OS SISTEMAS DE GESTO DA INFORMAO NOS HOSPITAIS

PBLICOS PORTUGUESES
UMA PERSPECTIVA ACTUAL

Mestre Andreia de Almeida

Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

(arquivoshospitalares@gmail.com)

INTRODUO
Um hospital deve ser entendido como uma instituio que
dispe de uma srie de recursos que devem ser geridos da melhor
forma com o fim ltimo de oferecer ao utente uma boa prestao de
servios e de optimizar a rentabilidade. Para atingir estes objectivos
ser fundamental possuir um bom sistema de informao. neste
sentido que os sistemas de informao so essenciais para o
funcionamento da organizao, para a sua gesto corrente e integral.
Todavia, nem s a gesto hospitalar beneficia com estes sistemas.
Como afirma Rita Espanha, existe uma necessidade de dotar o
Servio Nacional de Sade de memria 1. E os hospitais pblicos
so, incontornavelmente, uma importante fonte de informao nesta
matria. Ainda segundo a mesma autora, parece ser recomendvel a
criao, nas instituies ligadas sade, de uma cultura de registo da
informao que se seja valorizada.
Na actualidade, inquestionvel a importncia da informao
hospitalar, entendida como parte integrante de um sistema de
informao, de um ponto de vista sistmico, como toda a informao
que flui numa instituio hospitalar. Esta informao,
essencialmente arquivstica, extremamente importante para a
gesto das organizaes, mas tambm para a preservao da
memria das instituies, para os avanos ao nvel cincia mdica,
especialmente em reas como a Medicina Baseada na Evidncia,

para a qualidade dos servios de sade, para a obteno de

estatsticas hospitalares Nos ltimos anos tem-se verificado um
forte investimento ao nvel das TIC nos hospitais pblicos
portugueses. Contudo, esse investimento ter-se- alargado tambm a
um investimento ao nvel dos sistemas de informao?
A profcua bibliografia encontrada referente gesto de
sistemas de informao hospitalares, recolhida ao longo deste
estudo, escrita por investigadores de vrios pontos do globo,
observa-os, na sua maioria, de uma forma redutora, enquanto
unicamente sistemas de informao clnica. Desde o incio, esta
viso foi por ns rejeitada, dado que a nossa viso sistmica e
integradora no se coaduna com uma fragmentao da informao,
uma segmentao entre informao clnica e no clnica ou
administrativa, devendo, em nossa opinio, a sua gesto ser
executada de uma forma abrangente. Neste mbito, seguimos os
pressupostos tericos do trabalho realizado por uma equipa de
investigadores alemes e austracos, das Universidades de Leipzig e
do Tirol, encabeada por Reinold Haux, que foram essenciais para
esta nova perspectivao da gesto da documentao hospitalar 2.
Para tentarmos perceber o estado actual dos sistemas de
informao hospitalares nos hospitais pblicos portugueses,
especialmente ao nvel da gesto da documentao, resolvemos
delinear um diagnstico, tanto ao nvel da gesto da documentao
gensica, quanto da ps-gensica.

METODOLOGIA
O instrumento utilizado para este estudo foi um questionrio,
por ns elaborado, constitudo por 49 questes, essencialmente
fechadas, dirigido aos Conselhos de Administrao dos Hospitais
Pblicos Portugueses, durante um perodo de aplicabilidade de 3
meses, entre Janeiro e Maro de 2011. Este processo foi efectuado
desmaterializadamente atravs da plataforma Google Docs, havendo
sido os dados tratados estatisticamente atravs da folha de clculo
Excell. A amostra obtida estimou-se em 35 hospitais e centros
hospitalares, o que para a obteno de um grau de confiana de 90%
correspondeu a uma margem de erro de 9%. Os centros hospitalares
foram contabilizados enquanto realidades unas, apesar de
compreenderem outras unidades hospitalares, devido ao facto de
apresentarem um nico conselho de administrao. Se, numa
primeira fase, tentou-se obter um leque de respostas separadas, por
parte destes centros, consoante as instituies agregadas, concluiu-se
que tal seria pouco vivel, tendo em conta que a grande maioria dos
Conselhos de Administrao no mostrou disponibilidade para a
resposta a mltiplos questionrios, alegando tratarem-se de
realidades unvocas.
Desta amostra, cerca de 26% das respostas no foram
verdadeiramente efectivas, isto , no resultaram no preenchimento
cabal do inqurito, pois as unidades hospitalares alegaram no
possuir tcnicos com formao, nem informaes suficientes para o
seu preenchimento. Dos hospitais que, efectivamente, responderam

ao nosso questionrio, observmos uma expressiva colaborao por

parte das unidades distritais, que constituram cerca de 78% da
amostra.

