Profa.

Rosana Cristina Colombo

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Tcnicas de Levantamento de Requisitos


O levantamento de dados e fatos


Introduo
Durante as fases de estudo da viabilidade e anlise do sistema existente, o analista
precisa de dados, informaes e fatos que iro ajuda-lo no projeto do novo sistema em estudo.
Na maioria das vezes, os elementos de que o analista de sistemas necessita no esto
sua disposio de forma clara e objetiva.
Portanto, indispensvel procurar esses elementos seguindo uma metodologia de
coleta de informaes basicamente padronizada para situaes dessa natureza, permitindo
assim um trabalho ordenado e bem planejado.
Considerando que se trata de uma etapa investigativa, os mtodos mais importantes
para a coleta de informaes sobre o sistema atual so:
Entrevistas;
Pesquisa a arquivos, manuais de procedimentos operacionais, administrativos e
outros, bem como, a verificao de todos os tipos de registros de informaes
existentes;
Questionrios;
Observao pessoal;
Seminrios.

I. Entrevistas
Sem dvida, uma das formas mais valiosas para a obteno das informaes de que o
analista precisa a entrevista.
No entanto, essa metodologia exige uma srie de cuidados que sero vistos mais
adiante e que no devem ser negligenciados nem mesmo pelos profissionais mais experientes.
Na verdade, as informaes necessrias s sero obtidas, se o analista possuir um
verdadeiro jogo de cintura para conseguir conviver com idias muitas vezes divergentes, sem
conseguir conviver com idias muitas vezes divergentes, sem entrar em confronto com
usurios, sejam eles de quaisquer nveis na empresa, caso contrrio o seu trabalho nessa fase
poder ser intil.
Logo no decorrer das primeiras entrevistas, o analista coletar uma grande quantidade
de informaes, todavia de forma no muito clara e por isso devero ser analisadas para se ter
uma viso geral do sistema em operao.

Planejamento de uma entrevista
Para o analista de sistemas ter xito em suas entrevistas, ele dever:
1. Marcar data e horrio para a entrevista
Considerando os compromissos dos usurios, a entrevista deve ser agendada com o
entrevistador com vrios dias de antecedncia e visando favorece-lo em tudo o que for
possvel.
importante que o entrevistador seja pontual, pois qualquer atraso de sua parte reflete
desinteresse pelo assunto em pauta e isto pode prejudicar o seu relacionamento com o
entrevistado.
2. A preparao do entrevistador
O analista de sistemas deve estar bem preparado para realizar a entrevista sob
diversos aspectos que veremos neste item.
A preparao da entrevista comea em casa com a esquematizao do trabalho a ser
realizado.
Para evitar a omisso de informaes ou o retorno do entrevistador ao entrevistado
sem necessidade, devem ser relacionados cuidadosamente os itens que precisam ser
investigados e seguidos seqencialmente, pois nessa etapa, o analista j ter dados
suficientes para saber o que realmente quer.
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bom tambm o analista se lembrar de que a documentao da entrevista
fundamental, todavia no se deve anotar palavra por palavra que o entrevistado fala,
constrangendo com isso o prprio usurio. A memorizao das idias e os pontos-chaves de
informaes ajudam bastante na realizao da entrevista.

3. O comportamento do entrevistador
O analista de sistemas possui normalmente um bom preparo acadmico e profissional,
alm de uma certa vivncia no trato com pessoas de diversos escales da empresa e com isso
est apto a executar a tarefa de entrevistas.
Principalmente nessa etapa, o seu comportamento deve ser bastante profissional e
marcado por boas maneiras no relacionamento com todos os funcionrios que lhe contatar,
mesmo que no estejam no sistema em estudo.
bom no se esquecer de alguns itens que devem ser observados por ocasio das
entrevistas, a saber:
No fumar durante a entrevista;
Apresentar-se descentemente trajada e de acordo com a cultura da empresa;
Ficar atento s perguntas e respostas do entrevistado;
Mostrar interesse em ajudar o usurio a resolver os problemas que o atingem e
No desviar a ateno para assuntos que no lhe dizem respeito.

4. A linguagem do entrevistador
A entrevista nada mais do que a comunicao de idias e obviamente s pode ser
realizada se os interlocutores falarem a mesma lngua.
Um detalhe bastante importante na entrevista evitar o uso de termos tcnicos,
principalmente quando o usurio no os conhece, pois isso confunde o entrevistado e pode dar
a impresso de que o analista no est entendendo os problemas mostrados, e passou a
utilizar termos como subterfgio.

