Curso Prtico:

PROCESSAMENTO DE TEXTO
Utilizando Microsoft Word

Este texto introduz o processamento de texto, utilizando o MS Word, destinado tanto a quem no tenha ainda escrito textos com o computador, como a quem j tenha alguma prtica. No um manual mas sim um compndio do essencial no processamento de texto, que possibilita a produo de documentos grandes, de alta qualidade, e de forma simples e confortvel. Cada seco tem um conjunto de exerccios de consolidao, que devem ser realizados no caso de ter sido novidade alguns dos conceitos introduzidos.

Jos Coelho 2011

Processamento de Texto

ndice
1. Introduo ........................................................................................................................................................................ 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Gesto de documentos ....................................................................................................................................... 6 Escrever texto ...................................................................................................................................................... 10 Localizar texto ..................................................................................................................................................... 15 Configuraes ...................................................................................................................................................... 17 Exerccios............................................................................................................................................................... 18 Tipo de Letra ........................................................................................................................................................ 20 Pargrafo ............................................................................................................................................................... 21 Estilos ...................................................................................................................................................................... 23 Visualizao .......................................................................................................................................................... 25 Configurao de Pginas ................................................................................................................................. 27 Ferramentas gramaticais ................................................................................................................................ 28 Exerccios............................................................................................................................................................... 29 Tabelas.................................................................................................................................................................... 31 Figuras .................................................................................................................................................................... 33 Equaes ................................................................................................................................................................ 36 Escrita Manual ..................................................................................................................................................... 37 Exerccios............................................................................................................................................................... 38 Notas de Rodap ................................................................................................................................................. 39 Legendas ................................................................................................................................................................ 40 Cabealho e Rodap .......................................................................................................................................... 42 ndices e Citaes ............................................................................................................................................... 43 Excerccios ............................................................................................................................................................ 45 Comentrios ......................................................................................................................................................... 46 Monitorizao de alteraes .......................................................................................................................... 47 Comparar Documentos .................................................................................................................................... 48 Exerccios............................................................................................................................................................... 49

Estilos e Formatao................................................................................................................................................... 20

Objectos no textuais ................................................................................................................................................. 31

Referncias e ndices .................................................................................................................................................. 39

Trabalho cooperativo ................................................................................................................................................. 46

Jos Coelho

Lista de Tabelas
Tabela 1-1 Principais operaes de edio e modos de as realizar .............................................................. 14 Tabela 1-2 Lista de caracteres especiais para procura com expresses regulares ................................ 16

Processamento de Texto

Lista de Figuras
Figura 1-1 Aplicao MS Word, aps aberta com um novo documento ............................................................ 7 Figura 1-2 Barra de ferramentas aps a tecla ALT (em cima), seguida da tecla X (em baixo) ................ 7 Figura 1-3 Novo documento com algum texto escrito ............................................................................................. 8 Figura 1-4 Pr-visualizao da impresso de um documento. ............................................................................. 9 Figura 1-5 Caixa de dilogo de impresso de um documento. ............................................................................. 9 Figura 1-6 Caixa de dilogo de gravao de um documento. .............................................................................. 10 Figura 1-7 Mapa de um teclado colorido, a cada cor corresponde um dedo ................................................ 11 Figura 1-8 Caixa de dilogo de localizao, no seu modo curto (esquerda) e a zona estendida (direita)...................................................................................................................................................................................... 15 Figura 1-9 Caixa de dilogo de localizao e substituio .................................................................................... 17 Figura 1-10 MS Word com a barra de ferramentas minimizada e esquema de cores a preto. .............. 18 Figura 2-1 Caixa de dilogo do Tipo de Letra (esquerda) e barra de ferramentas Tipo de Letra (direita)...................................................................................................................................................................................... 20 Figura 2-2 Caixa de dilogo de pargrafo (esquerda) e zonas da barra de ferramentas do pargrafo (direita)...................................................................................................................................................................................... 22 Figura 2-3 Zona da barra de ferramentas dos estilos dos pargrafos ............................................................. 23 Figura 2-4 Caixa de dilogo de modificao de estilo............................................................................................. 24 Figura 2-5 Janela de estilos................................................................................................................................................ 24 Figura 2-6 Barra de ferramentas Ver, onde esto todas as opes de visualizao................................... 25 Figura 2-7 Caixa de dilogo de mudana de zoom................................................................................................... 27 Figura 2-8 Esquema de Pgina Configurar Pgina e Fundo de Pgina (esquerda), e caixa de dilogo Configurar Pgina (direita) ............................................................................................................................................... 28 Figura 2-9 Caixa de dilogo de verificao da ortografia e gramtica............................................................. 29 Figura 3-1 Insero de uma tabela com a barra de ferramentas (esquerda) e caixa de dilogo de insero de tabela (direita) ............................................................................................................................................... 31 Figura 3-2 Configurao de tabelas na barra de ferramentas: Estrutura (cima); Esquema (baixo)... 31 Figura 3-3 Caixa de dilogo Propriedades da Tabela (esquerda) e Limites e Sombreado (direita)...... 32 Figura 3-4 Caixa de dilogo de modificao de estilo de tabela ......................................................................... 33 Figura 3-5 Inserir Ilustraes (esquerda), Inserir Texto (direita) ............................................................... 33 Figura 3-6 Barra de Ferramentas de Imagens Formatar ................................................................................... 33 Figura 3-7 Exemplo de uma imagem com um estilo aplicado (Perspectiva de Bisel) .............................. 34 Figura 3-8 Exemplo de um ClipArt ................................................................................................................................. 34 Figura 3-9 Ferramentas de Desenho Formatar, disponvel numa Tela de desenho.................................. 35 Figura 3-10 Exemplo de uma Tela de desenho com algumas formas colocadas .......................................... 35 Figura 3-11 Barra de ferramentas de uma equao ............................................................................................... 36 Figura 3-12 Escrita de formulas e visualizao em modo linear, e correspondente visualizao em modo profissional.................................................................................................................................................................. 36 Figura 3-13 Caixa de dilogo da correco automtica de smbolos matemticos.................................... 37 Figura 3-14 Exemplo de um texto e ilustrao com escrita manual (em cima), e barra de ferramentas de tinta (em baixo) ..................................................................................................................................... 37 Figura 4-1 Caixa de dilogo de configurao (esquerda) e barra de ferramentas (direita) das Notas de Rodap. ................................................................................................................................................................................ 39 Figura 4-2 Caixa de dilogo de insero de legenda (esquerda), barra de ferramentas Referncias Legendas (direita).................................................................................................................................................................. 40 4

Jos Coelho Figura 4-3 Caixa de dilogo de insero de uma referncia cruzada ............................................................... 40 Figura 4-4 Caixa de dilogo de insero de um ndice de ilustraes ............................................................. 41 Figura 4-5 Cursor em cima de uma referncia a uma legenda ........................................................................... 41 Figura 4-6 Barra de ferramentas Inserir Cabealho e Rodap ......................................................................... 42 Figura 4-7 Edio do cabealho e barra de ferramentas Estrutura .................................................................. 42 Figura 4-8 Edio do cabealho / rodap com pginas pares e mpares ....................................................... 43 Figura 4-9 Caixa de dilogo de insero de ndice (esquerda), barra de ferramentas Referncias ndice (direita) ........................................................................................................................................................................ 44 Figura 4-10 Criao de uma nova fonte (esquerda), barra de ferramentas Referncias Citaes e Bibliografia (direita) ............................................................................................................................................................ 44 Figura 4-11 Marcao de uma nova entrada para o ndice remissivo (esquerda), barra de ferramentas: Referncias ndice Remissivo............................................................................................................... 45 Figura 5-1 Barra de ferramentas Rever Comentrios .......................................................................................... 46 Figura 5-2 Documento com dois comentrios, a texto e a tinta. ........................................................................ 46 Figura 5-3 Barra de ferramentas Rever Registo de Alteraes (esquerda), Rever Alteraes (direita)...................................................................................................................................................................................... 47 Figura 5-4 Registo de alteraes ligado, e painel de reviso lateral ................................................................ 47 Figura 5-5 Barra de ferramentas Rever Comparar ............................................................................................... 48 Figura 5-6 Resultado de uma operao de comparao de documentos ....................................................... 48

Processamento de Texto

1. INTRODUO
Um processador de texto uma aplicao que permite ao utilizador escrever documentos de texto. Este tipo de aplicao no s utilizada por todos os utilizadores de computadores, como das aplicaes onde os utilizadores gastam mais tempo. por isso de capital importncia o conhecimento das potencialidades dos processadores de texto, para tirar o maior partido possvel da ferramenta, poupando tempo e ganhando produtividade. Todos os sistemas operativos oferecem uma aplicao simples para processamento de texto, no caso do Microsoft Windows essa aplicao o WordPad, existindo tambm alternativas gratuitas mais evoludas, como o Writer do OpenOffice1. no entanto o Microsoft Word do Office2 o processador de texto mais utilizado mundialmente, sendo esta a aplicao utilizada neste texto. Embora os conceitos principais no sejam especficos de uma aplicao ou verso, este so exemplificados no MS Word, verso 2007. Estas aplicaes suportam formatao de texto, sendo a edio do texto efectuada num formato muito perto do resultado final impresso, seguindo uma filosofia WYSIWYG3. H no entanto outra possibilidade de edio de texto formatado, em que o texto escrito com indicaes de formataes, ou seja, h texto que no deve ser impresso mas especifica formatao. O resultado final transformado de forma a obter um texto formatado pronto a ser visualizado ou impresso. O HTML segue esta filosofia, mas os textos produzidos no se destinam a ser impressos mas sim a serem visualizados em navegadores na Internet, no existindo o conceito de pgina. O LaTeX4 o formato que segue esta filosofia e o mais utilizado para produo de textos quando necessria elevada qualidade do resultado final, requerendo no entanto um maior tempo de aprendizagem e consulta de documentao. Existem ainda aplicaes de edio de texto plano, como o Notepad, que tambm so processadores de texto mas permitem apenas editar texto sem formatao. No resto deste captulo descrevem-se as principais funcionalidades na edio de texto, existentes em todos os processadores de texto, para no captulo 2 avanar para os estilos e formatao dos pargrafos, e introduzir as diversas funcionalidades que aumentam a produtividade e qualidade do texto escrito. No captulo 3 abordam-se os objectos no textuais, que podem e devem ocorrer em qualquer documento de texto, no captulo 4 as referncias e ndices presentes em textos mais longos, bem como o uso de cabealhos e rodaps, seces e outras questes relevantes para textos de grandes dimenses. Finalmente termina-se no captulo 5 com as funcionalidades relativas ao trabalho cooperativo.

