro de um acordo entrada 49 - Conforme consta na obra correspondente. e Usa-se, Arquivo: teoria tambm, um ndice prtica, de Marilena Leite alfabtico remissivo para a Paes, receber de codificao das documentos a vrios setores pastas. serem (V) (F) redistribudos uma rotina caracterstica de
50 - Observe o q uadro abaixo:

Dissertaes a)Antropologia protocolo. b) Antropologia Cultural arquivo corrente. Teoria Antropolgica c)Histria arquivo intermedirio. Sociologia Monografias d)Antropologia permanente. arquivo e)Histria de consulta. sala Antiga Histria Histria Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural

(D) Um sistema de arranjo de arquivos pblicos pelo qual, para cada documento, h que remontar ao rgo governamental, repartio administrativa ou instituio por que foi expedido ou recebido.

27

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilen a Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde a) b) c) d) e) duplex. enciclopdica. alfabtica. dicionria. decimal.

(D) EXPANSES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMRICO, CODIFICAES ALFANUMRICAS; (E) SISTEMA MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO E

SUJEITO A EXPANSES.

54 - MTODO DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS PASTAS SO ORDENADAS DE ACORDO COM O REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES. USA-SE, TAMBM, UM NDICE ALFABTICO REMISSIVO PARA A CODIFICAO DAS PASTAS.

TRATA-SE DO MTODO: (A) DECIMAL; 51 - Uma entidade, pblica ou privada, deve (B) DUPLEX; organizar seus arquivos com base (C) ENCICLOPDICO;

(A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de recebimento dos documentos. 52 - Um plano de classificao deve basear-se (B) pode ser aplicado em a) nos gneros documen tais, formatos e correspond ncias se suportes. b) no contedo informacional dos documentos houver um que integram as diferentes sries. c) no grau de sigilo e no perodo de vigncia ndice alfabtico. dos documentos. (C) deve guardar estreita relao d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histricos. com a ordem e) na estrutura, funes e atividades das 56 Na administrao de documentos correntes instituies de origem dos documentos. alfabtica tem-se a preocupao de conserv -los de maneira ordenada e acessvel. Para atingir esses dos documentos. objetivos torna-se necessrio que os documentos 53 - As qualidades que so atribudas por sejam bem (D) aplica-se somente a Schellenberg a um sistema de arquivamento so: a) classificados e manuseados. documentos que tenham (A) SISTEMA DE NOTAO MISTA, NDICES REMISSIVOS E b) classificados e arquivados. MNEMNICO; um nmero c) selecionados e arquivados. (B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXVEL E QUE d) selecionados e classificados. de srie original. ADMITA EXPANSES; e) selecionados e manuseados. (C) FLEXVEL, MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO; (E) pode ser feita apenas em 28 documentos que tenham passado pelo protocolo.

a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes contedos. b) nos assuntos tratados na correspondncia dos seus rgos de cpula. c) nos cdigos de classificao dos documentos do governo federal. d) na distribuio hierrquica dos documentos em dez grandes classes. e) nas competncias, funes e atividades por ela desenvolvidas.

(D) ALFANUMRICO; (E) NUMRICO SIMPLES.

55 - A utilizao de mtodos numricos de arquivamento

Temperatura e Umidade Relativa do AR

57 A colocao corr eta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, on de cad a documento deve ocupar um nico e exclusivo lugar, chamada de FATORES AMBIENTAIS

