INSTRUES PARA UTILIZAO DA FUNCIONALIDADE MARCAO DE DEFESA Com a finalidade de auxiliar as secretarias dos colegiados de curso de ps-graduao na rotina

de marcao do exame de qualificao (EQP) e da defesa do trabalho final (TFP: monografia, dissertao ou tese) foi implementada a funcionalidade denominada "Marcao de Defesa", no Sistema Acadmico da Ps-Graduao. Esta funcionalidade foi divida em trs partes, conforme o ator (usurio) envolvido: aluno, orientador e colegiado de curso. Parte 1: Aluno O aluno ter acesso funcionalidade "Solicitao de Marcao de Defesa", do Sistema Acadmico da Ps-Graduao, atravs do portal minhaUFMG, aps autenticao com login e senha. A figura abaixo mostra o local no menu onde o aluno dever clicar.

Aps clicar nesta funcionalidade, sero apresentados os seguintes formulrios para preenchimento pelo aluno.

Pgina 1/17

Tela 1 Aluno e Orientao

Tela 2 Apresentao (Exame de Qualificao ou Trabalho Final)

Pgina 2/17

Tela 3 Anexos

Tela 4 - Observaes

Regras bsicas: - o aluno dever estar vinculado Universidade; - o aluno tem que ter orientao ativa na data da defesa/exame de qualificao; o Sistema somente permitir a marcao da defesa do trabalho final aps o lanamento, no histrico do aluno, da aprovao no exame de qualificao (quando houver esta exigncia no currculo do curso); - a data da defesa/exame de qualificao dever ser maior que a data atual e no poder ser maior que a data de trmino da vinculao do aluno; - o aluno poder anexar documentos que sero enviados com a solicitao de marcao de defesa/exame de qualificao. Estes documentos ficaro salvos no servidor e sero enviados
Pgina 3/17

automaticamente para o Colegiado do Curso do aluno quando o orientador aprovar a solicitao. Aps a aprovao da marcao de defesa, pelo colegiado, os documentos sero apagados do servidor. - Ao clicar no boto PROCESSAR, os dados sero salvos e um e-mail ser enviado para orientador (com anexos, se houver); - O aluno poder modificar os dados at que a solicitao seja aprovada pelo orientador e/ou colegiado do curso. A cada modificao ser enviado um novo e-mail para o orientador; - Aps a aprovao pelo orientador e/ou colegiado o aluno s ter acesso ao formulrio para consultar os dados. - Se, durante o processo de marcao de defesa, for lanada a atividade (EQP ou TFP) com aprovao, no histrico do aluno, ele s ter acesso ao formulrio para consultar os dados. Parte 2: Orientador O orientador ter acesso funcionalidade "Aprovao de Marcao de Defesa", do Sistema Acadmico da Ps-Graduao, atravs do portal minhaUFMG, aps autenticao com login e senha. A figura abaixo mostra o local no menu onde o orientador dever clicar.

Aps clicar nesta opo, ser apresentado um formulrio com a relao de todos os alunos que j solicitaram a marcao da defesa/exame de qualificao, para aprovao do orientador. O

Pgina 4/17

orientador poder selecionar um aluno para aprovar ou rejeitar a solicitao e, tambm, poder preencher um formulrio NOVO para orientando que ainda no o tenha feito.

Aps selecionar o aluno, sero apresentados os formulrios abaixo, que viro preenchidos com os dados informados pelo aluno. Tela 1 Aluno e Orientao

Tela 2 Apresentao (Exame de Qualificao ou Trabalho Final)

Pgina 5/17

Tela 3 Banca Examinadora

Tela 4 Aprovao do Orientador

Pgina 6/17

Regras bsicas: - o professor tem que ter acesso ao portal minhaUFMG e dever estar cadastrado como orientador do aluno. A orientao tem que estar ativa na data da defesa do trabalho final ou do exame de qualificao; - o professor poder modificar qualquer campo; - a primeira posio do campo "Membros da Banca - Titulares" dever estar preenchida sempre com o orientador do aluno (ou, se for o caso, seu substituto no dia da defesa); - se rejeitar a solicitao, dever informar obrigatoriamente o motivo; - Ao clicar no boto PROCESSAR, os dados sero salvos e: se aprovado (ou aprovado com modificao), um e-mail ser enviado para aluno e outro para o colegiado do curso; se rejeitado, um e-mail ser enviado para o aluno. Neste caso, o aluno poder entrar novamente no formulrio, alterar e re-enviar para o orientador; - O orientador poder modificar os dados at que a solicitao seja aprovada pelo colegiado do curso. A cada modificao ser enviado um novo e-mail para o aluno e outro para o colegiado. Aps a aprovao do colegiado, o orientador s ter acesso para consultar os dados.

Pgina 7/17

Parte 3: Colegiado de Curso As secretarias dos colegiados dos cursos acessaro as funcionalidades de controle da marcao de defesa/exame de qualificao atravs do Sistema Acadmico da Ps-Graduao. A figura abaixo mostra o local no menu onde se encontram as funcionalidades.

1 Funcionalidade: Aprovar Marcao Defesa Aps clicar nesta funcionalidade, ser apresentado um formulrio com a relao de todas as solicitaes de marcao de defesa de trabalho final e de exame de qualificao, j aprovadas pelo orientador. O usurio dever selecionar um aluno para aprovar ou rejeitar a solicitao. Poder, ainda, preencher um formulrio NOVO para um aluno que ainda no o tenha feito.

