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ADERNOS eletrnicos

Planilha eletrnica e banco de dados

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PLANILHA ELETRNICA E BANCO DE DADOS

Programa Acessa So Paulo

O Programa Acessa SP uma iniciativa do Governo do Estado de So Paulo e tem como objetivo combater a excluso digital, levando os recursos da Internet populao de baixa renda, estimulando o desenvolvimento das comunidades. Para isso o Governo do Estado criou os Infocentros, espaos com acesso gratuito Internet. Existem trs tipos de Infocentros: os Infocentros Comunitrios, criados em parceria com entidades comunitrias (associaes de moradores, amigos de bairro etc.); os Infocentros Municipais, criados em parceria com prefeituras paulistas; e os Postos Pblicos de Acesso Internet, criados em parceria com rgos do prprio Governo do Estado em que h grande fluxo de populao. Para facilitar o uso dos equipamentos, os usurios contam com monitores treinados e comprometidos com o projeto para auxililos. Esses monitores so capacitados para atender s necessidades especficas de cada usurio. Tambm so responsveis pela gesto dos Infocentros. Outra preocupao do Acessa a oferta de contedo relevante para o pblico-alvo assim como o estmulo criao de contedo por parte da comunidade. Assim, os Infocentros tambm funcionam como centros de informao e servios voltados para o desenvolvimento comunitrio, possibilitando acesso s informaes nas reas de sade, educao, negcios e servios governamentais disponveis na Internet etc. Para isso desenvolvemos produtos como os MiniCursos Acessa So Paulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionrios de LIBRAS e a Rede de Projetos. As comunidades providas de um Infocentro so estimuladas a desenvolverem projetos e atividades que utilizem os recursos da tecnologia de forma criativa e educativa. Para isso foi criado o portal na Internet, para que os usurios dos Infocentros possam disponibilizar contedos elaborados pela comunidade e assim produzir conhecimentos prprios.

Programa Acessa So Paulo Governador: Geraldo Alckmin Secretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo Madeira Diretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert Alqures Coordenador do Ncleo de Projetos Institucionais: merson Bento Pereira Coordenador do Programa Acessa So Paulo: Fernando Guarnieri Equipe do Programa Acessa So Paulo: Alan Nicoliche da Silva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flvia Brando, Glson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias, Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, Neide Novaes, Ricardo Mallet, Silvana Maiski Portal do Acessa So Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br
Programa Acessa So Paulo Tel.: (11) 6099-9579/6099-9641 e-mail: acessa@sp.gov.br Rua da Mooca, 1921, Mooca CEP 03103-902 So Paulo/SP

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Expediente
Cadernos Eletrnicos Reitor: Adolpho Jos Melfi Vice-Reitor: Hlio Nogueira da Cruz Pr-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de Oliveira Superviso Cientfica: Fredric M. Litto Coordenao Editorial e Pedaggica: Carlos Seabra Coordenao de Produo: Drica Guzzi e Akira Shigemori Roteiro, Pesquisa e Redao: Maria da Conceio C. Oliveira Projeto Grfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla Russo Web Designer: Daniela Matielo Ilustrao da Capa: Francisco S Godinho (Kiko) Reviso: Bete Abreu Colaboradores: Joeldo Veloso Holanda Cadernos Eletrnicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos
Escola do Futuro - USP Tel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: acessasp@futuro.usp.br Av. Prof. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 CEP 05508-900 So Paulo/SP

Os Cadernos Eletrnicos foram desenvolvidos pelo Centro de Incluso Digital e Educao Comunitria da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para o Programa Acessa So Paulo do Governo do Estado de So Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reproduo parcial ou integral deste caderno permitida e estimulada somente para fins no comerciais e mediante citao da fonte. Maio/2003

PLANILHA ELETRNICA E BANCO DE DADOS

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Introduo
Planejar e organizar-se so aes essenciais. Uma das formas de organizar nossas informaes e dados relevantes e planejar nossa vida criar planilhas, em que possamos encontrar dados e informaes com facilidade e rapidez. Com o advento dos computadores e das planilhas eletrnicas, essa rapidez aumentou vertiginosamente, e o clculo de valores, somas, totais, ou quaisquer outras frmulas, assim como a confeco de um cronograma ou grfico que antes eram lentos e tediosos, tornou-se fcil e rpido como um clique do mouse. Neste caderno voc aprender a utilizar as planilhas eletrnicas. Elas so a sntese de quase tudo o que pode ser ordenado: desde uma simples lista de compras em supermercados, na qual voc pode acompanhar seus gastos periodicamente, at um cadastro de clientes, fornecedores, tabelas de preos, custos e estimativas, projees de juros de emprstimos, financiamentos, credirios e outros. Com as planilhas voc tambm pode elaborar cronogramas e relatrios variados entre outros produtos. Voc conhecer tambm um pouco sobre bancos de dados, que tambm permitem manipular informaes e dados de maneira verstil e eficiente. Ao final voc encontrar sugestes de remisso entre os cadernos eletrnicos relacionados, uma seo onde encontrar links para downloads de programas freeware ou para cursos oferecidos online. H tambm um glossrio com os principais termos da informtica e da Internet utilizados neste caderno. Vamos comear?

