2 1. Conceito O Excel for Windows uma planilha eletrnica capaz de armazenar dados, executar clculos, gerar grficos, importar e exportar valores de banco de dados. Uma das suas principais caractersticas a capacidade de calcular operaes a partir de frmulas criadas pelo usurio utilizando as informaes digitadas na planilha e fora dela. No nosso dia a dia podemos construir uma planilha no Excel para fazer o controle do extrato bancrio, controle de notas escolares, controle de estoque da empresa, despesas e receitas de casa, controlar o pagamento de funcionrios e qualquer outro controle que necessite de resultados automticos calculados. 2. Contedo Uma Planilha Eletrnica composta de intersees feitas do encontro de linhas e colunas. Para entendermos sua funcionalidade, veremos alguns conceitos do Microsoft Excel: Linha: As linhas ocorrem na horizontal e so identificadas por nmeros. (1, 2,3) Coluna: As colunas ocorrem na vertical e so identificadas por letras. (A, B, C) Clulas: a interseo entre linhas e colunas. As clulas recebem os dados digitados pelo usurio ou frmulas que calculam e retornam algum valor, dependendo das referncias usadas na frmula. O nome da clula a identificao da coluna mais a linha (Ex.: A1, E5). Um arquivo do Excel 2007 (a extenso XLSX) na verdade uma pasta de planilhas. Dentro de uma pasta podemos ter quantas planilhas quisermos (Plan1, Plan2, Plan3, etc). Com o boto direito do mouse sobre o nome da planilha, podemos inserir outra planilha, excluir ou alterar o seu nome. 3. Guias Sem dvida, o maior diferencial que o Excel 2007 possui em relao as suas verses anteriores a substituio das Barras de Menus e Ferramentas pelas Guias que foram organizadas em: Incio, Inserir, Layout da Pgina, Frmulas, Dados, Reviso, Exibio e Desenvolvedor. Comenta-se que a razo desta substituio foi o fato de que muitas ferramentas, opes e atalhos presentes nas verses mais antigas do Excel eram totalmente desconhecidos por seus usurios. Isso acontecia porque, nessas verses, a Barra de Ferramentas era padronizada de acordo com a freqncia de uso destes recursos e o espao disponvel para visualizao, deixando assim, vrias ferramentas, opes e atalhos ocultos aos usurios das verses 97, 2000, XP e 2003 do Excel. Entretanto, com a utilizao de Guias tanto a visualizao quanto a utilizao dos recursos acima citados tornaram-se extremamente mais fceis e prticos para os usurios do Excel 2007.
H trs componentes bsicos para a Faixa de Opes: 1 Guias: Existem sete guias na parte superior. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel. 2 Grupos: Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. 3 Comandos: Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um menu.
3 3.1 Guia Incio
4 3.2 Guia Inserir
5 3.3 Guia Layout da Pgina
6 3.4 Guia Frmulas
7 3.5 Guia Dados
8 3.6 Guia Reviso
3.7 Guia Exibio
9 4. Pasta de trabalho e Planilhas Como foi dito anteriormente, uma pasta de trabalho possui mais de uma planilha. Voc pode mudar o nome dando duplo-clique sobre o nome da planilha na guia. Voc pode inserir novas planilhas, excluir, mover ou criar uma cpia de uma planilha pronta ( muito til quando temos planilhas de perodo, como folha de pagamento, receitas e despesas mensais, etc). 5. Teclas de atalho, clulas e dicas de formatao Mudar de planilha: Ctrl + PageUp ou PageDown alterna entre Plan1, Plan2, Plan3, etc. Ir direto para a primeira clula (A1): Ctrl + Home Ir direto para a ltima linha da planilha: Ctrl + Selecionar mais de uma planilha ao mesmo tempo: seleciona uma planilha, segura Shift e seleciona a ltima planilha. Se voc formatar uma clula com mais de uma planilha selecionada, as clulas das outras planilhas tambm sero formatadas. Editar contedo de clula: seleciona a clula desejada e aperte F2 (ou duplo-clique). Inserir quebra de ttulo: ao digitar ou editar uma clula, tecle Alt + Enter na posio que voc quer que os dados sejam divididos em mais de uma linha. Aumentar ou diminuir altura e largura de clulas: Se o contedo da clula for maior que a largura da coluna, basta clicar entre a diviso das colunas (onde h o nome A, B, C, D...) e arrastar para aumentar ou diminuir a coluna. Faa o mesmo para a altura da linha. Se voc der duplo-clique, o prprio Excel procura a maior informao digitada e altera o tamanho automaticamente. Veja, na figura abaixo, o ponto exato que voc deve colocar a seta do mouse:
1. Seleo de clulas: apenas clicar com a seta do mouse sobre a clula desejada. Para movimentar sobre outras clulas, utilize as setas do teclado, tecla <tab> ou o prprio mouse.
