Gesto da Informao

Luis Manuel Borges Gouveia

Feliz Ribeiro Gouveia
lmbg@ufp.pt, fribeiro@ufp.pt
Dezembro de 2002

Dados, informao e
conhecimento
? Vrias definies, nenhuma universal
? Ex: conhecimento informao contextualizada,
que por sua vez so dados contextualizados
? Depende de vrios contextos a utilizao que se faz
destas definies

SI
dados

informao

conhecimento

Dados e Informao
Segundo a norma (ISO-IEC 2382)

? Data
Representao de factos e ideias de um modo
formal, que permita a sua manipulao ou
comunicao por um processo
? Informao
no processamento de dados automtico, o
significado que um humano atribui aos dados
atravs de convenes que se reconhece serem
usadas na rea

Dados/informao
? Caracterizao:
? origem
? biolgica, digital, documental
? ciclo de vida
? criao, tratamento, destino, recilagem
? prazo de validade, quantidade, custo, acessibilidade
? natureza
? formal/no formal (heurstica, saber-fazer)
? ligao a processos, etapas, pessoas (actores)

Dados/informao como
recurso
? Quantidade
? Adequao
? mbito
? Relevncia
? Preciso
? Oportunidade
? Compatibilidade
? Apresentao

Tem as mesmas
propriedades que
outros recursos

Mais...
? Custo
? Qualidade
? Propriedade
? Segurana

Quem que detm ou guarda

a informao?
Que medidas de segurana lhe
esto associadas?
confidencialidade
integridade
disponibilidade

Informao como um activo

? State of Texas Government Code
Sec. 2054.001. Legislative Findings and Policy
(a) The legislature finds that:
(1) information and information resources possessed by
agencies of state government are strategic assets belonging
to the residents of this state that must be managed as
valuable state resources

Porqu gerir a informao?

? Para saber o que se pode fazer com ela
? vender, alterar, divulgar?

? Para saber a que existe

? aquisio, custo, planeamento

? Para satisfazer necessidades de negcio

? Para manter compatibilidade
? Para no violar a Lei de Proteco de Dados
? Para ter a informao certa, no local certo, no
momento certo, no formato certo

Gerir a Informao
? Aproveitar abordagens de:
? Cincias da Informao e Bibliotecas
? (catlogos, indexao, tesaurus)
? Concepo de Bases de Dados
? (ex Eng. da Informao)
? Gesto de Recursos de Informao
? (maioritriamente em papel)

? Integrar com:
? Gesto de TI
? Gesto de SI

Estratgias de Informao
? Estratgia de TI
? aborda a tecnologia e a infraestrutura
? questes de custo, integrao, fornecedores
? responde ao Como?

? Estratgia de SI
? aborda as aplicaes necessrias
? determinada pela actividade da empresa
? responde a O qu?

Estratgias de Informao
? Estratgia de Gesto de Informao
? de como os gestores se integram e controlam as TI
? misso e organizao da funo SI
? concepo dos processos de gesto necessrios para
todas as actividades de TI
? responde a Quem?, responsabilidades,
relacionamentos e funes

Estratgias de Informao
Estratgia de SI
-dirigida pela procura
O qu?
-nfase no negcio
- negcio com TI

Estratgia de TI
-dirigida pela oferta
-nfase na tecnologia
- TI com negcio
-arquitectura
Como?

Estratgia de GI
-gesto
-nfase na gesto
- TI e negcio
Quem?

(Michael Earl, LBS, 1989)

Definio: Gesto da
Informao
? is the planning, budgeting, control and exploitation of the
information resources in an organization. The term encompasses
both the information itself and the related aspects such as
personnel, finance, marketing, organization and technologies, and
systems. Information Managers are responsible for the coordination
and integration of a wide range of information handling activities
within the organization. These include the formulation of corporate
information policy, design, evaluation and integration of effective
information systems services, the exploitation of information
technologies for competitive advantage and the integration of
internal and external information and data.
(Free On-Line Dictionary of Computing, http://wombat.doc.ic.ac.uk)

Outra definio de G.I.