5. Fatos e opinies
Durante uma entrevista muito importante que o analista consiga distinguir um fato de
uma opinio.
Obviamente, fatos so elementos importantssimos na anlise do sistema existente,
pois mostram o que realmente acontece no dia-a-dia da empresa e principalmente dos setores
envolvidos no projeto do novo sistema.
Por outro lado, opinies dos usurios tambm merecem uma grande considerao do
analista, mas como tais, devem ser estudadas e avaliadas para saber at que ponto so
vlidas.
importante frisar que nessa etapa, o analista no deve exprimir a sua opinio sobre
determinado assunto relacionado com o sistema em estudo, exceto em casos excepcionais que
no atingem em nada o seu projeto.

6. Necessidades do usurio
Durante a fase de entrevistas, acontece do usurio ficar, muito entusiasmado com as
facilidades que o novo sistema possa lhe trazer, e acaba desviando a sua ateno das reais
necessidades da empresa, passando a raciocinar em termos de desejos pessoais.
Muitas vezes ocorre de se pedir relatrios ou incluses de recursos que jamais tero
qualquer utilidade tanto no presente como no futuro.
A entra a habilidade do profissional do analista, em conseguir mostrar que o sistema
deve ser elaborado para atender as reais necessidades da empresa, e no para satisfazer
apenas os desejos dos usurios.

7. Consideraes gerais sobre a Entrevista
Uma boa entrevista deve ser dividida em trs partes basicamente distintas: introduo,
entrevista propriamente dita e o encerramento.
A introduo consiste na identificao do analista e explanaes sobre os principais
objetivos da entrevista. Alm disso, o analista deve informar ao entrevistado quais as razes
que o levaram a ser a pessoa escolhida para entrevista. Deve ser criado um clima descontrado
e de confiana do entrevistado no entrevistador.
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A partir da, comea-se a entrevista propriamente dita que deve ser conduzida com
muito profissionalismo pelo analista.
Durante a entrevista, o analista deve ter como princpio, no criticar a empresa, o
trabalho do entrevistado, o sistema existente ou qualquer funcionrio da organizao.
O analista deve tomar cuidado tambm para no tornar a entrevista num interrogatrio;
perguntas aparentemente sem importncia devem ser evitadas.
Para encerrar a entrevista, o analista deve manter o mesmo clima de descontrao
inicial, agradecendo a ateno do entrevistado e informando-lhe caso seja necessrio um novo
encontro.
Aps a concluso da entrevista, o analista dever fazer um relatrio das informaes
obtidas, de preferncia com a mxima urgncia para no perder detalhes ou informaes
relevantes porventura no anotadas.


Simulao de uma Entrevista (errada)
1. O Analista de Sistemas.
2. Gerente de Recursos Humanos.

1. Bom dia Senhor Ricardo, fao parte do quadro de funcionrios do departamento de
processamento de dados da empresa. Provavelmente o senhor j tenha sido informado da
minha visita marcada para hoje.
2. Pois no, hoje tenho alguns minutos para atende-lo como prometi ao Senhor Rubens,
Gerente de Informtica.
1. Como o senhor sabe, estamos querendo fazer algumas mudanas na empresa,
principalmente no departamento de recursos humanos, possibilitando assim uma boa
reduo no seu quadro de pessoal. Nota-se que o seu departamento possui excesso de
pessoal.
2. Reduo de pessoal, mudanas, logo no departamento de recursos humanos? No...
difcil acreditar no que estou ouvindo. Aqui todos os meus funcionrios esto sempre
ocupados.
1. Acho que o senhor no entendeu o que eu disse ou quis dizer. Vamos criar um novo
sistema de trabalho no seu departamento e quase todo servio ser realizado pelo novo
computador; logo vai sobrar pessoal. O pessoal do CPD vai cuidar de tudo.
2. Acontece que manipulamos nosso dia-a-dia dados extremamente confidenciais, imagine
uma listagem de salrios nas mos de qualquer funcionrio.
1. O senhor pode ficar tranqilo, o computador vai fazer quase todos os seus servios. Hoje
um bom computador substitui muitos timos funcionrios.
2. No...(sorriso irnico). Essa conversa com o senhor me deixa preocupado, considerando a
importncia da minha rea para a empresa como um todo.
1. Se o senhor quiser dar alguma sugesto para o Senhor Rubens, pode at faze-lo, contudo
vai perder o seu tempo. A deciso j est tomada e o seu departamento ser colocado na
era da informtica. uma necessidade incontestvel.
2. Se a minha opinio no serve para nada, no perca seu tempo (chama a secretria e pede
para leva-lo at porta). At logo, passar bem, quem sabe falaremos em outra ocasio;
tenho uma reunio importante na matriz da companhia daqui a pouco.



Simulao de uma Entrevista (correta)
1. O Analista de Sistemas.
2. Gerente de Recursos Humanos.