RESULTADOS
Anlise da Gesto da Documentao Gensica
O primeiro grupo de questes presentes no questionrio foi
referente avaliao da gesto da documentao gensica. O volume
mdio de documentao recebida pelas unidades hospitalares nos
ltimos 3 anos (de 2008 a 2010) situa-se na ordem entre os 20.000 e
os 30.000 documentos por ano, podendo-se observar uma tnue
tendncia de crescimento. Por seu turno, os valores mdios da
documentao expedida situam-se num intervalo compreendido
entre os 56.000 e os 68.000 documentos/ ano, havendo-se registado
uma ligeira quebra no ano de 2009 em relao ao ano anterior,
nmeros que recuperaram e se excederam durante o ano de 2010,
confirmando um comportamento de crescimento da documentao
expedida pelas instituies hospitalares.
De forma a se tentar encontrar um paralelismo entre a
documentao produzida e recebida pelas instituies hospitalares
no seu contacto com o exterior, efectuamos um grfico comparativo
entre o volume de documentao expedida e recebida nos ltimos
trs anos:

entre 2008 e 2009, registando-se num intervalo compreendido entre

os 280.000 e os 320.000 documentos por ano.

Documentao Expedida e Recebida

Doc. Recebida

Doc. Expedida

67853,67
60270,29

23534

Ano 2008

57027,29

27547,11

Ano 2009

28770,95

Ano 2010

A anlise do presente grfico leva-nos a concluir que a mdia

de documentao expedida bastante superior mdia da
documentao recebida pelas instituies hospitalares, sendo a
primeira cerca de trs vezes superior segunda.
Quanto documentao total produzida pelas unidades
hospitalares, a anlise dos resultados obtidos permitiu concluir a
existncia de um comportamento de crescimento uniforme do
volume mdio da documentao produzida, que se confina a um
intervalo entre os 637.000 e os 780.000 documentos por ano. O
volume mdio de documentao clnica produzida regista um
comportamento ascendente durante os anos em anlise, mais notrio

Para melhor podermos estabelecer uma relao entre a

documentao produzida pelas entidades hospitalares e a
documentao clnica produzida pelas mesmas, elabormos um
grfico comparativo entre estas duas variveis. Atravs da sua
leitura, podemos concluir que a documentao clnica constitui cerca
de metade da documentao produzida num hospital. Neste sentido,
voltamos a sublinhar que, ao pensarmos num sistema de informao
hospitalar, este dever ser integrado, isto , dever abranger toda a
documentao produzida pela instituio e no apenas a
documentao clnica.
Volume de Documentao Total Produzida / Documentao
Clnica
1000000

800000
600000
400000
200000
0
Ano 2008

Ano 2009

Doc. Produzida

Ano 2010

Doc. Clnica

De modo a podermos ter uma ideia geral do volume da

documentao hospitalar existente nos hospitais pblicos
portugueses, realizmos um grfico-sntese, que podemos observar
em seguida. Na verdade, a totalidade da documentao produzida
excede a soma entre a documentao clnica produzida e a
documentao trocada com o exterior, pelo que supomos que o hiato
existente entre estas s pode ser preenchido pela documentao
administrativa. Na verdade, a documentao trocada com o exterior
poder ser tambm integral ou parcialmente constituda por
documentao administrativa. Neste caso, podemos concluir que esta
ltima, em termos de volume de documentao, desempenha um
papel to ou mais importante do que a documentao clnica na
gesto da informao hospitalar.
Documentao Hospitalar

Quais sero, pois, as valncias que produzem maiores nveis

de documentao clnica? Dos nmeros obtidos conclumos que so
os Meios Complementares de Diagnstico e Teraputica que
produzem um maior volume de documentao.
Documentao Clnica produzida por valncia

Internamento

96054,83333
312726,19

MCDT

Urgncia
Consulta Externa

81579,04125

163062,2371

1000000

De modo a tentarmos perceber a percentagem de documentos

tradicionais e de documentos digitais produzidos, na actualidade,
pelas unidades hospitalares foi efectuada uma questo assim
direccionada. Das respostas obtidas, concluiu-se que existe uma
percentagem mdia semelhante, de 50%, de documentos digitais e de
documentos tradicionais produzidos.

500000
0

Ano 2008

Ano 2009

Ano 2010

Percentagem de Documentos Tradicionais e Digitais

Produzidos
Documentos Digitais

Documentos Tradicionais

50%

50%

competentes, facto que denota uma evoluo nos procedimentos

administrativos a este nvel.
Responsabilidade da Recepo/Registo/Classificao/
Expedio da documentao

NS/NR
Dos vrios rgos receptores

De 1 nico rgo administrativo

De modo a tentar observar a responsabilidade da Recepo,

Registo, Classificao e Expedio da documentao foi elaborada
uma questo que avaliasse essa situao. Apesar de 8% da amostra
no saber responder, os nmeros foram bastante slidos, registandose a maioria das instituies inquiridas, cerca de 56%, a atriburem a
responsabilidade das tarefas atrs descritas aos vrios rgos
receptores da documentao, denotando uma clara ausncia de
centralidade no tratamento da documentao expedida e
recepcionada, facto que vem sublinhar a existncia de uma clara
fragmentao na gesto da documentao nestas instituies.
Todavia, no podemos deixar de acentuar o nmero expressivo de
instituies (48%) que admitem a existncia de um rgo central
responsvel pela distribuio da documentao aos rgos

10

15

De forma a tentar perscrutar onde so guardadas as cpias

destes documentos, elabormos uma outra questo que o pudesse
esclarecer. As respostas obtidas levam-nos, mais uma vez, a crer
que, sustentando os dados obtidos na resposta anterior, a maioria das
instituies hospitalares apresentam, ao nvel da gesto da
documentao administrativa gensica, uma clara fragmentao.
Cerca de 65% da amostra referiu que as cpias so guardadas nos
servios produtores ou receptores, demonstrando falta de
centralidade administrativa e fraca utilizao de suportes digitais
(apenas 6% da amostra admitiu guardar as cpias em suporte
digital).