2. Uma faixa ou vrias faixas de clulas: clicar na primeira clula desejada e arrastar a seta do mouse at a ltima clula desejada. Com o teclado utilize as setas mais a tecla <shift>. Para faixas no- adjacentes: Selecione uma faixa normalmente, solte o mouse, segure a tecla <ctrl> e selecione as outras faixas desejadas.
Uma faixa de clulas Vrias faixas de clulas
10 6. Digitao de valores literais A digitao de dados no Excel possui duas informaes: valores literais e frmulas. Os valores literais so informaes fixas, como nome, endereo, salrio, data de nascimento, porcentagens, identidade, cpf, nome de carro, etc. Quando digitamos estes dados, precisamos ficar atentos disposio dos dados, deixando as informaes estruturadas, isto , cada coluna com dados semelhantes (nomes na coluna A, salrio na coluna B, descontos na coluna C). Ao digitar os dados na planilha, podemos formatar a planilha para adequar melhor s informaes, utilizando-se de cores, formatao de moedas, casas decimais, tamanho e tipo da fonte, alinhamento, etc. Veja um exemplo de formatao: SEM FORMATAO COM FORMATAO
Para familiarizar com o Excel, abra uma nova planilha e digite os dados abaixo. Formate as informaes para melhorar a esttica da planilha:
Quando terminar de digitar e formatar esta planilha, v at a opo Arquivo / Salvar e grave o arquivo com o nome PrimeiraPlanilha.xlsx. 7. Frmulas At agora ns digitamos valores literais nas clulas como nomes, valores e datas. As frmulas so digitadas nas clulas da mesma forma, porm retornado para a clula o valor calculado pela frmula. Muito importante: toda frmula precedida do sinal de igualdade ( = ). Veja o exemplo abaixo:
11 Veja os exemplos de frmulas utilizando as 4 operaes matemticas:
8. Frmulas com porcentagens Para calcular uma porcentagem de um valor de clula utilizamos, normalmente, a multiplicao. Quando digitamos, em uma clula, um valor percentual (%), na verdade o Excel calcula como um valor absoluto dividido por 100. Se digitarmos 9% o valor da clula 0,09. Por isso, errado criar frmulas de soma ou subtrao de porcentagens. Frmulas ERRADAS utilizando porcentagens: Acrescentando um valor errado de porcentagem: =B2 + 8% Diminuindo um valor errado de porcentagem: =B2 9% O primeiro exemplo est, na verdade, somando R$ 0,08 (oito centavos) ao valor digitado na clula B2 e o segundo exemplo est diminuindo R$ 0,09 (nove centavos) do valor. Frmulas CORRETAS utilizando porcentagens: Acrescentar um valor: =B2 + B2 * 8% Calcular o valor da porcentagem: =B2 * 9% Diminuir o valor da porcentagem: =B2 - B2 * 9% 9. Referncia Relativa e Referncia Absoluta 9.1 Referncia Relativa Quando criamos uma frmula, as referncias de clulas so modificadas automaticamente quando copiadas s demais linhas de dados. Chamamos isso de Referncia Relativa. Exemplo: A B C 1 Nome Salrio Salrio mais aumento Quando criamos a primeira frmula (C2) as frmulas da C3 e C4 so apenas copiadas. 2 Maria da Silva R$ 500,00 =B2 + B2 * 10% 3 Jos Santos R$ 800,00 =B3 + B3 * 10% 4 Ana de Souza R$ 750,00 =B4 + B4 * 10%
Por causa da referncia relativa, devemos criar a planilha com uma estrutura prtica de dados, que possibilita desenvolver frmulas que podem ser copiadas para a mesma coluna ou mesma linha, aproveitando a alterao automtica da referncia das clulas durante a cpia das frmulas. Os valores fixos, como valor percentual, dinheiro ou data permanecem com o mesmo valor durante a cpia da frmula.