ndice
1. Coloque seus planos em planilhas................................................................................................... 4 2. Como criar planilhas em OpenCalc e MS Excel............................................................................ 4 3. Frmulas: como fazer a planilha calcular......................................................................................... 5 4. Faa totais e subtotais automaticamente....................................................................................... 6 5. Organize, ordene e extraia valores de uma planilha...................................................................... 6 6. Organize sua vida financeira: juros de emprstimos, credirios etc........................................... 7 7. Como fixar o olhar em uma clula................................................................................................... 9 8. Faa bonito: formate suas planilhas................................................................................................ 9 9. Apresente seus dados em grficos................................................................................................ 10 10. O que um banco de dados............................................................................................................ 11 11. Crie um banco de dados utilizando o MS Access......................................................................... 11 Remisso entre cadernos e links na Internet........................................................................................ 13 Glossrio................................................................................................................................................... 14

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1 Coloque seus planos

em planilhas
O que uma planilha eletrnica? Uma planilha basicamente uma tabela de informaes, exatamente como uma planilha de papel. Numa planilha eletrnica, porm, h uma srie de recursos adicionais. Alm de, obviamente, voc poder alterar qualquer informao a qualquer momento sem ter de rabiscar a sua planilha toda. Quaisquer dados que dependam das informaes alteradas so automaticamente recalculados. As planilhas eletrnicas podem ser mltiplas, ou seja, estar agrupadas em vrias pginas de informao que ficam sobrepostas no mesmo documento e podem ser trabalhadas em conjunto. Um grupo de planilhas eletrnicas sobrepostas chamado de pasta de trabalho.

2 Como criar planilhas

em OpenCalc e MS Excel
No Excel, uma planilha pode ser criada pelo menu Arquivo/Novo. Esse aplicativo abre, ento, uma pasta de trabalho com algumas planilhas em branco e deixa-as disponveis para edio.

Elementos de uma pasta de trabalho do Microsoft Excel.

Exemplo bsico de planilha para acompanhar os nmeros de cadastros e atendimentos dos Infocentros.

Importante! interessante notar duas coisas: na imagem, v-se que a planilha dividida em linhas e colunas. Cada linha recebe um nmero e cada coluna recebe uma letra. Isso serve para localizar o que chamamos de clulas. Assim, a clula E4 localiza-se na coluna E e na linha 4. Todas as clulas so nomeadas com essa mesma lgica.

Elementos de uma pasta de trabalho do OpenCalc.

Note a grande semelhana entre os dois aplicativos. De fato, o OpenCalc consegue trabalhar da mesma forma que o Excel, inclusive com a capacidade de abrir os documentos gerados por ele.

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Como fazer Para inserir informaes, clique na clula desejada e digite as informaes no campo chamado de barra de frmulas. Para apagar o contedo de uma clula, clique nela e pressione a tecla Delete.

Para alterar a altura de uma clula, clique sobre a linha que divide as linhas (no cabealho) e arraste at a linha chegar na espessura desejada.

Observe que a frase digitada na clula B4 aparece simultaneamente na parte superior, na barra de frmulas.

3 Frmulas:
como fazer a planilha calcular
Para selecionar um grupo de clulas, clique sobre a clula inicial do grupo e arraste o mouse at a clula final, como na imagem acima. Uma outra maneira de selecionar vrias clulas clicar na clula inicial e depois na clula final, sem arrastar, porm mantendo a tecla Shift pressionada. Quando digitamos valores ou texto em uma planilha, eles so exibidos exatamente da forma como foram digitados. Porm, tambm queremos que o Excel determine automaticamente certos valores como, por exemplo, a soma dos valores de duas outras clulas ou, ainda, o total dos valores de vrias clulas.

Para alterar a largura de uma clula, clique sobre a linha que divide as colunas (no cabealho) e arraste at a coluna ficar no tamanho desejado.

Dica Caso o resultado de uma soma aparea com uma srie de cerquilhas (####), aumente a largura da coluna para visualiz-lo normalmente.

Como fazer A presena do sinal de igual (=) no incio de uma clula confere-lhe uma propriedade especial. Quando digitamos =, tudo o que se segue ser considerado pelo Excel, ou pelo OpenCalc, como uma frmula. Uma frmula pode ser, por exemplo, uma operao matemtica que envolve os valores de outras clulas, como a soma dos valores de duas clulas. Se digitarmos, por exemplo, o valor 2 na clula A1, o valor 3 na clula B1, e, em seguida, digitarmos na clula C1: =A1+B1, veremos que a clula C1 mostrar o valor 5, que a soma dos valores das clulas referidas.

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Experimente seguir o exemplo anterior em uma planilha do Excel ou do OpenCalc, Observe nas imagens seguintes se voc obteve o mesmo resultado:

5 Organize, ordene e
extraia valores de uma planilha
Muitas vezes os valores (ou seja, qualquer tipo de dado) que inserimos em uma planilha precisam ser localizados, selecionados ou ordenados. Tomemos como exemplo uma planilha cujos valores sejam os nomes dos Infocentros, e desejamos classifica-los por ordem alfabtica. Vejamos o passo-a-passo: 1. Preencha uma tabela com dados de exemplo, como abaixo:

Repare como o valor 5 no precisou ser inserido por voc, pois foi calculado automaticamente pelo Excel e/ou OpenCalc quando pressionamos Enter aps a digitao da frmula.