No que diz respeito aos suportes dos documentos expedidos

ou recebidos considerados para efeito de Registo e Classificao, o
papel a opo mais votada pelos inquiridos (32%), logo seguida
pelos documentos de RX/Imagiologia (24%) e pelos documentos
Office (18%). Estranhamente, o correio electrnico no parece
preocupar a grande maioria das instituies inquiridas, registando-se
apenas 14% de hospitais que classificam os e-mails. Se
compararmos estes resultados com a percentagem de municpios
portugueses que registam o correio electrnico (29%), apesar de
ambos os nmeros serem extremamente insuficientes, os hospitais
ficam ainda aqum dos municpios a este nvel.
ainda o papel que parece imperar nas instituies
hospitalares, embora se reconhea um movimento, ainda deficitrio,
de avano das novas tecnologias. Todavia, os documentos Office
ainda obtiveram uma boa percentagem no concernente
considerao para registo e classificao, embora no saibamos se
estes so considerados enquanto nado-digitais ou s depois de serem
impressos.

Suportes considerados para Registo/Classificao

Imagens e vdeos digitais

Documentos Office
Correio Electrnico
RX/Imagiologia
Papel/Fax
0

10

15

20

25

Na verdade, a maioria das instituies revela guardar os emails mais importantes ou no disco do computador ou nas pastas da
aplicao de correio electrnico, facto revelador de ausncia de uma
poltica de gesto documental, sobretudo, ao nvel da conservao.
Tais opes no se revelam as mais correctas pois so pouco fiveis
em termos de segurana da informao. Todavia o que acontece
em cerca de 42% dos casos. No podemos, contudo, esquecer que
em 36% dos casos o correio electrnico impresso e enviado ou
para o arquivo do servio ou colocado em pastas pessoais, o que
constitui um verdadeiro contra-senso, se pensarmos que o correio
electrnico um documento nado-digital, que se deveria manter
como tal. Infelizmente, apenas em 10% das respostas registamos a

existncia de um programa de recolha e classificao automtica de

todo o correio electrnico. E em apenas 4% dos casos o correio
enviado para uma aplicao de gesto documental. De facto, o
correio electrnico parece ser um elemento pouco considerado
enquanto documento hospitalar, guardado no disco do computador,
na aplicao de correio electrnico ou impresso e guardado em
arquivo
Para perceber o modus operandi destas instituies no que
diz respeito aos documentos digitais por elas produzidos, conclumos
que cerca de 35% dos inquiridos apontam guardar estes documentos
num disco do servidor de rede. Todavia, exactamente a mesma
percentagem de inquiridos (35%) afirma existir uma liberdade por
parte dos utilizadores na gesto dos seus documentos digitais. Este
facto deveras preocupante e espelha a falta de uma poltica de
gesto da documentao gensica e um possvel e grave perigo de
perda de informao vital para a organizao. Na verdade,
observamos que 35% das instituies inquiridas possuem uma
poltica laissez-faire no que diz respeito gesto dos seus
documentos digitais, o que parece corroborar com uma parca
preocupao das autoridades competentes nesta matria.
Contudo, quem que manda na gesto da documentao
gensica? Em cerca de 62% dos casos, o Conselho de
Administrao o responsvel pela poltica de gesto da
documentao gensica. Contudo, e mais uma vez, no deixa de ser

preocupante que, em 19% dos casos, as decises sobre a

documentao sejam deixadas com os seus produtores, o que vem,
mais uma vez, sublinhar uma ausncia normativa ou uma fraca
poltica de gesto de documentos administrativos gensicos no seio
do sector hospitalar pblico.
Decisores da Poltica de Gesto da Documentao
Gensica
Conselho de Administrao

Produtores da documentao

Consultadoria

Manual de procedimentos

Manual da qualidade

15%

4%
0%
19%
62%

De modo averiguar a existncia de uma aplicao informtica

que gerisse a documentao administrativa ou clnica gensica,

constatmos que, em cerca de 62% dos casos, os inquiridos

admitiram a sua existncia o que, porm, no deixa de ser ainda um
nmero bastante reduzido de instituies com acesso a sistemas de
informao digitais. Lembre-se que 38% da amostra testemunha no
possuir qualquer meio informatizado para a gesto da documentao
clnica e administrativa gensicas.

Programas de Gesto Documental

SISQUAL
FIN

De forma a tentar explorar a utilizao de softwares relativos

gesto da documentao administrativa e/ou clnica, decidimos
questionar a parte da amostra que respondeu afirmativamente sobre a
existncia de uma aplicao informtica de gesto documental, sobre
as ferramentas utilizadas, os fornecedores, o sistema operativo e as
base de dados utilizadas. Como podemos comprovar, existindo uma
vasta panplia de aplicaes utilizadas, bem como de fornecedores,
o SAM e o SONHO, fornecidos pela ACSS, so as aplicaes
informticas mais utilizadas pelos elementos da amostra. de
sublinhar que cerca de 8% dos inquiridos refere a utilizao de
programas desenvolvidos pela equipa interna, tendncia que mostra
pontos positivos, nomeadamente a nvel econmico e na resoluo
das necessidades especficas de cada instituio. Os dados revelam,
ainda, uma hegemonia dos sistemas operativos Microsoft, que
acumulam 67% das respostas dos inquiridos. No que diz respeito s
bases de dados utilizadas, encontrmos uma grande hegemonia das
bases de dados Oracle (71%), em detrimento das bases de dados
Access (29%).