1.1. GESTO DE DOCUMENTOS

O MS Word uma aplicao que serve para editar documentos de texto, podendo existir vrias instncias da aplicao abertas, ou seja, vrios documentos em edio. Pode-se iniciar a aplicao abrindo um documento MS Word, ou sem documento nenhum, e nesse caso aberto um documento em branco. Esse documento no existe ainda no disco, criado para iniciar-se um novo documento, sendo este o caso da Figura 1-1.
http://www.openoffice.org/ http://office.microsoft.com/ 3 What you see is what you get (o que v o que fica) 4 http://pt.wikipedia.org/wiki/LaTeX
1 2

Jos Coelho

Figura 1-1 Aplicao MS Word , aps aberta com um novo documento

A aplicao apresenta na rea central de trabalho uma folha em branco, idntica a uma folha de papel, onde se pode iniciar a escrita. A barra superior tem o ttulo do documento, bem como um conjunto de botes com comandos frequentes. O primeiro boto do Office, que d acesso a um conjunto de aces de gesto de documentos, cujas principais so: Novo; Abrir; Guardar; Imprimir; Fechar. A segunda zona contm barras de ferramentas, que se podem seleccionar atravs da segunda linha. Os botes so dispostos na barra de ferramentas conforme o espao disponvel, e a importncia da aco. Ao contrrio de outras verses do MS Word, esta verso j no dispe de menus, podendo ser executadas todas as aces a partir da barra de ferramentas. Esta nova forma de execuo dos comandos optimiza a utilizao do rato, no entanto pode-se tambm utilizar o teclado com vantagem na velocidade de execuo dos comandos, principalmente se forem frequentes. A tecla ALT permite iniciar uma sequncia de teclas aceleradoras, que o MS Word coloca em cima dos botes respectivos de forma a facilitar a sua utilizao, como se pode ver na Figura 1-21.

Figura 1-2 Barra de ferramentas aps a tecla ALT (em cima), seguida da tecla X (em baixo)

No canto inferior direito de alguns blocos de botes existe um boto de acesso a uma caixa de dilogo com mais algumas opes, de utilizao menos frequente. Continuando na Figura 1-1, a barra final, chamada de barra de estado, mostra informao sobre o documento, como a pgina actual, nmero de palavras, lngua, modo de visualizao e nvel de

As teclas aceleradoras variam conforme o idioma seleccionado.

Processamento de Texto zoom. Na direita encontra-se uma barra vertical, que permite navegar pelo documento, sendo as pginas dispostas na vertical. Os diversos comandos sero descritos ao longo deste texto, para j vamos escrever algo no documento aberto, imprimi-lo, e grav-lo no disco, para poder voltar a abri-lo e continuar a trabalhar. Vamos realizar a primeira tarefa, escrever algo no documento aberto1. A Figura 1-3 mostra o documento aps algum texto escrito.

Figura 1-3 Novo documento com algum texto escrito

Agora que temos algum texto escrito estamos em condies de o imprimir, para garantir que o texto no fica apenas no computador e podemos coloc-lo no papel se necessrio: boto do Office Imprimir. H a possibilidade de Imprimir ou Pr-visualizar, sendo sempre prefervel pr-visualizar a impresso antes de enviar para a impressora para poder corrigir algum erro antes de gastar papel. O resultado apresentado na Figura 1-4, onde se tem acesso a uma nova barra de ferramentas com aces relacionadas com a impresso: impresso; escolha de margens e dimenso das folhas; zoom da visualizao; navegao pelas diversas pginas.

Deve j ter o conhecimento mnimo para escrever um texto de outras aplicaes. Se a primeira vez que escreve num computador, escreva devagar analisando o que vai acontecendo: cada tecla que carrega, a letra respectiva colocada no local do cursor (barra vertical a piscar), a tecla Shift e letra colocam a letra em maiscula. Pode mover o cursor com o rato, clicando numa posio, ou com as setas. A tecla Enter/Return muda de linha, a tecla Backspace apaga para a esquerda, e a tecla Delete apaga para a direita do cursor.

Jos Coelho

Figura 1-4 Pr-visualizao da impresso de um documento.

Como o documento pequeno, cabe numa s pgina, mas se por exemplo ocupasse duas pginas em que na segunda pgina exista uma s linha, seria de considerar a possibilidade de reduzir as margens para utilizar apenas uma pgina. Quando estiver tudo bem utiliza-se o boto com a impressora (Imprimir), em que se pode acede a um formulrio de impresso mostrado na Figura 1-5.

Figura 1-5 Caixa de dilogo de impresso de um documento.

A caixa de dilogo de impresso tem mantido as opes ao longo do tempo: seleco da impressora1; quais as pginas a imprimir; nmero de cpias; nmero de pginas por folha. Aps seleccionar a impressora, pode-se tambm aceder a uma caixa de dilogo especfica da impressora, para seleccionar as opes da impressora (Propriedades). Uma grande vantagem relativamente mquina de escrever, ou escrita manuscrita a possibilidade de escrita sem existir a preocupao com as pginas. No final, antes de imprimir, pr-visualizada a impresso e efectuados os ajustes necessrios para que o documento seja impresso num nmero adequado de pginas.

Se no tiver a impressora que pretende nesta lista, pea ao administrador para a instalar

Processamento de Texto O texto, embora seja impresso, aps desligar-se o computador perde-se. Este no um problema para quem esteja habituado mquina de escrever, mas assim no pode interromper e continuar a escrever em outra altura, ou tirar partido de ter j escrito um outro texto idntico. Vamos gravar o documento para garantir que no perdemos o que escrevemos, e podemos imprimir novamente o documento caso seja necessrio, sem ter de o escrever de novo: boto do Office Guardar. Como o documento no tem nome nem localizao no disco, aberta uma caixa de dilogo para indicar o nome e localizao. Na Figura 1-6 pode-se ver esta caixa de dilogo, onde pode escolher o local e o nome do documento.

Figura 1-6 Caixa de dilogo de gravao de um documento.

Da prxima vez que se gravar, esta caixa de dilogo j no ser mostrada, mas se pretender fazer uma cpia distinta, pode chamar esta caixa de dilogo atravs do comando boto do Office Gravar como (gravar com outro nome/localizao). A possibilidade de gravar o mesmo documento com diversos nomes, podendo cada um continuar a ser editado a partir da, permite poupar a escrita quando se tem de obter diversas verses do mesmo documento, como uma carta a diversas empresas. Outra possibilidade comear um documento com base em outro, apagando e alterando o que for necessrio, mantendo o original, como por exemplo uma verso do curriculum para um determinado fim. Manter todos os documentos produzidos gravados permite no s ter as vantagens de um arquivo, como tambm de optimizar a escrita de documentos simulares.

1.2. ESCREVER TEXTO

Hoje em dia todas as pessoas de uma forma ou de outra j utilizaram um teclado para escrever, e compreendem bem as vantagens relativamente mquina de escrever, ou escrita manuscrita. Tal no significa que o faam bem. Sendo o teclado a interface principal com o computador, qualquer que seja a aplicao este ser sempre bastante utilizado, sendo crucial na produtividade e conforto a optimizao da sua utilizao. Cada tecla tem a letra ou carcter a que corresponde, se carregada. Existem teclas que modificam o significado de outras teclas, o Shift (letra maiscula), Ctrl (tecla de atalho), Alt (acesso ao menu), e existem teclas com aces, como o Enter/Return (executa a aco, aceitao, nova linha, etc), Esc 10

Jos Coelho (cancela a aco), retrocesso como o Backspace (apaga para a esquerda) ou Delete (apaga para a direita), setas (move o cursor), PgUp/PgDn (move o cursor uma pgina para cima/baixo), Home/End (move o cursor para o incio e fim da linha). Aparentemente no haveria mais nada a dizer sobre a escrita, no entanto h pessoas que claramente escrevem mais rpido que outras, e nem por isso a escrita rpida significa maior cansao nem mais erros, pelo contrrio. A prtica em si no justifica a diferena, nem to pouco a boa utilizao das teclas aceleradoras referidas mais frente, mas sim trs regras que aumentam a velocidade de escrita, diminuem os erros cometidos, e melhoram o conforto. Quando escrever deve: Olhar para o ecr e no para o teclado; Utilizar todos os dedos, cada tecla um s dedo; Posicionar os dedos sem olhar para o teclado.

Se cometer um erro ir conseguir detect-lo no ecr e no no teclado. Trocar o olhar entre o teclado e o ecr provoca um ajustamento da intensidade dos olhos, o que cansa a vista e leva mais tempo. Reler a frase aps acabar de escrever possvel, mas pode fazer isso de forma mais confortvel ao mesmo tempo que escreve. As teclas como no se movem, no h necessidade de serem visualizadas quando escreve. A utilizao de todos os dedos leva a que cada dedo fique cansado mais tarde, e por outro lado permitir que vrias teclas sejam carregadas quase em simultneo, com uma ligeira diferena de tempo, que no seria possvel no caso de utilizar o mesmo dedo para duas teclas distintas. O movimento da prpria mo durante a escrita menor no caso de utilizar todos os dedos. A importncia de, para uma tecla ir apenas um s dedo e no outro, que ajuda mecanizao da escrita, no existindo assim nada para decidir, e deixando o crebro livre para pensar no contedo, e no no processo de escrita. O posicionamento dos dedos sem olhar para o teclado no se faz por magia, todos os teclados tm salincias nas teclas F e J, as quais devem ser sentidas pelos dedos indicadores para confirmar a correcta posio dos dedos. Cada dedo fica com uma fila de teclas, excepto os dedos indicadores que ficam com duas filas cada um, como se pode ver na Figura 1-7. Q A Z W S X E D C R F V T G B Y H N U J M I K , O L . P -

Figura 1-7 Mapa de um teclado colorido, a cada cor corresponde um dedo

Atendendo a que com alguma frequncia que pode parar de escrever e recomear de seguida, aps ter uma ideia concreta do que ir escrever, quanto mais rpido comear a escrever mais facilmente consegue passar para a escrita a ideia que teve, sem perturbaes no processo de escrita.

11

Processamento de Texto Diversos motivos so por vezes dados para mesmo com o conhecimento do exposto atrs, no fazer um esforo no sentido de melhorar as condies de escrita: O tempo gasto a pensar, e no a escrever; Escrevo mais rpido com dois dedos, e olhando para o teclado; Escrevo mais rpido mo, para passar a computador qualquer um faz, tenho quem me passe; Apenas consigo trabalhar se estiver com calma, e no pressa.

Para no interromper o tempo de pensamento que deve optimizar a escrita. No por escrever rpido com dois ou mais dedos olhando para o teclado que no conseguir escrever bem mais rpido, confortavelmente e com menos erros se olhar para o ecr e utilizar todos os dedos. Quem escreva mais rpido mo ter uma agradvel surpresa ao descobrir que pode produzir mais informao escrevendo a computador e com menos cansao, do que escrevendo mo. Quem no trabalha pressa est no bom caminho, as actividades feitas acima da velocidade possvel normalmente no so bem realizadas, mas tal no significa que deva fazer as diversas actividades de forma mais custosa ou cansativa. Sugere-se as seguintes fases para melhorar a escrita: 1. Escrita de um texto, respeitando todas as regras mas podendo olhar para o teclado. Posicionar as mos sentido as teclas F e J, e respeitar as teclas associadas a cada dedo; 2. Respeitar agora a regra de olhar para o ecr e no para o teclado. Coloque por exemplo uma folha de papel sobre as mos, o que lhe levar tambm a reduzir o movimento das mos para que a folha no caia; 3. Remover a folha de papel e concentrar-se no ecr enquanto escreve. Em todas estas fases deve utilizar a velocidade mais lenta que conseguir. No tente apressar o processo. Ao aperceber-se que no consegue manter uma velocidade lenta, deve nessa altura passar para a fase seguinte. Uma boa escrita requer que seja dado bom uso s teclas de funcionalidade e rato. Existem cinco tipos de operaes principais que se est sempre a executar quando se est a escrever um texto: Inserir texto; Eliminar texto; Seleccionar texto; Posicionar o cursor; Anular a edio efectuada.