? Os 7 R
? Retrieval (acede)
Processos no
? Reading (l)
individuo
? Recognition (interpreta)
? Re-interpretation (transforma)
? Restructuring (formata)
? Release (distribui)
Processos na
? Reviewing (valida)
organizao

Ciclo de G.I.
necessidades
destruio
aquisio

distribuio

Produtos,
Sistemas,
servios

utilizao

adaptao

Que problemas para uma

organizao?
? Estratgia: no se sabe quais, ou no se tm os
dados necessrios
? Definio: no se sabe o que se tem, ou os
processos associados aos dados
? Acesso: no acessveis, ou no partilhados
? Quantidade: de mais ou de menos
? Qualidade: erros, redundncia
? Novas necessidades: no satisfeitas

Mais...
? Utilizao: no eficiente, ou no utilizados
? Segurana: acesso, virus, salvaguarda
? Privacidade: legislao, dados sensveis
? Organizao: no explcita nesta matria
? Difcil de valorizar: quanto vale um registo?

Comparando dados com

outros recursos
? Intangvel: sim (o registo fsico no)
? Consumvel: no
? Partilhvel: sim
? Copivel: sim (o registo)
? Transportvel: sim, e rpido
? Frgil: sim
? Verstil: at um ponto
? Renovvel: actualizvel

Do ponto de vista da gesto

? Stocks: no tanto a quantidade, mas que dados;
identificar necessidades, semntica, custo,
aquisio, armazenamento, organizao, requisitos
? Acesso: SI, TI, indexao, partilha, perfis velocidade no interessa, interessa poder aceder necessidade de uma arquitectura global
? Segurana: ameaas, agresses, risco,
contingncias, perfis, legislao, manipulao

Mais
? Qualidade: prefervel atacar a origem dos erros,
difcil de medir, consequncias
? Utilizao: no se coloca a questo da alocao,
mas de saber como usar
? Outros:
? sabe-se quem responsvel e quem imputvel
pelos dados?
? consegue-se manter ao corrente da evoluo em
formas de aquisio, armazenamento, transporte,
utilizao, legislao?

10

Prescries (1)
? Criar e manter um programa de Qualidade de
Dados
? modelos definidos e dados precisos
? fornecer os recursos necessrios, apoiar,
responsabilizar

? Gerir fornecedores externos de dados

? como os outros fornecedores

? Definir os dados necessrios (mais no melhor)

? Definir responsabilidades
? manuais, procedimentos

Prescries (2)
? Identificar e gerir os fluxos de dados
? que dados so (deveriam ser) transmitidos entre os
processos do negcio

? Utilizar correctamente a tecnologia

? qual, porqu, que custo?

? Manter inventrios, directrios

? tarefa enorme

? Definir regras de utilizao

? pode-se vender a informao do cliente?

? Envolver a gesto de topo

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Do ponto de vista de
Sistemas
? Formais, determinsticos
? workflow, automao de procedimentos, aquisio
de dados

? Informais, no-determinsticos
? conhecimento especializado, no formalizado

O que que geralmente no

bem feito
? Valorizao do conhecimento
? colocao disposio, aprendizagem

? Partilha
? acesso, indexao

? Sistematizao de vocabulrio
? semntica, significado, taxonomias

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Metforas de organizao
? Militar: baseada em 3CI (command, control,
communication and intelligence), hierrquica,
informao disponibilizada numa base de necessidade
? Mecnica: os processos so refinados e reparados (reengenharia)
? Organismo: adaptativa, resposta a factores internos e
externos, cada um sabe como utilizar a informao que
necessita
? Organizao que aprende: vista como uma rede de
neurnios, flexveis e adaptveis, utilizam de forma
inovadora informao e conhecimento

Culturas de informao
? Funcional: nfase no controlo, rgida (ex: grandes
multinacionais)
? Partilha: implica descobrir falhas, erros
? Inquisitiva: usar informao para tentar anticipar,
viglia, em domnios de rpida evoluo
? Descoberta: essencialmente baseada em I&D

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Comportamento
informacional disfuncional
? Fixao no controle
? em crise, mantm-se o uso de mais e mesma
informao

? Regresso
? em crise, usa-se informao de nvel mais baixo

? Paralisia
? incapacidade de alterar o quadro mental

? Reaco
? em crise, reage-se sem avaliar correctamente

Ambiente informacional
? Estratgia da Informao
? Polticas da Informao
? Comportamento Informacional
? Competncias em Informao
? Processos da Informao
? Arquitectura da Informao