12 9.2 Referncia Absoluta Na criao de uma frmula, usamos a referncia de alguma clula que, independente para onde copiamos a tal frmula, sua referncia continua a mesma. Para isso a referncia da coluna e/ou da linha devem ser precedidas do sinal $. Chamamos de Referncia Absoluta. Exemplo: A B C 1 Nome Salrio Salrio mais aumento Os trs funcionrios esto recebendo o salrio da coluna B com um aumento de 50 reais, digitados na clula B6 2 Maria da Silva R$ 500,00 =B2 + $B$6 3 Jos Santos R$ 800,00 =B3 + $B$6 4 Ana de Souza R$ 750,00 =B4 + $B$6 5 6 Valor do Bnus R$ 50,00
A referncia absoluta utilizada principalmente com ndices comuns planilha, e normalmente so digitadas no final do corpo da planilha. Como exemplo, podemos dar o salrio mnimo, porcentagens de aumento ou desconto, valor do dlar, horas trabalhadas, impostos a cobrar, etc. Sempre que um valor possa ser utilizado em vrias frmulas, ao invs de indic-lo como valor fixo na frmula, use-o sempre como referncia absoluta. A grande vantagem do seu uso quando um valor informado for alterado, automaticamente a frmula calcular o novo valor quando o valor desta clula for modificado pelo usurio.
Para criar uma referncia absoluta, voc pode teclar F4 com o cursor prximo clula para inserir o smbolo $, ou voc mesmo pode digit-lo. 10. Funes simples Para desenvolvermos frmulas, vimos que podemos usar as referncias das clulas e os operadores da matemtica para criarmos clculos necessrios na planilha. Porm, as frmulas podem ficar complexas ou grandes, de acordo com nossa necessidade. Ento podemos criar frmulas utilizando FUNES do excel, que so comandos com um objetivo especfico, enviando parmetros para serem calculados e retornando o valor esperado. Vamos ver seis funes bem simples, mas antes veja algumas consideraes: . Os parmetros so informados dentro de parnteses: =NOME_DA_FUNO(PARMETROS) . Os parmetros so separados por ponto-e-vrgula: =NOME_DA_FUNO(PARMETRO1; PARMETRO2; PARMETROn) . Uma faixa de valores deve ser separada por dois-pontos: =NOME_DA_FUNO(CLULA1:CLULA2) . Dependendo da funo, pode haver as duas situaes, ou seja, separao de parmetros com faixa de valores:
13 =NOME_DA_FUNO(CLULA1:CLULA2; CLULA3:CLULAn) . Se trabalhar com valores numricos, digite-os sem formatao nenhuma (no digite R$ ou separao de milhar). Quando informar casa decimal, use a vrgula. . Quando informar um valor texto, use aspas: =NOME_DA_FUNO(1500; FUSCA; 567,15) . O nome da funo pode ser digitado em letras maisculas ou minsculas. 10.1. Funo SOMA Tem o objetivo de somar o valor numrico das clulas enviadas como parmetro. Veja os exemplos abaixo e o significado de cada uma: =SOMA(B3:B10) => est somando os valores digitados das clulas B3 at B10. =SOMA(B3;B5;B10) => est somando os valores das clulas B3, B5 e B10. =SOMA(B3:B10;C3:C10) => est somando os valores das clulas B3 at B10 e das clulas C3 at C10. Poderia ser digitada assim tambm: =SOMA(B3:C10) 10.2. Funo MDIA Retorna a mdia dos valores das referncias definidas como parmetro. Os parmetros podem ser digitados da mesma maneira utilizada pela funo SOMA. =MDIA(B3:B10) => Retorna o valor mdio da soma das clulas B3 a B10. 10.3. Funo MXIMO Retorna o maior valor dos valores enviados como parmetro. =MXIMO(B3:B10) => retorna o maior valor entre as clulas B3 e B10. 10.4. Funo MNIMO Retorna o menor valor dos valores enviados como parmetro. =MNIMO(B3:B10) => retorna o menor valor entre as clulas B3 e B10. 10.5. Funo MAIOR Retorna o N maior valor de um conjunto de clulas, onde N uma posio desejada e informada na funo. Diferente da funo Mximo, que s retorna o maior valor, a funo Maior pode retornar tambm o segundo maior valor, o terceiro maior valor e assim por diante. =MAIOR(B3:B10;1) => retorna o maior valor. Semelhante funo MXIMO. =MAIOR(B3:B10;2) => retorna o segundo maior valor entre B3 e B10. 10.6. Funo MENOR Retorna o N menor valor de um conjunto de clulas, onde N uma posio desejada e informada na funo. Semelhante funo Mnimo, mas possui o segundo parmetro, que informa qual o valor menor deve ser retornado. =MENOR(B3:B10;1) => retorna o menor valor. Semelhante funo MNIMO. =MENOR(B3:B10;2) => retorna o segundo menor valor entre B3 e B10.