RHV
DOCMASTER
SISLAB
HIPO
SIBAS
SAPE
IPORTAL
GESTO HOSPITALAR (GLINTT)
ARQUIVO GRFICO (ACSS)
VITACARE (PT)
Programa desenv. Internamente
SONHO (ACSS)
PACS (SIEMENS)
CLINIDATA XXI (MAXDATA)
ALERT EDIS (ALERT)
ALERT P1 (ALERT)
SAM (ACSS)
GEX
0

No que diz respeito ao grau de satisfao dos inquiridos com

as suas solues informticas, a anlise destes dados permite
concluir que, de uma forma geral, os resultados mdios oscilam
entre o grau 3 (moderadamente satisfeito) e o grau 4 (satisfeito). Os
itens que a amostra considerou com maior ndice de satisfao dizem
respeito confiana na origem e aos aspectos ligados com a
segurana dos sistemas, nomeadamente, autenticao e autorizao
dos utilizadores e confidencialidade e integridade dos dados. Os
aspectos que a amostra apontou com menos satisfao foram o apoio
tcnico, as actualizaes e a resoluo de problemas.
Na investigao sobre a previso da aquisio de novas
aplicaes deste tipo, os resultados obtidos permitem-nos concluir
que a maioria dos elementos da nossa amostra (46%) prediz adquirir
uma nova aplicao entre 1 a 3 anos.
Todavia, para estas instituies, que opes consideraro
mais desejveis na aquisio de novo software? De facto, no so as
alternativas comerciais as mais preferidas pelos nossos inquiridos,
que apontam, na sua maioria (46%), como melhor opo para a
implementao de um novo sistema informtico, uma actualizao
da aplicao j existente com novas funcionalidades, aos quais se
podem somar os 8% de inquiridos que apontam uma aplicao
desenvolvida pela equipa interna como a melhor soluo. Todavia,
34% da nossa amostra acredita que as aplicaes comerciais
proprietrias so a melhor opo, o que contrasta com uma minoria

de 4% que acredita nos benefcios do software livre na rea da

sade.
Previso da aquisio de novas aplicaes

NS/NR
12%

1 a 3 anos
46%
No est
previsto
38%
4 a 6 anos
4%

Para tentarmos indagar a existncia de um sistema de gesto

integrada da informao clnica e administrativa, colocmos essa
questo aos elementos da nossa amostra. Os resultados obtidos
permitem concluir que s em 15% dos casos tal se verifica, o que
constitui uma percentagem extremamente baixa e que vem sublinhar,
uma vez mais, a existncia clara de uma fragmentao da
10

informao hospitalar e de uma utilizao incorrecta e incipiente das

tecnologias da informao por parte das unidades hospitalares
pblicas portuguesas.

tenha apontado o insourcing como uma soluo na gesto da

documentao ps-gensica

Existncia de um nico sistema de gesto global da

documentao ?

Responsabilidade da Gesto da documentao psgensica

Outsourcing
19%

Sim
15%
Insourcing
0%

Da prpria
instituio
81%

No
85%

Anlise da Gesto da Documentao Ps-Gensica

No que diz respeito gesto da documentao ps-gensica,
os resultados obtidos apontaram para que, em 81% dos casos, a
gesto desta documentao seja realizada efectivamente pela prpria
instituio verificando-se, em 19% dos casos, o recurso ao regime de
outsorcing. de acrescentar que no houve qualquer inquirido que

A maioria dos hospitais inquiridos, cerca de 45%, alegou esta

tomada de deciso por motivos econmicos. de sublinhar que, em
26% dos casos, questes de segurana e fiabilidade foram, tambm,
assinaladas, no esquecendo do bvio deficit de espao, apontado
por 18% da amostra, mbil mais do que esperado para explicar o
recurso ao outsourcing.
De forma a podermos definir as condies fsicas dos
arquivos hospitalares, colocmos um conjunto de questes que nos

11

pudessem auxiliar. A primeira delas procurava medir se o espao

fsico ocupado pelo arquivo se encontrava dentro do campus
hospitalar. Na grande maioria dos casos, cerca de 85%, este situa-se
dentro do campus, assinalando-se uma percentagem de 15% de casos
em que tal no se verifica. claramente compreensvel que, neste
ltimo caso, temos um paralelismo claro entre estes elementos e
aqueles que apontam um regime de outsourcing para a gesto da sua
documentao ps-gensica.
Localizao do arquivo dentro do campus hospitalar?
No
15%