A temperatura ideal dev e ser mantida em torno a) arranjo. b) notao. dos 20 C, e a umidade em 50%. c) etiquetas. d) projees. Esse equilbrio e) classificados. deve ser mantido pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como MDULO 5 agentes facilitadores da proliferao de fun gos e PRESERVAR bactrias, bem como garante Consiste em adotar medidas e procedimentos para caractersticas garantir a integridade dos documentos, no par a infestao por propcias permitindo que estes venham a se deteriorar. J a baixa animais. CONSERVAR umidade resseca o papel tornandoConsiste em adotar medidas e proocedimentos com a quebradio. finalidade de parar um processo de deteriorao j iniciado. importante fazer o RESTAURAR monitoramento do ambiente atravs Consiste em medidas e procedimentos adotados do TermoHigrmetro, e com a finalidade de recuperar documentos que j garantir uma boa AGENTES e perderam sofreram um processo de deterioraoBIOLGICOS circulao do ar. informaes de forma parcial ou total. biolgicos de deteriorao de Os agentes acervos so, entre outros, os insetos (baratas, CARACTERSTICAS DO PAPEL Radiao da Luz brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
presena depende O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , quase que exclusivamente das condies tem a capacidade de absorver e ex pelirO Controle dependncias onde se umidade de ambientais reinantes nas da luminosidade encontram de acordo com o meio em que esteja, com esta troca os documentos.que um elemento umidade com o meio ele sofre dilatao econtribui sobre os documentos e contrao para a preservao dos Para que atu em proliferem, necessitam de conforto ambiental e das fibras. O controle do conjunto de elementosO conforto ambiental para alimentao. documentos. A ambientais fundamental para a preservao dos incidncia luz natura 29 artificial ou acervos.

sobre os documentos causa danos de forma irreversvel, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel.

(D) ter praticamente todos os seres vivos est basicamente o uso restringido na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca frios para dias mais circulao de ar, falta de higiene. no resfriar demais o ambiente.
INTERVENO HUMANA

em

(E) 59 - deteriorao atividades de Entre as O homem um dos maiores agentes deser suspenso nos horrios conservao, arquivo em que o assinale dos documentos. a que corresponde utilizao de est fechado ao pblico.
agentes qumicos para a destruio de Vandalismo insetos e microorganismos que causam danos Ataques a arquivos, e extravio aosroubo de e documentos so atos intencionais que podem ser documentos.

minimizados com uma poltica de acesso e a) Laminao segurana dos documentos. b) Umidificao documentos 60 - Os de c) Higienizao que, terceira idade d) Desacidificao porventura, apresentem um e) Fumigao Acondicionamento estado de conservao precrio devem 61 - A laminao co rresponde O acondicionamento deve ser feito objeto de preservao de Com de forma ser relao de utilizao adequada utilizando materiais prprios paraqumicos para documentos, cada avaliao para posterior agentes a julgue os itens subseqentes. suporte documental. 5Essa prtica vai garantir insetos e eliminao.de a QUESTES MDULO eliminao proteo fsica aos documentos. (V) (F) A utilizar o Deve-se umidificao um microrganismos que causam 62 mobilirio com padro arquivstico. procedimento em que 58 - O uso de condicionadores de ar danos aaos para documentos. ressecados climatizao de um arquivo deve documentos so A utilizao de forma correta dos invlucros uma (V) (F) colocados em (A) ser substitudo porcaix as) tambm so importantes umidificadores e (envelopes, p astas, atmosfera encapsulao para mida, 63 - A um vaporizadores em regies secas e ridas. para garantir a integridade documental, visto que a readquirirem processo de prtica mais comum de superlotaoumidade no qu al o dos flex preservao (B) garantir um controle a temperatura eibilidade pela absoro de constantes em todo o acervo. os documentos na sua invlucros, danificando vapor dgua. colocado documento (V) manipulao de retirada e gu arda. (F) duas superfcies de entre (C) integrar em uma nica circulao de ar tanto o 30 plstico transparente, acervo como a sala de consulta. cujas bordas so seladas. (V) (F)