14 Nome de clulas Agora que aprendemos algumas funes, podemos continuar com a criao de frmulas utilizando referncia absoluta, que no Excel pode-se criar nomes especficos para uma clula ou um conjunto de clulas. Voltando ao exemplo de agncia de veculos: temos uma clula que possui o valor do dlar, a clula A8. Podemos declarar que a clula A8 tambm se chame DOLAR.
Veja que na coluna B h o preo de 3 veculos. Vamos chamar o conjunto destas clulas (B3, B4 e B5 de VALORES). Podemos declarar nomes para as clulas pela barra de frmulas: No primeiro exemplo, selecionamos a clula A8 e, na barra de frmulas alteramos a referncia A8 para DOLAR. No segundo exemplo, selecionamos as trs clulas B3, B4 e B5 numa seleo mltipla e alteramos a referncia para VALORES. Assim, se precisarmos somar as trs clulas podemos usar a funo SOMA de outra forma e a frmula que calcula o preo do carro em dlar:
11. Formatao Condicional A formatao condicional uma opo do Excel que permite alterar a formatao de uma clula (estilo e cor da fonte) dependendo de uma condio informada. Nesta opo podemos usar trs tipos de formatao, ou seja, criar trs tipos de condio. V at a Guia incio formatao condicional encontrar a tela seguir:
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Voc pode utilizar a formao condicional para anotar visualmente seus dados para fins de anlise e apresentao. Para localizar com facilidade as excees e destacar tendncias importantes nos seus dados, voc pode implementar e gerenciar vrias regras de formatao condicional que aplicam a formatao visual rica em forma de cores de gradiente, barras de dados, conjuntos de cones a dados que atendem a essas regras. Os formatos condicionais tambm so fceis de serem aplicados com apenas alguns cliques, voc pode ver relaes nos seus dados que podem ser usados para fins de anlise. 12. Funes Condicionais 12.1. Funo SE A funo SE retorna valores ou executa alguma operao, dependendo de uma condio definida no primeiro parmetro. Desta forma, pode-se retornar dois valores: se a condio verdadeira ou se a condio falsa. Para isso, a funo SE possui trs parmetros: =SE ( Condio ; Retorno_Verdadeiro ; Retorno_Falso ) A condio qualquer comparao com valores ou clulas existentes na planilha. Os retornos podem ser simples valores literais, valores de clulas, textos ou clculos. Exemplos: * Se a clula B3 possuir um valor maior que 500 reais, exiba a palavra OK; se a clula B3 possuir menor ou igual a 500 reais, exiba BAIXO: =SE(B3>500; OK ;BAIXO) * Se a clula C4 possuir a letra F, exiba a palavra FEMININO; caso contrrio exiba a palavra MASCULINO: =SE(C4=F;FEMININO;MASCULINO) * Se a clula D5 for igual a V, retorne a clula F5 com um desconto de 10 reais, seno aumente 5 reais: =SE(D5=V; F5 10; F5 + 5) * Se o salrio (clula B4) menor que 500 reais, aumente 5%, seno aumente 4%:=B4 + B4 * SE(B4<500; 5% ; 4%) Lembre-se que uma frmula pode possuir uma combinao dos retornos de mais de uma funo. Por exemplo, qual a mdia do maior e do menor salrio da coluna B?