Sim
85%

O passo seguinte foi tentar perscrutar se o arquivo havia sido

construdo de raiz para o efeito. Os dados recolhidos demonstram
que, em 73% dos casos, o arquivo hospitalar ocupa um espao no

construdo de raiz para o efeito, excepto em 19% dos hospitais que

edificaram um local apropriado para a conservao do seu arquivo.
Mas, ser que o espao ocupado pelo arquivo apenas do uso
exclusivo desse servio? Os dados obtidos apontaram para que, em
69% dos casos, esse local seja de uso exclusivo do arquivo, embora
no possamos esquecer que, em 31% das instituies patentes na
amostra, tal no acontea, nmeros que no deixam de ser deveras
preocupantes. Em 81% dos casos verificou-se que o servio de
arquivo integra a orgnica da instituio, restando 19% de
instituies em que tal no se verificou. Contudo, no obtivemos
resultados sobre a localizao do servio de arquivo na orgnica
hospitalar, o que constitui uma limitao do nosso estudo.
Qual ser, no entanto, o grau de utilizao do arquivo
hospitalar, tanto ao nvel dos utilizadores internos, quanto ao nvel
dos utilizadores externos? No que respeitante ao nmero mdio de
utilizadores internos por ano, observamos uma situao um pouco
ambgua. A mesma percentagem de instituies (42%) afirma, por
um lado, registar um nmero mdio de utilizadores inferior a 50
indivduos e, por outro, um nmero superior a 150 utilizadores por
ano. Atravs destes dados, apenas podemos referir que 54% da
amostra refere um ndice de utilizadores internos superior a 50
indivduos por ano. Quanto a utilizadores externos, em cerca de 61%
das instituies inquiridas, o servio de arquivo no est aberto ao
exterior. Todavia, naquelas em que ele se encontra aberto, regista-se
uma frequncia de 19% da amostra com uma utilizao superior a

12

150 utilizadores anuais. Estes dados coadunam-se, na perfeio com

uma maior ou menor fragmentao da informao hospitalar.
NS/NR
4%

N Mdio de Utilizadores Internos / ano

< 50
42%

> 150
42%

50-150
12%

N Mdio de Utilizadores Externos/ano

> 150
19%

50-150
4%

< 50
8%

NS/NR
8%

No est
aberto ao
exterior
61%

Quanto aos profissionais encarregues dos arquivos

hospitalares, os resultados obtidos permitem-nos observar uma
panplia de situaes em relao ao nmero de colaboradores. Em
cerca de 27% dos casos encontramos arquivos com 0 a 1
colaborador. Na grande maioria dos casos (42%), encontramos
arquivos com 2 a 5 colaboradores. E, surpreendentemente, noutros
27% dos arquivos, encontramos mais de 6 colaboradores. Mais uma
vez, estes nmeros coadunam-se com situaes de maior ou menor
fragmentao da documentao.
Tambm quanto s habilitaes literrias dos profissionais,
os resultados obtidos permitem-nos concluir resultados bastante
diversificados. Veja-se: em 38% dos casos encontramos
responsveis com habilitaes ao nvel do 9 ou 12 ano. Este
resultado no de estranhar, tendo em conta que o arquivo , muitas
vezes, considerado pejorativamente, constituindo o incio da carreira
administrativa. Noutros 38% encontramos responsveis detentores
de uma licenciatura, no esquecendo os 8% de respostas referentes a
chefias
com
habilitaes
literrias
ao
nvel
do
mestrado/doutoramento. Tambm no deve passar inclume a
percentagem de 4% de instituies que possuem responsveis por
este servio com apenas a 4 classe. Neste sentido, podemos concluir
que temos dois tipos de responsveis pelos servios de arquivo
hospitalares, encontrados em propores mais ou menos idnticas:
profissionais detentores de cursos superiores graduados e psgraduados e profissionais com a escolaridade bsico-secundria.

13

Habilitaes Literrias do responsvel

4 classe
4%

Outro NS/NR
8%
4%

Mestrado/Do
utoramento
8%

que no faz ideia da quantidade de documentao existente no seu

arquivo.
N metros lineares de documentao
NS/NR
11%

Licenciatura
38%

< 300 m
27%

> 20000 m
19%

9/12 ano
38%
1000-2000 m
8%

Os resultados obtidos demonstram, contudo, que em 69% dos

casos, existe uma acumulao da responsabilidade do servio de
arquivo com outras funes, o que atesta uma menor importncia
dada quele servio. De forma a tentar reflectir sobre a quantidade
de documentao albergada pelo arquivo hospitalar, questionmos a
nossa amostra relativamente ao nmero de metros lineares de
documentao existente. Assim, conclumos que, tambm aqui, os
resultados so dspares, conforme o grau de fragmentao do sistema
de informao. 27% da amostra afirma ter documentao inferior a
300 m, enquanto 35% refere ter entre 300 a 1000 metros de
documentao. Cerca de 8% tem entre 1000 a 2000 metros e 19%
afirma ter documentao superior de 2000 m. Todavia, temos de
referir uma percentagem bastante considervel (11%) da amostra

300-1000 m
35%

Passamos, pois, anlise do tipo de tratamento arquivstico

da documentao ps-gensica efectuado por parte dos hospitais.
Uma das questes que nortearam esta investigao centrou-se no
facto de estas instituies seguirem, ou no, as directivas emanadas
pela portaria n. 247/2000, de 8 de Maio, relativa gesto de
documentos hospitalares. Os dados obtidos permitem concluir que
esta portaria seguida em 73% dos casos, no sendo levada em
considerao noutros 19%. Mais uma vez, registam-se 8% de
instituies alheadas desta temtica.

