Universidade Federal de Juiz de Fora Faculdade de Engenharia Departamento de Engenharia de Produo

Gesto de Projetos

Conceitos e Ferramentas de Gesto de Aquisies em Projetos

Bernardo Dias Granato Lucas Lopes Cruz

1.

Introduo

O Gerenciamento de Aquisies do Projeto responsvel por cuidar das compras e aquisies de produtos, servios ou resultados necessrios para a realizao do trabalho. A organizao pode ser o comprador ou fornecedor do produto, servio ou resultado. O Gerenciamento de Aquisies do Projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanas necessrios para administrar os contratos ou pedidos de compra. Este gerenciamento inclui, ainda, a administrao de qualquer contrato emitido por uma organizao externa (o comprador) que est adquirindo o projeto de uma organizao executora (o fornecedor) e a administrao de obrigaes contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contratos. Esta rea de conhecimento composta pelos processos:

Planejar Compras e Aquisies Planejar Contrataes Solicitar Respostas de Fornecedores Selecionar Fornecedores Administrao de Contratos Encerramento do Contratos

2.

Objetivos

O objetivo deste trabalho demonstrar a utilizao do gerenciamento de aquisies nos processos de planejamento, execuo, controle e encerramento dos projetos.

3.

Gerenciamento de Aquisies

3.1 Planejar Compras e Aquisies Determinao do que comprar ou adquirir, de quando e como fazer isso e preparao dos documentos necessrios para dar suporte ao processo de realizar as aquisies.
Entradas Plano de gerenciamento do projeto Fatores Ambientais da Empresa Cronograma do Projeto Ferramentas Sadas

Declarao do escopo do projeto Anlise de fazer ou comprar Plano de gerenciamento das aquisies Declarao do trabalho do contrato Opinio especializada Documento de Requisitos Decises de fazer ou comprar Tipos de contratos Mudanas solicitadas

Tipos de Contrato

Contrato de Preo Fixo Garantido Um tipo de Contrato de Preo Fixo em que o comprador paga ao fornecedor um valor determinado (conforme definido pelo contrato), independentemente dos custos do fornecedor. Contratos de custos reembolsveis Um tipo de contrato que envolve o pagamento (reembolso) pelo comprador para o fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remunerao que normalmente representa o lucro do fornecedor. Os custos geralmente so classificados como custos diretos ou indiretos. Custos diretos so custos incorridos para o benefcio exclusivo do projeto, como os salrios da equipe que trabalha em perodo integral para o projeto. Custos indiretos, tambm chamados de "overhead", custos gerais ou custos administrativos, so os custos alocados para o projeto pela organizao executora como um custo de realizao do negcio, como os salrios dos gerentes indiretamente envolvidos no projeto e o custo dos servios pblicos de eletricidade do escritrio. Geralmente, os custos indiretos so calculados como um percentual dos custos diretos. Os contratos de custos reembolsveis frequentemente incluem clusulas de incentivo em que, se o fornecedor atingir ou superar os objetivos selecionados para o projeto, como metas de cronograma ou custo total, receber do comprador um incentivo ou pagamento de bnus. Contratos por Tempo e Material Um tipo de Contrato Hbrido, contendo aspectos dos Contratos de Custos Reembolsveis e Contratos de Preo Fixo. Os Contratos por Tempo e Material se assemelham aos acordos do tipo com Custos Reembolsveis por serem modificveis, j que o valor total do acordo no definido no momento em que ele firmado. Dessa forma, os Contratos por Tempo e Material podem ter o seu valor aumentado como se fossem acordos de Custos Reembolsveis. Por outro lado, os acordos por Tempo e Material podem tambm ser semelhantes a acordos de Preo Fixo. Por exemplo, os valores unitrios so preestabelecidos pelo comprador e pelo fornecedor, quando ambas as partes concordam com os valores de servios profissionais para a categoria de "engenheiros seniores" 3.2 Realizar Aquisies

o processo que analisa as respostas dos fornecedores, realizando assim a seleo de um fornecedor para ser contratado.