16 =MDIA(MXIMO(B3:B15); MNIMO(B3:B15)) No caso do SE, sempre haver dois retornos: o verdadeiro e o falso da condio. Mas se precisarmos retornar mais de dois valores, podemos combinar um SE dentro do outro: Exiba o nome dos estados digitados na coluna C: MG-Minas Gerais, SP-So Paulo e BA-Bahia =SE(C4=MG;Minas Gerais;SE(C4=SP;So Paulo;Bahia)) . Para a funo SE de dentro, os trs parmetros so: Condio: C4 = SP Retorno_Verdadeiro: So Paulo Retorno_Falso: Bahia . Para a funo SE de fora, os trs parmetros so: Condio: C4 = MG Retorno_Verdadeiro: Minas Gerais Retorno_Falso: SE(C4=SP;So Paulo;Bahia) Outros Exemplos:
Primeiro SE: se o departamento digitado na clula C3 igual a 1 exiba o nome BANCO, seno exiba o nome CAIXA. Segundo SE: se o salrio digitado na clula D4 menor que 500 reais, exiba a palavra BAIXO, seno exiba a palavra ALTO.
TENTE: Digite a planilha acima e crie as frmulas com SE: Exiba o sexo FEMININO se sexo igual a F, seno exiba MASCULINO; Calcule o salrio mais 30 reais se o salrio menor que 600 reais, seno aumente 50 reais; Calcule e exiba o salrio com um aumento de 10% se ele for at 550 reais, seno aumente 9%. 12.2. Funo PROCV De acordo com a condio a ser empregada numa frmula, e a quantidade de retornos, a funo SE poder ficar muito grande ou at impossvel de ser utilizada. Podemos utilizar 7 funes SE dentro da mesma frmula. A funo PROCV, como no depende de uma condio dentro da frmula, pode ter vrias condies de igualdade ou de faixas de valores para retornar quantos valores quiser. Isso s possvel porque a funo PROCV utiliza uma matriz digitada dentro da prpria planilha para retornar os valores. A funo PROCV significa PROCURA VERTICAL, onde a clula definida com um valor pesquisar na primeira coluna da matriz uma comparao e, se encontrar, retornar o valor de outra coluna da matriz. A funo PROCV possui quatro parmetros: =PROCV(Clula_Comparao; Matriz_Digitada; Coluna_Retornada; Comparao_Igual) Clula_Comparao: A clula que possui um valor a ser pesquisado;
17 Matriz_Digitada: Na prpria planilha, digita-se uma coluna com os valores de comparao com o primeiro parmetro e nas outras colunas os valores que queremos retornar; Coluna_Retornada: O nmero da coluna da matriz que ir retornar os valores na funo; Comparao_Igual: um valor lgico: a palavra Verdadeiro ou a palavra Falso. Se for verdadeiro, a comparao pode ser de igualdade ou de aproximao (igual ou maior que o valor procurado at o prximo valor de comparao). Se for Falso, s pode ser de igualdade.
** ATENO ** Toda vez que informar a matriz (segundo parmetro) sempre coloque-o como referncia absoluta, pois quando voc copiar a frmula pra baixo, ela deve continuar da mesma forma. . O primeiro PROCV de comparao de igualdade. Se a clula B3 IGUAL a um dos valores da primeira coluna da matriz (C11 a D12, ento vai pesquisar na C11 at C12) ele vai retornar o valor da linha correspondente da coluna NMERO 2 (terceiro parmetro). O FALSO significa que s pode ser igualdade. . O segundo PROCV de faixa de valores. Se o primeiro parmetro (D4) vai de 0 at 499,99 (C14 at C16) ele exibir a palavra BAIXO; se o D4 for de 500 at 999,99 ele exibir MDIO e se D4 for 1000 ou um valor maior ele exibir ALTO. NO h o quarto parmetro, pois VERDADEIRO j o valor padro. - TENTE: Digite a planilha acima e crie as frmulas com PROCV: . Exiba BANCO se o departamento for 1; exiba CAIXA se o departamento for 2; . Se o salrio for at 1000 exiba LIGHT; seno exiba T BOM; . Se o salrio for menor que 600 reais retorne o salrio mais 50 reais; se o salrio for de 600 at 1100 reais aumente 70 reais, seno aumente 100 reais. 12.3. Funo CONT.SE A funo CONT.SE tem como objetivo contar quantas clulas fazem parte de uma condio especificada. Pode-se contar qualquer tipo de clula: data, texto ou valores. Contanto que a condio seja digitada com o mesmo tipo. =CONT.SE ( Faixa_de_Clulas ; Condio ) Faixa_de_Clulas: Identifica as clulas cujos valores sero contados, dependendo da condio informada. Pode ser uma faixa de mais de uma linha e/ou mais de uma coluna; Condio: Uma comparao lgica usando valor do tipo dos valores da faixa de clulas. Pode usar as condies de =, >, <, >=, <= e <>. IMPORTANTE digitar a condio entre aspas, mas tambm pode ser identificada dentro de uma clula.