Pgina 8/17

Aps selecionar o aluno, sero apresentados os formulrios abaixo, que viro preenchidos com os dados informados pelo aluno e a aprovao do orientador: Tela 1 Aluno e Orientao

Pgina 9/17

Tela 2 Apresentao (Exame de Qualificao ou Trabalho Final)

Tela 3 Banca Examinadora

Tela 4 Aprovao do Orientador

Pgina 10/17

Tela 5 Aprovao do Colegiado

Regras bsicas: - se o colegiado rejeitar a solicitao, dever informar obrigatoriamente o motivo; - ao clicar no boto PROCESSAR, os dados sero salvos e um e-mail ser enviado para o aluno e outro para o orientador; - se rejeitado, o aluno (ou o orientador) dever entrar novamente no formulrio, alterar e reenviar para o orientador, recomeando o fluxo; - a cada modificao feita pelo colegiado, ser enviado um novo e-mail para o aluno e outro para o orientador.

Pgina 11/17

2 Funcionalidade: Registrar Resultado Defesa do TRABALHO FINAL (TFP) e do Exame de Qualificao (EQP) Aps clicar nesta funcionalidade, ser apresentado um formulrio com a lista de todos os cursos que podem ser acessados pelo usurio.

Ao selecionar um curso e PESQUISAR, ser apresentado outro formulrio com todos os alunos cuja solicitao j tenha sido aprovada pelo colegiado. O usurio dever selecionar um aluno para registrar o resultado final da defesa do trabalho final ou do exame de qualificao.

Aps selecionar o aluno, ser apresentado o formulrio abaixo, que vir preenchido com os dados j informados anteriormente.

Pgina 12/17

Regras bsicas: - o usurio poder escolher a opo de registrar, a partir desta funcionalidade, a atividade TFP no histrico do aluno, aproveitando os dados j digitados (ttulo, data aprovao, banca, resultado etc). Neste caso, todas as regras para incluso de TFP no histrico do aluno, existentes na funcionalidade incluso de Outras Atividades, sero observadas; - se quiser, poder registrar somente o resultado da defesa. Neste caso, posteriormente, ser necessrio registrar a atividade TFP da forma como j feita atualmente (menu Histrico/Outras Atividades/Incluir); - os campos ttulo e banca podero ser editados pelo usurio para uma melhor apresentao no histrico do aluno. - se o resultado for REPROVADO, o aluno ter acesso novamente ao formulrio para solicitar uma nova defesa, comeando todo o fluxo novamente (se for o caso).

Pgina 13/17

3 Funcionalidade: Emitir Documentos Esta funcionalidade foi dividida em duas opes no menu, separando os documentos que podem ser emitidos para EQP dos documentos para TPF. Todos os documentos podem ser emitidos em dois formatos: PDF ou RTF. No formato RTF, o usurio poder abrir o documento em um editor de texto (word, por exemplo) e fazer modificaes, caso queira. Antes da emisso de cada documento, alguns parmetros (nmero do registro do aluno, nome do professor, nmero da defesa, nome do coordenador do curso etc) sero solicitados. Estes parmetros podem ser obrigatrios ou opcionais. - o sistema apresentar, antes de cada emisso, um formulrio com os dados que sairo no documento. Ata de Defesa - emisso permitida somente aps aprovao da solicitao pelo colegiado; - poder ser gerada a ata, a folha de modificaes ou os duas ao mesmo tempo; - o usurio poder indicar, opcionalmente, o nome da secretria e/ou o nmero da defesa para sair no documento.

Pgina 14/17

Biblioteca Digital - emisso permitida somente aps o colegiado registrar a situao final; - a defesa tem que ter sido aprovada; - podero ser emitidos o formulrio para Biblioteca e/ou o ofcio de encaminhamento. Folha de Aprovao - emisso permitida somente aps aprovao da solicitao pelo colegiado. Declarao de Concluso - emisso permitida somente aps o colegiado registrar a situao final; - a defesa tem que ter sido aprovada. Cartaz - emisso permitida somente aps aprovao da solicitao pelo colegiado; - o usurio poder indicar, opcionalmente, o nmero da defesa para sair no documento.

Pgina 15/17

Convite para Banca - emisso permitida somente aps aprovao da solicitao pelo colegiado; - o usurio dever indicar, obrigatoriamente, o nome do coordenador do curso/programa para sair no documento; - o usurio poder indicar, opcionalmente, o nmero da defesa para sair no documento; - ser gerado um convite (PDF ou RTF) para que o colegiado encaminhe a cada membro da banca; Participao em Banca: - emisso permitida somente aps aprovao da solicitao pelo colegiado; - o usurio dever indicar, obrigatoriamente, o nome do coordenador do curso/programa para sair no documento; - o usurio dever indicar o tipo de documento: um quadro com todas as participaes ou uma declarao para cada participao do professor no perodo informado como parmetro. Solicitao de Diploma/Certificado - somente aps ter sido lanado o resultado final e ter sido lanado o TFP, com aprovao, no histrico do aluno.

Pgina 16/17

Pgina 17/17