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Ambiente informacional
? Estratgia da Informao
? Princpios bsicos de alto nvel para lidar com
informao

? Poltica da Informao
? Reconhecimento da estrutura da organizao

? Comportamento Informacional
? De partilha

? Competncias em Informao
? Interpretao e anlise

Ambiente informacional
? Processos da Informao
? Identificar formas de aquisio, utilizao e partilha
de informao

? Arquitectura da Informao
? Localizar ou mapear a informao na organizao

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Gesto do conhecimento
Uma introduo ao tema

Luis Manuel Borges Gouveia

lmbg@ufp.pt
Dezembro de 2002

O SI, a GI e o Negcio
Gesto
e pessoas

GESTO DA
INFORMAO

Organizao e
procedimentos

SISTEMA DE
INFORMAO

misso e propsito
de actividade

O
NEGCIO

16

Transformao na economia
? economias baseadas em conhecimento
? produtividade
? novos produtos e servios
? conhecimento como um activo
? competitividade baseada no tempo
? produtos com menores ciclos de vida
? economia turbulenta
? escassez de mo de obra especializada

Transformao na
organizao
? compresso dos nveis de deciso
? descentralizao
? flexibilizao
? independncia quanto localizao (global)
? baixos custos de transaco
? potenciao dos recursos humanos
? trabalho colaborativo

17

Produtos baseados na
informao e conhecimento
? necessrio um grande esforo de aprendizagem e
conhecimento para a produzir
? podem ser:
? produtos baseados em informao
? produtos tradicionais (bens)
? servios
? incorporarquantidades variadas de informao e
logstica

A organizao baseada no
conhecimento
? definio de conhecimento
? inclui informao, relaes sociais, know-how,
competncias, ...
? activo estratgico, crucial para a produtividade
? muda baseado em nova informao
? criao de valor por integraao de conhecimento
especializado

? tipos de conhecimento
? explcito (codificado); tcito (know-how); cultural

? estratgia
? desenvolvimento das competncias de base

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A gesto do conhecimento
? gesto sistemtica e activa de repositrios de
conhecimento
? avaliao constante dos activos
? procura de novo valor
? organizao e potenciao
? registo e difuso
? comunicao e partilha
? identificao de fontes e recursos
? codificao e opoeracionalizao

A gesto do conhecimento
nas organizaes
? Office Automation Systems (OAS)
? sistemas automticos de escritrio

? Knowledge Work Systems (KWS)

? sistemas de trabalho baseados em conhecimento

? Group Collaboration Systems (GCS)

? sistemas de colaborao em grupo

? Artificial Intelligence Applications (AI)

? aplicaes com recurso a Inteligncia Artificial

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A gesto do conhecimento
nas organizaes
? trabalho baseado nos dados
? processamento e dessiminao da papelada da
organizao

? trabalho baseado na informao

? consiste na criao e processamento da informao

? trabalho baseado no conhecimento

? knowledge works
? concepo de produtos, servios ou novo
conhecimento para a organizao

Sistemas automticos de
escritrio
? gesto de documentos:
? processamento de texto
? publicao assistida por computador
? processamento de imagens
? publicao na World Wide Web
? gesto do fluxo de trabalho

? calendarizao
? calendrios electrnicos
? groupware
? intranets

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Sistemas automticos de
escritrio
? sistemas de apoio comunicao
? correio electrnico e correio de voz (voice mail)
? vdeoconferncia
? sistemas de resposta digitais
? groupware e intranets

? gesto de dados
? sistema de gesto de bases de dados
? folhas de clculo
? interfaces amigveis com bases de dados centrais
? sistemas de documentao (convertem documentos
e imagens em formato digital)

Distribuir conhecimento
? gerir e coordenar o trabalho dos profissionais de
dados e conhecimento
? integrar a informao local com todos os nveis e
funes da organizao
? ligar a organizao com o exterior
? exige que as funes do sistema de informao
estejam funcionais
? processamento, comunicao e partilha

? exige que as funes da gesto da informao

estejam funcionais
? integrao, coordenao e potenciao

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Criao de conhecimento
? Knowledge Work Systems
? sistemas de informao que auxiliam os profissonais
do conhecimento a criar e a integrar novo
conhecimento na organizao