18 Exemplos:
a. Quantos vendedores so do estado de MG? =CONT.SE(C3:C9;MG) b. Quantos vendedores venderam mais de 5000 reais? =CONT.SE(B3:B9;>5000) c. Voc tambm pode definir a condio digitada numa clula. Digite a letra F na clula D15 e crie a frmula abaixo: =CONT.SE(D3:D9;D15) A frmula acima est contando quantas mulheres so vendedoras. Se voc alterar o valor da clula D15 para M, automaticamente ela contar quantos vendedores so homens. 12.4. Funo SOMASE A funo SOMASE muito parecida com a CONT.SE; seu objetivo , ao invs de contar, somar os valores numricos referentes condio informada. Porm, esta funo possui um parmetro a mais. O terceiro parmetro quem define a faixa de clulas a somar, e o primeiro parmetro, como o CONT.SE, continua sendo a faixa de clulas referentes condio. Continuando com a planilha de exemplo acima do CONT.SE, agora usando SOMASE: a. Qual a soma das vendas dos vendedores de MG? =SOMASE(C3:C9;MG;B3:B9) Significa somar todas as vendas entre B3 e B9, somente dos vendedores de MG, identificados de C3 a C9. b. Quando a faixa de clulas a somar a mesma da condio, no h necessidade de usar o terceiro parmetro. Qual a soma das vendas menores que 10000 reais: =SOMASE(B3:B9;<10000) c. Se voc digitar a condio numa clula, tambm pode-se us-la como parmetro de condio. Digite na clula C15 a condio <>8000 e crie a frmula: =SOMASE(B3:B9;C15)
13. Funes Diversas 13.1. Funo EXT.TEXTO Permite retornar parte do valor de uma clula que contm um texto. possvel, atravs da identificao do incio e da quantidade de caracteres, retornar apenas uma parte da clula. =EXT.TEXTO(Clula ; Posio_Inicial ; Quantidade_Caracteres)
19 Observao: Pesquise sobre as funes DIREITA e ESQUERDA. Vale a pena, e tem a ver com a funo EXT.TEXTO. 13.2. Funo LOCALIZAR Retorna o nmero da posio de um caractere ou uma seqncia de caracteres dentro de um valor informado, procurando dentro do valor de uma clula. preciso informar qual a informao a procurar, em qual clula e qual a posio inicial do texto deve comear a procurar. =LOCALIZAR(Texto_Procurado ; Clula ; Posio_Inicial da Procura) 13.3. Funo MOD Esta funo matemtica retorna o resto da diviso de valores. Numa diviso de 4 dividido por 2 o resultado 2; o resto desta diviso zero. A funo MOD utilizada em alguns clculos matemticos, como o clculo de dgitos verificadores. =MOD(Nmero ; Divisor) 13.4. Funo INT Outra funo matemtica que tem o objetivo de retornar o valor inteiro de um nmero, descartando o valor das casas decimais. Se o valor 6,1 ou 6,9 o valor retornado apenas 6. =INT(Nmero) 13.5. Funo ARRED Diferente da funo INT, a funo ARRED arredonda o nmero informado com a quantidade de casas decimais desejadas, no descartando o clculo da proximidade do valor da casa decimal. Portanto, se for informado 6,1 e 6,9 desejando nenhuma casa decimal, a funo retornar 6 e 7, respectivamente. =ARRED(Nmero ; Quantidade_Casas_Decimais)