4 Faa totais e subtotais

automaticamente
A totalizao de valores pode ser feita de maneira automatizada, tanto no MS Excel quanto no OpenCalc. Em geral, basta selecionar os valores desejados e clicar sobre o cone , presente nos dois programas.

Como fazer A seleo dos valores a serem totalizados pode ser feita de vrias formas, entre elas: -clicando sobre o primeiro valor a ser totalizado, arrastando o mouse sobre a planilha at o ltimo valor; -clicando sobre o primeiro valor e, mantendo a tecla SHIFT pressionada, clicando sobre o ltimo valor; -clicando sobre o primeiro valor e, mantendo a tecla SHIFT pressionada, usando as setas para selecionar a faixa da planilha.

2. Selecione os valores a serem ordenados. A maneira pela qual voc pode selecionar valores a mesma que est indicada na seo anterior.

3. Selecione no menu a opo Dados, escolha Classificar, como indicado na figura:

Uma vez selecionada a faixa de valores desejada, clique sobre o cone somatrio ( ) e pronto: a soma ser automaticamente atualizada.

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4. Indique as colunas que sero ordenadas, conforme o Excel pedir:

5. Nessa ltima imagem voc pode ver que a classificao dos nomes dos Infocentros listados nesta planilha est em ordem alfabtica.

Vejamos: em uma loja, um ventilador est sendo oferecido em trs modalidades de pagamento: A: 100 reais, vista; B: uma entrada de 60 reais, mais uma parcela de igual valor, em 30 dias; C: dois pagamentos sem entrada, de 70 reais; Qual a taxa de juros cobrada nas modalidades B e C, dado que o preo do bem, vista, de 100 reais? Qual das opes, B ou C, oferece menor custo financeiro? A funo TAXA( ) do MS Excel nos ajuda a responder primeira pergunta. Essa funo calcula a taxa de juros desde que saibamos, de antemo, o valor do produto vista (que colocamos na forma negativa, por se tratar de um dbito), o nmero de prestaes do financiamento e o fato de haver ou no uma entrada, ou seja, uma prestao a ser paga no ato do fechamento do negcio.

Dica A funo TAXA( ) corresponde: ao nmero de prestaes; ao valor da prestao, ao valor do dbito, ao saldo devedor ao final e a existncia ou no de entrada.
Quando usamos a funo TAXA( ), normalmente, o valor saldo devedor ao final deixado em zero, pois desejamos quitar totalmente o financiamento com o pagamento da ltima prestao. J o valor existncia de entrada deixado em 1 caso o financiamento tenha entrada, e em 0 caso o financiamento seja sem entrada. No necessrio que nos preocupemos com esse valor, ele apenas indica, para efeito de clculo da taxa, a existncia de uma entrada no financiamento, ou no. Ento finalmente vamos avaliar qual a melhor opo de compra dentre as utilizadas nos exemplos anteriores. Vamos ver primeiro a opo B com seus respectivos valores para a funo TAXA( ). Clique sobre uma clula da planilha e digite a seguinte frmula: =TAXA(2;60;-100;0;1) Sendo que em nosso exemplo: 2 Indica que o financiamento tem 2 prestaes; 60 Indica o valor da prestao, de 60 reais; -100 Indica o valor do dbito, que o valor do bem vista, precedido do sinal de menos (-). Como dissemos, o sinal menos necessrio para indicar que se trata de um dbito.

6 Organize sua vida

financeira: juros de emprstimos, credirios etc.
Juros de emprstimos, financiamentos ou credirios so sempre contas difceis de serem feitas manualmente. Quantas vezes j passamos em frente a uma loja e, deparando-nos com uma oferta de credirio, fazemos as seguintes perguntas: qual taxa de juros est sendo cobrada nesse financiamento? mais vantajoso fazer uma poupana e comprar esse produto vista? melhor pagar uma entrada, ou preferir que o primeiro pagamento seja no prximo ms? Usando algumas funes de planilha, disponveis tanto no MS Excel quanto no OpenCalc, fica bem mais fcil responder a essas questes.