14

Em relao estrutura de plano de classificao, em cerca de

50% dos casos, observa-se a utilizao de um plano de classificao
orgnico-funcional. Todavia, em 23% das instituies inquiridas no
existe qualquer plano de classificao, o que vem sublinhar a pouca
importncia, dada por algumas destas instituies a esta matria,
quando se trata de um instrumento chave para a gesto da
informao.

nos concluir que, em 50% dos casos, essas eliminaes foram

ocasionais e em 31% das instituies includas na amostra estas
nunca foram efectuadas. Apenas 11% admitem execut-las
periodicamente e 8% anualmente.
Eliminaes nos ltimos 10 anos

Estrutura do Plano de Classificao

NS/NR
15%

Orgnica
12% Funcional
0%

No
utilizado PC
23%

Nunca
31%

Anuais
8%

Peridicas
11%

Ocasionais
50%

Outra
0%

OrgnicoFuncional
50%

No que diz respeito s transferncias, os dados obtidos pelo

nosso inqurito revelam que a esmagadora maioria da amostra (85%)
afirma execut-las de uma forma regular. No que diz respeito s
eliminaes, a nossa amostra foi questionada sobre a regularidade da
sua execuo nos ltimos 10 anos. Os resultados obtidos permitiram-

No seguimento desta questo, tentmos especificar quais os

motivos para a no eliminao da documentao. A grande maioria
da amostra que afirmou no eliminar periodicamente a
documentao (33%) admitiu faz-lo devido a uma deciso de
manter toda a documentao, o que demonstra fracos conhecimentos
ao nvel da gesto da informao.

15

No que diz respeito responsabilidade cabal da aplicao dos

prazos de conservao da documentao, os dados obtidos permitem
concluir, mais uma vez, como se verificou em relao
documentao gensica, que o Conselho de Administrao que
ocupa uma posio hegemnica nesta rea, agregando cerca de 54%
dos resultados. Apenas em 12% dos casos o servio de arquivo
definitivo o responsvel pela aplicao dos planos de conservao, o
que, mais uma vez, parece ser sinnimo de uma carncia de
investimento nestes servios cuja posio para a tomada deste tipo
de decises deveria ser central e estratgica, bem como para o
planeamento e definio de uma estratgia global de cada sistema de
informao hospitalar.
Os resultados demonstraram ainda que, em 69% dos casos,
no existe qualquer tipo de aplicao informtica patente no arquivo
hospitalar, isto , o sistema de informao no auxiliado por um
sistema informtico, nmero que, mais uma vez, expressa um
descuido face a este tipo de documentao. Os 31% de instituies
que admitiram possuir uma soluo informtica para a gesto da
documentao ps-gensica foram questionados sobre que
aplicaes utilizavam. Em cerca de 50% dos casos, a amostra
apontou a utilizao do SONHO.

Responsabilidade da aplicao de prazos de conservao

Servio de
arquivo
definitivo
12%

Produtores da
documenta
o
11%
Tcnico
gestor da
documenta
o
4% Servio
administrativo
19%

Conselho de
Administrao
54%

De forma a podermos avaliar os cuidados com a conservao

da documentao, questionmos a nossa amostra sobre a frequncia
da higienizao e do controlo ambiental dos depsitos. Os dados
obtidos revelam que, em 50% dos casos, a higienizao efectuada
raramente, sendo que em 8% dos casos nunca realizada. Apenas
em 11% dos casos parece existir uma constante preocupao com
esta documentao, realizando-se mensalmente a higienizao dos
depsitos.

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Frequncia da Higienizao dos depsitos

No
realizada
8%

NS/NR
4%

Mensal
11%

Semestral
15%

Raramente
50%

uma poltica de gesto da documentao, prendem-se,

essencialmente, com a preocupao com a preservao da memria
da instituio, com o desenvolvimento ordenado e eficiente da
unidade hospitalar e a salvaguarda dos activos. Assim sendo,
notamos a existncia de uma clara preocupao das instituies com
a gesto e a recuperao atempada da informao, percepcionada
como um importante factor de prova legal. Todavia, dados como a
memria e a histria da instituio so menos valorizados pela
amostra, talvez percepcionados como economicamente menos
relevantes.

Anual
12%

CONCLUSO
Por ltimo, para tentarmos entender quais os pontos mais
relevantes que as instituies consideram quanto importncia da
gesto da documentao, conclumos que todos os factores so
elevadamente considerados. Todavia, uns so mais importantes do
que outros, sendo aquele que congrega maior nvel de importncia o
relacionado com o acesso facilitado e imediato a toda a informao
produzida pela instituio, critrio utilitarista e pragmtico mas,
tambm, de eficincia. Este factor , segundo o nvel da importncia,
seguido por um outro ligado a uma resposta atempada a auditorias e
inspeces e preocupao com a exactido e integridade dos
documentos. Pelo contrrio, os factores considerados menos
importantes pela amostra, no que diz respeito ao estabelecimento de