A insero do texto na actual posio do cursor, feita principalmente atravs da digitao do texto a inserir, mas tambm se pode inserir o texto que est no clipboard. O clipboard um espao partilhado entre aplicaes, em que se pode copiar contedo de uma aplicao e colar em outra aplicao ou na mesma, e em qualquer ponto do documento, quantas vezes forem necessrias. A eliminao de texto feito com as teclas Backspace/Delete com o efeito de apagar a letra esquerda/direita do cursor, mas se existir texto seleccionado todo o texto apagado. Quando se pretende eliminar uma rea vasta de texto, tem de seleccionar primeiramente o texto para no estar a apagar letra a letra. A seleco de texto uma operao que antecede operaes que envolvam muito texto, para que o seu efeito seja sobre todo o texto pretendido, como o caso da 12

Jos Coelho eliminao de um bloco de texto. Outro exemplo a cpia de um bloco de texto para o clipboard, para poder ser inserido em outra zona, o mesmo tem de ser seleccionado antes da operao de cpia. O posicionamento do cursor ocorre precedendo tambm a maioria das operaes, dado que a posio do cursor que indica o local onde o texto ser inserido, ou o incio/fim de uma zona de seleco. A anulao de uma operao de edio importante para que ao editar texto no sinta medo de enganar e perder trabalho realizado, por exemplo apagando acidentalmente um bloco de texto. Como a qualquer momento pode anular as operaes de edio efectuadas, se cometer um erro e aperceber-se de imediato, pode anular a operao e continuar a editar a partir da. A Tabela 1-1 tem os principais modos alternativos de realizao de cada uma das operaes. H muitas formas confortveis de se realizar as operaes mais bsicas de escrita, pelo que provvel que ao encontrar uma forma satisfatria no veja alternativas. Experimente a trabalhar utilizando apenas o teclado, ou utilizando o mais possvel a barra de ferramentas, ou o rato, para no final estar em condies de avaliar o que realmente mais produtivo e confortvel para si.

13

Processamento de Texto
Tabela 1-1 - Principais operaes de edio e modos de as realizar

Tipo de Aco Operao Insero Teclas / Shift+Teclas Posicionamento Setas: esquerda / direita / cima / baixo Posicionamento Home / End / PgUp / PgDn Posicionamento Ctrl+Setas: esquerda / direita / cima / baixo Posicionamento Ctrl+ {Home / End / PgUp / PgDn} Posicionamento Rato: clique / scroll bar Seleco Seleco Seleco Insero Shift+ Posicionamento Rato: duplo-clique / triplo-clique / arrastar iniciando fora da seleco Teclado: Ctrl+T (Ctrl+A) Barra de Ferramentas: Alt ASLA Teclado: Ctrl + C / Ctrl + V Barra de Ferramentas: Alt HC / Alt HVP Menu de Contexto3: Copy (Copiar) / Paste (Colar) Teclado: Ctrl + X / Ctrl + V Barra de Ferramentas: Alt HX / Alt HVP Menu de Contexto: Cut (Cortar) / Paste (Colar) Rato: Arrastar em cima da seleco para local de destino. Backspace / Delete Teclado: Ctrl+Z Barra de Ferramentas: Alt 2 Teclado: Ctrl+Y Barra de Ferramentas: Alt 3

Descrio
Insere letras minsculas / maisculas Posiciona o cursor uma letra esquerda / direita / linha de cima / baixo Posiciona o cursor no incio / fim da linha / uma pgina a cima / a baixo Posiciona o cursor uma palavra esquerda / direita, uma pargrafo para cima / baixo Posiciona o cursor no incio / fim do documento, no incio da pgina a cima / em baixo. Posiciona o cursor na posio do rato / utilizao da scroll bar lateral para mover para uma posio do documento. Selecciona o texto desde a posio actual at nova posio1. Selecciona a palavra / o pargrafo / desde o incio at ao fim da operao de arrasto2. Selecciona todo o documento. Copia o texto seleccionado para o clipboard / insere o texto no clipboard na posio do cursor

Insero / Eliminao

Copia e elimina o texto seleccionado para o clipboard / insere o texto no clipboard na posio do cursor

Eliminao Anulao Anulao

Apaga a letra esquerda / direita do cursor, ou o texto seleccionado, se existir. Anula a operao de edio acabada de fazer4. Anula a anulao.

O posicionamento no precisa ser feito apenas pelo teclado, um clique do rato como Shift em baixo, ir tambm seleccionar o texto desde a posio actual at nova posio. 2 A seleco de texto efectuada desta forma, no corta palavras a meio, isto , a seleco ampliada de forma a conter a primeira / ltima palavra na totalidade. 3 O menu de contexto depende da posio do cursor, mostrando aces aplicveis actual posio. Pode ser chamado com um clique no boto da direita do rato, ou atravs da tecla do menu de contexto. 4 Pode utilizar este comando mais de uma vez, para poder ir recuando no estado do documento, at ao ponto em que o documento foi gravado pela ltima vez.
1

14

Jos Coelho

1.3. LOCALIZAR TEXTO

A escrita eficiente de texto permite realizar a primeira verso de um documento de forma rpida e confortvel. No entanto h diversas opes tomadas quando se escreve a primeira verso que podem ter de ser revistas, como a designao de uma empresa, ou a utilizao abusiva de uma determinada expresso, sendo necessria a localizao e correco de todos os termos envolvidos. Na Figura 1-8 est a caixa de dilogo de localizao que pode ser chamada da barra de ferramentas Base Localizar, onde se pode introduzir o texto a procurar, podendo seleccionar as procuras anteriores realizadas.

Figura 1-8 Caixa de dilogo de localizao, no seu modo curto (esquerda) e a zona estendida (direita)

Dada a importncia e frequncia de utilizao desta funcionalidade, existe uma tecla de atalho Ctrl+L1 para chamar a caixa de dilogo, e est normalmente sempre visvel na barra de ferramentas, e no caso de existir texto seleccionado, o mesmo colocado automaticamente na caixa de procura. Nas opes de procura podemos especificar se pretendido a diferenciao entre maisculas e minsculas, apenas palavras inteiras, se a palavra indicada um prefixo / sufixo. Aps especificada a procura, pode-se avanar para o prximo resultado, o qual seleccionado automaticamente para facilitar a aplicao de uma aco ao resultado. Mesmo aps fechar a caixa de dilogo de procura pode-se avanar / recuar para o resultado da procura seguinte / anterior, com as teclas Ctrl+PgDn / Ctrl+PgUp, que ao contrrio do indicado na Tabela 1-1, avanar para o incio da pgina seguinte / anterior, se estiver uma procura definida avana para o resultado seguinte / anterior. Existe uma possibilidade complementar, em vez de avanar de resultado em resultado, simplesmente realar todos os resultados (Realce de Leitura), para que estes fiquem visveis ao ler o documento. O resultado de uma procura no desmarca o resultado da anterior, para se poder destacar o resultado de vrias procuras, podendo-se limpar os destaques assim que j no sejam necessrios. A procura permite ainda utilizar expresses regulares (Utilizar caracteres universais), para fazer procuras mais finas. Neste tipo de procura existem alguns caracteres que tm um significado especial2. A Tabela 1-2 tem a lista dos principais caracteres permitidos. Qualquer conjunto de caracteres pode ser agrupado com parntesis curvo.

1 2

Ctrl+F (verso inglesa) Para utilizar o significado normal colocar uma \ antes do carcter

15

Processamento de Texto
Tabela 1-2 Lista de caracteres especiais para procura com expresses regulares

Carcter

? * < > [abc] [a-z] [!0-9] @ {2 } {2;} {2;4}

Especifica Um s carcter, qualquer que seja. Zero ou mais caracteres, quaisquer que sejam

Exemplos s?ja encontra seja e suja

qu*e encontra que e qualidade Incio de uma palavra <(pa) encontra palavra mas no etapa Fim de uma palavra (pa)> encontra etapa mas no palavra Um dos caracteres, neste caso a, b, c. [abc] encontra caso mas no encontra neste Um dos caracteres, neste caso de a a z. [a-z] encontra caso mas no encontra 100 Nenhum dos caracteres, neste caso de 0 a 9 [!0-9] encontra caso mas no encontra 100 Uma ou mais ocorrncias do anterior carcter ou [0-9]@ encontra 100 mas expresso no encontra caso Duas ocorrncias do anterior carcter ou expresso [0-9]{2} encontra 10 mas no 100 Pelo menos duas ocorrncias do anterior carcter ou [0-9]{2;} encontra 10 e 100, mas no 1 expresso1 Duas a quatro ocorrncias do anterior carcter ou [0-9]{2;4} encontra 10 e expresso 100, mas no 10000

Este tipo de procura tem um potencial muito elevado, dado que uma pequena expresso pode significar uma procura muito fina. Vejamos os seguintes exemplos que ilustram as potencialidades desta ferramenta: Windows*Word?ad procura frases que tenham Windows seguida de WordPad em que o P tanto pode estar em maisculas como minsculas2; <[a-zA-Z]@> - identifica palavras com apenas letras; <[a-zA-Z]@s> - identifica palavras no plural, acabadas em s; <[a-zA-Z]@[!s]> identifica palavras no singular, no acabadas em s; <[a-zA-Z]{10;}> - identifica palavras grandes, com 10 ou mais letras; <[0-9]@> - identifica nmeros; <[0-9][0-9,]@> identifica nmeros podendo ter vrgulas; [0-9]{2}[-/][0-9]{2}[-/][0-9]{2;4} identifica datas no formato dd-mm-aaaa ou dd/mm/aaaa, mas podendo o ano utilizar 2 a 4 dgitos; <[A-Z]@> identifica siglas, ou seja, palavras apenas com maisculas.

Outros editores de texto podem no permitir expresses regulares, ou utilizar outro formato. Uma das limitaes deste formato no MS Word no permitir disjuno de duas expresses, permite
O separador tanto pode ser o ponto e vrgula como a vrgula depende da configurao do Office. Utilizou-se o ? (qualquer carcter) para o P maisculo/minsculo, dado que dificilmente haver outras palavras com outra letra em vez do P, mas mais correcto embora com mais letras seria Windows*Word[Pp]ad
1 2

16

Jos Coelho apenas disjunes de caracteres com o operador [ ], embora permita juntar marcaes de vrias procuras. Atendendo a que a operao mais vulgar aps a procura a sua substituio do resultado por outro, existe um modo em tudo igual procura, mas com um outro campo para indicar a substituio. Esta operao tambm muito vulgar, podendo ser executada atravs da tecla de atalho Ctrl+U1 para chamar a caixa de dilogo, ou atravs da barra de ferramentas Base Substituir, embora seja a mesma caixa de dilogo que a localizao, apenas utiliza outra tabulao como se pode ver na Figura 1-9.

Figura 1-9 Caixa de dilogo de localizao e substituio

Ao indicar-se o texto de procura, e o texto de substituio, pode-se efectuar a substituio um a um, verificando se pretendido realmente para cada caso efectuar a substituio, ou no caso de se ter a certeza que no se est procurar texto que no se pretenda substituir, utilizar o boto para substituir tudo, para que numa s aco todas as ocorrncias encontradas sejam substitudas pelo novo texto.