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0 indica o valor do saldo devedor, ao final do financiamento. Para financiamentos normais (que so aqueles que desejamos quitar na sua totalidade) esse valor deixado em zero, como neste caso. 1 indica que h uma entrada a ser paga no momento que retiramos o ventilador. Ao clicar em Enter a planilha nos informar exatamente quanto de juros vamos pagar com esse plano de pagamento. Veja na imagem abaixo:

Sendo que: 2 Indica que o financiamento tem 2 prestaes. 70 Indica o valor da prestao, de 70 reais; -100 Indica o valor do dbito, que o valor do bem vista, precedido do sinal de menos (-). O sinal menos necessrio para indicar que se trata de um dbito. 0 Indica o valor do saldo devedor, ao final do financiamento. Para financiamentos normais (que desejamos quitar na sua totalidade), esse valor deixado em zero, como neste caso. 0 Indica que no h entrada. Neste caso, a primeira prestao s devida aps 30 dias. Veja o resultado:

=TAXA(2;60;-100;0;1)

50%

A taxa cobrada de 50%!!! Isso, com certeza, no no pode ser uma boa opo de compra, independentemente da nossa situao financeira, prejuzo puro mesmo. Mas de onde veio esse valor, aparentemente absurdo, para a taxa de juros de um financiamento to inocente? Afinal, a prestao apenas 10 reais maior que a metade do valor do bem! Vejamos: a taxa de juros uma funo do saldo devedor, e no do valor do bem. Como o financiamento tem entrada, ao sairmos da loja (obviamente, com o ventilador embaixo do brao) no samos devendo os 100 reais do valor do produto, e sim, apenas 40 reais, pois j desembolsamos 60!!! Ora, esses 40 reais, ao final de 30 dias, transformaram-se em 60 reais, que o valor da segunda prestao. O crescimento do saldo devedor foi, portanto, de 20 reais (que a metade, ou melhor, 50% dos 40 reais que eram devidos no incio). Vamos opo C. Aqui o valor da prestao passa para 70 reais, no entanto no temos mais entrada (pagamento no ato do fechamento do negcio), caso em que o ltimo valor da funo, que indica a presena de entrada, dever ser 0. Eis a funo completa: Clique sobre uma clula da planilha e digite a seguinte frmula: =TAXA(2; 70; -100; 0; 0)

A taxa de juros baixou para 26%, apesar do valor da prestao ter subido mais 10 reais! Mas de onde veio esse nmero mgico? Vejamos: Valor do bem vista: R$ 100,00. Ao final de 30 dias: R$ 100,00 + 26% = R$ 126,00. Aps o pagamento da primeira parcela: R$ 126,00 R$ 70,00 = R$ 56,00. O saldo devedor aps o pagamento da primeira prestao , portanto, de R$ 56,00. Apliquemos a mesma taxa de juros, para sabermos o saldo devedor aps 60 dias. Ao final de 60 dias: R$ 56,00 + 26% = R$ 70,00 Aps o pagamento da 2 parcela: R$ 70,00 R$ 70,00 = 0. Se essa ainda uma opo de compra muito ruim, certamente no to desastrosa quanto a opo B.

bom saber Estas frmulas funcionam para o Excel em portugus. Caso o Office instalado no computador seja em ingls, os comandos so diferentes. No lugar do ponto-evrgula (;), por exemplo, deve-se digitar apenas uma vrgula (,).

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7 Como Fixar o olhar

em uma clula
Algo interessante a respeito do autopreenchimento a possibilidade de se utilizar referncias relativas de clula. Uma referncia relativa permite que voc diga ao Excel ou ao OpenCalc: some cada clula que est sua direita e coloque o resultado na clula seguinte. Para ilustrar esse caso, imagine que voc tem uma lista de compras em que conste o nome do item comprado, a sua quantidade e o seu preo unitrio. Faa de conta que voc digitou a seguinte tabela:

C4, pelo preo do produto, contido na clula E4. Se voc seguiu corretamente as instrues aps o Enter, voc dever ver o subtotal para o primeiro produto. Lembre-se de que as frmulas destas planilhas sempre comeam com o sinal = (igual) para diferenci-las dos valores normais. Agora, voc usar o autopreenchimento para aplicar a mesma frmula ao restante dos produtos, conforme as suas posies. Para isso, posicione o cursor no canto inferior direito da clula selecionada (at visualizar o +) e arraste o mouse at a clula ao lado do ltimo produto. Solte o mouse e veja o resultado final. O Excel ou o OpenCalc tomaram por base a frmula da primeira clula e repetiram o clculo para as clulas restantes, porm considerando as posies relativas de cada uma.

=C4*E4

8 Faa bonito:
formate suas planilhas
=C4*E4

Em seguida, posicione o cursor na clula logo direita do primeiro preo e abaixo do ttulo Subtotal. Digite a frmula a seguir e aperte Enter: =C4*E4 O que diz essa frmula? Diz que a clula correspondente ao primeiro subtotal ser calculada como o resultado da multiplicao (sinal *) entre a quantidade do primeiro produto, contido na clula

Importante! No se esquea de selecionar a coluna de preos e format-la de modo que se apresente como moeda. Para isso, basta clicar no cone Estilo Moedas, no menu principal, ou selecionar a opo de menu Formatar, Clula e, na aba Nmero, selecione a opo Moedas. Clique em Ok e toda a coluna numrica se transformar em notaes monetrias (no caso em Reais).