1. Bom dia Senhor Ricardo, meu nome Paulo do Departamento de Processamento de
Dados.
2. Bom dia Senhor Paulo.
1. Obrigado por me ceder um pouco do seu tempo. Sei que o Senhor est sempre muito
ocupado.
2. verdade, mas, em que posso ajuda-lo?
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1. Bem, como o senhor sabe, estamos estudando uma forma de dar maior apoio ao corpo
gerencial da empresa. Comeamos por uma das reas-chave da empresa que o
Departamento de Recursos Humanos; todos os departamentos dependem dele. Alm
disso, gostaramos de aproveitar as suas idias e experincias se assim o permitir.
2. Pois no. Estou s suas ordens.
1. Obrigado. Acredito que o senhor tem sentido a cada dia que passa o acmulo de trabalhos
que vem recaindo sobre a sua rea, com as freqentes mudanas que ocorrem nos dias de
hoje.
2. Realmente verdade. Eu mesmo passo horas preenchendo formulrios, relatrios, etc.
1. Certo; isso preocupante. A atividade gerencial propriamente dita acaba sendo
prejudicada. Uma pessoa como o senhor necessita estar ocupado com todas as decises e
deixar o trabalho braal para o computador.
2. Bom, isso me interessa e pode ter certeza que eu e meus funcionrios estaremos a sua
disposio em tudo o que for possvel.
1. Est timo. Dentro em breve faremos um novo contato para podermos, com a sua
permisso, falar com alguns de seus funcionrios.
2. Foi um prazer, bom dia senhor Paulo.
1. Bom dia senhor Ricardo.


II. Pesquisas
Embora a entrevista seja uma das tcnicas mais difundidas atualmente para o
levantamento de dados e fatos, fundamental que o futuro analista de sistemas tambm saiba
que esta no a nica. As pesquisas documentao da empresa tambm constituem uma
grande fonte de informaes para o seu trabalho.
Na fase de levantamento de dados e fatos, se o analista fizer opo pela metodologia
de pesquisa, deve comear solicitando a todos os departamentos envolvidos cpias de todos
os documentos utilizados. Essa coletnea de documentos dever conter um mnimo de dois
jogos de cada documento, sendo um preenchido e outro em branco.
Alm do mais, ressaltamos que a documentao de um determinado setor constituda
pelos documentos que ele emite ou recebe, bem como, pelos arquivos mantidos para sua
utilizao. Portanto, alm da anlise de relatrios em geral, manuais de procedimentos
administrativos e operacionais, o analista dever fazer uma anlise de todos os arquivos
existentes nos setores envolvidos.
Na maioria das vezes, a anlise de dados e fatos procedida utilizando-se de uma
metodologia de trabalho mista, isto , entrevistas e pesquisas de forma basicamente
simultnea.

III. Questionrios
Uma das ferramentas mais eficazes disposio do analista de sistemas o
questionrio. Um questionrio bem organizado pode perfeitamente levantar muitos detalhes de
uma organizao na medida em que permite que os consultados permaneam annimos, o
que possibilita respostas mais honestas que as que normalmente so obtidas em entrevistas
pessoais. Alm disso, ao responder um questionrio, o usurio tem muito mais tempo para
pensar nas respostas do que teria em uma entrevista.
O questionrio um instrumento normalmente preparado em formulrio pr-impresso,
que permite substancial reduo de tempo para levantamento das informaes desejadas, pois
poder ser, simplesmente, distribudo para posteriormente ser recolhido e tabulado.
O questionrio pode ser utilizado como um roteiro estruturado de entrevista, pois
preenchido anteriormente e depois complementado atravs de entrevistas.
Um procedimento que pode tornar o questionrio mais adequado ao levantamento dos
dados e informaes a realizao do pr-teste do questionrio, onde colegas devero fazer o
seu preenchimento, possibilitando a verificao de possveis erros.

Vantagens dos Questionrios:
Maior agilidade no processo;
Menos dispendioso;
Aplicao mais fcil;
Aplicado a maior nmero de pessoas;
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Maior uniformidade na mensurao;
Aspecto do anonimato em determinados casos;
Menor presso sob a resposta imediata.

Desvantagens dos Questionrios:
As informaes podem ser manipuladas antes de seu fornecimento, respondendo-
se o que seria desejvel e no a realidade;
H possibilidade de tendncia de concentrao de respostas em alternativas-
padro.
um meio frio de obteno de informaes.