Entradas

Ferramentas Reunies com Licitantes

Sadas Fornecedores selecionados Adjudicao de contrato de aquisio Solicitaes de mudanas Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto

Plano de Gerenciamento de Projeto Tcnicas de avaliao de proposta Negociaes das aquisies Opinio e especializada

Documento de Aquisio

Publicidade Pesquisa na Internet

3.3 Administrar aquisies o processo de gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanas e correes conforme necessrio. Cada um precisa assegurar que as duas partes cumpram suas obrigaes contratuais e que seus prprios direitos legais sejam protegidos. Quem executa de fato o trabalho o fornecedor cabendo, portanto, ao comprador, um papel de controlar e administrar esta execuo. Tudo o que se conhece de gerenciamento de projetos deve ser aplicado pela firma contratante com relao ao contrato. Desta forma, muito dos processos que aparecem em outras reas do conhecimento vo ser referenciados aqui, tais, como o Plano de Gerenciamento do Projeto, os Relatrios de Desempenho, o Controle de Qualidade e o Controle de Mudanas. atravs destes instrumentos que o cumprimento do cronograma e o desempenho com relao qualidade e ao cumprimento de metas so aferidos, dentro da periodicidade que deve ser prevista no Plano de Gerenciamento do Contrato. O controle de mudanas costuma ser o ponto mais sensvel de toda a administrao de contratos, principalmente em termos de negociao. muito comum que surjam, durante o decorrer do trabalho, pedidos de mudanas na descrio dos produtos ou no SOW (Declarao do Trabalho); alm disto, tambm podem ocorrer divergncias de interpretao sobre alguns itens, isto leva a mudanas que acabam refletindo em custo e/ ou prazo, e nem sempre fcil chegar a um acordo sobre estes pontos. A administrao das aquisies engloba a aplicao dos processos apropriados de gerenciamento de projetos s relaes contratuais e a integrao das sadas desses processos no gerenciamento geral do projeto. Os processos de gerenciamento de projetos que se aplicam podem incluir, entre outros:

Orientar e gerenciar a execuo do projeto para autorizar o trabalho do fornecedor na ocasio apropriada: Reportar o desempenho para monitorar o escopo do contrato, os custos. o cronograma e o desempenho tcnico; Realizar o controle da qualidade para inspecionar e verificar a adequao do produto do fornecedor; Realizar o controle integrado de mudanas para garantir que as mudanas sejam aprovadas de forma adequada e que todas as pessoas envolvidas estejam cientes dessas mudanas e Monitorar e controlar os riscos para garantir a mitigao dos riscos.

A administrao das aquisies tambm tem um componente de gerenciamento financeiro que envolve o monitoramento dos pagamentos ao fornecedor. Isso garante que os termos de pagamento definidos no contrato sejam cumpridos e que a remunerao do fornecedor fique vinculada ao seu progresso, conforme definido no contrato. O processo de administrao das aquisies analisa e documentar como o fornecedor est se desempenhando ou se desempenhou com base no contrato e estabelece aes corretivas quando necessrio. A administrao das aquisies engloba o gerenciamento de qualquer cancelamento do trabalho contratado (por justa causa, convenincia ou inadimplemento) de acordo com a clusula de resciso do contrato. Os contratos podem ser retificados a qualquer momento antes do encerramento por consentimento mtuo, de acordo com os termos de controle de mudanas do contrato.
Entradas Documentos de aquisio Plano de gerenciamento do projeto Relatrios de desempenho Solicitaes de mudanas aprovadas Informaes sobre o desempenho do trabalho Ferramentas Sistema de controle de mudanas no contrato Anlise de desempenho das aquisies Inspees e auditorias Relatrios de desempenho Sistemas de pagamento Administrao de reivindicaes Sadas Correspondncia Cronogramas e solicitaes de pagamento Documentao da avaliao do desempenho do fornecedor

Boas prticas na administrao de contratos

Ler e analisar o contrato Desenvolver um plano para administrao do contrato, indicando um gestor de contratos para assegurar que a organizao entregue aquilo a que se props; Realizar reunio inicial (kick-off), antes da execuo dos trabalhos; Controlar mudanas e manter cpias atualizadas do contrato; Observar e respeitar os termos e condies do contrato; Resolver claims e disputas prontamente, utilizando negociao e arbitragem para resolver disputas; Medir, acompanhar e controlar o desempenho, elaborando relatrios de progresso; Administrar o processo de faturamento e de pagamento; Fazer o acompanhamento de todas as aes corretivas; Distribuir cpia ou extrato do contrato para os principais stakeholders; Documentar as comunicaes relevantes; Preparar atas de reunies; Documentar as lies aprendidas e promover a sua difuso na empresa; 3.4 Encerrar Aquisies Este processo encerra as aquisies aplicveis a uma fase do projeto. Termos do contrato no resolvidos esto sujeitas a processos judiciais aps o encerramento. H a possibilidade de haver termos de procedimentos especficos para o encerramento do contrato. Direitos e responsabilidades das partes no evento de um cancelamento esto contidos na clusula de resciso do contrato.