A apresentao dos seus dados pode ser quase to importante quanto os prprios dados! O Excel e o OpenCalc dispem de meios para que sua planilha fique mais bonita e, conseqentemente, mais legvel. Formatar uma planilha no muito diferente de formatar um texto em um editor de texto. Todos os recursos disponveis para edio de texto, como mudana de tipo da fonte ou letra, da cor, tamanho ou outras caractersticas esto presentes no Excel ou no OpenCalc e podem ser feitos de maneira bem semelhante ao Word ou Open Writer. No Word, selecionamos o trecho que queremos formatar e, utilizando a opo de menu Formatar/Fonte, conseguimos personalizar quaisquer tipos, cores e tamanhos de fonte possveis para o trecho selecionado. No Excel e no OpenCalc utilizamos o mesmo caminho para formatar a seleo de clulas. Suponhamos que voc queira formatar o ttulo de uma planilha de gastos pessoais. O que fazer? Selecione a clula que ser formatada, clicando o mouse em A1. Embora nas planilhas a seleo no parea abranger o texto, sabemos que o texto inteiro est contido dentro da clula, ento no h a necessidade de selecionar as clulas subseqentes. Depois selecione a opo de menu Formatar, Clulas.

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9 Apresente seus
dados em grficos
Para apresentar seus dados em diferentes formatos de grficos, basta utilizar o recurso de grficos do Excel. Suponha que voc queira ter um grfico das quantias gastas em cada produto adquirido em sua casa em um ms. Aps fazer uma planilha com seu oramento domstico, voc pode apresent-la em um grfico de barras. Os passos para gerar um grfico com essas informaes so: Clique no menu Inserir, Grfico e selecione o tipo de grfico desejado. Em nosso exemplo escolhemos o grfico de barras verticais. Depois clique em Avanar. Em seguida, selecione a faixa de valores que conter o grfico. Isso deve incluir tambm os rtulos que devero aparecer no grfico. Assim, se

Explore as seis abas oferecidas: Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda, Padres e Proteo.

A primeira aba (Nmero) define o que ser feito caso tratemos as clulas selecionadas como nmeros. Podemos apresentar o nmero como moeda, o que o obriga a ter, entre outras coisas, separador de milhares e de centavos. J a segunda aba (Alinhamento) modifica o posicionamento do texto em relao linha de base. Se voc quer que o texto saia na horizontal, vertical, inclinado, alinhado direita, esquerda, ao topo ou base da clula, basta alterar as configuraes nesta aba. Para alterar o alinhamento, basta mudar as opes rotuladas Horizontal e Vertical. Para modificar a orientao do texto, basta alterar as opes rotuladas Orientao. A terceira aba (Fonte) permite modificar o tipo, a cor e o formato da letra (fonte) utilizada. Itens como sublinhado, negrito, subscrito, sobrescrito e at texto riscado podem ser configurados aqui. A quarta aba (Bordas) vai ajudar voc a fazer aquelas molduras que envolvem as planilhas do Excel. Se clicar no boto Contorno, por exemplo, ver uma linha envolvendo toda a rea selecionada. Voc pode, tambm, selecionar apenas linhas verticais no contorno, horizontais no contorno, ou horizontais e verticais internamente seleo. A quinta aba (Padres) permite definir um padro para sombreamento. Assim, possvel destacar, por exemplo, o ttulo da planilha, ou, tambm, coloc-lo em uma cor diferente. A ltima aba (Proteo) trava ou esconde clulas. Essa opo tem efeito apenas se a opo Proteger Planilha estiver ativada. A ativao pode ser feita pelo menu Ferramentas, Proteger Planilha. O travamento de uma clula ou grupo de clulas, para esse controle, significa a impossibilidade de sua alterao, at que seja destravada a clula ou grupo. J esconder uma clula tem grande utilidade quando ela usada para guardar valores intermedirios de um clculo.

Observe os inmeros tipos de grficos que podem ser utilizados para representar seus dados.

desejamos que as barras tenham os rtulos Alimentao, Vesturio etc., eles devero ser selecionados quando de sua gerao. Voc pode incrementar seu grfico nomeando a legenda e dando-lhe ttulo. Clique em Finalizar e o grfico dever aparecer na planilha e pode ser movimentado em qualquer ponto dela.

Selecionando dados para gerao do grfico.

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10 O que um
banco de dados
Um banco de dados simplesmente um sistema no qual voc pode guardar informaes teis. O aplicativo que gerencia essas informaes tambm chamado de banco de dados, mas no se confunda: o nome de batismo desse tipo de aplicativo, como o MS Access, : sistema gerenciador de bancos de dados. O MS Access um sistema gerenciador de bancos de dados que faz parte do pacote do MS Office. O Open Office tambm dispe de uma ferramenta para gerar um banco de dados, entretanto no dispe das mesmas funcionalidades. Bancos de dados so, afinal, tudo aquilo que o MS Access gerencia: so informaes e mais informaes, agrupadas de uma maneira organizada, como em tabelas. Exemplo de tabela a lista de compras do supermercado para o ms: com o nome de cada item a comprar no supermercado, juntamente com a quantidade necessria de cada item. Informaes existem em toda parte. Quando voc vai ao supermercado, por exemplo, tem de lidar com uma srie delas. As mais importantes so os itens que voc precisa e a quantidade de dinheiro que pode gastar. As informaes relativas ao seu oramento podem estar juntas das informaes da lista de compras, dentro do mesmo banco de dados.