IV. Observao Pessoal
Consiste numa tcnica que permite vivenciar a situao abordada (dia a dia).
Por meio desta tcnica, pode-se obter a confirmao de informaes recebidas e/ou
levantamento de dados do ambiente, como:
Lay out;
Problemas de relacionamento;
Erros de procedimentos;
Segurana no trabalho/higiene, etc...
Essa tcnica constitui um importante elemento quando da realizao de entrevistas,
pesquisa de dados e seminrios.
Apresenta a desvantagem de no oferecer evidncias formais.

V. Seminrios
Consiste na realizao de uma reunio planejada de pessoas chave de diversas
reas com o objetivo de obter informaes gerais sobre a empresa.
Essa tcnica proporciona maior rapidez na:
Identificao de problemas de inter-relacionamento;
Identificao de estrangulamento;
Viso integrada dos problemas;
Etc.

Aspectos importantes a serem considerados no plano do Seminrio:
Postura do Condutor do Seminrio (Consultor): mediador, observador, etc...
Convocao (dia, hora e lcoal).
Horrios: incio e trmino.
Assunto a ser discutido.
Documentao do seminrio (atas).
Etc...




















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Como criar o Levantamento de Dados

1) Inserir o nome da empresa a ser estudada, bem como seu ramo de atividade e sua
localizao.
2) Descrever as tcnicas utilizadas no levantamento das informaes
3) Descrever como funciona empresa no momento da coleta das informaes
(como so feitos os cadastros, relatrios, consultas, atendimento a clientes,
fornecedores etc), inserindo a relao dos dados que so necessrios nos
cadastros, principalmente.
4) Descrever as regras de negcio da empresa
5) Descrever os desejos dos usurios (quais relatrios ele necessita, por exemplo)


Exemplo
O grupo BLUMANS Softwares visitou o Centro Mdico e Fonoaudiolgico que se
localiza na Rua Dr. Carlos Kielander, n. 570, no Centro da cidade de Monte Alto, que
realiza terapias e exames audiomtricos.
O levantamento de dados foi feito atravs de observao pessoal, questionrio e
entrevista com a fonoaudiloga. Observou-se que a clnica atua da seguinte maneira:
Quando um paciente contata a clnica pela primeira vez, podendo ser atravs de
meios de comunicao (telefone ou celular) ou contato pessoal, , primeiramente, agendada
uma consulta. Chegado o dia da realizao da consulta, o paciente atendido pelo mdico e
realizado seu cadastro. realizada, ento, a analise geral, onde o mdico obter a
identificao do paciente, queixa, antecedentes pessoais, condies fsicas e visuais,
escolaridade, inter-relao familiar, dados da famlia e observaes gerais. Ao final da
obteno de todos os dados do paciente, o mdico chegar a uma concluso de qual
tratamento o paciente dever sofrer, identificando o tipo de terapia a ser aplicada, mas
tambm podendo ser realizado exames audiomtricos.
O exame audiomtrico avalia a audio das pessoas. Quando detecta qualquer
anormalidade auditiva permite medir o seu grau e tipo de alterao, assim como orienta as
medidas preventivas ou curativas a serem tomadas, evitando assim o agravamento.
A clnica tambm realiza exames audiomtricos para funcionrios de empresas que
possuem contrato com a mesma, sendo que somente a empresa cadastrada e no seus
funcionrios. Antes do exame audiomtrico realizada a anamnese audiolgica onde o
mdico obter a identificao do paciente ou funcionrio, motivo da consulta, antecedentes
pessoais, condies de sade, antecedentes familiares, comunicao e observaes gerais.
O mdico controla, atravs de fichas, a presena dos funcionrios e seu estado de sade para
ser relatado, posteriormente, para empresa.
Profa. Rosana Cristina Colombo



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A clnica no possui um controle de contas a pagar, pois as contas so divididas
igualmente entre os trs mdicos que ali trabalham, e somente passado ao mdico o valor
a ser pago.
Observou-se que a empresa no informatizada e tudo feito manualmente.
Utiliza-se uma agenda para marcar consultas, em um caderno marcado o nome do
paciente, o dia da consulta, o preo, sua durao, a quantidade de consultas e seu total.
Em um arquivo so armazenadas pastas referentes a cada paciente, nelas esto
arquivadas anamneses gerais, anamneses audiolgicas e resultados de exames
audiomtricos.
Em uma agenda telefnica marcado o nome do paciente, o endereo e o telefone
para contato.
Em uma pasta so armazenados os recibos de cada paciente, onde o controle de
pagamento feito em um caderno, onde registrado o valor que o paciente est devendo e a
forma de pagamento, se h convnio ou no, e se houver identific-lo.
O cliente destacou a necessidade de um controle de contas a pagar e a receber, um
controle dos atestados e relatrios emitidos pelo mdico, uma agenda pessoal e tambm de
um processo de Backup das informaes mencionadas acima.