64 - Na conservao dos arquivos, deve-se CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer

a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa, por meio do termohigrmetro. b) expor o papel radiao ultravioleta, para que o papel no fique ressecado. c) utilizar fungicidas e gua nocombate aos esporos ativos e dormentes. d) permitir que os gases e partculas slidas atuem no controle da qualidade do ar. e) passar borracha nos papis de textura porosa para efetuar limpeza de superfcie. conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica = Tcnica; Arquivologia = Cincia. CENADEM http://www.cenadem.com.br DIC IONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. FILIPPI, Patrcia; LIMA, Solange Ferraz de; CAR VALHO, Vnia Carneiro de. Co mo tratar colees de fotografias. interrompendo So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 93 p. GONALVES, Janice. Como classificar e Conservar para no Paulo: ordenar documentos de arquivo. So restaurar: Arquivo do Estado, 1998 . proposta

65 - Para estabilizar os documentos, o processo de deteriorao de seu suporte, deve-se

a) aplicar solventes na limpeza da superfcie. b) adotar procedimentos arquivsticos irreversveis. c) utilizar materiais de qualidade arquivstica. d) evitar colas a base d e metilcelulose. e) promover a cultura de trmitas.

uma em

para preservao de documentos LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de bibliotecas. instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo Braslia: Thesaurus, 1995. 128 p. do Estado, 2002. 60 p.
LUCCAS, Lucy; SERIPIER RI, Dione.

FONTES DE INFORMAO

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED gerenciamento eletrnico de documentosROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar arquivstica. documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Lisboa: Publicaes Dom Quixote, Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). Toda a coleo disponvel na integra em: 1998. 356 p. http://www.saesp.sp.gov.br SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos: BELLOTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise princpios e tcnicas. 2. ed. Rio de diplomtica e anlise tipolgica de documentos Janeiro: de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. FGV, 2002. 386 p. 120 p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos 31 So ver. permanentes: tratamento documental. 2. ed. amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p. Paulo: CENADEM. SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de conservao prev entiva de documentos: papel e filme. So Paulo: EDUSP, 2005. 80 p.

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter p blico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no

prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elabora r vocabulrio controlado sociedade e do para aplicao em arquivos. So Paulo: Arquivo Estado, bem como inviolabilidade da do Estado, 2003. 55 p. intimidade, da vida pr ivada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica LEGISLAO ARQUIVISTICA franquear CAPTULO II aos documentos a consulta DOS ARQUIVOS PBLICOS LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 pblicos Art. 7 - Os arquivos na forma da Lei. pblicos so os Dispe sobre a poltica nacional de conjuntos de documentos produzidos e arquivos pblicos e privados e d Art. 6 - Fica resguardado o direito recebidos, no exerccio de suas atividades, por outras providncias de rgos pblicos de mbito federal, estadual, do O PRESIDENTE DA REPBLICA Distrito Federal e municipal em decorrncia de indenizao pelo dano material ou suas funes administrativas, legislativas e Fao saber que o Congresso Nacional moral judicirias. 1 - So tambm decreta e eu sanciono a seguinte Lei: decorrente dapblicos os conjuntos sigilo, sem violao do de documentos produzidos e recebidos por CAPTULO I prejuzo instituies de carter pblico, por entidades DISPOSIES GERAIS privadas encarregadas da gesto administrativa. das aes penal, civil e de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
SILVA, Marilene Luzia da. Administrao de departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. So Paulo: rica, 2005. 230 p.
2 - A cessao d e atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, agu ardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