do produto e o valor final. Normalmente os termos nome do produto e quantidade desejada aparecem no topo de uma coluna em que os valores reais so mostrados, como no exemplo abaixo:

Lista de Compras
Nome do Produto Arroz Feijo Laranjas Quantidade Desejada 1 3 5

A tabela acima se chama Lista de Compras. A coluna Nome do Produto mostra trs valores, Arroz, Feijo e Laranjas. A coluna Quantidade Desejada mostra tambm trs valores, 1, 3 e 5. As expresses Nome do Produto e Quantidade Desejada do nome a cada pedao da informao, sendo chamados, como j vimos, de colunas (pois nomeiam cada coluna da tabela) ou campos. A tabela de nosso exemplo informa que voc deseja comprar 1 Kg de arroz, 2 Kg de feijo e 5 laranjas. Ser verdade? Veja que esquecemos de mencionar, na tabela, as unidades de medida. Este deveria ser mais um campo da tabela. Eis a nossa tabela corrigida:

Lista de Compras
Nome do Produto Quantidade Desejada Unidade de Medida

Arroz Feijo Laranjas

1 3 5

Kg Kg unidade

11 Crie um banco de
dados utilizando o MS Access
Para criar um banco de dados, necessrio responder duas perguntas: Que tabelas devo guardar? e Quais tipos de informaes quero guardar em cada tabela?. Por exemplo, o oramento domstico e uma lista de compras so tabelas, ou quadros, em que as informaes so apresentadas. A lista de compras mostra o nome do produto, a quantidade desejada e, em alguns casos, o preo

Em suma, podemos sempre acrescentar as informaes que acharmos necessrias na forma de campos, ou colunas da tabela, lembrando, no entanto, que em geral, ao acrescentarmos um campo a mais na tabela, deveremos ter como definir um valor para cada linha da tabela. No nosso exemplo, ao acrescentarmos a coluna Unidade de Medida, tivemos de definir qual a unidade de medida usada para cada um dos produtos listados na tabela. Da mesma forma, para o oramento domstico, poderamos ter uma tabela no seguinte formato: Tipo de despesa Alimentao Vesturio Dvidas Quantia a gastar 50,00 40,00 30,00

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Agora vamos descobrir como fazer tudo isso no MS Access? Ao abrir o MS Access, escolha no menu Arquivo, Novo, Banco de Dados:

Note como o formato numrico foi escolhido para o campo Quantidade Desejada, tendo sido deixados como texto os campos Nome do Produto e Unidade de Medida.

Opes de modelo para criar um banco de dados.

Digite um nome para o banco de dados, ou aceite o nome sugerido pelo MS Access. Note que a extenso de arquivo que surgir .mdb, sempre adicionada ao final do nome do arquivo. Salve seu arquivo em uma pasta criada especialmente para guardar dados, assim voc sempre saber onde encontr-los. Agora voc poder criar as tabelas do seu banco de dados. Para isso, voc dispe de trs opes: Criar Tabela no Modo de Estrutura, Criar Tabela Usando o Assistente e Criar Tabela Inserindo Dados, conforme a tela abaixo:

Vamos escolher o primeiro mtodo para aprender a criar uma tabela no modo de estrutura. Escolhemos essa forma por ser a mais usada. Clique ento duas vezes sobre esta opo e uma nova tabela aparecer com trs colunas: nome de campo, tipo de dados, descrio. Na primeira coluna digitamos os nomes dos campos de nosso banco de dados. Na segunda, informamos a maneira pela qual queremos apresentar os dados, ou seja, os tipos de dados que iremos trabalhar. Uma coluna tem o formato texto quando os itens dessa coluna so nomes, como arroz, feijo. O formato numrico pode ser usado para quantidades.

Terminada a criao dos campos da tabela, e antes de salv-la, h ainda uma coisa a ser feita: voc dever escolher a chave primria da tabela. Uma chave primria algo que identifica a linha. Uma coluna chave primria quando ela tem o propsito de identificar, de forma nica, cada linha da tabela. Por exemplo, em uma lista de compras, o que identifica cada linha? Provavelmente o nome do produto, pois cada produto tem um nome que o distingue de outro produto. A quantidade no funciona neste caso, pois h produtos diferentes que podem ser comprados na mesma quantidade. Muito menos a unidade de medida poderia servir para esse propsito, j que uma srie de produtos so medidos em quilos, outros em litros, e outros em unidades, impossibilitando o uso deste campo para distinguir um produto do outro. Para definir qual campo ser a chave primria de sua tabela (em modo de estrutura de tabela), basta clicar com o boto direito do mouse sobre o campo que distinguir a linha e selecionar a opo Chave Primria. No nosso exemplo a linha Nome do Produto ser a chave primria desta tabela. Aps definir a chave primria, salve a sua tabela clicando no boto Salvar. O MS Access pedir o nome da tabela. Digite o nome da tabela recm-criada. Para preencher a tabela que voc acaba de criar, basta clicar no menu Exibir, Modo Folha de Dados e uma nova tela se abrir com os campos que voc definiu previamente na tabela.

Preenchendo a tabela.