1.4. CONFIGURAES
Esta a seco mais especfica do MS Word 2007 deste captulo, no entanto importante que qualquer que seja o processador de texto, as diversas opes sejam convenientemente exploradas para tirar o maior partido possvel da aplicao, e no ter de suportar a configurao de omisso que por um motivo ou por outro foi considerada adequada para a maior parte das pessoas, o que no quer dizer que seja a mais adequada para si. As opes podem ser vistas em Boto do Office Opes do Word, estando organizadas em diversos conjuntos de configuraes, dos quais destacamse os seguintes: Popular permite alterar o esquema de cores, nome de utilizador e o idioma; Guardar permite alterar o formato de omisso2, intervalo entre gravao automtica3 e directorias utilizadas; Personalizar permite adicionar/remover botes na barra de ferramentas de acesso rpido.

Ctrl+H (verso inglesa) No caso de se trabalhar com verses anteriores ao MS Word 2007, pode-se seleccionar por exemplo o formato de gravao de omisso para a verso mais baixa em utilizao. 3 Se estiver a trabalhar muito tempo sem gravar, mesmo que o computador pare abruptamente, se esta opo estiver activa, pode recuperar a ltima verso guardada automaticamente
1 2

17

Processamento de Texto O menu de contexto na barra de ferramentas permite minimizar a barra de ferramentas, libertando espao para o documento. A Figura 1-10 mostra esta configurao, com o esquema de cores a preto, em vez do habitual azul.

Figura 1-10 MS Word com a barra de ferramentas minimizada e esquema de cores a preto.

Ao no ser necessrio espao para os botes da barra de ferramentas, o que acabar por acontecer se as teclas aceleradoras forem utilizadas com frequncia, liberta-se espao para a edio do documento. Mesmo um utilizador muito dependente do rato pode ter vantagem nesta configurao, j que apenas tem de fazer mais um clique para abrir a barra de ferramentas que necessitar, e em todo o caso pode sempre colocar as operaes mais comuns na barra de ferramentas de acesso rpido.

1.5. EXERCCIOS
Este captulo, tal como os restantes, acaba com uma seco de exerccios de modo a complementar pela via dos exerccios o contedo do captulo. A maior parte dos exerccios, continua do exerccio anterior. 1. Documentos Word: a. Crie um novo documento MS Word; b. Copie escrevendo os dois primeiros pargrafos do captulo de introduo deste texto; c. Grave o ficheiro no disco; d. Volte a abrir o documento e imprima-o. 2. Escrita de texto: a. Escreva novamente os dois primeiros pargrafos do captulo introduo deste texto, mas respeitando a atribuio de teclas a dedos da Figura 1-7; b. Repetir a operao 2.a) at que o tempo de escrita seja idntico ao exerccio 1; c. Repetir 2.b) mas com uma folha de papel sobre as mos; d. Repetir 2.c) mas sem folha de papel, olhando apenas para o ecr; e. Repetir 2.d) mas com os 4 primeiros pargrafos do captulo de introduo. 3. Localizar: a. No texto final do exerccio 2, marcar as siglas (palavras apenas com maisculas); b. Marcar tambm os nmeros; c. Marcar as palavras que comeam com maisculas e o resto das letras minsculas (nomes prprios). 18

Jos Coelho

4. Configurar: a. Minimizar friso, e alterar as cores do MS Word; b. Adicionar o boto de centrar o pargrafo barra de ferramentas de acesso rpido;

19

Processamento de Texto

2. ESTILOS E FORMATAO
Neste segundo captulo iremos abordar a formatao do texto e pargrafos, e introduzir as diversas funcionalidades que aumentam a produtividade e qualidade do texto escrito. Existem formataes que so associadas a um bloco de texto (2.1), e formataes que so associadas a um pargrafo (2.2). Nas primeiras pode-se aplicar a formatao a uma seleco do texto em que a formatao deve incidir, enquanto nas segundas a formatao aplicada aos pargrafos do texto seleccionado. Embora seja possvel cada pargrafo ter uma formatao, tal no aconselhvel nem em termos de harmonia do documento nem em termos de trabalho de formatao, pelo que a boa utilizao de estilos evita a duplicao do trabalho de formatao (2.3). A visualizao do documento deve ser afinada para o fim a que se destina (2.4). Na produo do documento as pginas no so preocupao, mas na finalizao necessrio efectuar a devida configurao nas pginas para que a verso impressa seja da qualidade pretendida (2.5), sendo no entanto de toda a convenincia a utilizao das ferramentas gramaticais na reviso final para que o texto saia no estilo de linguagem adequado (2.6).

2.1. TIPO DE LETRA

Nesta seco apresentam-se as diversas alternativas de formatar um bloco de texto. simples: comece por seleccionar o bloco de texto, e de seguida carregue num dos botes da barra de ferramentas Base Tipo de Letra. Pode tambm abrir a caixa de dilogo do tipo de letra com Ctrl+D, ou atravs do menu de contexto. A caixa de dilogo e zona da barra de ferramentas do tipo de letra so visveis na Figura 2-1.

Figura 2-1 Caixa de dilogo do Tipo de Letra (esquerda) e barra de ferramentas Tipo de Letra (direita)

As opes principais de formatao esto visveis directamente na barra de ferramentas, esta alis a zona com maior destaque: Negrito palavra carrega a palavra de forma a destac-la das restantes. Esta operao to vulgar que merece uma tecla de atalho: Ctrl+N1

Bold: Ctrl+B (verso em ingls)

20

Jos Coelho Itlico palavra coloca a palavra a itlico, sendo tambm uma operao vulgar o suficiente para ter uma tecla de atalho associada: Ctrl+I Sublinhado palavra sublinha a palavra, uma opo menos vulgar mas ainda com tecla de atalho: Ctrl+S1. Inferior / superior linha palavra palavra texto reduzido e em baixo / em cima da linha Cor de fundo / das letras palavra pode-se definir cor para o fundo e para as letras Aumento / Diminuio do tamanho palavra palavra tamanho da fonte, maior ou menor. Pode-se especificar um valor numrico, ou utilizar os botes de aumento/diminuio da fonte Tipo de letra arial; courier new; times new roman; lucida console, - escolha do tipo de letra a utilizar

Todos estes aspectos de formatao so independentes, isto , um bloco de texto pode estar a negrito e a itlico ao mesmo tempo, e isso independentemente do tipo de letra escolhido, ou mesmo se est sublinhado ou no, e do tamanho. O tipo de letra a utilizar escolhida de entre uma lista normalmente extensa de tipos de letra. Estes tipos de letras j esto instalados, mas sempre possvel instalar novos tipos de letras. As opes extra na caixa de dilogo de tipo de letra so de menor relevncia, como exemplo pode-se num ttulo colocar efeitos de sombra. No entanto deve ponderar a necessidade de formatao densa no texto principal, como por exemplo a utilizao de cores, dado que o excesso de formatao pode distrair o leitor afastando-o do contedo do texto, e retirar importncia s figuras / ilustraes existentes.

2.2. PARGRAFO
Na formatao de um pargrafo suficiente que se tenha o cursor no pargrafo, ou a seleco nos pargrafos que se pretende definir a formatao. indiferente a posio do cursor dentro do pargrafo, dado que a formatao associada ao pargrafo e no posio do cursor no pargrafo. Estas opes esto tambm na barra de ferramentas Base Pargrafo e Esquema de Pgina Pargrafo, podendo chamar a caixa de dilogo atravs do menu de contexto. A caixa de dilogo e as zonas da barra de ferramentas do pargrafo so visveis na Figura 2-2.

Underline: Ctrl+U (verso em inglesa)

21

Processamento de Texto

Figura 2-2 Caixa de dilogo de pargrafo (esquerda) e zonas da barra de ferramentas do pargrafo (direita)

Novamente, tal como na formatao de um bloco de texto, um pargrafo tambm uma das operaes mais comuns na edio de texto, merecendo destaque na barra de ferramentas: Alinhamento: esquerda / centrado / direita / justificado O espao extra nas palavras de uma linha, ser gasto direita, em ambos os lados, esquerda ou igualmente distribudo entre palavras.1 Espaamento: entre linhas / antes / depois Controle dos espaos entre as linhas do mesmo pargrafo ou o espao antes ou depois do pargrafo. Cor de fundo Cor de fundo de todo o pargrafo; Bordas Definio das bordas do pargrafo; Listas / listas numeradas / lista em nveis Pargrafo do tipo de um elemento de uma lista. Nas listas em nveis pode-se alterar a indentao e a numerao dos elementos nas diversas listas actualizada. Baixar / aumentar indentao Permite comear o pargrafo mais avanado ou recuado. Se o pargrafo pertence a uma lista em nveis, a numerao actualizada ao baixar / aumentar a indentao de um dos elementos2.

A barra de ferramentas tem ainda o boto da ordenao, que permite ordenar um conjunto de itens seleccionados, que podem ser pargrafos ou linhas de uma tabela, mas no fazem parte da configurao da formatao de um pargrafo. Tem ainda outro boto com uma tecla de atalho Ctrl+( que permite alterar a visualizao do documento, para conter smbolos de formatao que de outra forma estariam invisveis dado que no sero impressos. As opes extra na caixa de dilogo de pargrafo so de menor relevncia, tendo no entanto a vantagem de se ver numericamente toda a informao do pargrafo actual. Por exemplo, se no compreender o porqu de um determinado espao, conveniente abrir esta caixa de dilogo para

O alinhamento do texto associado ao pargrafo. Se necessitar de duas zonas, uma alinhada de uma maneira e outra de outra, tem de utilizar tabelas. 2 Para aumentar a indentao com o teclado, e com o cursor no incio da linha, pode utilizar a tecla TAB. Para baixar a indentao utilizar Shift+TAB.
1

22

Jos Coelho cada pargrafo envolvido. Pode-se tambm utilizar a zona da barra de ferramentas Esquema de Pgina Pargrafo para manter visvel parte destes valores na barra de ferramentas.

2.3. ESTILOS
O nmero de opes de formatao, como se pode ver nas duas seces anteriores, consideravelmente elevado. Ao editar um texto a formatao indicada num pargrafo passa para o pargrafo seguinte, para deste modo evitar ter de se configurar cada pargrafo. No entanto num texto grande, e editado em diversas alturas, facilmente se introduz uma ligeira diferena na formatao entre pargrafos e fica-se com um documento sem coerncia na formatao. Por outro lado existe um desperdcio de memria com a duplicao de toda a informao de formatao para cada pargrafo, conduzindo a documentos maiores. Por todos os motivos e mais alguns a formatao dos pargrafos organizada em estilos de pargrafos, podendo o estilo utilizado anteriormente ser seleccionado em pargrafos futuros. Esta organizao feita de forma automtica no MS Word, mas pode e deve ser controlada pelo utilizador, para no se arriscar a ficar com estilos muito parecidos mas distintos. A importncia e utilizao desta funcionalidade leva a que tenha o ltimo bloco grande na barra de ferramentas Base Estilos, que pode ser visualizado na Figura 2-3.

Figura 2-3 Zona da barra de ferramentas dos estilos dos pargrafos

A barra de ferramentas tem os estilos principais que esto prontos a seleccionar. Ao clicar num estilo, o pargrafo em que o cursor se encontra fica com a formatao do estilo clicado e perde a formatao anterior. No entanto o menu de contexto em cima de um determinado estilo, permite fazer o seguinte aos estilos: Aplicar no estilo a formatao actual do pargrafo neste caso todos os pargrafos nesse estilo, ficam com a nova formatao; Seleccionar todos os pargrafos nesse estilo o que permite visualizar quais os pargrafos actualmente associado ao estilo, e validar uma mudana na formao do estilo; Modificar o estilo abre uma caixa de dilogo que permite modificar formataes, com acesso s caixas de dilogo de formatao do tipo de letra e do pargrafo; Mudar nome / Remover Muda o nome do estilo ou remove-o da lista de estilos.