Numa primeira anlise, dos dados obtidos conclumos por

uma inexistncia de uma poltica de gesto dos sistemas de
informao, observando-se que o investimento que tem sido feito ao
longo dos ltimos anos, ao nvel das TIC, no foi alargado a um
investimento em sistemas de informao. Esta observao grave
porque indica que os hospitais percepcionam os sistemas de
informao meramente enquanto sistemas informticos,
explicando a causa de porque o investimento que tem sido feito nos
ltimos anos, nesta rea, no tenha dado grandes resultados.
No podemos, ainda, deixar de salientar uma falta de
qualidade das respostas ao questionrio efectuado. Na verdade,

17

cerca de 26% da amostra no respondeu cabalmente ao nosso

instrumento de medida, alegando falta de dados ou falta de
recursos humanos especializados para o efectuar. Desde o incio,
este foi considerado um ponto negativo sobre a situao, na
actualidade, dos sistemas de informao hospitalares
Em relao aos dados obtidos, alguns deles foram escassos,
pouco claros e homogneos, havendo uma percentagem substancial
da amostra que no possua sequer qualquer estimativa em relao
documentao produzida, expedida e recebida. Na verdade, os
prprios hospitais desconhecem o volume de documentao que
circula no seu seio, o que demonstra um srio handicap nos seus
sistemas de informao. Todavia, no podemos olvidar que existe
uma tendncia de crescimento da informao hospitalar, embora
paream no existir sistemas de informao altura das
necessidades.
Esta aparente anarquia verifica-se, por exemplo, ao nvel
da gesto do correio electrnico. Cerca de 86% da amostra
considera um e-mail como um documento no passvel de registo e
classificao. Isto paradoxal, quando sabemos que, segundo o
relatrio do INE 3, cerca de 96% dos hospitais tm acesso a correio
electrnico. Tal vem sustentar claramente a nossa observao de que
no vale a pena um investimento nas TIC se este no se estender a
um investimento em Sistemas de Informao.

No que diz respeito ao modelo de suporte em voga no

ambiente hospitalar, conclumos que o tradicional paradigma de
utilizao da documentao em papel ainda o mais utilizado. A
falta de dados, nesta matria, tambm de assinalar, bem como o
facto de os suportes registados serem essencialmente os suportes
tradicionais. No entanto, nota-se um claro movimento que tenta
inverter esta situao, apostando num investimento em tecnologias
da informao.
No que diz respeito informao produzida por uma unidade
hospitalar, a literatura internacional d grande relevo
documentao clnica. Todavia, este estudo deixa claro que esta
corresponde, apenas, a uma parte da documentao produzida numa
instituio hospitalar, possuindo a documentao administrativa um
peso semelhante, em termos de volume de documentao e de
importncia para a gesto da instituio. Note-se que este estudo
observa a informao hospitalar de um ponto de vista sistmico,
como toda a informao que flui numa unidade hospitalar,
independentemente do seu desgnio clnico ou no clnico, rompendo
de uma vez por todas com as teorias fragmentadoras da informao,
o que constitui uma inovao, no nosso pas, ao nvel do
entendimento da gesto de sistemas de informao hospitalares.
De facto, a documentao hospitalar nos hospitais pblicos
portugueses uma documentao que padece de uma centralizao,
de forma a diminuir a sua fragmentao. Fragmentao essa que de

18

dois tipos: uma fragmentao espacial pelos diversos servios do

hospital e uma fragmentao intelectual entre documentao
clnica e administrativa, sendo a segunda preterida em relao
primeira. Notemos que uma informao fragmentada mais difcil
de recuperar, aumentando os custos associados ao seu tratamento e
gesto.
Em relao documentao ps-gensica esta
essencialmente tratada no seio da instituio hospitalar, sendo o
Conselho de Administrao que possui o poder decisrio sobre o
seu tratamento. Esta documentao uma documentao que, em
muitos casos no passvel de plano de classificao e cujas
eliminaes nos ltimos 10 anos foram praticamente escassas e
inexistentes, tal como as medidas de conservao e higienizao. Tal
vem sublinhar o carcter de abandono e de negligncia face a esta
documentao, cujas consequncias podero ser mltiplas falhas no
processo de gesto das instituies de sade, perda da memria
das instituies ou retrocesso ao nvel da investigao mdicocientfica A opo reiterada de manter toda a documentao
uma opo claramente errada, que leva ao tratamento de
informao intil, que diminui claramente a qualidade dos
sistemas de informao, tornando mais dispendiosa e difcil a
recuperao dessa informao.
No vale a pena, contudo, estabelecer um diagnstico da
situao actual em termos de sistemas de informao hospitalares,

delinear problemas, sem apontar possveis resolues. Talvez a

principal soluo se prenda com uma necessidade de centralizao
do tratamento desta informao, tanto gensica quanto psgensica, dirimindo a sua fragmentao, extinguindo os arquivos
departamentais espalhados pelos diversos servios do hospitais e
retirando deles todo o poder decisrio face a esta informao,
criando-se arquivos nicos e centralizados.
Mais ainda, necessria a existncia de uma legislao
nica aplicvel a todas as unidades hospitalares que integram o
SNS. Conhecemos a portaria n. 247/2000, contudo reconhecemos
que necessita de uma clara reviso e de um aumento da sua
aplicabilidade por parte dos hospitais pblicos. No podemos, ainda,
esquecer da necessidade de legislar o tratamento da documentao
anterior a 1945, documentao essencialmente clnica,
completamente esquecida pelas autoridades competentes e, quem
sabe, irremediavelmente perdida.
Cabe, pois, em nosso entender, aos Conselhos de
Administrao o poder de se rodearem de profissionais
competentes, criando equipas multidisciplinares, capazes de
responder aos problemas especficos de cada instituio. Entre esses
profissionais devero estar arquivistas com formao especfica,
capazes de elaborar um Plano de Gesto Estratgica da
Informao, um diagnstico de cada instituio que descreva o
modelo de referncia do sistema de informao, as funes por