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Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Ex ecutivo os Art. 9 - A eliminao de documentosarquivos do Ministrio da Marinha, do produzidos por instituies pblicas e dMinistrio das Relaes Exteriores, do e carter pblico ser realizada mediante autorizao da Ministrio do Exrcito e do Ministrio instituio arquivstica pblica, na sua especfica da esfera de comp etncia. Aeronutica. Art. 10 - Os documentos de valor 2 - So Arquivos Estaduais o CAPTULO III permanente so inalienveis e imprescritveis. arquivo DOS ARQUIVOS PRIVADOS do Art. 11 - Consideram-se arquivos privados Poder Ex ecutivo, o arquivo do os conjuntos de documentos produzidosPoder ou Legislativo e o arquivo do Poder recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em Judicirio. decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem 3 - So Arquivos do Distrito Federal o ser arquivo do Poder Executivo, o arquivo identificados pelo Poder Pblico como de interesse do Poder pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes parLegislativo e o arquivo do Poder a a histria Judicirio. e desenvolvimento cientfico nacional. 4 Art. 13 - Os arquivos privados identificados - So Arquivos Municipais o como de interesse pblico e social no arquivo ser Poder Executivo e o podero do arquivo alienados com disperso ou perda da unidade do Poder documental, nem transferidos para o exterior. Legislativo. Pargrafo nico - Na alienao desses 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na so organizados de acordo com sua aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos deestrutura poltico-jurdica. arquivos privados identificados como de Art. 18 - C ompete ao Arquivo Nacional interesse a pblico e social poder ser franqueado mediante gesto e o recolhimento dos autorizao de seu proprietrio ou possuidor. documentos Art. 15 - Os arquivos privados identificados CAPTULO IV produzidos e recebidos pelo Poder como de interesse pblico e social podero ser DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE Executivo depositados INSTITUIES a ttulo revogvel, ou doados a AR QUIVSTICAS PBLICAS Federal, bem como preservar e facultar instituies arquivsticas pblicas. o acesso Art. 1716A -administrao da documentao arquivos de Art. Os registros civis de pblica ou de carter pblico compete s aos documentos sob sua guarda, e entidades religiosas produzidos instituies arquivsticas federais, estaduais, doanteriormente acompanhar e Distrito Federal e municipais. Civil ficam identificados como vigncia do Cdigo 1 - So Arquivos Federais o Arquivo implementarCAPTULO V a poltica nacional de de interesse pblico e social. Nacional do Poder Ex ecutivo, e os arquivos do DO ACESSO E DO SIGILO DOS arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno 33 exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e

 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos Art. 22 - assegur ado o direito de acesso em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data pleno aos documentos pblicos. de sua publicao. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de 28 - Revogam-se as disposies em Art. contrrio. sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos Braslia, pblicos na classificao dos documentos por eles em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. produzidos. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho 1 - Os documentos cuja divulgao ponha