A caixa de dilogo de modificao de estilo pode ser vista na Figura 2-4, na qual tem para alm do nome o estilo em que este se baseia, sendo registado apenas as diferenas ao estilo base.

23

Processamento de Texto

Figura 2-4 Caixa de dilogo de modificao de estilo

boa prtica ter um estilo de base para que se altere apenas o que se pretende distinto do estilo de base. Deste modo sempre que se actualizar o estilo base estaremos a actualizar tambm este estilo, poupando trabalho. O estilo do prximo pargrafo tambm uma importante configurao. Por exemplo, num pargrafo de estilo de um ttulo, o pargrafo seguinte ser do tipo normal, enquanto um pargrafo de uma lista, o prximo pargrafo do mesmo tipo. Formataes especficas a este estilo podem ser feitas atravs do boto Formatar. De realar a ltima opo do boto Formatar, que permite definir uma tecla de atalho a associar ao estilo. Deste modo a pode-se facilmente trocar o estilo de um pargrafo. A tecla de atalho de omisso para o estilo Normal Ctrl+\. Na barra de ferramentas Base Estilos no aparecem todos os estilos, apenas os mais comuns. A gesto de todos estilos existentes pode ser feita na janela de estilos1, que se pode ver na Figura 2-5, podendo adicion-los/remov-los da barra de ferramentas.

Figura 2-5 Janela de estilos

Os estilos dos pargrafos com os ttulos dos captulos, seces, e subseces, devem ser do tipo Ttulo para facilitar a criao de um ndice automtico (ver seco 4.4), e manter actualizada a numerao pretendida, que no caso de existir dever ser do tipo lista em nveis (ver seco 2.2).
1

Pode-se abrir esta janela pelo boto de configurao da barra de ferramentas Base Estilos.

24

Jos Coelho Embora estes pargrafos no estejam seguidos, tal como numa lista em nveis, a numerao mesmo assim mantida actualizada, no sendo necessrio ao escrever efectuar a gesto da numerao. Estes estilos no devem ser utilizados para outros pargrafos que no sejam captulos, seces e subseces, caso contrrio esses pargrafos no s alteram a numerao como vo incorrectamente para o ndice. Os estilos podem passar para novos documentos simplesmente iniciando o novo documento a partir do antigo com os estilos pretendidos. H no entanto uma forma mais interessante de se aplicar esta tcnica, com modelos1. Um documento pode ser gravado como um modelo (boto do Office Guardar como Modelo do Word), sendo um documento MS Word em tudo idntico aos restantes, mas ao abrir cria sempre um novo documento igual ao modelo2. Nas caixas de dilogo de modificao de estilo tem uma opo para efectuar as alteraes no documento existente, ou para os novos documentos baseados no modelo actual. Se as alteraes forem efectuadas tambm no modelo que originou o documento, os novos documentos ficam com as alteraes efectuadas. Pode-se tambm gravar/ler um conjunto de estilos, atravs da barra de ferramentas Base Estilos Alterar Estilos Conjuntos de Estilos, em que existem j cerca de uma dezena de estilos os quais pode aplicar para ver o aspecto do seu documento, podendo tambm gravar os estilos que definiu para utilizar em outros documentos. Esta uma forma mais adequada de gesto de estilos, dado que os mesmos estilos podem ser reutilizados em mais que um modelo.

2.4. VISUALIZAO
Vamos agora ver as opes de visualizao de um documento, que so importantes para permitir trabalhar nas melhores condies e poder navegar facilmente pelo documento. A Figura 2-6 mostra a barra de ferramentas Ver, que permite o acesso a todas as opes de visualizao.

Figura 2-6 Barra de ferramentas Ver , onde esto todas as opes de visualizao

Um documento modelo como se fosse uma minuta, que serve de ponto de partida a outro documento, tambm chamado de template. 2 Distingue-se dos outros documentos pela extenso do nome, que dotx e no docx
1

25

Processamento de Texto O primeiro bloco permite alterar modo de vista: Esquema de Impresso a visualizao igual s pginas impressas; Leitura em Modo de Ecr Inteiro modo de visualizao optimizado para leitura no computador1; Esquema Web modo Web, em que no existem pginas, e as linhas utilizam toda a largura da janela disponvel; Destaque visualizao do documento como se fosse uma rvore, em que cada pargrafo tem um nvel conforme captulo (nvel 1), seco (nvel 2), etc, podendo-se limitar o nvel de visualizao. til para reorganizar o documento; Rascunho2 mostra onde uma pgina comea e acaba, a largura da pgina respeitada nas linhas, mas no se v a pgina desenhada, poupando espao.

Estes modos alternativos de visualizao podem tambm ser alterados na barra de estado, em baixo direita. No entanto, para quem pretenda escrever texto, apenas trs modos so realmente alternativa: Esquema de Impresso; Esquema Web; Rascunho. A opo entre estes trs modos depende da importncia dada s pginas durante a escrita do texto. O modo Leitura em Modo de Ecr Inteiro permite apenas ler e altera a paginao, sendo ideal para fazer uma reviso antes de imprimir. O modo Destaque destina-se a efectuar reorganizaes do texto, dando tambm acesso na barra de ferramentas a Destaques Documento Principal, que permite inserir subdocumentos num documento. Esta opo era mais relevante quando os computadores tinham pouca memria, permitindo trabalhar num documento com os subdocumentos no expandidos, e portanto sem consumir memria, mas poder ser til hoje em dia para permitir que vrias pessoas trabalhem simultaneamente em captulos distintos, e os juntem mais facilmente num s documento3. O segundo bloco permite ligar/desligar opes de visualizao: Rgua rgua com a dimenso da pgina e marcas na configurao do pargrafo; Linhas de Grelha mostra um quadriculado, til para desenho de objectos no textuais; Mapa do Documento mostra um ndice com funcionalidade de navegao no documento; Miniaturas mostra as pginas do documento em pequeno, para dar a mancha da pgina actual e vizinhas, permitindo tambm navegao.

Todas estas opes podem estar desligadas sem grande prejuzo na escrita, podendo ser ligadas quando for necessrio. A informao interessante, mas normalmente no vale a pena relativamente ao espao ocupado. A Rgua permite alterar as configuraes do pargrafo facilmente, mas tal deve ser evitado para no correr o risco de ficar com pargrafos ligeiramente distintos ao longo do documento. Deve-se sempre definir um estilo para cada tipo de pargrafo, e utilizar o estilo sempre que necessrio, para no s poupar no tempo de formatao, como aumentar a coerncia da formatao no documento.

As pginas neste modo no so as pginas reais. Em verses anteriores chamado de vista Normal 3 No Latex habitual colocar-se cada captulo num ficheiro, para que cada ficheiro no seja muito longo e desta forma facilitar no s a compilao de cada ficheiro (um captulo que no alterado no necessrio compilar), e a navegao no documento.
1 2

26

Jos Coelho O terceiro bloco tem as opes de zoom: Zoom abre uma caixa de dilogo na Figura 2-7 permitindo diversas formas de escolher uma ampliao (nmero de pginas; largura do texto; largura da pgina); 100% - modo mais prximo da dimenso do papel; Uma/Duas Pginas nmero de pginas visualizadas no ecr; Largura da Pgina acerta o zoom para utilizar toda a largura do ecr.

Figura 2-7 Caixa de dilogo de mudana de zoom

Notar que o zoom no altera o tamanho das letras, apenas a forma como se v pode ser ampliada tanto quanto seja necessrio. Pode imprimir numa letra muito reduzida/ampliada, mas editar atravs do zoom certo, na dimenso que considera mais adequada. O zoom pode tambm ser mudado na barra de estados, no canto inferior direito. O quarto bloco permite visualizar vrias partes do documento ao mesmo tempo: Nova Janela abre uma nova janela do mesmo documento; Dispor Todas organiza todas as janelas MS Word no ecr; Dividir divide a janela actual em duas para se poder editar em duas zonas distintas. Ver Lado a Lado coloca duas janelas MS Word a par, com o scroll sincronizado para que se possa ver as diferenas

Em documentos grandes frequente ao editar uma parte do documento necessitar de visualizar outra parte do documento. Em vez de estar a navegar entre as duas partes, pode-se simplesmente abrir ambas as partes, quer numa nova janela, no caso de se ter um ecr grande, quer por diviso da janela actual, para um ecr mais reduzido.

2.5. CONFIGURAO DE PGINAS

At esta seco no existiu a preocupao das pginas. No entanto, embora muitos documentos possam ser utilizados apenas na verso digital, nunca chegando a ser impressos, as pginas um conceito importante num documento. A paginao permite a referenciao simples de uma parte do texto e d ao leitor a indicao da dimenso do documento, sendo importante mesmo que no se imprima o documento. Na Figura 2-8 est a zona da barra de ferramentas relativos configurao de pginas (Esquema de Pgina Configurar Pgina e Fundo de Pgina), bem como a caixa de dilogo Configurar Pgina, lanada do boto de configurao em Esquema de Pgina Configurar Pgina. 27

Processamento de Texto

Figura 2-8 Esquema de Pgina Configurar Pgina e Fundo de Pgina (esquerda), e caixa de dilogo Configurar Pgina (direita)

Na configurao de pgina pode-se definir: Margens dos quatro lados da folha; Orientao vertical ou horizontal; Tamanho pode-se escolher entre uma vasta gama de tamanhos de papel, e se necessrio colocar as dimenses; Colunas definir o nmero de colunas a utilizar na pgina; Quebras definir quebra de pgina (Ctrl+Enter) ou seco.

As quebras so necessrias para no s iniciar nova pgina, mas tambm para que seja possvel ter folhas com configuraes distintas. Por exemplo, pode ter interesse uma folha com uma ilustrao grande na horizontal, e o resto do documento na vertical. O mesmo pode ocorrer para o nmero de colunas num documento. Ao inserir-se uma quebra de seco, as definies da seco anterior so copiadas, mas as alteraes efectuadas na seco seguinte no se reflectem na seco anterior. Na definio do fundo da pgina pode-se definir: Marca dgua marca de gua para por exemplo verses no finais; Cor da Pgina permite definir a cor da pgina; Limites de Pgina define as bordas da pgina.

A caixa de dilogo de Configurar pgina est tambm disponvel na pr-visualizao da impresso, para facilitar a realizao de pequenos ajustes antes da impresso.

2.6. FERRAMENTAS GRAMATICAIS

Por mais horas que se gaste a escrever e rever o texto, este poder conter erros ortogrficos e/ou gramaticais. Nesta seco iremos passar de revista as ferramentas que o MS Word disponibiliza para auxiliar a deteco e correco destes erros. 28

Jos Coelho A primeira funcionalidade a verificao da ortografia e gramtica, sendo de tal importncia que foi reservada a tecla de atalho F7, podendo-se tambm utilizar a barra de ferramentas Rever Ortografia e Gramtica . A Figura 2-9 mostra esta caixa de dilogo a encontrar uma palavra mal escrita, e a sugerir uma alterao.