19

ele suportadas, a sua arquitectura e organizao. Este plano deveria

dar origem a um Porteflio Projectivo Estratgico que congregasse
possveis solues para cada instituio.
O arquivista, como cidado, deve estar atento situao
actual do pas e deve estar ciente dos cortes oramentais radicais que
tm sido feitos nos ltimos tempos na rea da sade. Por tal,
defendemos a utilizao do Software Livre na rea da sade, como
uma alternativa vivel e de qualidade, sendo com ele possvel fazer
mais com menos e garantir uma melhor gesto dos recursos
disponveis. Corroboramos, pois, a opinio de Rita Espanha quando
afirma que necessria uma poltica de Open Access e Open Source
no quadro de relao com a informao no sector da sade 4.
Na verdade, conheceremos os custos anuais suportados
pelos hospitais ao nvel do investimento nas TIC? Existe uma
estimativa do Dr. Raul Mascarenhas, presidente do Conselho de
Administrao dos Servios Partilhados do Ministrio da Sade, de
cerca de 200 milhes euros anuais gastos a este nvel 5. Contudo,
saber-se- qual a factura que os hospitais pblicos pagam
anualmente Microsoft ou Oracle? Ou s diversas empresas que
lhes fornecem uma grande quantidade de software proprietrio? Um
software que, muitas vezes, no responde s necessidades
especficas de cada prestador, que percepcionado como uma
tecnologia fast-food, de curta durao, como constatou este estudo.
O antigo IGIF, que deu lugar ACSS, desenvolveu com sucesso
alguns programas como o SONHO, o SAM ou o SAPE, muito

utilizados pelos hospitais pblicos nacionais. S no entendemos a

no existncia de uma normativa que obrigue a utilizao destes
programas por todos os hospitais pblicos, cujo desenvolvimento foi
financiado pelo Estado, em detrimento de outros programas
proprietrios, fornecidos por empresas portuguesas e estrangeiras.
Tal levaria, sem dvida, a clara poupana nesta rea, mesmo sem
existir recurso utilizao de Software Livre.
Antes de terminar, lembre-se, ainda, que este trabalho foi
pensado como sendo um estudo comparativo entre a realidade
pblica e privada ao nvel da gesto dos sistemas de informao. O
mesmo questionrio foi enviado aos Conselhos de administrao dos
hospitais pblicos e privados, contudo no foi obtida qualquer
resposta ao nvel do sector privado, deixando este estudo de
possuir um mbito comparativo, mas no perdendo a sua clara
relevncia. Resta salientar a percepo que nos ficou de que, ao nvel
do sector privado, existe uma clara dificuldade na comunicao, por
correio electrnico, entre os cidados e a administrao das unidades
hospitalares, no sendo, a maior parte das vezes, pblico qualquer
tipo de e-mail institucional ou pessoal que os ligue.
Para terminar, sublinhamos, mais uma vez, que o
investimento nas TIC, que tem sido feito nos ltimos anos, por si s,
no foi suficiente para uma boa gesto dos sistemas de informao,
importantssimos para uma gesto hospitalar eficaz. Esta ltima ,
contudo, essencial para aquilo que um dos objectivos primordiais
de qualquer sistema de sade: uma melhor prestao dos cuidados de

20

sade aos utentes. Cabe, pois, s autoridades competentes, o poder

decisrio de alterar este quadro, claramente negativo, a que foi
votada esta informao to importante e sensitiva para o Servio
Nacional de Sade, a vrios nveis. Porque acreditamos que,
mesmo com menos recursos, possvel uma melhor gesto dos
sistemas de informao hospitalares.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1

ESPANHA, Rita - Tecnologias de Informao e Comunicao na

Sade. In Jorge Simes (coord.) - Trinta anos do servio nacional de
sade: Um percurso comentado. Lisboa: Almedina, 2010, p. 516.
2

HAUX, R. [et al.] - Strategic Information Management in Hospitals. An

introduction to Hospital Information Systems. New York: Springer, 2004.
3

INE - Inqurito utilizao de Tecnologias da Informao e da

Comunicao nos Hospitais 2010. Lisboa: INE, 2010.
4

Cf. Rita Espanha, op. cit., p. 516.

COMPUTERWORLD - Portugal gasta perto de 200 milhes de Euros

em TIC na Sade [Em linha]. [Cons. 20-12-2011]. Disponvel em WWW:
http://www.computerworld.com.pt/2011/12/15/portugal-gasta-perto-de200-milhoes-de-euros-em-tic-na-saude/

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