DOCUMENTOS PBLICOS

em risco a segurana da sociedade e do Estado, Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, [Dirio bem pub. como aqueles necessrios ao resguardo eda ret. em 28 de janeiro de 1991] inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras referentes segurana da sociedade e do Estado providncias. ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) O podendo anos, a contar da data de sua produo, Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, sanciono a seguinte Nacional decreta e eu por Lei: Art. 1 autorizada, em todo o territrio igual perodo. nacional, 3 - O acesso aos documentos sigilosos a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos ser referentes honra e a imagem das pessoas federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de trata esta restrito por um prazo mximo de 100 (cem) como as certides,que traslados eLei,cpias anos, a assim os as contar da data de sua produo. fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em dele. qualquer DISPOSIESdeterminar a ex ibio reservada microfilmados instncia, FINAIS 2 Os documentos podero, a critrio da autoridade competente, ser de qualquer sujeito responsabilidade sempre que por incinerao, destruio mecnica Art. 25 - Ficar documento sigiloso, eliminados penal, civil e administrativa, na forma da legislao indispensvel desfigurar ou destruir defesa de direito prprio ou outro processo adequado que assegure a ou por em vigor, aquele que sua desintegrao. esclarecimento permanente ou considerado documentos de v alor de situao pessoal da parte. 3 A incinerao dos documentos como de interesse pblico e - Nenhuma norma de Pargrafo criado o Conselho Nacional nico social. microfilmados ou sua transferncia par a outro Art. 26 - Fica local de organizao administrativa seraointerpretada far-se- mediante lavratura de termo, por de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado autoridade competente, em livro prprio. Arquivo Nacional, que definir a forma,nacional modo a, como rgo central dpoltica Sistema por qualquer e um restringir 4 disposto negativos resultantes de o Os filmes de arquivos, microfilmagem ficaro arquivados na repartio neste de Arquivos - SINAR. Nacionalartigo.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados farse- mediante lavratura de termo em livro
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prprio pela autoridade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO trnsito, microfilmados no podero ser eliminados DE 1996 antes de ser arquivados. Regulamenta a Lei n 5433, de 7 Quando houver co nvenincia, ou por 8 de maio de 1968, que regula a medida de segur ana, podero ex cepcionalmente microfilmagem de documentos oficiais, e d outras ser microfilmados documentos ainda no providncias. arquivados desde que autorizados por autoridade O PRESIDENTE DA REPBLICA, no competente. uso das atribuies que lhe confere o art. 84, Art. 2 Os documentos de valor histrico IV, da Constituio e tendo em vista o inciso disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio no devero ser eliminados, podendo ser de 1968 arquivados em local diverso da repartio detentora Decreta: Art. 1 A microfilmagem, em todo dos mesmos. territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, de maio de 1968, abrange a dos de 8 documentos no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e indicando as autoridades competentes, nas esferas rgos dos Poderes Executivo, recebidos pelos Judicirio e Legislativo, da Administrao federais, estaduais e municipais para a autenticao Indireta, da Unio, do de traslados e certides o riginais de microfilmagem do s Estados,comoDistrito Federal e dos Municpios, bem a dos documentos particulares ou privados, de pessoas de documentos oficiais. fsicas ou jurdicas. 1 O decreto de regulamentao Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos para que pblicos capacitados para efetuarem a autenticao desses documentos,em juzo ou fora possam produzir efeitos legais, dele, regulada microfilmagem de documentos particulares bem por este Decreto. Art. 3 Entende-se para como os requisitos que a microfilmagem realizada, opor microfilme,processo de fins deste Decreto, resultado do por aqueles cartrios e rgos pblicos reproduo em filme, de documentos, dados e devem imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, preencher para serem autenticados, a fim diferentes graus de reduo. de em produzirem efeitos jurdicos em juzos ouArt. 4 A microfilmagem ser feita em fora dele, equipamentos que garantam a fiel reproduo quer os microfilmes, quer os seus traslados e das informaes, sendo permitida a utilizao de certides originrias. qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se 2 Prescrever tambm o decreto as utilizao de microfichas,tratando da alm dos condies que os cartrios competentes procedimentos previstos neste Decreto, tanto a tero d e original como a cpia tero, na sua parte cumprir para autenticao de reprodues superior, rea reservada a titulao, a A. realizados por Lus AntnioCOSTApara produzir efeitos e a numerao seqencial legveis particulares, E eSILVA identificao da Gama Silva com a vista desarmada, bem como fotogramas jurdicos com a terceiros. destinados indexao. [Dirio Oficial da Unio, de 10 de maio de 1968] Art. 4 dispensvel o reconhecimento da A microfilmagem, de qualquer Art. 5 firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e 35 os traslados e certides originais de microfilmes. Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica.

espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidad e de rep roduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando fo r o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome po r extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidad e, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem d e encerramento, imediatamente aps o ltimo

documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encer ramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqn cia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por pro blema tcnico, sero reproduzidos posterior mente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio f azer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que

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garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista n a tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de gu arda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, dev endo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou p reservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos car trios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidad e de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar -se fiscalizao que por este ser ex ercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartrios, que se dedicarem micro filmagem de documentos de terceiros, fornecer o, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de

acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por HENRIQUE CARDOSO FERNANDO parte dos cartrios e Milton Seligman empresas registrados no de 31 de janeiro da Justia [Dirio Oficial da Unio, Ministrio de 1996] sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do 37 registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.

LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL

TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUT ROS DOCUMENTOS Acrdo _ Deciso proferida por tribunal, em grau de recurso.

Alvar O PRESIDENTE DO CONSELHO _ Documento por meio do qual a o administrao pblica autoriza ou licencia exerccio de uma no uso direito ou NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ,atividade, de umchama alvar a prtica de algum ato. Tambm se de suas atribui es previstas no autorizao judicial para a prtica de algum ato. item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a deliberao do Plenrio, em sua redao reunio Esboo de um plano, de 15 de um projeto. um projeto. ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Ata _ Documento contendo registro expositivo, Considerando os dispositivos da tanto de fatos ocorridos, como de deliberaes Lei n tomadas durante reunies formais. 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Atestado _ 1996 e da Decreto n 1.799, d e 30 de janeiro deDeclarao de autoridade que do competente, afirmando ou negando o conhecimento oficial signatrio. Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996,do que tratam da microfilmagem de documentos Aviso _ C orrespondncia usada nos ministrios militares, do oficial superior para o subordinado. arquivsticos; Na rea civil, correspondncia trocada entre ministrios ou Considerando os resultados da Comissoentre dirigentes de rgos subordinados Presidncia da Repblica. Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 Boletim _ Publicao peridica, em geral de de fevereiro de 1999, co m a finalidade dedestinada a divulgar matria pequeno formato, adequar de interesse tcnicas os smbolos de normas ISO de sinalticas das instituies. Certido _ Documento microfilmagem de docu mentos arquivsticos; ex trado de registros pblicos originais por quem tenha autoridade Considerando a necessidade de quefaz-lo, ou o expediente em que no servio para a JAIME ANTUNES DA SIL VA pblico se d f acerca de algo microfilmagem dos documentos arquivsticos seja constante de seus assentamentos. [[Di io Of cci l l dentro e dos padres i r o Oi i d U n io n 2 de d b realizadaa99.daaSeei Id,I,epp2g2222d0e2ezeem r o de e normas 1 oo g.. 02]] Certificado _ Ato escrito em que se afirma um 9 internacionais, resolve: fato. Certificar significa "dar por certo". (NO FI NAL D T N F NL OO EXTTO - A XO C I O NNE OM AS A Art. 1 Adotar,IICAS)) processo de SINA L T CA SI NA T no microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e 38 o roteiro de sinalticas, anexo 2. Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.

Circular _ Documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vrios destinatrios. Contrato _ Aco rdo em que pessoas ou instituies se obrigam a dar, fazer o u deixar de fazer alguma coisa. Conveno _ Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais ou para oficializar ajustes entre partes. Convnio _ pacto firmado entre instituies. O mesmo que ajuste. Deciso _ Documento em que se registra a resoluo aprovad a por rgo colegiado. Declarao _ Documento em que algum, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinio ou conceito. Decreto _ Ato pelo qu al o Poder Executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeaes, promoes etc. Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo (federal, estadual ou municipal) baixado para atender a imperativos co nstitucionais no que se refere a atribuies que lhe so privativas. Distrato _ Desfazimento de contrato. Edital _ Aviso ao pblico em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgao por meio da imprensa, ch amando a ateno para um ato ou fato administrativo. Estatuto _ Conjunto de normas orgnicas relativas a entidades pblicas ou p rivadas, a corporaes ou associaes de classe. Exposio de motivos _ Documento em que autoridades sugerem a seus superiores decises a respeito de assunto sobre o qual fazem relato circunstanciado. Inqurito administrativo _ Processo para apur ar responsabilidade de servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar).

Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (mdicos, engenheiros e outros tcnicos) depois de relatar minuciosamente os exames a que procedem e as condies a que chegaram. Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo. Expediente que consubstancia a expresso da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo no Poder Legislativo. submetida sano do chefe do Poder Executivo. Mandado _ Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa, para cumprimento de alguma diligncia. O mandado judicial o mais conhecido e dele h diversos tipos: de citao, de priso, de busca e apreenso etc. Manifesto _ Ex posio pblica de programa poltico, religioso ou diplomtico, elaborada por autoridades, corporaes etc. Manual _ Obra de formato cmodo que rene disposies de trabalho, diretrizes, decises, mtodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada funo. Medida provisria _ Ato expedido pelo presidente da Repblica, com fora de lei, nos casos de relevncia e urgncia, o qual, submetido ao Congresso Nacional, poder ser convertido ou no em lei, no prazo de trinta dias a partir da publicao. Memorando _ Correspondncia interna de breve tramitao e pequeno formato. Memorial _ Requerimento coletivo ou petio individual, em que a parte expe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretenso. Mensagem _ Comunicao ou correspondncia entre os representantes dos poderes do Estado, especialmente enviada ao Poder Legislativo para proposio de medidas que devem ser consubstanciadas em lei. Minuta _ Esboo ou rascunho de qualquer ato, contrato ou correspondncia, a ser revisto e

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aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Moo _ Meio pelo qual se prope algo numa assemblia (moo de simpatia, desagravo, aplauso etc.). Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado usualmente em forma de relatrio. Nota _ Comunicao entre ministros ou entre autoridades em geral. Designa tambm registro ou servio de notariado. Notificao _ Documento pelo qual se d a conhecer um preceito a algum, pesso a fsica ou jurdica, para a prtica ou no de um ato. Ofcio _ Instrumento oficial de comunicao entre autoridades ou destas com entidades pblicas ou particulares. Ordem do dia _ Relao de matrias escolhidas para tratamento em sesso daquela data. Ordem de servio _ Ato de competn cia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Parecer _ Opinio tcnica, dada com a finalidade de servir de base deciso sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurdico, tcnico ou cientfico). Pauta _ Relao das d atas e dos feitos a julgar ou discutir em reunies oficiais. Petio _ O mesmo que requerimento. Portaria _ Ato de competncia de autoridade administrativa, de aco rdo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Pro cesso _ Documento que, uma vez autuado, passa a receber informaes, pareceres e d espachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.

Proviso _ Documento oficial com a finalidade de conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o exerccio de um cargo, de uma profisso, ou de expedir instrues. Regimento _ Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um rgo incluindo finalidades, estrutura organizacional, competncias e atribuies, alm de suas ligaes com outros rgos ou entidades. Regulamento _ Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execuo. Relatrio _ Exposio circunstanciada de ocorrncia, da execuo de atividades ou do funcionamento de uma instituio. Requerimento _ Documento escrito por particular ou servidor pblico, solicitando o atendimento de uma pretenso qualquer. Requisio _ Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execuo de determinada ao.
Definies extradas de: MACHADO, Helena Corra, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantao de arquivos municipais. So Paulo : Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendrio, 1996.

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ANEXO 1- SMBOLOS UTILIZADOS ISO 9878/1990

OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros.

ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALTICAS QUADRO DE APLICAO

I - SINALTICAS QUE ANTECEDEM SEQNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:
CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR 1

SMBOLOS ISO SINALTICAS SINALTICAS SINALTICAS SINALTICAS

INFORMAES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILMETROS 70 ou superior 18 ou superior

Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao incio do filme. Deve ser usada para 2. CONTINUAO DE informar que os OUTRO ROLO 70 18 documentos que precedem ou superior ou superior os que sero microfilmados encontram-se em outro Deve rolo. ser usada para indicar as omisses, problemas de 3. IMAGEM DE legibilidade ou outras OBSERVAO __ 14 a 30 3 a 7 ocorrncias previstas no art. 9 do Decreto n 1.799, de 30 janeiro de Deve 1996. constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as 4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da Cada rolo de microfilme densidade do microfilme. poder receber um 18 5. NMERO DO FILME __ 70 ou superior nmero, para fins de ou superior identificao, registro, controle e acesso. 6. LOGOTIPO E Deve constar de todos os IDENTIFICAO DA rolos. Caso a instituio INSTITUIO __ 14 a 30 3 a 7 possua logotipo, este DETENTORA DO poder integrar a ACERVO sinaltica. 7. LOGOTIPO E Pode ser usada quando a IDENTIFICAO DO microfilmagem decorrer de __ 36 a 58 9 a 15 PROJETO DE patrocnio, convnio, MICROFILMAGEM intercmbio etc.para Pode ser usada informar ao usurio que a instituio se reserva o direito de recusar pedidos de reproduo de 8. RESTRIES documentos de seu acervo, QUANTO que violem dispositivos REPRODUO __ 14 a 30 3 a 7 legais em vigor, tais como: Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 [Direitos Autorais), Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus 1 )s (1) U a r r a f o ntt e A A , , n tta nnh ind i ica d o e m p n t to . . N a s c ci a de ess a foon tee, u sa r l etras s e nn e r ro n e RI L o ma o ca o m o s a us n i a n e m s n o se r i faad s s,, ist oo , , let ras s e n r os sse o me em q u l lqu r r tii po de e addo no , , n tam nnh indi ica o o e m m lm t t ro s a qe p r o ma decretos cad ho i e ro s regulamentadores. 1. INCIO DO ROLO

II - SINALTICAS POSTERIORES SEQNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

SMBOLOS ISO SINALTICAS SINALTICAS SMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS LETRAS E CORPO DAS E NMEROS
ARIAL OU SIMILAR 2

NMEROS

INFORMAES SOBRE O USO INFORMAES SOBRE O USO

ARIAL OU SIMILAR (ANEXO 1) PONTOS MILMETROS 9. SMBOLOS UTILIZADOS (ANEXO 14 a 30 3 a Deve constar ANEXO 1 1) PONTOS 7MILMETROSde todos os rolos, visando orientao do usurio. 1. DENSIDADE 10. IMAGEM DE ABERTURA __ Deve 30 3 a 7de todos os UNIFORME __ _ _ __ 14 a constar Deve constar de todos os rolos, rolos uma folha em para a identificao dos branco, preferencialmente documentos e dos procedimentos com as caractersticas do utilizados na microfilmagem, em papel fotogrfico fosco, conformidade com o art. 7 do que permita a medio da Decreto n 1.799/96. destacar 11. IDENTIFICAO DO 18 Pode ser usada para 2. CARTO DE densidade do microfilme. FUNDO / COLEO__ _ 70 __ Deve constar de todos os ou superior ou superior conjuntos documentais (fundos, RESOLUO __ _ rolos para permitir a colees, sries etc.), realizao de testes de acrescentando outras informaes qualidade. de interesse para a melhor 3. IMAGEM DE 12. CONTEDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e orientao do usurio. localizarcontendo as ENCERRAMENTO __ 14 a 20 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, os documentos que informaes mesmo integram um previstas norolo. art. 8 do Decreto n 13. CARTO DE 1.799/96. paraDeve ser usada realizao de permitir a para 4. CONTINUA EM RESOLUO __ __ __ Deve constar de todos os rolos 70 18 OUTRO ROLO informar que documentos testes de qualidade. ou superior ou superior do mesmo conjunto 14. SEPARAO DE documental encontram__ __ __ Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar CONJUNTOS se microfilmados em DOCUMENTAIS o usurio da mudana de um 5. FIM DO ROLO Deve constar de todos os outro rolo. 70 18 rolos para que no conjunto documental para outro. ou superior ou superior restem dvidas quanto ao Mais conhecida como ZEBRA. 15. GRAU DE REDUO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos fim do filme. para informar os graus de reduo adotados. Sempre que houver necessidade de alterao do grau de reduo para determinado conjunto documental, o novo grau de reduo adotado dever ser (2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros informado. no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros

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