Figura 2-9 Caixa de dilogo de verificao da ortografia e gramtica.

medida que se escreve, as palavras que esto incorrectas so sublinhadas a vermelho, podendo nesse caso com o menu de contexto aceder s alternativas sugeridas. Se o erro for gramatical o bloco de texto sublinhado a verde. Algumas palavras com erros frequentes so substitudas automaticamente, sem sequer notificar o utilizador. Esta funcionalidade pode-se configurar em Boto do Office Opes do Word Verificao Opes de Correco Automtica, permitindo indicar mais palavras que se forem escritas devem ser substitudas por outras. Esta funcionalidade permite aumentar a velocidade de escrita, nomeadamente colocando em iniciais o nome da empresa ou das pessoas muito citadas num texto, de modo a escrever apenas as iniciais e implicitamente escrever o texto completo associado s iniciais.

2.7. EXERCCIOS
Exerccios complementares ao captulo: 1. Tipo de letra: a. No texto j escrito dos exerccios do captulo 11, seleccione todos os nmeros e coloque-os a negrito; b. Altere a fonte dos nomes prprios para Times New Roman; c. Seleccione todas as siglas e coloque-as a itlico; 2. Pargrafos: a. Coloque o primeiro pargrafo com espaamento simples; b. Coloque o segundo pargrafo com espaamento 1,5 linhas, justificado; c. Coloque o terceiro pargrafo com espaamento duplo, e um avano na 1 linha de 1 cm, justificado e uma borda; 3. Estilos: a. Escrever no texto dos exerccios anteriores, os nomes dos captulos e seces restantes, bem como o primeiro pargrafo de cada captulo; b. Atribuir o estilo de Ttulo 1 aos captulos, e Ttulo 2 s seces, e Normal aos pargrafos;
1

4 primeiros pargrafos da introduo

29

Processamento de Texto c. Limpar todos os estilos no documento que no sejam Normal, Ttulo 1, ou Ttulo 2. 4. Visualizao: a. Ver o documento em Leitura em Modo de Ecr Inteiro, Esquema Web e Rascunho; b. Ver documento em modo Destaque, e restringir o nvel a 2, de modo a ver apenas as seces e no os pargrafos; c. Criar vrias janelas, uma por cada modo de visualizao, e dispor todas lado a lado. 5. Configurar pgina: a. Trocar a orientao de uma das pginas1; b. Colocar o texto na vertical em duas colunas; c. Colocar uma marca dgua com o seu nome; d. Passar o corrector ortogrfico e corrigir erros ortogrficos e gramaticais.

definir uma seco para poder ter a orientao distinta

30

Jos Coelho

3. OBJECTOS NO TEXTUAIS
Este captulo dedicado aos objectos no textuais, comeando nas tabelas, passando para as figuras e equaes, e finalizando na escrita manual. Os objectos no textuais normalmente no so essenciais, mas complementam a informao no texto principal, e em muito contribuem para o clarificar.

3.1. TABELAS
As tabelas uma forma natural de colocar informao estruturada, em que nas colunas esto propriedades, caractersticas ou parmetros1, e nas linhas esto eventos, produtos, servios, observaes, entidades, elementos, entre outros. Este tipo de informao poderia ser colocado no texto principal, mas foraria o leitor a ler toda a informao, e dificultaria o acesso informao mais tarde, que em vez de identificar a linha e coluna que procura, teria de ler todo o texto. As tabelas tambm a forma correcta de posicionar pargrafos em diferentes partes da folha, dado que em cada clula da tabela podem ocorrer vrios pargrafos independentes uns dos outros. Criase uma tabela a partir da barra de ferramentas Inserir Tabela (ver Figura 3-1), indicando o nmero de linhas e colunas, embora mais tarde seja sempre possvel adicionar/remover linhas/colunas, ou atravs da caixa de dilogo de insero de tabela.

Figura 3-1 Insero de uma tabela com a barra de ferramentas (esquerda) e caixa de dilogo de insero de tabela (direita)

Quando o cursor est na tabela ficam disponveis dois novos blocos de botes na barra de ferramentas, Estrutura e Esquema, com aces a realizar na tabela, como indicado na Figura 3-2.

Figura 3-2 Configurao de tabelas na barra de ferramentas: Estrutura (cima); Esquema (baixo)

A caixa de dilogo Propriedades da Tabela e Limites e Sombreado podem ser chamadas associadas a uma tabela, tanto pelo menu de contexto como atravs da barra de ferramentas (ver Figura 3-3).

Esta lista no exaustiva.

31

Processamento de Texto

Figura 3-3 Caixa de dilogo Propriedades da Tabela (esquerda) e Limites e Sombreado (direita)

As diferentes configuraes das tabelas permitem: Alterar o aspecto das bordas, cores e fontes em cada clula; Alterar as dimenses e orientao do texto nas clulas; Inserir/remover linhas e colunas; Juntar/desagregar clulas; Ordenar a tabela.

Dentro de uma clula a formatao igual ao texto fora da tabela, isto , pode-se efectuar formataes no tipo de letra, e no pargrafo. Se a tabela ocupar mais que uma pgina, pode-se definir linhas a repetir no incio de cada pgina, e linhas que no podem ser quebradas por uma mudana de pgina. Como as bordas da tabela podem estar em branco, pode-se utilizar uma tabela apenas para posicionar texto ou objectos numa pgina. As tabelas, tal como os pargrafos, podem ter estilos para facilitar a formatao de vrias tabelas com o mesmo estilo. Existem j bastantes estilos disponveis, em Estrutura Estilos Tabela, podendo modificar ou criar um estilo novo na caixa de dilogo Modificar Estilo (Figura 3-4).

32

Jos Coelho

Figura 3-4 Caixa de dilogo de modificao de estilo de tabela

O estilo da tabela pode tambm ser baseado em outro estilo, podendo-se definir formataes para as clulas na primeira/ltima linha/coluna bem como as clulas na linha/coluna par/impar. Como normalmente h mais pargrafos que tabelas, a utilizao de estilos nas tabelas no to importante como nos pargrafos, mas em documentos que tenham anexos com muitas tabelas, conveniente a sua utilizao.

3.2. FIGURAS
A utilizao de figuras num documento pode ser feita facilmente, quer a figura seja uma imagem, um grfico, um esquema, ou um texto. Na barra de ferramentas pode-se utilizar Inserir Ilustraes ou Texto para inserir objectos. A Figura 3-5 mostra estes dois conjuntos de aces.

Figura 3-5 Inserir Ilustraes (esquerda), Inserir Texto (direita)

A insero de uma imagem pode feita atravs da barra de ferramentas, seleccionando um ficheiro com a imagem, ou atravs do clipboard, isto , numa aplicao de imagem copiar e colar para o documento MS Word. As imagens no precisam vir na sua verso final, uma vez que ao seleccionar a imagem pode-se aceder Barra de Ferramentas de Imagens Formatar na Figura 3-6.

Figura 3-6 Barra de Ferramentas de Imagens Formatar

33

Processamento de Texto O mais utilizado ser os ajustes da luminosidade e dimenses, podendo ser recortada a imagem apenas para a parte que se pretende. Pode Pode-se definir efeitos de imagem em e bordas, e como no poderia deixar de ser, pode-se se utilizar estilos de imagens tal como se utiliza estilos de tabelas e pargrafos. Na Figura 3-7 est um exemplo d de uma imagem com um estilo aplicado. aplicado

Figura 3-7 Exemplo de uma i imagem com um estilo aplicado (Perspectiva erspectiva de Bisel)

Os ClipArt so pequenas figuras que ilustram diversas situaes, estando disponvel no MS Word uma vasta lista de ClipArts que podem ser utilizado utilizados de imediato, mas por mais maior que seja esta lista provvel que no encontre a imagem exactamente que pretende. Na Figura 3-8 est um ClipArt inserido num documento.

Figura 3-8 Exemplo de um ClipArt

Ao inserir o ClipArt o mesmo apresenta uma borda que no ser impressa, apenas uma indicao que o objecto est seleccionado, ficando nessa altura disponvel a barra de ferramentas Imagens Formatar na Figura 3-6.. A borda permite facilmente alterar as dimenses do ClipArt utilizando as marcas junto da borda, bem como efectuar operaes de rotao atravs da marca fora da borda. Foi dessa forma que o ClipArt na figura foi rodado.

34

Jos Coelho As Formas so objectos elementares que podem ser utilizados para formar um esquema maior, e so em tudo idnticos aos ClipArts mas so formas elementares. Embora possam ser colocadas directamente no texto, prefervel criar uma Tela de desenho1, para colocar os objectos apenas numa determinada rea do documento, e ter tambm acesso s Ferramentas de Desenho Formatar (Figura 3-9).

Figura 3-9 Ferramentas de Desenho Formatar , disponvel numa Tela de desenho

Na Figura 3-10 est um exemplo de uma tela de desenho com algumas formas colocadas, para ilustrar as potencialidades da construo de ilustraes com formas. Notar que na forma seleccionada existe tambm uma marca amarela. Esta marca pode existir em algumas formas que permitem um grau de liberdade extra de edio, neste caso especificando as dimenses relativas da seta.

Figura 3-10 Exemplo de uma Tela de desenho com algumas formas colocadas

Durante a construo de uma ilustrao poder ter interesse em agrupar vrios objectos num s, para poder reposicion-los, copi-los ou alterar a sua escala em conjunto. tambm natural que os objectos por vezes se sobreponham, e embora se possa na configurao de cada objecto retirar o preenchimento do fundo, mais fcil especificar a ordem pela qual eles devem ser colocados na ilustrao, utilizando os botes Trazer para a frente e Enviar para trs. O desenho com formas bsicas de bons esquemas pode ser uma tarefa morosa relativamente a outras partes do documento, mas com resultados na clareza do documento2.

Ao inserir uma forma, a ltima opo permite facilmente criar uma nova Tela de Desenho. Se o esquema for demasiado grande, deve considerar a possibilidade de utilizar outras ferramentas mais adequadas criao de esquemas, como o MS Visio.
1 2

35

Processamento de Texto O SmartArt facilita a criao de esquemas com texto e grficos, idnticos aos que se conseguem com apresentaes MS PowerPoint. A criao de Grficos insere um grfico igual ao que se consegue construir numa folha de MS Excel, permitindo a edio dos dados atravs do MS Excel. A barra de ferramentas Inserir Texto permite inserir objectos de texto em reas de desenho, e textos WordArt, possibilitando assim a incluso de texto nos esquemas. no entanto possvel na maior parte dos objectos bsicos, que partida no tm texto associado, adicionar texto atravs do menu de contexto.

3.3. EQUAES
A utilizao de expresses matemticas em documentos uma necessidade em praticamente todos os textos cientficos. No entanto uma frmula matemtica no facilmente escrita em texto, motivo pelo qual est disponvel um objecto no MS Word para escrever rapidamente e facilmente frmulas matemticas: Inserir Equao1, cuja barra de ferramentas se pode ver na Figura 3-11.

Figura 3-11 Barra de ferramentas de uma equao

Aps inserir um objecto, pode escrever a frmula normalmente, sendo a frmula apresentada de omisso no formato profissional, embora possa ser visualizado tambm no formato linear. Se necessitar de algum smbolo ou estrutura da barra de ferramentas, pode seleccionar e colocar. A Figura 3-12 ilustra as diversas formas de visualizao (linear e profissional), para a frmula de converso de graus Clsius para graus Fahrenheit, e com a frmula resolvente de equaes do segundo grau.