Caso o motivo seja justa causa ou convenincia, um contrato pode ser parcialmente ou totalmente cancelado a qualquer momento pelo comprador. Por sua vez, o fornecedor poder ser ressarcido por trabalhos concludos e aceitos a partes do contrato. Um contrato pode ser encerrado nas seguintes formas:

Terminao: trminos das atividades contratuais; Acordo Mtuo: Acordo mtuo entre as partes; Resciso: No-observncia das obrigaes contratuais.

As condies para trmino do contrato so as seguintes:

Escopo complementado nas condies especificadas Pagamentos efetuados conforme o contrato Obrigaes tributrias, trabalhistas e fiscais cumpridas Inexistncia de pendncias judiciais ou arbitrais
Entradas Documento de Aquisio Ferramentas Auditoria de Aquisies Acordos Negociados Sadas Aquisies Encerradas

4.

Indicadores:

ndice de Desempenho das Aquisies = Parmetros de Sucesso das Compras Realizadas / Parmetros de Sucesso das Compras Programadas 5. Aplicao

O estudo de caso que ser apresentado foi extrado do livro de Vargas 2009 (Manual Prtico do Plano de Projeto). O Projeto Novas Fronteiras surgiu da necessidade identificada de uma empresa em se tornar mais direcionada para atuar em projetos. Para isso, ela decidiu implantar um escritrio de projetos na instituio. De acordo com o EAP (estrutura analtica do projeto), o Projeto Novas Fronteiras dividido em 7 itens: Diagnstico, Software, Hardware, Treinamento, Padronizao, Piloto e Resultados. Para cada uma dessas, h uma srie de requisitos que necessitam ser satisfeitos para que o projeto atinja seu objetivo. Declarao de Trabalho: Materiais e Equipamentos Propsito do Documento Este documento tem como objetivo detalhar as necessidades de aquisio de materiais e equipamentos para o Projeto Novas Fronteiras. Especificao e quantitativos dos materiais e equipamentos a serem adquiridos Os materiais e equipamentos a serem adquiridos pelo projeto so os seguintes: Equipamentos de Informtica (Hardware)

165 Microcomputadores Dell Pentium Duo Core com 2GB de Memria RAM, HD de 500 GB e rede (15 computadores) de Backup 2 Servidores Dell Dual Pentium com 4GB de Memria RAM, 2 HD S espelhados co 500 GB cada Software 1 Cpia de um sistema de gesto eletrnica de documentos a ser definido pelo projeto com 150 licenas de acesso includas 150 licenas do Microsoft Office Project Professional 1 Cpia do Microsoft Office Project Server FPP 1 Cpia do Microsoft SQL Server FPP 2 cpias do Microsoft Windows Server 150 licenas do Microsoft Windows Vista Condies de Fornecimento O fornecedor deve atender s seguintes condies de fornecimento para os equipamentos e materiais:

Garantia mnima de trs anos para todos os equipamentos adquiridos Suporte on-site para os servidores Manuteno garantida para todos os softwares adquiridos por dois anos

Qualificao dos Proponentes O fornecedor contratado dever atender s seguintes qualificaes obrigatrias:

Atestados devem ser fornecidos por todos os proponentes com histrico de entregas em outros projetos, onde o fornecedor a ser contratado possa comprovar o histrico das entregas dos equipamentos e materiais solicitados (mnimo de trs) Os proponentes devem apresentar junto com sua proposta pelo menos trs Atestados de Capacidade Tcnica em projetos dessa envergadura Os proponentes devem apresentar balano auditado e registrado comprovando a capacidade financeira para o fornecimento( a ser encaminhado para o departamento de auditoria da contratante) S sero consideradas empresas com no mnimo dois anos de constituio Modelo Contratual O contrato a ser firmado com o proponente selecionado ser de preo Unitrio Fixo e irreajustvel por unidade de materiais e equipamentos adquiridos. O responsvel pela autorizao de pagamentos de materiais recebidos ser Nelson Azevedo, coordenador do gerenciamento de suprimentos. Avaliao de fornecedores Conforme previsto no plano de comunicao do projeto, ser realizada mensalmente uma reunio interna do projeto para a avaliao dos resultados do fornecimento de materiais e equipamentos na 2 segunda-feira de cada ms em seguida reunio de CCB. O objetivo da reunio ser verificar o cumprimento de prazos, preos e qualidade dos servios de consultoria.