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Observe como o preenchimento feito, linha a linha. Ao inserir todos os seus dados, salve o documento. Pronto! Voc ter um banco de dados com uma tabela para fazer suas compras.

Remisso entre os Cadernos Eletrnicos

Caderno Eletrnico 2 : Editorao e processamento de textos para ver mais dicas de formatao. Caderno Eletrnico 6 : Gerenciamento e organizao de arquivos voc ter dicas para compactar e descompactar seus arquivos em formato de planilhas e poder saber um pouco mais sobre a estrutura de organizao desses em diretrios e pastas. Caderno Eletrnico 7: Uso da impressora e tratamento de imagens voc encontrar dicas de impresso de documentos em planilhas.

bom saber Num cadastro de pessoas muito grande, como os funcionrios de uma grande empresa ou os cidados de um estado ou pas, o uso do nome como chave primria no aconselhado. Afinal, se houver duas pessoas chamadas Jos da Silva o que distinguir uma pessoa da outra? Nesses casos, uma informao mais especfica utilizada como chave primria. No caso de funcionrios de uma empresa, por exemplo, a chave primria o nmero de matrcula do funcionrio; um campo Matrcula utilizado para esse fim. Num cadastro ainda mais extenso, como o dos cidados de um estado ou pas, o nmero do CPF pode ser acrescentado e utilizado como chave primria, pois esse cadastro nacional, mantido pela Receita Federal, bastante confivel e garante que mesmo dois Jos da Silva podero ser diferenciados, mediante a verificao do nmero de seus CPFs.
Agora que voc j sabe como fazer tabelas em planilhas e em banco de dados, sabe calcular custos, juros, definir um cronograma e tantos outros recursos oferecidos pelo Excel, OpenCalc e MS Access, que tal organizar suas contas, gastos e suas tarefas? Quem sabe voc consegue poupar um pouco para fazer aquela viagem que tanto deseja? Mos obra!

Links na Internet
Softwares para download:
www.openoffice.org.br www.microsoft.com/downloads/

Cursos online, dicas e tutoriais:

http://dein.ucs.br/openoffice/calc/index.html
(para aprender a usar o OpenCalc)

www1.folha.uol.com.br/folha/informatica/ sos_duvida.shtml
(dicas de informtica)

www1.folha.uol.com.br/folha/informatica/ sos_tutoriais.shtml
(tutoriais do MS Office)

www.acessasaopaulo.sp.gov.br/webaula/
(curso online de Excel)

www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp
(curso online de Excel)

www.inf.ufrgs.br/~nedel/inf01040/excel/ capitulo1.html
(tutorial do Excel)

www.realceinformatica.com.br/ TiraDuvidasExcel
(tutorial do Excel)

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PLANILHA ELETRNICA E BANCO DE DADOS