Figura 3-12 Escrita de formulas e visualizao em modo linear, e correspondente visualizao em modo profissional

Embora a barra de ferramentas seja simples de se utilizar, atendendo ao nmero de estruturas que certas frmulas necessitam, por vezes mais rpido para quem tenha de escrever muitas frmulas a escrita linear, para assim no ter de seleccionar estruturas. A escrita linear ter de ter um maior uso de parntesis para agrupar os diversos objectos, e maior concentrao, mas o resultado final normalmente mais produtivo. No entanto na frmula resolvente de equaes do segundo grau, foram utilizados tanto o smbolo como o smbolo que no esto presentes no teclado. A no existncia de marcas para estes smbolos, tornaria o processo de escrita linear dependente novamente da barra de ferramentas, no para seleccionar estruturas mas para seleccionar smbolos. Para evitar esta questo, foi estendida a correco automtica (ver seco 2.6), aos smbolos matemticos dentro das equaes, embora a seleco possa ser alargada para fora das equaes. Pode-se adicionar novos smbolos a esta lista, e consultar os existentes na caixa de
1

Nas verses anteriores do MS Word tem que se inserir o objecto Microsoft Editor de Equaes

36

Jos Coelho dilogo de Correco Automtica (boto do Office Opes do Word Verificao Opes de Correco Automtica) na pasta Correco Automtica de Smbolos Matemticos.

Figura 3-13 Caixa de dilogo da correco automtica de smbolos matemticos

Os utilizadores de Latex provavelmente reconhecem parte destes smbolos, dado que so iguais aos que utilizariam ao escrever frmulas em Latex. No exemplo dado, o smbolo substitui +-, enquanto que o smbolo substitui \sqrt.

3.4. ESCRITA MANUAL

Nos computadores que permitem a escrita manual, esta tambm uma possibilidade para criao de esquemas rapidamente, no caso de no ser necessria grande qualidade. O reconhecimento da escrita para texto uma possibilidade, mas no representa uma vantagem relativamente escrita atravs de um teclado, mais rpida e confortvel (ver seco 1.2). Para iniciar a escrita, na barra de ferramentas, Rever Comear a utilizar tinha. Na Figura 3-14 est um exemplo de um texto escrito desta forma, e a barra de ferramentas de tinta.

Figura 3-14 Exemplo de um texto e ilustrao com escrita manual (em cima), e barra de ferramentas de tinta (em baixo)

37

Processamento de Texto Cada linha escrita deste modo fica um objecto grfico, os quais conveniente agrupar para poder facilmente mov-los se necessrio. Pode-se trocar a caneta, espessura, cor, bem como apagar, seleccionar e mover ou alterar a escala como em qualquer outro tipo de objecto.

3.5. EXERCCIOS
Exerccios complementares ao captulo: 1. Tabelas: a. Copie a Tabela 1-1 para o seu texto, utilizando o clipboard; b. Reformate a tabela a seu gosto; 2. Figuras: a. Insira uma imagem no documento, que tenha no disco; b. Aplique um estilo imagem, a seu gosto; c. Escolha e insira um ClipArt a seu gosto; 3. Formas: a. Crie uma tela de desenho; b. Reproduza a Figura 1-7 utilizando apenas formas; c. Reproduza tambm a Figura 3-10 na mesma tela de desenho; 4. Outros objectos: a. Crie um esquema SmartArt, e coloque algum texto num tema a seu gosto; b. Crie um grfico, e coloque nos dados as notas que obteve s UCs realizadas; c. Crie um objecto WordArt num estilo a seu gosto, e com o seu nome, e coloque-o na primeira pgina do documento. 5. Frmulas: a. Escreva a frmula resolvente; b. Escreva a seguinte frmula:

6. Escrita Manual (caso tenha um Tablet PC): a. Escreva o primeiro pargrafo da introduo mo; b. Compare com o tempo que levou a escrev-lo com o teclado.

38

Jos Coelho

4. REFERNCIAS E NDICES
Neste captulo iremos introduzir referncias e ndices, essencial em textos longos. Sem a boa utilizao de referncias o processo de escrita torna-se muito difcil de manter, dado que qualquer alterao na numerao ou a adio/remoo de uma pgina, pode forar uma reviso de todo o texto. Com a boa utilizao de referncias e ndices possvel a meio da escrita do texto fazer as referncias que se iro manter vlidas desde o ponto em que so escritas at verso final, independentemente da criao/remoo de outras referncias ou pginas. Iremos passar de revista todo o tipo de referncias: notas de rodap; legendas; cabealho e rodap; ndices e citaes.

4.1. NOTAS DE RODAP

Ao longo de um texto, por vezes so necessrios pequenas notas marginais, para fornecer um pequeno esclarecimento ou informao adicional, que no relevante para o contedo do texto principal, mas poder ser til para pelo menos alguns leitores. As notas de rodap so a melhor forma de colocar a informao adicional, no ocupando espao no texto principal, permitindo dessa forma que a maior parte dos leitores nem vejam a nota, mas um leitor mais interessado tem hiptese de obter mais informao. A introduo de uma linha no final da pgina, no entanto uma operao que depende do tamanho das pginas, e do texto que vai para cada pgina. A ser feita manualmente iria forar refaz-la no final. Por esse motivo deve-se inserir as notas de rodap atravs de referncias, o que pode ser feito utilizando uma tecla aceleradora Alt+Ctrl+F, ou atravs da barra de ferramentas Referncias Notas de Rodap (ver Figura 4-1). A barra de ferramentas permite ainda inserir notas de rodap de fim do documento, e navegar pelas notas de rodap. Na Figura 4-1 apresentada a caixa de dilogo de configurao, a qual permite alterar a numerao das notas, bem como se esta reinicia em cada pgina ou seco, ou nunca reinicia.

Figura 4-1 Caixa de dilogo de configurao (esquerda) e barra de ferramentas (direita) das Notas de Rodap.

O texto de uma nota de rodap, copiado junto com a sua referncia. Assim, se uma frase que tenha duas notas de rodap, seleccionada e copiada para outra pgina, as duas notas de rodap so colocadas na pgina de destino e a numerao das referncias refeita. Se mais tarde se pretender alterar a configurao sobre as notas de rodap, quer seja na numerao como no local onde so colocadas, no h problema, pode-se alterar a configurao sem ser necessrio editar as notas de rodap. 39

Processamento de Texto

4.2. LEGENDAS
conveniente referenciar no texto principal todos os objectos no textuais. Se o objecto no referenciado, o leitor pode no compreender a sua utilidade no documento. A facilidade de referenciao fora a que exista um esquema de numerao como nas notas de rodap. Pelos mesmos motivos, a numerao no deve ser feita manualmente mas sim de forma automtica, de modo a poder-se mais tarde inserir objectos, ou mov-los de um lado para o outro, e as referncias manterem-se actualizadas desde o momento em que so criadas at verso final do texto. Com os objectos de determinado tipo todos numerados e legendados, pode-se no s referenciar os objectos no texto, como construir um ndice de objectos por tipo, de modo a facilitar a localizao de uma figura ou tabela no documento. Vamos fazer as trs operaes: inserir legenda; referenciar legenda; construir ndice. Para inserir uma legenda referenciada pode-se utilizar o menu de contexto sobre o objecto ou local, ou utilizar a barra de ferramentas Referncias Legendas Inserir Legenda. Pode-se ver na Figura 4-2 a caixa de dilogo de insero de uma legenda, e a barra de ferramentas Referncias Legendas.

Figura 4-2 Caixa de dilogo de insero de legenda (esquerda), barra de ferramentas Referncias Legendas (direita)

Na insero de uma legenda pode-se adicionar/remover novos tipos de objectos: figuras; tabelas; esquemas; equaes; fotografias; etc. Cada tipo de objecto ir ter uma numerao, a qual pode conter o nmero do captulo, ou ser simplesmente sequencial. Para inserir uma referncia a uma legenda, pode-se utilizar a barra de ferramentas Referncias Legendas Referncia Cruzada. A Figura 4-3 mostra a caixa de dilogo de insero da referncia, a qual permite a seleco do tipo de referncia, bem como seleccionar o texto a incluir na referncia (legenda completa, s nome e nmero, etc.).

Figura 4-3 Caixa de dilogo de insero de uma referncia cruzada

40

Jos Coelho A referncia fica ligada legenda, independentemente do que for visvel, pelo que se a legenda mudar de local, ou for editada a legenda, a referncia sempre mantida actualizada. Com todos os objectos no textuais legendados pode-se construir um ndice de ilustraes, com a lista de todas as legendas de determinado tipo, o qual actualizado quando houver alteraes s respectivas legendas. Para construir pode-se utilizar a barra de ferramentas Referncias Legendas Inserir ndice de Ilustraes, cuja caixa de dilogo mostrada na Figura 4-4.

Figura 4-4 Caixa de dilogo de insero de um ndice de ilustraes

Tem que se seleccionar o tipo de legenda, podendo seleccionar alguns modelos de estilos, ou configurar um novo. Como o ndice de ilustraes todo ele referenciado, mas por outro lado um objecto grande, apenas actualizado antes de operaes como impresso e gravao para disco, ou se o utilizador assim o entender, utilizando para tal a barra de ferramentas Referncias Legendas Actualizar ndice, aps posicionar o cursor no ndice. A criao e colocao dos ndices, atendendo a que so actualizados automaticamente, pode ser realizada em qualquer altura, seja no incio do documento com poucos objectos do tipo criados, seja no final, aps todos os objectos estarem criados. As referencias num documento, como referenciam outra parte do documento, no devem ser alteradas. Pode-se apag-las totalmente e no parcialmente, nem o seu texto deve ser editado, dado que so uma referncia que assim ficaria incoerente. Por esse motivo, quando se coloca o cursor sobre uma zona referenciada esta fica a outra cor, como se pode ver na Figura 4-5.

Figura 4-5 Cursor em cima de uma referncia a uma legenda

Por exemplo, caso se pretenda alterar Figura para Fig., no se deve alterar neste local mas sim na caixa de dilogo de insero de legenda, onde o nome do tipo de objecto editvel. 41

Processamento de Texto

4.3. CABEALHO E RODAP

No cabealho e rodap de documentos grandes, normal inserir informao sobre o documento, bastante til para a localizao e referncia posterior, como o nmero de pgina, ou til para a localizao da pgina no texto, como o captulo a que a pgina pertence, ou mesmo o ttulo do texto ou autor. Este tipo de informao deve ser colocado nas pginas, mas independente do contedo do texto. A sua colocao manual iria forar perda da abstraco sobre as pginas, implicando a repetio de um texto em cada mudana de pgina, e respectiva actualizao do nmero de pginas no caso de se inserir pginas no meio. Existe no entanto um modo de edio do cabealho e rodap do conjunto de todas as pginas do documento, sendo o texto editado num s local. A Figura 4-6 apresenta a barra de ferramentas Inserir Cabealho e Rodap, onde dado acesso criao de um cabealho e rodap.

Figura 4-6 Barra de ferramentas Inserir Cabealho e Rodap

Ao inserir um cabealho/rodap pode escolher um dos cabealhos/rodaps j feitos, e edit-lo aps colocado no documento. Com o cabealho/rodap inserido, pode agora efectuar um duplo clique na zona do cabealho ou rodap, e passar para o modo de edio do cabealho e rodap. A Figura 4-7 mostra um documento a ser editado o cabealho.