Nos casos de no cumprimento dos itens de contrato por parte da empresa de consultoria, as seguintes medidas podem ser tomadas:

Advertncia para desvios leves que no comprometem o sucesso no cumprimento dos prazos e escopo do projeto Suspenso para desvios mdios que comprometam parte do escopo do projeto ou para fornecedores j advertidos anteriormente Cancelamento para desvios graves que comprometam o projeto e que necessitem de interveno direta do gerente do projeto e do patrocinador ou para casos anteriores de suspenso Plano de Gerenciamento das Aquisies Descrio dos processos de gerenciamento das aquisies O gerenciamento de aquisies ter basicamente trs focos principais:

Aquisio do hardware e do software para implantao da soluo; Contratao e administrao dos contratos com os consultores; Gerenciamento dos contratos relativos ao treinamento da equipe

Quaisquer solicitaes de mudana no processo de aquisies ou nos objetos a serem adquiridos devem ser feitas por escrito ou atravs de e-mail. Gerenciamento e tipos de contratos

Todos os contratos devem ser obrigatoriamente elaborados e avaliados pela rea jurdica da empresa;

Todos os contratos deste projeto so do tipo Preo Unitrio Fixo e irreajustvel, onde os valores unitrios das mercadorias e o custo/hora dos servios sero fixados em contrato, e o nmero de horas previstas ser baseado nas necessidades oradas para o projeto. Critrios de avaliao de cotaes e propostas

Sero consideradas cotaes as aquisies de bens diversos disponveis em vrios fornecedores e plenamente substituveis. O preo de deciso baseado no menor preo. Avaliao de Fornecedores Ser realizada mensalmente uma reunio interna para avaliao dos resultados dos fornecedores, em seguida reunio do Comit de controle de Mudanas. O objetivo da reunio ser verificar o cumprimento de prazos, preos e qualidade dos produtos adquiridos e fornecidos por terceiros ao projeto. Nos casos de no cumprimento dos itens de contrato por parte do fornecedor, as seguintes medidas podem ser tomadas:

Advertncia ao fornecedor; Suspenso do fornecedor; Cancelamento do contrato

Alocao financeira para o gerenciamento das aquisies

Qualquer necessidade de aquisio no prevista no oramento e que requeira gasto adicional do projeto deve ser alocada dentro das reservas gerenciais do projeto;

Para compras urgentes e prioritrias que estejam fora da alada do gerente do projeto, ou quando no existe mais reserva gerencial disponvel, dever ser acionado o patrocinador, uma vez que o gerente do projeto no tem autonomia necessria para decidir utilizar a reserva de contingncia de riscos para aquisies, ou dever ser solicitado diretoria da empresa um aumento nas reservas gerenciais. Administrao do Plano de Gerenciamento das Aquisies 1.

Responsvel pelo plano

Nelson Azevedo: Membro do time do projeto, ser o responsvel direto pelo plano de gerenciamento das aquisies, suas atualizaes e relatrios

Juliano Palcios Medeiros: Membro do time do projeto, ser suplente do responsvel direto pelo plano de gerenciamento das aquisies.

2.

Frequncia da atualizao do plano de gerenciamento das aquisies

O plano de gerenciamento das aquisies ser reavaliado mensalmente na primeira reunio mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do projeto.

Necessidades de atualizao do plano antes da primeira reunio de CCB do projeto devem ser tratadas atravs dos procedimentos descritos no item Outros Assuntos no previstos neste plano.

Outros assuntos relacionados ao Gerenciamento das Aquisies do projeto no previstos no plano Todas as solicitaes no previstas neste plano devem ser submetidas para aprovao na reunio do CCB para aprovao. Imediatamente aps sua aprovao, dever ser atualizado o plano de gerenciamento das aquisies com o devido registro das alteraes efetivadas.

6.

Bibliografia

www.robsoncamargo.com.br PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (GUIA PMBOK) 4 edio, Project Management institute, Inc, 2008.