? profissionais do conhecimento (knowledge Workers)

? mantem o conhecimento actualizado na organizao
? so os consultores internos nas suas reas de
especialidade
? agentes de mudana: avaliam, iniciam e promovem
projectos de mudana

Criao de conhecimento
? sistemas de CAD/CAM (Computer Aided
Design/Computer Aided Manufacturing)
? proporciona o controlo de design e produo
industrial

? realidade virtual (Virtual Reality)

? suporta a interaco, imerso e simulao de
situaes e objectos do mundo real

? estaes de trabalho especializadas (Workstations)

? microcomputadores do topo de gama usados para
suporte da actividade dos trabalhadores do
conhecimento

22

Partilha de conhecimento
? groupware
? permite a colaborao interactiva e a criao e
aprovao de documentos

? intranets
? adequado quando existe informao estvel num
repositrio central

? funes do groupware:
? publicao, reproduo e registo de discusses
? gesto de documentao e de gesto de fluxos de
trabalho
? segurana, portabilidade e desenvolvimento de
aplicaes especficas

Inteligncia Artificial e a
gesto do conhecimento
? preserva conhecimento especializado
? criao e incremento de bases de conhecimento
? mecanismo no sujeito a emoes, fadiga,
preocupao e crises
? eliminao de ocupaes de rotina e de pouco valor
acrescentado
? potencial para captura do conhecimento humano
em domnios limitados do conhecimento

23

Impacto das tecnologias de

informao na organizao
? transaccional
? processo no estruturado nas transaces de rotina

? geogrfico
? as transferncias electrnicas tornam os processos
independentes da geografia

? automatizao
? substitui e reduz o trabalho humano

? analtico
? utiliza mtodos analiticos complexos

? informacional
? introduz grandes quantidades de informao
detalhada nos processos

Impacto das tecnologias de

informao na organizao
? sequencial
? possibilita mudanas na sequenciao das tarefas

? gesto do conhecimento
? permite capturar, dessiminar conhecimento e
competncias para melhorar os processos

? monitorizao
? permite a monitorizao do estado da tarefa,
entradas e sadas de dados relacionadas

? desintermediao
? permite ligar as partes directamente, libertando da
necessidade de intermedirios
Davenport e Short, 1990

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Gesto do conhecimento
Conceitos associados

Luis Manuel Borges Gouveia

lmbg@ufp.pt
Dezembro de 2002

Definio de Gesto do
Conhecimento
? KM - Knowledge Management
um processo de grupo que combina o domnio de
conhecimento humano (tcito e explcito) e os objectos
do domnio da informao e dos dados com o objectivo
de criar valor (mercado ou cultura)

25

Conhecimento e objectos
Pensamento no linear
dados
conhecimento
informao

dados - informao - conhecimento - sabedoria

Pensamento linear

Frases...
? in the post-capitalism, power comes from
transmitting information to make it productive
Peter Drucker
? wisdon is not a product of schooling but the
lifelong attempt to acquire it
Albert Einstein
? knowledge is a justified belief that increases an
entitys capacity for effective action
Nonaka, 1994 & Huber, 1991

26

Informao versus
conhecimento
? a informao como:
? fluxo de mensagens ou significado que pode
adicionar, reestruturar ou modificar conhecimento

Machup, 1983
? matria prima para a produo de conhecimento

Tipos de conhecimento
individual

social

explicito

consciente

objectivo

implicito

automtico

colectivo

Spender, 1996

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Importncia do conhecimento
? dinmica competitiva
? destruio creativa (Schumpeter, 1934)

? perspectiva da empresa baseada em recursos

? recurso da organizao como base da sua
competitividade estratgica (Barner, 1986 e Porter,
1991)
? conhecimento e competncias como recurso
estratgico (Grant, 1991)