Figura 4-7 Edio do cabealho e barra de ferramentas Estrutura

A edio da zona de cabealho e rodap idntica edio do resto do documento. Pode no entanto ser colocada informao dinmica em Inserir Peas Rpidas Campo, onde se pode seleccionar variveis relativas pgina e ao documento, como o nmero da pgina, nmero de pginas do documento, nmero de palavras, entre muitos outros campos. No entanto deve ter-se em ateno que apenas existe um cabealho e rodap para todo o documento, pelo que a sua edio em qualquer pgina altera todos os cabealhos e rodaps. Isso uma vantagem, evita a duplicao do texto e mantm a coerncia do documento, mas por vezes no se pretende um cabealho na primeira pgina, ou pretende-se ter cabealhos distintos para as 42

Jos Coelho pginas pares e mpares. Essas opes so possveis atravs da barra de ferramentas Estrutura Opes. Ao seleccionar Diferente na 1 Pgina e Pginas Pares e mpares Diferentes, tem que se ter a conscincia que a partir desse momento, ao editar um cabealho ou rodap, est-se a editar todos os cabealhos ou rodaps pares/mpares ou na primeira pgina, tal como se pode verificar na Figura 4-8.

Figura 4-8 Edio do cabealho / rodap com pginas pares e mpares

Pode no entanto acontecer ser necessrio ter um cabealho e rodap numa parte do documento e em outra ter um cabealho e rodap distinto. Nesse caso, tem que se inserir uma quebra de seco no ponto em que o cabealho muda, atravs da barra de ferramentas: Esquema de Pgina Configurar Pgina Quebras Quebras de Seco. Convm no entanto ter em ateno que ao editar o cabealho / rodap, a opo de omisso Ligar ao Anterior est activa, o que quer dizer que uma alterao na seco criada altera a seco anterior. Tem que se desligar essa opo para que os cabealhos / rodaps das duas seces fiquem distintos.

4.4. NDICES E CITAES

A diviso do documento em captulos e seces tem o interesse de organizar o texto, mas no estaria completo se no existisse um ndice, at determinado nvel. A construo e manuteno do ndice, tal como nas legendas (ver seco 4.2), pode ser criado a qualquer altura e o mesmo mantm-se actualizado at verso final do documento. No entanto necessrio utilizar apenas os estilos associados ao ndice (Ttulo 1, Ttulo 2, etc), para captulos e subcaptulos, caso contrrio podem ir pargrafos incorrectamente introduzidos no ndice. Na Figura 4-9 mostra-se a caixa de dilogo de insero de um ndice, sendo possvel a escolha de um estilo para o ndice, ou a configurao (em Modificar), bem como a seleco dos estilos que fazem parte do ndice e respectivos nveis (em Opes).

43

Processamento de Texto

Figura 4-9 Caixa de dilogo de insero de ndice (esquerda), barra de ferramentas Referncias ndice (direita)

A citao a outros textos essencial em grandes documentos, e textos cientficos. A gesto destas citaes por vezes trabalhosa, por um lado para manter as referncias actualizadas no final, por outro para manter o mesmo formato de citao em todo o documento. A barra de ferramentas Referncias Citaes e Bibliografia permite adicionar novas citaes em Inserir Citao, atravs tanto da adio de uma nova fonte, quer pela seleco das fontes j referenciadas. A Figura 4-10 mostra a caixa de dilogo de insero de uma nova fonte, e a barra de ferramentas.

Figura 4-10 Criao de uma nova fonte (esquerda), barra de ferramentas Referncias Citaes e Bibliografia (direita)

Pode-se alterar o estilo de citao, mesmo que j existam citaes no texto, sendo tudo actualizado. Na Gesto de Fontes permite ainda ver quais as fontes que no foram citadas no texto, bem como importar fontes para o documento. No final, pode-se criar uma lista com a Bibliografia, ou mesmo em qualquer altura na escrita do documento, j que esta lista comporta-se como qualquer outro ndice, acompanha a evoluo do documento mantendo-se actualizado desde o momento que criado at verso final do texto. Finalmente pode-se criar facilmente um ndice remissivo, com as mesmas vantagens de actualizao automtica que os restantes ndices. Na Figura 4-11 apresenta-se o ndice remissivo na barra de ferramentas.

44

Jos Coelho

Figura 4-11 Marcao de uma nova entrada para o ndice remissivo (esquerda), barra de ferramentas: Referncias ndice Remissivo

Selecciona-se uma palavra para pertencer ao ndice remissivo, e adiciona-se a entrada. Procede-se deste modo para todas as palavras a pertencer ao ndice, podendo marcarem-se todas as ocorrncias de uma entrada, ou apenas as ocorrncias indicadas, para no final criar tal como nos restantes ndices, um ndice automtico.

4.5. EXCERCCIOS
Exerccios complementares ao captulo: 1. Notas de rodap: a. Coloque notas de rodap do primeiro captulo; b. Altere a configurao associada s notas de rodap, para algo a seu gosto; 2. Legendas: a. Coloque uma legenda a todas as figuras que tem no seu documento de trabalho; b. Altere a numerao que utiliza para as figuras, a seu gosto; c. Crie um ndice para as figuras; 3. Cabealho e Rodap: a. Coloque paginao no seu documento, excepto na pgina inicial; b. Coloque nas pginas mpares o seu nome, e nas pares o ttulo do documento; c. Remova os cabealho das pginas na horizontal; 4. ndices: a. Crie um ndice de captulos e seces; b. Escreva uma frase a citar um livro, e construa uma seco com a bibliografia; c. Faa um ndice remissivo, com todas as siglas (palavras apenas com maisculas).

45

Processamento de Texto

5. TRABALHO COOPERATIVO
Textos escritos por diversos autores necessitam apenas da coordenao e organizao dos autores para serem produzidos. No entanto essa tarefa no simples, dado que provavelmente os autores so complementares na sua rea do saber, tm modos de escrita distintos, e por vezes ideias diferentes, mas tal no deve ser um entrave mas sim uma mais-valia para a produo de um texto em conjunto. Existem algumas ferramentas que auxiliam este processo, de modo a permitir que um autor possa analisar texto no seu prprio tempo e sem exigir a presena dos restantes autores, e mesmo assim consiga comunicar e alterar o texto com a autorizao dos restantes, sem forar a que estes tenham de fazer uma reviso geral. H trs ferramentas principais de trabalho cooperativo: colocao de comentrios associados a blocos de texto; registo e monitorizao de pequenas alteraes ao texto; comparao entre duas verses do documento. Vamos ver em detalhe cada uma destas ferramentas.

5.1. COMENTRIOS
A colocao de comentrios associados a uma posio do texto, ou a uma seleco do texto, vem permitir comentar o texto de forma contextualizada, que de outra forma teria de ser referido. A Figura 5-1 tem a barra de ferramentas para a introduo de comentrios.

Figura 5-1 Barra de ferramentas Rever Comentrios

Aps seleccionar um texto, ou posicionar o cursor, simplesmente adiciona um novo comentrio e aberto um balo lateral no qual pode escrever o comentrio. A escrita do comentrio no altera o texto e permite relatar a sua opinio sobre o ponto concreto. Caso pretenda pode tambm escrever com caneta, nesse caso deve adicionar um Comentrio a Tinta. Na Figura 5-2 apresenta-se um exemplo de um documento com dois comentrios, um a texto e outro a tinta.

Figura 5-2 Documento com dois comentrios, a texto e a tinta.

46

Jos Coelho Pode-se avanar para o comentrio seguinte/anterior, e apagar comentrio, como tambm se pode ocult-los para imprimir sem comentrios, pelo que no atrapalham nem estragam o documento.

5.2. MONITORIZAO DE ALTERAES

Uma segunda ferramenta de trabalho cooperativo o registo de alteraes. Desta forma possvel para os restantes autores, no s saberem o que foi alterado deste a anterior verso, bem como aceitar/rejeitar as alteraes, ou avanar no documento para a alterao seguinte/anterior. A visualizao do documento tanto pode ser no seu estado final, como mostrando as alteraes efectuadas no prprio texto. A Figura 5-3 apresenta a barra de ferramentas de registo de alteraes, e a barra de ferramentas de monitorizao de alteraes.

Figura 5-3 Barra de ferramentas Rever Registo de Alteraes (esquerda), Rever Alteraes (direita)

Um autor antes de comear a fazer alteraes que pretenda que sejam monitorizadas, tem de activar o registo de alteraes: Rever Registo de Alteraes Registar Alteraes. Pode parar de registar alteraes a qualquer momento, e alterar a visualizao do texto, para ver o documento na verso final, ou com as alteraes marcadas. O boto Bales permite ligar/desligar a visualizao dos comentrios e/ou alteraes na borda direita. O painel de reviso ao ser ligado faz um relatrio de todas as alteraes efectuadas. A Figura 5-4 mostra um texto revisto, com a reviso ligada e o painel de reviso lateral activo.

Figura 5-4 Registo de alteraes ligado, e painel de reviso lateral

Se existirem diferentes autores, so utilizadas diferentes cores, podendo tambm ser configurado a formatao do registo de alteraes. No entanto, embora se possa deixar a reviso ligada e ver apenas o aspecto final para pode trabalhar sem esta informao, ligando apenas esta visualizao para ver as alteraes de diferentes autores, este mtodo deve ser utilizado apenas quando o texto est perto da sua verso final. Se assim no for, no s o documento fica maior como o trabalho de passar por todas as alteraes maior que uma reviso geral, perdendo o sentido inicial de evitar precisamente fazer uma reviso geral.

47

Processamento de Texto

5.3. COMPARAR DOCUMENTOS

Um mtodo simples e disponvel em todos os processadores de texto consiste na criao de diferentes verses do documento, de modo a poder-se ver o que estava em verses anteriores. Dada a sua simplicidade este mtodo amplamente utilizado na prtica, mas a comparao de documentos nem sempre simples. Na Figura 5-5 est a barra de ferramentas Rever Comparar, que permite a seleco de dois textos de forma a visualiz-los para a par e ver as diferenas.

Figura 5-5 Barra de ferramentas Rever Comparar

As diferenas encontradas de um documento para o outro so registadas como se estivesse a registar alteraes de uma verso para a outra, como na seco anterior. O resultado desta comparao colocado num terceiro documento, em que colocado o primeiro documento mais o segundo em modo de registo de alteraes. A Figura 5-6 tem o resultado de uma comparao.

Figura 5-6 Resultado de uma operao de comparao de documentos

H trs documentos dispostos a par juntamente com o painel de registo de alteraes ligado. O documento central tem o resultado de registar alteraes a partir do documento original, de forma a obter o documento revisto. Na zona lateral est o documento original e o revisto. Desta forma, mesmo que um dos autores tenha feito uma reviso sem ter ligado o registo de alteraes, os outros autores podem mesmo assim monitorizar as diferenas.

48

Jos Coelho

5.4. EXERCCIOS
Exerccios complementares ao captulo: 1. Comentrios: a. Coloque pelo menos um comentrio no texto; b. Mantenha os comentrios, mas oculte-os para se ver o texto sem comentrios; 2. Registo de alteraes: a. Grave uma verso do documento com outro nome; b. Active o registo de alteraes, e altere algumas partes melhorando, e outras estrague um pouco o texto; c. Percorra as alteraes efectuadas, e reponha o texto inicial, mantendo as partes melhoradas; 3. Comparao de documentos: a. Utilize o documento antes do exerccio 2, para comparar com o documento aps o exerccio 2; b. Aceite as alteraes e grave o documento de comparao.

49