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Glossrio
Aplicativos: programas de computador; softwares. Campo: um campo o nome dado a uma coluna da tabela, que encerra um determinado tipo de valor, como Quantidade ou Data de Nascimento. Cada campo tem o seu tipo de dados, que a categoria de valores que podem preencher aquele campo. Clula: a menor unidade de uma planilha eletrnica, que forma um quadrado dentro dela. Uma clula recebe um nome que corresponde juno da letra indicativa da coluna a que pertence, com o nmero da linha a que pertence. Por exemplo, a clula C5 est no encontro da coluna C com a linha 5. (Consulte o verbete planilha.) Chave Primria: coluna que identifica, de forma nica, cada item da tabela. Para ser chave primria, uma coluna no pode possuir valores repetidos. Exemplos so o nome da pessoa (para tabelas que no contenham homnimos) ou a matrcula, o RG ou o CPF (para tabelas maiores que podem conter homnimos). DOC: abreviatura de documento, formato de arquivo do editor de texto Word (Office da Microsoft). Eles podem conter macros e so, portanto, potencialmente perigosos em relao a vrus. Download: em ingls load significa carga e down para baixo. Fazer um download significa baixar um arquivo de um servidor, descarregando-o para o nosso computador. Frmula: expresso que se destina a calcular um valor a partir do contedo de uma ou mais clulas. As frmulas, no Excel e no OpenCalc, comeam sempre com o sinal de igual (=). Por exemplo, a frmula =C3 + C5 mostra a soma dos contedos das clulas C3 e C5. Freeware : qualquer software (programa) oferecido gratuitamente na rede ou nas publicaes especializadas em suportes como CD-ROM. A palavra inglesa free significa livre. Esses programas no expiram seu prazo de uso. Infocentro: ponto de acesso pblico Internet construdo pelo Governo do Estado de So Paulo em parceria com entidades comunitrias, na capital, e com prefeituras do interior e litoral. destinado populao de classes D e E para utilizarem os recursos da Internet e promover assim a incluso digital e a democratizao da informao. Acesse (www.acessasaopaulo.sp.gov.br). Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma rede planetria de computadores que cooperam entre si. Essa cooperao baseia-se em protocolos de comunicao, ou seja, convenes de cdigos de conversao entre computadores interligados em rede. Link: ligao, elo, vnculo. Nas pginas da web um endereo que aparece sublinhado, ou em uma cor diferente da cor do restante do texto. Um link nada mais que uma referncia cruzada, um apontador de um lugar para outro na web. Assim, eles permitem um vnculo com uma imagem, um arquivo da mesma pgina ou de outras da web, a partir de um clique do mouse. Por meio dos links a navegao pelas pginas da web no linear. Planilha: um conjunto de linhas e colunas. A planilha eletrnica permite a construo e gravao em meios magnticos, alm da recuperao e alterao de dados com velocidade, confiabilidade e eficincia. (Consulte tambm o verbete clula.) Posio Absoluta: utilizamos o termo para definir, em uma frmula, o momento em que uma clula referenciada em uma determinada posio fixa, mesmo que a frmula seja copiada para outro lugar, utilizando o recurso de copiar/colar, ou autopreenchimento. Para tomar a posio absoluta em uma clula numa frmula, necessrio adicionar o smbolo $. Assim, para expressar a clula C1 em termos absolutos, usa-se a notao $C$1. Posio Relativa: utilizamos o termo para definir, em uma frmula, as clulas que representam posies relativas posio da prpria frmula. Por exemplo, se na clula A1 existe a frmula =B1+C1, e o recurso de autopreenchimento for utilizado para preencher as clulas abaixo de A1, a frmula copiada ser diferente para cada linha, de modo que as clulas da mesma linha sejam somadas: =B2+C2, =B3+C3 etc. Isso desinado tomar a posio relativa da clula. Rede: rede mundial de computadores, o mesmo que Internet. Shareware: um mtodo comercial que possibilita a distribuio gratuita, por um tempo determinado, de um software, para que o usurio possa test-lo. Ao final deste perodo de testes, o usurio solicitado a registrar (comprar) o produto ou desinstal-lo. Site: palavra inglesa que significa lugar. O site o lugar onde as pginas da web podem ser encontradas. (Consulte o verbete web site.) Software: aplicativos, programas de computador. Tabela: lista de itens cujas informaes esto dispostas em colunas e linhas. As colunas de uma linha contm os valores de um item; as linhas, por seu turno, contm informaes sobre os vrios itens da tabela, um por linha. Tipo de Dados : categoria de valores que podem preencher um campo, como Texto (Arroz, Jos da Silva etc.), Nmero (2, 5, 244) , Data (1/1/2001, 2-Mai) ou ainda Moeda (R$ 1,40). O tipo de dados utilizado para selecionar a faixa e o tipo de valores que um campo (ou que uma coluna da tabela) poder conter. Travamento de Clulas: o recurso que fixa uma clula em uma determinada frmula. Travar uma clula desconsiderar sua posio relativa, tomando a sua posio absoluta na frmula mediante o uso do smbolo $. Frmulas com clulas travadas, ao serem transportadas via autopreenchimento, mantm o olhar fixo na clula travada, no mudando sua posio de referncia. Assim, a frmula =$C$1+D1, ao ser transportada para a linha inferior pelo autopreenchimento, mantm fixa a clula C1 (que est travada) e variar apenas a clula D1 (que no est travada) mudando-a para D2, D3 e assim sucessivamente. Web site: web significa rede e site, em ingls, quer dizer lugar. Ter um website significa ter um endereo com contedo na rede que pode ser acessado por visitantes. XLS: documentos do MS Excel. XLT: modelos do Excel.

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Como usar e gerenciar seus e-mails

Gerenciamento e organizao de arquivos

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Editorao e processamento de textos

Uso da impressora e tratamento de imagens

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Planilha eletrnica e e banco de dados

Comunidades virtuais listas, chats e outros

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Navegao e pesquisa na Internet

Segurana no computador e na Internet

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Criao e publicao de pginas na Internet

Multimdia: vdeo e udio no computador

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Organize-se!
Nos dias de hoje fundamental organizar o nosso tempo e nossas tarefas para no nos perdermos na correria do dia-a-dia. Planejar nossos gastos tambm importante para no nos endividar e para adquirir aquilo que desejamos. Ser organizado ter a habilidade de melhorar nossa produtividade, concentrando-nos nas solues, utilizando ferramentas nossa disposio para nos auxiliar a resolver problemas e cumprir tarefas. Mas como nos organizar, como planejar? Calendrios, agendas e cronogramas, listas de tarefas, tabelas, resumos, registros diversos e planilhas auxiliam-nos a documentar eventos, elaborar relatrios, executar projetos e definir mtodos, entre outros. Sem a necessidade de uma memria infalvel, todas essas ferramentas, de modo uniforme e padronizado, ajudam-nos no esforo contnuo de planejamento. Neste caderno voc desvendar os mistrios das planilhas eletrnicas, e descobrir que elas so um meio eficiente de guardar as suas informaes, efetuar clculos rpidos e precisos, auxiliando na organizao de sua vida financeira, pessoal e profissional. Descobrir tambm que os bancos de dados so uma poderosa ferramenta para organizar suas informaes na forma de tabelas ou cadastros, proporcionando meios simples e diretos de fazer buscas, ordenaes, cruzamentos de dados e inmeros outros recursos.

www.acessa.sp.gov.br

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