Processo de gesto do
conhecimento
Criao e
aquisio
de conhecimento

Organizao e
armazenamento
de conhecimento

Distribuio
de conhecimento

Aplicao de
conhecimento

28

Viso integrada da gesto do

conhecimento
componentes: organizao e socio-culturais
criao e
aquisio
aplicao

conhecimento

distribuio

organizao e
armazenamento
componentes: tecnologia
Arthur Andersen

Componentes da gesto do
conhecimento
Knowledge
Management Systems

Componentes
da organizao
e socio-culturais

Componentes
tecnolgicos

29

Criao de conhecimento

tcito

explicito

tcito

explicito

socializao

externalizao

internalizao

combinao

Nonaka, 1994

A criao de conhecimento
na organizao

explicito

tcito

individual

grupo

organizao

com o exterior
Nonaka, 1994

30

Aquisio de conhecimento
? fertilizao de conhecimento
? as organizaes otm novo conhecimento por
cruzamento de novas fontes (individuos ou outras
organizaes) - Huber, 1991
? a integrao em grande escala de conhecimento
constitui um desafio

Organizao e armazenamento
de conhecimento
? memria organizacional (Walsh & Ungson, 1991)
? individuos
? cultura da organizao: modo de aprendizagem
relacionado com o entender, pensar e sentir que
partilhado e transmitido entre os membros da
organizao (Schein, 1984)
? processos e procedimentos
? ecologia: espao de trabalho fsico (peopleware,
DeMarco & Lister, 1987)
? arquivos (papel e digital)

31

Memria organizacional
? pesquisa e recuperao
? o que est contido nessa memria?
? onde est? e em que formato?
? como ter acesso?
? oportunidade, preciso e relevncia da recuperao?
? onde esto as competncias?
? quem sabe, quem j fez, como fez, o que aconteceu,
como melhorar, o eu no vale a pena repetir...

Distribuio do conhecimento
? comportamento organizacional
? comunicao e cincias da comunicao
? tecnologias da comunicao
? interface homem mquina
? psicologia, sociologia e antropologia
? mais?!

32

Utilizao do conhecimento
? criar incentivos para a utilizao do conhecimento
? aumentar a capacidade de aprendizagem e
absoro de novo conhecimento
? inovao
? criao de riqueza
? valor acrescentado

Processo de gesto do
conhecimento
Criao e
aquisio
de conhecimento

Organizao e

Questes
socio-culturais

armazenamento
de conhecimento

Distribuio
Tecnologia

de conhecimento

Aplicao de
conhecimento

33

Arquitectura tecnolgica
Repositrios de
conhecimento

data
warehouse

DBMS /

bases de dados
de

discusso

outras bases
de dados

Camada de comunicao / transporte

(sistemas de mensagens / groupware / intranet)
Camada de inteligncia / lgica
(agentes / filtros / data mining / fluxo de trabalho)
KPMG
Peat Marwick

Camada de interface com o utilizador

(navegador - browser)

Repositrios de
conhecimento
? bases de dados de documentos baseadas em
computador
? incluem contedos:
? conhecimento factual / procedimentos (manuais,
etc.)
? boas prticas
? bases de dados de discusso (foruns, news, memos,
dossiers, relatrios, etc.)
? directrios e pginas amarelas da organizao
? directrio de assuntos / temas de especializao

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Ambientes tecnolgicos de
suporte gc
? intranet
? servidor e browser web
? SGBD relacional (gesto de documentos)
? ferramentas de publicao HTML
? ferramentas de pesquisa e recuperao

? groupware
? sistemas de mensagens
? infraestrutura bsica de comunicao
? serve de teste virtualizao da actividade na
organizao

Caractersticas do suporte
tecnolgico
? escalabilidade
? independncia das plataformas de hardware
? consistncia e facilidade de uso do interface
? gesto e acesso a dados multimdia em mltiplos
formatos
? acesso combinado a novos sistemas e a sistemas de
legado
? controlo e segurana de acesso

35

Processo de gesto do
conhecimento
Criao e
aquisio
de conhecimento

Repositrio de
conhecimento

Organizao e

Sistema de fluxo
de trabalho,
aprendizagem
just-in-time

armazenamento
de conhecimento

Distribuio
Base de dados
de discusso,
sistema de
colaborao

de conhecimento
ferramentas de pesquisa e
recuperao

Aplicao de
conhecimento

Processo de gesto do
conhecimento
Criao e
aquisio
de conhecimento

Organizao e

Questes
socio-culturais

armazenamento
de conhecimento

Distribuio
Tecnologia

de conhecimento

Aplicao de
conhecimento

36